DÍLČÍ SMLOUVA O PORADENSKÉ A AUDITORSKÉ ČINNOSTI
DÍLČÍ SMLOUVA O PORADENSKÉ A AUDITORSKÉ ČINNOSTI
uzavřená podle ustanovení §1746 odst. 2 a za přiměřeného použití §2652 a násl. zákona
č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, postupem uvedeným v § 92 odst. 1 písm. b zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů a dle § 11 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů
v návaznosti na Rámcovou smlouvu o poradenské a auditorské činnosti ze dne
16. května 2014 (dále jen „Rámcová smlouva“)
mezi těmito Smluvními stranami
1. Obchodní společnost BDO CA s. r. o.
se sídlem: Xxxxx Xxxxxxxxxxx 315/14, 616 00 Brno
zapsanou v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, spisová značka: oddíl C, vložka 31321
jejímž jménem jedná: Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxx, jednatel IČO: 25535269
DIČ: CZ25535269
(dále jen „Poskytovatel“)
2. Česká republika – Ministerstvo financí
se sídlem: Letenská 15, 118 10 Praha 1
jejímž jménem jedná: Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx, ředitelka odboru 55 IČO: 00006947
DIČ: CZ00006947
(dále jen „Objednatel“)
(dále jen Poskytovatel a Objednatel společně jako "Smluvní strany" nebo každý z nich samostatně jen "Smluvní strana").
I. PŘEDMĚT PLNĚNÍ
1. Požadované plnění
1.1 Certifikace účtů pro finanční rok 2020
1.1.1 Poskytovatel provede pro Objednatele certifikaci účtů platební agentury akreditované pro provádění opatření společné zemědělské politiky financovaných z Evropského zemědělského záručního fondu (dále jen „EZZF“) a z Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova (dále jen „EZFRV“) za finanční rok 2020, který trvá od 16. 10. 2019 do 15. 10. 2020.
1.1.2 Poskytovatel poskytne v souladu se zněním článku 9 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1306/2013 ze dne 17. prosince 2013 o financování, řízení a sledování společné zemědělské politiky a o zrušení nařízení Rady (EHS) č. 352/78, (ES) č. 165/94, (ES) č. 2799/98, (ES) č. 814/2000, (ES) č. 1290/2005 a (ES) č. 485/2008 (dále jen „nařízení EP a Rady (EU) č. 1306/2013“) a mezinárodně uznávanými auditorskými standardy stanovisko ohledně úplnosti, přesnosti a věcné správnosti roční účetní závěrky platební agentury, řádného fungování jejího vnitřního kontrolního systému a legality a správnosti výdajů, o jejichž proplacení byla Evropská komise požádána. Ve stanovisku Poskytovatel rovněž uvede, zda přezkoumání zpochybňuje tvrzení obsažená v prohlášení dle čl. 7 odst. 3 písm. b) nařízení EP a Rady (EU) č. 1306/2013 zpracovaném odpovědným pracovníkem platební agentury jakožto řídícím subjektem.
1.1.3 Poskytovatel je dále povinen se při provádění plnění řídit zejména články 5, 6 a 7 prováděcího nařízení Komise (EU) č. 908/2014 ze dne 6. července 2014, kterým se stanoví pravidla pro uplatňování nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1306/2013, pokud jde o platební agentury a další subjekty, finanční řízení, schvalování účetní závěrky, pravidla pro kontrolory, jistoty a transparentnost (dále jen „prováděcí nařízení Komise (EU) č. 908/2014“), relevantními částmi nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 907/2014 ze dne 11. března 2014, kterým se doplňuje nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1306/2013, pokud jde o platební agentury a další subjekty, finanční řízení, schválení účetní závěrky, jistoty a použití eura (dále jen „nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 907/2014“), platnými směrnicemi, závaznými stanovisky, pokyny Evropské komise pro práci certifikačních subjektů při provádění ověření účtů platební agentury za finanční rok 2020.
1.1.4 Při certifikaci účtů platební agentury za finanční rok 2020 je Poskytovatel v souladu se zněním článku 5 odst. 4 prováděcího nařízení Komise (EU) č. 908/2014 povinen ověřit zejména, zda:
• platební agentura splňuje akreditační kritéria vydaná kompetentním orgánem v souladu se zněním akreditačních kritérií uvedených v příloze č. 1 nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 907/2014;
• postupy platební agentury poskytují dostatečné ujištění, že výdaje účtované v rámci EZZF a EZFRV byly uskutečněny v souladu s předpisy EU, čímž současně ujistí
o legalitě a správnosti uskutečněných operací a provedení případných doporučení za účelem zlepšení. Auditní zpráva, jež Poskytovatel vyhotoví dle čl. 1.1.6 této
smlouvy, bude tedy obsahovat doporučení ke zlepšení a způsob plnění těchto doporučení;
• roční účetní závěrka, jejíž obsah je podrobně popsán v článku 29 prováděcího nařízení Komise (EU) č. 908/2014, je v souladu s účetními knihami a záznamy platební agentury;
• výkazy výdajů a intervenčních operací jsou ve své podstatě pravdivým, úplným a přesným záznamem operací účtovaných v rámci EZZF a EZFRV;
• finanční zájmy Unie jsou náležitě chráněny s ohledem na vyplacené zálohy, získané záruky, intervenční zásoby a částky, které mají být získány zpět.
1.1.5 V rámci provádění certifikace účtů provede Poskytovatel zpětné ověření vzorku kontrol na místě provedených pověřenými subjekty platební agentury SZIF, jejichž předmětem není laboratorní analýza, u všech populací dle stávající auditní strategie za účelem získání ujištění ohledně legality a správnosti výdajů, o jejichž proplacení byla požádána Evropská komise, dle čl. 9 nařízení EP a Rady (EU) č. 1306/2013, a to v souladu s popisem činností definovaným v příloze č. 2 k této smlouvě. Dále Poskytovatel provede zpětné ověření vzorku kontrol na místě dle stávající auditní strategie provedených pověřenými subjekty platební agentury SZIF prostřednictvím doprovodu pracovníků delegovaného orgánu a to u všech žádostí, které budou součástí vzorku pro zpětné ověření. V rámci fyzické kontroly na místě (nad rámec dosud prováděných dokladových kontrol) bude ze strany Poskytovatele ověřeno, zda kontrolu provádí zaměstnanec delegovaného subjektu s odpovídající kvalifikací, zda tento zaměstnanec v rámci kontroly ověřuje veškeré skutečnosti, jejichž splnění vyžaduje evropská legislativa, zda zástupce delegovaného orgánu postupuje dle svých interních postupů pro provedení dané kontroly. Po provedení fyzické kontroly zástupce Poskytovatele vyplní vlastní kontrolní list, potvrzující ověření veškerých stanovených podmínek a bude pořízena fotodokumentace z průběhu kontroly. Následně bude ověřeno zástupcem Poskytovatele, zda případné nálezy z kontroly budou delegovaným subjektem předány platební agentuře a ta je zohlední při vydání právního aktu, kterým se poskytuje dotace.
1.1.6 Poskytovatel je povinen vyhotovit na základě svých šetření za finanční rok 2020 Stanovisko a Auditní zprávu o svých zjištěních dle příslušných ustanovení prováděcího nařízení Komise (EU) č. 908/2014 a pokynů Evropské komise pro práci certifikačních subjektů při provádění ověření účtů platební agentury za finanční rok 2020. Do Xxxxxxxxxx a Auditní zprávy za finanční rok 2020 je Poskytovatel povinen zapracovat zjištění ze svých šetření dle článku 1.1.4 a 1.1.5 této smlouvy.
1.1.7 Stanovisko a Auditní zpráva mají zejména stanovit, že Poskytovatel získal dostatečné ujištění, že roční účetní závěrka platební agentury, která má být předložena Evropské komisi, je pravdivá, úplná a přesná, že postupy vnitřní kontroly fungují uspokojivým způsobem, a že vynaložené výdaje jsou legální a správné. Poskytovatel doplní Auditní zprávu o informace o počtu a kvalifikaci zaměstnanců provádějících audit, o jejich pozici v týmu, o provedené práci, o počtu posouzených transakcí, o dosaženém stupni materiality a důvěryhodnosti, o zjištěných slabinách a doporučeních ke zlepšení a o operacích ze strany Poskytovatele i dalších auditorských subjektů uvnitř i vně platební agentury, na nichž je postaveno úplné či částečné ujištění Poskytovatele o vykazovaných skutečnostech.
1.1.8 Audit platební agentury zakončí Poskytovatel vypracováním Stanoviska a Auditní zprávy, a to ve dvou vyhotoveních v jazyce českém v listinné podobě a v elektronické podobě.
1.1.9 Návrh Auditní zprávy po vypořádání připomínek ze strany platební agentury a Stanovisko předá Poskytovatel Objednateli k připomínkám nejpozději do 22. ledna 2021. Finální Auditní zprávu a Stanovisko předá Poskytovatel Objednateli nejpozději do 1. února 2021.
1.1.10 Poskytovatel vloží v souladu s čl. 30 bod 2) nařízení Komise (EU) č. 908/2014 a v souladu s ročním sdělením EK „Údaje, které mají předložit členské státy v souvislosti se schvalováním účetní závěrky za rok 2020“ Auditní zprávu a Stanovisko elektronicky do systému Evropské komise pro výměnu dat SFC2014 v termínu do 5. února 2021 za účelem elektronického předložení dokumentů do Evropské komise.
1.1.11 Poskytovatel je povinen poskytnout Objednateli součinnost i v obdobích, která budou časově následovat po termínech uvedených v čl. 1.1.9 a zároveň předcházet elektronickému odeslání Auditní zprávy a Stanoviska do Evropské komise.
1.1.12 Poskytovatel provádí šetření postupů platební agentury za účelem certifikace účtů finančního roku 2020 od data účinnosti této Dílčí smlouvy v průběhu finančních roků 2019 a 2020 i po jejich skončení. V případě, že Poskytovatel zjistí, že akreditační kritéria nejsou ze strany platební agentury plněna, popř. v rámci prováděného auditu byla zjištěna jiná závažná pochybení platební agentury, je povinen bezodkladně o svém podezření informovat Objednatele.
1.1.13 Pro účely schvalování účetní závěrky dle čl. 51 a schvalování souladu dle čl. 52 nařízení EP a Rady (EU) č. 1306/2013 je Poskytovatel povinen poskytnout Objednateli součinnost nejméně do 30. 6. 2022 při komunikaci s útvary Evropské komise včetně provedení případné dodatečné auditní činnosti požadované ze strany Evropské komise z důvodu nedostatků identifikovaných v Auditní zprávě popř. Stanovisku vypracovaných Poskytovatelem.
1.1.14 Poskytovatel je povinen se na základě požadavku Objednatele účastnit jednání souvisejících s certifikací účtů platební agentury s odpovědnými orgány Evropské komise. Bližší podmínky týkající se proplácení účelně vynaložených cestovních nákladů v případě jednání mimo území ČR jsou definovány čl. 2. 5. 16 Rámcové smlouvy.
1.2 Zpětné ověření vzorku kontrol na místě za finanční rok 2019
1.2.1 Poskytovatel dále provede pro Objednatele zpětné ověření vzorku kontrol na místě provedených pověřenými subjekty platební agentury SZIF za účelem získání ujištění ohledně legality a správnosti výdajů, o jejichž proplacení byla požádána Evropská komise, dle čl. 9 nařízení EP a Rady (EU) č. 1306/2013 v rámci certifikace účtů platební agentury akreditované pro provádění opatření společné zemědělské politiky financovaných EZZF a z EZFRV za finanční rok 2019, který trvá od 16. 10. 2018 do 15. 10. 2019 a to u těch žádostí, které budou součástí vzorku dle stávající auditní strategie v období po datu účinnosti této dílčí smlouvy. Toto ověření bude provedeno prostřednictvím doprovodu zástupce Poskytovatele
pracovníků delegovaného orgánu. V rámci fyzické kontroly na místě (nad rámec dosud prováděných dokladových kontrol) bude ze strany Poskytovatele ověřeno, zda kontrolu provádí zaměstnanec delegovaného subjektu s odpovídající kvalifikací, zda tento zaměstnanec v rámci kontroly ověřuje veškeré skutečnosti, jejichž splnění vyžaduje evropská legislativa, zda zástupce delegovaného orgánu postupuje dle svých interních postupů pro provedení dané kontroly. Po provedení fyzické kontroly zástupce Poskytovatele vyplní vlastní kontrolní list, potvrzující ověření veškerých stanovených podmínek a bude pořízena fotodokumentace z průběhu kontroly. Následně bude ověřeno zástupcem Poskytovatele, zda případné nálezy z kontroly budou delegovaným subjektem předány platební agentuře a ta je zohlední při vydání právního aktu, kterým se poskytuje dotace.
1.2.2 Výstupy z tohoto plnění budou zapracovány do Auditní zprávy a Stanoviska za finanční rok 2019 zpracovaného dle bodu 1.1.5 Dílčí smlouvy o poradenské a auditorské činnosti uzavřené mezi Obchodní společností BDO CA s. r. o. a Ministerstvem financí účinné od 27. března 2018.
1.2.3 Při provádění tohoto plnění postupuje Poskytovatel v souladu s článkem 1.1.3, řídí se však pokyny Evropské komise pro práci certifikačních subjektů při provádění ověření účtů platební agentury za finanční rok 2019.
II. CENA A FAKTURACE
2.1 Cena za certifikaci účtů platební agentury akreditované pro provádění opatření společné zemědělské politiky financovaných z EZZF a z EZFRV za finanční rok 2020 (plnění dle 1.1)
Tento bod smlouvy stanovuje maximální možnou fakturovanou částku bez DPH, a to jak pro jednotlivé typy pracovních pozic, tak i v jejich součtu, stanovenou na základě počtu člověkodnů za jednotlivé pracovní pozice dle charakteru činnosti v souladu s Přílohou č. 1 této smlouvy a v souladu s čl. III Rámcové smlouvy, a to takto:
Pozice | Počet člověkodnů stanovený Poskytovatelem dle požadovaného plnění | Cena bez DPH za poskytnuté služby v rozsahu 1 člověkoden | Maximální možná fakturovaná částka bez DPH (počet člověkodnů x cena za poskytnuté služby dle pozice bez DPH) |
Manažer auditu | 377 | 8.800,- Kč | 3 317 600,00 Kč |
Auditor ICT | 30 | 8.000,- Kč | 240 000,00 Kč |
Auditor | 1191 | 3.550,- Kč | 4 228 050,00 Kč |
Asistent | 695 | 3.350,- Kč | 2 328 250,00 Kč |
Celkem | 2293 | X | 10 113 900,00 Kč |
Nad rámec maximální možné fakturované částky stanové na základě Objednatelem odsouhlaseného počtu člověkodnů stanoveného Poskytovatelem může Poskytovatel fakturovat cestovní náklady dle čl. 1.1.14.
2.2 Cena za zpětné ověření vzorku kontrol na místě za finanční rok 2019 (plnění dle 1.2)
Tento bod smlouvy stanovuje maximální možnou fakturovanou částku bez DPH, a to jak pro jednotlivé typy pracovních pozic, tak i v jejich součtu, stanovenou na základě počtu člověkodnů za jednotlivé pracovní pozice dle charakteru činnosti v souladu s čl. III Rámcové smlouvy, a to takto:
Pozice | Počet člověkodnů stanovený Poskytovatelem dle požadovaného plnění | Cena bez DPH za poskytnuté služby v rozsahu 1 člověkoden | Maximální možná fakturovaná částka bez DPH (počet člověkodnů x cena za poskytnuté služby dle pozice bez DPH) |
Manažer auditu | 1 | 8.800,- Kč | 8 800,00 Kč |
Auditor ICT | 0 | 8.000,- Kč | 0 |
Auditor | 15 | 3.550,- Kč | 53 250,00 Kč |
Asistent | 10 | 3.350,- Kč | 33 500,00 Kč |
Celkem | 26 | X | 95 550,00 Kč |
2.3. Platební podmínky
2.3.1 Platba bude Objednatelem realizována bezhotovostně na základě předložené faktury Poskytovatele splňující náležitosti podle § 28 zákona č. 235/2004 Sb., o DPH, ve znění pozdějších předpisů, a náležitosti obchodní listiny ve smyslu ustanovení § 435 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů, na účet číslo XXXXXXXX.
III. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
3.1 Veškerá ujednání této smlouvy navazují na Rámcovou smlouvu a Rámcovou smlouvou se řídí, tj. práva, povinnosti či skutečnosti neupravené v této smlouvě se řídí ustanoveními čl. II Rámcové smlouvy.
3.2 Tuto smlouvu lze měnit anebo doplňovat pouze písemnými dodatky takto označovanými a číslovanými vzestupnou řadou po dohodě obou Smluvních stran a podepsanými oprávněnými zástupci Smluvních stran. Jiná ujednání jsou neplatná.
3.3 Tato smlouva je vyhotovena v pěti stejnopisech, z nichž každý má platnost originálu. Po podpisu obdrží Objednatel dvě vyhotovení Smlouvy a Poskytovatel tři vyhotovení Smlouvy.
3.4 Na tuto smlouvu se vztahuje povinnost uveřejnění v registru smluv v souladu s § 2 odst. 1 zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv. Tato smlouva tedy nabývá účinnosti v souladu s § 6 odst. 1 zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv dnem uveřejnění v registru smluv. Objednatel se zavazuje, že zajistí uveřejnění smlouvy v registru smluv bez zbytečného odkladu po podpisu smlouvy.
3.5 Poskytovatel prohlašuje, že žádná část smlouvy netvoří obchodní tajemství.
3.6 Poskytovatel souhlasí se zveřejněním smlouvy v registru smluv v plném rozsahu.
3.7 Nedílnou součást smlouvy tvoří Příloha č. 1 obsahující Detailní popis činností a pozic pro certifikaci účtů platební agentury akreditované pro provádění opatření společné zemědělské politiky financovaných z EZZF a z EZFRV za finanční rok 2020. Součástí Detailního popisu činností a pozic jsou i práce prováděné ve finančním roce 2019 pro účely certifikace účtů za finanční rok 2020 a práce dle čl. 1.1.4 a čl. 1.1.5 této smlouvy. Nedílnou součást smlouvy tvoří dále Příloha č. 2 obsahující rozpis obsahu činností a pozic pro zpětné ověření vzorku kontrol na místě u pověřených subjektů.
V Praze, dne . . 2019 V Praze, dne . . 2019
………………………… ………………….………
Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxx
ředitelka odboru 55 jednatel BDO CA s. r. o. Česká republika – Ministerstvo financí
Příloha č. 1: Detailní popis činností a pozic pro certifikaci účtů platební agentury akreditované pro provádění opatření společné zemědělské politiky financovaných z EZZF a z EZFRV za finanční rok 2020
Příloha č. 2: Rozpis obsahu činností a pozic pro zpětné ověření vzorku kontrol na místě u pověřených subjektů
V souladu s požadavky aktuální verze Pokynu č. 2 Evropské komise pro roční certifikační audit na finanční rok 2020, v souladu se stávající auditní strategií a na základě připomínky Evropské Komise č. 2 vyjádřené v Příloze k dopisu č. CEB/2015/CZ/CLOTL ze dne
29. 1. 2016 bude provedeno zpětné ověření vzorku kontrol na místě provedených pověřenými subjekty platební agentury SZIF u všech populací tam, kde Poskytovatel provádí reverifikaci kontroly na místě v rámci ověření věcné správnosti s výjimkou reverifikace kontroly na místě v rámci ověření plnění podmínek podmíněnosti.
Zpětné ověření vzorku kontrol na místě bude zahrnovat:
Činnost | Popis | Pozice |
Ověření termínu pro zahájení, resp. ukončení kontroly | Předmětem ověření bude splnění termínů požadovaných smlouvou se SZIF, resp. termínu požadovaných předpisy na zahájení / ukončení kontroly. | auditor + asistent auditora |
Ověření podmínek na ohlášení kontroly | Předmětem ověření bude, zda byla kontrola v souladu s relevantními předpisy neohlášená či ohlášená – a zda případné ohlášení bylo provedeno adekvátním způsobem. | auditor + asistent auditora |
Ověření volby kontrolních metod | Předmětem ověření bude vhodnost a přiměřenost zvolených kontrolních postupů ve vztahu ke konkrétnímu vzorku. | auditor + asistent auditora |
Ověření odběru vzorku a jeho označení | Předmětem ověření bude přezkoumání správnosti odběru vzorku, pokud jde o velikost vzorku, volbu výběrových kritérií, způsob odběru vzorku, osobu odebírající vzorek (adekvátně proškolený odpovědný pracovník) a o způsob jeho označení se zaměřením na zajištění anonymity vzorku. | auditor + asistent auditora |
Ověření uchování vzorku | Předmětem ověření bude přezkoumání správnosti uchování vzorku v souladu s relevantními předpisy. | auditor + asistent auditora |
Ověření provedení kontroly vhodným pracovníkem | Předmětem ověření bude, zda příslušnou kontrolu provedl adekvátně proškolený odpovědný pracovník. | auditor + asistent auditora |
Ověření zpracování výsledku kontroly | Předmětem ověření bude zpracování výsledků kontroly, pokud jde o jeho porovnání s očekávanými / požadovanými výsledky dle smlouvy se SZIF, a jeho adekvátního zaznamenání do pracovní dokumentace. | auditor + asistent auditora |
Ověření zpracování požadovaného výstupu | Předmětem ověření bude, zda výsledky kontrol jsou uvedeny v protokolu o kontrole, který musí obsahovat informace nezbytné pro vyjádření výsledků kontrol a informace vyžadované použitou metodou kontroly. | auditor + asistent auditora |
Ověření požadavků na předložení výsledků kontroly | Předmětem ověření bude, zda požadovaný výstup – výsledek kontroly byl v konkrétním případě na SZIF předložen v požadované formě dle smlouvy se SZIF, jako úplný a jednoznačný výsledek provedené kontroly, a zda byl předložen v požadovaném termínu. | auditor + asistent auditora |
Ověření záznamu v IT | Předmětem ověření bude, zda byla předmětná kontrola řádně zpracována prostřednictvím | auditor + asistent |
Činnost | Popis | Pozice |
informačního systému pověřeného subjektu. | auditora | |
Ověření funkčnosti kontrolních mechanismů | Předmětem ověření bude funkčnost kontrolních mechanismů při provádění jednotlivých kontrol (kontrola čtyř očí, kontrola vedoucím, apod.). | auditor + asistent auditora |
Ověření nakládání s případnými nesrovnalostmi | Předmětem ověření bude funkčnost nastaveného systému při řešení konkrétní vzniklé nesrovnalosti, v případě, že při provádění kontroly nastane. | auditor + asistent auditora |
Ověření souladu veškeré dokumentace, návaznosti jednotlivých kroků a závěrečného vyúčtování | Předmětem ověření bude, zda byly provedeny všechny kroky v rámci příslušné kontroly v logických souvislostech, návaznostech a zda jejich vyúčtování SZIF odpovídá skutečnosti. Cílem není ověření výdajů SZIF na zajištění delegovaných činností, ale odhalení potenciálního nesouladu v provedeném ověření. | auditor + asistent auditora |
Revize práce provedené auditorským týmem | Předmětem kontroly je správnost postupu auditorského týmu při provádění výše popsaného zpětného ověření vzorku kontrol na místě provedených pověřenými subjekty. | manažer auditu |