Rámcová smlouva o provedení služeb digitalizace knih

Veřejná zakázka: „Služba digitalizace a dodávka vybavení krajské digitalizační jednotky“

Dílčí část: A – Služba digitalizace knih a dokumentů - Obchodní podmínky

Rámcová smlouva o provedení služeb digitalizace knih

Smluvní strany:

Objednatel:

Název: Královéhradecký kraj

se sídlem: Xxxxxxxxxx xxxxxxx 0000, 000 00 Xxxxxx Králové

Zastoupený: Bc. Xxxxxxxxx Xxxxxxx, hejtmanem kraje

IČ: 70889546

DIČ: CZ 70889546

Bankovní spojení: Komerční banka Hradec Králové

Číslo účtu: 27-2031110287/0100

(dále jen „objednatel“)

Zhotovitel:

Obchodní firma:

se sídlem:

Zastoupená/jednající:

IČ:

DIČ:

Bankovní spojení:

Číslo účtu:

Zapsána:

(dále jen „zhotovitel“)

1. Základní ustanovení

1. Smluvní strany se ve smyslu ust. § 262 odst. 1 zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „obchodní zákoník“) dohodly, že závazkový vztah založený touto Rámcovou smlouvou o provedení služeb digitalizace knih (dále jen „smlouva“ nebo „rámcová smlouva“) se uzavírá v souladu s ust. § 269 odst. 2 obchodního zákoníku s přiměřeným použitím § 536 obchodního zákoníku.

2. Smluvní strany prohlašují, že identifikační údaje specifikující smluvní strany jsou v souladu s právní skutečností v době uzavření smlouvy. Smluvní strany se zavazují, že změny dotčených údajů písemně oznámí bez prodlení písemně druhé smluvní straně. V případě změny účtu zhotovitele je zhotovitel povinen rovněž doložit vlastnictví k novému účtu, a to kopií příslušné smlouvy nebo potvrzením peněžního ústavu. Jakákoliv změna této smlouvy bude provedena písemným dodatkem s podpisy všech smluvních stran.

3. Tato smlouva je uzavřena na základě výsledku veřejné zakázky s názvem: „Služba digitalizace a dodávka vybavení krajské digitalizační jednotky“ (dále jen „veřejná zakázka“), ve které byla nabídka zhotovitele vybrána jako nejvhodnější. Zhotovitel prohlašuje, že se detailně seznámil s rozsahem a povahou předmětu plnění této smlouvy, že jsou mu známy veškeré technické, kvalitativní a jiné podmínky nezbytné pro realizaci předmětu plnění této smlouvy a že disponuje takovými kapacitami a odbornými znalostmi, které jsou nezbytné pro realizaci předmětu plnění této smlouvy za dohodnutou maximální smluvní cenu uvedenou ve smlouvě, a to rovněž ve vazbě na jím prokázanou kvalifikaci pro plnění veřejné zakázky. Zhotovitel se zavazuje, že bude plnění na základě této smlouvy poskytovat v souladu se zadávacími podmínkami na veřejnou zakázku a v souladu se svou nabídkou.

4. Smluvní strany budou postupovat v souladu s Programovým dokumentem Integrovaného operačního programu (dále také „IOP“) a Prováděcím dokumentem IOP, v souladu výzvou k předkládání žádostí o finanční podporu relevantní pro účel a předmět této smlouvy včetně jejich veškerých příloh (dále také „výzva“) a v souladu s oficiálními doporučeními a oznámeními řídícího orgánu či zprostředkujícího subjektu dané výzvy v aktuálním platném znění.

5. Zhotovitel je povinen zajistit, že veškeré vlastnosti předmětu smlouvy budou po celou dobu účinnosti této smlouvy odpovídat obecně platným právním předpisům ČR, ve smlouvě uvedeným dokumentům a příslušným technickým normám, jejichž závaznost si smluvní strany tímto sjednávají.

6. Zhotovitel prohlašuje, že po celou dobu platnosti této smlouvy bude mít sjednánu pojistnou smlouvu pro případ způsobení škody třetí osobě s limitním plněním na jednu škodnou událost minimálně 5 mil. Kč.

2. Účel a předmět smlouvy

1. Účelem této smlouvy je realizace aktivit vybraných v rámci projektu „III. Digitalizace a ukládání“, reg. č. CZ.1.06/2.1.00/08.07379, spolufinancovaného Evropskou unií z Evropského fondu pro regionální rozvoj na základě Integrovaného operačního programu, prioritní osy 2 Zavádění ICT v územní veřejné správě – Cíl Konvergence, oblast podpory 2.1 Zavádění ICT v územní veřejné správě (dále jen „projekt“).

2. Předmětem smlouvy je v souladu s § 11 a § 89 zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách, v platném znění (dále jen „ZVZ“) rámcová úprava vzájemných práv a povinností smluvních stran v rámci plnění spočívajícího v provedení digitalizace knih, tedy fondů, zahrnujících knižní monografie a periodika a poskytnutí veškerých souvisejících služeb, činností a plnění včetně zajištění dopravy (dále také jen jako „služby“).

3. Zhotovitel se zavazuje poskytovat objednateli služby dle jeho potřeb na základě jednotlivých prováděcích smluv uzavíraných postupem dle čl. III. smlouvy (dále jen „prováděcí smlouva“).

4. Předmětem smlouvy je dále závazek objednatele uhradit zhotoviteli za řádně poskytnuté služby realizované na základě prováděcích smluv cenu stanovenou touto smlouvou.

5. Podrobná specifikace předmětu plnění, tj. požadavků na provedení služeb, včetně požadavků na výstupy z provedených služeb, vymezení typu, formátu a předpokládaného počtu digitalizovaných dokumentů a dalších podmínek plnění, je uvedena v Příloze č. 1 smlouvy.

6. Konkrétní rozsah plnění zhotovitele (poskytovaných služeb) bude vymezen příslušnou prováděcí smlouvou, uzavřenou dle článku III této smlouvy.

7. Zhotovitel je pro účely poskytování služeb objednateli dle jednotlivých prováděcích smluv vázán veškerými podmínkami této smlouvy, jakož i podmínkami uvedenými v příslušné prováděcí smlouvě, a bude poskytovat služby v souladu s platnými právními předpisy, jakož i v souladu se všemi normami obsahujícími technické specifikace a technická řešení, technické a technologické postupy nebo jiná určující kriteria k zajištění, že materiály, výrobky, postupy a služby vyhovují předmětu smlouvy a veškerým zadávacím podmínkám veřejné zakázky.

8. Tato smlouva nezakládá povinnost objednatele odebrat jakékoliv závazné množství plnění (služeb) od zhotovitele nebo činit výzvy k poskytnutí plnění ve smyslu čl. III. odst. 2 smlouvy

9. Výstupem z plnění služeb bude kompletně zpracovaný digitální dokument obsahující všechny typy metadat a požadovaných digitálních souborů dle Přílohy č. 1 smlouvy (dále také jen „výstup“).

3. Uzavření prováděcí smlouvy na poskytování služeb

1. Jednotlivé prováděcí smlouvy na poskytování služeb budou uzavírány v souladu s § 92 odst. 1 písm. a) ZVZ (popřípadě jiného obdobného ustanovení v případě novelizace), tedy na základě tzv. písemné výzvy k poskytnutí plnění, jež je návrhem na uzavření prováděcí smlouvy a písemným potvrzením této výzvy zhotovitelem, jež je přijetím návrhu prováděcí smlouvy.

2. Objednatel pro uzavření každé prováděcí smlouvy k poskytování příslušné části služeb písemně vyzve zhotovitele k poskytnutí plnění. Obsahem písemné výzvy (dále jen „výzva“) musí být alespoň:

• pořadové číslo výzvy,

• identifikační údaje zhotovitele,

• požadovaný rozsah plnění dílčí xxxxxxx (tj. požadovaný rozsah služeb apod.),

• dobu a místo plnění dílčí zakázky,

• lhůtu a místo pro potvrzení výzvy,

• podpis oprávněné osoby.

3. Výzvy budou zhotoviteli zasílány elektronickými prostředky prostřednictvím Informačního systému datových schránek (ISDS), v listinné podobě prostřednictvím držitele poštovní licence, či jiným způsobem dle dohody smluvních stran. Lhůta pro potvrzení výzvy nesmí být kratší než 3 pracovní dny ode dne odeslání výzvy objednatelem.

4. Nepotvrdí-li zhotovitel výzvu ve lhůtě stanovené v odst. 3. tohoto článku smlouvy, považuje se výzva za potvrzenou dnem marného uplynutí 10-ti denní lhůty ode dne doručení výzvy zhotoviteli.

5. Zhotovitel písemným potvrzením výzvy, jež je přijetím návrhu prováděcí smlouvy, se zavazuje, že bude respektovat požadavky objednatele závazně uvedené ve výzvě, jakož i veškeré podmínky vztahující se k poskytovanému plnění uvedené v této smlouvě.

6. Výzvu může objednatel stejnou formou, stanovenou v odst. 3. tohoto článku smlouvy, zrušit či změnit do okamžiku, než je mu doručeno potvrzení ze strany zhotovitele. Takovým zrušením nevzniká zhotoviteli žádný nárok z výzvy či z jejího zrušení.

7. Smluvní strany jsou si vědomy skutečnosti, že v souladu s ustanovením § 89 odst. 8 ZVZ nejsou oprávněny při zadávání dílčích veřejných zakázek na základě rámcové smlouvy sjednat podstatné změny podmínek stanovených touto rámcovou smlouvou.

4. Doba a místo plnění

1. Zhotovitel se zavazuje poskytovat služby dle této smlouvy a příslušné prováděcí smlouvy v rozsahu a termínech stanovených v této smlouvě a příslušné prováděcí smlouvě.

2. Místem plnění jsou pracoviště zhotovitele, přičemž místem předání dokumentů k digitalizaci a zpět i místem předání řádně provedených služeb (výstupů) je sídlo objednatele nebo sídlo Studijní a vědecké knihovny v Hradci Králové, nedohodnou-li se smluvní strany písemně jinak.

5. Práva a povinnosti smluvních stran

1. Objednatel se zavazuje poskytnout zhotoviteli pouze nezbytnou součinnost a vyjadřovat se k návrhům na další postup zhotovitele, bude-li to nezbytné pro řádné provedení předmětu plnění.

2. Xxxxxxxxxx se zavazuje při provádění služeb (předmětu plnění) postupovat v profesionální kvalitě a s odbornou péčí tak, aby byl zcela naplněn účel této smlouvy, přičemž je vázán pokyny objednatele. Plnění předmětu smlouvy je zhotovitel povinen zajistit vždy osobami s dostatečnou odbornou kvalifikací.

3. Zhotovitel se zavazuje řádně a včas na svůj náklad a odpovědnost provést a předat objednateli předmět plnění dle této smlouvy, resp. příslušné prováděcí smlouvy.

4. Zhotovitel je povinen písemně informovat objednatele o všech svých subdodavatelích (včetně jejich identifikačních a kontaktních údajů a o tom, které služby pro něj v rámci předmětu plnění každý se subdodavatelů poskytuje) a o jejich případné změně, a to nejpozději do 7 kalendářních dnů ode dne, kdy zhotovitel vstoupil se subdodavatelem ve smluvní vztah či ode dne, kdy nastala změna.

5. Zhotovitel je povinen po celou dobu účinnosti smlouvy disponovat kvalifikací, kterou prokázal v zadávacím řízení na veřejnou zakázku. Zhotovitel je na žádost objednatele povinen existenci těchto skutečností (prokazujících kvalifikaci) objednateli prokázat do 10 dnů od obdržení žádosti objednatele způsobem dle požadavku objednatele.

6. Xxxxxxxxxx je povinen mít po celou dobu provádění díla podle této smlouvy sjednané pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu své činnosti třetím osobám, s pojistným plněním ve výši nejméně 5 mil. Kč na pojistnou událost (slovy: pět milionů korun českých). Zhotovitel je na žádost objednatele povinen předložit doklad o existenci pojištění do 10 dnů od obdržení žádosti objednatele.

7. Objednatel má právo přesvědčit se kdykoliv v průběhu plnění služeb o stavu prací včetně kontroly jakosti poskytovaných služeb a zhotovitel mu k tomuto musí vytvořit podmínky a nezbytnou součinnost.

8. Zhotovitel je povinen bez zbytečného odkladu oznámit objednateli veškeré skutečnosti, které mohou mít vliv na plnění smlouvy, a to neprodleně, nejpozději následující pracovní den poté, kdy příslušná skutečnost nastane nebo zhotovitel zjistí, že by nastat mohla. Zejména je povinen neprodleně písemně oznámit objednateli změny svého majetkoprávního postavení, jako je např. přeměna společnosti, vstup do likvidace, úpadek či prohlášení konkurzu apod.

9. Zhotovitel je povinen všechny písemné zprávy, písemné výstupy a prezentace a jiné písemné materiály související s plněním předmětu smlouvy opatřit vizuální identitou projektů dle Pravidel pro provádění informačních a propagačních opatření (viz příslušná příloha Příručky pro žadatele a příjemce v rámci příslušné výzvy). Zhotovitel prohlašuje, že ke dni nabytí účinnosti smlouvy je s těmito pravidly seznámen a že bude při realizaci předmětu smlouvy sledovat, zda nedojde ke změně těchto pravidel, přičemž se musí řídit pouze aktuálními pravidly.

10. Zhotovitel se zavazuje umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu, z něhož je zakázka hrazena, provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním zakázky, a to po dobu nejméně 10 let od ukončení financování díla způsobem, který je v souladu s platnými právními předpisy České republiky a Evropských společenství.

11. Zhotovitel je povinen do konce roku 2021 za účelem ověřování plnění povinností vyplývajících z Rozhodnutí o poskytnutí dotace a těchto Podmínek Rozhodnutí o poskytnutí dotace poskytovat veškeré požadované informace a doklady zaměstnancům nebo zmocněncům pověřených orgánů (Ministerstvo vnitra ČR; Ministerstvo pro místní rozvoj ČR; Centrum pro regionální rozvoj ČR; Ministerstvo financí ČR; Evropské komise, Evropský účetní dvůr, Nejvyšší kontrolní úřad, příslušný finanční úřad a další oprávněné orgány státní správy) a je povinen vytvořit výše uvedeným osobám podmínky k provedení kontroly vztahující se k realizaci díla a poskytnout jim při provádění kontroly součinnost. Zhotovitel je podle ustanovení § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, osobou povinou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů.

12. Xxxxxxxxxx je povinen na své náklady a v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů řádně uchovávat veškerou dokumentaci související s realizací díla dle této smlouvy, včetně účetních dokladů v souladu s článkem 90 Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 minimálně do konce roku 2021, a pokud je v českých právních předpisech stanovena lhůta delší než v evropských předpisech, musí být použita pro úschovu delší lhůta. Každý originální účetní doklad musí obsahovat informaci, že se jedná o projekt IOP a být označen číslem projektu.

13. Zhotovitel je povinen zajistit, aby shora uvedené povinnosti ve vztahu k plnění předmětu smlouvy plnili také partneři (subdodavatelé) zhotovitele podílející se na plnění smlouvy.

14. Xxxxxxxxxx si je vědom skutečnosti, že dokumenty předávané k digitalizaci jsou originály a je povinen s nimi odpovídajícím způsobem zacházet tak, aby nedošlo k jakémukoliv jejich poškození či jinému znehodnocení. Veškeré dokumenty k digitalizaci budou předávány a přebírány pouze na základě předávacích protokolů podepsaných smluvními stranami.

15. Objednatel má právo na přítomnost svého zástupce (odborného pracovníka) v průběhu plnění služeb (v průběhu digitalizace); zhotovitel musí přítomnost zástupce objednatele umožnit a zajistit mu podmínky pro výkon dohledu nad digitalizací dokumentů.

6. Cena

1. Cena předmětu plnění je stanovena v následující tabulce, a to formou jednotkových cen za provedení digitalizace jednotlivých typů a formátů dokumentů:

(zde uchazeč doplní text z vyplněné Přílohy č. 4 zadávací dokumentace „Ceník pro část A - Služba digitalizace knih a dokumentů“ v souladu se svojí nabídkou)

2. Cena plnění předmětu smlouvy hrazená objednatelem bude stanovena na základě jednotkových cen uvedených v  odst. 1 tohoto článku smlouvy dle skutečného rozsahu zhotovitelem poskytnutého a objednatelem akceptovaného plnění. Rozsah plnění bude definován příslušnou prováděcí smlouvou.

3. Veškeré ceny uvedené v odst. 1 tohoto článku smlouvy jsou uvedeny jako maximální, zahrnující veškeré náklady zhotovitele nutné k řádnému plnění předmětu smlouvy.

4. Cena plnění může být zvýšena pouze v souvislosti se změnou výše daně z přidané hodnoty ve smyslu zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o DPH“), a to nejvýše o částku odpovídající této legislativní změně. Zhotovitel je od okamžiku nabytí účinnosti změny zákonné sazby DPH povinen účtovat platnou sazbu DPH. O této skutečnosti není nutné uzavírat dodatek k této smlouvě.

7. Platební podmínky

1. Zhotoviteli vzniká nárok na úhradu stanovené ceny po řádném splnění předmětu příslušné prováděcí smlouvy v celém rozsahu. Předmět prováděcí smlouvy se považuje za splněný jeho řádným předáním a převzetím ze strany objednatele v souladu s příslušnými ustanoveními smlouvy, bez vad a nedodělků.

2. Podkladem pro úhradu ceny dle této smlouvy bude faktura, která bude mít náležitosti účetního dokladu podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a daňového dokladu dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „faktura“).

3. Fakturu na cenu předmětu plnění příslušné prováděcí smlouvy je zhotovitel oprávněn vystavit vždy po převzetí celého předmětu prováděcí smlouvy objednatelem, a to na základě oběma smluvními stranami podepsaného akceptačního protokolu postupem dle čl. VIII. smlouvy.

4. Lhůta splatnosti faktur za jednotlivé prováděcí smlouvy činí 180 kalendářních dnů ode dne doručení objednateli. Lhůta splatnosti při placení jiných plateb (smluvních pokut, úroků z prodlení, náhrady škody apod.) činí 30 kalendářních dnů ode dne doručení objednateli. Faktury budou doručeny doporučenou poštou nebo osobně oprávněnému zaměstnanci objednatele proti písemnému potvrzení.

5. Faktura musí kromě zákonem stanovených náležitostí pro daňový doklad obsahovat také:

• číslo a datum vystavení faktury,

• číslo smlouvy a datum jejího uzavření, číslo veřejné zakázky,

• název projektu, registrační číslo projektu a informaci, že se jedná o projekt podpořený z Integrovaného operačního programu, následujícím způsobem: Projekt „III. Digitalizace a ukládání“, reg. č. CZ.1.06/2.1.00/08.07379, je spolufinancován z ERDF prostřednictvím Integrovaného operačního programu,

• předmět plnění a jeho přesnou specifikaci ve slovním vyjádření (nestačí pouze odkaz na číslo uzavřené smlouvy),

• označení banky a číslo účtu, na který musí být zaplaceno (pokud je číslo účtu odlišné od čísla uvedeného v této smlouvě je zhotovitel povinen o této skutečnosti informovat objednatele),

• číslo a datum akceptačního protokolu podepsaného zástupcem zhotovitele a odsouhlaseného zástupcem objednatele (kopie akceptačního protokolu bude přílohou faktury),

• lhůtu splatnosti faktury,

• název, sídlo, IČ a DIČ objednatele a zhotovitele,

• jméno a vlastnoruční podpis osoby, která fakturu vystavila, včetně kontaktního telefonu a e‑mailu.

6. Nebude-li faktura obsahovat některou povinnou nebo dohodnutou náležitost nebo bude chybně vyúčtována cena nebo DPH nebo budou vyúčtovány služby, které zhotovitel neprovedl, je objednatel oprávněn fakturu před uplynutím lhůty splatnosti vrátit zhotoviteli k provedení opravy s vyznačením důvodu vrácení. Xxxxxxxxxx provede opravu vystavením nové faktury. Dnem odeslání vadné faktury zhotoviteli přestává běžet původní lhůta splatnosti a nová lhůta splatnosti běží znovu ode dne doručení nové (opravené či doplnění) faktury objednateli.

7. Povinnost zaplatit cenu je splněna dnem odepsání příslušné částky z účtu objednatele.

8. Všechny částky poukazované v Kč vzájemně smluvními stranami na základě této smlouvy musí být prosté jakýchkoliv bankovních poplatků nebo jiných nákladů spojených s převodem na jejich účty.

9. Zhotovitel se zavazuje dodržovat případné další pokyny objednatele na formální požadavky faktury a předávacího/akceptačního protokolu ohledně informací k financování projektu z Integrovaného operačního programu dle Příručky pro žadatele a příjemce, výzva č. 08. Xxxxxxxxxx prohlašuje, že se s obsahem výše uvedeného dokumentu seznámil a jeho obsahu porozuměl.

10. Objednatel neposkytuje na plnění předmětu smlouvy, resp. prováděcí smlouvy, zhotoviteli zálohy.

8. Akceptační řízení

1. Po provedení předmětu příslušné prováděcí smlouvy vyhotoví zhotovitel návrh akceptačního protokolu, jehož přílohou bude kompletní přehled poskytnutých služeb. Návrh akceptačního protokolu zhotovitel předá objednateli současně s předáním výstupů z plnění příslušné prováděcí smlouvy.

2. Předání a převzetí provedeného plnění (výstupů) podléhá níže definovanému akceptačnímu řízení. Akceptační řízení představuje ověření, zda plnění bylo provedeno řádně dle příslušných ustanovení této smlouvy, a to porovnáním skutečných vlastností příslušného výstupu se  specifikací požadavků na výstupy uvedenou v této smlouvě, zejména v Příloze č. 1. Akceptační řízení je zahájeno dnem předání výstupů z plnění příslušné prováděcí smlouvy objednateli a ukončeno oboustranným podpisem akceptačního protokolu (dále jen „akceptační protokol“). Objednatel se zavazuje provedené plnění (digitalizované části knižního fondu, resp. výstupy) převzít a potvrdit příslušný akceptační protokol v případě, že služby budou provedeny a předány řádně v souladu se smlouvou, bez vad a nedodělků.

3. Pokud jsou objednatelem v průběhu akceptačního řízení v předaném výstupu shledány vady a nedodělky, sdělí tyto zhotoviteli nejpozději do 10 dnů ode dne předání příslušného plnění (výstupů).

4. Výsledkem akceptačního řízení mohou být 3 stavy:

a) Akceptováno bez výhrad. V případě, že objednatel v průběhu akceptačního řízení nenalezne v předaném výstupu žádné vady ani nedodělky, uvede do akceptačního protokolu, že předaný výstup akceptuje bez výhrad. Obě strany potvrdí akceptační protokol svým podpisem.

b) Akceptováno s výhradami. V případě, že budou v průběhu akceptačního řízení shledány v předaném výstupu vady nebo nedodělky, nebránící podstatným způsobem jeho dalšímu užití pro účely této smlouvy, dohodnou se smluvní strany na termínu, do kterého je zhotovitele povinen tyto vady a nedodělky odstranit. Seznam vad nebo nedodělků a termín jejich odstranění bude uveden v akceptačním protokolu. V akceptačním protokolu bude dále uvedeno, že výstup byl akceptován s výhradami a obě strany potvrdí dílčí akceptační protokol svým podpisem. Po odstranění všech vad a nedodělků podepíší obě strany nový akceptační protokol s výsledkem „akceptováno bez výhrad“ dle písm. a) výše.

c) Neakceptováno. V případě, že budou v průběhu akceptačního řízení v předaném výstupu shledány takové vady a nedodělky, které jsou v zásadním rozporu s požadavky této smlouvy či by bránily jeho dalšímu užití v souladu s účelem této smlouvy, není výstup akceptován a považován za řádně provedený a předaný. Obě strany se dohodnou na termínech nového předání výstupu a nového akceptačního řízení, který bude uveden v akceptačním protokolu. V akceptačním protokolu bude dále uvedeno, že výstup nebyl akceptován. Obě strany potvrdí akceptační protokol svým podpisem.

5. K vypracování akceptačního protokolu je zhotovitel povinen poskytnout objednateli potřebnou součinnost

6. Každý akceptační protokol musí obsahovat minimálně tyto náležitosti:

• číslo akceptačního protokolu a datum vyhotovení,

• číslo smlouvy a datum jejího uzavření, číslo veřejné zakázky,

• označení předmětu plnění nebo jeho části, číslo příslušné prováděcí smlouvy

• název, sídlo, IČ a DIČ objednatele a zhotovitele,

• název projektu, registrační číslo projektu a informaci, že se jedná o projekt podpořený z Integrovaného operačního programu, následujícím způsobem: Projekt „III. Digitalizace a ukládání“, reg. č. CZ.1.06/2.1.00/08.07379, je spolufinancován z ERDF prostřednictvím Integrovaného operačního programu,

• datum zahájení a dokončení plnění příslušné prováděcí smlouvy,

• podrobné vymezení rozsahu provedených služeb,

• výsledek akceptačního řízení,

• jméno a vlastnoruční podpis oprávněné osoby objednatele,

• jméno a vlastnoruční podpis oprávněné osoby objednatele.

9. Vlastnické právo a právo užití

1. Objednatel nabude vlastnické právo k veškerým výstupům, které vzniknou realizací předmětu smlouvy, a to okamžikem jejich převzetí na základě akceptačního protokolu s výsledkem „akceptováno bez výhrad“.

2. Zhotovitel není oprávněn jakékoliv informace (data) získané k plnění předmětu smlouvy a vzniklé v souvislosti s jeho plněním v jakékoliv formě, ani jejich modifikace, poskytnout třetí straně.

3. Zhotovitel je povinen veškerá data pořízená při plnění předmětu smlouvy odstranit ze svých systémů a paměťových médií, a to neprodleně po uplynutí záruční lhůty k předanému plnění.

4. V případě, že výsledkem činnosti zhotovitele dle smlouvy je dílo podléhající ochraně dle zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů, získává objednatel veškerá práva související s ochranou duševního vlastnictví vztahující se k takovému dílu, a to v rozsahu nezbytném pro jeho řádné užívání po celou dobu trvání příslušných práv. Objednatel od zhotovitele zejména získává k takovému dílu nejpozději dnem jeho převzetí na základě akceptačního protokolu s výsledkem „akceptováno bez výhrad“ veškerá majetková práva, a to formou níže uvedeného licenčního ujednání (dále jen „licence“).

5. Licence k předmětům této smlouvy realizovaným plodům tvůrčí činnosti je udělena jako výhradní ke všem známým způsobům užití takového díla, zejména k účelu, ke kterému bylo dílo vytvořeno v souladu se smlouvou, je udělena jako neodvolatelná, neomezená územním či množstevním rozsahem a způsobem užití, přičemž objednatel není povinen ji využít. Licence je udělena na dobu trvání majetkových práv k takovému dílu. Tato výhradní licence svědčí objednateli.

6. Smluvní strany se dohodly, že cena za poskytnutí licence zhotovitelem je již zahrnuta v ceně služeb dle čl. VI. smlouvy.

10. Osoby podílející se na plnění předmětu smlouvy

1. Zhotovitel prohlašuje, že všechny osoby podílející se na plnění předmětu smlouvy mají dostatečné zkušenosti v oboru a současně na takové úrovni, která umožní zhotoviteli poskytovat služby plně vedoucí ke splnění předmětu smlouvy v plném rozsahu.

2. Zhotovitel se zavazuje, že osoby, prostřednictvím kterých prokázal splnění kvalifikace v zadávacím řízení na veřejnou zakázku řízení, bude využívat po celou dobu trvání smluvního vztahu s objednatelem, a to nejméně v rozsahu, ve kterém byla prokázána kvalifikace zhotovitelem.

3. Zhotovitel je povinen při realizaci díla dodržovat veškeré bezpečnostní předpisy, veškeré zákony a jejich prováděcí vyhlášky, pokud se vztahují k prováděnému dílu a týkají se činnosti zhotovitele, bezpečnosti práce, požární ochraně a ochraně životního prostředí. Pokud porušením těchto předpisů zhotovitelem vznikne škoda, nese náklady zhotovitel.

4. Zhotovitel zajistí, aby osoby podílející se na plnění předmětu smlouvy, které budou přítomny v prostorách objednatele nebo v prostorách organizací, které vlastní digitalizované fondy, dodržovaly všechny bezpečnostní předpisy tak, jak s nimi byli seznámeny objednatelem.

5. Minimálně 2 členové realizačního týmu zhotovitele se musí zúčastnit pravidelných kontrolních dní v sídle objednatele, které budou probíhat jedenkrát měsíčně od nabytí účinnosti smlouvy. Termín konání kontrolního dne stanoví objednatel, a to s předstihem minimálně 10 dnů, případně bude termín následujícího kontrolního dne stanoven v průběhu předcházejícího kontrolního dne. Objednatel může dle aktuální potřeby frekvenci konání kontrolních dní upravit.

6. Zhotovitel je povinen z každého jednání či kontrolního dne týkajícího se plnění předmětu smlouvy vyhotovit zápis o průběhu a závěrech jednání či kontrolního dne, který bude v případě odsouhlasení podepsán zástupci objednatele i zhotovitele, a to bezprostředně po jednání a současně odeslán ve formátu DOC na e‑mail objednatele. Každý ze zápisů bude obsahovat minimálně tyto náležitosti: pořadové číslo zápisu, datum konání, místo konání, seznam přítomných či omluvených účastníků, program jednání, popis sjednaných úkolů závěrů jednání či kontrolního dne; popis splnění úkolů ujednaných na předchozím jednání či předchozím kontrolním dni; každý ze zápisů bude obsahovat název projektu, reg. číslo projektu a prvky povinné publicity dle Příručky pro žadatele a příjemce výzvy č. 08 IOP. Objednatel si vyhrazuje právo zápis nepřevzít a prohlásit jej vadným, nebude-li obsahovat některý z výše uvedených údajů. V takovém případě je zhotovitel bezodkladně povinen odstranit reklamované vady.

7. Zhotovitel je povinen jednou měsíčně od účinnosti smlouvy předat v písemné podobě a současně zaslat elektronicky ve formátu DOC na e-mail objednateli „Zprávu o pokroku prací“ (popis činností, jež zhotovitel za předcházející měsíc provedl v souvislosti s realizací předmětu smlouvy včetně počtu digitalizovaných stran). Zpráva o pokroku prací bude obsahovat název projektu, registrační číslo projektu a prvky povinné publicity dle Příručky pro žadatele a příjemce výzvy č. 08 IOP, pořadové číslo Zprávy, datum, jméno a podpis pověřené osoby. Součástí názvu každého ze souborů formátu DOC bude označení měsíce a roku, za nějž je Zpráva o pokroku prací vyhotovena a to ve formátu RRRR_MM. Objednatel si vyhrazuje právo Zprávu o pokroku prací nepřevzít a prohlásit ji za vadnou, nebude-li obsahovat některý z výše uvedených údajů. V takovém případě je zhotovitel bezodkladně povinen odstranit reklamované vady.

11. Oznámení a komunikace

1. Veškerá oznámení, tj. jakákoliv komunikace na základě této smlouvy, bude probíhat v souladu s tímto článkem. Kromě jiných způsobů komunikace dohodnutých mezi stranami se za účinné považují osobní doručování, doručování doporučenou poštou, datovou schránkou či elektronickou poštou, a to na adresy smluvních stran, nebo na takové adresy, které si strany vzájemně písemně oznámí.

2. Oznámení správně adresovaná se považují za uskutečněná v případě osobního doručování anebo doručování doporučenou poštou okamžikem doručení, v případě posílání elektronickou poštou okamžikem obdržení potvrzení od protistrany při použití stejného komunikačního kanálu.

12. Odpovědnost za škodu

1. Smluvní strany nesou odpovědnost za škodu způsobenou porušením povinností vyplývajících z této smlouvy za podmínek stanovených příslušnými právními předpisy. Smluvní strany se zavazují k vyvinutí maximálního úsilí k předcházení škodám a k minimalizaci vzniklých škod.

2. Zhotovitel bude povinen nahradit objednateli v plné výši škodu, která vznikla při realizaci předmětu plnění v souvislosti nebo jako důsledek porušení povinností a závazků zhotovitele dle této smlouvy.

3. V případě, že při činnosti prováděné zhotovitelem dojde ke způsobení prokazatelné škody objednateli nebo třetím osobám, která nebude kryta pojištěním sjednaným dle čl. V, odst. 6 této smlouvy, bude zhotovitel povinen tyto škody uhradit z vlastních prostředků.

4. Pokud v důsledku porušení povinností zhotovitele stanovených touto smlouvou nebude objednateli uhrazen finanční podíl z Integrovaného operačního programu na projektu „III. Digitalizace a ukládání“, reg. č. CZ.1.06/2.1.00/08.07379, bude zhotovitel povinen uhradit objednateli takto způsobenou škodu (celý podíl z Integrovaného operačního programu na projektu týkajícího se tohoto díla ve výši, kterou vyčíslí objednatel a písemně sdělí zhotoviteli).

13. Odpovědnost za vady a záruční podmínky

1. Na plnění předmětu smlouvy (služby) se sjednává záruka za jakost v délce dvou let, není-li dále sjednáno jinak. Záruční doba počíná běžet okamžikem předání výstupu dle příslušných ustanovení této smlouvy, tj. podpisem příslušného dílčího akceptačního protokolu.

2. Zhotovitel odpovídá za správnost a úplnost digitalizace knihovního fondu dle příslušné prováděcí smlouvy, jeho popisu metadaty a dalších souvisejících služeb požadovaných touto smlouvou, a to po celou dobu trvání záruční doby.

3. Zhotovitel se zavazuje bezplatně odstranit veškeré vady plnění, které musí být ze strany objednatele oznámeny písemně. Zhotovitel výslovně bere na vědomí, že s ohledem na rozsah předávaného digitalizovaného fondu náleží objednateli právo uplatnit nárok z vadného plnění kdykoli v průběhu záruční doby a zhotovitel je povinen takto reklamované vady kdykoli v průběhu záruční doby odstranit.

4. V případě, že zhotovitel požadavek na odstranění vady nepovažuje za oprávněný, je povinen tuto skutečnost oznámit objednateli do 5 pracovních dnů od obdržení oznámení.

5. Objednatel má právo v průběhu záruční doby uplatnit formou reklamace nároky plynoucí z vadného plnění zhotovitele, zejména vady plynoucí z následujících skutečností:

• záznamových materiálů, na kterých jsou uloženy předávané digitalizované dokumenty (soubory dat);

• obsahu digitalizovaných dokumentů a souborů dat, které tvoří předmět plnění zhotovitele.

6. Za vadu plnění se považují odchylky od požadavků na služby specifikovaných v Příloze č. 1 smlouvy, a to zejména:

• nekompletnost plnění;

• odchylky od dohodnuté kvality a čitelnosti;

• vady na záznamových mediích;

• nesprávně vytvořená nebo neúplná metadata.

7. Zhotovitel neodpovídá za vady vzniklé:

• nesprávnou manipulací objednatele s daty;

• zásahem objednatele do výstupů plnění;

• zpracováním dokumentů, které neodpovídají dohodnutým kvalitativním podmínkám.

8. Reklamace (vady) budou objednatelem písemně hlášeny zhotoviteli, a to na následujících kontaktech:

• na adrese: ……………………………… v režimu min. 5x8x365 v době od 8:00 do 16:00

• datovou schránkou: ……………………………… v režimu 7x24x365

• na systému servisní podpory (HelpDesk): ……………………………… v režimu 7x24x365

(kontaktní údaje doplní zhotovitel)

9. Proces odstraňování vad bude probíhat následovně:

• vada záznamového materiálu s uživatelskou kopií – dodání nového záznamového média do 5 pracovních dnů;

• vada digitalizovaného dokumentu spočívající v provedení neúplné digitalizace – zhotovitel s objednatelem dohodne termín poskytnutí dokumentu k opakovanému zpracování a zhotovitel dodá novou digitalizovanou formu dokumentu, včetně předání originálu zpět do 5 pracovních dnů;

• vada metadat, tj. zjištění neúplného nebo nesprávného popisu metadaty – zhotovitel s objednatelem dohodne způsob řešení;

• vada digitalizovaného dokumentu spočívající v provedení neúplného nebo nesprávného ošetření OCR, zjištění chyb v OCR vrstvě – zhotovitel odstraní vadu do 5 pracovních dnů. V případě, že je k odstranění vady zapotřebí zapůjčení originálu, informuje o tom zhotovitel objednatele a dohodne termín předání originálu k provedení odstranění vady. Doba na odstranění vady začne běžet až od okamžiku předání originálu publikace.

10. Vyplyne-li z objektivních skutečností potřeba delší lhůty k odstranění vad, než je stanovena výše, lze písemně dohodnout lhůtu delší. Za objektivní skutečnosti lze považovat zásah vyšší moci či časový rozsah potřebných prací jdoucí nad stanovený rámec.

14. Sankce

1. Smluvní pokuty:

• V případě prodlení zhotovitele s provedením nebo předáním plnění ve sjednané lhůtě dle příslušné prováděcí smlouvy se zhotovitel zavazuje objednateli uhradit smluvní pokutu ve výši 0,5 % z celkové ceny předmětu plnění takové prováděcí smlouvy, včetně DPH, za každý započatý den prodlení, není-li jinými ustanoveními této smlouvy výslovně uvedeno jinak.

• V případě prodlení zhotovitele s odstraněním vad ve lhůtách dle čl. XIII. této smlouvy se zhotovitel zavazuje objednateli uhradit smluvní pokutu ve výši 1.000,- Kč za každý den prodlení a jednotlivou vadu.

• V případě ztráty, poškození či zničení kterékoliv jednotlivého svazku (kusu) knihovního fondu či nedodržení podmínek pro přepravu a uchovávání dokumentů, je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 5.000,- Kč za každý jednotlivý případ.

• V případě nedodržení povinnosti zhotovitele disponovat potřebnou kvalifikací dle čl. V. odst. 5 této smlouvy, je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 50.000,- Kč za každý případ takového porušení.

• V případě porušení povinnosti zhotovitele mít po celou dobu platnosti této smlouvy sjednanou pojistnou smlouvu pro případ způsobení škody třetí osobě s limitním plněním minimálně 5 mil. Kč, je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 100.000 Kč za každý i započatý měsíc, v němž nebude mít uzavřenou pojistnou smlouvu se stanovenými parametry.

• Za nedodržení pravidel pro provádění informačních a propagačních opatření dle čl. V. odst. 9 této smlouvy je objednatel oprávněn požadovat zaplacení smluvní pokuty ve výši 10.000,- Kč za každý zjištěný případ porušení, pokud dodavatel nezjedná nápravu ani v dodatečné lhůtě, kterou mu ke zjednání nápravy objednatel určí.

• Nebude-li zhotovitel dodržovat povinnosti stanovené v čl. dle V. odst. 10 - 13 této smlouvy, je povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 5.000,- Kč za každý jeden zjištěný případ.

• Pokud se zhotovitel nezúčastní pravidelných kontrolních dní v sídle objednatele dle čl. X. odst. 5 této smlouvy bez dřívějšího souhlasu objednatele s absencí zhotovitele, je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 3.000,- Kč za každý jednotlivý případ.

• Pokud zhotovitel nepředá či nedoručí objednateli zápis o průběhu a závěrech jednání či kontrolního dne dle čl. X. odst. 6 této smlouvy objednateli ani do pěti pracovních dní ode dne konání jednání či kontrolního dne, je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 500,- Kč, a to za každý i započatý den prodlení s předáním či doručením tohoto zápisu.

• Pokud zhotovitel nepředá či nedoručí objednateli Zprávu o pokroku prací dle čl. X. odst. 7 této smlouvy, je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 3.000,- Kč, a to za každý i započatý týden prodlení s předáním či doručením Zprávy o pokroku prací.

• V případě porušení povinnosti zhotovitele k ochraně důvěrných informací je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 100.000,- Kč za každý jednotlivý případ.

2. V případě nedodržení lhůty splatnosti řádně vystavené faktury, kterou od zhotovitele převzal objednatel k úhradě, se objednatel zavazuje zhotoviteli uhradit úrok z prodlení v zákonné výši.

3. Sankce jsou splatné do 30 dní ode dne doručení písemného vyúčtování její výše povinné straně.

4. Zaplacením smluvní pokuty není dotčen nárok oprávněné strany na náhradu škody, oprávněná strana má nárok na náhradu škody v plné výši. Zaplacením smluvní pokuty není dotčeno splnění povinnosti, která je prostřednictvím smluvní pokuty zajištěna.

15. Ochrana důvěrných informací

1. Veškeré skutečnosti obchodní, ekonomické a technické povahy související se smluvními stranami (a případně institucemi dotčenými plněním na straně objednatele), které nejsou běžně dostupné v příslušných kruzích a se kterými se smluvní strany seznámí při realizaci předmětu smlouvy nebo v souvislosti s touto smlouvou se považují za důvěrné informace.

2. Smluvní strany se zavazují, že důvěrné informace jiným subjektům nesdělí, nezpřístupní, ani nevyužijí pro sebe nebo pro jinou osobu. Zavazují se zachovat je v přísné tajnosti a sdělit je výlučně svým zaměstnancům (příp. subdodavatelům zhotovitele), kteří se budou podílet na plnění této smlouvy (za tímto účelem jsou takové osoby oprávněny se s takovými informacemi v nezbytném rozsahu seznámit). Smluvní strany se zavazují vzájemně zabezpečit, aby i tyto osoby považovaly uvedené informace za důvěrné a zachovávaly o nich mlčenlivost.

3. Povinnost plnit ustanovení tohoto článku smlouvy se nevztahuje na informace

• u nichž platí informační povinnost v souladu se zák. č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím ve znění pozdějších předpisů,

• které mohou být zveřejněny bez porušení této smlouvy,

• které byly písemným souhlasem obou smluvních stran zproštěny těchto omezení,

• které jsou známé nebo byly zveřejněny jinak, než následkem porušení povinnosti jedné ze smluvních stran,

• které příjemce je zná dříve, než je sdělí smluvní strana,

• které jsou vyžádány soudem, státním zastupitelstvím nebo příslušným správním orgánem na základě zákona, popř. jejichž uveřejnění je stanoveno zákonem,

• které smluvní strana sdělí osobě vázané zákonnou povinností mlčenlivosti (např. advokátovi nebo daňovému poradci) za účelem uplatňování svých práv.

4. Povinnost ochrany důvěrných informací trvá bez ohledu na ukončení platnosti této smlouvy.

5. Zhotovitel se dále zavazuje, že zachová mlčenlivost o veškerých skutečnostech a činnostech týkajících se objednatele, o kterých se v souvislosti s prováděním předmětu plnění dozví. Zhotovitel se zavazuje, že mlčenlivostí zaváže všechny osoby, které v rámci plnění zakázky přijdou s do styku s informacemi, jejichž důvěrnost je nutné zachovat ve smyslu předchozí věty.

6. Vzhledem k veřejnoprávnímu charakteru objednatele zhotovitel výslovně prohlašuje, že je s touto skutečností obeznámen a souhlasí se zveřejněním smluvních podmínek obsažených v této smlouvě v rozsahu a za podmínek vyplývajících z příslušných právních předpisů, zejména zák. č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.

7. V případě, že při plnění předmětu této smlouvy přijde zhotovitel do styku s osobními údaji, zavazuje se k jejich ochraně v souladu se zák. č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů ve znění pozdější právní úpravy.

16. Doba trvání smlouvy, ukončení smlouvy

1. Tato smlouva se uzavírá se na dobu určitou v délce 13 měsíců.

2. Platnost smlouvy lze ukončit písemnou dohodou podepsanou oprávněnými zástupci obou smluvních stran.

3. Objednatel má právo od této smlouvy písemně odstoupit z důvodu jejího podstatného porušení zhotovitelem, přičemž za podstatné porušení takové smlouvy se považuje zejména, nikoli však výlučně, prodlení zhotovitele s poskytováním služeb delší než 10 dnů, a dále porušení jakékoli povinnosti zhotovitele vyplývající ze smlouvy, která zhotovitelem nebyla napravena ani v dodatečně přiměřené lhůtě poskytnuté objednatelem; pro vyloučení jakýchkoli pochybností se má za to, že dodatečná lhůta je přiměřená, pokud činila alespoň 5 dnů.

4. Tímto článkem není dotčeno právo smluvních stran ukončit trvání smluvního vztahu rovněž na základě příslušných ustanovení obecně závazných právních předpisů z důvodu porušení povinnosti některou ze smluvních stran.

5. Objednatel je oprávněn tuto smlouvu vypovědět i bez udání důvodu s tříměsíční výpovědní lhůtou, která začíná běžet prvním dnem měsíce následujícího po měsíci, v němž byla výpověď doručena zhotoviteli.

6. Odstoupení od smlouvy musí být písemné, s uvedením důvodu, jinak je neplatné. Odstoupení od smlouvy a výpověď smlouvy ze strany objednatele nesmí být spojeny s uložením jakékoliv sankce k tíži objednatele.

7. Odstoupení od smlouvy je účinné dnem doručení písemného oznámení o odstoupení druhé smluvní straně.

8. Předčasným ukončením platnosti smlouvy nejsou dotčeny nároky na uplatnění smluvních pokut, náhrady škody, ochrany důvěrných informací a ostatních práv a povinností, založených touto smlouvou či prováděcí smlouvou.

17. Závěrečná ustanovení

1. Smluvní strany se budou bez zbytečného prodlení vzájemně informovat o všech změnách v adresách, telefonních číslech, číslech faxů, kontaktních osobách apod.

2. Doplnit smlouvu mohou smluvní strany pouze formou písemných dodatků, které budou vzestupně číslovány, výslovně prohlášeny za dodatek této smlouvy a podepsány oprávněnými zástupci smluvních stran.

3. Zhotovitel nesmí bez předchozího souhlasu objednatele postoupit svá práva a povinnosti plynoucí ze smlouvy třetí osobě.

4. Smlouva je vyhotovena ve čtyřech stejnopisech, které mají platnost originálu, z toho jeden stejnopis smlouvy obdrží zhotovitel a tři stejnopisy smlouvy objednatel.

5. Vztahy vznikající ze smlouvy a v ní výslovně neupravené se řídí Právním řádem ČR, zejména pak příslušnými ustanoveními obchodního zákoníku a autorského zákona.

6. Smlouva o dílo byla schválena Radou Královéhradeckého kraje dne ............... usnesením č.RK/../.../2013.

7. Smluvní strany se dohodly, že místně příslušným soudem pro řešení případných sporů bude soud příslušný dle místa sídla objednatele.

8. Všechny postupně číslované přílohy smlouvy jsou její nedílnou součástí. Seznam příloh smlouvy:

Příloha č. 1 – Technická specifikace předmětu plnění

18. Platnost a účinnost smlouvy

Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami.

V Hradci Králové dne …………………

……………………………… ……………………………….

za zhotovitele za objednatele

Xx. Xxxxxxx Xxxxx, hejtman kraje

Příloha č. 1

Technická specifikace předmětu plnění

(uchazeč uvede text z Přílohy č. 3 zadávací dokumentace pro část „I. Specifikace rozsahu plnění veřejné zakázky pro část A - Služba digitalizace knih a dokumentů“)

Projekt „III. Digitalizace a ukládání“,
reg. č. CZ.1.06/2.1.00/08.07379, je spolufinancován z ERDF prostřednictvím Integrovaného operačního programu.

Strana 16 (celkem 16)