Smlouva o poskytování služeb
Smlouva o poskytování služeb
dle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů
Smluvní strany
Objednatel Královéhradecký kraj
IČO 708 89 546
DIČ CZ70889546
se sídlem Pivovarské nám. 1245, 500 03 Hradec Králové
statutární zástupce PhDr. Xxxx Xxxxxx, Ph.D.
osoba oprávněná ke kontrole a jednání Xxx. Xxxxx Xxxxxxxxxx, vedoucí Odboru regionálního
rozvoje, grantů a dotací bankovní spojení Komerční banka, a.s., pobočka Hradec Králové číslo účtu 43-8198060207 /0100
dále také jako „Objednatel“ a
Dodavatel [doplní zadavatel před uzavřením smlouvy]
Obchodní společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u [doplní zadavatel před uzavřením smlouvy] pod spisovou značkou [doplní zadavatel před uzavřením smlouvy]
IČO [doplní zadavatel před uzavřením smlouvy]
DIČ [doplní zadavatel před uzavřením smlouvy] se sídlem [doplní zadavatel před uzavřením smlouvy]
statutární zástupce [doplní zadavatel před uzavřením smlouvy] bankovní spojení [doplní zadavatel před uzavřením smlouvy] číslo účtu [doplní zadavatel před uzavřením smlouvy]
dále také jako „Dodavatel“;
Objednatel a Dodavatel také společně jako „smluvní strany“
Článek 1 Úvodní ustanovení
1. Tato smlouva je uzavírána s Dodavatelem na základě výsledku výběrového řízení veřejné zakázky pod názvem „Zajištění provozu internetového portálu xxx.xxxxxxxx.xx“ (dále také jako „veřejná zakázka“). Výběrové řízení bylo zahájeno odesláním výzvy k podání nabídek dne [doplní zadavatel před uzavřením smlouvy].
2. Dodavatel prohlašuje, že je způsobilý k řádnému a včasnému provedení díla dle této smlouvy, že disponuje takovými kapacitami a odbornými znalostmi, které jsou třeba k řádnému poskytnutí služeb.
3. Dodavatel prohlašuje, že není předlužen a není mu známo, že by bylo vůči němu zahájeno insolvenční řízení. Dále prohlašuje, že vůči němu není v právní moci žádné soudní rozhodnutí, či rozhodnutí správního, daňového či jiného orgánu na plnění, které by mohlo být důvodem soudní exekuce na majetek Dodavatele a že takové řízení nebylo vůči němu zahájeno.
4. Smluvní strany prohlašují, že identifikační údaje uvedené v této smlouvě odpovídají aktuálnímu stavu a že jakékoliv změny údajů, jež nastanou v době účinnosti této smlouvy, jsou smluvní strany povinny bez zbytečného odkladu písemně sdělit druhé smluvní straně.
5. Dodavatel prohlašuje, že se důkladně seznámil s podmínkami poskytování služeb, které byly stanoveny zadávacími podmínkami veřejné zakázky včetně všech jejich vysvětlení, doplnění či změn provedených zadavatelem ve lhůtě pro podání nabídek. Dodavatel podpisem smlouvy stvrzuje, že jsou tyto podmínky pro něj závazné a že se je v plném rozsahu zavazuje naplnit.
Článek 2 Předmět smlouvy
1. Předmětem smlouvy je:
a) zajištění provozu internetového portálu xxx.xxxxxxxx.xx, včetně uživatelské, poradenské a technické podpory a zabezpečení SSL certifikátem;
b) programátorské a grafické práce v celkovém objemu 150 hodin dle požadavků Objednatele;
c) vytvoření plně responzivních webových stránek optimalizovaných pro mobilní zařízení v termínu do 30. listopadu 2018;
d) průběžná SEO optimalizace podle nejnovějších standardů;
2. Dodavatel se zavazuje předmět smlouvy za smluvních podmínek vykonávat a Objednatel se zavazuje mu za to zaplatit smluvenou odměnu.
3. Internetový portál na adrese xxx.xxxxxxxx.xx bude navázán na datový sklad turistických informací. Struktura a podoba internetového portálu bude vycházet z dosavadní podoby platné do 30. 6. 2018.
4. Technická specifikace internetového portálu je definována technickou specifikací, která je přílohou č. 1 této smlouvy.
5. Provoz internetového portálu bude dodáván formou služby. Objednatel požaduje adekvátní zabezpečení provozu programového vybavení (operačních systémů, databázového a aplikačního programového vybavení a jiných), přičemž zabezpečení provozu a servisu je považováno za předmět smlouvy.
6. Dodavatel zajistí provoz internetového portálu, přičemž takovýto provoz bude poskytován Objednateli formou služby hrazené stanoveným měsíčním paušálem. Dodavatel je povinen na svých pracovištích zajistit optimální technologické zázemí vhodné pro bezproblémový provoz.
7. Dodavatel dále zajistí pro Objednatele grafické a programátorské práce při správě internetového portálu, a to v rámci stanoveného celkového rozsahu servisních hodin 150 hodin za 36 měsíců. Jednou servisní hodinou se rozumí jedna pracovní hodina jednoho pracovníka poskytnutá Dodavatelem Objednateli v rámci provozu a údržby internetového portálu. Do počtu servisních hodin se nezapočítává základní zabezpečení provozu programového vybavení ani odstraňování závad.
Článek 3
Rozsah provozních činností
1. Dodavatel se zavazuje poskytovat Objednateli provoz internetového portálu, a to v rozsahu stanoveném zadávací dokumentací veřejné zakázky a touto smlouvou.
2. Všechny opravy technologického vybavení zajišťuje Dodavatel v nejkratším možném termínu, maximálně však dle níže uvedených limitů.
3. Technická podpora je vyžadována min. 5/12, tj. 5 pracovních dní od pondělí od pátku v časovém rozmezí 8:00–17:00. Doba odezvy/reakce při urgentním požadavku a závažné poruše nesmí přesáhnout 24 hodin od nahlášení požadavku (přičemž víkendy a svátky nejsou započítávány), při středně závažné poruše nesmí přesáhnout 3 pracovní dny ode dne nahlášení a při minoritním požadavku a nezávažné poruše nesmí přesáhnout 5 pracovních dní ode dne nahlášení. Závady a požadavky bude možné nahlásit telefonicky či e-mailem.
4. Dodavatel je povinen zajistit všem kontaktním osobám Objednatele nepřetržitý a neomezený přístup do systému servisní podpory, umožňující upřesnění a doplnění požadavků), a to bezúplatně.
5. Služba musí být realizována tak, aby nedošlo k únikům informací, tudíž v souvislosti s tímto Objednatel požaduje adekvátní zabezpečení.
6. Objednatel se zavazuje, že nebude využívat služby Dodavatele k přenosům informací, které by ohrožovaly bezpečnost státu či jiný veřejný zájem, byly v rozporu s dobrými mravy, zvyklostmi, zásadami poctivého obchodního styku nebo byly jinak v rozporu s obecně závaznými právními předpisy jimiž je Česká republika vázána.
7. Objednatel není oprávněn využívat služeb Dodavatele k tomu, aby zasílal třetím stranám nevyžádané informace (SPAM).
8. Objednatel je povinen řádným způsobem kompletně předat Dodavateli provoz včetně programového vybavení, kompletních zdrojových kódů, zdrojové grafiky a klíčových technických parametrů (nastavení systémů, přístupy, hesla) nutných ke zprovoznění internetového portálu, včetně veškerých obsahových dat, formátů, kódů a konfigurací novému Provozovateli bez zbytečného odkladu, nejdéle však do 30. 6. 2018.
9. Minimálně 2 měsíce před smluvním ukončením provozu či v maximálním možném předstihu při změně dodavatele provozu je Dodavatel povinen vyzvat Objednatele k zahájení jednání
o ukončení a kompletním předání provozu. V den ukončení smluvního poskytování provozu či v případě změny dodavatele provozu je Dodavatel povinen řádným způsobem kompletně předat provoz včetně programového vybavení, kompletních zdrojových kódů, zdrojové grafiky a klíčových technických parametrů (nastavení systémů, přístupy, hesla) nutných ke zprovoznění internetového portálu, včetně veškerých obsahových dat, formátů, kódů a konfigurací novému Provozovateli , a to jako tzv. off-line dílo, tedy přenosné na externím přenosném disku a dále i jako tzv. on-line dílo, tedy běžící na internetu, nestanoví-li Objednatel jinak.
Článek 4
Doba plnění - provozní období
Tato Smlouva o zajištění provozu se uzavírá na dobu určitou, tj. na dobu 36 měsíců od
1. července 2018 do 30. června 2021.
Článek 5 Cena
1. Smluvní strany se dohodly, že celková cena za provoz a údržbu internetového portálu činí: [doplní zadavatel před uzavřením smlouvy] Kč bez DPH (slovy: [doplní zadavatel před uzavřením smlouvy]). Celková cena bude rozložena do 36 plateb ve výši [doplní zadavatel před uzavřením smlouvy] Kč bez DPH měsíčně (slovy: xxx).
Druh práce | Cena celkem za službu v Kč bez DPH |
[doplní zadavatel před uzavřením smlouvy] | |
Vytvoření plně responzivního webu | [doplní zadavatel před uzavřením smlouvy] |
SEO optimalizace podle nejnovějších standardů | [doplní zadavatel před uzavřením smlouvy] |
Servisní hodiny pro průběžné úpravy a zásahy – 150 hodin | [doplní zadavatel před uzavřením smlouvy] |
Celková cena zakázky v Kč bez DPH | [doplní zadavatel před uzavřením smlouvy] |
2. Součástí smluvní ceny je:
a) zajištění provozu internetového portálu xxx.xxxxxxxx.xx, včetně uživatelské, poradenské a technické podpory, včetně zabezpečení SSL certifikátem;
b) 150 hodin programátorských a grafických prací pro průběžné úpravy a vylepšování internetového portálu. Pokud si Objednatel u Dodavatele objedná programátorské a grafické práce za účelem vylepšení internetového portálu, budou tyto práce provedeny dle písemně (postačí e-mailem) odsouhlasené objednávky, ve které bude specifikován druh prací a počet hodin. Maximální rozsah prací činí 150 hodin. Dodavatel následně zašle objednateli hodinový výkaz programátorských a grafických prací. Nevyčerpané servisní hodiny propadají ve prospěch Xxxxxxxxxx;
c) vytvoření plně responzivních webových stránek optimalizovaných pro mobilní zařízení;
d) SEO optimalizace podle nejnovějších standardů.
3. Splatnost faktury – daňového dokladu je dohodou smluvních stran stanovena na 30 dnů ode dne jejího prokazatelného doručení Objednateli. Zaplacením se pro účely této smlouvy rozumí odepsání příslušné částky z účtu Objednatele ve prospěch účtu Dodavatele. Faktura musí obsahovat veškeré náležitosti daňového dokladu podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Objednatel má právo vrátit fakturu před lhůtou splatnosti, pokud neobsahuje požadované náležitosti nebo obsahuje nesprávné cenové údaje. Oprávněným vrácením faktury přestává běžet původní lhůta splatnosti, opravená nebo přepracovaná faktura bude opatřena novou lhůtou splatnosti. Faktura může být vystavována elektronicky.
4. Smluvní strany se dohodly, že v případě změny zákonných sazeb DPH, nebudou uzavírat písemný dodatek k této smlouvě o změně výše ceny a DPH bude účtována podle předpisů platných v době uskutečnění zdanitelného plnění. Výše měsíčního paušálu je stanovena jako částka maximální a nepřekročitelná.
Článek 6 Součinnost smluvních stran
1. Objednatel se zavazuje seznámit pracovníky Dodavatele prokazatelným způsobem s příslušnými vnitřními normami a směrnicemi Objednatele, jejichž znalost a dodržování Dodavatelem považuje Objednatel za nezbytné pro plnění této smlouvy, a učinit taková opatření, aby při poskytování podpory/služby byla minimalizována možnost neúmyslného porušení ustanovení těchto vnitřních norem a směrnic Objednatele ze strany pracovníků Dodavatele.
2. Dodavatel se zavazuje, že jeho pracovníci budou při plnění závazků, které vyplývají z této smlouvy, dodržovat příslušné vnitřní normy a směrnice Objednatele.
3. Kontaktní osoby dle článku 7 odst. 1 budou i jednotlivě oprávněny zastupovat objednatele. Objednatel se zavazuje v případě změn kontaktních osob a údajů oznámit tyto změny neprodleně v písemné podobě Dodavateli (e-mailová forma je považována za dostačující).
4. Smluvní strany se zavazují, že kontaktní osoby si budou při plnění ustanovení této smlouvy poskytovat vzájemnou co nejúčinnější součinnost po celou dobu od nahlášení požadavku na podporu až do uzavření servisního případu a že budou dodržovat postupy specifikované touto smlouvou.
5. Objednatel zajistí, aby z jeho strany nebyly Dodavateli činěny překážky pro poskytování podpory.
6. V rámci provozu a údržby bude Dodavatel poskytovat Objednateli odbornou pomoc nebo asistenci při řešení všech záležitostí týkajících se běžného chodu internetového portálu.
7. Dodavatel poskytne Objednateli odbornou pomoc formou revize programového vybavení kdykoli o takovou revizi Objednatel požádá. Objednatel v takovém případě poskytne Dodavateli součinnost nezbytnou pro efektivní provedení revize. Výsledkem revize mohou být doporučení Dodavatele na úpravy vedoucí ke zefektivnění provozu při stejných nákladech.
8. Xxxxxxxxxx dostupnost technické podpory: denně od pondělí do pátku v časovém rozmezí 8:00 až 17:00 hodin.
9. Objednatel souhlasí s tím, že Xxxxxxxxx může poskytováním provozních služeb nebo jejich částí pověřit třetí osobu. Tímto se Dodavatel nezbavuje jakýchkoli práv, povinností nebo závazků vyplývajících z této smlouvy a ručí za tyto služby jako by je poskytoval sám.
Článek 7 Kontaktní údaje
1. Kontaktními osobami Objednatele oprávněnými zastupovat Objednatele při plnění této smlouvy jsou následující osoby, které jsou vzájemně zastupitelné:
• hlavní odpovědný pracovník
Xxx. Xxx Xxxxxx; xxxxxxx@xx-xxxxxxxxxxxxxxx.xx; 495 817 429
• odpovědný pracovník
Xxx. Xxxxxxx Xxxxxx; xxxxxxx@xx-xxxxxxxxxxxxxxx.xx; 495 817 258
2. Kontaktními osobami Dodavatele jsou následující osoby:
• hlavní odpovědný pracovník:
[doplní zadavatel před uzavřením smlouvy]
• odpovědný pracovník:
[doplní zadavatel před uzavřením smlouvy]
Článek 8 Sankční ujednání
1. Dodavatel bude sankcionován smluvní pokutou při prokazatelném, písemně odůvodněném neplnění dohodnutých termínů realizace požadavků a neplnění oprávněných požadavků během provozu, částkou 2.500 Kč (slovy: dva tisíce pět set korun českých) za každý započatý den prodlení, pokud se strany nedohodnou jinak.
2. V případě, že Dodavatel nepředá provoz internetového portálu po skončení této smlouvy či v případě změny dodavatele, řádným způsobem, tj. včetně programového vybavení, kompletních zdrojových kódů, zdrojové grafiky a klíčových technických parametrů (nastavení systémů, přístupy, hesla) nutných ke zprovoznění internetového portálu, včetně veškerých obsahových dat, formátů, kódů a konfigurací, a to on-line běžící na internetu a zároveň off-line na přenosném externím disku, na základě protokolu o předání, bude sankcionován jednorázovou smluvní pokutou ve výši 100.000 Kč (slovy: dvě stě padesát tisíc korun českých). Po marném uplynutí 14denní lhůty od původního data předání dle této smlouvy je dále Dodavatel povinen uhradit i smluvní pokutu ve 10.000 Kč (slovy: deset tisíc korun českých) za každý i jen započatý týden prodlení a to až do úplného řádného předání internetového portálu. Právo Objednatele žádat náhradu vzniklé škody a ušlého zisku zůstává tímto nedotčeno.
3. V případě, že Objednatel je v prodlení s úhradou faktury, je povinen uhradit Dodavateli úrok z prodlení ve výši 0,03 % z ceny dlužné částky za každý den prodlení. Tento úrok z prodlení zaplatí Objednatel Dodavateli.
4. V případě, že Objednatel je v prodlení s úhradou faktury, je Dodavatel na tuto skutečnost povinen upozornit písemným sdělením kontaktní osoby Objednatele a současně kontaktní osobu zastupující smluvní stranu Objednatele.
5. Smluvní pokuty a úrok z prodlení jsou splatné do 30 dnů od doručení jejich vyžádání oprávněnou smluvní stranou straně povinné. Platby budou provedeny bezhotovostním bankovním převodem na účet oprávněné smluvní strany. Zaplacením smluvní pokuty nezaniká straně povinné odpovědnost za škodu, vzniklou protistraně či třetím osobám.
6. V případě, že Dodavatel v postavení zpracovatele poruší ustanovení článku 11 nebo 12 této smlouvy, je správce oprávněn požadovat po zpracovateli smluvní pokutu ve výši 1.000 Kč (slovy: jeden tisíc korun českých) za každé jednotlivé porušení uvedených článků smlouvy ze strany zpracovatele. Zpracovatel je povinen k úhradě takovéto pokuty. Smluvní pokuta je splatná do 14 dnů od doručení oznámení o uplatnění smluvní pokuty.
7. Zároveň se Dodavatel v postavení zpracovatele zavazuje k úhradě škody (např. správní či jiné sankce, náhrady škody za neoprávněné nakládání s osobními údaji), která vznikla správci či třetí osobě v důsledku porušení povinností zpracovatele stanovených v oblasti osobních údajů právními předpisy, smlouvou, či v důsledku neposkytnutí příslušné součinnosti. V případě, že Objednatel v postavení správce poruší ustanovení článku 13 této smlouvy, je zpracovatel oprávněn požadovat po správci smluvní pokutu ve výši 1.000 Kč (slovy: jeden tisíc korun českých) za každé jednotlivé porušení uvedeného článku ze strany správce. Správce je povinen k úhradě takovéto pokuty. Smluvní pokuta je splatná do 14 dnů od doručení oznámení o uplatnění smluvní pokuty.
Článek 9 Ukončení smlouvy
1. Platnost smlouvy lze ukončit písemnou dohodou podepsanou oprávněnými zástupci obou smluvních stran.
2. Kterákoliv ze smluvních stran může od této smlouvy odstoupit z důvodu podstatného porušení povinností vyplývajících z této smlouvy. Za podstatné porušení podmínek smlouvy smluvní strany považují např.:
a) neposkytnutí podpory Dodavatelem po řádném nahlášení požadavku Objednatelem;
b) nedodržení doby odezvy nebo jiných dohodnutých termínů Dodavatelem o více jak 15 kalendářních dnů;
c) bezdůvodné přerušení prací na servisním případu Dodavatelem;
d) nezajištění optimálního technologického zázemí.
3. Smluvní strana je oprávněna od smlouvy odstoupit ve lhůtě 30 kalendářních dnů ode dne, kdy se o podstatném porušení povinností dozvěděla, nejpozději však do 6 měsíců ode dne kdy k podstatnému porušení povinností došlo. Odstoupení nabývá účinnosti dnem prokazatelného doručení jeho písemného vyhotovení druhé smluvní straně.
Článek 10
Poskytování informací třetím osobám
1. Vzhledem k veřejnoprávnímu charakteru Objednatele Dodavatel výslovně prohlašuje, že je s touto skutečností obeznámen a souhlasí se zveřejněním smluvních podmínek obsažených v této smlouvě v rozsahu a za podmínek vyplývajících z příslušných právních předpisů, zejména zák. č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 134/2016 Sb., zákona č. 340/2015 Sb. Smluvní strany se zavazují, že obchodní a technické informace, které jim byly svěřeny druhou stranou, nezpřístupní třetím osobám bez písemného souhlasu druhé strany a nepoužijí tyto informace k jiným účelům, než je k plnění podmínek této smlouvy.
Článek 11 Ochrana osobních údajů
Dodavatel má pro účely ochrany osobních údajů postavení zpracovatele a Objednatel postavení správce osobních údajů. Správce prohlašuje, že ke zpracování osobních údajů zpřístupněných zpracovateli za účelem plnění této smlouvy a právních povinnosti zpracovatele disponuje dostatečným právním titulem.
1. Zpracovatel bude při plnění předmětu smlouvy a při zajišťování provozních činností z ní vyplývajících zároveň zpracovávat osobní údaje subjektů údajů správce.
2. Smluvní strany mají zájem upravit práva a povinnosti stran při zpracování osobních údajů podle čl. 28 nařízení GDPR.
3. Osobní údaje, které souvisí s plněním předmětu smlouvy a se zajišťováním sjednaných provozních činností, jsou obsaženy v následujících modulech:
- redakční systém, zejména podmoduly – novinky /aktuality
- elektronické formuláře
- ankety a kvízy
- správce uživatelů
konkrétně se jedná o následující osobní údaje:
- redakční systém a jeho podmoduly
▪ e-maily uživatelů
▪ jméno a příjmení uživatelů
▪ ip-adresy uživatelů
▪ data od uživatelů zanesená do systému k elektronickému zpracování pomocí formulářů
- správce uživatelů
▪ jména a hesla uživatelů
▪ jméno a příjmení
▪ kontaktní údaje – telefon, e-mail
▪ fotografie
▪ funkce
▪ adresa zaměstnání
4. Účel zpracování osobních údajů určuje výhradně správce, přičemž zpracovatel se zavazuje shora uvedené osobní údaje zpracovávat pouze k takto určenému účelu.
5. Osobní údaje jsou za výše uvedeným účelem zpracovávány pouze na pracovištích zpracovatele nebo jeho dodavatele (subdodavatele, poddodavatele) schváleného písemně správcem, a to na území Evropské unie.
6. Správce tímto uděluje zpracovateli povolení zapojit do zpracování dalšího zpracovatele osobních údajů, avšak pouze po písemném schválení dalšího zpracovatele správcem, a to po předložení písemné smlouvy mezi zpracovatelem a dalším zpracovatelem správci. Zpracovatel musí uložit svým subdodavatelům (poddodavaltelům) v postavení zpracovatele osobních údajů stejné povinnosti na ochranu osobních údajů, jak jsou stanoveny v této smlouvě. Další řetězení zpracovatelů se nepřipouští.
7. Osobní údaje jsou zpracovatelem zpracovávány a uchovávány po dobu trvání smlouvy, nejdéle však po dobu, kdy je zpracovatel povinen zajišťovat zpracování osobních údajů, jejich ochranu a likvidaci v souladu s touto smlouvou, při zohlednění lhůty a podmínek stanovených v článku 12 bod 5. této smlouvy.
8. Správce prohlašuje, že uvedené osobní údaje byly získány v souladu s platnými právními předpisy.
Článek 12
Povinnosti zpracovatele osobních údajů
Technické a organizační zabezpečení ochrany osobních údajů
1. Zpracovatel prohlašuje, že si je vědom povinností vyplývajících z právních předpisů platných na území ČR, které mu jako zpracovateli osobních údajů ukládají.
2. Zpracovatel se zavazuje, že technicky a organizačně zabezpečí ochranu zpracovávaných osobních údajů tak, aby byla zajištěna ochrana práv subjektů údajů, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití a aby byly personálně a organizačně nepřetržitě po dobu zpracovávání údajů zabezpečeny veškeré povinnosti zpracovatele osobních údajů, vyplývající z požadavků formulovaných nařízením GDPR. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů zpracovatelem (pokud nevyplývá ze smlouvy povinnost jejich likvidace u zpracovatele).
3. Zpracovatel tímto prohlašuje, že ochranu osobních údajů zajistí interními bezpečnostními předpisy.
4. Zpracovatel se zaručuje provést při zpracování shora uvedených osobních údajů toto technické a organizační zabezpečení osobních údajů:
a) údaje budou zpracovávány pouze pověřenými zaměstnanci zpracovatele; k osobním datům budou mít přístup pouze pověření zaměstnanci zpracovatele, a to pouze v nezbytně nutném rozsahu pro splnění účelu uvedeném v této smlouvě, pro plnění předmětu smlouvy specifikované shora a při dodržení podmínek stanovených dále v této smlouvě s tím, že každá taková osoba bude přistupovat k osobním údajům pod svým jednoznačným identifikátorem;
b) osobní údaje budou zpracovávány pouze v prostorách zpracovatele v souladu s Čl. 11 bod
5. této smlouvy, a to pouze po dobu nezbytně nutnou pro plnění předmětu smlouvy specifikované shora;
c) elektronické datové soubory obsahující osobní údaje jsou uchovávány v paměti počítače pouze:
▪ je-li přístup k takovýmto souborům chráněn heslem,
▪ je-li přístup k užívání počítače, v jehož paměti jsou tyto soubory umístěny, chráněn heslem;
d) je-li pro účel kontroly správného fungování smlouvy, odstranění vady nebo další vývoj smlouvy nezbytné poskytnout zpracovateli kopii databází, souborů nebo nosičů údajů obsahujících jakékoliv údaje z činnosti správce a jím určených organizací, je zpracovatel povinen s takovými údaji nakládat tak, aby nedošlo k jejich úniku či zneužití.
5. Zpracovatel se zavazuje neuchovávat osobní údaje, s nimiž přijde do styku při plnění předmětu smlouvy, přičemž se zavazuje osobní údaje vymazat nejpozději do jednoho dne po vyřešení servisního incidentu či ukončení technické podpory. Zpracovatel se zavazuje, že veškeré osobní údaje a „hmotné substráty“ se shora uvedenými osobními údaji (včetně jejich kopií či případných metadat), budou po ukončení zpracování údajů ihned (nejpozději do 14-ti dnů) vráceny správci a příslušné nosiče osobních údajů budou v dané lhůtě zpracovatelem zlikvidovány (přičemž zpracovatel je povinen podat správci v dané lhůtě zprávu o způsobu likvidace), a to jakmile
a. dojde z jakéhokoli právního důvodu k ukončení účinnosti smlouvy; nebo
b. správce o to požádá; nebo
c. dojde k odstoupení od smlouvy.
6. Zpracovatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost o všech osobních údajích poskytnutých na základě této smlouvy včetně údajů o smluvních stranách či třetích osobách, majících charakter osobních údajů. Smluvní strany jsou si vzájemně rovněž povinny na žádost druhé smluvní strany prokázat způsob jakým je dodržování povinností stanovených
zákonem zajištěno. Zpracovatel se zavazuje zároveň prokazatelně zajistit mlčenlivost všech svých zaměstnanců či jiných osob, jež budou přicházet do styku s osobními údaji. V případě porušení této povinnosti se zpracovatel zavazuje nahradit veškerou způsobenou škodu.
7. Zpracovatel se dále zavazuje:
a. zpracovávat osobní údaje pouze na základě doložených pokynů správce, včetně v otázkách předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci, pokud mu toto zpracování již neukládají právo Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje; v takovém případě zpracovatel správce informuje o tomto právním požadavku před zpracováním, ledaže by tyto právní předpisy toto informování zakazovaly z důležitých důvodů veřejného zájmu;
b. přijmout příslušná opatření požadovaná podle článku 32 nařízení GDPR; jedná se zejména o
I) schopnosti zajistit neustálou důvěrnost, integritu, dostupnost a odolnost systémů a služeb zpracování; zpracovatel se v rámci tohoto zavazuje pořizovat elektronické záznamy, které umožní určit a ověřit, kdy, kým a z jakého důvodu byly osobní údaje zaznamenány nebo jinak zpracovány a zabránit neoprávněnému přístupu k datovým nosičům, zejména prostřednictvím nastavení hesel, přístupových práv;
II) schopnosti obnovit dostupnost osobních údajů a přístup k nim včas v případě fyzických či technických incidentů; tyto skutečnosti je povinen prokázat správci na jeho vyžádání;
III) proces pravidelného testování, posuzování a hodnocení účinnosti zavedených technických a organizačních opatření pro zajištění bezpečnosti zpracování; tyto skutečnosti je povinen prokázat správci na jeho vyžádání.
c. zohlednit povahu zpracování a poskytnout bezodkladně nezbytnou součinnost prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření, pokud je to možné, pro splnění správcovy povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů stanovených nařízení GDPR;
d. poskytnout správci nezbytnou součinnost při zajišťování souladu s povinnostmi podle článků 32 až 36 nařízení GDPR, a to při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má zpracovatel k dispozici;
e. v souladu s rozhodnutím správce po ukončení nakládání s osobními údaji dle smlouvy postupovat při jejich likvidaci či vrácení dle podmínek stanových v této smlouvě a zavazuje se vymazat existující kopie osobních údajů, pokud právo Unie nebo členského státu nepožaduje uložení daných osobních údajů u zpracovatele;
f. poskytnout správci veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené v nařízení GDPR, a umožnit audity, včetně inspekcí, prováděné správcem nebo jiným auditorem, kterého správce pověřil, a k těmto auditům přispět;
x. informovat neprodleně správce v případě, že jeho pokyn porušuje GDPR nebo jiný právní předpis.
9. Zpracovatel cestou vydání svých vnitřních předpisů, příp. prostřednictvím zvláštních smluvních ujednání, zajistí, že jeho zaměstnanci a jiné osoby, které budou zpracovávat osobní údaje na základě smlouvy se zpracovatelem, budou zpracovávat osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu zpracovatelem stanoveném a odpovídajícím této smlouvě a zákonu, zejména bude sám (a závazně uloží i těmto osobám) zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů, a to i pro dobu po skončení zaměstnání nebo příslušných prací.
10. Zpracovatel je povinen v souladu s čl. 33 odst. 2 GDPR bez zbytečného odkladu (nejpozději do 24h), jakmile zjistí porušení zabezpečení osobních údajů ohlásit toto porušení správci.
Ohlášení bude provedeno na tuto e-mailovou adresu: xxxxxxx@xx-xxxxxxxxxxxxxxx.xx, dále pak telefonicky na .tel.: 000 000 000 │000 000 000.
Článek 13
Povinnosti správce
1. Správce se zavazuje, že při přístupu k informacím přes systémy zpracovatele bude dbát pokynů zpracovatele, zejména v oblasti správy hesel.
2. Správce se zavazuje, že systémy zpracovatele budou obsluhovat jen proškolení pracovníci správce, kteří budou dbát pokynů zpracovatele a budou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo jejich zabezpečení dat na systémech zpracovatele.
3. Pokud se správce rozhodne udělit přístup k datům na systémech zpracovatele jiné organizaci
– dalšímu zpracovateli dat – bude o této skutečnosti informovat zpracovatele písemnou formou, například e-mailem opatřeným elektronickým podpisem, datovou schránkou.
Článek Závěrečná ustanovení
1. Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího podpisu smluvními stranami, pokud zvláštní právní předpis [zejména zákon č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů] nestanoví účinnost jinak.
2. Tato smlouva může být měněna jen formou písemných, vzestupně číslovaných dodatků podepsaných oprávněnými zástupci obou smluvních stran.
3. Dodavatel je podle ustanovení § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, osobou povinou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů. Dodavatel je povinen archivovat originální vyhotovení smlouvy včetně jejích dodatků, originály účetních dokladů a dalších dokladů vztahujících se k realizaci předmětu této smlouvy minimálně do roku 2031. Po tuto dobu je Xxxxxxxxx povinen umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním této smlouvy.
4. Vztahy smluvních stran výslovně touto smlouvou neupravené se řídí obecně závaznými právními předpisy, zejména ustanoveními obchodního zákoníku.
5. Tato smlouva byla sepsána ve 4 vyhotoveních, z nichž každé má povahu originálu. Jedno vyhotovení obdrží Dodavatel, tři vyhotovení jsou určena pro Objednatele.
6. Smluvní strany prohlašují, že si smlouvu přečetly, že tato byla sepsána na základě jejich pravé a svobodné vůle, nikoli v tísni a za nápadně nevýhodných podmínek, a na důkaz toho připojují své podpisy.
Přílohy
Příloha č. 1 – Technická specifikace
V Hradci Králové dne V ……………… dne ………………
……………………… ……………………… PhDr. Xxxx Xxxxxx, Ph. D.
Královéhradecký kraj
Mgr. Xxx
Digitálně podepsal Xxx. Xxx Xxxx
Baše 15:25:17 +02'00'
Datum: 2018.05.31
12