Servisní smlouva
OS LTM - Elektronický docházkový systém Spr 501/2017
Servisní smlouva
pro správu docházkového systému Okresního soudu v Litoměřicích
dle ustanovení § 1746 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších právních předpisů, dále také jen „občanský zákoník“ nebo jen „OZ“
kterou níže uvedeného dne, měsíce a roku uzavřely smluvní strany:
Česká republika – Okresní soud v Litoměřicích Na Valech 525/12, 412 97 Litoměřice
zastoupena: předsedou okresního soudu JUDr. Xxxxxxxxxx Xxxxxxx IČ: 00024872
Kontaktní údaje: fax: 000 000 000, tel.: 000 000 000 e-mail: xxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xxxxxxx.xx
datová schránka: veyabpw
(dále jen „objednatel“) na straně jedné a
DATACENTRUM systems & consulting, a.s. se sídlem: Xxxxxxxx 00/00, 000 00 Xxxxx 0
zapsaný v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, číslo vložky 5092. Zastoupená: Ing. Xxxxxxx Xxxxxxx, předsedou představenstva
IČO: 25631721 DIČ: CZ25631721
bankovní spojení: KB Praha 4, expozitura Chodov č.ú.: 19-8779880297/0100
(dále jen „poskytovatel“) na straně druhé
takto:
1. Předmět smlouvy
1.1. Předmětem této smlouvy je poskytování servisních služeb nezbytných pro zajištění řádného provozuschopného stavu docházkového systému Okresního soudu v Litoměřicích (dále jen
„docházka“) v souladu s nabídkou ve výběrovém řízení č. .
1.2. Servisními službami (dále jen „servisní služba“ nebo „servisní zásah“) se dle této smlouvy rozumí:
a) pravidelná údržba HW a SW (hardware a software) docházky;
b) odstraňování poruch či havárií a změny nastavení docházky (souhrnně dále jen „závady“).
1.3. Mimo výše specifikovaných servisních služeb poskytovatel zajišíuje v rámci paušální úhrady pro objednatele automatizované propojení databází a mzdového systému od společnosti DATACENTRUM s docházkovým systémem v intervalu minimálně 1x za 15 minut.
1.4. Objednatel se zavazuje po dobu účinnosti smlouvy využívat těchto servisních služeb prostřednictvím poskytovatele.
1.5. Tato smlouva se nevztahuje na systémové modifikace a systémová rozšíření, jako např. instalaci přídavných zařízení podle přání objednatele.
2. Závazky poskytovatele
2.1. Poskytovatel bude provádět pravidelnou údržbu docházky na základě této smlouvy, a na základě stavu zařízení.
2.2. Poskytovatel se zavazuje k odstranění závad nejdéle do konce následujícího druhého pracovního dne od nahlášení závady nebo od zjištění závady poskytovatelem za přiměřeného využití ustanovení číslo 2.3 až 2.6 této smlouvy.
2.3. Poskytovatel je povinen přijmout nahlášení závady, a to telefonicky, e-mailem či datovou schránkou na adresu: tel. 000 000 000, e-mail xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx, datová schránka pkzcsgi.
2.4. Servisní služby poskytovatel provádí v pracovní době objednatele od 7.00 hod do 15.00 hod.
2.5. Poskytovatel je povinen servisní zásah v místě plnění zahájit nejpozději následující pracovní den po nahlášení závady. Poskytovatel je povinen ukončit servisní zásah opravou nejpozději do 2 pracovních dnů od nahlášení závady.
2.6. Není-li možné zprovoznit docházkový systém nebo jeho části v termínu uvedeném v předchozím bodě, zajistí poskytovatel na vlastní náklady do doby odstranění závady instalaci náhradního zařízení obdobných parametrů, a to nejpozději do 4 pracovních dnů od nahlášení závady.
2.7. Díly vyměněné v rámci servisní služby přecházejí bezplatně do vlastnictví poskytovatele.
2.8. Poskytovatel se zavazuje bezplatně vyškolit pro obsluhu docházkového systému dva pracovníky objednatele. Zaškolení dalších osob podle přání objednatele provede poskytovatel na náklad objednatele a za cenu platnou v době školení.
2.9. Bezprostředně po skončení každého servisního zásahu (pravidelná údržba docházky a odstranění závad) vystaví poskytovatel servisní protokol, který bude obsahovat datum ukončení servisního zásahu, stručný popis provedené práce a dobu, po kterou zásah trval. Servisní protokol bude bez prodlení zaslán kontaktní osobě objednatele uvedené v příloze č. 2 této smlouvy.
2.10. Poskytovatel se zavazuje po skončení smluvního vztahu bez zbytečného odkladu provést konečné vyúčtování.
3. Závazky objednatele
3.1. Objednatel je povinen závady neprodleně po jejich zjištění nahlásit poskytovateli. Nahlášení se provádí způsobem popsaným v článku 2.3. a 3.3.
3.2. Osoby oprávněné za objednatele hlásit závady (dále jen „kontaktní osoby“) jsou uvedeny v příloze č. 2 této smlouvy).
3.3. Hlášení o závadě musí obsahovat tyto údaje:
• jméno objednatele,
• kontaktní osoba - jméno, telefon, e-mail,
• lokalita nahlašovaného problému,
• typ závady: porucha, havárie či požadavek na změnu nastavení,
• opakovatelnost závady: náhodná, opakující se, trvalá,
• popis problému s konkrétními údaji (čísla, popisy co je zobrazeno na displeji, atd.).
3.4. Objednatel se zavazuje umožnit v rámci běžné pracovní doby pracovníkům poskytovatele přístup k docházkovému systému. Provedení servisního zásahu v mimopracovní době objednatele dle článku 2.4. je třeba dohodnout s kontaktní osobou předem.
4. Cena a platební podmínky
4.1. Cena za servisní služby se stanovuje takto:
a) Paušální odměna za provádění pravidelné údržby a aktualizací docházkového systému a činností, které zajistí plnou funkcionalitu systému po ukončení záruční lhůty;
b) Cena za 1 hodinu servisního zásahu za činnosti, které nejsou zahrnuty do paušální odměny nebo nejsou součástí záruky.
4.2. Cena dle výše uvedených parametrů je uvedena v příloze č. 1 této smlouvy.
4.3. Xxxx se sjednává jako pevná a neměnná po celou dobu poskytování služeb a zahrnuje veškeré náklady poskytovatele na poskytování služeb v dohodnutém rozsahu a termínu, zejména cestovní náklady, náklady na vzdálené připojení, náklady způsobené zvýšením cenové úrovně vstupů poskytovatele a jakékoliv náklady spojené s výběrovým řízením a uzavřením smlouvy.
4.4. Cena dle článku 4.1. této smlouvy bude poskytovatelem objednateli vyúčtována vždy za každé čtvrtletí ode dne účinnosti této smlouvy. Toto vyúčtování bude součástí vystavené faktury.
4.5. Faktura bude vystavena vždy za čtvrtletí zpětně a při ukončení smlouvy. První faktura bude vystavena za období od účinnosti smlouvy do konce probíhajícího kalendářního čtvrtletí.
4.6. Splatnost faktur se stanovuje na 30 (třicet) kalendářních dní ode dne doručení faktury objednateli. Dnem úhrady se rozumí den odepsání ceny z účtu objednatele ve prospěch účtu poskytovatele. Faktura bude mít náležitosti daňového dokladu uvedené v § 29 zák. č. 235/2004Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, a v § 435 OZ.
4.7. V případě, že faktura nebude mít odpovídající náležitosti, je objednatel oprávněn ji vrátit ve lhůtě splatnosti zpět poskytovateli k doplnění, aniž se tak dostane do prodlení se splatností. Lhůta splatnosti počíná běžet znovu od opětovného zaslání náležitě doplněného či opraveného dokladu.
4.8. Dojde-li v průběhu provádění servisních služeb ke změně výše příslušné sazby DPH či jiných poplatků stanovených obecně závaznými předpisy, bude účtováno DPH k příslušný zdanitelným plněním či jiné poplatky ve výši stanovené novou právní úpravou a cena servisních služeb bude upravena písemným dodatkem k této smlouvě.
5. Místo plnění
5.1. Místem plnění dle této smlouvy je budova Okresního soudu v Litoměřicích se sídlem Na Valech 525/12, 412 97 Litoměřice.
6. Důvěrnost informací
6.1. Všechny informace, které se dozví poskytovatel v souvislosti s plněním dle této smlouvy, jsou důvěrné povahy.
6.2. Poskytovatel se zavazuje zachovávat o důvěrných informacích mlčenlivost a důvěrné informace používat pouze k plnění dle této smlouvy. Povinnost zachovávat mlčenlivost znamená zejména povinnost zdržet se jakéhokoliv jednání, kterým by důvěrné informace byly sděleny nebo zpřístupněny třetí osobě nebo by byly použity v rozporu s jejich účelem pro vlastní potřeby nebo pro potřeby třetí osoby, případně by bylo umožněno třetí osobě jakékoliv využití těchto důvěrných informací.
6.3. Poskytovatel je povinen přijmout opatření k ochraně důvěrných informací.
6.4. Povinnost zachovávat mlčenlivost trvá i po skončení smluvního vztahu.
7. Odpovědnost za škodu
7.1. Poskytovatel odpovídá za škodu způsobenou porušením povinnosti vyplývající z této smlouvy. Za škodu se považuje též újma, která objednateli vznikla tím, že musel vynaložit náklady v důsledku porušení povinnosti poskytovatele.
7.2. V případě, že poskytovatel použije byí i jen k plnění určité části předmětu smlouvy subdodavatele, odpovídá objednateli za plnění poskytnuté subdodavatelem jako by toto plnění poskytoval poskytovatel sám.
8. Smluvní pokuty
8.1. Smluvní pokutu ve výši 5 000 Kč, zaplatí poskytovatel objednateli za každý započatý den prodlení se zahájením odstraňování závad podle článku 2.2. této smlouvy.
8.2. Smluvní pokutu ve výši 5 000 Kč, zaplatí poskytovatel objednateli za každý započatý den prodlení se zahájením servisního zásahu podle článku 2.5. této smlouvy.
8.3. Smluvní pokutu ve výši 10 000 Kč, zaplatí poskytovatel objednateli za každý započatý den prodlení s instalací náhradního stroje podle článku 2.6. této smlouvy.
8.4. Smluvní pokutu ve výši 5 000 Kč, zaplatí poskytovatel objednateli za každý započatý den prodlení s proškolením obsluhy podle článku 2.8. této smlouvy.
8.5. Smluvní pokutu ve výši 20 000 Kč, zaplatí poskytovatel za porušení povinnosti mlčenlivosti specifikované v čl. 6 servisní smlouvy, a to za každý jednotlivý případ porušení povinnosti.
8.6. Smluvní pokutu ve výši 20 000 Kč, zaplatí poskytovatel v případě jím způsobené a vzniklé škody v důsledku porušení povinnosti vyplývající mu z čl. 7 servisní smlouvy, a to za každý jednotlivý případ porušení povinnosti.
8.7. Smluvní strany se výslovně dohodly, že uplatněním práva ze smluvních pokut stanovených touto smlouvou, není dotčeno právo požadovat náhradu škody či odstoupit od smlouvy.
9. Doba trvání
9.1. Xxxxxxx se uzavírá do 31. 12. 2023.
9.2. Účinnost smlouvy končí rovněž na základě výpovědi či odstoupením od smlouvy upravenými v čl. 10 této smlouvy
10. Zánik smlouvy
10.1. Smluvní vztahy mezi oběma smluvními stranami dle této smlouvy zaniknou, nastane-li zejména některá z níže uvedených právních skutečností:
a) písemnou dohodou obou smluvních stran, a to ke dni uvedenému v takovéto dohodě, jinak ke dni následujícímu po dni uzavření dohody o zániku závazkového vztahu;
b) odstoupením od smlouvy, přičemž kterákoli ze smluvních stran je oprávněna od této smlouvy odstoupit, je-li tak ujednáno v této smlouvě nebo byla-li smlouva jednáním druhé smluvní strany porušena podstatným způsobem či opakovaným porušováním povinností stanovených touto smlouvou jednou ze smluvních stran, a to vždy po předchozím upozornění na porušení smlouvy s poskytnutím náhradní lhůty k odstranění stavu porušení smlouvy a s upozorněním na možnost odstoupení od smlouvy. Odstoupením smlouva zaniká ke dni doručení projevu vůle směřujícího k odstoupení od smlouvy. Účinky odstoupení se řídí ustanovením občanského zákoníku;
c) jednostrannou výpovědí této smlouvy objednatelem či poskytovatelem i bez uvedení důvodu. Výpovědní doba činí 6 (slovy: šest) měsíců a počíná běžet prvního dne následujícího po dni doručení výpovědi druhé smluvní straně.
10.2. Poskytovatel má právo od smlouvy odstoupit v případě, že:
a) objednatel ani přes písemné upozornění v poskytnuté přiměřené lhůtě nezjednal nápravu a nadále porušuje ustanovení článku 3.1. či 3.4. této smlouvy,
b) objednatel je v prodlení s úhradou faktury dle čl. 4.6. této smlouvy a to opakovaně a po dobu delší než 30 dní.
10.3. Objednatel má právo od smlouvy odstoupit v případě, že:
a) poskytovatel i přes písemné upozornění opakovaně porušuje kterýkoliv ze svých závazků v článku 2 této smlouvy.
b) nastane skutečnost předvídaná § 2002 a násl. OZ.
10.4. Odstoupení od smlouvy se nedotýká nároku na náhradu škody vzniklé porušením smlouvy a nároku na zaplacení smluvní pokuty.
11. Závěrečná ustanovení
11.1. Smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami a účinnosti zveřejněním v registru smluv.
11.2. Smlouva je vyhotovena ve čtyřech stejnopisech, přičemž každá ze smluvních stran obdrží po dvou vyhotoveních.
11.3. Smluvní strany tuto smlouvu uzavírají poté, co se shodly na jejím obsahu a na znamení souhlasu s tím, co je shora uvedeno, tuto smlouvu podepisují.
11.4. Právní vztahy touto smlouvou neupravené se řídí příslušnými ustanoveními občanského zákoníku.
11.5. Smluvní strany se dohodly, že veškerá oznámení dle této smlouvy je nutné, pokud není výslovně v této smlouvě uvedeno jinak, učinit v písemné formě.
11.6. Tuto smlouvu je možné měnit či doplňovat pouze písemnými číslovanými dodatky, podepsanými oprávněnými zástupci obou stran.
11.7. Smluvní strany se dohodly, že adresou pro doručování písemností podle této smlouvy jsou adresy uvedené v záhlaví této smlouvy, a to bez ohledu na to, zda se smluvní strany na této adrese zdržují. Písemnosti dle předchozího odstavce mohou být doručovány buď poštou, nebo do datové schránky, avšak vždy s uvedením Spr. této smlouvy uvedené v záhlaví.
11.8. Poskytovatel je podle § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, v platném znění, osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů.
11.9. Vyskytnou-li se události, které jedné nebo oběma smluvním stranám částečně nebo úplně znemožní plnění jejich povinností podle této smlouvy, jsou povinny se o tomto bez zbytečného odkladu informovat a společně podniknout kroky k jejich překonání. Nesplnění této povinnosti zakládá právo na náhradu újmy pro stranu, která se porušení smlouvy v tomto bodě nedopustila.
11.10. Smluvní strany v souladu s ustanovením § 558 odst. 2 OZ, vylučují použití obchodních zvyklostí na právní vztahy vzniklé z této smlouvy.
11.11. Poskytovatel výslovně prohlašuje, že na sebe přebírá nebezpečí změny okolností ve smyslu ustanovení § 1765 odst. 2 OZ.
11.12. Smluvní strany výslovně prohlašují, že tato smlouva není smlouvou uzavřenou adhezním způsobem ve smyslu ustanovení § 1798 a násl. OZ.
11.13. Stane-li se některé ustanovení této smlouvy neplatné či neúčinné, nedotýká se to ostatních ustanovení této smlouvy, která zůstávají platná a účinná. Smluvní strany se v tomto případě zavazují dohodou nahradit ustanovení neplatné/neúčinné novým ustanovením platným/účinným, které nejlépe odpovídá původně zamýšlenému ekonomickému účelu ustanovení neplatného/neúčinného. Do té doby platí odpovídající úprava obecně závazných právních předpisů České republiky.
11.14. Smluvní strany souhlasí s uveřejněním celé této smlouvy v plném znění včetně příloh na dobu neurčitou v registru smluv podle z. č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv). Objednatel se zavazuje smlouvu dle předmětného zákona uveřejnit.
11.15. S ohledem na účinnost nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, poskytovatel souhlasí se shromažďováním, zpracováním a uchováváním osobních údajů Okresním soudem v Litoměřicích, a to v rozsahu nezbytném pro realizaci servisní smlouvy. Poskytovatel současně bere na vědomí, že po skončení smluvního vztahu či samotné realizaci a ukončení servisní činnosti budou jím poskytnuté osobní údaje, včetně listin, jež je obsahují uchovávány Okresním soudem v Litoměřicích po dobu deseti let, přičemž po uplynutí této lhůty s nimi bude naloženo v souladu s výše uvedeným nařízením a zákonem o ochraně osobních údajů.
11.16. Poskytovatel v rámci výkonu a realizace servisní smlouvy bude disponovat údaji, pomocí nichž lze identifikovat fyzické osoby (zaměstnance) působící u Okresního soudu v Litoměřicích a proto pro něj ustanovení nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, v otázce shromažďování, zpracování a uchování osobních údajů získaných z výkonu této smlouvy platí obdobně.
11.16. Nedílnou součástí této smlouvy jsou tyto přílohy:
a) Příloha č. 1 - Cena za poskytování služeb
b) Příloha č. 2 – Kontaktní osoby objednatele
Litoměřice, 21.2.2019
Za objednatele: Za poskytovatele:
Česká republika DATACENTRUM systems & consulting, a.s. Okresní soud v Litoměřicích Xxx. Xxxxx Xxxxxx
Xxxxx, příjmení: XXXx. Xxxxxxxx Xxxxx předseda představenstva Funkce: předseda okresního soudu
Příloha č. 1 - Cena za servisní služby
Cena za paušální odměnu za provádění pravidelné údržby a aktualizací docházkového systému a činností | 7.000,- Kč/12 měsíců bez DPH |
DPH | 1.470,- Kč/12 měsíců |
celkem včetně DPH | 8.470,- Kč/12 měsíců s DPH |
Cena za 1 hodinu servisního zásahu za činnosti, které nejsou zahrnuty do paušální odměny nebo nejsou součástí záruky | 1.400,- Kč/1 hodina bez DPH |
DPH | 294,- Kč/1 hodina |
celkem včetně DPH | 1.694,- Kč/1 hodina s DPH |
Příloha č. 2 – Kontaktní osoby objednatele
• ve věcech technických, včetně kontroly provádění prací, převzetí díla, nastavení a funkcionalit systému docházky:
Xxxx Xxxxxxxxx, informatik, tel.: 000 000 000, e-mail: xxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xxxxxxx.xx
• ve věcech smluvních a ekonomických:
XXXx. Xxxxxxxx Xxxxx, předseda okresního soudu, tel.: 000 000 000, e-mail: xxxxxx@xxxxx.xxx.xxxxxxx.xx
Xxx. Xxxxx Xxxxxxxxx, ředitelka správy soudu, tel.: 000 000 000, e-mail: xxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xxxxxxx.xx