SMLOUVA NA REZERVACI č. 2658082

Praha, 18.5.2018

SMLOUVA NA REZERVACI č. 2658082

Mezi:

Úřad pro mezinárodněprávní ochranu dětí Šilingrovo náměstí 257/3

602 00 Brno Česká republika XXXXXXXX ICO: 00025402

a:

Hotel Operations Brno s.r.o. provozující Courtyard by Marriott Brno Central Trade Park D1 1571

396 01 Humpolec Česká republika XXXXXXXX ICO:04318021

DEFINICE

KONFERENČNÍ A BANKETOVÉ AKCE OBECNÉ PODMÍNKY

Výraz „Hotel“ znamená Courtyard by Marriott Brno Hotel, vlastník hotelu Hotel Operations Brno s.r.o., a odpovědný zástupce/představitel, případně jeden nebo více z těchto subjektů, jak to dovolí nebo bude vyžadovat kontext. Pod pojmem „klient“ se rozumí osoba, firma, společnost nebo jiná organizace, s níž se hotel dohodl na uspořádání dané akce v hotelu.

CENY

Všechny ceny uvedené v příloze této smlouvy zahrnují DPH.

Hotel si vyhrazuje právo účtovat poplatek ve výši 35% z celodenního pronájmu sálu, pokud Objednavatel učiní jakékoliv změny během posledních 24 hodin k výše uvedeným specifikacím.

EVENT MANAGEMENT

Po podpisu této smlouvy bude Vaší skupině přidělen Event Xxxxxxx, který Vám bude k dispozici při koordinaci dalších detailů do odjezdu Vašich účastníků a finálního vyúčtování nákladů rezervace.

JÍDLA A NÁPOJE

Vzhledem k tomu, že hotel zodpovídá za pokrmy a nápoje podávané v hotelu, vymiňuje si právo podávat pouze pokrmy a nápoje, které byly v hotelu připraveny. Současně se nesmí žádné nápoje nebo pokrmy z hotelu vynášet, neboť byly připraveny pouze pro určitou akci pořádanou v prostorách hotelu.

V případě, že klient požaduje donesení vlastního občerstvení na tuto akci, má Hotel právo účtovat korkovné, které bude určeno dle druhu nápoje a písemné domluvy s odpovědným pracovníkem.

POVINNÉ RUČENÍ ZA ŠKODY TŘETÍ OSOBY

Všichni účastníci akce musí dodržovat veškerá hotelová pravidla a nařízení. Každý účastník akce přebírá absolutní zodpovědnost za jakékoliv škody způsobené v hotelu.

ZÁVAZNÉ POTVRZENÍ POČTU ÚČASTNÍKŮ

Při zařizování všech akcí musí klient s konečnou platností oznámit předpokládaný počet účastníků nejdéle 72 pracovních hodin před vlastním konáním akce. Toto číslo bude považováno za závazně potvrzený počet účastníků, který již nelze snížit, a veškeré platby budou účtovány na základě tohoto počtu. Pokud ve stanovené době hotel neobdrží žádné závazné potvrzení počtu účastníků akce, bude hotel za závazně potvrzený počet účastníků považovat původně předpokládaný klientem udaný počet osob a veškeré platby budou účtovány na základě takového počtu.

ÚPRAVY

Hotel si vyhrazuje právo změnit/ upravit banketové prostory objednané klientem, a to v přímé souvislosti se změnou počtu účastníků o více než 10%.

GARANCE CATERINGU

Klient je seznámen a souhlasí s odhadovanými náklady na akci stanovenými v této smlouvě. V případě, že reálné náklady spojené s akcí klesnou pod 90% původních odhadovaných nákladů, je Klient finančně zodpovědný za ztrátu z těchto nevyužitých nákladů/prostředků až do výše 90%.

INSTALOVANÉ ZAŘÍZENÍ

Hotel dodá běžné vybavení jako například židle, stoly, podia, řečnické pulty atd., v adekvátním množství k velikosti skupiny. Pokud bude třeba, dodatečné vybavení bude pronajmuto od dodavatelů a náklady s tímto spojené budou přeúčtovány skupině. Hotel bude o těchto vícenákladech organizátora předem informovat.

Klient musí obdržet předběžný písemný souhlas hotelu k použití veškerých materiálů přinesených do prostorů hotelu v souvislosti s konáním dané akce, přičemž toto ustanovení platí také pro instalování jakýchkoli mechanických či elektrických zařízení v prostorách hotelu, ať už jsou poskytnuty klientem nebo jakoukoli třetí stranou. Taková zařízení musí splňovat požadavky všech příslušných aktuálně platných předpisů. Klient zodpovídá za veškeré škody nebo úrazy vzniklé při nebo v důsledku používání takových materiálů a provozu takových zařízení, jež budou způsobeny jinak nežli nedbalostí či zlým úmyslem hotelu nebo jejich zaměstnanců.

Na akci budou využity loga úřadu a jeho partnera spolu s logem operačního programu zaměstnanost Evropské unie. V souladu s povinnou publicitou bude umožněno umístit vlajku Evropské unie ve stojanu. Všechny materiály budou pak umístěny do připravených infotabulí a stojanů a případně pak volně či do vlastních stojanů a na stoly. Klient je oprávněn přinést vlastní zařízení, jako jsou rollupy, stojany s výukovými materiály a běžná elektronická zařízení pro potřeby záznamu a prezentování obsahu konference.

Hotel souhlasí s instalací a zapojením vlastní tlumočnické kabiny ze strany klienta.

SPOŘÁDANÝ PRŮBĚH AKCE V SOULADU SE VŠEMI PŘÍSLUŠNÝMI PRAVIDLY A PŘEDPISY

Klient zajistí, aby akce proběhla spořádaným způsobem bez nepřístojností a v naprostém souladu s pokyny a požadavky vedení hotelu, jakož i se všemi platnými zákony, nařízeními a předpisy.

PRÁVO HOTELU NEVPUSTIT NEBO VYVÉST NEPATŘIČNÉ OSOBY

Hotel si vyhrazuje právo podle potřeby a vlastního uvážení nevpustit či případně vyvést z prostoru konání akce nebo prostoru hotelu jakoukoliv osobu, která bude důvodně považována za nepatřičnou (a to včetně osob najatých klientem za účelem zábavného vystoupení nebo vykonávání jakýchkoliv jiných úkonů na dané

akci), přičemž klient bude zodpovědný za případné škody s výjimkou případů, kdy klient prokáže, že ze strany hotelu šlo o zanedbání nebo zlý úmysl.

POŠKOZENÍ MAJETKU HOTELU A ZDRAVÍ OSOB

a) Xxxxxx provede veškerá nutná opatření, aby nedošlo k jakémukoliv poškození majetku hotelu nebo zdraví osob. Klient uspokojí veškeré nároky, které by se zakládaly na jakékoliv takové škodě, k níž došlo při nebo v důsledku plnění této smlouvy, ať už bude takový nárok vznesen hotelem nebo uplatněn jakoukoli třetí stranou vůči hotelu nebo klientovi. Aniž by tím byla dotčena platnost výše uvedeného ustanovení, klient nebude v žádném případě zodpovědný za jakékoliv úmrtí, zranění nebo škody vzniklé v důsledku nedbalosti či opomenutí ze strany hotelu, jeho zaměstnanců nebo zástupců.

b) Klient zajistí, aby v prostorách hotelu rezervovaných pro danou akci nebylo k podlaze, stěnám, stropům či sloupům nic připevňováno za pomoci hřebíků, šroubů, vrutů, připínáčků a jiných pomůcek, ani zavěšováno ze střech nebo stropů, pokud to nebylo předem dojednáno a písemně potvrzeno oběma smluvními stranami.

c) Za jakékoliv cennosti, jež klient přinese do hotelu, jakož i za jejich bezpečné uložení a zajištění plně zodpovídá klient. Je na klientovi, aby se postaral o jejich potřebné zabezpečení.

EXPOZICE A VÝSTAVY

Klient nebude v prostorách hotelu instalovat žádné expozice, stánky ani výstavky, ani je nebude nijak měnit bez předchozího písemného souhlasu hotelu.

ODSTRANĚNÍ ODPADU A ZBYLÝCH MATERIÁLŮ

Jakýkoliv druh odpadu nebo zbylého materiálů zanechaných v prostorách hotelu po skončení akce, které si klient ve stanovené lhůtě neodveze, bude odstraněn na náklady klienta, přičemž poplatek za tuto službu bude ustanoven odpovědným zástupcem hotelu.

POPLATEK ZA OBSLUHU

V případě večerních akcí, které budou trvat déle než do 1.00 hod. ráno, bude účtován příslušný poplatek za obsluhu za každou hodinu na jednoho číšníka či servírku dle dohody se zástupcem hotelu odpovědného za danou akci.

DODRŽOVÁNÍ SJEDNANÝCH TERMÍNŮ

a) Klient souhlasí s tím, že ve sjednanou dobu akci neprodleně zahájí, a že zajistí, aby účastníci prostory hotelu určené pro tuto akci vyklidili v době sjednané mezi klientem a hotelem. Klient se zavazuje, že hotelu uhradí veškeré výdaje, které hotelu vzniknou v důsledku nedodržení tohoto ujednání.

b) Klient se zavazuje, že zajistí, aby z konferenčních prostor hotelu rezervovaných pro tuto akci byly všechny materiály nebo zařízení tam přinesená či převezená (s výjimkou těch, jež poskytl hotel) uklizeny okamžitě po skončení dané akce (nebo v písemně sjednané lhůtě), a v případě nesplnění této povinnosti klient zaplatí hotelu dodatečný poplatek za dobu, o kterou byla původní rezervace překročena.

ZAJIŠTĚNÍ DALŠÍHO ZBOŽÍ A SLUŽEB

Klient se zavazuje uhradit hotelové poplatky za další zboží a služby, jež hotel poskytl a jež nebyly předmětem ostatních ustanovení této smlouvy, a to v případě, že takové zboží nebo služby byly poskytnuty hotelem na žádost pana XXXX XXXX nebo XXXX XXXX. Jiné osoby nejsou oprávněny objednávat další zboží či služby.

BEZPEČNOST A ODPOVĚDNOST

Hotel nenese žádnou odpovědnost za škody nebo ztráty na zboží nebo věcech vnesených do hotelu, před, v průběhu či po události, pokud tyto škody nebudou způsobeny hotelem, resp. jeho zaměstnanci. Pokud by byly ponechávány cenné předměty nebo jiné věci vyšší hodnoty v místnostech vyhrazených pro jednání

nebo na banketech, je povinností hosta, resp. objednatele, zajistit si ochranu těchto prostor a zajistit tak, aby nedošlo ke krádeži. V daném případě nesou hosté nebo organizátoři banketů a setkání plnou odpovědnost za vnesené věci.

Bez ohledu na to, co je uvedeno v předchozích ustanovení této smlouvy, klient poskytne náhradu, bude hájit a krýt operátora nebo vlastníka hotelu a jejich mateřské společnosti, dceřiné společnosti a pobočky včetně společností, ve kterých mají zájmy hlavních partnerů a/nebo partnerů s omezeným podílem, a příslušné vedení, ředitele, správní rady, zaměstnance a zástupce, a to před všemi a proti všem tvrzením, žalobním nárokům, požadavkům, sporům, soudním řízením, uplatňovaným vůči kterémukoliv z nich, vzniklých přímo nebo nepřímo z důvodu činnosti či opomenutí klienta, jeho zaměstnanců, zástupců, poboček, zahrnujíc bez jakékoliv limitace všechny škody, náklady, náklady advokátů, pokuty a ostatní závazky způsobené výše uvedenými náhradami škod ve spojení s příslušnými žalobními nároky. Hotel má právo kontrolovat a provádět inspekce všech soukromých funkcí.“

FAKTURACE

Klient se zavazuje provést platbu okamžitě po obdržení příslušného vyúčtování. V případě, že platba nebude provedena do 14 dnů po obdržení vyúčtování, hotel může okamžitě uplatnit na neuhrazenou částku penále z prodlení za použití nejvyšší zákonem povolené procentní sazby v České republice a dále může požadovat úhradu prokazatelně vynaložených inkasních výdajů, včetně odměn právního zástupce. Pokud klient vznese námitku proti některým položkám takové faktury, až do vyřešení každé z námitek platí výše uvedené ustanovení.

Ve faktuře, případně v související příloze bude specifikován předmět pronájmu včetně vymezení data. Faktura musí v textu obsahovat specifikaci projektu v následujícím znění: „Nákup je požadován v rámci realizace projektu s názvem Práva a participace dítěte v agendách Úřadu pro mezinárodněprávní ochranu dětí, reg. č. CZ.03.2.63/0.0/0.0/15_017/0003544 a je hrazen z prostředků Evropského sociálního fondu.

Poskytovatel služby se zavazujete umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu (zejména se jedná o Ministerstvo práce a sociálních věcí, Ministerstvo financí, Nejvyšší kontrolní úřad, Evropskou komisi, Evropský účetní dvůr), z něhož je zakázka hrazena provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním zakázky, a to po dobu danou právními předpisy České republiky k jejich archivaci (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, a zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění aj.

JURISDIKCE

Tato smlouva ve všech ohledech podléhá právnímu řádu České republiky.

OBCHODNÍ ZÁSADY PRO PŘÍPAD ZRUŠENÍ REZERVACE

Tato smlouva zavazuje obě smluvní strany – Objednavatele i Hotel.

Zrušení této rezervace v plném rozsahu nebo její části bude penalizováno podle níže uvedeného schéma: 100% z celkových odhadovaných banketových tržeb od podpisu smlouvy

VYŠŠÍ MOC

Hotel si vyhrazuje právo zrušit smlouvu s klientem bez udání důvodu, jestliže:

a) taková akce by mohla ohrozit zdraví a bezpečnost hostů nebo zaměstnanců hotelu;

b) taková akce by mohla ohrozit bezpečnost hotelu;

c) taková akce bude zmařena zásahem VYŠŠÍ MOCI.

Pokud hotel nebude moci splnit své závazky podle této smlouvy kvůli okolnostem, které hotel nemůže nijak ovlivnit, a to zejména (aniž by tím byla dotčena všeobecná platnost výše uvedených ustanovení) kvůli zásahu vlády, z důvodu stávky, pracovně právních sporů, následkem nehod, zásahu vyšší moci,

celostátních nebo místních živelných pohrom, případně kvůli válce, potom výše závazku hotelu vůči klientovi nepřesahuje částku, kterou klient zaplatil hotelu v souvislosti s danou akcí. Jestliže z důvodů, které hotel nemůže nijak ovlivnit, nebude původně zamluvená místnost pro danou akci klientovi k dispozici, hotel si vyhrazuje právo poskytnout pro danou akci srovnatelnou náhradní místnost, přičemž takovou náhradu bude klient akceptovat jakožto uspokojivé plnění smluvních závazku ze strany hotelu, týkající se poskytnutí takto rezervovaných prostoru pro konference, bankety a podobné akce.

ZMĚNY

Hotel nebude uznávat žádná ústní prohlášení, ani úmluvy, a podmínky této smlouvy lze upravit pouze dodatečnou písemnou dohodou.

POTVRZENÍ SOUHLASU

Prostudujte si prosím tuto smlouvu a v případě Xxxxxx souhlasu nám zašlete její podepsanou kopii do 17.05.2018. Jakmile obdržíme takto potvrzenou kopii smlouvy, stane se Vaše objednávka závaznou.

Níže podepsaní prohlašují, že jsou oprávnění k podpisu této smlouvy.

XXXXX XXXXX JUDr. Ing. Xxxxxx Xxxxxxx, Ph.D

Podpis a razítko Podpis a razítko

Datum Datum