VÝZVA K PODÁNÍ NABÍDKY (ZADÁVACÍ DOKUMENTACE)
Městská část Praha 8
se sídlem Xxxxxxxx 0/00, Xxxxx 0 – Xxxxx, PSČ 180 48
VÝZVA K PODÁNÍ NABÍDKY (ZADÁVACÍ DOKUMENTACE)
„Poskytování služeb pojišťovacího makléře městské části Praha 8“
Jedná se o veřejnou zakázku malého rozsahu (dále jen „VZMR“ nebo „veřejná zakázka“) dle ust. § 27 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZVZ“), a VZMR není v souladu s § 31 ZZVZ dle tohoto zákona zadávána. Tato výzva k podání nabídky je současně zadávací dokumentací k VZMR.
Název veřejné zakázky: | „Poskytování služeb pojišťovacího makléře městské části Praha 8“ |
Druh zadávacího řízení: | VZMR |
Typ zakázky: | Veřejná zakázka na služby |
Evidenční číslo: | OVZ/2020/0008 |
Adresa profilu zadavatele: |
Identifikační údaje zadavatele
Zadavatel: | Městská část Praha 8 |
Sídlo: | Zenklova 1/35, Praha 8 – Libeň, PSČ 180 48 |
IČO: | 00063797 |
DIČ: | CZ00063797 |
Datová schránka: | g5ybpd2 |
Identifikační údaje osoby oprávněné jednat za zadavatele ve věci veřejné zakázky
Osoba oprávněná jednat za zadavatele ve věci veřejné zakázky: | Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx, vedoucí odboru právních služeb |
Adresa: | X Xxxxxxx 0/000, Xxxxx 0 – Xxxxx, XXX 000 00 |
Kontaktní e-mail: | |
Telefon: | x000 000 000 000 |
PŘEDMĚT PLNĚNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY
Specifikace předmětu veřejné zakázky:
Předmětem této veřejné zakázky je zajištění služeb samostatného zprostředkovatele pro zadavatele ve smyslu zákona č. 170/2018 Sb., o distribuci pojištění a zajištění, ve znění pozdějších předpisů.
Zadavatel má v současné chvíli pojištění majetku řešeno několika smlouvami, které je nejednotné, přičemž některé předměty pojištění se překrývají. Cílem zadavatele je pojištění sjednotit a zajistit přehlednost při řešení pojistných událostí, snížit náklady na pojistné a zjednodušit smluvní vztahy v rámci pojistných smluv.
Požadovaný rozsah pojištění:
1) Pojištění odpovědnosti zadavatele a příspěvkových organizací (37 příspěvkových organizací), jejímž zřizovatelem je zadavatel;
2) Pojištění movitého a nemovitého majetku zadavatele (sjednocení jednotlivých smluv, movitý a nemovitý majetek pojišťovat souborem a upravení limitů a spoluúčasti, zohlednění povodňového pásma);
3) Pojištění vozidel;
4) Pojištění kybernetických rizik.
Předmětem činnosti samostatného zprostředkovatele budou komplexní služby pro zadavatele, které zahrnují zejména následující činnosti:
1. Fáze (od podpisu smlouvy, předpoklad od 1. 7. 2020)
• Analýza veškerých rizik, návrh pojistných programů s důrazem na maximální pojistnou ochranu a optimalizaci nákladů zadavatele, vč. upozornění na případná rizika a možná podpojištění;
• Konzultační činnost při výběru pojistitele dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů, dle požadavků zadavatele;
• Provedení průzkumu trhu, příp. předběžných tržních konzultací;
• Specifikace rozsahu pojištění, tj. pojistně technické části dokumentace na výběr pojistitele;
2. Fáze (od nabytí účinnosti nové komplexní pojistné smlouvy, předpoklad 1. 1. 2021)
• Správa pojistných smluv, asistence při likvidaci pojistných událostí;
• Výkon dohledu nad plněním podmínek pojistných smluv ze strany pojišťoven;
• Sledování lhůt k revizi pojistných smluv zadavatele;
• Sledování škodného průběhu pojištění;
• Komplexní řešení pojistné události v kompetenci zprostředkovatele, tj. zejména nahlašování a vyřizování nároků z pojistných smluv, zajištění nároků z pojistných smluv, stanovení návrhu taktiky pro jednání s pojišťovnou, vlastní řešení pojistné události s pojišťovnou po předchozí dohodě se zadavatelem a dle jeho pokynů, zpracování a zajištění všech odborných podkladů vypracovávaných zprostředkovatelem, organizační zajištění ostatních podkladů po dohodě se zadavatelem a pojišťovnou;
• Jednání s pojišťovnami v zastoupení zadavatele a dle pokynů zadavatele;
• Vypracování systému řešení škodných a pojistných událostí zadavatele, vč. vedení jejich evidence s možností předání výstupů a přehledů zadavateli.
• Ostatní (zajištění školení pracovníků zadavatele v rozsahu nezbytném pro účely zajištění řádné součinnosti ze strany zadavatele nezbytné pro výkon činnosti samostatného zprostředkovatele; sledování pojistného trhu a informování zadavatele o relevantních změnách s ohledem na jeho potřeby; kompletní odborný a administrativní servis související se všemi výše uvedenými činnostmi;
• Zajištění komunikace se zadavatelem, zastupitelnost v rámci pracovního týmu;
• Klientský on-line přístup k pojistným smlouvám a možnost on-line hlášení škod.
KLASIFIKACE PŘEDMĚTU VEŘEJNÉ ZAKÁZKY (CPV KÓD)
Hlavní předmět
66518000-4 Služby zprostředkovatelů pojištění a pojišťoven
PŘEDPOKLÁDANÁ HODNOTA VEŘEJNÉ ZAKÁZKY
Předpokládaná hodnota veřejné zakázky je 1.950.000,- Kč bez DPH za 48 měsíců.
DOBA A MÍSTO PLNĚNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY
Předmět plnění bude poskytován na dobu neurčitou, a to od uzavření smlouvy. Předpokládané plnění je od 1. 7. 2020.
Místem plnění veřejné zakázky je sídlo zadavatele.
OBCHODNÍ PODMÍNKY A PLATEBNÍ PODMÍNKY
Obchodní a platební podmínky budou definovány v návrhu smlouvy o poskytování služeb, který předloží dodavatel. Návrh smlouvy musí obsahovat následující ustanovení:
1. Úhrada za služby dle této smlouvy bude realizována formou čtvrtletních daňových dokladů (faktur). Makléř je povinen vystavit fakturu vždy nejpozději do 10. dne prvního kalendářního měsíce čtvrtletí následujícího po čtvrtletí plnění služeb dle této smlouvy, přičemž dnem zdanitelného plnění je poslední den příslušného čtvrtletí, za které je cena fakturována.
2. Faktura musí splňovat náležitosti řádného daňového dokladu požadované zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, avšak výslovně vždy musí obsahovat následující údaje: označení smluvních stran a jejich adresy, IČ, DIČ (je-li přiděleno), označení této smlouvy, označení poskytnutého plnění, číslo faktury, den vystavení a lhůtu splatnosti faktury, označení peněžního ústavu a číslo účtu, na který se má platit, fakturovanou částku, razítko a podpis oprávněné osoby.
3. Nebude-li faktura obsahovat výše uvedené náležitosti, má klient právo fakturu vrátit ve lhůtě splatnosti dle této smlouvy k opravě a doplnění. Ode dne doručení opravené faktury počíná klientovi běžet nová lhůta splatnosti dle této smlouvy.
4. Splatnost oprávněně a řádně vystavených faktur se sjednává na 21 dnů ode dne jejich doručení klientovi.
5. Platby peněžitých částek se provádí bankovním převodem na účet druhé smluvní strany uvedený ve faktuře. Peněžitá částka se považuje za zaplacenou okamžikem jejího odepsání z účtu odesílatele ve prospěch účtu příjemce.
6. V případě prodlení kterékoliv smluvní strany se zaplacením peněžité částky vzniká oprávněné straně nárok na úrok z prodlení ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý i započatý den prodlení. Tím není dotčen ani omezen nárok na náhradu vzniklé škody.
7. Klient je oprávněn požadovat za porušení jakékoliv povinnosti stanovené touto smlouvou smluvní pokutu ve výši 5.000 Kč za každé jednotlivé porušení povinnosti dle této smlouvy, přičemž smluvní pokuta může být uplatňována opakovaně.
8. Při prodlení se splněním jakéhokoli termínu dle této smlouvy je makléř povinen klient zaplatit smluvní pokutu ve výši 2.000 Kč za každý, byť započatý den prodlení.
9. Smluvní pokuty jsou splatné 15. den ode dne doručení písemné výzvy oprávněné smluvní strany k jejich úhradě povinnou smluvní stranou, není-li ve výzvě uvedena lhůta delší. Zaplacením smluvní pokuty není dotčen nárok smluvních stran na náhradu škody.
10. Pohledávky klienta vůči makléři vzniklé v souvislosti s touto smlouvou mohou být vypořádány formou započtení této pohledávky na makléřem vystavenou fakturu. Možnost zápočtu pohledávky klienta smluvní strany v rámci této smlouvy výslovně sjednávají.
11. Makléř není oprávněn jednostranně započíst jakékoliv pohledávky vůči klientovi vzniklé v souvislosti s touto smlouvou bez předchozího písemného souhlasu klienta.
12. Klient má právo vypovědět tuto smlouvu bez uvedení důvodu, přičemž výpovědní doba je tříměsíční a počne běžet prvního dne měsíce následujícího po měsíci, v němž byla písemná výpověď doručena makléři.
13. Tuto smlouvu lze ukončit rovněž písemnou dohodou smluvních stran a dále odstoupením klienta od smlouvy:
a) pokud makléř pozbyde oprávnění udělené Českou národní bankou k výkonu činnosti pojišťovacího makléře ve smyslu zákona č. 170/2018 Sb., o distribuci pojištění a zajištění, ve znění pozdějších předpisů,
b) je-li makléř v likvidaci nebo bylo zahájeno insolvenční řízení, jehož předmětem je úpadek nebo hrozící úpadek makléře,
c) pokud makléř opakovaně poruší povinnost uvedenou ve smlouvě,
d) pokud se makléř dopustí takového jednání, které podstatným způsobem naruší důvěru klienta v makléře nebo jeho nestrannost.
14. Odstoupení od smlouvy je účinné od okamžiku, kdy je doručeno písemné prohlášení o odstoupení od smlouvy druhé smluvní straně. V případě odstoupení od smlouvy si smluvní strany nebudou vracet plnění řádně poskytnutá a předaná ke dni účinnosti odstoupení od smlouvy.
15. Zánikem této smlouvy nejsou dotčena ustanovení této smlouvy týkající se nároku na náhradu škody a smluvních pokut.
16. Otázky v této smlouvě neupravené nebo upravené jen částečně se řídí ustanoveními občanského zákoníku a předpisy souvisejícími.
17. Veškeré změny a dodatky k této smlouvě je možné činit pouze na základě předchozí dohody smluvních stran, a to ve formě očíslovaných písemných dodatků.
18. Smluvní strany prohlašují, že skutečnosti uvedené v této smlouvě nepovažují za obchodní tajemství ve smyslu ustanovení § 504 občanského zákoníku a udělují svolení k jejich užití a zveřejnění bez stanovení jakýchkoliv dalších podmínek.
19. Smluvní strany souhlasí se zveřejněním této smlouvy v jejím plném znění dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů.
20. Smluvní strany výslovně sjednávají, že uveřejnění této smlouvy v registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů, zajistí klient.
Návrh smlouvy bude podepsán osobou oprávněnou zastupovat dodavatele. Pokud oprávnění k podpisu nebude vyplývat z výpisu z obchodního rejstříku nebo z jiné evidence, přiloží dodavatel k návrhu smlouvy alespoň kopii platné plné moci/pověření, z níž přímo vyplývá oprávnění k podpisu smlouvy za dodavatele.
ZÁKLADNÍ ZPŮSOBILOST, PROFESNÍ ZPŮSOBILOST A TECHNICKÁ KVALIFIKACE
Základní způsobilost
Dodavatel prokazuje splnění základní způsobilosti předložením:
- čestného prohlášení dodavatele podepsaného osobou oprávněnou jednat za dodavatele, které je přílohou č. 1 této zadávací dokumentace.
Profesní způsobilost
Dodavatel prokazuje splnění profesní způsobilosti předložením:
- výpisu z obchodního rejstříku nebo jiné obdobné evidence, pokud jiný právní předpis zápis do takové evidence vyžaduje;
- výpis ze seznamu regulovaných a registrovaných subjektů finančního trhu;
- výpis z veřejné části živnostenského rejstříku – činnost samostatných likvidátorů pojistných událostí nebo obdobný doklad;
- certifikátu o pojištění profesní odpovědnosti nebo pojistnou smlouvu.
Výpis z obchodního či jiného rejstříku musí prokazovat splnění kritéria profesní způsobilosti nejpozději v době 3 měsíců přede dnem zahájení zadávacího řízení.
Prokázání technické kvalifikace:
Dodavatel prokazuje splnění technické kvalifikace předložením:
- seznamu významných služeb spočívající v realizaci zprostředkování pojištění, správy a pomoci s likvidací pojistných událostí, přičemž 2 z významných služeb spočívají v pojištění majetku, jehož hodnota je minimálně 2 mld. Kč, a 1 významná služba spočívá v pojištění majetku územně samosprávného celku, zpracovaného formou čestného prohlášení, poskytnutých za poslední 3 roky před zahájením zadávacího řízení včetně uvedení ceny a doby jejich poskytnutí a identifikace objednatele, podepsaného osobou oprávněnou jednat jménem dodavatele;
- seznam osob a jejich profesní kvalifikace podílející se na plnění veřejné zakázky, tým minimálně 4 osob (manažer týmu, správce pojištění, likvidátor, risk manager).
POŽADAVKY NA ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ NABÍDKOVÉ CENY
Nabídková cena musí obsahovat veškeré náklady dodavatele nutné k realizaci předmětu veřejné zakázky vymezeného v této zadávací dokumentaci a v požadavcích obsažených v návrhu smlouvy.
Nabídková cena může být změněna pouze z důvodu změny zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, v takovém případě bude cena včetně DPH částečně či úplně snížena nebo zvýšena přesně podle účinnosti příslušné změny zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů.
VYSVĚTLENÍ, ZMĚNA NEBO DOPLNĚNÍ ZADÁVACÍ DOKUMENTACE
Dodavatelé mohou požadovat vysvětlení zadávací dokumentace.
Žádost o vysvětlení zadávací dokumentace je možno doručit písemně v elektronické podobě, a to prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK, nejpozději 3 pracovní dny před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Stejným způsobem budou uveřejněna i případná vysvětlení, změny či doplnění zadávacích podmínek.
ZPŮSOB, LHŮTA A MÍSTO PRO PODÁVÁNÍ NABÍDEK
Způsob pro podávání nabídek:
Nabídka bude zpracována v českém jazyce, v elektronické podobě a bude doručena pouze prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK.
Pokud bude nabídka opatřena zaručeným elektronickým podpisem založeným na osobním kvalifikovaném certifikátu oprávněné osoby jednat jménem dodavatele, nemusí obsahovat podepsané jednotlivé dokumenty. V případě, že bude nabídka podepsaná jinou osobou než osobou oprávněnou jednat, musí být v nabídce přiložena plná moc, která tuto osobu opravňuje podat nabídku za dodavatele.
Lhůta pro podání nabídek je stanovena do dne 22. 6. 2020 do 10:00 hodin.
Nabídky, které nebudou doručeny ve stanovené lhůtě, nebudou do zadávacího řízení zařazeny. Za okamžik podání nabídky se považuje její doručení prostřednictvím výše uvedeného profilu zadavatele. Na nabídky doručené jiným způsobem než prostřednictvím elektronického nástroje nebo po stanoveném termínu, bude nahlíženo, jako kdyby nebyly podány!
Listinnou podobu podání nabídek zadavatel neumožňuje. Elektronický nástroj E-ZAK
Veškeré úkony v rámci tohoto zadávacího řízení a rovněž veškerá komunikace mezi zadavatelem a dodavateli probíhá elektronicky prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK. Veškeré písemnosti zasílané prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK se považují za řádně doručené dnem jejich doručení do uživatelského účtu adresáta písemnosti v elektronickém nástroji E-ZAK. Na doručení písemnosti nemá vliv, zda byla písemnost jejím adresátem přečtena, případně, zda elektronický nástroj E-ZAK adresátovi odeslal na kontaktní e-mailovou adresu upozornění o tom, že na jeho uživatelský účet v elektronickém nástroji E-ZAK byla doručena nová zpráva, či nikoli. Za řádné a včasné seznamování
se s písemnostmi zasílanými zadavatelem prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK, jakož i za správnost kontaktních údajů uvedených u účastníka zadávacího řízení, zodpovídá vždy účastník zadávacího řízení.
Podmínky a informace týkající se elektronického nástroje E-ZAK včetně informací o používání elektronického podpisu jsou dostupné na xxxxx://xxxx.xxxxx0.xx/ v uživatelské příručce a manuálu appletu elektronického podpisu.
Pro odpovědi na případné otázky týkající se uživatelského ovládání elektronického nástroje E-ZAK je možné využít uživatelskou podporu E-ZAK (tel.: x000 000 000 000, e-mail: xxxxxxx@xxxx.xx).
Adresa pro podání nabídek v elektronické podobě: xxxxx://xxxx.xxxxx0.xx/xxxxxxx_xxxxxxx_0.xxxx
OTEVÍRÁNÍ NABÍDEK
Otevírání nabídek se koná elektronicky. Otevírání nabídek bude bez přítomnosti účastníků zadávacího řízení.
KRITÉRIA A ZPŮSOB HODNOCENÍ NABÍDEK
Hodnotící kritéria
Základním hodnotícím kritériem pro zadání veřejné zakázky je nejnižší nabídková cena za nabídnuté služby v Kč bez DPH za 1 měsíc poskytování služeb. Dodavatel uvede cenu bez DPH, výši DPH a cenu včetně DPH.
Způsob hodnocení nabídek
Ekonomicky nejvýhodnější nabídkou se stane nabídka s nejnižší nabídkovou cenou v Kč bez DPH za 1 měsíc poskytování služeb.
POŽADAVKY A PODMÍNKY PRO ZPRACOVÁNÍ NABÍDKY
Obsah nabídky
Nabídka bude obsahovat identifikační údaje dodavatele. V případě právnických osob se identifikačními údaji dodavatele rozumí obchodní firma nebo název, sídlo, právní forma, identifikační číslo a daňové identifikační číslo, bylo-li přiděleno, jméno a příjmení statutárního orgánu nebo jeho členů, případně jiné fyzické osoby oprávněné zastupovat tuto právnickou osobu.
Formální požadavky na zpracování nabídky
▪ Zadavatel doporučuje, aby nabídka byla podána v 1 ZIP souboru, který bude obsahovat jednotlivé dokumenty;
▪ Nabídka bude kvalitním způsobem zpracována tak, že bude dobře čitelná a nebude obsahovat opravy a přepisy a jiné nesrovnalosti, které by zadavatele mohly uvést v omyl.
▪ Dodavatel předloží kompletní nabídku ve formátu PDF a návrh smlouvy ve formátu DOC (DOCX), a to prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK.
POSKYTOVÁNÍ ZADÁVACÍ DOKUMENTACE
Kompletní zadávací dokumentace k této veřejné zakázce je k dispozici na profilu zadavatele (po přihlášení dodavatele do elektronického nástroje E-ZAK).
OSTATNÍ PODMÍNKY ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ
Veškeré obchodní podmínky stanovené zadavatelem musí být dodavatelem vždy dodrženy. Zadavatel si vyhrazuje právo VZMR kdykoliv zrušit, a to i bez udání důvodu.
Zadavatel stanovuje, že dodavatel nemá nárok na úhradu jakýchkoliv nákladů, které mu vzniknou v souvislosti se zpracováním a podáním nabídky.
Zadavatel nepřipouští v rámci nabídky variantní řešení.
PŘÍLOHY ZADÁVACÍ DOKUMENTACE
Nedílnou součástí této zadávací dokumentace jsou následující přílohy: Příloha č. 1 – Čestné prohlášení o splnění základní způsobilosti
V Praze dne 9. 6. 2020
„podepsáno elektronicky“
…………………………………………………………...............................
Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx, vedoucí odboru právních služeb