s m ě r n i c e


s m ě r n i c e


ředitelky krajského úřadu


č. SE 03/2019


UVEŘEJŇOVÁNÍ smluv V REGISTRU SMLUV


Zpracovatel:
PhDr. Xxx. Xxxxxxxxx Xxxxxxx, vedoucí odboru legislativního a právního

Rozsah působnosti:

krajský úřad

Nabývá účinnosti:

Počet stran:

Počet příloh:

31. 5. 2019

9

2


Tímto předpisem se ruší předpis číslo:

SE 08/2016


Originál předpisu je uložen:

odbor legislativní a právní a krajský živnostenský úřad

Elektronická podoba předpisu je uložena na

portál úředníka krajského úřadu

Předpis je zveřejněn na internetových stránkách Karlovarského kraje



Za odbor legislativní a právní a krajský živnostenský úřad schválil:




PhDr. Xxx. Xxxxxxxxx Xxxxxxx,

vedoucí odboru legislativního a právního a krajského živnostenského úřadu

Vydal:



Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx,
ředitelka krajského úřadu


Obdrží:

všichni vedoucí odborů krajského úřadu





OBSAH


Strana

Část první

Úvodní ustanovení

3

Čl. I

Předmět úpravy

3

Čl. II

Základní pojmy

3







Část druhá

Předmět úpravy

4

Čl. III

Obecná ustanovení

4

Čl. IV

Vymezení odpovědnosti

4

Čl. V

Výjimky z povinnosti uveřejnění v registru smluv

5

Čl. VI

Evidenční proces

6

Čl. VII

Uveřejnění smlouvy v registru smluv

6

Čl. VIII

Uveřejnění objednávky v registru smluv

7

Čl. IX

Oprava chyby

8

Část třetí

Čl. X

Čl. XI

Přílohy:


Závěr

Přechodná ustanovení

Závěrečná ustanovení

Anonymizace

Průvodní list smlouvy



8

8

8



























V souladu s ustanovením § 69 odst. 2 písm. f) zákona č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), ve znění pozdějších předpisů vydávám tuto



s m ě r n i c i:



ČÁST PRVNÍ

Úvodní ustanovení


Čl. I.

Předmět úpravy

  1. Tato směrnice stanoví v souladu s příslušnými právními předpisy pravidla pro evidenci smluv a objednávek, které uzavírá Karlovarský kraj, a jejich uveřejnění v registru smluv1.

  2. Tato směrnice je závazná pro zaměstnance Karlovarského kraje zařazené do Krajského úřadu Karlovarského kraje.



Čl. II.

Základní pojmy

Pro účely této směrnice se rozumí pojmem:

    1. Zpracovatel smlouvy – věcné příslušný odbor Krajského úřadu Karlovarského kraje, který odpovídá za administraci uveřejňovaných dokumentů v registru smluv. Zpracovatelem smlouvy je odbor, v jehož kompetenci s ohledem na předmět smlouvy či objednávky je smlouva uzavírána či objednávka realizována nebo mu obsahem věcně přísluší.

    2. Anonymizace – nezveřejnění informace v uveřejňovaných dokumentech2.

    3. Hodnota předmětu plnění – cena uvedená ve smlouvě či objednávce, resp. zjištěná cena dle obecných principů zjišťování cen.

    4. Metadata – povinné údaje zveřejňované společně s uveřejňovanými dokumenty.

    5. Objednávka – adresované právní jednání (zpravidla nabídka na uzavření smlouvy) s hodnotou předmětu plnění nad 50.000,-- Kč bez DPH s akceptací nabídky druhou stranou.

    6. Otevřený a strojově čitelný formát – elektronický obraz textového obsahu smlouvy či objednávky, který umožňuje programovým vybavením snadno nalézt a získat z datového souboru konkrétní informace. Povolenými formáty jsou .pdf, .doc, .docx, .rtf, .odt, .txt.

    7. Povinný subjekt – smluvní strana smlouvy či objednávky, které mají být v otevřeném a strojově čitelném formátu zveřejněny v registru smluv.

    8. Registr smluv – technický prostředek vytvořený za účelem ukládání uveřejňovaných dokumentů.

    9. Registrující odbor – odbor Krajského úřadu Karlovarského kraje, který zajišťuje uveřejnění smlouvy či objednávky v registru smluv.

    10. Smlouva – dvou či vícestranné právní jednání, na jehož základě vzniká mezi smluvními stranami závazek. Za smlouvu je považován také dodatek k této smlouvě. Hodnota předmětu plnění je nejméně 50.000,-- Kč bez DPH.

    11. Uveřejňované dokumenty – dokumenty, které jsou povinně zveřejňovány v registru smluv.




ČÁST DRUHÁ

Předmět úpravy


Čl. III.

Obecné ustanovení

  1. Smlouva či objednávka, na které se vztahuje povinnost uveřejnění v registru smluv, musejí být uzavřeny písemně. Zveřejňuje se také příloha ke smlouvě.

  2. Součástí smlouvy bude informace, který povinný subjekt je odpovědný za uveřejnění v registru smluv.

  3. Objednávku včetně metadat uveřejňuje v registru smluv Karlovarský kraj.

  4. Uveřejňuje se smlouva (včetně dodatků), která byla uzavřena před 1. 7. 2016, od 1. 7. 2016 má být uveřejněna v registru smluv a byl k ní přijat dodatek, který ji doplňuje, mění nebo nahrazuje.

  5. Uveřejňuje se smlouva včetně dodatků, pokud byl ke smlouvě přijat dodatek, který způsobil povinnost uveřejnění.

  6. Metadata se vztahují ke smlouvě v platném znění, tj. při existenci dodatků včetně dodatků.

  7. V registru smluv se uveřejňuje elektronický obraz textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu (požadavek nesplňuje naskenovaný obrázek smlouvy).

  8. Na uveřejnění objednávky v registru smluv se přiměřené použijí body 4 – 7.



Článek IV.

Vymezení odpovědnosti

  1. Tento článek upravuje základní rámec vymezení odpovědnosti dotčených odborů Karlovarského kraje či zaměstnanců do nich zařazených. Pokud jsou jim v tomto předpisu dále stanoveny povinnosti, odpovídají za ně v plném rozsahu, i když nejsou v tomto článku výslovně uvedeny.

  2. Zpracovatel smlouvy odpovídá za proces uzavření smlouvy3 a za proces nabídky a akceptace objednávky, za evidenci smlouvy a objednávky do evidence v modulu GINIS – smlouvy. V případě, že uveřejňuje dokumenty v registru smluv Karlovarský kraj, odpovídá za vytvoření otevřeného a strojově čitelného formátu smlouvy či objednávky, jejich anonymizaci, za obsahovou totožnost dokumentu v otevřeném a strojově čitelném formátu s podepsanou smlouvou či realizovanou objednávkou a za předání smlouvy či objednávky registrujícímu odboru k uveřejnění v registru smluv. Zpracovatel smlouvy zajišťuje podpis smlouvy u druhé smluvní strany. Zpracovatel smlouvy informuje registrující odbor o povinnosti provést opravu smlouvy, objednávky či metadat. Zpracovatel smlouvy odpovídá za informování druhé smluvní strany o povinnosti uveřejnit smlouvu či objednávku v registru smluv a o realizovaném uveřejnění, pokud nemá povinnost uveřejnit v registru smluv druhá smluvní strana.

  3. Registrující odbor odpovídá za vyplnění data uzavření smlouvy nebo akceptace objednávky v modulu GINIS – smlouvy, jejich uveřejnění včetně metadat v registru smluv, provedení oprav a informování zpracovatele smlouvy o uveřejnění v registru smluv, není-li informování o uveřejnění v registru smluv smluvními stranami dohodnuto jinak.

  4. Uveřejňování dokumentů v registru smluv provádí Karlovarský kraj, není-li mezi smluvními stranami dohodnuto jinak. Registrujícím odborem je odbor vnitřních záležitostí Krajského úřadu Karlovarského kraje.



Článek V.

Výjimky z povinnosti uveřejnění v registru smluv

  1. V registru smluv se nezveřejňují informace, které nelze poskytnout při postupu podle předpisu, který upravuje svobodný přístup k informacím:

    1. utajované informace

    2. osobní údaje

    3. informace chráněné právem k nehmotným statkům

    4. informace o majetkových poměrech

    5. obchodní tajemství

    6. informace, které se neposkytují podle zákona o svobodném přístupu k informacím4.

  2. Anonymizaci provede zpracovatel smlouvy po dohodě s druhou smluvní stranou (viz příloha č. 1).

  3. Nezveřejňuje se5:

    1. smlouva s fyzickou osobou mimo její podnikatelskou činnost (neplatí pro převod vlastnického práva k hmotné nemovité věci)

    2. technická předloha, návod, výkres, projektová dokumentace, model, způsob výpočtu jednotkových cen apod.

    3. smlouva týkající se činnosti zpravodajských služeb, činnosti orgánů činných v trestním řízení při předcházení trestné činnosti apod.

    4. smlouva, jejíž plnění je prováděno převážně mimo území České republiky

    5. smlouva uzavřená adhezním způsobem, jejíž smluvní stranou je právnická osoba uvedená v zákonu o registru smluv6, s výjimkou smluv uzavřených na základě zadávacího řízení podle zákona o veřejných zakázkách

    6. smlouvy, objednávky a faktury, které se týkají činnosti orgánů, jejich členů a organizačních složek státu uvedených v zákonu o rozpočtových pravidlech7

    7. smlouva uzavřená na komoditní burze, dražbě nebo aukci apod.

    8. smlouva, jejíž alespoň jednou smluvní stranou je akciová společnost, jejíž cenné papíry byly přijaty k obchodování na regulovaném trhu apod.

    9. smlouva, jestliže výše hodnoty jejího předmětu je 50.000,-- Kč bez DPH a níže.

    10. smlouva, která je uzavřena s autorem nebo výkonným umělcem v souvislosti s autorským dílem nebo uměleckým výtvorem

    11. smlouva o poskytování a úhradě zdravotních služeb z veřejného zdravotního pojištění apod.

    12. smlouva, jejíž alespoň jednou smluvní stranou je obec, která nevykonává rozšířenou působnost, její příspěvková organizace nebo právnická osoba, v níž má s jinými takovými obcemi většinovou majetkovou účast.



Článek VI.

Evidenční proces

  1. Po schválení smlouvy v příslušném orgánu Karlovarského kraje8, v případě uzavírání smlouvy samotným zpracovatelem smlouvy nebo po akceptaci objednávky, eviduje zpracovatel smlouvy smlouvu či objednávku v modulu GINIS – smlouvy.

  2. Postup evidence v modulu GINIS – smlouvy stanoví registrující odbor vnitřním sdělením.

  3. Zpracovatel vyznačí evidenční číslo smlouvy či objednávky na průvodní list smlouvy, vyznačí povinnost uveřejnění/neuveřejnění v registru smluv a shodu elektronického obrazu textového obsahu uveřejňovaných dokumentů s příslušnou smlouvou či objednávkou (viz příloha č. 2), vyhotoví nebo zajistí vyhotovení smlouvy v potřebném počtu stejnopisů9 a označí je evidenčním číslem.



Článek VII.

Uveřejnění smlouvy v registru smluv

  1. Smlouva Karlovarského kraje podepisovaná funkcionářem Karlovarského kraje:

    1. Funkcionář podepisuje jako poslední ze smluvních stran (uveřejnění v registru smluv zajišťuje Karlovarský kraj)

aa) Zpracovatel smlouvy předá fyzicky vyhotovené smlouvy v potřebném počtu a podepsané poslední smluvní protistranou včetně průvodního listu do 5 pracovních dnů od doručení od poslední podepisující smluvní strany na registrující odbor.

ab) Registrující odbor zajistí do 5 pracovních dní podpis funkcionáře Karlovarského kraje.

ac) Registrující odbor zajistí do 10 pracovních dní od podpisu uveřejnění v registru smluv.

ad) Registrující odbor informuje zpracovatele smlouvy do 5 pracovních dnů od uveřejnění smlouvy v registru smluv o uveřejnění a předá zpracovateli smlouvy potřebný počet smluv k další dispozici.

ae) Zpracovatel smlouvy informuje zbývající smluvní strany o uveřejnění smlouvy v registru smluv, není-li dohodnuto jinak.

    1. Funkcionář nepodepisuje jako poslední ze smluvních stran (uveřejnění v registru smluv zajišťuje Karlovarský kraj)

ba) Zpracovatel smlouvy předá fyzicky vyhotovené smlouvy v potřebném počtu včetně průvodního listu na registrující odbor.

bb) Registrující odbor zajistí do 5 pracovních dní podpis funkcionáře Karlovarského kraje a do 5 pracovních dnů předá podepsané smlouvy zpracovateli smlouvy.

bc) zpracovatel smlouvy zajistí do 5 pracovních dnů od předání od registrujícího odboru odeslání smluv k podpisu druhé, resp. dalším smluvním stranám.

bd) Zpracovatel smlouvy předá po podpisu poslední smluvní strany smlouvy do 5 pracovních dní od doručení smluv od poslední podepisující smluvní strany na registrující odbor. Zpracovatel smlouvy smluvně zajistí, aby smlouva k uveřejnění v registru smluv byla poslední podepisující stranou doručena Karlovarskému kraji do 5 pracovních dnů od posledního podpisu.

be) Registrující odbor zajistí do 10 pracovních dní od podpisu uveřejnění v registru smluv.

bf) Registrující odbor informuje zpracovatele smlouvy do 5 pracovních dnů od uveřejnění smlouvy v registru smluv o uveřejnění a předá zpracovateli smlouvy potřebný počet smluv k další dispozici.

bg) Zpracovatel smlouvy informuje zbývající smluvní strany o uveřejnění smlouvy v registru smluv, není-li dohodnuto jinak.

    1. Funkcionář podepisuje v libovolném pořadí podpisu smlouvy (uveřejnění v registru smluv nezajišťuje Karlovarský kraj)

ca) Zpracovatel smlouvy předá fyzicky vyhotovené smlouvy v potřebném počtu včetně průvodního listu na registrující odbor.

cb) Registrující odbor zajistí do 5 pracovních dní podpis zástupce Karlovarského kraje a do 5 pracovních dnů od podpisu předá smlouvy zpět zpracovateli smlouvy.

cc) Zpracovatel smlouvy zajistí do 5 pracovních dnů od předání smluv od registrujícího odboru odeslání smluv druhé, resp. dalším smluvním stranám k podpisu, resp. uveřejnění v registru smluv.

cd) Zpracovatel smlouvy sleduje splnění povinnosti uveřejnit smlouvu v registru smluv druhou smluvní stranou.

ce) Zpracovatel smlouvy informuje registrující odbor o uveřejnění smlouvy v registru smluv a po obdržení smlouvy od registrující smluvní strany předá podepsanou a uveřejněnou smlouvu na registrující odbor do centrálního úložiště10.

  1. Smlouva Karlovarského kraje uzavíraná zpracovatelem smlouvy:

    1. Zpracovatel smlouvy předá fyzicky vyhotovené smlouvy v potřebném počtu a podepsané poslední smluvní stranou včetně průvodního listu do 5 pracovních dnů od doručení od poslední podepsané smluvní strany na registrující odbor.

    2. Registrující odbor zajistí do 10 pracovních dní od předání smluv uveřejnění v registru smluv.

    3. Registrující odbor informuje zpracovatele smlouvy do 5 pracovních dnů od uveřejnění smlouvy v registru smluv o uveřejnění a předá zpracovateli smlouvy potřebný počet smluv k další dispozici.

    4. Zpracovatel smlouvy informuje zbývající smluvní strany o uveřejnění smlouvy v registru smluv, není-li dohodnuto jinak.

  2. Smlouva Karlovarského kraje uzavíraná v zastoupení:

    1. Zpracovatel smlouvy předá fyzicky vyhotovené smlouvy v potřebném počtu včetně průvodního listu na registrující odbor. Zpracovatel smlouvy smluvně zajistí, aby smlouva k uveřejnění v registru smluv byla doručena na registrující odbor do 10 dnů od podpisu poslední smluvní strany.

    2. Registrující odbor zajistí do 10 pracovních dní od předání smluv uveřejnění v registru smluv.

    3. Registrující odbor informuje zpracovatele smlouvy do 5 pracovních dnů od uveřejnění smlouvy v registru smluv o uveřejnění.

    4. Zpracovatel smlouvy informuje zbývající smluvní strany o uveřejnění smlouvy v registru smluv, není-li dohodnuto jinak.

  3. Zpracovatel smlouvy provede kontrolu uveřejnění smluv uzavřených v kompetenci svého odboru v registru smluv k 1. dni lichého měsíce kalendářního roku. V případě, že zpracovatel smlouvy zjistí, že uzavřená smlouva nebyla uveřejněna, i když uplynula lhůta dle odst. 1 písmeno b) tohoto článku, kontaktuje neprodleně registrující odbor, aby zajistil nápravu stavu.



Článek VIII.

Uveřejnění objednávky v registru smluv

  1. Objednávku uveřejňuje Karlovarský kraj

    1. Zpracovatel smlouvy předá fyzicky vyhotovenou objednávku včetně průvodního listu do 5 pracovních dnů od akceptace druhou smluvní stranou na registrující odbor.

    2. Registrující odbor zajistí do 10 pracovních dní od předání uveřejnění objednávky v registru smluv.

    3. Registrující odbor informuje zpracovatele smlouvy do 5 pracovních dnů od uveřejnění objednávky v registru smluv o uveřejnění.

    4. Zpracovatel smlouvy informuje druhou smluvní stranu o uveřejnění objednávky v registru smluv, není-li dohodnuto jinak.

  1. Zpracovatel smlouvy provede kontrolu uveřejnění objednávek uzavřených v kompetenci svého odboru v registru smluv k 1. dni lichého měsíce kalendářního roku. V případě, že zpracovatel smlouvy zjistí, že uzavřená objednávka nebyla uveřejněna, i když uplynula lhůta dle odst. 1 písmeno b) tohoto článku, kontaktuje neprodleně registrující odbor, aby zajistil nápravu stavu.



Článek IX.

Oprava chyby

  1. Opravu chyby uveřejněných dokumentů v registru smluv z podnětu Karlovarského kraje provádí registrující odbor na podnět zpracovatele smlouvy11:

    1. Zpracovatel smlouvy k 1. dni druhého měsíce od uveřejnění dokumentů provede kontrolu dokumentů jím předaných do registru smluv a informuje registrující odbor vnitřním sdělením o chybách v registru smluv. Na pokyn registrující odbor pak provede opravu v modulu GINIS - smlouvy.

    2. Registrující odbor zajistí do 10 pracovních dní od sdělení opravu v registru smluv, pokud to zákon umožňuje.

    3. Registrující odbor informuje zpracovatele smlouvy do 5 pracovních dnů od provedení opravy v registru smluv o provedení opravy nebo o skutečnosti, že opravu nebylo možné provést.

    4. Zpracovatel smlouvy informuje zbývající smluvní strany o provedení opravy.

  2. Oprava chyb uveřejněných dokumentů v registru smluv z podnětu druhé smluvní strany:

Zpracovatel smlouvy informuje registrující odbor vnitřních sdělením a na jeho pokyn provede opravu v  modulu GINIS – smlouvy nebo registrující odbor informuje o skutečnosti, že opravu nebylo možné provést.

  1. Zjištěné chyby v uveřejňovaných dokumentech před vlastním zveřejněním odstraní zpracovatel smlouvy či registrující odbor sám nebo na výzvu druhé strany.




ČÁST TŘETÍ


Čl. X.

Přechodná ustanovení

  1. Uveřejnění smlouvy v registru smluv nezbavuje povinnosti uveřejnit smlouvu dle jiných právních předpisů.

  2. Evidováním v modulu GINIS – smlouvy je splněna povinnost zaevidování smlouvy12.





Čl. XI.

Závěrečná ustanovení

  1. Touto směrnicí se ruší směrnice ředitelky č. SE 08/2016.

  2. Směrnice nabývá účinnosti dne 31. 5. 2019



Přílohy:

  1. Anonymizace

  2. Průvodní list smlouvy



V Karlových Varech dne 31. 5. 2019




Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx, v.r.

ředitelka krajského úřadu


1 § 4 zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv).

2 § 9 – 11 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím.

3 Článek IV. a V. předpisu rady č. PR 02/2012, Pravidla pro přípravu a uzavírání smluv Karlovarským krajem a jejich evidenci.

4 § 11 zákona č. 106/1999 Sb.

5 § 3 zákona o registru smluv.

6 § 2 odst. 1 písm. e), k), l) nebo m) zákona o registru smluv.

7 § 8 odst. 3 zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

8 Článek V. předpisu rady č. PR 02/2012.

9 Odst 3 – 5 článku VI. předpisu rady č. PR 02/2012.

10 Odst. 1 článku VIII. předpisu rady č. PR 02/2012.

11 § 7 zákona o registru smluv.

12 Odst. 1, 2 článku VI. předpisu rady č. PR 02/2012.



9/ 9

Document Metadata

Filed: October 4th, 2024