VŠEOBECNÉ PODMÍNKY ÚČASTI
VŠEOBECNÉ PODMÍNKY ÚČASTI
Čl. I. ORGANIZÁTOR
VÝSTAVIŠTĚ PRAHA, a.s., Výstaviště 67, 170 00 Praha 7 IČ: 25649329, DIČ: CZ25649329
Registrace: Ms v Praze, odd. B, vl. 5231 (dále jen organizátor)
Čl. II. VYSTAVOVATEL A SPOLUVYSTAVOVATEL, REALIZÁTOR
VYSTAVOVATEL je fyzická nebo právnická osoba, která zašle na adresu organizátora podepsanou Přihlášku k účasti a organizátor ve stanovené lhůtě Přihlášku k účasti neod- mítne. Vystavovatel se zavazuje vůči organizátorovi a bez výhrad souhlasí splnit všechny závazky vzniklé z důvodu jeho účasti, účasti jeho spoluvystavovatelů a také jim pověřených subjektů na stavbu expozice a přepravní společnosti.
SPOLUVYSTAVOVATEL je fyzická nebo právnická osoba prezentující ve výstavní expozici vystavovatele své exponáty, služby, reklamní panely, rollupy, firemní loga, prospekty, videoprezentace a pod. Vystavovatel se zavazuje uhradit spoluvystavovatelský poplatek před zahájením výstavní akce (dále jen „VA“). spoluvystavovatel takto řádně zaregistrován bude v plném rozsahu jako vystavovatel uveden v seznamu vystavovatelů. V případě, že vystavovatel tak neučiní, zavazuje se uhradit poplatek za spoluvystavovatele a smluvní pokutu ve výši registračního poplatku, a to na základě faktury vystavené organizátorem. REALIZÁTOR je fyzická nebo právnická osoba, která má v živnostenském nebo obchodním registru příslušná oprávnění k vykonávání činností spojených s realizací výstavních expozic.
Čl. III. ZÁVAZNÁ PŘIHLÁŠKA K ÚČASTI A PŘIDĚLOVÁNÍ VÝSTAVNÍCH PLOCH
1. Organizátor určuje tématickou náplň a zaměření výstavy.
2. Základní podmínkou pro účast na VA je řádně vyplněna a podepsána Přihlášku k účas- ti, kterou vystavovatel doručí organizátorovi poštou, mailem, faxem nebo osobně.
3. Podpisem Přihlášky k účasti se vystavovatel zavazuje dodržovat Všeobecné podmínky účasti.
4. Přihláška doručena organizátorovi je pro vystavovatele závazná, a to i v případě, že organizátor nemůže splnit všechny požadavky vystavovatele.
5. Přijetím přihlášky od vystavovatele se smluvní vztah mezi vystavovatelem a organizá- torem považuje za uzavřený. Výjimka z tohoto pravidla nastává pouze v případě, že organizátor ve lhůtě pěti pracovních dnů ode dne přijetí přihlášky oznámí vystavovateli, že přihlášku odmítá. Vystavovateli nevzniká nárok na náhradu škody. V případě, že organizátor neodmítne přihlášku od vystavovatele, zašle mu zálohovou fakturu za registrační poplatek a pronájem výstavní plochy ve stanovené výšce. Vystavovatel
se zavazuje uhradit registrační poplatek a nájemné za objednanou výstavní plochu
v termínu, který je uveden na faktuře. Dnem úhrady je připsání finančních prostředků na účet organizátora.
6. Organizátor pronajímá výstavní plochu a vyhrazuje si právo rozhodovat o přijetí, krácení, rozšíření nebo odmítnutí Přihlášky k účasti bez udání důvodu.
7. Vystavovatel není oprávněn pronajmout plochu třetí osobě.
8. U vystavovatelů, kterým expozici nerealizuje organizátor, je další podmínkou složení kauce v závislosti na velikosti pronajaté plochy a zabezpečení montážního průkazu pro každého pracovníka montážní skupiny. Výška kauce pro expozice do 20 m² je stanovena na 5 000 Kč a pro expozice nad 20 m² je stanovena na 10 000 Kč.
9. Pokud vystavovatel nepřevezme přidělenou a zaplacenou plochu nejpozději do 18 hodin v den před dnem zahájení výstavy, organizátor si vyhrazuje výlučné právo
s nepřevzetou plochou volně disponovat. Vystavovatel nemá nárok na vrácení platby ani na jakoukoli jinou finanční náhradu.
10. Vystavovatel se zavazuje, že obsadí pouze výstavní plochu, za kterou zaplatil. Pokud má vystavovatel zájem o rozšíření objednané plochy, je povinen písemnou formou požádat organizátora. Rozšíření výstavní plochy je možné jen s písemným souhlasem organizátora za podmínek uvedených v Přihlášce k účasti.
Čl. IV. PLATEBNÍ PODMÍNKY
1. Vystavovatel se zavazuje uhradit organizátorovi registrační poplatek, cenu za proná- jem výstavní plochy a objednané služby v termínu, který je uveden na faktuře.
2. Neuhrazení nájemného, registračního poplatku a služeb v plné výši ve lhůtě uvedené na faktuře ze strany vystavovatele se považuje za podstatné porušení této smlouvy, na základě čeho je organizátor oprávněn od smlouvy odstoupit. Vystavovatel se
v takovém případě zavazuje zaplatit organizátorovi smluvní pokutu v plné výši
z objednaného plnění. Zaplacením smluvní pokuty závazky smluvních stran zanikají.
3. V případě, že vystavovatel zruší svou účast po podepsání Přihlášky k účasti, zavazuje se uhradit organizátorovi storno poplatek v plné výši nájemného za plochu, registrační poplatek a objednané služby.
4. Vystavovatel se zavazuje oznámit organizátorovi písemnou formou zrušení účasti, které musí být prokazatelně doručené organizátorovi. Pokud vystavovatel nezruší účast tímto způsobem, je povinen kromě storno poplatků uvedených v bodě 3 tohoto článku uhradit organizátorovi všechny škody vzniklé jeho neúčastí.
5. V případě reklamace úhrady faktur je vystavovatel povinen doručit písemnou formou reklamaci do 14 dnů od obdržení faktury. Po uplynutí této doby nebude reklamace uznána.
6. V případě reklamace za práce a služby poskytnuté organizátorem je vystavovatel povi- nen bez zbytečného odkladu, a to písemnou formou, doručit reklamaci organizátorovi nejpozději do ukončení VA. Po uplynutí této doby nebude reklamace uznána.
7. Pokud vystavovatel nesplnil všechny své závazky vůči organizátorovi, organizátor si vyhrazuje právo výstavní expozici a exponáty zadržet a uskladnit na náklady a riziko vystavovatele. Organizátor si vyhrazuje právo po uplynutí 30 dnů, pokud vystavovatel své závazky nesplnil, výstavní expozici a exponáty prodat veřejně, resp. soukromě, nebo použít podle vlastní úvahy. Organizátor si vyhrazuje právo dofakturovat rozdíl mezi příjmem z prodeje a pohledávkami vystavovatele.
8. V případě, že je na vystavovatele před nebo během VA prohlášen konkurz
a vystavovatel žádá o vyrovnávací řízení, případně vstupuje do likvidace, organizátor si vyhrazuje výlučné právo odstoupit od smlouvy a organizátorovi zůstává nárok na všechny platby.
9. V případě, že se VA neuskuteční, budou všechny Přihlášky k účasti a přidělené výstavní plochy považovány za zrušené a vystavovatelům budou vráceny platby, které uhradili po odečtení nákladů spojených s dosavadním zajištěním VA do 90 dní od neuskutečnění VA.
10. Výše nájemného za krytou a venkovní výstavní plochu je uvedena v Přihlášce k účasti. Každý započatý m² se počítá jako celý. Nejmenší přidělena krytá výstavní plocha je 6 m² a venkovní výstavní plocha 12 m². Výjimku uděluje výhradně organizátor.
11. Vystavovatel není oprávněn přenechat jemu přidělenou výstavní plochu, nebo její část do podnájmu (nebo do užívání z jakéhokoli titulu a jakýmkoli způsobem). Na uvedené potřebuje vystavovatel výslovný a předem udělený písemný souhlas organizátora. Organizátor si vyhrazuje právo odmítnout udělit předchozí souhlas bez udání důvodu. Porušení tohoto ustanovení ze strany vystavovatele se považuje za podstatné porušení této smlouvy.
12. Termíny uzávěrek objednaných služeb jsou stanoveny v Organizačních pokynech. Organizátor si vyhrazuje výlučné právo objednané služby po termínu uzávěrky nepřijat.
Čl. V. EXPONÁTY
1. Vystavovatel se zavazuje vystavovat exponáty a nabízené služby, které jsou v souladu s oborovým členěním příslušné výstavy. Vystavovatel není oprávněn vystavovat jiné exponáty a nabízet jiné služby. Maximální hmotnost exponátů je 2 300 kg/m². Nad tuto hranici je potřebný předchozí písemný souhlas organizátora.
2. Vystavovatel / realizátor se zavazuje montáž a demontáž expozic a exponátů provádět v souladu s Organizačními pokyny příslušné výstavy.
3. Na výstavě není dovolen prodej zboží bez předchozího písemného souhlasu orga- nizátora. Netýká se akcí prodejních, takto organizátorem přímo označených. Návoz a odvoz exponátů se řídí Organizačními pokyny příslušné výstavy. Přebírání plochy,
stánku či zboží provádí vždy vystavovatel, popř. jím pověřený zástupce. V případě, že vystavovatel nebo jeho zástupce nebudou na místě, bude exponát složen na přidělené výstavní ploše na riziko a náklady vystavovatele. Tyto podmínky se vztahují také na instalační materiál.
4. Za exponáty a instalační materiál neodvezený v termínu demontáže se účtují manipu- lační a skladovací poplatky podle ceníku smluvního speditéra.
5. Organizátor určuje přiměřený čas, kdy musí být dokončena likvidace výstavních stánků a exponátů. Exponáty a instalační materiál, které budou po této době nalezeny, budou odstraněny a uloženy na náklady a odpovědnost příslušného vystavovatele. Orga- nizátor je vystavovatelem oprávněn exponáty, které nebudou vyzvednuty do 30 dní zpeněžit s tím, že je povinen provést vyúčtování včetně započtení vzniklých nákladů.
Čl. VI. CELNÍ A SPEDIČNÍ SLUŽBY
1. Celní a spediční služby je třeba objednat písemnou formou u výhradního speditéra určeného organizátorem. Kontakt na výhradního speditéra je uveden v Organizačních pokynech příslušné výstavy.
Čl. VII. VÝSTAVBA A INSTALACE STÁNKŮ, MONTÁŽ EXPONÁTŮ, TECHNICKÉ PŘEDPISY, SMĚRNICE
1. Organizátor určuje termíny montáže a demontáže. Výjimku z termínu povoluje jen v případě časových a prostorových možností, a to za úhradu dle ceníku.
2. Organizátor stanovuje, za jakých podmínek bude vystavovatelům a realizátorům umožněn vstup do areálu za účelem montáže a demontáže. Časový rozvrh montáže a demontáže výstavy, který určuje organizátor, je součástí Organizačních pokynů pří-
slušné výstavy a je nutné jej dodržovat. Prodloužení montáže po skončení montážních hodin je možné jen s písemným souhlasem organizátora, jehož je třeba kontaktovat minimálně 2 hodiny před skončením oficiální doby montáže. Prodloužení se povoluje za úhradu. Poslední den montáže, před otevřením výstavní akce, není možné dobu montáže prodloužit.
3. Závazná pravidla a pokyny týkající se montáže, demontáže a průběhu dané výstavy jsou uvedeny v Organizačních pokynech příslušné výstavy.
4. Vystavovatel / realizátor je povinen dodržovat pokyny vydané organizátorem nebo požární službou týkající se výstavby, výzdoby, bezpečnosti, údržby a likvidace jeho stánku, propagačních materiálů umístěných na stánku, vystavovaných exponátů, předmětů a použití dekorací. Pokud dojde k porušení těchto podmínek, opravňuje vystavovatel organizátora k tomu, aby uzavřel jeho výstavní stánek bez toho, aby pak organizátor byl zodpovědný za jakékoliv následky takovéhoto opatření. Vystavovateli nevzniká nárok na vrácení plateb.
5. Jestliže organizátor nerealizuje stavbu výstavní expozice, vystavovatel / realizátor se zavazuje předložit před začátkem montáže:
a) potvrzení o realizátorovi výstavní expozice
b) živnostenské oprávnění nebo výpis z Obchodního rejstříku realizátora
c) projektovou dokumentaci výstavní expozice schválenou organizátorem na vyžádání předložit doklad o úhradě výstavní plochy, služeb, poplatků za schválení projektu a revizi elektroinstalace
e) doklad o složení kauce za objednanou výstavní plochu
f) jmenný seznam všech pracovníků montážní skupiny a časový harmonogram jejich činností
g) platné osvědčení pracovníků, kteří budou realizovat elektroinstalaci podle vyhlášky č. 50/1978 sb. a v souladu s ČSN 33 2000 - 7-711 a v případě speciálních činností předložit též všechna další požadovaná potvrzení
h) platnou revizní zprávu o ochranném a izolačním stavu el. strojů, přístrojů a zaříze- ní, které budou používat v průběhu montáže, výstavní akce a demontáže.
ch) atest vydaný autorizovanou zkušebnou o klasifikaci použitého materiálu (A1, A2, B) – požární atest na stánek znamená, že všechny materiály, které budou použity budou nehořlavé či se sníženou hořlavostí a to vč. předložení vzorku použitých materiálů.
V případě, že atest (vzorek) nepředloží dle podmínek viz. výše, je plně odpovědný za veškeré škody, které tímto porušením vzniknou.
6. Výstavní haly slouží během montáže výhradně pro montáž, nikoliv pro výrobu prvků expozic. Předchozí písemný souhlas k výrobním pracím je vystavovatel povinen vy- žádat od organizátora. Výrobní práce mohou probíhat pouze v příslušných prostorech na to určených po zaplacení příslušné ceny. Vystavovatel je povinen zabezpečit, aby při realizaci jeho expozice nedošlo ke znečištění okolí stánku, používat proto všechny dostupné technické prostředky a organizovat svou práci a práci svých dodavatelů tak, aby k tomu nedocházelo. Závěsné konstrukce související s expozicí musí písemně schválit organizátor. Realizaci zavěšení těchto konstrukcí lze zajistit výhradně prostřednictvím organizátora za úplatu.
7. Po přidělení výstavní plochy je vystavovatel povinen předložit projekt stánku ve dvou vyhotoveních nebo model doplněný o jednoduchou kresbu ve stejném měřítku ve smyslu Organizačních pokynů příslušné výstavy, a to nejpozději 1 měsíc před termínem montáže. Při nedodržení tohoto termínu bude organizátor za tuto službu fakturovat sumu ve výši 5 000 Kč za expresní zpracování podkladů a potvrzení projektové dokumentace. Zároveň si vyhrazuje v takovém případě právo odmítnutí účasti vystavovatele.
8. Návoz montážního materiálu se uskutečňuje určenou branou.
9. Zásahy do objektu haly nebo volných ploch jsou zakázané. Případné úpravy na žádost vystavovatele zabezpečí výhradně organizátor za stanovený poplatek s možností jejich odmítnutí. Při nedodržení tohoto pokynu může organizátor zrušit vystavovateli účast bez vrácení plateb.
10. Vystavovatel / realizátor je povinen v případě vlastní montáže a demontáže materiál / expozici beze zbytku odvézt. V případě většího objemu odpadu je povinen objednat si u organizátora velkokapacitní kontejner.
11. Maximální výška expozice včetně límce je 3 m – odchylky povoluje za úhradu organi- zátor. Přesah límce nebo poutače do komunikace je povolen organizátorem za předpo- kladu minimální výšky spodní hrany 2,5 m a bude zpoplatněn částkou 2 000 Kč. Cena za výškovou dominantu o půdorysné ploše do 4 m² je 5 000 Kč. Cena za výšku stánku nad 3 m a nad 4 m² půdorysné plochy představuje 10 % z ceny navýšené plochy, nejméně však 7 000 Kč. Při použití atypických dvoupodlažních expozic je požadován statický posudek. Maximální výška expozice na venkovních plochách je 8 m. Všechny venkovní konstrukce nad 3 m výšky je povoleno realizovat jen po předložení statického posudku zohledňujícího též nárazový vítr.
12. Architektonické ztvárnění expozice nesmí omezovat okolní expozice / vystavovatele. Zadní část expozic převyšující 2,5 m musí být upravena tak, aby vizuálně nenarušova- la vzhled okolních expozic.
13. Je zakázáno poskytovat elektřinu, vodu, telefon, internet dalším subjektům. V případě překročení objednaného příkonu elektřiny nebude možné obnovit připojení bez předešlého navýšení příkonu a hotovostní platby. Před položením koberce musí realizační firmy použít maskovací – papírovou pásku a následně oboustrannou pásku (maskovací páska může být zakoupena ve výstavním servisu).
14. Vjezd do hal s motorovými vozidly, přívěsnými vozíky a pod. je přísně zakázán.
V mimořádných situacích může o výjimce rozhodnout pouze správce haly. V případě vystavování motorových vozidel musí mít tyto v expozici nádrž bez pohonných hmot a odpojenou baterii.
15. Vystavovatel / realizátor je povinen před odchodem z výstavní expozice zkontrolovat
a vypnout všechny elektrospotřebiče od el. proudu a odstranit všechna rizika možného vznícení hořlavých materiálů.
16. Vystavovatel / realizátor je povinen umožnit každodenní přístup pracovníkům organi- zátora a požární hlídce aj po skončení otevíracích hodin do prostoru výstavní expozice za účelem kontroly.
17. Vystavovatel je povinen začít výstavbu a likvidaci svých výstavních stánků tak, aby tyto práce dokončil v časovém limitu stanoveném v Organizačních pokynech příslušné výstavy.
18. Vystavovatel nesmí likvidovat exponáty a stánky před ukončením výstavy. V případě porušení tohoto ustanovení bude účtována smluvní pokuta ve výši 20 000 Kč.
19. Při opouštění pronajatého výstavního stánku a výstavní plochy je vystavovatel povinen uvést vše do původního stavu a vrátit všechny movité předměty, které mu organizátor pronajal, nepoškozené. Pokud bude organizátor pro uvedení stánku, plochy nebo zařízení do původního stavu nucen provést další práce, budou vykonány na náklady příslušného vystavovatele.
20. V případě nedodržení konečného termínu pro opuštění výstavního prostoru je vystavovatel povinen zaplatit smluvní pokutu ve výši 1 000 Kč/m² neuvolněné plochy. Všechny vícenáklady vzniklé organizátorovi při opožděné montáži či demontáži budou přefakturovány vystavovateli.
Čl. VIII. PROPAGACE, INZERCE, NÁPISY, KATALOG, DALŠÍ FORMY PROPAGACE
1. Vystavovatel je oprávněn propagovat svoje výrobky jen ve vlastním stánku.
2. Jakýkoliv propagační a reklamní materiál může být umístěn výlučně ve stánku na pro- najaté ploše. Mimo stánek vystavovatele lze umístit propagační a reklamní materiály pouze v místech určených organizátorem za úplatu.
3. K výstavám je vydáván katalog. Každý vystavovatel je povinen bezplatně v něm zve- řejnit požadované údaje. Za chybné údaje uvedené ve formuláři „Zápis do katalogu“, údaje dodané po uzávěrce, nebo za případné chyby v uvedených údajích organizátor neodpovídá. Údaje do katalogu musí vystavovatel poskytnout organizátorovi nebo subjektu jím pověřenému na předepsaném formuláři. Organizátor negarantuje
zveřejnění textu dodaného po uzávěrce. Nevystavující firma může inzerovat v katalogu jen s písemným souhlasem organizátora.
4. Použití zvukových zesilovacích zařízení není povoleno, pokud není předem projedná- no a písemně odsouhlaseno organizátorem.
5. Všechny způsoby prezentace na vlastní ploše nebo mimo ni (např. stroje v provozu, filmy, hudební produkce, módní přehlídky a pod.) podléhají písemnému schválení organizátorem, který je oprávněn i přes předcházející povolení omezit nebo zrušit předvádění způsobující hluk, prach, zplodiny, otřesy nebo z jiných důvodů vede ke značnému omezení nebo rušení veletržního provozu. Při opakovaném porušení tohoto ustanovení bude vystavovateli tato činnost zakázána. Akustická reklama, reprodukované nahrávky a pod. mohou být využívány jen se souhlasem organizátora. hladina hluku za hranicí stánku nesmí překročit hodnotu 60 dB. V případě překročení hladiny hluku bude vystavovatel upozorněn a pokud nedojde k okamžitému snížení hladiny hluku, bude expozice odpojena od přívodu elektrické energie a vystavovatel uhradí smluvní pokutu ve výši 30 000 Kč.
6. V případě užití reprodukované a živé hudby ve výstavním stánku přebírá vystavovatel všechny náklady a povinnosti vyplývající z autorského zákona ve vztahu k právnickým osobám vykonávajícím kolektivní správu.
7. Organizátor je oprávněn každou reklamu, která neodpovídá výše uvedeným odstav- cům, zakázat, resp. na náklady vystavovatele odstranit.
Čl. IX. PRAVIDLA PLATNÁ V DOBĚ KONÁNÍ VÝSTAVY
1. Organizátor si vyhrazuje právo změnit termín výstavy a provozní dobu výstavy, bez toho, aby mohl vystavovatel požadovat jakoukoliv náhradu. smlouva o účasti přitom zůstává platná.
2. Organizátor stanovuje, za jakých podmínek a komu bude, resp. nebude umožněn přístup na výstavu.
3. V rozsahu stanoveném Organizačními pokyny příslušné výstavy obdrží vystavovatel pro sebe a svůj personál průkazy, které mu umožní volný vstup do areálu a výstavního stánku v určeném termínu. Vystavovatelský průkaz je platný pouze pro jednu osobu
a je nepřenosný.
4. Vystavovatel odpovídá za důsledky svého jednání a jednání svého personálu.
5. Vystavovatel je povinen během otevíracích hodin výstavy být osobně přítomen nebo zastoupen ve svém výstavním stánku a mít stánek zpřístupněn návštěvníkům.
6. Je naprosto v kompetenci vystavovatele odmítnout určitým osobám přístup do stánků. Pověření zaměstnanci organizátora mají však vždy právo být na stánku přijati.
7. Vystavovatel nesmí ve stánku používat a skladovat zápalné, hořlavé nebo hoření podporující látky (všech skupenství). Nesmí používat otevřený oheň, krb, troubu
a pod., pokud toto neprojedná s organizátorem a nezíská písemný souhlas podmíněný stanovením protipožárních opatření.
8. Všeobecně platí, že vystavovatel nesmí žádným způsobem obtěžovat ostatní vystavo- vatele nebo návštěvníky. Příslušné kroky k nápravě podniká podle vlastního uvážení organizátor.
9. Vystavovatel je povinen používat pouze elektrická zařízení a prodlužovací kabely, které jsou buďto v záruce nebo je na ně platná revizní zpráva, vypracovaná v souladu s příslušnými ČSN.
10. Vystavovatel / realizátor je povinen před odchodem z výstavní expozice zkontrolovat
a vypnout všechny elektrospotřebiče od el. proudu a odstranit všechna rizika možného vznícení hořlavých materiálů.
11. Vystavovatel / realizátor je povinen umožnit každodenní přístup pracovníkům organizá- tora a požární hlídce po skončení otevíracích hodin do prostoru výstavní expozice za účelem kontroly.
Čl. X. ÚKLID
1. Organizátor odpovídá za úklid, čištění výstaviště, hal a chodníků. Úklid stánku před otevřením výstavy musí být ukončen v termínu stanoveném pro montáž. Úklid stánku během výstavy objednává vystavovatel výhradně u organizátora.
Čl. XI. OSTRAHA
1. Organizátor zabezpečuje během montáže, demontáže a průběhu výstavy všeobecnou ostrahu výstavních prostor. Všeobecná ostraha zabezpečená organizátorem nevy- lučuje možnost vzniku škody na předmětech nebo osobách. Zvláštní ostrahu svého majetku, resp. expozice, objednává vystavovatel výhradně u organizátora.
Čl. XII. POJIŠTĚNÍ – ZTRÁTA
1. Účast na výstavě je na vlastní riziko vystavovatele. Vystavovatel nebude činit organizá- tora odpovědným za jakékoliv požadavky třetích stran na náhradu škod vzniklých jako důsledek účasti vystavovatele na výstavě.
2. Organizátor neodpovídá vystavovateli, spoluvystavovateli ani realizátorům za jím nezaviněnou ztrátu, zničení nebo jakékoliv poškození exponátů, vybavení a zařízení stánku, obalů a balicího materiálu bez ohledu na to, zda ke zničení nebo jinému poškození došlo před začátkem, během nebo po skončení výstavy.
3. Vystavovatelé a realizátoři se zavazují na vlastní náklady uzavřít pojištění odpověd- nosti za škody způsobené vlastní činností minimálně v rozsahu: Vystavovatelé 1 mil. Kč a realizační firmy, které realizují expozice: do 30 m² - 1 mil. Kč; do 50 m² - 2 mil. Kč; do 100 m² - 3 mil. Kč; do 200 m² - 4 mil. Kč; do 300 m² - 5 mil. Kč;
do 400 m² - 6 mil. Kč; do 500 m² - 7 mil. Kč; do 600 m² - 8 mil. Kč; do 700 m² - 9 mil. Kč; nad 700 m² - 10 mil. Kč.
Čl. XIII. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
1. V případě, že organizátor v důsledku jím nezaviněných okolností („vis major“) nemůže zrealizovat výstavu nebo zabezpečit její konání po celou dobu trvání, uvědomí o této skutečnosti vystavovatele. Všechny závazky vzniklé organizátorovi z uzavřené smlouvy tímto zanikají. Vystavovateli tímto nevzniká žádný nárok na náhradu.
2. Ve výstavních prostorách je zákaz kouření a manipulace s otevřeným ohněm. Vystavo- vatel / realizátor je plně odpovědný za dodržování tohoto zákazu jeho pracovníky.
3. Vystavovatel se zavazuje obeznámit své zaměstnance a všechny s ním na výstavě spolupracující právnické a fyzické osoby (zejm. spoluvystavovatele a realizátora) se Všeobecnými podmínkami účasti, Organizačními pokyny příslušné výstavy, Provozně bezpečnostními předpisy a dokumenty požární ochrany (požární řád, požární poplachové směrnice, evakuační plán – značení evakuačních cest) a zavazuje se zabezpečit jejich dodržování.
4. V případě porušení ustanovení bodu XIII./3 je organizátor oprávněn vyloučit vystavo- vatele z účasti na výstavě, aniž by vystavovateli vznikl nárok na vrácení plateb.
5. Vystavovatel a jeho pracovníci jsou povinni respektovat a dodržovat pokyny odpověd- ných pracovníků organizátora.
6. Jakékoliv nároky, reklamace za práce a služby poskytnuté organizátorem ze strany vystavovatele, musí být uplatněny u odpovědného pracovníka organizátora bez zby- tečného odkladu, a to písemnou formou, nejpozději v poslední den výstavy. Pozdějším uplatněním jeho právo zaniká.
7. V případech, které tyto podmínky neřeší, podřídí se vystavovatel pokynům organizáto- ra.
8. Vztahy a spory mezi vystavovatelem a organizátorem se budou řešit ve smyslu ustanovení zákona č. 89/2012 sb., občanský zákoník.
9. Jakékoliv výjimky uděluje organizátor písemnou formou.
10. Zpracování osobních údajů uvedených v Přihlášce k účasti na VA v rozsahu: jméno, příjmení, adresa, telefon a e-mail, bude prováděno na účely předsmluvních vztahů. Doba zpracování údajů z přijaté Xxxxxxxxx k účasti, na jejímž základě byla uzavřena smlouva, je 10 let. Nepřijatá přihláška bude zlikvidována. Vystavovatel má garantova- né práva subjektu osoby podle Článku 13 až 21 Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR).
V Praze, 26.7. 2024
GENERAL CONDITIONS FOR PARTICIPATION
ARTICLE I – ORGANISER
VÝSTAVIŠTĚ PRAHA, a.s., Výstaviště 67, 170 00 Prague 7 Identification no.: 25649329, Tax identification no.: CZ25649329 Registration: Municipal Court in Prague, Section B, File 5231 (hereinafter referred to as the “organiser”)
ARTICLE II – EXHIBITOR AND CO-EXHIBITOR, IMPLEMENTOR
An EXHIBITOR is a natural person or legal entity that sends a signed Registration Form for Participation to the organiser’s address and the organiser does not reject such Registration Form for Participation within the stated period.
In relation to the organiser, the exhibitor undertakes and agrees without reservation to fulfil all obligations arising from the exhibitor’s participation and the participation of its co-exhibitors and entities authorised by them to assemble the exhibition stand and the transport company.
The CO-EXHIBITOR is a natural person or legal entity presenting its exhibits, services, advertising panels, rollups, company logos, brochures, video presentations, etc. at the exhibitor’s stand. The exhibitor undertakes to pay the co-exhibitor fee prior to the start of the exhibition event. The co-exhibitor will thus be duly registered in the full scope as an exhibitor set forth in the list of exhibitors. In the event that the exhibitor fails to do so, the exhibitor undertakes to pay the fee for the co-exhibitor and a contractual penalty in the amount of the registration fee based on the invoice issued by the organiser.
The IMPLEMENTOR is a natural person or legal entity that has in the trade license or extract from the Commercial Register the relevant authorisation to perform the activities associated with the implementation of exhibition stands.
ARTICLE III – BINDING REGISTRATION FORM FOR PARTICIPATION AND ASSIGNMENT OF EXHIBITION SPACES
1. The organiser shall determine the thematic content and focus of the exhibition.
2. A basic condition for participation in the exhibition event is a duly completed and signed Registration Form for Participation, which the exhibitor shall deliver to the organiser by post, e-mail, fax or in person.
3. By signing the Registration Form for Participation, the exhibitor undertakes to comply with the General Terms and Conditions of Participation.
4. A Registration Form delivered to the organiser is binding for the exhibitor, even if the organiser cannot fulfil all of the exhibitor’s requirements.
5. Upon acceptance of the Registration Form, a contractual relationship between the exhibitor and the organiser is deemed to have been concluded. An exception to this rule may occur only if the organiser notifies the exhibitor within five business days following the date of receipt of the Registration Form that it rejects the Registration Form. The exhibitor is not entitled to compensation for damages. In the event that the organiser does not reject the exhibitor’s Registration Form, the organiser shall send to the exhibitor an advance invoice for the registration fee and for rental of the exhibition space in the specified amount. The exhibitor undertakes to pay the registration fee and the rental fee for the ordered exhibition space by the payment-due date stated on the invoice. The payment date is the date on which the funds are credited to the organiser‘s account.
6. The organiser shall rent out the exhibition space and reserves the right to decide on the acceptance, abridgment, extension or rejection of the Registration Form for Participation without stating a reason.
7. The exhibitor is not authorised to rent the space to a third party.
8. In the case of exhibitors for which the organiser does not implement exhibition stands, another condition is payment of a deposit depending on the size of the rented space and provision of an assembly card for each worker in the assembly group. The amount of the deposit is set at CZK 5,000 for stands up to 20 m2 and CZK 10,000 for stands over 20 m2.
9. If the exhibitor does not take over the assigned and paid space by 18:00 on the day before the opening day of the exhibition, the organiser reserves the exclusive right to freely dispose of the space that has not been taken over. The exhibitor is not entitled to a refund or any other financial compensation.
10. The exhibitor undertakes to occupy only the exhibition space for which it has paid. If the exhibitor is interested in expanding the ordered space, it is obligated to request such expansion from the organiser in writing. Expansion of the exhibition space is possible only with the written consent of the organiser under the conditions set forth in the Registration Form for Participation.
ARTICLE IV – PAYMENT CONDITIONS
1. The exhibitor undertakes to pay to the organiser the registration fee and the price of rental of the exhibition space and of the ordered services by the payment-due date stated on the invoice.
2. The exhibitor’s failure to pay the rental fee, registration fee and cost of services in full within the time period stated on the invoice shall be deemed a material breach of this contract, on the basis of which the organiser is authorised to withdraw from the contract. In such case, the exhibitor undertakes to pay to the organiser a contractual penalty in the full amount of the ordered performance. The obligations of the parties shall expire upon payment of the contractual penalty.
3. In the event that the exhibitor cancels its participation after signing the Registration Form for Participation, the exhibitor undertakes to pay to the organiser a cancellation fee in the full amount of the rental fee for the space, the registration fee and the costs of ordered services.
4. The exhibitor undertakes to notify the organiser of the cancellation of participation in writing. Such notification must be verifiably delivered to the organiser. If the exhibitor does not cancel its participation in this manner, it shall be obligated to pay to the organiser all damages arising from its non-participation in addition to the cancellation fee referred to in item 3 of this article.
5. In the event of a claim relating to the payment of invoices, the exhibitor is obligated to deliver such claim in writing within 14 days of receipt of the invoice. After the expiry of such period, the claim will not be accepted.
6. In the event of a claim relating to work and services provided by the organiser, the exhibitor is obligated to deliver such claim to the organiser in writing without undue delay, no later than the end of the exhibition event. The claim will not be accepted after expiry of such period.
7. If the exhibitor has not fulfilled all of its obligations toward the organiser, the organiser reserves the right to retain and store the exhibition stand and exhibits at the
exhibitor’s expense and risk. If, after the expiry of a 30-day period, the exhibitor has not fulfilled its obligations, the organiser reserves the right to sell the exhibition stand and exhibits publicly or, as the case may be, privately or to use them at its own discretion. The organiser reserves the right to invoice the difference between the sale proceeds and the exhibitor’s outstanding debt.
8. In the event that bankruptcy is declared against the exhibitor before or during the exhibition event and the exhibitor requests settlement proceedings or enters into liquidation, the organiser reserves the exclusive right to withdraw from the contract and the organiser shall remain entitled to all payments.
9. In the event that the exhibition event does not take place, all Registration Forms for Participation and assigned exhibition spaces shall be considered cancelled and exhibitors will be refunded the payments they executed after deduction of the costs associated with arranging the exhibition event up to that point. Refunds will be issued within 90 days of the of the non-realisation of the exhibition event.
10. The amount of the rental fee for indoor and outdoor exhibition spaces is specified in the Registration Form for Participation. Every m2 is counted as a whole unit. The smallest assigned indoor exhibition space is 6 m2 and the smallest outdoor exhibition space is 12 m2. Exceptions are granted exclusively by the organiser.
11. The exhibitor is not entitled to sublease the exhibition space assigned to it or any part thereof (or to allow its use under any title or in any manner). In order to do so, the exhibitor needs the express and prior written consent of the organiser. The organiser reserves the right to refuse to grant prior consent without stating a reason. A breach of this provision on the part of the exhibitor shall be considered a material breach of this contract.
12. The closing dates of ordered services are set forth in the Organisational Guidelines. The Organiser reserves the exclusive right to not accept the ordered services after the closing date.
ARTICLE V – EXHIBITS
1. The exhibitor undertakes to display exhibits and offered services that are in accordance with the sectoral classification of the respective exhibition. The exhibitor is not authorised to display other exhibits or offer other services. The maximum weight of exhibits is 2,300 kg/m2. Above this limit, it is necessary to have the prior written consent of the organiser.
2. The exhibitor/implementor undertakes to carry out the assembly and disassembly of stands and exhibits in accordance with the Organisational Guidelines of the respective exhibition.
3. The sale of goods is not permitted at the exhibition without the prior written consent of the organiser. This does not pertain to sales events directly designated as such by the
organiser. Bringing in and removing exhibits is governed by the Organisational Guidelines of the respective exhibition. Takeover of the space, stand and goods is always carried
out by the exhibitor or its authorised representative. In the event that the exhibitor or its representative is not at the venue, the exhibit will be placed in the assigned exhibition
space at the exhibitor’s risk and expense. These conditions also relate to installation material.
4. Exhibits and installation material not removed in the disassembly period shall be subject to handling and storage fees according to the pricelist of the contracting haulage company.
5. The organiser shall determine a reasonable time when the removal of exhibition stands and exhibits must be completed. Exhibits and installation material found after this time will be removed and stored at the expense and responsibility of the respective exhibitor. The organiser shall be authorised by the exhibitor to monetise exhibits that are not retrieved within 30 days and shall be obligated to carry out accounting, including calculation of the costs incurred.
ARTICLE VI – CUSTOMS AND HAULAGE SERVICES
1. It is necessary to order customs and haulage services in writing from the exclusive haulage company designated by the organiser. The contact information of the exclusive haulage company is set forth in the Organisational Guidelines of the respective exhibition.
ARTICLE VII – ASSEMBLY AND INSTALLATION OF STANDS, ASSEMBLY OF EXHIBITS, TECHNICAL REGULATIONS, RULES
1. The organiser shall determine the date and time of assembly and disassembly. Exceptions to the date/time are permitted only in the case of time and space possibilities and are subject to a fee according to the pricelist.
2. The organiser shall specify the conditions under which exhibitors and implementors will be allowed to enter the venue for the purpose of assembly and disassembly. The time schedule for assembly and disassembly of exhibitions, which shall be determined by the organiser, is part of the Organisational Guidelines of the respective exhibition and it is necessary to adhere to it. Extension of assembly after the end of the assembly hours is possible only with the written consent of the organiser, which is necessary to be contacted at least two hours before the end of the official assembly period. Extensions are allowed for a fee. It is not possible to extend the assembly period on the last day of assembly prior to the opening of the exhibition event.
3. Binding rules and instructions pertaining to assembly, disassembly and the course of the exhibition are set forth in the Organisational Guidelines of the respective exhibition.
4. The exhibitor/implementor is obligated to comply with the instructions issued by the organiser and the fire department pertaining to the assembly, ornamentation, safety, maintenance and removal of the exhibitor/implementor’s stand, promotional materials placed on the stand, displayed exhibits, objects and the use of decorations. If a breach of these conditions occurs, the exhibitor authorises the organiser to close its exhibition stand, whereas the organiser shall not be liable for any consequences of such measure. No entitlement to a refund shall arise on the part of the exhibitor.
5. If the organiser does not carry out the assembly of the exhibition stand, the exhibitor/ implementor undertakes to submit the following prior to the start of assembly:
a) certification of the exhibition-stand implementor.
b) the implementor’s trade license or extract from the Commercial Register.
c) project documentation of the exhibition stand approved by the organiser; upon request, proof of payment for the exhibition space, services, fees for project approval and inspection of wiring.
e) proof of payment of the deposit for the ordered exhibition space.
f) a list of the names of all workers in the assembly group and the time schedule of their activities.
g) valid certificates of the workers who will carry out the electrical wiring pursuant to Decree No. 50/1978 Coll. and in accordance with ČSN 33 2000 - 7-711 and, in the case of special activities, also submit all other required certificates.
h) a valid inspection report on the protective and insulating condition of the electrical machines, devices and equipment that will be used in the course of assembly, the exhibition event and disassembly.
i) a certificate issued by an authorised testing laboratory on the classification of the utilised material (A1, A2, B) – a fire-safety certificate for the stand means that all utilised materials will be non-flammable or will have reduced flammability, including the submission of a sample of the utilised materials. In the event that sample is not submitted in accordance with the conditions set forth above, the exhibitor/implementor shall bear full responsibility for any damage that arises due to such breach.
6. During assembly, the exhibition halls serve exclusively for assembly, not for the production of elements of exhibition stands. The exhibitor is obligated to request from the organiser prior written approval for production work. Production work can be carried out only in the respective designated areas upon payment of the relevant price. The exhibitor is obligated to ensure the area around its stand is kept clean during assembly and to use all available technical means and to organise its work and that of its suppliers in such a manner that cleanliness is maintained. Hanging structures relating to the stand must be approved in writing by the organiser. Hanging of such structures can be carried out exclusively through the organiser for a fee.
7. Following the assignment of the exhibition space, the exhibitor is obligated to submit the design of the stand design in two copies or a model supplemented with a simple drawing in the same scale in accordance with the Organisational Guidelines of the respective exhibition, no later than one month prior to the date of assembly. If this deadline is not met, the organiser will issue an invoice for this service in the amount of CZK 5,000 for the express processing of documents and verification of the project documentation. In such case, the organiser also reserves the right to refuse the exhibitor’s participation.
8. Assembly material shall be brought into the venue via the designated gate.
9. Interference with the structure of the exhibition hall or open areas is prohibited. Any modifications at the request of the exhibitor shall be carried out exclusively by the organiser for a set fee. Such request may be rejected. In the event of failure to comply with this instruction, the organiser can cancel the exhibitor’s participation without providing a refund.
10. In the case that it carries out assembly and disassembly itself, the exhibitor/implementor is obligated to remove the material/stand without leaving any remnants. In the case of
a larger volume of waste, the exhibitor is obligated to order a large capacity container from the organiser.
11. The maximum height of the exhibition stand including the collar is 3 m – deviations are allowed by the organiser for a fee. Extension of the collar or placard into the aisle is permitted by the organiser under the condition that the minimum height of the bottom edge is 2.5 m; such extension is subject to a fee in the amount of CZK 2,000. The price for
a raised dominant feature with a floor area of up to 4 m2 is CZK 5,000. The price for the height of a stand over 3 m or over 4 m2 of floor area is 10% of the price of the raised area, though at least CZK 7,000. A structural inspection is required in the case of using atypical two-level exhibition stands. The maximum height of an outdoor exhibition stand is 8 m. All outdoor structures over 3 m in height may be installed only after submission of a structural assessment that also takes wind gusts into consideration.
12. The architectural design of the exhibition stand must not hinder the surrounding stands/ exhibitors. The rear of stands exceeding 2.5 m must be arranged so as not to visually interfere with the appearance of surrounding displays.
13. It is prohibited to provide electricity, water, telephone service and internet service to other entities. In the event that the ordered power supply is exceeded, it will not be possible to reconnect without a prior increase of the power supply and payment in cash. Before laying carpet, implementation companies must use masking tape and subsequently double-sided tape (masking tape can be purchased at the exhibition services facility).
14. Entry into halls with motor vehicles, trailers, etc. is strictly prohibited. In emergency situations, only the hall manager can decide on an exception. Exhibited motor vehicles must have empty fuel tanks and disconnected batteries.
15. The exhibitor/implementor is obligated to check and switch off all electrical appliances before leaving the exhibition stand and to eliminate all risks of possible ignition of flammable materials.
16. The exhibitor/implementor is obligated to allow the organiser’s employees and fire- protection personnel daily access to the exhibition stand after the end of opening hours for the purpose of inspection.
17. The exhibitor is obligated to commence the assembly and removal of its exhibition stand in order to complete such work within the time limit specified in the Organisational Guidelines of the respective exhibition.
18. The exhibitor may not remove exhibits and stands before the end of the exhibition. In the event of a breach of this provision, a contractual penalty in the amount of CZK 20,000 will be imposed.
19. When leaving the rented exhibition stand and the exhibition area, the exhibitor is obligated to restore everything to its original condition and to return all movable items that the organiser rented to the exhibitor in undamaged condition. If the organiser is required to carry out further work to restore the stand, area or equipment to its original condition, such work will be performed at the expense of the relevant exhibitor.
20. In the event of non-adherence to the final deadline for leaving the exhibition space, the exhibitor shall be obligated to pay a contractual penalty in amount of CZK 1,000 per m² of uncleared space. Any additional costs incurred by the organiser in the event of delayed assembly or disassembly will be re-invoiced to the exhibitor.
ARTICLE VIII – PROMOTION, ADVERTISING, SIGNAGE, CATALOGUE, OTHER FORMS OF PROMOTION
1. The exhibitor is authorised to promote its products only at its own stand.
2. Any promotional and advertising materials may be placed exclusively on the stand in the rented space. Promotional and advertising materials can be placed outside of the exhibitor’s stand for a fee only in places designated by the organiser.
3. A catalogue is published for exhibitions. Each exhibitor is obligated to publish the required information in such catalogue free of charge. The organiser is not responsible for any incorrect information provided in the “Catalogue Entry” form, information provided after the deadline or for any errors in the information provided. The exhibitor must provide the information to be placed in the catalogue on the prescribed form to the organiser or to an entity authorised by the organiser. The organiser does not guarantee the publication of
text submitted after the deadline. A non-exhibiting company may advertise in the catalogue only with the written consent of the organiser.
4. The use of sound-reinforcement equipment is not permitted unless it is discussed in advance and approved in writing by the organiser.
5. All methods of presentation in or outside of the exhibitor’s space (e.g. machines in operation, films, music productions, fashion shows, etc.) are subject to the written approval of the organiser, which is authorised to restrict or cancel demonstrations that cause noise, dust, fumes or tremors or by other means result in a significant restriction or disruption of the trade fair’s operation, despite prior permission. In the event of repeated breaches of this provision, the exhibitor will be prohibited from such activity. Acoustic advertising, recorded music, etc. can be used only with the consent of the organiser.
The noise level beyond the boundaries of the stand may not exceed 60 dB. If the noise level is exceeded, the exhibitor will be notified and if the noise level is not immediately reduced, the stand will be disconnected from the electricity mains and the exhibitor will pay a contractual penalty in the amount of CZK 30,000.
6. If recorded and live music is used in the exhibition stand, the exhibitor assumes all costs and obligations arising from the Copyright Act in relation to the legal entities performing collective management.
7. The organiser is authorised to prohibit any advertising that is not in compliance with the paragraphs above or, as the case may be, to remove it at the exhibitor‘s expense.
ARTICLE IX – RULES IN FORCE DURING THE EXHIBITION
1. The organiser reserves the right to change the date of the exhibition and opening hours of the exhibition without the exhibitor being able to claim any compensation. In such case, the contract on participation shall remain valid.
2. The organiser determines under which conditions and to whom access to the exhibition will or will not be allowed.
3. In the scope specified in the Organisational Guidelines of the respective exhibition, the exhibitor will receive passes for itself and its personnel. Such passes will enable them free entry to the premises and the exhibition stand on the specified date. An exhibitor’s pass is valid for only one person and is non-transferable.
4. The exhibitor is responsible for the consequences of its actions and the actions of its personnel.
5. The exhibitor is obligated to be personally present or to be represented at its stand during the opening hours of the exhibition and to have the stand accessible to visitors.
6. The exhibitor is fully authorised to refuse access to its stand by certain persons. However, authorised employees of the organiser always have the right to be admitted to the stand.
7. The exhibitor may not use or store flammable, combustible or fire accelerant substances (of any type) in its stand. The exhibitor may not use open flame, a fireplace, oven, etc., unless such use has been discussed with the organiser and written consent has been obtained subject to the implementation of fire-safety measures.
8. It generally applies that the exhibitor may not in any way disturb other exhibitors or visitors. In the event of such disturbance, the organiser shall take appropriate remedial action at its own discretion.
9. The exhibitor is obligated to use only electrical devices and extension cords that are either under warranty or have a valid inspection report drafted in accordance with the relevant ČsN.
10. Before leaving the exhibition stand, the exhibitor/implementor is obligated to check and switch off all electrical appliances and eliminate all risks of possible ignition of flammable materials.
11. The exhibitor/implementor is obligated to allow the organiser’s employees and fire- protection personnel daily access to the exhibition stand after the end of opening hours for the purpose of inspection.
ARTICLE X – CLEANING
1. The organiser is responsible for clean-up and cleaning of the exhibition grounds, halls and walkways. Cleaning of the stand before the opening of the exhibition must be completed by the deadline set for assembly. Cleaning of the stand during the exhibition shall be ordered by the exhibitor exclusively from the organiser.
ARTICLE XI – SECURITY
1. The organiser shall ensure general security of the exhibition spaces during assembly and disassembly and in the course of the exhibition. The general security provided by the organiser does not exclude the possibility of damage to objects or harm to persons. The exhibitor shall order special security for its own property or exhibition stand exclusively from the organiser.
ARTICLE XII – INSURANCE – LOSS
1. responsible for any claims by third parties for compensation for damage arising as a result of the exhibitor’s participation in the exhibition.
2. The organiser shall not be liable to the exhibitor, co-exhibitor or implementor for the loss or destruction of or damage to exhibits, stand equipment and facilities, packaging and packing material not caused by the organiser, regardless of whether the destruction or other damage occurred before the start of the exhibition or during or after it.
3. Exhibitors and implementors undertake to conclude a liability insurance policy at their own expense for damage caused by their own activities in the minimum scope of: Exhibitors CZK 1 million and implementation companies that implement exhibition stands:
up to 30 m2 – CZK 1 million; up to 50 m2 – CZK 2 million; up to 100 m2 – CZK 3 million; up to 200 m2 – CZK 4 million; up to 300 m2 – CZK 5 million; up to 400 m2 – CZK 6 million; up to 500 m2 – CZK 7 million; up to 600 m2 – CZK 8 million; up to 700 m2 – CZK 9 million; over 700 m2 – CZK 10 million.
ARTICLE XIII – FINAL PROVISIONS
1. In the event that, due to circumstances beyond its control (“vis major”), the organiser is unable to carry out the exhibition or to ensure that it runs for the entire period of duration, it shall inform the exhibitor of such fact. All obligations arising on the part of the organiser from the concluded contract shall thereby expire. No claim to compensation shall thereby arise on the part of the exhibitor.
2. Smoking and handling of open flame are prohibited in the exhibition spaces. The exhibitor/ implementor is fully responsible for its workers’ compliance with this prohibition.
3. The exhibitor undertakes to familiarise its employees and all legal entities and natural persons with which it cooperates at the exhibition (especially co-exhibitors and the implementor) with the General Terms and Conditions of Participation, the Organisational Guidelines of the relevant exhibition, the Operational Safety Regulations and fire- protection documents (fire-safety rules, fire-alarm instructions, evacuation plan – marking of evacuation routes) and undertakes to ensure compliance with such.
4. In the event of a breach of the provisions of Article XIII (3), the organiser is authorised to exclude the exhibitor from participation in the exhibition, in which case no entitlement to a refund shall arise on the part of the exhibitor.
5. The exhibitor and its employees are obligated to respect and comply with the instructions of the organiser’s responsible employees.
6. Any demands and claims relating to work and services provided by the organiser on the part of the exhibitor must be applied with the responsible employee of the organiser without undue delay, in writing, no later than on the final day of the exhibition. The exhibitor’s right expires with the later application of a claim.
7. In cases that are not addressed by these conditions, the exhibitor shall act in accordance with the organiser’s instructions.
8. Relations and disputes between the exhibitor and the organiser will be resolved pursuant to the provisions of Act No. 89/2012 Coll., the Civil Code.
9. The organiser shall grant any and all exceptions in writing.
10. For the purposes of pre-contractual relations, processing of the personal data provided in the Registration Form for Participation in the exhibition event will be carried out in the following scope: name, surname, address, telephone number and e-mail address. The
period of processing of the data from the accepted Registration Form for Participation, on the basis of which the contract was concluded, is ten years. Rejected registration forms will be destroyed. The exhibitor has guaranteed rights as a subject of data pursuant to Articles 13 to 21 of Regulation (EU) 2016/679 (GDPR).
Prague, 26. 7. 2024