Otevřené zadávací řízení EASO/2015/353

Evropský podpůrný úřad pro otázky azylu (EASO) byl zřízen nařízením (EU) č. 439/2010 jako nezávislý a specializovaný subjekt s cílem posílit praktickou spolupráci zemí EU v oblasti azylu, podporovat země EU, jejichž azylový a přijímací systém je vystaven mimořádnému tlaku, a zlepšit provádění společného evropského azylového systému.

Úřad EASO zadává zakázku na široký sortiment kvalitních výrobků, které jsou označeny logem úřadu EASO a které odpovídají vizuální identitě úřadu. Tyto výrobky budou sloužit jako dobrý nástroj ve styku s partnery a pomohou úřadu zůstat v podvědomí cílových skupin. Posílí také vizuální identitu úřadu EASO, zejména mimo něj, například mezi novináři, skupinami odborníků a širokou veřejností (během veřejných akcí).

1.2 PŘEDMĚT SMLOUVY

Smlouva zahrnuje návrh a výrobu různých druhů textilních, tištěných a drobných dárkových propagačních materiálů opatřených značkou EASO.

Všechna práva duševního vlastnictví, včetně autorských práv, k veškerým publikacím a souborům použitým při jejich výrobě zůstávají vlastnictvím úřadu EASO. Veškeré grafické práce musí být na žádost doručeny úřadu EASO jako otevřené a zavřené soubory.

Požadované služby

Od dodavatele se bude požadovat provedení těchto úkolů:

• grafický návrh propagačních materiálů,

• úpravy vzhledu / jazykové úpravy. Překlad nebo adaptaci textů do různých jazyků zajistí úřad EASO,

• předtisková příprava (včetně dodání souborů pro tisk a zdrojových souborů úřadu EASO),

• výroba tištěných, textilních a drobných dárkových propagačních materiálů,

• dodání propagačních materiálů úřadu EASO nebo na jiné uvedené místo.

Úřad EASO očekává kreativní, inovativní návrhy propagačních předmětů, které tematicky odpovídají oblasti působnosti úřadu. Před zahájením výroby musí dodavatel předložit vzorek nebo ukázku a získat konečné schválení.

Katalog a požadované výrobky

Zakázkové výrobky musí být atraktivní a funkční, ale také originální, inovativní a jdoucí s dobou. Musí odpovídat identitě orgánů a institucí EU a do nejvyšší možné míry splňovat ekologické normy. Materiály by měly být zakázkové, včetně jednoduchých tiskových služeb, závěrečných úprav a dodacích služeb, a zobrazovat loga, slogany, kontaktní údaje nebo internetové adresy nebo jakýkoli jiný grafický obrázek.

Široká nabídka propagačních materiálů opatřených značkou musí být prezentována formou katalogu.

Uchazeč do katalogu musí zařadit list s obrázky navrhovaného výrobku, s informacemi např. o materiálu, rozměrech, barvách či ekologickém označení. Na stejný list může zařadit i varianty výrobku, pokud poskytují alespoň stejnou funkčnost a jsou navrhovány za stejnou cenu. Všechny listy musí být očíslovány stejným způsobem jako ceník, aby byla zajištěna jasná shoda mezi katalogy a ceníkem.

Katalog tvoří dvě skupiny: A „hlavní výrobky“ a B „cílová skupina VIP“.

A. V následujícím seznamu jsou uvedeny hlavní výrobky, které úřad EASO s největší pravděpodobností po dobu platnosti smlouvy objedná a které se pohybují ve standardním nebo středním cenovém rozpětí:

• psací potřeby (propisky, tužky, zvýrazňovače atd.)

• klíčenky na krk a navijáky na identifikační karty s klipem

• samolepicí bločky, šanony, obálky

• nálepky, nápisy

• kalendáře úřadu EASO ve formátu A1 a A4

• plakáty úřadu EASO ve formátech A3–A1

• podložky pod myš, pozadí, poznámkové bloky

• papírové tašky

• batohy

• trička, trička s límečkem, bundy, kravaty, šátky s logem úřadu EASO

• deštníky (skládací/dlouhé)

• klíčenky

• šálky, hrnky a sklenice

• 2GB USB paměti

• aktovky, tašky

• klíčenky na krk, vlaječky, pásky na rukáv, kravaty

• balicí páska

• odznáčky/knoflíky

• peprmintové bonbony s logem úřadu EASO pro účastníky zasedání

• čokoládky / pralinky zabalené v papíru nebo v krabičkách s logem úřadu EASO

• psací potřeby

Podle aktuální potřeby mohou být případně požadovány i další výrobky, které na seznamu nejsou uvedeny. V takovém případě bude vyžadována podrobná cenová kalkulace.

Orientační popis některých výrobků naleznete v tabulce finančního hodnocení připojené k formuláři SSF 9 „Formulář finanční nabídky“.

B. Dodavatel musí být též schopen předložit řadu vhodných dárkových předmětů pro cílovou skupinu VIP úřadu EASO a pro zvláštní události. Tyto materiály budou nakupovány v menším množství a měly by zobrazovat loga, slogany, kontaktní údaje nebo internetové adresy nebo jakýkoli jiný grafický obrázek. Úřad EASO hledá prestižní a prvotřídní výrobky ve středním cenovém rozpětí v oblastech uvedených níže:

• kožené výrobky,

• křišťál/sklo,

• výrobky z kovu/zlata/stříbra (např. pouzdra na vizitky atd.),

• řemeslné výrobky a dekorativní předměty, mapy a další typické oficiální dárkové předměty,

• textilní a módní doplňky.

1.3 CENÍK

Ceník (finanční nabídka, SSF 9) se v případě zadání zakázky stane referenčním ceníkem.

U každého výrobku musí uchazeči uvést jednotkovou cenu. Stejné ceny platí pro všechny varianty výrobku navrhované na stejném listu. Jednotkové ceny musí splňovat pravidla stanovená v bodě 3.4.5.

Uchazeči se vyzývají, aby uvedli 3 výrobky pro VIP osoby podle svého výběru pro simulační scénář (příloha 1).

U každého výrobku musí být v jednotkové ceně zahrnuty náklady na potisk v jedné základní barvě. Stejné jednotkové ceny (nebo ceny za šarži) se použijí při plnění rámcové smlouvy.

Doporučujeme proto uchazečům, aby ceník sestavili co nejpečlivěji.

1.4 OBECNÉ POŽADAVKY

Výrobky musí mít záruku výrobce. S výrobky se musí snadno nakládat a musí být uživatelsky přívětivé. Zejména je nutné mít na paměti omezení z hlediska hmotnosti a velikosti, která je třeba respektovat, aby bylo možné mít výrobky u sebe při cestování.

Výrobky musí být jednotlivě a pečlivě zabalené a musí být označené logem úřadu EASO nebo jeho internetovou adresou. Logo či adresa musí být jak na samotném výrobku, tak na jeho obalu.

Dodavatel musí na dodané výrobky poskytnout záruku minimálně 12 měsíců od data dodání. Úřad EASO si vyhrazuje právo dodané výrobky odmítnout do 48 hodin od dodání, pokud zjistí, že jsou poškozeny nebo neodpovídají objednávce.

Materiály musí být řádně zabalené a chráněné před poškozením.

Všechny vyrobené předměty a materiály musí splňovat jakostní, bezpečnostní a ekologické normy Evropské unie, které mimo jiné zahrnují barvu, konečnou úpravu a jasný a čitelný potisk.

Dodavatel by měl oznámit úřadu EASO, jaké předměty musí být jednotlivě označeny označením CE. Úřad EASO si vyhrazuje právo vrátit výrobky, které nesplňují jakostní a bezpečnostní normy EU.

2 SMLOUVA

2.1 TYP SMLOUVY

Úřad EASO chce uzavřít rámcovou smlouvu na dodávku týkající se zajištění návrhu a výrobu propagačních materiálů opatřených značkou EASO.

Rámcová smlouva neobsahuje žádný přímý závazek a zejména sama o sobě nepředstavuje objednávky. Místo toho stanoví právní, finanční, technická a administrativní ustanovení, jimiž se řídí vztah mezi úřadem EASO a dodavatelem v průběhu platnosti smlouvy. Vlastní objednávky budou zadávány po podpisu rámcové smlouvy a poté, co rámcová smlouva nabude účinku, a to prostřednictvím „objednávkových formulářů“ sjednaných v rámci plnění rámcové smlouvy. Návrh rámcové smlouvy stanoví základní podmínky, jež se vztahují na jakoukoli zakázku zadanou v souladu s podmínkami této smlouvy. Podpisem této rámcové smlouvy se úřad EASO nezavazuje k zadání konkrétní zakázky. Rámcová smlouva nebrání úřadu EASO v zadávání úkolů v oblastech stanovených výše jiným dodavatelům nebo svým zaměstnancům.

2.2 ZAČÁTEK PLATNOSTI SMLOUVY A DOBA TRVÁNÍ ÚKOLŮ

Smlouva vstupuje v platnost dnem, kdy ji podepíše poslední ze smluvních stran, tedy úřad EASO. Má se za to, že úřad EASO smlouvu podepíše jako poslední smluvní strana.

Podpis smlouvy je plánován na prosinec 2015. Plnění úkolů však nemůže začít dříve, než bude podepsána rámcová smlouva a objednávkový formulář oběma stranami.

Doba trvání úkolů nesmí překročit 48 měsíců.

Doba realizace úkolů může být prodloužena pouze na základě písemné dohody smluvních stran před skončením doby původně uvedené ve smlouvě.

2.3 MAXIMÁLNÍ PŘEDPOKLÁDANÝ ROZPOČET

Maximální celkový předpokládaný rozpočet činí 150 000,00 EUR na období 4 let. Tato částka je pouze orientační a není pro úřad EASO v žádném ohledu závazná.

Představuje rovněž maximální možné výdaje. Úřad EASO si vyhrazuje právo zvýšit odhadovanou hodnotu rámcové smlouvy v souladu s článkem 85 finančního nařízení úřadu EASO a čl. 134 odst. 1 písm. f) nařízení o prováděcích pravidlech1 prostřednictvím jednacího řízení s úspěšným uchazečem o nových službách nebo pracích, jimiž mají být opakovány podobné služby či práce, které úřad EASO zadal hospodářskému subjektu v rámci původní veřejné zakázky, přičemž toto řízení se uskuteční před zveřejněním oznámení zadávacího řízení).

2.4 PLNĚNÍ SMLOUVY

Úřad EASO bude výrobky objednávat prostřednictvím objednávkových formulářů v souladu se smluvními podmínkami této smlouvy.

Dodavatel předloží nabídku v reakci na konkrétní požadavek zaslaný úřadem EASO.

Do 5 dnů od okamžiku, kdy úřad zašle dodavateli objednávkový formulář, je dodavatel povinen zaslat vyplněný objednávkový formulář zpět, a to řádně podepsaný a datovaný.

Objednané výrobky musí být dodány v požadované lhůtě.

1 NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1268/2012 ze dne 29. října 2012 o prováděcích pravidlech k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie.

Veškeré výrobky musí být dodány do objektu úřadu EASO, a to DDP (s dodáním clo placeno) v pracovní době úřadu (pondělí až pátek od 9.00 do 17.00) na adresu

European Asylum Support Office MTC Block A,

Winemakers Wharf, Grand Harbour Valletta, MRS 1917, Malta,

a to na základě předchozí dohody s Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx.

2.5 PLATEBNÍ PODMÍNKY

Platby se provádějí v souladu s články I.4 a II.14, II.15 návrhu rámcové smlouvy a objednávkovým formulářem.

Platby se provádějí do 30 dnů od předložení faktury. Na fakturách se uvádí referenční číslo rámcové smlouvy a objednávkového formuláře.

2.6 ZÁRUKY

Neuplatňují se

2.7 ODPOVĚDNOST

2.7.1 Společné nabídky

Partneři podávající společnou nabídku přebírají společnou a nerozdílnou odpovědnost vůči úřadu EASO za plnění smlouvy jako celku.

Prohlášení uvádějící například:

o že jeden z partnerů společné nabídky bude odpovědný za část smlouvy a druhý za zbývající část nebo

o že v případě přijetí společné nabídky musí být podepsáno více smluv,

nejsou tudíž v souladu se zásadou společné a nerozdílné odpovědnosti. Úřad EASO nebude brát na žádné takové prohlášení uvedené ve společné nabídce zřetel a vyhrazuje si právo takové nabídky zamítnout bez dalšího posouzení, jelikož nejsou v souladu se zadávací dokumentací.

2.7.2 Zadávání subdodávek

Některé úkoly stanovené ve smlouvě mohou být zadány subdodavatelům, hlavní dodavatel je však nadále plně odpovědný vůči úřadu EASO za plnění smlouvy jako celku. V souladu s tím:

o bude úřad EASO řešit veškeré smluvní záležitosti (např. platby) výhradně s hlavním dodavatelem bez ohledu na to, zda úkoly provádí subdodavatel,

o hlavní dodavatel se za žádných okolností nemůže vyhnout odpovědnosti vůči úřadu EASO na základě odůvodnění, že k pochybení došlo na straně subdodavatele.

Bude-li dodavatel v průběhu plnění smlouvy chtít jednoho subdodavatele nahradit jiným nebo zadat subdodavateli úkol, jehož plnění nebylo v původní nabídce plánováno prostřednictvím subdodávky, musí k tomu získat výslovné povolení úřadu EASO.

Uchazeči musí informovat subdodavatele a do subdodavatelské dokumentace zahrnout, že na subdodavatele se může vztahovat článek II.18 smlouvy.

Jakmile je smlouva podepsána, řídí se zadávání subdodávek článkem II.7 výše uvedené smlouvy.

2.8 OCHRANA ÚDAJŮ

Jakákoli reakce na výzvu k podání nabídky vyžaduje záznam a další zpracování osobních údajů (jako je např. jméno, adresa, životopis). Údaje budou zpracovávány v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů. Není-li uvedeno jinak, jsou odpovědi na otázky a osobní údaje nezbytné pro účely posouzení předložených nabídek podle specifikací uvedených ve výzvě k podání nabídky a budou zpracovány pouze k tomuto účelu správcem údajů úřadu EASO. Uchazeč může na žádost obdržet sdělené osobní údaje a opravit jakékoli nepřesné či neúplné osobní údaje. Veškeré dotazy týkající se zpracovávání osobních údajů musí být adresovány správci údajů úřadu EASO. Pokud jde o zpracovávání osobních údajů, je uchazeč oprávněn se kdykoli obrátit na evropského inspektora ochrany údajů.

3 NABÍDKA

3.1 PŘÍPRAVA A PODÁNÍ NABÍDKY

Nabídkových řízení se za týchž podmínek mohou účastnit všechny fyzické a právnické osoby z jakéhokoli členského státu EU. Jelikož toto zadávací řízení vyhlašuje agentura EU, není otevřené pro země, které jsou stranami Dohody o vládních zakázkách.

Nabídky musí být podány v souladu se zvláštními požadavky výzvy k podání nabídky a v každém případě ve lhůtách v ní stanovených.

Opožděné podání bude mít za následek vyloučení nabídky ze zadávacího řízení. Rovněž nebudou akceptovány nabídky zaslané e-mailem nebo faxem. Uchazeči musí zajistit, aby nabídky byly zabaleny tak, aby se zamezilo jejich náhodnému otevření během doručování.

Nabídka musí být platná po dobu 9 měsíců od uzávěrky pro podání nabídek. Nabídka zůstává platná pro všechna obnovení smlouvy. V případě obnovení smlouvy si úřad EASO vyhrazuje právo požadovat aktualizované formuláře kritérií pro vyloučení a kritérií výběru. Změní-li se situace, která se týká těchto požadavků, musí být změny okamžitě oznámeny úřadu EASO.

Tato výzva k podání nabídky má formu soutěže. Jakákoli snaha uchazeče získat důvěrné informace, uzavírat nezákonné dohody, spolčovat se či uzavírat dohody s konkurenty, ovlivňovat nebo snažit se získat si zaměstnance úřadu EASO nebo ovlivňovat hodnotící výbor či jeho jednotlivé členy jakýmkoli způsobem během zadávacího řízení znamená, že jeho nabídka bude prohlášena za neplatnou.

Podání nabídky znamená, že uchazeč přijímá veškeré podmínky stanovené v této zadávací dokumentaci, včetně standardních formulářů podání a příloh, a vzdává se veškerých ostatních obchodních podmínek.

Xxxxxxxxx, jemuž bude zakázka zadána, bude během jejího plnění vázán svou nabídkou. Jakmile úřad EASO nabídku přijme, stává se majetkem úřadu EASO a úřad s ní bude nakládat jako s důvěrnými informacemi.

Úřad EASO nebude proplácet výdaje vzniklé při přípravě a podávání nabídek. Uchazeči, jejichž nabídka nebyla přijata, včetně situací, kdy se úřad EASO rozhodne zakázku nezadat, nemají nárok na žádné odškodnění.

Na tuto výzvu k podání nabídky se vztahuje Protokol o výsadách a imunitách Evropské unie.

3.2 OTEVÍRÁNÍ NABÍDEK

Nabídky otevírá výbor jmenovaný schvalující osobou úřadu EASO, přičemž je zaručena nestrannost a důvěrnost.

Hlavním účelem otevírání nabídek je zkontrolovat, zda obdržené nabídky splňují tyto formální požadavky:

• nejsou podány po lhůtě pro podání nabídek,

• obálka obsahující nabídku je zapečetěná,

• nabídka je podepsaná,

• nabídka obsahuje technický a finanční návrh,

• nabídka je podána v požadovaném počtu kopií.

Nabídky budou otevřeny v 10.00 dne 30. 10. 2015 na této adrese:

Evropský podpůrný úřad pro otázky azylu (EASO)

MTC Block A, Winemakers Wharf, Grand Harbour Valletta, MRS 1917, Malta

Otevření nabídek se může zúčastnit jeden oprávněný zástupce za každého uchazeče, a to v roli pozorovatele. Úřad žádá společnosti, které se chtějí otevření nabídek zúčastnit, aby svůj záměr písemně oznámily nejpozději 2 pracovní dny předem na tuto e-mailovou adresu xxxxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx .

3.3 KONTAKT MEZI UCHAZEČEM A ÚŘADEM EASO

Během zadávacího řízení v zásadě není povolen žádný kontakt mezi úřadem EASO a uchazeči. Ve výjimečných případech však může být kontakt povolen. Tyto případy jsou uvedené ve výzvě k podání nabídky (bod 8).

Žádosti o další informace lze podávat pouze písemně na e-mailovou adresu

xxxxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx, přičemž do předmětu je třeba uvést „EASO/2015/353“.

Bude-li žádost o doplňující informace podána včas, budou tyto informace zároveň zpřístupněny všem hospodářským subjektům na internetových stránkách xxxx://xxxx.xxxxxx.xx .

Úřad EASO není povinen odpovídat na žádosti o doplňující informace podané méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro doručení nabídek.

Úřad EASO bude informovat zainteresované strany o chybě, nepřesnosti, opomenutí nebo jiném nedostatku v dokumentech týkajících se výzvy k podání nabídky prostřednictvím uvedení těchto informací na internetových stránkách.

Během posuzování nabídek může úřad EASO požadovat vysvětlení v souvislosti s nabídkou nebo bude-li nutné opravit zjevné administrativní chyby v nabídce. Při této příležitosti však nelze provádět žádné změny podmínek nabídky.

Úřad žádá uchazeče, aby před podáním nabídek pravidelně kontrolovali výše uvedené internetové stránky.

3.4 Příprava nabídky

Obecné informace (viz též výzva k podání nabídky)

Nabídky musí být jasné a stručné, s průběžným číslováním stránek a řádně spojené (např. svázané či sešité atd.), musí být vypracované v jednom z úředních jazyků Evropské unie, musí obsahovat veškeré informace a dokumentaci, jež požaduje úřad EASO k posouzení nabídky, přičemž dokumenty musí být podepsané oprávněným zástupcem (upřednostňován je modrý inkoust), konkrétně průvodní dopis k nabídce, standardní formuláře podání a finanční nabídka.

Obsah nabídky:

Oddíl první: Správní návrh

3.4.1 Doložení způsobilosti

Každý uchazeč se vyzývá, aby prokázal své oprávnění k provedení zakázky podle vnitrostátního práva, jako je zápis v obchodním nebo profesním rejstříku, místopřísežné prohlášení nebo osvědčení, členství ve zvláštní organizaci, výslovné povolení nebo zápis do rejstříku plátců DPH.

Uchazeč musí v rámci své identifikace vyplnit tyto standardní formuláře podání (SSF):

- identifikační formulář (SSF 1),

- formulář pro právní subjekt2 – tento formulář musí podepsat zástupce uchazeče oprávněný k uzavírání smluv se třetími stranami,

- formulář finanční identifikace3 – tento formulář musí být řádně vyplněný a podepsaný oprávněným zástupcem uchazeče a jeho bankou.

K výše uvedeným formulářům je třeba přiložit doklady uvedené dole na každém formuláři (u soukromých subjektů: doklad o zápisu, o registraci k DPH atd., u fyzických osob: kopie pasu, doklad o zápisu / případně o registraci k DPH, u veřejných subjektů: úřední doklad

o zřízení atd.).

Pokud uchazeč nemusí či nemůže být v takovém rejstříku zapsán z důvodu jeho statutu nebo právního postavení, musí předložit vysvětlení. Jakákoli změna postavení, například akvizice nebo sloučení s jinou společností, musí být neprodleně písemně oznámena úřadu EASO. Jestliže vlivem těchto změn již nelze dále zaručit podmínky pro plnění smlouvy, vyhrazuje si úřad EASO právo smlouvu ukončit.

V této výzvě k podání nabídky jsou povoleny společné nabídky i zadávání subdodávek. V nabídkách lze dokonce kombinovat oba přístupy. Dokumentace k zadávacímu řízení musí v každém případě prostřednictvím příslušných formulářů uvedených v SSF 2–5 velice jasně specifikovat, zda jednotlivé společnosti účastnící se zadávacího řízení jednají jako partner v rámci společné nabídky nebo jako subdodavatel (to platí i v případě, kdy několik účastnících se společností patří do stejné skupiny, nebo kdy jedna je mateřským podnikem ostatních).

Společné nabídky

V případě společné nabídky předkládá formulář finanční identifikace pouze koordinátor.

V případě uchazeče podávajícího společnou nabídku, který již založil konsorcium nebo podobný subjekt pro realizaci projektu v případě zadání zakázky, uchazeč tuto skutečnost uvede v nabídce společně s veškerými dalšími relevantními informacemi v této souvislosti.

V případě uchazečů podávajících společnou nabídku, kteří ještě nezaložili konsorcium nebo podobný subjekt, jsou si uchazeči vědomi, že pokud jim bude zakázka zadána, může úřad EASO požadovat, aby uchazeč tuto spolupráci před podpisem smlouvy formalizoval. To lze učinit formou:

2 Formulář je k dispozici na adrese xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxx/xxxx_xxxxxxxxx/xxxxx_xxxxxxxx/xxxxx_xxxxxxxx_xx.xxx. 3 Formulář je k dispozici na adrese xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxx/xxxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxx_xx/xxxxxxxxx_xx_xx.xxx.

o subjektu s právní subjektivitou uznávanou členským státem, nebo

o subjektu, který nemá právní subjektivitu, ale poskytuje dostatečnou ochranu smluvních zájmů úřadu EASO (v závislosti na dotčeném členském státě se může jednat například o konsorcium nebo dočasné sdružení).

V případě uchazečů podávajících společnou nabídku, jsou uchazeči požádáni, aby vyplnili a řádně podepsali jednu z připojených plných mocí (SSF 2, 3) podle toho, jakou formu uspořádání si zvolili.

Zadávání subdodávek

Jestliže uchazeč předpokládá zadávání subdodávek, musí připojit:

o dokument (SSF 4), jenž jasně stanoví úlohy, činnosti a odpovědnosti navrhovaného subdodavatele (navrhovaných subdodavatelů) a důvody, proč předpokládá zadávání subdodávek,

o prohlášení o záměru (SSF 5) každého z navrhovaných subdodavatelů uvádějící záměr daného subdodavatele spolupracovat s uchazečem, pokud uchazeč zakázku získá, a jeho ochotu přijmout úkoly a smluvní podmínky stanovené výše, zejména článek II.18 návrhu rámcové smlouvy na dodávku.

Subdodavatelé jsou povinni předložit pouze formulář pro právní subjekt bez jakýchkoli dokladů a nemusí předkládat formulář finanční identifikace.

3.4.2 Dokumentace týkající se kritérií pro vyloučení

Uchazeči nebo jejich zástupci jsou povinni předložit řádně podepsané a datované čestné prohlášení (SSF 8), v němž:

- uvedou, zda se na ně vztahuje či nevztahuje jedna či více situací uvedených v článcích 106 a 107 finančního nařízení a podrobně popsaných ve formuláři.

Jedná-li se o společnou nabídku, musí formulář předložit každý subjekt. Pokud celková částka předpokládaná pro subdodávky překračuje 50 % celkové hodnoty zakázky, musí tento formulář předložit také potenciální subdodavatel(é) (jak je požadováno od potenciálního dodavatele). Totéž platí, pokud jde o požadavek doložení splnění kritérií pro vyloučení.

Zasláním řádně podepsaného výše uvedeného formuláře zpět uchazeči potvrzují, že jsou si vědomi všech požadavků čestného prohlášení (SSF 8).

3.4.3 Dokumentace týkající se kritérií výběru

Obecně

Tato část zadávacího řízení se týká kritérií a důkazů souvisejících s technickou a odbornou způsobilostí a hospodářskou a finanční způsobilostí poskytovatele (poskytovatelů) služeb zapojených do nabídky. Bude také obsahovat jakékoli další dokumenty, které uchazeč (uchazeči) hodlá (hodlají) předložit jakožto vysvětlení.

Hospodářský subjekt se může spolehnout na způsobilost jiných subjektů bez ohledu na právní povahu jeho vztahů s nimi. V takovém případě musí doložit, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné pro plnění zakázky, například předložením jasného závazku těchto subjektů, že mu dané zdroje dají k dispozici.

V případě společné nabídky nebo zadávání subdodávek musí uchazeč (uchazeči) stanovit úlohu, kvalifikaci a praxi každého poskytovatele služeb a ujednání o sledování, která mezi nimi existují.

V případě společné nabídky nebo zadávání subdodávek, u nichž se předpokládá, že celková hodnota překročí 30 % celkové hodnoty zakázky, musí být součástí nabídky důkaz

o způsobilosti subjektu podílejícího se na společné nabídce nebo potenciálního subdodavatele (potenciálních subdodavatelů) provádět úkoly mu (jim) svěřené. Jedná se

o stejný důkaz, jaký je vyžadován od uchazeče, jak bylo popsáno a uvedeno výše.

Důkaz o hospodářské a finanční způsobilosti uchazeče (uchazečů)

Tento důkaz se poskytuje prostřednictvím předložení vyplněného formuláře přehledu finanční a hospodářské způsobilosti (SSF 11) i kopie ročních účetních závěrek (rozvaha, výkaz zisků a ztrát) za poslední tři roky podepsané účetními.

• Důkazy pro kritérium výběru

Roční obrat přesahující 50 000 EUR za každý z posledních tří roků (2012, 2013 a 2014 nebo 2011–2012, 2012–2013 a 2013–2014).

Pokud není uchazeč z určitého výjimečného důvodu, který úřad EASO považuje za oprávněný, schopen předložit jeden či více z výše uvedených dokumentů, může svou hospodářskou a finanční způsobilost prokázat prostřednictvím jakéhokoli jiného dokumentu, jenž úřad EASO považuje za vhodný. V každém případě je nutné úřadu EASO tento výjimečný důvod a jeho odůvodnění v nabídce sdělit. Úřad EASO si vyhrazuje právo požadovat jakýkoli jiný dokument, jehož prostřednictvím může ověřit hospodářskou a finanční způsobilost uchazeče.

Hospodářskou a finanční způsobilost musí doložit všichni uchazeči. Pokud se na nabídce podílí několik poskytovatelů služeb, musí mít nezbytnou hospodářskou a finanční způsobilost pro provedení úkolů, jež jsou jim v rámci zadávacího řízení zadány, v zásadě každý z těchto poskytovatelů, přičemž tuto způsobilost musí prokázat. Totéž platí pro subdodavatele, jejichž úkoly odpovídají nebo překračují 30 % zakázky.

Technická a odborná způsobilost uchazeče (uchazečů)

Kritéria výběru budou posuzována zejména s ohledem na know-how, efektivitu, praxi a spolehlivost uchazeče.

(a) Kritérium týkající se praxe uchazeče:

• Uchazeč musí prokázat praxi v oblasti dodávání výrobků podobných výrobkům spadajícím do rozsahu této výzvy k podání nabídky předložením prohlášení (SSF 12), v němž uvede minimálně 5 zakázek za poslední 3 roky. Minimální roční úhrnná hodnota zakázek uvedených v prohlášení musí činit 50 000 EUR.

• V prohlášení by u každé zakázky mělo být uvedeno datum podpisu smlouvy, předmět smlouvy (povaha a množství dodávaných výrobků), dodací lhůty a místa dodání i částka (bez DPH) v měně smlouvy.

(b) Kritérium týkající se týmu odpovědného za řízení zakázky:

• Uchazeč doloží, že může sestavit vhodný tým pro řízení zakázky. Uvedený tým by měl zahrnovat minimálně tyto profily:

Podrobné životopisy vedoucích pracovníků a pracovníků, kteří budou odpovídat za realizaci projektu (včetně pracovníků hlavních subdodavatelů) a jakékoli další doklady o vzdělání a odborné kvalifikaci pracovníků, které dokládají jejich způsobilost plnit požadavky.

• Dodavatel předloží životopis alespoň:

- 1 hlavního projektového manažera, který splňuje tyto požadavky: vysokoškolské vzdělání, minimálně 5 let praxe v oblasti poskytování služeb, které jsou předmětem této smlouvy, vynikající znalost angličtiny jak v psané, tak mluvené podobě,

- 1 asistenta s minimálně 2letou praxí a dobrou znalostí angličtiny jak v psané, tak mluvené podobě.

Oddíl druhý: Technický návrh

3.4.4 Dokumentace o splnění technických kritérií

Dokumentace týkající se kvalitativních kritérií pro zadání zakázky

Tento oddíl je velmi důležitý pro posuzování nabídek, zadání zakázky a budoucí realizaci jakékoli výsledné zakázky. Níže je uvedeno několik pokynů, zdůrazňujeme však také kritéria pro zadání zakázky, která definují části technického návrhu, jimž by uchazeči měli věnovat zvláštní pozornost.

Technický návrh by se měl zaobírat všemi otázkami uvedenými v technických specifikacích a zahrnovat modely, příklady a technická řešení.

Vezměte prosím na vědomí, že pro zajištění rovného zacházení se všemi uchazeči není možné nabídky po podání měnit, pokud jde o technické a finanční návrhy. V důsledku toho mohou neúplné informace v tomto oddíle pouze negativně ovlivnit hodnocení kritérií pro zadání zakázky.

Technické specifikace a nabídka úspěšného uchazeče se stanou nedílnou součástí smlouvy a budou tvořit přílohy ke smlouvě.

Uchazeči by do nabídky měli zahrnout všechny body uvedené v těchto specifikacích, např.

- vyplněním formuláře SSF 10 Technický návrh,

- součástí nabídky musí být katalog (SSF 13 Katalog) obsahující rozsáhlý sortiment výrobků s úplným popisem uvádějícím vlastnosti každého výrobku a barevné fotografie,

- vypracovat simulační scénář (příloha 1 zadávací dokumentace).

Kvalita jednotlivých nabídek týkajících se technické části zakázky bude posuzována v souladu s kvalitativními kritérii pro zadání zakázky:

Kritéria	Maximální počet bodů
I. ROZMANITOST A KVALITA VZORKŮ VÝROBKŮ	50
II. KVALITA A VLIV SIMULACÍ	30
III. ODŮVODNĚNÍ, ORGANIZACE	20
Celkem	100

I. ROZMANITOST A KVALITA VZORKŮ PROPAGAČNÍCH MATERIÁLŮ

Uchazeči musí prokázat schopnost splnit toto kritérium na základě předloženého katalogu.

Při hodnocení bude zkoumána kvalita vzorků níže uvedených hlavních výrobků (vyrobených buď pro dřívější klienty, nebo speciálně pro účely tohoto zadávacího řízení) v technickém návrhu:

• psací potřeby (propisky, tužky, zvýrazňovače atd.),

• aktovky,

• klíčenky na krk,

• USB,

• skleněné tácky pod sklenice,

• vzorky (nebo fotografie vzorků) předložené pro simulační scénář VIP akce.

Dále musí popsat výrobní kroky pro dodání hlavních výrobků, jejichž pravidelné objednávání úřad EASO předpokládá.

II. KVALITA A VLIV SIMULAČNÍHO SCÉNÁŘE

Podrobný popis přístupu a metodiky uchazeče, pokud jde o úkoly v příslušné simulaci uvedené v příloze 1. Uchazeč musí předložit jasný a podrobný popis plánovaných činností a řízení projektu a ukázat originalitu, relevantnost a funkčnost svého přístupu. V simulaci musí uchazeč ukázat, že rozumí rozsahu práce a povinnostem úřadu EASO.

Různé navrhované výrobky a varianty, včetně jejich vhodnosti a relevance pro typ akcí, na nichž budou propagační materiály distribuovány.

III. ODŮVODNĚNÍ, ORGANIZACE

• jakékoli připomínky k úspěšnému plnění smlouvy dokládající míru pochopení smlouvy, komunikačních potřeb a mise úřadu EASO ze strany uchazeče, stanovisko ke klíčovým otázkám týkajícím se splnění cílů smlouvy a očekávaných výsledků,

• popis navrhovaného přístupu ke smlouvě, jehož cílem je zajistit, aby služby uvedené v zadávací dokumentaci byly prováděny co nejefektivněji z hlediska nákladů, rychlosti a kvality,

• podrobný popis navrhovaného týmu, se zevrubným uvedením úlohy každého člena týmu a informací o obecném řízení zakázky. Co se týče každodenního řízení zakázky, musí uchazeči prokázat, jak budou schopni úzce spolupracovat s odpovědnými útvary úřadu EASO,

• pokud nabídku podává konsorcium, popis přispění každého člena konsorcia a rozdělení úkolů a odpovědnosti mezi nimi a jejich vzájemné spolupráce,

• v případě zadávání subdodávek popis případných předpokládaných ujednání o zadávání subdodávek s jasným uvedením úkolů, které budou svěřeny subdodavateli, a metod zajištění kvality, které se v souvislosti s těmito úkoly použijí.

Oddíl třetí: Finanční návrh

3.4.5 Dokumentace o splnění finančních kritérií

Finanční nabídku uchazeči podávají na formuláři finanční nabídky (SSF 9, s přiloženými excelovými tabulkami).

Upozorňujeme uchazeče na následující:

• Ceny musí být uvedené v eurech.

• Ceny musí zahrnovat všechny náklady a výdaje přímo či nepřímo spojené s návrhem, výrobou a dodávkou výrobků (např. ceny musí zahrnovat administrativní náklady, náklady na řízení projektu, materiály, náklady na nastavení, vytvoření, balení, obaly atd.).

• Ceník bude nedílnou součástí rámcové smlouvy, a proto je nutné, aby byl vyplněný úplně a správně.

• Všechny ceny se rozumí jako konečné ceny pro dodávky na Maltu.

• Pokud by bylo požadováno dodání výrobků na jiné místo, bude muset dodavatel na objednávkovém formuláři uvést výši dodatečných nákladů na dopravu, pojištění a platné poplatky (např. clo) a úřad EASO je musí výslovně schválit. Úřad EASO uvedené dodatečné náklady proplatí maximálně do výše uvedené na objednávkovém formuláři po předložení kopií příslušných faktur a dokladů o zaplacení.

• Ceny by měly být uvedené bez veškerých cel, daní a dalších poplatků, tj. také bez DPH, jelikož Společenství je osvobozeno od těchto poplatků v EU v souladu s články 3 a 4 Protokolu o výsadách a imunitách Evropských společenství ze dne 8. dubna 1965 (Úř. věst. L 152 ze dne 13. července 1967). Osvobození úřadu udělují vlády členských států buď prostřednictvím vrácení příslušných poplatků po předložení dokladů, nebo prostřednictvím přímého osvobození. U zemí, ve kterých vnitrostátní právní předpisy umožňují osvobození prostřednictvím vrácení poplatků, musí být částka DPH uvedena zvlášť. Mají-li uchazeči pochybnosti o příslušném systému DPH, musí sami kontaktovat příslušné vnitrostátní orgány a požádat o objasnění způsobu osvobození úřadu EASO od DPH.

• Ceny nesmí být podmíněné a musí být přímo použitelné na základě technických specifikací.

Ceny musí být pevné a nesmí podléhat úpravě.

4. POSUZOVÁNÍ NABÍDEK

Hodnocení je důvěrné, jednání hodnotícího výboru je neveřejné a výbor přijímá společné rozhodnutí. Členové hodnotícího výboru jsou vázáni povinností mlčenlivosti.

4.1. FÁZE HODNOCENÍ

Fáze 1 – Uplatnění kritérií způsobilosti a kritérií pro vyloučení na uchazeče Účelem je zjistit, zda se uchazeči mohou zadávacího řízení zúčastnit.

Způsobilost uchazeče bude posuzována na základě dokumentů předložených v souladu s bodem 3.4.1 a 3.4.2.

Pokud má být vyloučen člen konsorcia, budou vyloučeni i ostatní členové konsorcia. Pokud má být vyloučen subdodavatel, bude vyloučen i uchazeč.

Nutno upozornit, že kritéria pro vyloučení z účasti a kritéria pro vyloučení ze zadání zakázky platí po celou dobu trvání zadávacího řízení.

Fáze 2 – Uplatnění kritérií výběru na uchazeče

Cílem je prověřit technickou a odbornou způsobilost a hospodářskou a finanční způsobilost každého uchazeče, který prošel vylučovací fází, k plnění smlouvy.

Způsobilost uchazeče bude posuzována na základě dokumentů předložených v souladu s bodem 3.4.3 Kritéria výběru.

Fáze 3 – Uplatnění kritérií pro udělení zakázky na uchazeče

Dále budou posuzovány pouze nabídky uchazečů, kteří splnili požadavek způsobilosti, nevztahují se na ně kritéria pro vyloučení a vyhověli kritériím výběru. Cílem je sestavit pořadí uchazečů podle jejich úspěšnosti v rámci hodnocení.

Zakázky budou zadány nabídce, která je nákladově nejefektivnější: tj. vykazuje nejlepší poměr výkon/cena.

Použijí se tato kritéria pro zadání zakázky:

a) Kvalitativní kritéria pro zadání zakázky (popis viz bod 3.4.4 výše)

Kritéria	Maximální počet bodů
ROZMANITOST A KVALITA VZORKŮ VÝROBKŮ	50
KVALITA A VLIV SIMULACÍ	30
ODŮVODNĚNÍ, ORGANIZACE	20
Celkem	100

Uchazeči, kteří získali méně než 70 % z celkového počtu bodů nebo méně než 50 % z bodů udělovaných za jedno kritérium, budou z dalšího posuzování nabídek vyloučeni.

Uchazeči by ve svých nabídkách měli zahrnout všechny body uvedené v těchto specifikacích, aby získali co nejvíce bodů. Pouhé opakování povinných požadavků stanovených v těchto specifikacích bez uvedení podrobností nebo jakékoli přidané hodnoty bude hodnoceno pouze velmi malým počtem bodů. Navíc, pokud v nabídce nebudou některé základní body těchto specifikací výslovně uvedeny, může se úřad EASO rozhodnout za příslušná kvalitativní kritéria pro zadání zakázky udělit nula bodů.

b) Finanční hodnocení

Pouze pro účely hodnocení úřad EASO přihlédne k váženým cenám:

Pw = 80 % * (celkový součet cen výrobků po slevě) + 20 % * (součet cen služeb)

c) Zadání zakázky:

Zakázka bude zadána nabídce, která je nákladově nejefektivnější s přihlédnutím k technické kvalitě (50 %) a ceně (50 %) a která získá nejvyšší bodové ohodnocení podle tohoto vzorce:

Sw= Pmin/Pw x 100 (x 0,5) + celkový součet bodů za kvalitu nabídky „w“ (x 0,5)

Pmin = nejlevnější ze všech P Pw = vážená cena nabídky „w“

Sw = bodové hodnocení nabídky „w“

4.2. ZADÁNÍ XXXXXXX

Informace pro uchazeče

O rozhodnutí o zadání zakázky bude úřad EASO uchazeče informovat, včetně odůvodnění jakéhokoli rozhodnutí pro nezadání zakázky nebo zrušení řízení (viz bod 12 výzvy k podání nabídky).

Na základě příslušných písemných žádostí úřad EASO všem odmítnutým uchazečům sdělí důvody odmítnutí a všem uchazečům, kteří podali přijatelnou nabídku, sdělí, čím se vyznačovala vybraná nabídka, její relativní výhody a jméno/název úspěšného uchazeče.

Některé informace se však zveřejňovat nemusí, pokud by jejich poskytnutí bránilo vymahatelnosti práva nebo bylo jinak v rozporu s veřejným zájmem či na újmu oprávněným obchodním zájmům hospodářských subjektů, ať veřejných, či soukromých, nebo pokud by poskytnutí takových informací bylo na újmu spravedlivé hospodářské soutěže mezi nimi.

Odkladná lhůta

Úřad XXXX s úspěšným uchazečem podepíše smlouvu či rámcovou smlouvu až po uplynutí odkladné lhůty 14 kalendářních dnů, která začíná běžet dnem následujícím po zaslání oznámení všem uchazečům o rozhodnutí o zadání zakázky.

V případě zaslání oznámení elektronickou cestou činí odkladná lhůta 10 kalendářních dnů.

Neexistence závazku k zadání zakázky

Zadávací řízení nezavazuje veřejného zadavatele k zadání zakázky. Úřad EASO může až do podpisu smlouvy upustit od zadávacího řízení nebo toto řízení zrušit, aniž by uchazeči měli nárok na jakékoli odškodnění.

V případě zrušení zadávacího řízení budou uchazeči vyrozuměni. Úřad EASO v žádném případě nenese odpovědnost za jakékoli škody vzniklé v souvislosti se zrušením zadávacího řízení.

Důkazy předkládané dodavatelem

Během odkladné lhůty požádá úřad EASO uchazeče navrhovaného na zadání zakázky o předložení důkazů týkajících se kritérií pro vyloučení v souladu s článkem 143 nařízení o prováděcích pravidlech a články 106 a 107 finančního nařízení. Pokud tyto důkazy nebyly předloženy nebo byly neuspokojivé, úřad EASO si vyhrazuje právo zrušit zadávací řízení nebo změnit rozhodnutí

o zadání zakázky ve prospěch xxxxxxxx, který byl hodnocen jako druhý nejlepší, za předpokladu, že splňuje ustanovení o důkazech týkajících se vyloučení.

Uchazeč, jemuž má být zakázka zadána, předloží do 15 dnů od obdržení vyrozumění

o navrhovaném zadání zakázky a před podpisem smlouvy následující doklady potvrzující čestné prohlášení:

1 Úřad EASO přijme jako dostatečný důkaz, že uchazeč, jemuž má být zakázka zadána, se nenachází v žádné ze situací uvedených v čl. 106 písm. a), b) nebo e) finančního nařízení, nejnovější výpis z trestního rejstříku, nebo pokud neexistuje, aktuální rovnocenný doklad vydaný soudem nebo správním orgánem země původu nebo posledního pobytu, ze kterého vyplývá, že jsou tyto požadavky splněny.

2 Úřad EASO přijme jako dostatečný důkaz, že se uchazeč nenachází v situaci uvedené v čl. 106 písm. d) finančního nařízení, nejnovější osvědčení vydané příslušným orgánem dotyčného státu.

3 Nejsou-li dokumenty nebo osvědčení uvedené v odstavcích 1 a 2 v dotyčné zemi vydávány, jakož i ve všech ostatních případech vyloučení podle článku 106 finančního nařízení, mohou být nahrazeny místopřísežným, nebo pokud neexistuje, čestným prohlášením učiněným zainteresovanou stranou u soudu nebo správního orgánu, notáře nebo příslušné profesní organizace v zemi jeho původu nebo posledního pobytu.

4 V souladu s vnitrostátními právními předpisy země, ve které je uchazeč usazen, se doklady uvedené v odstavcích 1, 2 a 3 týkají právnických nebo fyzických osob včetně, je-li to nezbytné, ředitelů podniků nebo jiných osob se zastupujícími, rozhodovacími nebo kontrolními pravomocemi ve vztahu k uchazečům. To by byl případ, kdy dotčené vnitrostátní právní předpisy přenáší právní odpovědnost za činy spáchané právním subjektem (fyzickými osobami) na jejich zákonné zástupce. Za účelem správného výkladu předložených důkazů, nebo kdykoli o to úřad EASO požádá, poskytne uchazeč informace o vlastnických poměrech právnické osoby nebo o jejím vedení a o tom, kdo ji ovládá a kdo má právo za ni jednat nebo ji zastupovat.

5 Má-li úřad EASO pochybnosti o tom, zda se uchazeči nacházejí v některé ze situací majících za následek vyloučení, může sám požádat příslušné orgány uvedené v odstavci 3

o informace, jež v této souvislosti považuje za nezbytné.

6 Úřad EASO může uchazeče zprostit povinnosti předkládat důkazní prostředky uvedené v odstavcích 1 a 2, pokud mu tyto důkazy již byly předloženy pro účely jiného zadávacího řízení, přičemž datum vydání těchto dokumentů není starší než jeden rok a dokumenty jsou stále platné. V tomto případě předloží uchazeč čestné prohlášení, že důkazní prostředky již byly úřadu EASO předloženy v předchozím zadávacím řízení, a potvrdí, že se jeho situace nezměnila. V nabídce uvede veškeré nezbytné reference, aby útvary úřadu EASO mohly tento důkaz prověřit.

Přílohy zadávací dokumentace:

• Příloha 1 Simulační scénář

• Standardní formuláře podání

• Návrh smlouvy

Příloha I

Simulační scénář

Rozvržení a výroba propagačních materiálů

Úřad v červnu 2016 oslaví ve Vallettě 5leté výročí svého zřízení. U této příležitosti budou uspořádány dvě akce:

• Interní akce pro všechny zaměstnance úřadu EASO a jejich rodiny (zhruba 50 zaměstnanců) na oslavu tohoto kulatého výročí. Uchazeč navrhne vhodné a inovativní řešení dárku k této akci, který bude zahrnovat dva aspekty: výročí evropské agentury a výsledky jejích zaměstnanců. Rozpočet činí 50 EUR na zaměstnance.

• VIP akce. Bude uspořádána externí akce, přístupná pro sdělovací prostředky, pro zúčastněné subjekty (Evropskou komisi, odborníky z členských států, poslance Evropského parlamentu, sdělovací prostředky atd.), na níž uchazeč navrhne inovativní dárek prvotřídní kvality (pro zhruba 100 účastníků), který bude zahrnovat dva aspekty: výročí evropské agentury a podporu pro otázky azylu jako oblast působnosti této agentury. Rozpočet činí 100 EUR na účastníka.

Document Metadata

Table of Contents

Otevřené zadávací řízení EASO/2015/353

Document Metadata