INFORMAČNÍ MEMORANDUM O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

P_5.1.1.1.

INFORMAČNÍ MEMORANDUM O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

1. ÚČEL DOKUMENTU

Tento dokument je určen Vám, našim klientům - dětem a případně dalším osobám, kterým poskytujeme naše služby, a byl zpracován s cílem

poskytnout přehledné a srozumitelné informace o tom:

- kdo je naše organizace a jaké služby (při nichž dochází ke zpracování osobních údajů) poskytuje, (viz kapitola č. 2),

- jakými zásadami se řídíme při zpracování osobních údajů (viz kapitola č. 3),

- jaké osobní údaje shromažďujeme a k jakým účelům (viz kapitola č. 4),

- proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje (viz kapitola č. 5),

- kde primárně osobní údaje získáváme (viz kapitola č. 6),

- kde a jak dlouho osobní údaje uchováváme (viz kapitola č. 7),

- jak zajišťujeme ochranu zpracovávaných osobních údajů (viz kapitola č. 8),

- komu osobní údaje zpřístupňujeme (viz kapitola č.9),

- jaká jsou Vaše práva, jako subjektu údajů, a jak je můžete uplatnit (viz kapitola č.10).

Informační memorandum je účinné od 25. 5. 2018 a je vydáno v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (GDPR).

Pokud zde nenajdete odpovědi na své dotazy, které se týkají zpracování osobních údajů, nebo chcete některou část podrobněji vysvětlit, napište na adresu Xxxxxxxxxxx 000/00, 000 00 Xxxxx 0, xx e-mail xxxx@xxxxxxxxxxx.xx nebo datovou schránku 67b7dmw, případně nám zavolejte na tel.: 000 000 000.

2. NAŠE ORGANIZACE

Naše organizace se jmenuje se Dům tří přání, z.ú. a sídlíme na xxxxxx Xxxxxxxxxxx 000/00, 000 00 Xxxxx 0 (dále také jen „Organizace“). V souladu s pověřením k výkonu sociálně-právní ochrany dětí, vydaného Magistrátem hl. m. Prahy ze dne 6. 6. 2003:

- pomáháme rodičům při řešení výchovných nebo jiných problémů souvisejících s péčí o dítě,

- vyvíjíme činnost zaměřenou na ochranu dětí před škodlivými vlivy a předcházení jejich vzniku,

- provozujeme zařízení odborného poradenství pro péči o děti, zařízení sociálně výchovné činnosti a zařízení pro děti vyžadující okamžitou

pomoc (ZDVOP).

Dle zákona č. 108/2006 Sb. o sociálních službách současně poskytujeme Sociálně aktivizační služby pro rodiny s dětmi, krizovou pomoc a sociální rehabilitaci.

Naše služby poskytujeme prostřednictvím zařízení uvedených v tabulce níže.

Název zařízení	Adresa	Poskytované služby
DŮM XXXXXXXX XXXXXX PRO XXXX	Xxxxxxxxxxx 000/00, 000 00 Xxxxx 0 – Ruzyně	Provoz zařízení pro děti vyžadující okamžitou pomoc (ZDVOP) Sociální služby - krizová pomoc a sociální rehabilitace
CENTRUM RODINNÉ TERAPIE HORIZONT	Doubravčická 1474/21, 100 00 Praha 10	Služby na základě Pověření o výkonu SPOD – poradenství a rodinná terapie
CENTRUM PRO RODINY DELTA	Terronská 727/7, 160 00 Praha 6	Sociální služby - sociálně aktivizační služby pro rodiny s dětmi. Psychologické poradenství
CENTRUM PRO DĚTI MEZIPATRO	Svatovítská 682/7, 160 00 Praha 6	Sociálně aktivizační služby pro rodiny s dětmi

3. ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Veškerá zpracování osobních údajů v naší Organizaci respektují níže uvedené zásady:

1. Každé zpracování osobních údajů sleduje legální a legitimní účel, a je prováděno způsobem a prostředky, které jsou v souladu s právní úpravou ochrany osobních údajů.

2. Nezpracováváme osobní údaje bez právního titulu.

3. Shromažďujeme pouze osobní údaje, které jsou nezbytné pro naplnění stanoveného účelu.

4. Snažíme se zpracovávat pouze přesné a aktuální osobní údaje.

5. Osobní údaje zpracováváme pouze po nezbytnou dobu.

6. O zpracování osobních údajů Vás řádně informujeme.

7. Respektujeme Vaše práva, která jsou Vám přiznána, jako subjektu údajů.

8. Osobní údaje důsledně chráníme.

4. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom Vám mohli poskytnout služby, ke kterým jsme byli pověřeni (viz kapitola č. 2), a abychom splnili povinnosti, vyplývající se závazných právních předpisů (blíže viz kapitola č. 5).

Jedná se zejména o níže uvedené kategorie osobních údajů:

- identifikační údaje dítěte (jméno a příjmení, rodné číslo, datum narození nebo přibližný věk, adresa místa trvalého pobytu a obvyklého bydliště),

- identifikační údaje zákonného zástupce (jméno a příjmení, datum narození, adresa místa trvalého pobytu a obvyklého bydliště),

- záznamy o pobytu ve ZDVOP, včetně důvodů umístění dítěte, datum přijetí a propuštění,

- záznamy o rozhodnutích příslušných orgánů (např. soudů) a o spolupráci s orgány, případně dalšími právnickými i fyzickými osobami působícími v oblasti sociálně-právní ochrany,

- informace o zdravotních rizicích, záznamy o způsobu zajištění zdravotních služeb, poskytnuté lékařské pomoci, přijatých opatřeních a

jejich důvodech,

- údaje o situaci dítěte a jeho rodiny (zejména sociální, zdravotní a jiná rizika, úroveň tělesného a duševního vývoje dítěte, průběh vzdělávání a předpoklady k budoucímu vzdělávání, vlastnosti a schopnosti dítěte, názory a přání dítěte, vztahy v rodině, potřeby rodiny, výchovné kompetence, materiální a finanční podmínky rodiny, širší sociální prostředí rodiny a další údaje nezbytné pro stanovení obsahu individuálního plánu ochrany dítěte),

- údaje o spokojenosti s našimi službami (např. osobní údaje, které jsou obsahem hodnotících dotazníků nebo knihy stížností),

- údaje o výši příjmů rodiny, normativních nákladech na bydlení, příjem dávek pomoci v hmotné nouzi a sirotčího důchodu1,

- údaje o úhradách a pohledávkách za pobyt v ZDVOP,

- záznamy o vedení správního řízení, vůči osobám povinným uhradit příspěvky na provoz ve ZDVOP.

5. PROČ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME A CO NÁS K TOMU OPRAVŇUJE

Osobní údaje zpracováváme primárně za účelem:

1. Zajištění řádného výkonu sociálně-právní ochrany dětí (dle zákona 359/1999 Sb.) a poskytování sociálních služeb (dle zák.

č. 108/2006 Sb.) Služby jsou dítěti poskytovány zpravidla dobrovolně na základně uzavřené dohody. Existují i případy, kdy péče (terapie)

může být nařízena z rozhodnutí soudu.

V rámci výkonu sociálně-právní ochrany dětí a poskytování sociálních služeb dochází ke zpracování osobních údajů při:

a. uzavírání dohod k poskytnutí služby,

b. vedení klientské evidence a spisů,

c. vedení evidence dětí přijatých do ZDVOP,

x. xxxxxxxxxxxxx situace dítěte a jeho rodiny, s cílem definovat individuální plán ochrany dítěte,

e. plnění zákonné oznamovací povinnosti (např. vůči příslušnému orgánu sociálně-právní ochrany při přijetí dítěte do ZDVOP2 nebo vůči obecnímu úřadu obce s rozšířenou působností3, pokud jde o děti, na něž se zaměřuje sociálně-právní ochrana),

f. zajišťování souladu našich činností vůči standardům kvality, včetně získávání zpětné vazby,

1 Pouze ve ZDVOP.

2 § 42 dost. 12 zák. č. 359/1999 Sb. o sociálně-právní ochraně dětí

3 § 10 odst. 4 zák. č. 359/1999 Sb. o sociálně-právní ochraně dětí

g. administraci příspěvků za pobyt a péči poskytovanou nezletilému dítěti ve ZDVOP, na základě rozhodnutí soudu nebo žádosti obecního úřadu obce s rozšířenou působností, vůči osobám povinným příspěvek uhradit (rodiči / osobě povinné výživou dítěte / příjemci

sirotčího důchodu),

h. administraci žádostí a vyúčtování státních příspěvků, poskytovaných příslušným krajským úřadem (za tímto účelem musíme evidovat i

rodné číslo dítěte).

2. Vedení správního řízení o příspěvku na úhradu pobytu a péče v souladu se zák. č. 500/2004 Sb., správní řád a § 42b zák.č.

359/1999 Sb. o sociálně-právní ochraně dětí.

3. Ochrany oprávněných zájmů Organizace, zejména za účelem schopnosti prokázat řádný výkon činností, ke kterým získala naše Organizace oprávnění, prokázání oprávněného čerpání státních příspěvků nebo jiné finanční podpory, vázané na poskytování služeb sociálně-právní ochrany dětí apod.

Ve všech shora uvedených případech se jedná o zpracování, ke kterému není potřeba získávat souhlas subjektu údajů.

6. KDE OSOBNÍ ÚDAJE ZÍSKÁVÁME

Zdrojem osobních údajů je:

- samo dítě a jeho zákonní zástupci,

- příslušné orgány v rámci zákona č. 359/1999 Sb. o sociálně-právní ochraně dětí,

- další osoby a instituce (např. škola, další organizace poskytující služby sociálně-právní ochrany), pokud se účastní spolupráce v zájmu dítěte a rodiny.

7. KDE A JAK DLOUHO OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVÁME

Osobní údaje shromažďované naší Organizací jsou zpracovány a ukládány na území České republiky, s výjimkou e-mailové komunikace a

plánování našich činností, které zpracováváme pomocí produktů G Suite společnosti Google LLC, sídlící mimo území EU. Google LLC se přihlásila

k dodržování mezistátní smlouvy uzavřené mezi EU a USA k zajištění ochrany soukromí při předávání osobních údajů (tzv. Privacy Shield).

Osobní údaje uchováváme po dobu 15 let. Tato lhůta počíná běžet v roce následujícím po roce, v němž došlo k zániku Dohody o poskytnutí sociální služby, k ukončení pobytu ve ZDVOP nebo ukončení soudem nařízené terapie. Tato doba vychází z promlčecí lhůty upravené v § 629 odst. 2 zák. č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, pro případné uplatnění majetkových práv.

Po uplynutí této doby jsou všechny osobní údaje zlikvidovány, případně plně anonymizovány.

8. JAK OSOBNÍ ÚDAJE CHRÁNÍME

S ohledem na vysokou senzitivu osobních údajů, které zpracováváme, jsme přijali adekvátní technická a organizační opatření k zajištění jejich bezpečnosti, zejména:

- stanovili jsme detailní pravidla pro shromažďování a manipulaci s osobními údaji; dodržování těchto pravidel důsledně kontrolujeme,

- k osobním údajům má přístup pouze nezbytný počet odpovědných osob,

- pověřené osoby jsou vázány slibem mlčenlivosti, který trvá i po skončení spolupráce s Organizací,

- pokud došlo k ukončení poskytování služby, osobní údaje přesouváme do archivu; přístup k archivovaným osobním údajům podléhá schválení,

- pokud již musíme zapojovat do zpracování osobních údajů další subjekty (tzv. zpracovatele), pečlivě hodnotíme, zda poskytují dostatečné záruky k zajištění bezpečnosti osobních údajů,

- dojde-li k neoprávněnému zásahu nebo úniku osobních údajů a taková situace bude pro subjekt údajů představovat vysoké riziko, máme povinnost bez zbytečného odkladu oznámit tuto situaci subjektu údajů a Úřadu pro ochranu osobních údajů

9. KOMU OSOBNÍ ÚDAJE ZPŘÍSTUPŇUJEME

Zpracovávané osobní údaje mohou být zpřístupněny třetím osobám:

- Příslušným státním orgánům, např. orgánům sociálně-právní ochrany dětí nebo orgánům činným v trestním řízení (policie, státní zastupitelství, soudy) v rámci výkonu jejich pravomocí, které vycházejí z platných právních předpisů.

- Externím subjektům, které jsou s naší Organizací ve smluvním vztahu a poskytují nám důležité služby, např. psychologické poradenství

nebo supervizi. Jsou však vázáné mlčenlivostí a musí přijmout adekvátní technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů.

- Soudům a exekutorům apod. pro účely vymáhání pohledávek v prodlení.

10. PRÁVA KLIENTŮ A JAK TYTO LZE UPLATNIT

Níže popsaná práva, která klientům (subjektům údajů) přiznává GDPR, je možné uplatnit prostřednictvím písemné žádosti doručené na xxxxxx Xxxxxxxxxxx 000/00, 000 00 Xxxxx 0, na e-mailovou schránku xxxx@xxxxxxxxxxx.xx nebo do datové schránky 67b7dmw. Do předmětu zprávy je nezbytné uvést text „Osobní údaje“.

Právo na přístup

Subjekt údajů má právo na přístup ke svým osobním údajům, tj. právo požadovat:

- potvrzení, zda o něm naše Organizace zpracovává osobní údaje,

- informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích osobních údajů, plánované době zpracování, o

právech subjektu údajů, o zdrojích osobních údajů, o skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU,

- bezplatnou kopii osobních údajů, za podmínky, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Pokud bude žádost vyhodnocena jako oprávněná, umožníme subjektu údajů přístup k jeho osobním údajům bez zbytečného prodlení,

nejpozději do 30 dnů od doručení žádosti. Ve výjimečných případech jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o dva měsíce. O takovém prodloužení a jeho zdůvodnění jej budeme informovat.

Právo na opravu nepřesných údajů

Subjekt údajů má právo požadovat opravu svých nepřesných osobních údajů nebo jejich doplnění poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz

Subjekt údajů má právo požádat o výmaz svých osobních údajů za splnění některé z níže uvedených podmínek4:

- osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly zpracovávány,

4 Právo na výmaz se však neuplatní, pokud je zpracování nezbytné a) pro výkon práva na svobodu projevu a informace, b) splnění právní povinnosti nebo splnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je Organizace pověřena, c) z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví, d) pro účely archivace ve veřejném zájmu / vědeckého či historického výzkumu nebo statistické účely.

- osobní údaje byly zpracovány protiprávně,

- osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti.

Právo na omezení zpracování

Naše Organizace má za povinnost omezit zpracování osobních údajů, pokud je splněn některý z níže uvedených důvodů:

- subjekt údajů popírá přesnost OÚ; omezení bude přijato na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit,

- subjekt údajů se domnívá, že zpracování je protiprávní, ale současně odmítá jejich výmaz a žádá místo toho omezení jejich použití,

- subjekt údajů požaduje osobní údaje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, ačkoliv naše Organizace je již nepotřebuje.

Osobní údaje mohou být (s výjimkou jejich uložení) dále zpracovávány pouze a) se souhlasem subjektu údajů, b) z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, c) z důvodu ochrany práv jiné fyzické osoby nebo d) z důvodu důležitého veřejného zájmu.

Pokud bude ze strany Organizace omezení zrušeno, předem subjekt údajů na toto situaci upozorníme.

Vznést námitku proti zpracování

Subjekt údajů může vznést svou námitku proti zpracování jeho osobních údajů, které se týkají jeho konkrétní situace. Po vznesení oprávněné námitky, je povinností naší Organizace prokázat, že naše oprávněné zájmy převažují nad základními právy a svobodami subjektu údajů.

Vznesení námitky je možné pouze vůči zpracování probíhajícího:

- na základě oprávněného zájmu naší Organizace,

- na základě plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci naší Organizací,

- pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely.

Podat stížnosti u dozorového úřadu

Subjekt údajů má právo stěžovat na Úřadu na ochranu osobních údajů - stížnost je možné zaslat dopisem na adresu Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, na e-mail xxxxx@xxxx.xx nebo sdělit telefonicky x000 000 000 000.

Pokyn schválen ředitelkou organizace dne 25. 5. 2018 Podpis klienta: ………………………………………………………………

Účinnost od 25. 5.2018 Datum podpisu: ……………………………………………………………