VÝZVA

čj. KrÚ 6187/2015

Pardubický kraj

Komenského náměstí 125, Pardubice 532 11 ‌

VÝZVA

k předložení nabídky

na veřejnou zakázku malého rozsahu

Zadavatel - Pardubický kraj tímto vyzývá k podání nabídky na veřejnou zakázku malého rozsahu

„Digitalizace knižních fondů a dokumentů“

1. Identifikační údaje zadavatele

Název: Pardubický kraj

Právní forma: Veřejnoprávní korporace

Sídlo: Komenského náměstí 125, 532 11 Pardubice

IČ: 70892822

DIČ: CZ70892822

Zastoupen: JUDr. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx, Ph.D., hejtmanem Pardubického kraje Kontaktní osoba: Xxx. Xxxxxxxx Xxxxxxx, oddělení veřejných zakázek

Tel: 000 000 000

Xxxxxxxx Xxxxxxx, oddělení projektového řízení Tel.: 000 000 000

Xxxxxxxx Xxxxxxxx, ředitelka Krajské knihovny v Pardubicích Tel.: 000 000 000

Systémové číslo zakázky: P15V00000017

Profil zadavatele: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/

2. Informace o druhu a předmětu veřejné zakázky

Jedná se o veřejnou zakázku malého rozsahu (dále jen „zakázka“) na služby, jejímž předmětem je zajištění digitalizace knihovního fondu specifikovaného v obchodních podmínkách, které tvoří přílohu č. 3 výzvy, a zajištění a poskytnutí veškerých souvisejících služeb, činností a plnění vč. zajištění dopravy či přípravy knihovního fondu.

CPV : 79999100-4 Skenování, 72310000-1 Zpracování dat

Veřejná zakázka je realizována v rámci projektu „Část III. Výzvy – Digitalizace a ukládání dat“, registrační číslo projektu CZ.1.06/2.1.00/08.07357, spolufinancovaného Evropskou unií z Evropského fondu pro regionální rozvoj z Integrovaného operačního programu (dále IOP).

Součástí plnění dodavatele je zajištění publicity dle pravidel IOP.

Zadávání této zakázky nepodléhá zákonu č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, vyjma povinnosti zadavatele postupovat v souladu se zásadami transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace.

Předpokládaná hodnota veřejné zakázky určená zadavatelem činí 785 123,- Kč bez DPH.

3. Lhůta a místo pro podání nabídek

Lhůta pro podání nabídek je nejpozději do 13. 2. 2015 do 10:00 hodin.

Místo pro podání nabídek prostřednictvím držitele poštovní licence: Krajský úřad Pardubického kraje

Xxxxxxxxxx xxxxxxx 000

532 11 Pardubice

Místo pro podání nabídek osobně v pracovních dnech Po a St v době od 7.00 do 17.00 hod., ve dnech Út a Čt v době od 7.00 do 15.30 hod., v Pá v době od 7.00 do 14.30 hod. na adresu:

Krajský úřad Pardubického kraje Podatelna (prostory Czech POINT) Xxxxxxxxxx xxxxxxx 000

532 11 Pardubice

4. Požadavky na prokázání splnění kvalifikace

4.1. Zakázku může plnit dodavatel, který

a) nebyl pravomocně odsouzen pro trestný čin spáchaný ve prospěch organizované zločinecké skupiny, trestný čin účasti na organizované zločinecké skupině, legalizace výnosů z trestné činnosti, podílnictví, přijetí úplatku, podplacení, nepřímého úplatkářství, podvodu, úvěrového podvodu, včetně případů, kdy jde o přípravu nebo pokus nebo účastenství na takovém trestném činu, nebo došlo k zahlazení odsouzení za spáchání takového trestného činu; jde-li o právnickou osobu, musí tento předpoklad splňovat jak tato právnická osoba, tak její statutární orgán nebo každý člen statutárního orgánu, a je-li statutárním orgánem dodavatele či členem statutárního orgánu dodavatele právnická osoba, musí tento předpoklad splňovat jak tato právnická osoba, tak její statutární orgán nebo každý člen statutárního orgánu této právnické osoby; podává-li nabídku zahraniční právnická osoba prostřednictvím své organizační složky, musí předpoklad podle tohoto písmene splňovat vedle uvedených osob rovněž vedoucí této organizační složky; tento základní kvalifikační předpoklad musí dodavatel splňovat jak ve vztahu k území České republiky, tak k zemi svého sídla, místa podnikání či bydliště,

b) nebyl pravomocně odsouzen pro trestný čin, jehož skutková podstata souvisí s předmětem podnikání dodavatele podle zvláštních právních předpisů nebo došlo k zahlazení odsouzení za spáchání takového trestného činu; jde-li o právnickou osobu, musí tuto podmínku splňovat jak tato právnická osoba, tak její statutární orgán nebo každý člen statutárního orgánu, a je-li statutárním orgánem dodavatele či členem statutárního orgánu dodavatele právnická osoba, musí tento předpoklad splňovat jak tato právnická osoba, tak její statutární orgán nebo každý člen statutárního orgánu této právnické osoby; podává-li nabídku zahraniční právnická osoba prostřednictvím své organizační složky, musí předpoklad podle tohoto písmene splňovat vedle uvedených osob rovněž vedoucí této organizační složky; tento základní kvalifikační předpoklad musí dodavatel splňovat jak ve vztahu k území České republiky, tak k zemi svého sídla, místa podnikání či bydliště,

c) v posledních 3 letech nenaplnil skutkovou podstatu jednání nekalé soutěže formou podplácení podle zvláštního právního předpisu,

d) respektive vůči jeho majetku neprobíhá nebo v posledních 3 letech neproběhlo insolvenční řízení, v němž bylo vydáno rozhodnutí o úpadku nebo insolvenční návrh nebyl zamítnut proto, že majetek nepostačuje k úhradě nákladů insolvenčního řízení, nebo nebyl konkurs zrušen proto, že majetek byl zcela nepostačující nebo zavedena nucená správa podle zvláštních právních předpisů,

e) není v likvidaci,

f) nemá v evidenci daní zachyceny daňové nedoplatky, a to jak v České republice, tak v zemi sídla, místa podnikání či bydliště dodavatele,

g) nemá nedoplatek na pojistném a na penále na veřejné zdravotní pojištění, a to jak v České republice, tak v zemi sídla, místa podnikání či bydliště dodavatele,

h) nemá nedoplatek na pojistném a na penále na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, a to jak v České republice, tak v zemi sídla, místa podnikání či bydliště dodavatele,

i) není veden v rejstříku osob se zákazem plnění veřejných zakázek,

j) nebyl v posledních 3 letech pravomocně potrestán uložením pokuty za umožnění výkonu nelegální práce podle zákona o zaměstnanosti.

4.2.

Uchazeč dále předloží

a) aktuální výpis z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán;

b) aktuální doklad o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky,

c) formou čestného prohlášení seznam obsahující alespoň jednu zakázku zahrnující digitalizaci knihovního fondu (periodika a monografie) v rozsahu minimálně 50 000 stran, a to v posledních 3 letech ode dne podání nabídky. Přílohou seznamu bude osvědčení vystavené objednatelem služeb o jejich realizaci případně smlouva a doklad

o uskutečnění plnění.

4.3.

K prokázání splnění předpokladů dle bodu 4.1 této výzvy postačí předložení čestného prohlášení uchazeče podepsaného osobou oprávněnou jednat za dodavatele. Zadavatel nabízí uchazeči ke splnění tohoto požadavku vzorové čestné prohlášení, které tvoří přílohu č. 1 této výzvy.

Doklady dle bodu 4.2. mohou být doloženy v prosté fotokopii.

5. Termín zahájení a dokončení plnění, místo plnění zakázky

Předpokládaný termín zahájení plnění: březen 2015 Předpokládaný termín dokončení plnění: srpen 2015

Místo plnění zakázky : pracoviště zhotovitele

6. Údaje o hodnotících kritériích

Jediným kritériem pro hodnocení nabídek je nejnižší nabídková cena včetně DPH, uvedená na posledním řádku tabulky v Ceníku, příloze č. 2 návrhu smlouvy.

7. Způsob podání nabídek

Nabídky se podávají písemně v řádně uzavřené obálce opatřené označením: „Neotevírat – veřejná zakázka“ a „Digitalizace knižních fondů a dokumentů“.

Nabídka bude předložena v jednom originále v českém jazyce v písemné formě, podepsána uchazečem či statutárním orgánem uchazeče či pověřeným zástupcem uchazeče. Všechny listy nabídky včetně příloh budou řádně očíslovány vzestupnou číselnou řadou.

Součástí nabídky bude vyplněný návrh smlouvy podepsaný osobou oprávněnou jednat za uchazeče a doklad, ze kterého toto oprávnění vyplývá (např. výpis z obchodního rejstříku). Jednotlivé listy nabídky nesmí obsahovat překlepy, přepisy, škrty či jiné úpravy, které by mohly zadavatele uvést v omyl.

Nabídka musí obsahovat následující údaje a bude členěna podle následujících bodů:

- Krycí list nabídky (příloha č. 2 této výzvy)

- Doklady o splnění kvalifikačních předpokladů dle bodu 4 této výzvy.

- Doplněný návrh smlouvy včetně příloh. Uchazeč doplní v návrhu smlouvy místa označená červeně slovy: doplní uchazeč.

Zájemce je oprávněn doplnit nabídku též o další doklady nebo informace, vztahující se k předmětu zakázky. Tyto doklady však nemají vliv na hodnocení nabídky.

8. Požadavky na zpracování nabídkové ceny

8.1 Základní požadavky zadavatele na zpracování nabídkové ceny

Nabídková cena musí obsahovat veškeré náklady dodavatele nezbytné pro řádnou a včasnou realizaci předmětu veřejné zakázky včetně nákladů souvisejících (např. vedlejší náklady, cestovní náklady, doprava digitalizovaných dokumentů, předpokládaná rizika spojená s realizací předmětu veřejné zakázky apod.). Uchazečem navržené ceny budou konstantní po celou dobu platnosti smlouvy. Celková nabídková cena bude uvedena ve členění celková cena bez DPH, DPH a celková cena s DPH na posledním řádku tabulky v Ceníku, příloze č. 2 návrhu smlouvy.

8.2 Další požadavky zadavatele na zpracování nabídkové ceny Uchazeč předloží celkovou nabídkovou cenu v následujícím členění:

Zadavatelem požadované minimální množství stran určených ke skenování je 53 200 kusů. Tento počet stran má sloužit uchazečům jako podklad pro stanovení nabídkové ceny. Cena plnění předmětu veřejné zakázky uhrazená zadavatelem bude stanovena na základě jednotkových cen plnění dle skutečného rozsahu poskytnutého plnění. V případě, že nabídková cena bude nižší než předpokládaná hodnota, zadavatel je oprávněn požadovat provedení množstevního plnění nad rámec předpokládaného rozsahu, a to až do celkové výše předpokládané hodnoty veřejné zakázky dle čl. 2, tj. do 785 123,- Kč bez DPH.

9. Obchodní a platební podmínky

10.1. Uchazeč je povinen respektovat obchodní a platební podmínky uvedené ve vzorovém návrhu smlouvy, který tvoří přílohu č. 3 této výzvy.

10.2. Pokud uchazeč nebude respektovat shora uvedené obchodní a platební podmínky a do svého návrhu smlouvy zařadí obchodní a platební podmínky méně výhodné (např. nedodrží stanovené minimální, popř. maximální hodnoty), popř. některou z obchodních či platebních podmínek do svého návrhu smlouvy vůbec neuvede nebo doplní shora uvedené obchodní a platební podmínky o ustanovení jakkoliv zhoršující postavení zadavatele, posoudí toto jednání zadavatel jako nesplnění zadávacích podmínek s následkem vyloučení příslušného uchazeče ze zadávacího řízení.

11. Zadavatel si vyhrazuje právo

▪ zrušit zadávací řízení bez uvedení důvodu, nejpozději však do uzavření smlouvy ‌

▪ nevracet podané nabídky

▪ upřesnit podmínky zakázky

▪ vyloučit ze soutěže uchazeče, jehož nabídka nebude splňovat podmínky stanovené ve výzvě

▪ vyžádat si od uchazeče písemné doplnění nabídky a ověřit si informace uvedené uchazečem v nabídce

▪ nehradit náklady, které uchazeči vznikly v souvislosti s podáním nabídky

▪ uzavřít smlouvu s dodavatelem, který se umístí jako druhý v pořadí, pokud vítězný dodavatel odmítne poskytnout potřebnou součinnost vedoucí k uzavření smlouvy nebo s dodavatelem, který se umístí jako třetí v pořadí, pokud v pořadí druhý dodavatel odmítne poskytnout potřebnou součinnost vedoucí k uzavření smlouvy.‌

▪ přezkoumat námitku dodavatele v plném rozsahu do 15 pracovních dnů. Rozhodnutí zadavatele o vyřízení námitky musí obsahovat odůvodnění a musí být prokazatelným způsobem doručeno dodavateli, jenž námitku podal.

12. Přílohy:

Příloha č. 1: Čestné prohlášení Příloha č. 2: Krycí list

Příloha č. 3: Návrh smlouvy

V Pardubicích dne: 29. 1. 2015

PhDr. Xxxx Xxxxxxxx vedoucí kanceláře ředitele úřadu

pověřená hejtmanem

schváleno usnesením Rady Pk dne 29. 1. 2015, č. R/1648/15

Příloha č. 1 ZD Čestné prohlášení o splnění kvalifikačních předpokladů dle bodu 4.1. zadávací dokumentace Prohlašuji tímto čestně, že dodavatel:

c) v posledních 3 letech nenaplnil skutkovou podstatu jednání nekalé soutěže formou podplácení podle zvláštního právního předpisu,

e) není v likvidaci,

f) nemá v evidenci daní zachyceny daňové nedoplatky, a to jak v České republice, tak v zemi sídla, místa podnikání či bydliště dodavatele,

g) nemá nedoplatek na pojistném a na penále na veřejné zdravotní pojištění, a to jak v České republice, tak v zemi sídla, místa podnikání či bydliště dodavatele,

i) není veden v rejstříku osob se zákazem plnění veřejných zakázek,

j) nebyl v posledních 3 letech pravomocně potrestán uložením pokuty za umožnění výkonu nelegální práce podle zákona o zaměstnanosti.

V ………………………. dne …………………

Toto prohlášení podepisuji jako Podpis:

(např. dodavatel fyzická osoba, předseda představenstva a.s., jednatel (é) společnosti s r.o. atd., jedná se pouze o demonstrativní výčet, podepisování se děje způsobem zapsaným v OR)

Příloha č. 2 ZD

Krycí list nabídky
1. Název veřejné zakázky
„Digitalizace knižních fondů a dokumentů“
2. Identifikační a kontaktní údaje uchazeče
Obchodní firma / Název:
Právní forma:
IČ:
Sídlo / místo podnikání:
E-mail:
Tel. / fax:
Kontaktní osoba:
3. Nabídková cena
Celková nabídková cena bez DPH
DPH 21% z celkové nabídkové ceny
Celková nabídková cena s DPH 21%
4. Osoba oprávněná jednat jménem nebo za uchazeče
Titul, jméno, příjmení:
Funkce:
Datum podpisu:
Podpis oprávněné osoby:

Příloha č. 3 ‌

Závazný text návrhu Xxxxxxx

Smlouva č. OR/15/XXXXX

„Digitalizace knižních fondů a dokumentů“

uzavřená podle ust. § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění (dále jen „občanský zákoník“)

Smluvní strany

1. Objednatel: Pardubický kraj Komenského náměstí 125 532 11 Pardubice

zastoupen: JUDr. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx Ph. D., hejtmanem Pardubického kraje

Osoba oprávněná jednat ve věcech technických: Xxxxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxxxx Xxxxxxxx Bankovní spojení: ČSOB, a. s. Pardubice

č.ú. 239602855/0300 IČ: 708 92 822

DIČ: CZ 708 92 822

2. Zhotovitel: název doplní uchazeč adresa doplní uchazeč

Zapsané v obchodním rejstříku Krajského soudu v doplní uchazeč, spisová značka: doplní uchazeč

zastoupen: doplní uchazeč

Osoba oprávněná jednat ve věcech technických: doplní uchazeč Bankovní spojení: doplní uchazeč

č. ú. doplní uchazeč IČ: doplní uchazeč DIČ: doplní uchazeč

I. Základní ustanovení

1. Účelem této smlouvy je realizace provedení digitalizace dokumentů určených objednatelem dle jeho požadavků a specifikace v rámci zakázky s označením „Digitalizace knižních fondů a dokumentů“ v rámci projektu „Část III. Výzvy – Digitalizace a ukládání dat“, registrační číslo projektu CZ.1.06/2.1.00/08.07357.

2. Smluvní strany prohlašují, že údaje uvedené v záhlaví této smlouvy jsou v souladu se skutečným stavem platným v době uzavření smlouvy. Smluvní strany se zavazují, že změny údajů uvedených v záhlaví této smlouvy neprodleně písemně oznámí druhé smluvní straně.

3. Zhotovitel potvrzuje, že se detailně seznámil s rozsahem a povahou předmětu plnění, že jsou mu známy veškeré technické, kvalitativní a jiné podmínky nezbytné k provedení předmětu plnění a že disponuje takovou kapacitou a odbornými znalostmi, které jsou nezbytné k provedení předmětu plnění.

4. Xxxxxxxxxx prohlašuje, že si je vědom té skutečnosti, že cena plnění dle této smlouvy bude kofinancována v rámci Integrovaného operačního programu pro období let 2007-2013 (dále jen

„IOP“), Prioritní osa 6.2. (Zavádění ICT v územní veřejné správě – Cíl Konvergence), č. oblasti podpory 6.2.1. (Zavádění ICT v územní veřejné správě), č. výzvy 8 (Kontinuální výzvy pro prioritní osu 6.2.1. – 08 Rozvoj služeb eGovernmentu v krajích). Zhotovitel dále prohlašuje, že se seznámil s podmínkami IOP, které se zavazuje v rámci plnění předmětu této smlouvy dodržovat.

II. Předmět a účel smlouvy

1. Předmětem smlouvy je provedení digitalizace dokumentů určených objednatelem dle jeho požadavků a specifikace, a to v objemu a za podmínek stanovených touto smlouvou.

2. Zhotovitel se touto smlouvou zavazuje k provedení plnění spočívajícího v digitalizaci knihovního fondu specifikovaného v příloze č. 1 této smlouvy a poskytnutí veškerých souvisejících služeb, činností a plnění, vč. zajištění dopravy či nezbytné přípravy knihovního fondu k digitalizaci.

3. Objednatel se touto smlouvou zavazuje uhradit zhotoviteli za řádně provedený předmět plnění stanovenou cenu.

4. Podrobná specifikace předmětu plnění, tj. požadavků na provedení služeb digitalizace (dále také jen „služby“), včetně požadavků na výstupy z provedených služeb, vymezení typu, formátu a předpokládaného počtu digitalizovaných dokumentů a dalších podmínek plnění, je uvedena v příloze č. 1 smlouvy.

5. Výstupem z plnění služeb bude kompletně zpracovaný digitální dokument obsahující všechny typy metadat a požadovaných digitálních souborů dle přílohy č. 1 smlouvy (dále také jen

„výstup“).

6. Dokumenty určené k digitalizaci budou vzhledem k rozsahu knihovního fondu digitalizovány postupně po částech, a to dle oboustranně odsouhlaseného harmonogramu plnění dle čl. III. odst. 2 smlouvy. Termíny předání dokumentů dohodne zhotovitel s kontaktní osobou Krajské knihovny v Pardubicích. Dokumenty budou předávány cca 1x za 2 týdny, nedohodnou-li se strany jinak.

III. Doba a místo plnění

1. Zhotovitel se zavazuje provést předmět plnění této smlouvy ve stanoveném rozsahu nejpozději do 22 týdnů ode dne uzavření této smlouvy.

2. Zhotovitel zpracuje harmonogram plnění služeb včetně harmonogramu svozu a přepravy dokumentů, a to do 1 týdne ode dne nabytí účinnosti této smlouvy. Zhotovitel je povinen do harmonogramu zapracovat případné připomínky objednatele, přičemž objednatel se zavazuje připomínky k návrhu harmonogramu zhotoviteli sdělit ve lhůtě 3 pracovních dní ode dne předání harmonogramu. Při zpracování harmonogramu je zhotovitel povinen dodržet lhůtu uvedenou v odst. 1 tohoto článku smlouvy pro provedení služeb v celém stanoveném rozsahu.

3. Místem plnění jsou pracoviště zhotovitele. Místem předání dokumentů určených k digitalizaci a zpět a místem předání řádně provedených služeb (výstupů) je Krajská knihovna v Pardubicích, Pernštýnské náměstí 77, 530 94 Pardubice, nedohodnou-li se smluvní strany písemně jinak.

IV. Práva a povinnosti smluvních stran

1. Objednatel se zavazuje poskytnout zhotoviteli pouze nezbytnou součinnost a vyjadřovat se k návrhům na další postup zhotovitele, bude-li to nezbytné pro řádné provedení předmětu plnění.

2. Xxxxxxxxxx se zavazuje při provádění služeb (předmětu plnění) postupovat v profesionální kvalitě a s odbornou péčí tak, aby byl zcela naplněn účel této smlouvy, přičemž je vázán pokyny objednatele.

3. Xxxxxxxxxx se zavazuje dle této smlouvy řádně a včas na svůj náklad a odpovědnost provést a předat objednateli předmět plnění.

4. Zhotovitel je povinen písemně informovat objednatele o všech svých subdodavatelích (včetně jejich identifikačních a kontaktních údajů a o tom, které služby pro něj v rámci předmětu plnění každý se subdodavatelů poskytuje) a o jejich případné změně, a to nejpozději do 7 kalendářních dnů ode dne, kdy zhotovitel vstoupil se subdodavatelem ve smluvní vztah či ode dne, kdy nastala změna.

5. Xxxxxxxxxx je dále povinen mít po celou dobu provádění plnění podle této smlouvy sjednané pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu své činnosti třetím osobám, s pojistným plněním ve výši nejméně 2.000.000,- Kč (slovy: dva miliony korun českých) na pojistnou událost. Pakliže pojistná smlouva nezahrnuje pojištění přepravy, skladování v místě skenování a vzniku škody v případě živelných událostí, zhotovitel prohlašuje, že k datu účinnosti této smlouvy má uzavřenu příslušnou pojistnou smlouvu s pojistným plněním ve výši nejméně 2.000.000,- Kč (slovy: dva miliony korun českých) na pojistnou událost pokrývající rizika uvedená v této větě, přičemž taková pojistná smlouva bude účinná po celou dobu plnění této smlouvy. Objednatel má právo přesvědčit se kdykoliv v průběhu plnění služeb o stavu prací a zhotovitel mu k tomuto musí vytvořit podmínky a nezbytnou součinnost. Zhotovitel je povinen pravidelně informovat objednatele o průběhu plnění předmětu smlouvy, a to postupem dle čl. IX. odst. 5 smlouvy. Porušení povinnosti dle věty první je považováno za podstatné porušení smlouvy.

6. Xxxxxxxxxx je dále povinen bez zbytečného odkladu oznámit objednateli veškeré skutečnosti, které mohou mít vliv na povahu nebo na podmínky provádění služeb (předmětu plnění).

Zejména je povinen neprodleně písemně oznámit objednateli změny svého majetkoprávního postavení, jako je např. přeměna společnosti, vstup do likvidace, úpadek či prohlášení konkurzu apod.

7. Zhotovitel bere na vědomí, že předmětem smlouvy jsou aktivity a výstupy, které tvoří součást projektu spolufinancovaného Evropskou unií v rámci IOP. V této souvislosti se zhotovitel zavazuje:

a. umožnit provedení kontroly plnění smlouvy zmocněncům objednatele, Ministerstvu kultury ČR, Ministerstvu financí ČR, auditnímu orgánu, Evropské komisi, Evropskému účetnímu dvoru, Nejvyššímu kontrolnímu úřadu, finančnímu úřadu, Národnímu fondu, Evropskému úřadu pro potírání podvodného jednání a dalším oprávněným osobám,

b. vytvořit podmínky k provedení kontroly vztahující se k plnění smlouvy, poskytnout veškeré doklady vážící se k plnění smlouvy, umožnit průběžné ověřování souladu údajů o plnění smlouvy uváděných ve zprávách o plnění smlouvy se skutečným stavem plnění a poskytnout součinnost všem shora uvedeným osobám oprávněným k provádění kontroly projektu, a to po dobu nejméně 10 let od ukončení financování plnění předmětu smlouvy způsobem, který je v souladu s platnými právními předpisy České republiky a Evropských společenství,

x. xxxxxxxxx odpovídajícím způsobem v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů veškerou dokumentaci související s plněním smlouvy. Zhotovitel je povinen uchovávat veškeré dokumenty související s plněním smlouvy minimálně do konce roku 2022, pokud ze shora uvedených právních předpisů nevyplývá lhůta delší.

8. Xxxxxxxxxx je povinen dodržovat pravidla publicity, resp. poskytnout nezbytnou součinnost objednateli k jejich provádění, v rozsahu vyplývajícím z Nařízení komise (ES) č. 1828/2006 a v souladu s pravidly stanovenými v Příručce pro žadatele a příjemce výzvy č. 08 IOP, v souladu s Pravidly pro provádění informačních a propagačních opatření, v souladu s Logo manuálem IOP a v souladu s Manuálem loga Ministerstva pro místní rozvoj ČR. Zhotovitel prohlašuje, že je s těmito pravidly seznámen, v případě, že v průběhu plnění smlouvy dojde ke změně těchto pravidel, objednatel bude zhotovitele o této skutečnosti bezodkladně informovat.

9. Zhotovitel je povinen všechny písemné zprávy, písemné výstupy a prezentace a jiné písemné materiály související s plněním předmětu smlouvy, opatřit vizuální identitou projektů dle Xxxxxxxx pro provádění informačních a propagačních opatření (viz příslušná příloha Příručky pro žadatele a příjemce v rámci příslušné výzvy). Zhotovitel prohlašuje, že ke dni nabytí účinnosti smlouvy je s těmito pravidly seznámen a že bude při realizaci předmětu smlouvy sledovat, zda nedojde ke změně těchto pravidel, přičemž se musí řídit pouze aktuálními pravidly. V případě, že v průběhu plnění této smlouvy dojde ke změně těchto pravidel, je objednatel povinen o této skutečnosti zhotovitele bezodkladně informovat.

10. Zhotovitel je povinen zajistit, aby shora uvedené povinnosti ve vztahu k plnění předmětu smlouvy plnili také partneři (subdodavatelé) zhotovitele podílející se na plnění smlouvy.

11. Xxxxxxxxxx je povinen poskytnout veškerou nezbytnou součinnost pro výkon finanční kontroly ve smyslu ust. § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně

některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, a to v souvislosti s plněním smlouvy.

12. Xxxxxxxxxx bere na vědomí, že dokumenty předávané k digitalizaci jsou originály a je s nimi povinen zacházet tak, aby nedošlo k jakémukoliv jejich poškození či jinému znehodnocení, zejména musí zhotovitel zamezit rizikům mechanického, chemického a biologického poškození dokumentů a vyloučit mechanické namáhání vazby a knižních desek. Veškeré dokumenty k digitalizaci budou předávány a přebírány pouze na základě předávacích protokolů podepsaných smluvními stranami.

13. Zhotovitel je povinen zabezpečit přepravu dokumentů určených k digitalizaci klimatizovaným nebo alespoň vůči teplotním výkyvům izolovaným automobilem s dostatečnou přepravní kapacitou. Při přepravě musí být zajištěna stabilizace přepravovaných dokumentů (police, přepravky); objednatel bude dokumenty určené k digitalizaci předávat v krabicích (archivních nebo jiných).

14. V místě plnění musí být zajištěny tyto podmínky pro uchovávání dokumentů:

a. relativní vlhkost vzduchu 45-55 %,

b. teplota 18-22 ºC,

c. bezprašné prostředí,

d. bez dopadu přímého slunečního záření.

Dokumenty musí být přechovávány v uzamykatelných místnostech. Zhotovitel zamezí neoprávněným osobám přístup k těmto dokumentům. Plnění podmínek uchování dokumentů je objednatel oprávněn kdykoliv zkontrolovat.

15. V případě, že budou předmětem digitalizace staré či jinak cenné dokumenty, má objednatel právo na přítomnost svého zástupce (odborného pracovníka) v průběhu digitalizace takových dokumentů; zhotovitel musí přítomnost zástupce objednatele umožnit a zajistit mu podmínky pro výkon dohledu nad digitalizací předmětných dokumentů.

V. Cena

1. Cena předmětu plnění je stanovena v příloze č. 2 smlouvy, a to formou jednotkových cen za provedení digitalizace jednotlivých typů a formátů dokumentů.

2. Cena plnění předmětu smlouvy uhrazená objednatelem bude stanovena na základě jednotkových cen uvedených v příloze č. 2 smlouvy dle skutečného rozsahu poskytnutého a objednatelem akceptovaného plnění. Objednatel je oprávněn požadovat provedení množstevního plnění nad rámec předpokládaného rozsahu dle přílohy č. 2 smlouvy, a to až do výše 785 123,- Kč bez DPH za dodané plnění, pokud je celková cena uvedená v příloze č. 2 smlouvy nižší.

3. Veškeré jednotkové ceny uvedené v příloze č. 2 smlouvy jsou uvedeny jako maximální, zahrnující veškeré náklady zhotovitele nutné k řádnému plnění předmětu smlouvy.

4. Cena plnění může být zvýšena pouze v souvislosti se změnou výše daně z přidané hodnoty ve smyslu zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen

„zákon o DPH“), a to nejvýše o částku odpovídající této legislativní změně.

VI. Platební podmínky

1. Zhotoviteli vzniká nárok na úhradu stanovené ceny po řádném splnění předmětu smlouvy v požadovaném rozsahu. Předmět smlouvy se považuje za splněný jeho řádným předáním a převzetím ze strany objednatele v souladu s příslušnými ustanoveními smlouvy, bez vad a nedodělků.

2. Podkladem pro úhradu ceny dle této smlouvy bude faktura, která bude mít náležitosti daňového dokladu dle § 28 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen faktura).

3. Fakturu na cenu za celý předmět plnění je zhotovitel oprávněn vystavit po převzetí služeb digitalizace jako celku. Služba digitalizace bude objednatelem jako celek převzata na základě souhrnného akceptačního protokolu, jehož přílohou budou všechny dílčí akceptační protokoly ke všem řádně předaným a převzatým částem plnění dle čl. VII. smlouvy.

4. Lhůta splatnosti faktury činí 30 kalendářních dnů ode dne doručení objednateli. Faktura bude doručena doporučenou poštou, datovou schránkou nebo osobně pověřenému zaměstnanci objednatele proti písemnému potvrzení. Stejná lhůta splatnosti platí i při placení jiných plateb (smluvních pokut, úroků z prodlení, náhrady škody apod.).

5. Faktura musí kromě zákonem stanovených náležitostí pro daňový doklad obsahovat také:

a. číslo a datum vystavení faktury,

b. číslo smlouvy a datum jejího uzavření, číslo veřejné zakázky,

c. název projektu tj. „Část III. Výzvy – Digitalizace a ukládání dat“, registrační číslo projektu CZ.1.06/2.1.00/08.07357,

d. informaci, že se jedná o projekt hrazený z Integrovaného operačního programu dle Příručky pro žadatele a příjemce, výzva č. 08,

e. předmět plnění a jeho přesnou specifikaci ve slovním vyjádření (nestačí pouze odkaz na číslo uzavřené smlouvy),

f. označení banky a číslo účtu, na který musí být zaplaceno (pokud je číslo účtu odlišné od čísla uvedeného v této smlouvě je zhotovitel povinen o této skutečnosti informovat objednatele),

g. číslo a datum souhrnného akceptačního protokolu podepsaného zástupcem zhotovitele a odsouhlaseného zástupcem objednatele (kopie souhrnného akceptačního protokolu bude přílohou faktury),

h. lhůtu splatnosti faktury,

i. název, sídlo, IČ a DIČ objednatele a zhotovitele,

j. jméno a vlastnoruční podpis osoby, která fakturu vystavila, včetně kontaktního telefonu a e-mailu.

6. Nebude-li faktura obsahovat některou povinnou nebo dohodnutou náležitost nebo bude chybně vyúčtována cena nebo DPH nebo budou vyúčtovány služby, které zhotovitel neprovedl, je objednatel oprávněn fakturu před uplynutím lhůty splatnosti vrátit zhotoviteli k provedení opravy s vyznačením důvodu vrácení. Xxxxxxxxxx provede opravu vystavením nové faktury. Dnem odeslání vadné faktury zhotoviteli přestává běžet původní lhůta splatnosti a nová lhůta splatnosti běží znovu ode dne doručení nové (opravené či doplněné) faktury objednateli.

7. Povinnost zaplatit cenu je splněna dnem odepsání příslušné částky z účtu objednatele.

8. Zhotovitel se zavazuje dodržovat případné další písemné pokyny objednatele na formální požadavky faktury ohledně informací k financování projektu z Integrovaného operačního programu dle Příručky pro žadatele a příjemce, výzva č. 08.

9. Zhotovitel prohlašuje, že

a. nemá v úmyslu nezaplatit daň z přidané hodnoty u zdanitelného plnění podle této smlouvy (dále jen „daň“),

b. nejsou mu známy skutečnosti nasvědčující tomu, že se dostane do postavení, kdy nemůže daň zaplatit a ani se ke dni podpisu této smlouvy v takovém postavení nenachází,

c. nezkrátí daň nebo nevyláká daňovou výhodu.

VII. Akceptační řízení

1. Po provedení služeb ve vztahu k jednotlivým předaným částem knihovního fondu dle čl. II. odst. 5 této smlouvy podléhá předání a převzetí provedeného plnění (výstupů) níže definovanému akceptačnímu řízení. Akceptační řízení představuje ověření, zda plnění bylo provedeno řádně dle příslušných ustanovení této smlouvy, a to porovnáním skutečných vlastností příslušného výstupu se specifikací požadavků na výstupy uvedenou v této smlouvě, zejména v příloze č. 1. Akceptační řízení je zahájeno dnem předání výstupů z příslušné části plnění objednateli a ukončeno oboustranným podpisem dílčího akceptačního protokolu (dále jen „dílčí akceptační protokol“). Objednatel se zavazuje provedené části plnění (digitalizované části knihovního fondu, resp. výstupy) převzít a potvrdit příslušný dílčí akceptační protokol v případě, že služby budou provedeny a předány řádně v souladu se smlouvou, bez vad a nedodělků.

2. Objednatel v rámci akceptačního řízení sdělí zhotoviteli zjištěné výhrady s vyznačením jejich závažnosti, a to nejpozději do 7 dnů ode dne předání příslušné části plnění (výstupů). Na společném jednání k provedenému akceptačnímu řízení budou projednány výhrady objednatele a stanovena jejich výsledná závažnost. Při stanovení výsledné závažnosti výhrad zohlední smluvní strany rovněž stanovisko zhotovitele. Výsledky akceptačního řízení budou uvedeny v dílčím akceptačním protokolu.

3. Výsledkem akceptačního řízení mohou být 3 stavy:

a. Akceptováno bez výhrad. V případě, že objednatel v průběhu akceptačního řízení nenalezne v předaném výstupu žádné vady ani nedodělky, uvede do dílčího akceptačního protokolu, že předaný výstup akceptuje bez výhrad a potvrdí dílčí akceptační protokol svým podpisem.

b. Akceptováno s výhradami. V případě, že budou v průběhu akceptačního řízení shledány v předaném výstupu vady nebo nedodělky, nebránící podstatným způsobem jeho dalšímu užití pro účely této smlouvy, dohodnou se smluvní strany na termínu, do kterého je zhotovitel povinen tyto vady a nedodělky odstranit. Seznam vad nebo nedodělků a termín jejich odstranění bude uveden v dílčím akceptačním protokolu. V dílčím akceptačním protokolu bude uvedeno, že výstup byl akceptován s výhradami a obě strany potvrdí dílčí akceptační protokol svým podpisem. Po odstranění všech vad a nedodělků podepíší obě strany nový dílčí akceptační protokol s výsledkem „akceptováno bez výhrad“ dle písm. a) výše.

c. Neakceptováno. V případě, že budou v průběhu akceptačního řízení v předaném výstupu shledány takové vady a nedodělky, které jsou v zásadním rozporu s požadavky této smlouvy či by bránily jeho dalšímu užití v souladu s účelem této smlouvy, není výstup akceptován a považován za řádně provedený a předaný. Obě

strany se dohodnou na termínech nového předání výstupu a nového akceptačního řízení. Obě strany potvrdí dílčí akceptační protokol svým podpisem.

4. Každý dílčí akceptační protokol musí obsahovat minimálně tyto náležitosti:

a. číslo a datum vyhotovení,

b. číslo smlouvy a datum jejího uzavření, číslo veřejné zakázky,

c. označení předmětu plnění nebo jeho části,

d. název, sídlo, IČ a DIČ objednatele a zhotovitele,

e. název projektu tj. „Část III. Výzvy – Digitalizace a ukládání dat“, registrační číslo projektu CZ.1.06/2.1.00/08.07357,

f. informaci, že se jedná o projekt hrazený z Integrovaného operačního programu dle Příručky pro žadatele a příjemce, výzva č. 08,

g. datum zahájení a dokončení plnění příslušné části předmětu smlouvy,

h. podrobné vymezení rozsahu provedených služeb,

i. výsledek akceptačního řízení,

j. jméno a vlastnoruční podpis oprávněných osob.

5. Podpis příslušného dílčího akceptačního protokolu s výsledkem „Akceptováno bez výhrad“ je podmínkou pro vznik oprávnění zhotovitele zahrnout akceptované plnění do souhrnného akceptačního protokolu, jehož podpisem vzniká zhotoviteli v souladu s čl. VI. smlouvy právo vystavit fakturu na cenu skutečně poskytnutých služeb.

VIII. Vlastnické právo a právo užití

1. Vlastnické právo k dokumentům předaných zhotoviteli k provedení skenování není nijak dotčeno. Objednatel nabude vlastnické právo k veškerým výstupům, které vzniknou realizací předmětu smlouvy, a to okamžikem jejich protokolárního převzetí.

2. Zhotovitel není oprávněn jakékoliv informace (data) získané k plnění předmětu smlouvy a vzniklé v souvislosti s jeho plněním v jakékoliv formě, ani jejich modifikace, poskytnout třetí straně.

3. Zhotovitel je povinen veškerá data pořízená při plnění předmětu smlouvy odstranit ze svých systémů a paměťových medií, a to neprodleně po uplynutí záruční lhůty k předanému plnění. Záložní kopie mohou být využity pouze za účelem odstraňování záručních vad zhotovitelem, pokud objednatel výslovně písemně nestanoví jinak.

4. V případě, že výsledkem činnosti zhotovitele dle smlouvy je dílo podléhající ochraně dle zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů, získává objednatel veškerá práva související s ochranou duševního vlastnictví vztahující se k takovému dílu, a to v rozsahu nezbytném pro jeho řádné užívání po celou dobu trvání příslušných práv. Objednatel od zhotovitele zejména získává k takovému dílu nejpozději dnem jeho protokolárního předání veškerá majetková práva, a to formou níže uvedeného licenčního ujednání (dále jen „licence“).

5. Licence je udělena jako výhradní ke všem známým způsobům užití takového díla, zejména k účelu, ke kterému bylo dílo vytvořeno v souladu se smlouvou, je udělena jako neodvolatelná, neomezená územním či množstevním rozsahem a způsobem užití, přičemž objednatel není povinen ji využít. Licence je udělena na dobu trvání majetkových práv k takovému dílu.

6. Smluvní strany se dohodly, že cena za poskytnutí licence zhotovitelem je již zahrnuta v ceně služeb dle čl. V. smlouvy,

IX. Osoby podílející se na plnění předmětu smlouvy, kontrola plnění předmětu smlouvy

1. Zhotovitel prohlašuje, že všechny osoby podílející se na plnění předmětu smlouvy mají dostatečné zkušenosti v oboru a současně na takové úrovni, která umožní zhotoviteli poskytovat služby plně vedoucí ke splnění předmětu smlouvy v plném rozsahu.

2. Zhotovitel zajistí, aby osoby podílející se na plnění předmětu smlouvy, které budou přítomny v prostorách objednatele nebo v prostorách organizací, které vlastní digitalizované fondy, dodržovaly všechny bezpečnostní předpisy tak, jak s nimi byli seznámeny objednatelem.

3. V případě, že zhotovitel nebude při plnění předmětu smlouvy postupovat v souladu se stanoveným harmonogramem nebo v případě jiných nedostatků v plnění na straně zhotovitele, je objednatel oprávněn svolat kontrolní den, na kterém budou zjištěné nedostatky řešeny. Objednatel je dále oprávněn svolat kontrolní den kdykoli, pokud sezná jeho potřebu a účelnost (za účelem řádného zajištění účelu této smlouvy např. též na pravidelné čtvrtletní bázi). Kontrolní den se koná v sídle Krajské knihovny v Pardubicích. Termín konání kontrolního dne stanoví objednatel a s předstihem minimálně 7 dnů jej písemně sdělí zhotoviteli.

4. Zhotovitel je povinen z každého kontrolního dne vyhotovit zápis o průběhu a závěrech kontrolního dne, který bude v případě odsouhlasení podepsán zástupci objednatele i zhotovitele, a to bezprostředně po jednání a současně odeslán ve formátu DOC na e-mail objednatele. Každý ze zápisů bude obsahovat minimálně tyto náležitosti: pořadové číslo zápisu, datum konání, místo konání, seznam přítomných či omluvených účastníků, program jednání, popis sjednaných úkolů a závěrů kontrolního dne, případně popis splnění úkolů ujednaných na předchozím kontrolním dni; každý ze zápisů bude obsahovat název projektu, reg. číslo projektu a prvky povinné publicity dle aktuální verze Příručky pro žadatele a příjemce výzvy č. 08 IOP. Objednatel si vyhrazuje právo zápis nepřevzít a prohlásit jej vadným, nebude-li obsahovat některý z výše uvedených údajů. V takovém případě je zhotovitel bezodkladně povinen odstranit reklamované vady.

5. Zhotovitel je povinen jednou měsíčně od účinnosti smlouvy předat v písemné podobě a současně zaslat elektronicky ve formátu DOC na e-mail objednateli „Zprávu o pokroku prací“ (popis činností, jež zhotovitel za předcházející měsíc provedl v souvislosti s realizací předmětu smlouvy včetně počtu digitalizovaných stran). Zpráva o pokroku prací bude obsahovat název projektu, registrační číslo projektu a prvky povinné publicity dle Příručky pro žadatele a příjemce výzvy č. 08 IOP, pořadové číslo Zprávy, datum, jméno a podpis pověřené osoby. Součástí názvu každého ze souborů formátu DOC bude označení měsíce a roku, za nějž je Zpráva o pokroku prací vyhotovena a to ve formátu RRRR_MM. Objednatel si vyhrazuje právo Zprávu o pokroku prací nepřevzít a prohlásit ji za vadnou, nebude-li obsahovat některý z výše uvedených údajů. V takovém případě je zhotovitel bezodkladně povinen odstranit reklamované vady.

X. Oznámení a komunikace

1. Veškerá oznámení, tj. jakákoliv komunikace na základě této smlouvy, bude probíhat v souladu s tímto článkem. Kromě jiných způsobů komunikace dohodnutých mezi stranami se za účinné považují osobní doručování, doručování doporučenou poštou, datovou schránkou, faxem či elektronickou poštou, a to na adresy smluvních stran uvedené v záhlaví této smlouvy, nebo na takové adresy, které si strany vzájemně písemně oznámí.

2. Oznámení správně adresovaná se považují za uskutečněná v případě osobního doručování anebo doručování doporučenou poštou okamžikem doručení, v případě posílání faxem či elektronickou poštou okamžikem obdržení potvrzení od protistrany při použití stejného komunikačního kanálu.

3. Informace a materiály, které obsahují osobní údaje a důvěrné informace budou doručovány buď osobně, nebo zasílány elektronickou poštou a šifrovány. Šifra pro elektronickou poštu bude určena před započetím dotčené komunikace.

XI. Odpovědnost za škodu

1. Smluvní strany nesou odpovědnost za škodu způsobenou porušením povinností vyplývajících z této smlouvy za podmínek stanovených příslušnými právními předpisy. Smluvní strany se zavazují k vyvinutí maximálního úsilí k předcházení škodám a k minimalizaci vzniklých škod.

2. Pokud v důsledku porušení povinností zhotovitele stanovených touto smlouvou nebude objednateli uhrazen finanční podíl z Integrovaného operačního programu na projektu „Část III. Výzvy – Digitalizace a ukládání dat“, registrační číslo projektu CZ.1.06/2.1.00/08.07357, bude zhotovitel povinen uhradit objednateli takto způsobenou škodu.

XII. Odpovědnost za vady a záruční podmínky

1. Na plnění předmětu smlouvy (služby) se sjednává záruka za jakost v délce pěti let. Záruční doba počíná běžet okamžikem předání výstupu dle příslušných ustanovení této smlouvy, tj. podpisem příslušného dílčího akceptačního protokolu.

2. Zhotovitel odpovídá za správnost a úplnost digitalizace knihovního fondu, jeho popisu metadaty a dalších souvisejících služeb požadovaných touto smlouvou, a to po celou dobu trvání záruční doby.

3. Zhotovitel se zavazuje bezplatně odstranit veškeré vady plnění, které musí být ze strany objednatele oznámeny písemně. Zhotovitel výslovně bere na vědomí, že s ohledem na značný rozsah předávaného digitalizovaného fondu náleží objednateli právo uplatnit nárok z vadného plnění kdykoli v průběhu záruční doby a zhotovitel je povinen takto reklamované vady kdykoli v průběhu záruční doby odstranit.

4. V případě, že zhotovitel požadavek na odstranění vady nepovažuje za oprávněný, je povinen tuto skutečnost oznámit objednateli do 5 pracovních dnů od obdržení oznámení. Pokud se u oznámené vady prokáže, že tato byla způsobena vinou objednatele, anebo že ve skutečnosti o vadu nejde, uhradí objednatel zhotoviteli prokazatelné náklady spojené s provedením nápravy či se zjištěním skutečného stavu.

5. Objednatel má právo v průběhu záruční doby uplatnit formou reklamace nároky plynoucí z vadného plnění zhotovitele, zejména vady plynoucí z následujících skutečností:

a. záznamových materiálů, na kterých jsou uloženy digitalizované dokumenty (soubory dat);

b. obsahu digitalizovaných dokumentů a souborů dat, které tvoří předmět plnění zhotovitele.

6. Za vadu plnění se považují odchylky od požadavků na služby specifikovaných v příloze č. 1 smlouvy, a to zejména:

a. nekompletnost plnění;

b. odchylky od dohodnuté kvality a čitelnosti;

c. vady na záznamových mediích;

d. nesprávně vytvořená nebo neúplná metadata.

7. Zhotovitel neodpovídá za vady vzniklé:

a. nesprávnou manipulací objednatele s daty;

b. zásahem objednatele do výstupů plnění;

c. zpracováním dokumentů, které neodpovídají dohodnutým kvalitativním podmínkám.

8. Reklamace (vady) budou objednatelem písemně hlášeny zhotoviteli, a to na následujících kontaktech:

a. na adrese:

x. xxxxxxx xxxxxxxxx:

c. na faxovém čísle:

9. Proces odstraňování vad bude probíhat následovně:

a. vada záznamového materiálu s uživatelskou kopií – dodání nového záznamového média do 5 pracovních dnů;

b. vada digitalizovaného dokumentu spočívající v provedení neúplné digitalizace – zhotovitel s objednatelem dohodne termín poskytnutí dokumentu k opakovanému zpracování a zhotovitel dodá novou digitalizovanou formu dokumentu, včetně předání originálu zpět do 5 pracovních dnů;

c. vada metadat, tj. zjištění neúplného nebo nesprávného popisu metadaty – zhotovitel s objednatelem dohodne způsob řešení;

d. vada digitalizovaného dokumentu spočívající v provedení neúplného nebo nesprávného ošetření OCR, zjištění chyb v OCR vrstvě – zhotovitel odstraní vadu do 5 pracovních dnů. V případě, že je k odstranění vady zapotřebí zapůjčení originálu, informuje o tom zhotovitel objednatele a dohodne termín předání originálu k provedení odstranění vady. Doba na odstranění vady začne běžet až od okamžiku předání originálu publikace.

V případě, kdy se vada vyskytne na více dokumentech současně, je stanovena lhůta 5 dnů pro každý jednotlivý dokument.

10. Vyplyne-li z objektivních skutečností potřeba delší lhůty k odstranění vad, než je stanovena výše, lze písemně dohodnout lhůtu delší. Za objektivní skutečnosti lze považovat zásah vyšší moci či časový rozsah potřebných prací jdoucí nad stanovený rámec.

XIII. Sankční ujednání

1. Smluvní pokuty:

a. V případě prodlení zhotovitele s provedením nebo předáním plnění dle této smlouvy ve sjednané lhůtě se zhotovitel zavazuje objednateli uhradit smluvní pokutu ve výši 0,5 % z celkové ceny předmětu plnění, včetně DPH, za každý započatý den prodlení, není-li jinými ustanoveními této smlouvy výslovně uvedeno jinak.

b. V případě prodlení zhotovitele s odstraněním vad ve lhůtách dle čl. XII. této smlouvy se zhotovitel zavazuje objednateli uhradit smluvní pokutu ve výši 1.000,- Kč za každý den prodlení a jednotlivou vadu.

c. V případě porušení povinnosti zhotovitele k ochraně důvěrných informací je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 100.000,- Kč za každý jednotlivý případ.

d. V případě ztráty, poškození či zničení kteréhokoliv jednotlivého svazku (kusu) knihovního fondu či nedodržení podmínek pro přepravu a uchovávání dokumentů dle čl. IV. odst. 15 a 16, je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 5.000,- Kč za každý jednotlivý případ.

e. Pokud se zhotovitel nezúčastní kontrolního dne v sídle objednatele dle čl. IX. odst. 3 této smlouvy, je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 3.000,- Kč za každý jednotlivý případ.

f. Pokud zhotovitel nepředá či nedoručí objednateli zápis o průběhu a závěrech kontrolního dne dle čl. IX. odst. 4 této smlouvy ani do pěti pracovních dní ode dne konání kontrolního dne, je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 500,- Kč, a to za každý i započatý den prodlení s předáním či doručením tohoto zápisu.

g. Pokud zhotovitel nepředá či nedoručí objednateli Zprávu o pokroku prací dle čl. IX. odst. 5 této smlouvy, je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 3.000,- Kč, a to za každý i započatý týden prodlení s předáním či doručením Zprávy o pokroku prací.

h. Nebude-li zhotovitel dodržovat povinnosti stanovené v čl. dle IV. odst. 9 - 13 této smlouvy, je povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 5.000,- Kč za každý jeden zjištěný případ.

i. V případě porušení povinnosti zhotovitele mít po celou dobu platnosti této smlouvy sjednanou pojistnou smlouvu s limitním plněním minimálně 2 mil. Kč na jednu pojistnou událost, je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši

100.000 Kč za každý i započatý měsíc, v němž nebude mít uzavřenou pojistnou smlouvu se stanovenými parametry.

2. V případě nedodržení lhůty splatnosti řádně vystavené a doručené faktury se objednatel zavazuje zhotoviteli uhradit úrok z prodlení v zákonné výši.

3. Smluvní pokuta je splatná do 30 dní ode dne doručení písemného vyúčtování její výše povinné straně.

4. Zaplacením jakékoli smluvní pokuty není dotčen nárok objednatele na náhradu škody, oprávněná strana má nárok na náhradu škody v plné výši. Zaplacením smluvní pokuty není dotčeno splnění povinnosti, která je prostřednictvím smluvní pokuty zajištěna.

XIV. Ochrana důvěrných informací

1. Veškeré skutečnosti obchodní, ekonomické a technické povahy související se smluvními stranami (a případně institucemi dotčenými plněním na straně objednatele), které nejsou běžně dostupné v příslušných kruzích a se kterými se smluvní strany seznámí při realizaci předmětu smlouvy nebo v souvislosti s touto smlouvou se považují za důvěrné informace.

2. Smluvní strany se zavazují, že důvěrné informace jiným subjektům nesdělí, nezpřístupní, ani nevyužijí pro sebe nebo pro jinou osobu. Zavazují se zachovat je v přísné tajnosti a sdělit je výlučně svým zaměstnancům (příp. subdodavatelům zhotovitele), kteří se budou podílet na

plnění této smlouvy (za tímto účelem jsou takové osoby oprávněny se s takovými informacemi v nezbytném rozsahu seznámit). Smluvní strany se zavazují vzájemně zabezpečit, aby i tyto osoby považovaly uvedené informace za důvěrné a zachovávaly o nich mlčenlivost.

3. Povinnost plnit ustanovení tohoto článku smlouvy se nevztahuje na informace, které:

a. mohou být zveřejněny bez porušení této smlouvy,

b. byly písemným souhlasem obou smluvních stran zproštěny těchto omezení,

c. jsou známé nebo byly zveřejněny jinak, než následkem porušení povinnosti jedné ze smluvních stran,

d. příjemce je zná dříve, než je sdělí smluvní strana,

e. jsou vyžádány soudem, státním zastupitelstvím nebo příslušným správním orgánem na základě zákona, popř. jejichž uveřejnění je stanoveno zákonem,

f. smluvní strana sdělí osobě vázané zákonnou povinností mlčenlivosti (např. advokátovi nebo daňovému poradci) za účelem uplatňování svých práv.

4. Povinnost ochrany důvěrných informací trvá bez ohledu na ukončení platnosti této smlouvy.

5. Xxxxxxxxxx se dále zavazuje, že zachová mlčenlivost o veškerých skutečnostech a činnostech týkajících se objednatele, o kterých se v souvislosti s prováděním předmětu plnění dozví. Zhotovitel se zavazuje, že mlčenlivostí zaváže všechny osoby, které v rámci plnění zakázky přijdou s do styku s informacemi, jejichž důvěrnost je nutné zachovat ve smyslu předchozí věty.

6. Vzhledem k veřejnoprávnímu charakteru objednatele zhotovitel výslovně prohlašuje, že je s touto skutečností obeznámen a souhlasí se zveřejněním smluvních podmínek obsažených v této smlouvě v rozsahu a za podmínek vyplývajících z příslušných právních předpisů, zejména zák. č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.

XV. Doba trvání smlouvy, ukončení smlouvy

1. Tato smlouva je platná a nabývá účinnosti dnem podpisu oběma smluvními stranami.

2. Tato smlouva může být ukončena písemnou dohodou smluvních stran.

3. Objednatel má právo od této smlouvy písemně odstoupit z důvodu jejího podstatného porušení zhotovitelem, přičemž za takové podstatné porušení smlouvy se považuje zejména, nikoli však výlučně, prodlení zhotovitele s poskytováním služeb delší než 10 dnů, a dále porušení jakékoli povinnosti zhotovitele vyplývající ze smlouvy, která zhotovitelem nebyla napravena ani v dodatečně přiměřené lhůtě poskytnuté objednatelem; pro vyloučení jakýchkoli pochybností se má za to, že dodatečná lhůta je přiměřená, pokud činila alespoň 5 dnů.

4. Tímto článkem není dotčeno právo smluvních stran ukončit trvání smluvního vztahu rovněž na základě příslušných ustanovení obecně závazných právních předpisů z důvodu porušení povinnosti některou ze smluvních stran.

5. Objednatel je oprávněn tuto smlouvu vypovědět i bez udání důvodu s tříměsíční výpovědní lhůtou, která začíná běžet prvním dnem měsíce následujícího po měsíci, v němž byla písemná výpověď doručena zhotoviteli.

6. Odstoupení od smlouvy musí být písemné, jinak je neplatné. Odstoupení od smlouvy a výpověď smlouvy ze strany objednatele nesmí být spojeny s uložením jakékoliv sankce k tíži objednatele.

7. Odstoupení od smlouvy je účinné dnem doručení písemného oznámení o odstoupení druhé smluvní straně.

8. Předčasným ukončením platnosti smlouvy nejsou dotčeny nároky na uplatnění smluvních pokut, náhrady škody, ochrany důvěrných informací a ostatních práv a povinností založených touto smlouvou.

XVI. Závěrečná ustanovení

1. Smluvní strany se budou bez zbytečného prodlení vzájemně informovat o všech změnách v adresách, telefonních číslech, číslech faxů, kontaktních osobách apod. Pro dostatečnou přehlednost bude oznámení prováděno vždy písemně formou kompletního seznamu platného od data jeho vydání do následné změny.

2. Upravit smlouvu mohou smluvní strany pouze formou písemných dodatků, které budou vzestupně číslovány, výslovně prohlášeny za dodatek této smlouvy a podepsány oprávněnými zástupci smluvních stran. Dodatek smlouvy musí být uzavřen v souladu s právní úpravou veřejných zakázek.

3. Zhotovitel nesmí bez předchozího souhlasu objednatele postoupit svá práva a povinnosti plynoucí ze smlouvy třetí osobě.

4. Xxxxxxx je vyhotovena ve čtyřech stejnopisech, které mají platnost originálu, z toho dva stejnopisy smlouvy obdrží zhotovitel a dva stejnopisy smlouvy objednatel.

5. Vztahy vznikající ze smlouvy a v ní výslovně neupravené se řídí příslušnými ustanoveními občanského zákoníku.

6. Všechny postupně číslované přílohy smlouvy jsou její nedílnou součástí. Seznam příloh smlouvy:

a. Příloha č. 1 – Technická specifikace předmětu plnění

b. Příloha č. 2 – Ceník

7. Xxxxxxx podle § 23 zákona č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), ve znění pozdějších předpisů:

Tato smlouva byla schválena Radou Pardubického kraje dne ……….. usnesením č. …………..

V Pardubicích dne: V dne:

Za objednatele: Za zhotovitele:

Pardubický kraj (doplní uchazeč)

XXXx. Xxxxxx Xxxxxxxxx Ph.D. hejtman Pardubického kraje

Příloha č. 1 návrhu smlouvy Technická specifikace předmětu plnění

Službou, která je poptávána v rámci této části je digitalizace knihovního fondu, který zahrnuje zejména knižní monografie a periodika, a poskytnutí veškerých souvisejících služeb, činností a plnění vč. zajištění dopravy.

Většinu identifikovaných knih a periodik, vhodných pro digitalizaci tvoří fond krajské knihovny.. Cílem digitalizace knihovního fondu je především zpřístupnit tyto fondy laické a odborné veřejnosti (badatelům), případně zachránit kulturní dědictví, tam kde se svazky rozpadají vlivem špatného stavu, kyselého papíru, případně se jedná o ojedinělé dokumenty a jejich ochranu pro příští generace - tvorbu konzervačního fondu.

Technická specifikace předmětu plnění

1. Předpokládaný rozsah plnění a jeho parametry jsou následující:

o Knižní fond – periodika:

o Strany ve formátu A5,A4,A3 a nestandardní

o Požadováno je rozlišení výstupu 300 DPI stupně šedi (24 bit)

o Knižní fond – monografie:

o Strany ve formátu A5,A4,A3 a nestandardní

o Požadováno je rozlišení výstupu 300 DPI stupně šedi a 600 DPI plnobarevně (24 bit)

– dle přiložené tabulky s rozlišením u jednotlivých titulů

o dokumenty mohou být digitalizovány automatizovaně (roboticky otáčené stránky), pokud to dovolí povaha dokumentu a nedojde při tom k žádnému poškození

Zadavatel je oprávněn rozhodnout, že nestandardní formáty (tj. formáty neuvedené v této zadávací dokumentaci) budou zařazeny do skupiny rozměrově nejbližšího formátu (rozhodnou jednotkovou cenou v takovém případě bude cena za takový rozměrově nejbližší formát).

2. Výstupy z plnění služeb

Archivní kopie – uloženo v garantovaném úložišti krajského digitálního repozitáře

	Typ souboru	Formát
PM	Preservation Master	TIFF
MM	Modified Master = Master Copy	JPEG2000, JPG, PDF
OCR	Text Format	METS ALTO XML
DMD XML	Descriptive Metadata	XML
AMD XML	Administrative Metadata	XML

Uživatelská kopie – uloženo v subsystému pro zpřístupnění

	Typ souboru	Formát
UC	User Copy	JPEG2000, JPG, PDF
DMD XML	Descriptive Metadata	XML, MODS, MARCXML, Dublin Core
AMD XML	Administrative Metadata	XML, PREMIS, MIX

• archivní kopie – každá strana zvlášť, bez dalších úprav, plné rozlišení ve formátu –

JPEG2000 lossless;

• uživatelská kopie – každá strana zvlášť, s ořezem a úpravami, ztrátový formát – JPG;

Veřejná zakázka malého rozsahu „Digitalizace knižních fondi a dokumenti“ - Výzva

• metadata

o popisná metadata MODS, MARCXML, Dublin Core

o administrativní metadata PREMIS, MIX

o technická metadata PREMIS, MIX

o strukturální metadata METS

• Služba bude zahrnovat naskenování a technické zpracování obrazu, tj. ořez, narovnání, vyvážení barev a strojové OCR ve formátu METS ALTO, ALTO XML, TXT nebo jako součást PDF (jeden nebo více z těchto formátů dle výběru zadavatele a vhodnosti použití).

• Obrazová data (archivní i uživatelská), metadata a textové soubory budou v přesné shodě se standardy, které budou používány v projektu „Národní digitální knihovna“ - NDK (dodavatel tuto skutečnost potvrdí čestným prohlášením v rámci své nabídky). Bližší struktura metadat bude v podrobnostech stanovena na prvním jednání s vybraným dodavatelem (při respektování shora uvedených standardů). Aktuální znění standardů NDK je dostupné na xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx-xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx-xx-xxxx-0000

Originální soubor vzniklý skenováním (PM – Preservation Master, TIFF) nebude v systému dodavatele ukládán. Bude ze systému vymazán po vytvoření souboru MM – Modified Master.

Master Copy (MC) je kopie, která se bude dlouhodobě ukládat jako zástupná kopie originálu. Obrazové rozlišení (min. 300dpi) nutné na dobrou čitelnost (popřípadě vytvoření OCR) textu. Bitová hloubka 24 bit (8R8G8B, tedy 8 bitů x 3 kanály = 24 bitů na každý obrazový bod) z důvodu lepší čitelnosti (popřípadě OCR). Pro řadu dokumentů bude ovšem z kapacitních (objem dat, rychlost skenování) důvodů nutné použít nižší bitovou hloubku. Při snížení bitové hloubky dochází k „smývání“ rozdílů mezi textem a např. průklepy, nečistotami, atd., proto je v bodu 1. výše určeno, pro jaké skupiny dokumentů používat jakou bitovou hloubku.

3. Podmínky provádění služby

• Dodavatel provede digitalizaci ve svých prostorách, materiály k digitalizaci mu budou předávány a digitalizované výstupy přebírány po částech v sídle Krajské knihovny v Pardubicích, Pernštýnské náměstí 77, Pardubice cca 1x za 2 týdny, předání na 3,5“ SATA HDD + odpovídající zařízení pro čtení samotných HDD s USB 3.0 (kompatibilní s USB 2.0)

• Záložní kopie bude uložena po celou dobu trvání záruky (tj. 5 let ode dne předání) u dodavatele.

• Výběr konkrétních dokumentů k digitalizaci provede zadavatel nebo jím pověřená osoba.

• Dodavatel smí uvolnit vazbu u vázaných dokumentů pouze po předchozím písemném souhlasu zadavatele a po digitalizaci ji musí uvést zpět do původního stavu. Zadavatel si vyhrazuje právo u jednotlivých dokumentů uvolnění vazby zcela zakázat (např. u vzácných a starých tisků apod.).

• Zhotovitel zajistí při převozu dokumentů a po dobu zpracování jejich bezpečné uložení a ochranu před poškozením a nežádoucími vnějšími vlivy (mikroorganizmy, hlodavci, hmyz, vlhkost, teplota atd.).

• Veškeré zdigitalizované dokumenty budou před potvrzením převzetí zadavatelem ověřeny na validátoru tak, aby bylo zaručeno a ověřeno dodržení všech platných standardů. K této činnosti bude oprávněna osoba či subjekt určený zadavatelem.

Služby bude možno objednat dle smluvního ceníku i v jiném složení až do finančního limitu. Součástí ceníku budou tyto další služby:

o Zpracování metadat podle jednotlivých standardů, vyžadovaných Národní knihovnou:

▪ popisná metadata MODS, MARCXML, Dublin Core

▪ administrativní metadata PREMIS, MIX

▪ technická metadata PREMIS, MIX

▪ strukturální metadata METS

Veřejná zakázka malého rozsahu „Digitalizace knižních fondi a dokumenti“ - Výzva

Předpokládané typové složení objednaných činností

Činnost	Četnost odebrání činnosti *)
1. Svoz dokumentů (Vyzvednutí materiálu k digitalizaci, jeho bezpečné uložení a ochrana před poškozením a nežádoucími vnějšími vlivy po dobu zpracování a následně jeho vrácení po provedení digitalizace na předávacím místě dříve než 1x 2 týdny) Cena za jeden transport bez ohledu na množství předávaného materiálu.	10
2. Digitalizace a zpracování 1 listu v dobrém stavu s tím, že bude dodán • archivní sken – celá dvoustrana bez úprav, plné rozlišení v bezztrátovém nebo málo ztrátovém formátu – JPEG2000 lossless, TIFF (pro sken a úpravy), JPG, PDF (dle přání zadavatele) • náhledový sken – každá strana zvlášť, s ořezem a úpravami (narovnání, vyvážení barev atd.), ztrátový formát – JPEG2000 lossy, JPG, PDF (dle přání zadavatele) Cena zahrnuje i přípravu, tj. případné rozešití nebo vyjmutí z vazby, případně další obdobné práce pokud to proces digitalizace vyžaduje, a následné uvedení materiálu do původního stavu. Cena zahrnuje i provedení strojního OCR strany ve standardní latince. Přebal knihy bude také digitalizován, považuje se za samostatnou stránku, na žádost zadavatele může být digitalizován v jiné kvalitě než zbytek knihy. Uveďte cenu za daný počet činností
2.1. formát do A5 včetně v rozlišení 300 dpi stupně šedi – digit.automat.	19 000
2.2. formát do A5 včetně v rozlišení 300 dpi stupně šedi – digit.ruční	4 500
2.3. formát A4 v rozlišení 300 dpi stupně šedi - digit.ruční	3 200
2.4. formát A4 v rozlišení 300 dpi barevně - digit.automat.	1 000
2.5. formát A4 v rozlišení 600 dpi barevně - digit.ruční	1 500
2.6. formát A3 v rozlišení 300 dpi stupně šedi - digit.ruční	20 000
2.7. formát A3 v rozlišení 300 dpi barevně - digit.ruční	4 000
3. Zpracování metadat podle jednotlivých standardů Národní digitální knihovny podle specifikace dle Ceníku	53 200 stran

*) Četnost odebrání činnosti není pro zadavatele závazná a může se měnit

Dodavatel se zavazuje dodržovat potřebná ustanovení autorského zákona, či související legislativy v platném znění, případné postihy plynoucí z jejich porušení na straně dodavatele, budou k jeho tíži.

Veřejná zakázka: Digitalizace dokumentů

Příloha č. 2 návrhu smlouvy – Ceník

Předpokládané typové složení objednaných činností

Činnost

Způsob digitalizace (ručně R/ automat A)

Jednotková cena za tyto činnosti

v Kč bez DPH

Jednotková cena za tyto činnosti v Kč s DPH

Četnost odebrání činnosti

Celková cena za tyto činnosti v Kč bez DPH

Celková hodnota DPH

Celková cena za tyto činnosti

v Kč s DPH

1. Svoz dokumentů (Vyzvednutí materiálu k digitalizaci, jeho bezpečné uložení a ochrana před poškozením a nežádoucími vnějšími vlivy po dobu zpracování a následně jeho vrácení po provedení digitalizace na předávacím místě dříve než 1x měsíčně) Cena za

jeden transport bez ohledu na množství předávaného materiálu.

Kč

do 10

Kč

2. Digitalizace a zpracování 1 listu v dobrém stavu s tím, že bude dodán

• archivní sken – celá dvoustrana bez úprav, plné rozlišení v bezztrátovém nebo málo ztrátovém formátu – JPEG2000 lossless, TIFF (pro sken a úpravy), JPG, PDF (dle přání zadavatele)

• náhledový sken – každá strana zvlášť, s ořezem a úpravami (narovnání, vyvážení barev atd.), ztrátový formát – JPEG2000 lossy, JPG, PDF (dle přání zadavatele)

Cena zahrnuje i přípravu, tj. případné rozešití nebo vyjmutí z vazby, případně další obdobné práce pokud to proces digitalizace vyžaduje, a následné uvedení materiálu do původního stavu. Cena zahrnuje i provedení strojního OCR strany ve standardní latince.

Přebal knihy bude také digitalizován, považuje se za

Veřejná zakázka: Digitalizace dokumentů

samostatnou stránku, na žádost zadavatele může být digitalizován v jiné kvalitě než zbytek knihy. Uveďte cenu za daný počet činností.
2.1. formát do A5 včetně v rozlišení 300 dpi stupně šedi	A	Kč	Kč	19 000	Kč	Kč	Kč
2.2. formát do A5 včetně v rozlišení 300 dpi stupně šedi	R	Kč	Kč	4 500	Kč	Kč	Kč
2.3. formát A4 v rozlišení 300 dpi stupně šedi	R	Kč	Kč	3 200	Kč	Kč	Kč
2.4. formát A4 v rozlišení 300 dpi barevně	A	Kč	Kč	1 000	Kč	Kč	Kč
2.5. formát A4 v rozlišení 600 dpi barevně	R	Kč	Kč	1 500	Kč	Kč	Kč
2.6. formát A3 v rozlišení 300 dpi stupně šedi	R	Kč	Kč	20 000	Kč	Kč	Kč
2.7. formát A3 v rozlišení 300 dpi barevně	R	Kč	Kč	4 000	Kč	Kč	Kč
3. Zpracování metadat podle jednotlivých standardů, vyžadovaných Národní knihovnou podle specifikace dle Ceníku		Kč	Kč	53 200 stran	Kč	Kč	Kč
Cena celkem (součet činností 1+2.1+2.2+2.3+2.4+2.5+2.6+2.7+3)					Kč	Kč	Kč

*) Četnost odebrání činnosti není pro zadavatele závazná a může se měnit

Nabídková cena je stanovena jako konečná, neměnná a nepodmíněná dalšími podmínkami. Cena obsahuje veškeré náklady dodavatele nezbytné pro řádnou a včasnou realizaci předmětu veřejné zakázky včetně nákladů souvisejících (např. vedlejší náklady, náklady na DVD, cestovní náklady, předpokládaná rizika spojená s realizací předmětu veřejné zakázky apod.). Ceny budou konstantní po celou dobu platnosti smlouvy.

Document Metadata

Table of Contents

VÝZVA

Document Metadata