Příloha č. 3 - INFORMACE ZAMĚSTNAVATELE K OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZAMĚSTNANCŮ

Příloha č. 3 - INFORMACE ZAMĚSTNAVATELE K OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZAMĚSTNANCŮ

Podle platných právních předpisů je zaměstnavatel správcem osobních údajů svých zaměstnanců ( tj. všech, se kterými má uzavřenou pracovní smlouvu, dohodu o provedení práce – „DPP“ nebo dohodu o pracovní činnosti – „DPČ“). Tímto dokumentem zaměstnavatel – Bekrservis,Xxxxxxxx Xxxxxx, IČ: 60125012, se sídlem 569 82 Borová 349 (dále jako „zaměstnavatel“ nebo „správce“) informuje zaměstnance o tom jaké osobní údaje, jak, k jakým účelům, na základě jakých zákonných oprávnění a po jakou dobu bude zpracovávat a jaká má zaměstnanec v souvislosti se zpracováním práva.

Právní předpisy a zpracovávané osobní údaje:

Zpracování osobních údajů probíhá v souladu s dosud platným a účinným zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a podle Nařízení (EU) 2016/679, tj. obecného nařízení o ochraně osobních údajů, které je účinné od 25.5.2018.

Zpracování osobních údajů začíná již v souvislosti s uzavíráním pracovní smlouvy nebo DPP, DPČ a pokračuje v průběhu trvání pracovněprávního vztahu a minimálně co do archivační povinnosti trvá ještě další jednotky či desítky let.

Zaměstnavatel zpracovává běžné osobní údaje. Do této kategorie patří zejména jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa, informace o vzdělání, kvalifikaci, předchozích zaměstnáních, kontaktní údaje, bankovní účet, informace o pracovní pozici, mzdě (odměně), docházce, fotografie a videozáznamy, na kterých je zaměstnanec zobrazen, údaj o zdravotní pojišťovně, údaje manžela/manželky, údaje dětí (údaje o rodinných příslušnících pouze v případě, že zaměstnanec uplatňuje daňové úlevy anebo čerpá zaměstnanecké bonusy), údaje o počtu dětí (u žen), údaje o druhu pobíraného důchodu, u cizinců státní občanství. Zaměstnavatel zpracovává i zvláštní kategorie osobních údajů, konkrétně údaje o zdravotním stavu a údaje o pravomocném odsouzení z výpisu z rejstříku trestů. (jen tam, kde je ze zákona povinná bezúhonnost anebo odůvodnitelná charakterem vykovávané práce) Podrobnosti jsou uvedeny v dalších částech tohoto dokumentu.

Zpracování za účelem splnění právních povinností zaměstnavatele:

Zpracování probíhá přímo na základě nějakého právního předpisu (zákoník práce, daňové a účetní předpisy, předpisy o veřejném zdravotním pojištění, sociálním zabezpečení, předpisy upravující činnost zaměstnavatele. Bez poskytnutí osobních údajů by např. nemohla být uzavřena pracovní smlouva (DPP, DPČ) anebo poskytována některá plnění nebo řádně vyplácená odměna a povinné odvody na pojištění nebo daně. Zákonným důvodem pro zpracování je v těchto případech u běžných osobních údajů splnění povinnosti zaměstnavatele (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) a u zvláštních kategorií osobních údajů, tedy údajů o zdravotním stavu (zdravotní způsobilosti, pracovním úrazu či nemoci z povolání) plnění povinností v oblasti pracovního práva nebo sociálního zabezpečení (čl. 9 odst. 2 písm. b) GDPR).

Pro plnění jednotlivých povinností zpracovává zaměstnavatel tyto údaje:

Při uzavření pracovní smlouvy (DPP, DPČ): jméno, příjmení, datum narození, místo narození, adresa trvalého pobytu, údaje o nutné kvalifikaci a praxi, údaj o bezúhonnosti pro výkon sjednané práce.

Pro plnění ohlašovacích povinností na příslušnou zdravotní pojišťovnu a správu sociálního zabezpečení a výpočet povinných odvodů: jméno, příjmení, datum a místo narození, dřívější příjmení, rodné číslo, údaj o zdravotní pojišťovně, výše hrubé mzdy (odměny), údaje o cizozemském nositeli pojištění a cizozemském čísle pojištění (pokud jde o první zaměstnání po ukončení důchodového pojištění v cizině).

Pro výpočet měsíčních záloh na daň a plnění daňových povinností: jméno, příjmení, rodné číslo, adresa, informace o výši mzdy (odměny), druh pobíraného důchodu, v případě uplatňování daňových slev/bonusů i další údaje vyplňované v prohlášení poplatníka, zejména příjmení a jméno manžela/manželky a jméno, příjmení a rodné číslo dítěte.

Pro plnění povinného podílu osob se zdravotním postižením na celkovém počtu zaměstnanců podle zákona o zaměstnanosti: údaj o zdravotním znevýhodnění

Za účelem hlášení zaměstnávání cizinců: státní občanství

Pro evidenci pracovních úrazů: jméno, příjmení, datum a hodina úrazu, místo úrazu, činnost, při které k úrazu došlo, popis úrazového děje, druh a zranění, zraněná část těla, zdroj a příčiny úrazu, jméno a příjmení svědků, jméno a příjmení a pracovní zařazení toho, kdo pracovní úraz zaznamenal.

Za účelem splnění povinností v oblasti pracovnělékařské péče a BOZP: jméno, příjmení, adresa, datum narození, údaje o zdravotní způsobilosti (ze vstupní, pravidelné, mimořádné a výstupní prohlídky).

Za účelem zajištění a potvrzení o zajištění povinných školení: údaje o účasti (údaje z prezenčních listin), údaje z certifikátů o absolvování.

Pro zajištění dalších práv zaměstnance vyplývajících z pracovněprávních předpisů: údaj o pracovní neschopnosti, údaj o těhotenství (z důvodu nepřidělování zakázané práce), údaj o věku dětí, údaj o pracovní docházce, důvodech nepřítomnosti na pracovišti.

Doba zpracovávání osobních údajů se řídí platnými právními předpisy.

Zpracování osobních údajů za účelem uzavření smlouvy a plnění smluvních povinností

Abychom mohli nejen uzavřít pracovní smlouvu (DPP, DPČ), ale v rámci pracovněprávního vztahu i komunikovat, hradit mzdu na bankovní účet, poskytovat dohodnutá plnění, zpracovává zaměstnavatel kromě údajů výše uvedených u uzavření smlouvy i údaj o čísle bankovního účtu, e-mail, telefonní číslo. Tyto údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu. Poté mohou být údaje zpracovávány, pokud je k tomu dán jiný z důvodů uvedených v tomto dokumentu (např. pro plnění daňových povinností).

Zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů zaměstnavatele nebo třetí osoby

Oprávněný zájem může pokrývat celou řadu situací. Zaměstnavatel zpracovává z důvodu oprávněného zájmu osobní údaje v následujících případech:

• Oprávněným zájmem je ochrana a prokázání práv a právních nároků, zejména z uzavřených smluv anebo způsobené újmy. Pro tyto účely zpracovává zaměstnavatel osobní údaje po dobu 5 let po ukončení pracovněprávního vztahu. Tato lhůta je stanovena vzhledem k promlčecím lhůtám nároků se zohledněním toho, že se o případném u soudu uplatněném nároku nemusí zaměstnavatel dozvědět hned v okamžiku jeho uplatnění druhou stranou. Pro tyto účely jsou uchovávány údaje ze smluv, osobního spisu zaměstnance a naší vzájemné komunikace.

• Oprávněným zájmem je zajištění činnosti/podnikání zaměstnavatele. V rámci toho zaměstnavatel zpracovává jméno, příjmení, přidělený (pracovní) e-mail a telefonní číslo a zpřístupňuje tyto údaje obchodním partnerům a zákazníkům v rozsahu nutném pro zajištění chodu zaměstnavatele.

• Oprávněným zájmem je i ochrana osob a majetku zaměstnavatele a za tímto účelem je používán monitorovací kamerový systém. K monitorování prostoru provozovny zaměstnavatele slouží kamerový systém, který pořizuje obrazový záznam. Kamery jsou umístěné tak, že ve venkovních prostorách areálu provozovny na adrese p. Jilemnického 315, 572 01 Polička je umístěno celkem 5 kamer, které snímají venkovní prostor. Kamery jsou v nepřetržitém provozu, aktivované detekcí pohybu, údaje jsou automaticky vymazány přepisem ve smyčce po 30-ti dnech. Zpracováván je pouze pořízený obrazový záznam z kamerového systému. Takto získané osobní údaje (záznam) nebudou předávány ani zpřístupňovány třetím osobám s výjimkou případů, kdy tak ukládá zákon, včetně případného přestupkového či trestního řízení, kde by pořízený záznam mohl sloužit jako důkazní prostředek.

Zpracování osobních údajů na základě souhlasu zaměstnance

Pouze na základě souhlasu zaměstnance je možné za účelem propagace (marketingu) zaměstnavatele pořídit a zveřejnit fotografie a videozáznamy, na kterých je zaměstnanec jednoznačně identifikovatelný.

Před tím, než zaměstnanec takový souhlas udělí, obdrží informaci o tom, k jakým údajům a k jakému konkrétnímu účelu zpracování se bude souhlas vztahovat. Takové údaje pak budou pro daný účel zpracovávané 5 let. Svůj souhlas může zaměstnanec kdykoli odvolat.

Zpřístupnění osobních údajů jiným osobám, technická a organizační bezpečnostní opatření

Vzhledem k tomu, že účetnictví i některé další agendy jsou vykonávány externími spolupracujícími subjekty, v rámci takových činností jsou jim v nutném rozsahu předávány i osobní údaje zaměstnanců. Tyto subjekty jsou dle GDPR zpracovateli osobních údajů a zaměstnavatel s nimi uzavírá písemnou smlouvu, ve které je sjednáno plnění povinností v oblasti ochrany osobních údajů tak, aby osobní údaje zaměstnanců zůstaly v bezpečí. Konkrétně jde o: externí účetní. Aktuální seznam zpracovatelů je k dispozici u OSVČ.

Osobní údaje budou zpřístupněny i příslušným správním orgánům, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon (tj. jednak finanční úřady, zdravotní pojišťovna, správa sociálního zabezpečení, jednak další správní orgány zejména v případě provádění kontroly, při které je daný orgán oprávněn předložení osobních údajů vyžadovat).

Technická a organizační opatření jsou podrobně stanovena ve směrnici o ochraně osobních údajů vydané zaměstnavatelem. Údaje jsou chráněny tak, aby k nim neměla přístup neoprávněná osoba.

Informace o dalších právech zaměstnance v oblasti ochrany osobních údajů

X. Xxxxx na přístup k osobním údajům

Jde o právo na potvrzení, zda zaměstnavatel zpracovává osobní údaje zaměstnanců a pokud ano, pak na přístup k těmto údajům a informacím o jejich zpracování.

B. Právo na opravu osobních údajů

Jde o právo na to, aby zaměstnavatel bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se zaměstnance týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má zaměstnanec právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení (ve kterém uvede údaje úplné).

X. Xxxxx na výmaz osobních údajů (právo „být zapomenut“)

V případech stanovených zákonem nebo GDPR má zaměstnanec právo požadovat, aby zaměstnavatel bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje zaměstnance (v GDPR jsou důvody uvedené v čl. 17, včetně uvedení výjimek, kdy se výmaz neprovede).

X. Xxxxx na omezení zpracování

V případech stanovených v čl. 18 GDPR má zaměstnanec právo požadovat, aby zaměstnavatel omezil zpracování jeho osobních údajů.

E. Právo na přenositelnost údajů

Za podmínek stanovených v čl. 20 GDPR má zaměstnanec právo získat své osobní údaje a předat je jinému správci. Je-li to technicky proveditelné, má právo požadovat přímo předání jinému správci.

X. Xxxxx vznést námitku

V případech, kdy osobní údaje zpracovává zaměstnavatel pro účely oprávněných zájmů, má zaměstnanec právo vznést námitku proti takovému zpracování a pak nadále nebude zaměstnavatel údaje zpracovávat, pokud jeho oprávněný zájem nebude převažovat nad zájmy nebo právy a svobodami zaměstnance.

X. Xxxxx podat stížnost u dozorového úřadu

Pokud se zaměstnanec domnívá, že dochází k porušování jeho práv v oblasti ochrany osobních údajů, má právo podat stížnost k Úřadu na ochranu osobních údajů. Bližší informace o úřadu i ochraně osobních údajů jsou k nalezení přímo na stránkách úřadu xxx.xxxxxxxxxx.xx

Další důležité informace pro uplatnění práv zaměstnance

V případě, že bude zaměstnanec mít další dotazy ke zpracování vašich osobních údajů, lze je vznést směrem k zaměstnavateli na e-mail xxxx@xxxxxxxxxx.xx nebo osobně u p. Xxxxxxxxx Xxxxxxx. Tímto způsobem je také možné přímo uplatnit práva uvedená v předchozích odstavcích.

Toto znění je účinné od 25.05.2018. S každou změnou tohoto dokumentu budou zaměstnanci vždy předem seznámeni.