SMĚRNICE RADY MĚSTA
Město Broumov
třída Masarykova 239, 550 01 Broumov
SMĚRNICE RADY MĚSTA
Název:
Způsob uzavírání, evidence a uveřejňování smluv
Číslo dokumentu: | SRM/24 | Vydání č.: | 02 | Výtisk č.: | 1 | |
Účinnost od: | 25.05.2018 | Účinnost do: | Doba neurčitá | |||
Zrušuje se: | SRM/24, vydání 01 | |||||
Zpracoval: | Xxx. Xxxxxx Xxxx | Dne: | 03.05.2018 | Podpis: | ||
Přezkoumala: | Xxx. Xxx Xxxxxxxx, MPA | Dne: | 09.05.2018 | Podpis: | ||
Schválila: | Rada města | Dne: | 14.05.2018 | Podpis: | ||
Razítko: | ||||||
Strana 1/9
Obsah:
1.1. Účel a předmět směrnice 3
3. Postup při uzavírání smluv 4
3.2. Předběžná kontrola smluv 4
3.3. Schvalování a uzavírání smluv 4
3.4. Náležitosti vyhotovení smlouvy 5
4.2. Identifikační a evidenční údaje v ES 6
4.3. Vložení digitální podoby smlouvy do ES 6
5. Uveřejňování smluv v ISRS 7
5.2. Provedení uveřejnění v ISRS 7
5.3. Následky neuveřejnění v ISRS 7
7.1. Vzor doložky mlčenlivosti 8
1. Úvod
1.1. Účel a předmět směrnice
Předmětem této směrnice je úprava obecných pravidel a stanovení závazného postupu při uzavírání smluv, vedení jednotné a centralizované evidence Městem uzavíraných smluv a jejich uveřejňování v ISRS.
1.2. Působnost směrnice
Tato směrnice se vztahuje na veškeré smlouvy uzavírané jménem Města, s výjimkou smluv pracovních, dohod o provedení práce, dohod o pracovní činnosti, dohod o srážkách ze mzdy (platu), dohod o ukončení pracovního poměru, smluv o zabezpečení praxe studentů, smluv o zápůjčce ze sociálního fondu, nájemních smluv na byty, hrobová místa a garáže a smluv o ubytování; evidenci uvedených smluv provádí příslušní zaměstnanci v písemné podobě nebo za pomoci softwarového vybavení.
Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance Města, kteří se v rámci své pracovní činnosti zabývají realizací a evidencí smluv; směrnice zároveň upravuje povinnosti a definuje činnosti všech určených zaměstnanců v rámci ES a při uveřejňování smluv v ISRS.
Oprávnění k podpisu smluv je upraveno VS/01 - Organizační řád Městského úřadu Broumov.
.
2. Základní pojmy a zkratky
2.1. Zkratky
Město | Město Broumov |
MěÚ, Úřad | Městský úřad Broumov |
ES | Evidence smluv |
ZM | Zastupitelstvo města Broumova |
RM | Rada města Broumova |
Tajemník | tajemník MěÚ |
Systém | prostředí FormFlow Server Software 602 |
ISRS | Informační systém veřejné správy (registr smluv), který slouží k uveřejňování smluv, zřízený na základě zákona č. 340/2015 Sb. (zákon o registru smluv) |
GDPR | Nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27.04.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) |
2.2. Pojmy
Odbor MěÚ – příslušný odbor MěÚ; pro potřeby této směrnice je mu naroveň postavena městská policie a organizační složky Města.
ES – Evidence smluv – součást Systému, ve které se evidují údaje jednoznačně identifikující smlouvy a jejímž prostřednictvím se ukládají elektronická znění smluv na archivní úložiště, a to v rozsahu dle čl. 4. této směrnice.
Oprávněná osoba – zaměstnanec Města, který má oprávnění nahlížet do ES (zejm. starosta, místostarosta, Tajemník, právník města - určení dalších osob provádí tajemník).
Administrátor ES – zaměstnanec Města, odpovědný za provoz softwarového vybavení ES.
Příkazce operace – zaměstnanec Města, do jehož působnosti spadá smlouvou vymezený předmět plnění; jeho bližší vymezení je obsaženo v PS/04 – Zajištění řídící kontroly; má oprávnění nahlížet do ES v rozsahu svého pracovního zařazení, není-li zároveň oprávněnou osobou.
Správce rozpočtu – zaměstnanec Města, oprávněný ke správě rozpočtu, jeho sledování a vyhodnocování; jeho bližší vymezení je obsaženo v PS/04 – Zajištění řídící kontroly; má oprávnění nahlížet do ES v rozsahu svého pracovního zařazení.
Smlouva – pro účely uveřejňování v ISRS se smlouvou rozumí soukromoprávní smlouva (tedy např. i potvrzená objednávka), jakož i smlouva o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci, pokud tyto, nebo jejich části, nespadají pod výjimky z povinnosti uveřejnění uvedené v § 3 zákona o registru smluv.
Smluvní partner – subjekt, se kterým Město zamýšlí uzavřít smluvní vztah, resp. již tento vztah uzavřelo.
3. Postup při uzavírání smluv
3.1. Obecná ustanovení
1. Smlouvy se uzavírají před realizací předmětu plnění ze smlouvy.
2. Xxxxxxx se uzavírají na návrh Města nebo na návrh smluvního partnera.
3.2. Předběžná kontrola smluv
1. Před předložením smlouvy ke schválení příslušnému orgánu Města se provádí:
- předběžná finanční kontrola podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, a to příkazcem operace (vedoucím odboru); správcem rozpočtu se tato kontrola provádí zejména u smluv o dílo, o výpůjčce, o nabytí dlouhodobého hmotného investičního majetku, u ostatních smluv dle jeho posouzení;
- kontrola věcné správnosti smluv, a to příkazcem operace;
- kontrola konformity smlouvy s platným právním řádem, vnitřními předpisy Města a ostatními smlouvami uzavřenými městem a hodnocení vhodnosti uzavření smlouvy Městem v navrhovaném znění, tak jako kontrola identifikačních údajů smluvních stran, a to právníkem města.
2. Provedení předběžné finanční kontroly správcem rozpočtu u smluv, u kterých je tato kontrola vyžadována, kontroly věcné správnosti příkazcem operace a kontroly smlouvy právníkem města je potvrzeno parafou těchto osob na smlouvě, která je přikládána k návrhu příslušného usnesení do RM/ZM (výjimku tvoří smlouvy připravené na základě vzoru smluv dle SRM/17 – O zakázkách malého rozsahu), resp. starostovi nebo místostarostovi k podpisu; případné vyjádření těchto osob bude uvedeno v odůvodnění návrhu usnesení, resp. starostovi nebo místostarostovi příkazcem operace tlumočeno.
3. Připomínky správce rozpočtu a právníka města k návrhu smlouvy jsou určeny pro příkazce operace jako podklad pro jednání o uzavření smlouvy. Tyto připomínky lze v původním znění předložit druhé smluvní straně pouze ve výjimečných případech, pokud to přispěje k věcnému řešení.
4. Příkazce operace, do jehož působnosti smlouva spadá, odpovídá za to, že do smlouvy byly zapracovány připomínky správce rozpočtu a právníka města, pokud s uvedenými zaměstnanci nebylo výslovně dohodnuto jinak.
3.3. Schvalování a uzavírání smluv
1. Smlouvy jsou schvalovány příslušnými orgány města. Pravomoci těchto orgánů města stanoví zákon o obcích, popř. Organizační řád.
2. V případě uzavírání smlouvy ohledně záležitosti výslovně neuvedené v zákoně o obcích, Organizačním řádu nebo v této směrnici, rozhodne, není-li dále stanoveno jinak, rada města, pokud si rozhodnutí v souladu s ustanovením § 102 odst. 3 zákona o obcích nevyhradilo ZM, nebo pokud RM pravomoc rozhodovat o těchto záležitostech RM zcela nebo zčásti nesvěřila starostovi nebo MěÚ. V ostatních případech je o uzavření smlouvy oprávněn rozhodnout starosta, pokud závazky v ní obsažené nezatíží město po dobu trvání smlouvy v rozsahu vyšším než 100.000 Kč, resp. 200.000 Kč v případě tzv. stavební zakázky dle SRM/17 – O zakázkách malého rozsahu, nebo vzhledem k okolnostem v obdobném rozsahu, pokud tento nelze vyjádřit v penězích.
3. Xxxxxxx se považuje za schválenou příslušným orgánem:
a) schválením konkrétního textu smlouvy
b) schválením podstatných náležitostí a podmínek smlouvy
c) schválením rozpočtových prostředků na konkrétní akci, pokud tato není spojena s podmínkami vyžadujícími samostatné schválení smlouvy v orgánech Města.
4. Smlouvy uzavírané postupem podle zákona o zadávání veřejných zakázek se považují za schválené při dodržení postupu vyplývajícího z uvedeného zákona nebo ze SRM/17 – O zakázkách malého rozsahu.
5. Dodatky k platným smlouvám se schvalují stejným postupem jako smlouva, kterou mění či doplňují, pokud jiný způsob jejich uzavření nevyplývá z původní smlouvy nebo z jiné skutečnosti nebo pokud se jedná pouze o formální úpravu či o změnu nedotýkající se předmětu smlouvy či jejích podstatných náležitostí.
6. V případě uzavírání smluv o převodu nemovitého majetku města a o jeho pronájmu (pachtu) se postupuje rovněž podle příslušných zásad, schválených ZM, resp. směrnic, schválených RM; obdobně se postupuje v případě uzavírání smluv o nájmu bytů a smluv o ubytování.
7. Smlouvu může podepsat pouze osoba oprávněná k tomu Organizačním řádem.
8. K uzavření smlouvy dochází podpisem oprávněných zástupců Města a smluvního partnera.
3.4. Náležitosti vyhotovení smlouvy
1. Smlouva bude vyhotovena po dohodě se smluvním partnerem v takovém počtu stejnopisů, aby Městu zůstal takový počet vyhotovení, umožňující jejich evidenci v souladu s touto směrnicí.
2. Jedno vyhotovení smlouvy bude před předložením smlouvy k podpisu osobě oprávněné smlouvu za Město podepsat (v souladu s Organizačním řádem) opatřeno parafami správce rozpočtu (je-li jeho posouzení smlouvy potřeba), právníka města a příkazce operace. Toto vyhotovení smlouvy je po provedení podpisu smluvního partnera evidováno pro potřeby Města v souladu s čl. 4. této směrnice.
3. Před podpisem smlouvy ze strany Města musí být jednotlivé listy smlouvy sešity; doporučeno je číslování jednotlivých stran.
3.5. Doložky
1. Smlouvy, které dle zákona o obcích vyžadují schválení RM nebo ZM, musí být opatřeny touto doložkou:
„Smlouva byla schválena Radou (Zastupitelstvem) města Broumova č….. dne …, usnesením č….“
2. Smlouvy o právních úkonech, jejichž schválení v příslušných orgánech Města musí předcházet zveřejnění na úřední desce po dobu vyžadovanou zákonem o obcích, musí být opatřeny doložkami:
„Záměr města prodat (darovat, směnit) nemovitost specifikovanou v této smlouvě byl zveřejněn na úřední desce města Broumova od …. do …. . Prodej (dar, směna) nemovitosti za podmínek uvedených v této smlouvě byl schválen Zastupitelstvem města Broumova č … dne …. , usnesením č “
„Záměr města pronajmout (propachtovat, dát do výpůjčky) nemovitost specifikovanou v této smlouvě byl zveřejněn na úřední desce města Broumova od …. do …. Pronájem (pacht, výpůjčka) nemovitosti za podmínek uvedených v této smlouvě byl schválen Radou města Broumova č. … dne …. , usnesením č. “
3. Smlouvy se smluvními partnery, kteří na základě jejich obsahu mohou získat přístup k informacím klasifikovaným do skupin A – C nebo do informačních systémů města (dle VS/11 – Všeobecná pravidla pro zabezpečení informací a používání IT), musí být opatřeny doložkou mlčenlivosti (vzor doložky v příloze k této směrnici). Obsah doložky musí být stanoven s ohledem na konkrétní případ a možnost přístupu k informacím, přičemž by doložka měla obsahovat:
- způsob seznámení všech subjektů, kteří nejsou smluvními stranami a budou se podílet na plnění smlouvy, s jejími podmínkami,
- začlenění odpovědnosti zaměstnanců a subdodavatelů smluvního partnera,
- povinnost smluvního partnera proškolit své zaměstnance,
- právo auditu Města u smluvního partnera,
- způsob předání a převzetí informací mezi Městem a smluvním partnerem,
- právo Města sledovat a zrušit plnění závazků smluvním partnerem,
- úroveň fyzického zabezpečení,
- povinnost mlčenlivosti zajištěnou přiměřenou smluvní pokutou pro každý případ porušení povinnosti mlčenlivosti,
- povinnost smluvního partnera informovat bez zbytečného odkladu Město o porušení pravidel v oblasti zabezpečení informací.
3.6. Vzorové smlouvy
1. U smluvních vztahů, na jejichž úpravu lze použít vzorové smlouvy vytvořené Městem a schválené jeho příslušnými orgány, bude upřednostňován postup, kdy Město, resp. příkazce operace, předloží návrh smlouvy smluvnímu partnerovi a smlouva bude uzavřena v navrženém znění, s přípustnými odchylkami, které se nedotýkají podstatných náležitostí takové smlouvy.
2. Vzorové smlouvy vytváří právník města ve spolupráci s příkazci operace.
3. Některé vzorové smlouvy jsou obsaženy v SRM/17 – O zakázkách malého rozsahu, dalšími disponuje právník města a příkazce operace si je u něj může vyžádat a konzultovat vhodnost jejich použití na konkrétní smluvní vztah.
4. Evidence smluv
4.1. Obecná ustanovení
1. Příkazce operace je povinen provést evidenci textové podoby smlouvy uzavřené jménem Města v ES a svým podpisem potvrdit správnost údajů nejpozději do 15 dnů od podpisu smlouvy oprávněnou osobou za Město a všemi zástupci smluvních partnerů, a to zaznamenáním údajů, které jednoznačně identifikují a evidují smlouvu v rozsahu dle odst. 4.2. této směrnice a vložením digitální podoby smlouvy (textové podoby či naskenovaného obrazu uzavřené smlouvy, převedeného do formátu .pdf a opatřeného textovou vrstvou) s uvedením údajů dle odst. 4.3. této směrnice a s uvedením data provedení evidence.
2. Příkazce operace je zároveň povinen evidovat originál uzavřené smlouvy v souladu s VS/09 - Spisový řád Městského úřadu Broumov.
4.2. Identifikační a evidenční údaje v ES
Povinné údaje, které jednoznačně identifikují smlouvu, jsou tyto:
a) typ smlouvy (např. smlouva kupní, darovací, nájemní (pachtovní), o zřízení věcného břemene, zástavní,
o zápůjčce, o výpůjčce, o dílo, příkazní, budoucí, pojistná, o úvěru, o dotaci, memorandum, o spolupráci, nepojmenovaná, ostatní apod.);
b) název smlouvy (pokud jej tato obsahuje);
c) předmět smlouvy (vymezení věcného rozsahu smlouvy – nepostač-li, může být doplněn i popis, popř. zvláštní ujednání smlouvy);
d) kategorie smluvní strany z pohledu smluvního partnera (smluvní partner jako dodavatel, odběratel apod.);
e) označení oprávněné osoby (příkazce operace, který provádí evidenci smlouvy) a název odboru, popř. oddělení, ve kterém je příkazce operace zařazen;
f) specifikace smluvního partnera uvedením názvu (jména a příjmení), IČ (data narození) a sídla (adresy);
g) další evidenční údaje smlouvy zahrnující datum uzavření smlouvy, údaj o účinnosti smlouvy a době platnosti smlouvy, č. usnesení RM/ZM, datum přijetí příslušného usnesení, cena předmětu plnění, údaj o DPH, číslo smlouvy (číselná řada obsahuje údaj o roce, ve kterém byla smlouva uzavřena, číselná řada počíná od „1“, čísla jsou přiřazována automaticky dle pořadí provedení evidence; dodatky ke smlouvě jsou evidovány v původním formuláři smlouvy, a to označením „Vytvořit nový dodatek“ a jsou odlišeny prostřednictvím výslovného uvedení označení „dodatek“, čísla jsou jim přiřazována vzestupně od „1“) a v případě, že se jedná o smlouvu, u které má smluvní partner přístup k informacím a do informačních systémů města v rozsahu bodu 3.5. odst. 3. této směrnice, také vyznačení této skutečnosti, a to v záložce
„zvláštní ujednání smlouvy“.
4.3. Vložení digitální podoby smlouvy do ES
Digitální podoba smlouvy se vkládá tímto způsobem:
a) vložení dokumentu smlouvy s přílohami v elektronické podobě s textovou vrstvou do Systému, s uvedením názvu (typu) a popisu smlouvy, a to v tzv. „plné“ verzi, tedy tak, jak byla smlouva uzavřena, bez provedení anonymizace údajů, které nemají být uveřejněny;
b) uvedením cíle uložení smlouvy ve složce archivního úložiště;
c) uvedením údaje o osobě, která smlouvu eviduje a má k dispozici originál smlouvy v listinné podobě, popř. další osoby, která disponuje dalším výtiskem smlouvy s platností originálu;
d) uvedením údaje o osobě, které byla postoupena evidence, např. v případě zapůjčení originálu smlouvy.
e) určením o osoby příslušné ke kontrole smlouvy, např. osoby zastupující příkazce operace, zpravidla působící v rámci stejného Odboru MěÚ.
5. Uveřejňování smluv v ISRS
5.1. Obecná ustanovení
1. Uveřejňování smluv v ISRS na základě této směrnice musí být prováděno v souladu se zákonem o registru smluv a k jeho výkladu Ministerstvem vnitra České republiky vydaným Metodickým návodem k aplikaci zákona o registru smluv, v aktuální verzi dostupným na této webové stránce: xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxx-xxxxx.xxxx?xxX0xxxX00XX%0x%0x.
2. Výše uvedené základní předpoklady pro uveřejňování smlouvy v ISRS lze v zásadě zobecnit takto:
- uveřejňují se smlouvy (objednávky) a veřejnoprávní smlouvy, u kterých výše hodnoty jejího předmětu je vyšší než 50.000 Kč bez DPH,
- uveřejňují se také dodatky a přílohy smluv (pokud nejde o projektové dokumentace, výkresy, výpočty cen apod.);
- neuveřejňují se smlouvy s fyzickými osobami (nepodnikajícími), pokud nejde o převod nemovitosti města takové osobě,
- neuveřejňují se smlouvy s obcemi I. a II. typu a jimi zřízenými příspěvkovými organizacemi a se
„státními akciovými společnostmi, jejichž akcie jsou obchodovatelné na burze“, tedy např. s ČEZ, a.s.
5.2. Provedení uveřejnění v ISRS
1. Uveřejnění smlouvy v ISRS se provede v prostředí ES, při přiměřené aplikaci ustanovení čl. 4 odst. 4.1.,
4.2. a 4.3. této směrnice (s tou výjimkou, že v ISRS se uveřejňuje výlučně elektronická verze smlouvy a objednávky s textovou vrstvou – včetně příloh – anonymizovaná, např. pokud jde o osobní údaje, podpisy apod.), a to označením „Smlouva bude zveřejněna do ISRS“ a následným odesláním do ISRS po provedené kontrole smlouvy příslušnou osobou k tomu příkazcem operace určenou. Obdobně se postupuje v případě dodatku ke smlouvě (je-li dána zákonná povinnost k jeho uveřejnění), u kterého se pro uveřejnění použijí identifikační údaje (ID) smlouvy (jedná-li se o smlouvu uzavřenou před 30.06.2016, je třeba nejprve uveřejnit i tuto smlouvu, případně předcházející dodatky).
2. Objednávka se uveřejňuje včetně jejího potvrzení smluvním partnerem, a to pokud je toto její součástí (pokud je takové potvrzení na samostatné listině, neuveřejňuje se, ale příkazce operace je povinen je mít uloženo spolu s předmětnou objednávkou).
3. Xxxxxxx se uveřejňuje s tzv. „metadaty“, tj. s údaji identifikujícími smluvní strany, s vymezením předmětu smlouvy, s uvedením ceny (pokud ji smlouva obsahuje), popř. s uvedením hodnoty předmětu smlouvy (pokud lze určit) a s datem uzavření smlouvy (tím je v případě objednávky datum, ke kterému objednávku potvrdí smluvní partner).
5.3. Následky neuveřejnění v ISRS
V případě, že smlouva (objednávka) dle zobecněného vymezení v odst.5.1. bodě 2. této směrnice uzavřená po 30.06.2017, včetně jejích příloh a všech „metadat“ uvedených v odst.5.2. bodě 3. této směrnice nebude ve lhůtě dle zákona o registru smluv uveřejněna v ISRS, nenabude taková smlouva účinnosti.
6. Odpovědnost za smlouvy
1. Příkazce operace odpovídá za řádné zaevidování smlouvy do ES podle pravidel uvedených v čl. 4 odst.
4.1. této směrnice, za kontrolu řádného zaevidování, za udržování aktuálního stavu informací
evidovaných k dané smlouvě v ES v souladu s touto směrnicí a za uveřejnění smlouvy v ISRS (tyto povinnosti se vztahují i na případné dodatky ke smlouvě).
2. Příkazce operace je oprávněn nahlížet v ES do přehledu uzavřených smluv.
3. Příkazce operace je odpovědný za uložení originálu uzavřené smlouvy v listinné podobě a má povinnost evidovat případné zapůjčení originálu smlouvy jiné osobě (tyto povinnosti se mohou vztahovat i na další určené osoby).
4. Příkazce operace je povinen neprodleně po provedení evidence smlouvy dle čl. 4 této směrnice zaznamenat na originál smlouvy v listinné podobě číslo této smlouvy přiřazené ji Systémem a mít uloženy identifikační údaje (ID) ke smlouvě, uveřejněné v ISRS.
5. Příkazce operace je odpovědný za věcnou správnost a aktuálnost obsahu smlouvy; u smlouvy, jejíž účinnost přesáhne jeden rok, je příkazce operace povinen provádět kontrolu věcné správnosti a aktuálnosti smlouvy 1x ročně a o provedené kontrole následně učinit záznam do Systému.
6. Administrátor ES je odpovědný za provoz programového vybavení ES, jeho nastavení a zajištění přístupových práv Příkazcům operace a Oprávněným osobám.
7. Pravidelná revize způsobu vedení evidence smluv a kontrola jejich uveřejňování v ISRS se provádí v rámci interního auditu.
7. Přílohy
7.1. Vzor doložky mlčenlivosti
Pro účely této doložky je Město (objednatel) Správcem osobních údajů (OÚ) a druhá smluvní strana (poskytovatel) Zpracovatelem osobních údajů (OÚ) v souladu s VS/12 – Nakládání s osobními údaji.
„Zpracovatel OÚ se zavazuje, že jeho zaměstnanci, a pokud to tato smlouva výslovně umožňuje, další subdodavatelé a jejich zaměstnanci, nebudou neoprávněně a mimo smluvní ujednání nakládat s osobními údaji, se kterými přijdou v rámci plnění předmětu smlouvy do styku. Nebudou zcizovat a zpřístupňovat informace
o činnosti, systému řízení a kontroly, které se vztahují ke Správci OÚ. Stejně tak zachovají mlčenlivost o všech skutečnostech a bezpečnostních opatřeních na ochranu informací, se kterými se seznámí při své činnosti v rámci plnění předmětu této smlouvy a nebudou vyvíjet žádnou činnost, která nesouvisí s předmětem této smlouvy.
Zpracovatel OÚ se zavazuje přijmout všechna bezpečnostní, technická, organizační a jiná opatření požadovaná v čl. 32 GDPR, přitom přihlédne ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze zpracování, rozsahu zpracování, kontextu zpracování a účelům zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob.
Předmětem zpracování jsou tyto osobní údaje….., u nichž doba trvání jejich zpracování je ……, přičemž jsou zpracovávány za tímto účelem… Po ukončení účinnosti této smlouvy Zpracovatel OÚ řádně naloží se zpracovávanými osobními údaji (vrátí je Správci OÚ a ty nepotřebné, včetně kopií, vymaže).
Zpracovatel OÚ se zavazuje zpracovávat osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Správce OÚ (vč. předání údajů do třetích zemí a mezinárodním organizacím); výjimkou jsou pouze případy, kdy jsou určité povinnosti Zpracovateli OÚ uloženy přímo právním předpisem.
Zpracovatel OÚ se rovněž zavazuje, že nebude v prostorách Správce OÚ jakkoliv získávat informace a vyvíjet činnost, která nesouvisí s předmětem této smlouvy, nebude-li dohodnuto jinak.
Zpracovatel OÚ nese odpovědnost i za neúmyslné zcizení nebo zpřístupnění informací třetí straně nebo osobám, které nejsou zainteresovány na výkonu předmětu plnění této smlouvy.
Zpracovatel OÚ ani jeho zaměstnanci nesmí bez vědomí a prokazatelného souhlasu Správce OÚ pořizovat žádné kopie dat, včetně dat testovacích, a informací, k nimž získá byť jen náhodně přístup na základě plnění předmětu této smlouvy.
Zpracovatel OÚ si je vědom toho, že při plnění této smlouvy může přijít do styku s osobními a citlivými údaji podléhajícími ochraně podle zákona 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, v platném znění a GDPR nebo s utajovanými skutečnostmi podle zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, v platném znění, a nese plnou odpovědnost za případné porušení těchto zákonů a souvisejících právních předpisů.
Zpracovatel OÚ se zavazuje seznámit s těmito ustanoveními všechny své zaměstnance, subdodavatele a jiné osoby, které budou Zpracovatelem OÚ použity pro plnění této smlouvy a kteří získají nebo mohou získat přístup
k informacím Správce OÚ. Zpracovatel OÚ se zavazuje zajistit, aby osoby uvedené v předchozí větě plnily povinnosti podle tohoto ustanovení ve stejném rozsahu jako Zpracovatel OÚ.
Zpracovatel OÚ bude Správci OÚ bez zbytečného odkladu nápomocen při plnění povinností Správce OÚ, zejména povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektů údajů, povinnosti ohlašovat případy porušení zabezpečení osobních údajů dozorovému úřadu dle čl. 33 GDPR, povinnosti oznamovat případy porušení zabezpečení osobních údajů subjektu údajů dle čl. 34 GDPR, povinnosti posoudit vliv na ochranu osobních údajů dle čl. 35 GDPR a povinnosti provádět předchozí konzultace dle čl. 36 GDPR, a že za tímto účelem Zpracovatel OÚ zajistí nebo přijme vhodná technická a organizační opatření, o kterých ihned informuje Správce OÚ.
Správce OÚ má právo provést kontrolu u Zpracovatele OÚ, tak jako kontrolu jeho znalosti tohoto ustanovení, včetně jeho zaměstnanců, subdodavatelů a jiných osob, které Zpracovatel OÚ užije k plnění této smlouvy. Pokud Správce OÚ zjistí u některé osoby uvedené v předchozí větě neznalost tohoto ustanovení, nebo jejich chování bude v rozporu s předmětem této smlouvy nebo obecně závazných právních předpisů, aniž by to Zpracovatelem OÚ považováno za porušení potřebně součinnosti ze strany Správce OÚ, je Správce OÚ oprávněn vykázat takovou osobu z prostor města a současně oznámí tuto skutečnost Zpracovateli OÚ, který je v takovém případě povinen bez zbytečného odkladu přestat takovou osobu užívat pro plnění této smlouvy.
Zpracovatel OÚ je povinen dodržovat ustanovení této smlouvy, zákon č. 101/2000 Sb. a GDPR a v případě jejich porušení nese plnou odpovědnost za takové své porušení.
V případě, že dojde k porušení některé povinnosti podle tohoto ustanovení zaviněním Zpracovatele OÚ, jeho zaměstnancem, subdodavatelem či jinou osobou, kterou Zpracovatel OÚ užije k plnění této smlouvy, může Správce OÚ požadovat po Zpracovateli OÚ zaplacení smluvní pokuty ve výši 100.000 Kč za každé takové porušení a v případě vzniku pokuty vůči Správci OÚ také smluvní pokutu ve výši této pokuty. Tím není jakkoliv dotčen nárok Správce OÚ na náhradu vzniklé škody.“