mezi
Dodatek č. 1 ke Smlouvě o odečítací a rozúčtovací službě č. S/0694/2018/OBH
uzavřený v souladu s ustanovením čl. 28 odst.3 nařízení Evropského parlamentu a Rady
(EU) 2016/679
mezi
TECHSTAIN, s.r.o.
Sídlo: Koblovská 503/125, 725 29 Ostrava-Petřkovice
zapsán v obchodním rejstříku, vedeného Krajským soudem v Ostravě, oddíl C, vložka 35807
IČ: 28633831 DIČ: CZ28633831
Zastoupená: Mgr. Xxxxx Xxxxxxxxx (dále jen „Zhotovitel“)
Statutární město Ostrava
Sídlo: Prokešovo náměstí 1803/8, 729 30 Ostrava-Moravská Ostrava IČ : 00845451
DIČ :CZ00845451
městský obvod Ostrava-Jih Horní 791/3, 700 30 Ostrava
Zastoupený: Bc. Xxxxxxxx Xxxxxxxx - starostou
dále jen „Objednatel“)
1. Úvodní ustanovení
1.1. Zhotovitel poskytuje Objednateli služby blíže specifikované ve Smlouvě o odečítací a rozúčtovací službě č. S/0694/2018/OBH uzavřené mezi smluvními stranami (dále jen „Smlouva o odečítací a rozúčtovací službě. V rámci činností definovaných Smlouvou o odečítací a rozúčtovací službě Zhotovitel mimo jiné jako zpracovatel dle čl. 28 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“) zpracovává osobní údaje třetích osob (příjemců služeb) pro Objednatele, který je ve smyslu příslušných ustanovení Nařízení správcem osobních údajů.
1.2. Smluvní strany za účelem splnění všech povinností, které jim vyplývají z Nařízení a souvisejících právních předpisů v oblasti ochrany osobních údajů, uzavírají tento dodatek ke Smlouvě o odečítací a rozúčtovací službě.
2. Předmět dodatku
2.1 Předmětem tohoto dodatku je závazek Zhotovitele pro Objednatele zpracovávat Osobní údaje (jak definováno dále) třetích osob (příjemců služeb) a úprava práv a povinností Smluvních stran při zpracování Osobních údajů třetích osob (příjemců služeb), které Xxxxxxxxxx získá v souvislosti s poskytováním služeb dle Smlouvy o odečítací a rozúčtovací službě.
2.2 Účelem zpracování Osobních údajů třetích osob (příjemců služeb) dle tohoto dodatku je provádění ročních odečtů z osazených elektronických indikátorů vytápění, odečty vodoměrů na studenou a teplou vodu s rádiovým přenosem, zpracování odečtených
údajů a výměna bytových vodoměrů i poskytování dalších služeb, které Xxxxxxxxxx
poskytuje Objednateli v souladu se Smlouvou o odečítací a rozúčtovací službě.
2.3 Zhotovitel se zavazuje zpracovávat Osobní údaje třetích osob (příjemců služeb) pouze za účelem, za kterým byly takové Osobní údaje Zhotoviteli poskytnuty.
2.4 Zhotovitel je oprávněn zpracovávat Osobní údaje třetích osob (příjemců služeb)
v následujícím rozsahu:
a) identifikační údaje (adresa, jméno, příjmení, číslo bytu, doba užívání bytu);
b) údaje pro vyúčtování nákladů na vytápění, ohřev teplé vody (dále jen TV), teplé a studené vody;
c) popis místností bytu, odečtená data z indikátorů vytápění (ITN) a vodoměrů, jejich
popis;
d) plošná výměra bytu, zpracování spotřeb ITN a vodoměrů.
2.5 Osobní údaje budou zpracovány po dobu trvání Smlouvy o odečítací a rozúčtovací službě, nestanoví-li Objednatel svým pokynem dobu kratší.
2.6 Předmětem zpracování Osobních údajů dle tohoto dodatku nejsou citlivé údaje ve smyslu Nařízení.
2.7 Zpracování Osobních údajů mohou být:
a) manuální – manipulace s písemnostmi (dodané podklady, výtisky spotřeb) v rámci sídla zhotovitele, komunikace s objednatelem, s příjemci služeb;
b) automatické (elektronické) – databázové zpracování osobních údajů v programovém systému zhotovitele, komunikace s objednatelem, s příjemci služeb.
2.8 Objednatel bere na vědomí a souhlasí s tím, že Xxxxxxxxxx má v souladu s ustanovením čl. 28 odst. 2 Nařízení právo zapojit do zpracování osobních údajů Další zpracovatele, se kterými má uzavřenou smlouvu k zajištění mimořádných činností, jejichž seznam je uveden v příloze č. 1 tohoto dodatku.
2.9 Bude-li mít Zhotovitel v úmyslu používat kromě Dalších zpracovatelů i jiné zpracovatele, je povinen před započetím zpracování osobních údajů dalším zpracovatelem:
a) informovat Objednatele o identitě Dalšího zpracovatele a o způsobu zajištění zpracování osobních údajů dalším zpracovatelem, nejpozději jeden týden před zahájením zpracování osobních údajů dalším zpracovatelem;
b) respektovat námitky Objednatele vznesené v návaznosti na informace podle písm. a);
c) uložit Dalšímu zpracovateli stejné povinnosti, jaké jsou uvedeny v tomto dodatku;
d) zajistit, aby zpracování osobních údajů Dalším zpracovatelem splňovalo požadavky Nařízení;
e) za zpracování osobních údajů Dalšími zpracovateli, jakož i případnými jinými zpracovateli, odpovídá Zhotovitel Objednateli stejným způsobem, jako by plnil sám.
3. Práva a povinnosti při zpracování osobních údajů
3.1 Zhotovitel je povinen:
a) zpracovávat osobní údaje v souladu s Nařízením a pokyny Objednatele
a v souladu s tímto dodatkem ke Smlouvě o odečítací a rozúčtovaní službě;
b) zavázat smluvně své zaměstnance, kteří pracují s Osobními údaji, k zachování mlčenlivosti o Osobních údajích a souvisejících bezpečnostních opatřeních;
c) v rámci pravidelných školení pověřené zaměstnance seznamovat se všemi povinnostmi při ochraně osobních údajů v návaznosti na platné právní předpisy a zajistit jejich plnění;
d) postupovat při zpracování osobních údajů v souladu se svými vnitřními postupy a předpisy, tyto pravidelně kontrolovat a aktualizovat;
e) použít taková technická a organizační opatření, aby došlo k maximální ochraně osobních údajů před možnými riziky;
f) být Objednateli nápomocen pro splnění správcovy povinnosti reagovat na žádosti
o výkon práv subjektu údajů, jakož i pro splnění dalších povinností ve smyslu Nařízení;
g) na žádost Objednatele kdykoliv umožnit provedení auditu či inspekce týkající se zpracování Osobních údajů.
3.2 Zhotovitel se zavazuje, že nebude osobní údaje shromažďovat, zpracovávat
a využívat neoprávněným způsobem.
3.3 Zhotovitel se zavazuje, že po skončení činnosti, služeb nebo prací nepotřebné osobní údaje neprodleně zlikviduje nebo je dle pokynů objednatele předá Objednateli.
3.4 Objednatel se zavazuje udělovat Zhotoviteli pouze takové pokyny ke zpracování Osobních údajů, které jsou v souladu s Nařízením.
3.5 Smluvní strany se zavazují dodržovat všechny ostatní povinnosti stanovené Nařízením, a to i v případě, kdy není výslovně uvedeno v tomto dodatku.
3.6 Smluvní strany se zavazují, že bude-li to třeba, poskytnou si vzájemně součinnost při styku a jednáních s Úřadem pro ochranu osobních údajů či jiným příslušným úřadem a se subjekty údajů, či jinými subjekty, kterých se zpracování Osobních údajů týká.
4. Opatření k zabezpečení osobních údajů
4.1. Zhotovitel se zavazuje k zajištění technického a organizačního zabezpečení ochrany osobních údajů takovým způsobem, aby nedošlo k neoprávněnému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, ztrátě nebo zničení, kopírování a jinému zneužití.
4.2. Osobní údaje (v písemné a elektronické podobě) budou uchovány v zabezpečené místnosti v pancéřovém trezoru. Přístup k těmto údajům budou mít dva pověření pracovníci Zhotovitele smluvně vázání mlčenlivostí. Veškeré kancelářské prostory Zhotovitele jsou chráněny čidly s indikací pohybu neoprávněných osob.
4.3 Osobní údaje v elektronické podobě budou zabezpečeny pomocí individuálních přístupových hesel pro dva pověřené a proškolené zaměstnance. Uvedená hesla budou měsíčně obměňována.
5. Náklady
5.1 Smluvní strany se dohodly, že náklady na zpracování Osobních údajů dle tohoto dodatku jsou již zahrnuty v odměně Zhotovitele specifikované ve Smlouvě o odečítací a rozúčtovací službě.
6. Závěrečné ustanovení
6.1 Tento dodatek nahrazuje veškerá ustanovení Smlouvy o odečítací a rozúčtovací službě, která se týkají zpracování osobních údajů a jsou v rozporu s tímto dodatkem.
6.2 Tento dodatek nabývá platnosti dnem jejího podpisu oběma Smluvními stranami a účinnosti dnem uveřejnění v centrálním registru smluv dle zákona č. 346/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů.
6.3 Tento dodatek je vypracován ve dvou vyhotoveních, z nichž každá smluvní strana obdrží jedno vyhotovení.
6.4 Tento dodatek je uzavřený na základě rozhodnutí Rady městského obvodu Ostrava- Jih ze dne 08.08.2019 usn. č. 1390/RMOb-JIH/1822/24.
V Ostravě dne …………………….
Za zhotovitele: Za objednatele:
Xxx. Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, starosta
Příloha č. 1
Seznam Dalších zpracovatelů
Ke dni uzavření této smlouvy nezapojil Zhotovitel do zpracování Osobních údajů žádné Další
zpracovatele podle bodu 2. odst. 2.8 tohoto dodatku.