SMLOUVA O POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB

Příloha č. 3 – závazný návrh smlouvy

Č.j. 2016/0000/6484

SMLOUVA O POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB

SMLUVNÍ STRANY:

Dodavatel

Název společnosti: INTUM Company s.r.o

IČO: 03830624

DIČ: CZ03830624

Sídlo společnosti: Na zátorách 613/8, Holešovice, 170 00, Praha 7

Korespondenční adresa: Na zátorách 000/0, Xxxxxxxxxx, 000 00, Xxxxx 0

Email: xxxx@xxxxx.xx

Zastoupený: Xxx. Xxxxx Xxxxx

Bankovní spojení: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

(dále jen „Dodavatel“)

Objednatel:

Sídlo společnosti: Česká centra, příspěvková organizace MZV ČR

IČO: 485 46 038

DIČ: CZ48546038

Zastoupený: Xxxxx Xxxxxxxxxx, generálním ředitelem

(dále jen „Objednatel“)

(dále také jen jako „Smluvní strany“)

spolu uzavírají následující smlouvu:

čl. I Předmět smlouvy

1. Dodavatel se touto Smlouvou zavazuje:

1. poskytnout Objednateli licenci k informačnímu systému, který splňuje požadavky funkčnosti specifikované v Příloze 1 této Smlouvy (dále jen „Systém“), a to samostatnou licenční smlouvu uzavřenou nejpozději v den uvedení Systému do provozu u Objednatele (části Systému přitom mohou být dodány formou podlicence, pokud se jedná o majetková práva třetích osob, tj. poddodavatelů);

2. provést či zajistit implementaci Systému na vybavení Objednatele, včetně proškolení uživatelů i administrátorů a provedení zkušebního provozu; a

3. poskytovat Objednateli technickou podporu zajištující řádné fungování Systému, jak je podrobněji upraveno stanoveno níže.

2. Objednatel se touto Smlouvou zavazuje uhradit za služby Dodavatele odměnu, a to dle čl. IV této Smlouvy.

3. Nedílnou součástí této Smlouvy jsou následující přílohy v daném pořadí:

• Příloha 1 – funkční požadavky na Systém (shodná s Přílohou č. 1 zadávací dokumentace)

• Příloha 2 – technické požadavky na Systém (shodná s Přílohou č. 2 zadávací dokumentace)

• Příloha 3 – cenová nabídka dodavatele (Závazná je pro Smluvní strany pouze celková cena, ostatní údaje zde uvedené jsou orientační)

• Příloha 4 – seznam jazykových mutací (Závazný je pro Smluvní strany pouze výčet jazyků, ostatní údaje zde uvedené jsou orientační)

• Příloha 5 – harmonogram plnění (Závazný je pro Smluvní strany pouze termín uvedení do ostrého provozu, ostatní údaje zde uvedené jsou orientační)

čl. II Povinnosti Dodavatele

1. Dodavatel se tímto zavazuje po uzavření této Smlouvy postupovat s odbornou péčí tak, aby byly včas naplněny podmínky pro splnění jeho povinností dle čl. I.1. této Smlouvy, jak je stanoveno podrobněji níže.

2. Dodavatel je povinen připravit Systém pro použití Objednatelem tak, aby byl oprávněn uzavřít s Objednatelem nejpozději při uvedení Systému do provozu licenční smlouvu následujících parametrů (dále jen „Licence“):

   1. předmětem licence je Systém ve smyslu této Smlouvy, tedy Systém splňující všechny zde stanovené parametry, a jehož jednotlivé funkce jsou způsobilé k užívání k účelu zde stanovenému či obvyklému;

   2. licence je nevýhradní;

   3. licence se uděluje na 2 roky;

   4. licence je územně neomezená; připouští se územní omezení licence, pokud licence umožní vzdálené připojení a užívání systému v Českých centrech v zahraničí (za předpokladu, že bude systém rozdělen na serverovou a klientskou složku, postačí, aby licence povolovala provoz klientů na Českých centrech v zahraničí).

   5. licence je omezena na alespoň­ 100 pojmenovaných uživatelů a 30 konkurenčních uživatelů;

   6. Objednateli je dáno právo prodloužit licenci anebo navýšit počet uživatelů za obvyklou cenu nepřevyšující cenu dle této Smlouvy (připouští se inflační doložka a zvýšení ceny z důvodu objektivního zdražení licencí poddodavatelů, které však nesmí být účelové);

   7. odměna za licenci v rozsahu zde stanoveném je již obsažena v odměně Dodavatele dle této Smlouvy;

   8. v ostatním podmínky obvyklé či oproti obvyklým ujednáním příznivější pro Objednatele;

a tuto smlouvu se s Objednatelem zavazuje ve stejné lhůtě uzavřít. Skutečnost, že Dodavatel nebude k okamžiku plánovaného uvedení Systému do provozu u Objednatele oprávněn poskytnout Licenci, případně Licenci z jiného důvodu neposkytne, bude považována za hrubé porušení této Smlouvy – v takovém případě Dodavateli nevznikne nárok na odměnu a není tím dotčena odpovědnost za tím způsobenou škodu. Nesoulad Systému se zde stanovenými požadavky funkčnosti, případně nezpůsobilost určité složky Systému sloužit k účelu zde určenému anebo pro takovou složku obvyklému, bude považován za vadu Systému, přičemž důsledky takové vady se budou řídit právní úpravou vadného plnění u smlouvy o dílo přiměřeně. To platí také pro nedostatky, které se projeví kdykoli v průběhu trvání Licence.

3. Pokud je Licence, byť i jen z části, poskytována jako podlicence, je Dodavatel povinen nejpozději při uzavření licenční smlouvy prokázat získání příslušné hlavní licence od poddodavatele (případně hlavních licencí od poddodavatelů) a doložit jeho (jejich) souhlas s udělením podlicence. Listiny prokazující tyto skutečnosti musejí být Objednateli předány alespoň v jednom originálním vyhotovení (či v ověřené kopii).

4. Dodavatel je povinen provést funkční implementaci Systému u Objednatele, tj. především následující kroky, které budou vždy potvrzeny předávacím protokolem podepsaným oprávněným zástupcem Dodavatele i Objednatele:

   1. zahájení testovacího provozu nejpozději 1 měsíc před stanoveným termínem zahájení ostrého provozu;

   2. vyškolení určených pracovníků Objednatele (v průběhu testovacího provozu); a

   3. spuštění Systému v prostředí Objednatele (zahájení ostrého provozu nejpozději v termínu stanoveném v harmonogramu, tedy Příloze 5 této Smlouvy).

čl. III Poskytování technické podpory

1. Dodavatel se zavazuje po celou dobu trvání Licence poskytovat Objednateli technickou podporu zajišťující jeho řádný chod, spočívající v SW a IT podpoře chodu Systému (dále jen „Technická podpora“).

2. Technická podpora je poskytována v pracovní dny od 9:00 do 17:00, nedohodnou-li se Smluvní strany dle aktuálních potřeb Objednatele na jiném srovnatelném časovém rozpětí.

3. V případě, že Objednatel nahlásí Dodavateli, že je omezen v používání Systému v důsledku skutečnosti, jež lze odstranit činností spočívající v technické podpoře uvedené v předchozím odstavci, je Dodavatel povinen v takovém případě zahájit práce na odstranění takového omezení bez zbytečného odkladu. Dodavatel je v takovém případě povinen zajistit odstranění takového omezení co nejdříve, a to i v případě, že si tento požadavek vyžádá provádění činností mimo časové rozpětí stanoveného dle předchozího odstavce.

4. V případě, že dojde k omezení v používání Systému na straně Objednatele a nepůjde o omezení způsobené úmyslně či v důsledku hrubé nedbalosti na straně Objednatele či jeho pracovníků a zároveň takové omezení nebude odstraněno Dodavatelem do 24 hodin od jeho nahlášení, je Objednatel oprávněn žádat přiměřenou slevu z ceny dle této Smlouvy.

čl. IV Cena

1. Celková cena za služby Dodavatele dle této Smlouvy, která v sobě zahrnuje i odměnu za poskytnutí Licence, je stanovena cenovou nabídkou Dodavatele, která tvoří Přílohu 3 této Smlouvy. Cena je stanovena bez DPH; pokud je Dodavatel plátcem DPH, náleží vedle ceny také příslušná částka DPH.

2. Smluvní strany se dohodly, že cena Systému bude uhrazena ve 24 stejných měsíčních splátkách splatných vždy k poslednímu dni kalendářního měsíce, počínaje prvním měsícem následujícím po měsíci, ve kterém bude zahájen ostrý provoz Systému.

3. Dodavatel je povinen vystavit na každou splátku ceny Systému fakturu (daňový doklad) a tuto doručit Objednateli alespoň 28 dnů před sjednaným datem splatnosti (bude-li faktura doručena později, nastává splatnost splátky 14 dnů od doručení faktury). Splátka je uhrazena včas, pokud je nejpozději v den splatnosti odepsána z účtu Objednatele vedeného u banky či pobočky zahraniční banky v České republice.

čl. V Další práva a povinnosti Smluvních stran

1. Smluvní strany jsou povinny si vzájemně poskytovat veškerou součinnost nutnou či účelnou pro splnění povinností dle této Smlouvy.

2. Dodavatel se zavazuje vykonávat své povinnosti dle této Smlouvy osobně, svědomitě, zodpovědně a v souladu s touto Smlouvou a příslušnými právními předpisy.

3. Dodavatel není za žádných okolností oprávněn bránit Objednateli v přístupu k datům Objednatele zanesených v Systému, a to ani konáním, ani opomenutím, žádnou překážkou právního, technického či jiného charakteru. Dodavatel je povinen přijmout přiměřená opatření k tomu, aby toto právo Objednatele nebylo ohroženo v případě zániku Dodavatele či jeho jiné objektivní neschopnosti ve věci jednat. Dodavatel je při plnění povinností z této Smlouvy povinen dbát ochrany bezpečnosti zpracovávaných dat Objednatele a zejména svým jednáním či opomenutím tato nezpřístupnit třetím osobám. Za porušení ochrany dat se nepovažuje zpřístupnění poddodavateli či zaměstnanci Dodavatele rozsahu účelném pro plnění jejich povinností, pokud Dodavatel tyto osoby zaváže povinností mlčenlivosti a zajistí ochranu dat před přístupem jiných než těchto osob.

4. Dodavatel je povinen zajistit převedení (export) veškerých dat zanesených v Systému způsobem (a ve formátu a struktuře), který umožní další zpracování těchto dat či jejich zanesení do jiného systému, a to případně i dle konkrétních přiměřených pokynů Objednatele. Povinnost dle předchozí věty je Xxxxxxxxx povinen splnit na výzvu Objednatele, ale nejpozději po skončení Licence, do 15 dnů. Objednatel je oprávněn žádat export dat dle tohoto odstavce i opakovaně, v takovém případě má však Dodavatel při každém dalším takovém požadavku nárok na náhradu účelně vynaložených nákladů na provedení exportu; tento nárok nevzniká, pokud je export proveden pouze pro účely zálohování a není vyžadována žádná speciální struktura či formát dat odlišná od struktury a formátu užívaného Systémem.

čl. VI Trvání smlouvy, ukončení smlouvy

1. Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu poslední ze smluvních stran.

2. Kterákoli ze Smluvních stran je oprávněna od této smlouvy odstoupit ze zákonných důvodů stanovených pro odstoupení od smlouvy obecně, anebo přiměřeně pro smlouvu o dílo.

3. Odstoupením od smlouvy tato Smlouva zaniká od počátku. Byla-li již poskytnuta Licence, zaniká licenční Smlouva také, avšak nikoli od počátku, ale uplynutím 30 dnů od doručení odstoupení příslušné Smluvní straně. Smluvní strany jsou povinny si v takovém případě vzájemně vydat plnění, které jim bylo na základě této smlouvy poskytnuto. Odstoupením od smlouvy nejsou dotčena ustanovení o smluvní pokutě a mlčenlivosti.

čl. VII Smluvní pokuta

1. V případě prodlení Dodavatele s (i) uzavřením licenční smlouvy na udělení Licence, (ii) zahájením testovacího provozu Systému, (iii) zahájením ostrého provozu Systému či (iv) umožněním exportu či zálohování dat, je Dodavatel povinen uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši 3 000 Kč za každý započatý den prodlení. Ujednáním o smluvní pokutě není dotčen nárok na náhradu škody.

2. Smluvní strany se dohodly, že Smluvní strana, která poruší povinnosti z čl. VIII této Smlouvy nikoli nepodstatným způsobem, bude povinna druhé Smluvní straně uhradit jednorázovou smluvní pokutu ve výši 50 000 Kč. Totéž platí v případě prokazatelného porušení ochrany dat Objednatele Dodavatelem před neoprávněným přístupem třetích osob.

3. V případě prodlení Objednatele s jakoukoliv splátkou ceny Systému je Objednatel povinen Dodavateli uhradit zákonný úrok z prodlení.

čl. VIII Mlčenlivost

1. Nestanoví-li tato Smlouva dále jinak, Smluvní strany se vzájemně zavazují dodržovat mlčenlivost ohledně všech důvěrných informací získaných v souvislosti s plněním této Smlouvy, tedy že tyto nesdělí ani nezpřístupní žádné třetí straně s výjimkou případů, kdy k tomu budou mít písemný souhlas druhé Smluvní strany. Porušením této povinnosti není poskytnutí informace na základě povinnosti uložené zákonem či pro Smluvní stranu závazným rozhodnutím orgánu veřejné moci; v takovém případě se Smluvní strany zavazují se včas vzájemně o poskytovaných důvěrných informacích informovat.

2. Tato smlouva a veškeré informace a dokumenty související s ní a s poskytováním plnění mají důvěrný charakter. Nedohodnou-li se Smluvní strany výslovně písemnou formou jinak, považují se za důvěrná též všechna zpracovávaná data Objednatele a další informace o činnosti, vztazích a vnitřních poměrech Objednatele vč. poměrů personálních a mzdových, které se Dodavatel dozví v souvislosti s poskytováním plnění, a dále veškeré informace, které se Objednatel dozví v souvislosti s poskytováním plnění ze strany Dodavatele a které mohou představovat jeho obchodní tajemství, zejména pak odborné a obchodní postupy Dodavatele a informace o jeho obchodních partnerech. Za důvěrné informace se rovněž považují jakékoli jiné informace, o nichž kterákoli strana prohlásí, že je považuje za důvěrné pro účely této smlouvy.

3. Za důvěrné informace podle tohoto článku se nepovažují ty informace, které se staly veřejně známými, aniž by to zavinila strana, jíž byly důvěrné informace druhou Smluvní stranou poskytnuty či zpřístupněny.

Čl. IX Závěrečná ustanovení

1. Tuto Smlouvu je možné měnit či ukončit pouze dohodou obou Smluvních stran.

2. Pokud není v této smlouvě dohodnuto jinak, řídí se práva a povinnosti z ní vyplývající právním řádem České republiky, zejména ustanoveními občanského zákoníku.

3. Veškerá korespondence týkající se této Smlouvy, zejména pokud jde o návrhy na její změnu, písemnosti představující výkon práva dle této Smlouvy či splnění povinnosti v ní stanovené, budou vyhotoveny písemně v českém jazyce a budou doručeny osobně nebo poštou (doporučeně) na adresu druhé Smluvní strany. Písemnosti budou považovány za doručené třetí den po jejich odeslání poštou nebo na základě potvrzení osobního předání. Korespondence týkající se plnění této Smlouvy, zejména dílčí pokyny, organizační sdělení apod., může probíhat také emailovou komunikací mezi stanovenými kontaktními osobami.

4. Smluvní strany prohlašují, že skutečnosti uvedené v této Smlouvě a jejich případných následných dotacích nepovažují za obchodní tajemství ve smyslu ust. § 504 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, a udělují svolení k jejich zpřístupnění zejména ve smyslu zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v platném znění, a k jejich zveřejnění, pokud se na tuto smlouvu vztahuje povinnost uveřejnění prostřednictvím registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), v platném znění, a to bez jakýchkoliv dalších podmínek.

5. Smluvní strany dále sjednávají, že Objednatel odešle tuto Xxxxxxx správci registru smluv k uveřejnění prostřednictvím registru smluv bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 30 dnů od uzavření této smlouvy. Pro účely zaslání potvrzení o uveřejnění této smlouvy v registru smluv ze strany správce registru smluv uvádějí smluvní strany tyto notifikační kontakty:

a) Česká centra – e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

b) Smluvní strana – xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

6. Všechny Smluvní strany prohlašují, že se seznámily s obsahem této smlouvy, že nebyla dohodnutá v tísni ani za nevýhodných podmínek a že ji uzavřeli z vlastní vůle, určitě, vážně a srozumitelně.

7. Tato smlouva je vyhotovena ve dvou vyhotoveních. Každá Smluvní strana dostane jedno vyhotovení.

Za Objednatele: V Praze, dne ………………. 2016	Za Dodavatele: V Praze, dne ………………. 2016
..................................................	..................................................

Příloha 1 ke smlouvě – Funkční požadavky na systém

Požadavek	Stanovená hodnota požadavku
Obecné
Úložiště dokumentů	Systém obsahuje funkcionalitu DMS jako archiv pro ukládání všech obchodních informací v souladu s právními předpisy.
Systém zajišťuje archivaci dokumentů	Starší verze dokumentů jsou přesunuty do archivu s řízenou retencí podle typu dokumentu.
	Dokumenty smazané uživateli jsou rovněž umístěny v archivu s retencí 10 let.
Systém podporuje workflow	Systém zajišťuje schvalovací a procesní (kolaborativní) workflow, automatizované i adhoc úkoly. Možnost definovat, upravovat a řídit běh workflow uživatelem s definovanou rolí, k dispozici i grafické rozhraní pro administraci. Řešení zástupu v nepřítomnosti. Možnost přiřazení položky workflow k definované roli i k určitému konkrétnímu uživateli.
	Systém umožňuje řídit workflow podle určitých parametrů (metadata) dokumentu.
Systém podporuje automatizaci	Systém zajišťuje automatické pojmenování a číslování dokumentů, automatická emailová upozornění na definované události (např. emise dokumentu, úloha ve workflow atd.).
	Systém podporuje automatický příjem dokumentů. Možnost integrace se skenovací, resp. digitalizační linkou.
Systém podporuje tvorbu dokumentů	Systém provádí integraci s jinými aplikacemi a systémy, s možností automatického generování metadat při tvorbě dokumentu. Možnost vytvořit vazbu (např. připomínky ke smlouvě) na již existující dokument
	Systém podporuje automatické verzování dokumentů.
Systém zajišťuje vyhledávání	Systém zajišťuje rychlé a intuitivní vyhledávání v dokumentech (dle klíčových slov, metadat a fulltextu).
	Systém realizuje čtení obrázkové podoby dokumentů (scan), převod formátu pdf na verzi s možností prohledávání.
Systém zajišťuje skenování a zpracování OCR	Systém provádí skenování papírových dokumentů přímo do systému
	Systém umožňuje využití fulltextového vyhledávání v textu nascanovaných dokumentů s pomocí funkce OCR – rozpoznávání textu, a automatického vytěžování skenovaných dokumentů.
	Systém zahrnuje úplné uživatelské rozhraní a podporuje automatické překládání (převádění) názvů metadat a definovaných hodnot minimálně v jazycích: čeština, angličtina, němčina, francouzština a ruština (dodavatel není povinen zajistit vyplnění a překlad metadat a definovaných hodnot).
	Systém podporuje skenování také do síťových složek, složky jsou monitorovány a vytěžovány serverem. Podpora sítových skenerů a multifunkčních zařízení
Systém řídí práva k dokumentům	Detailní přidělování práv na uchovávané dokumenty, práva pro uživatele a skupinu, zápis, změna, čtení dokumentu, čtení pouze metadat, definice a řízení workflow, oddělený přístup k citlivým dokumentům a k archivovaným dokumentům
	Práce s dokumenty dle jasně definovaných přístupových práv
	Synchronizace s Active Directory
Systém obsahuje exportní funkce	Export celého archivu nebo jeho části (audit) včetně atributů - hromadný export. Uchování informace o tom, kdy a kým byl dokument exportován
	Úprava struktury metadat (popis metadatového modelu a stupňů volnosti), specifická struktura metadat dle kategorie dokumentu. Víceúrovňová struktura metadat. Možnost přidat nová metadata do k určitému typu dokumentů do stávajícího archivu. Přiřazení a správa číselníků. Virtuální prezentace struktury dokumentů podle jejich atributů
Systém obsahuje tvorbu sestav	Sestavy nad dokumenty a činností uživatelů
	Možnosti detailního žurnálu operací za účelem statistického zpracování informací
Systém zajišťuje automatický příjem dokumentů	Možnost do metadat digitálních dokumentů vkládat značky, které mu umožní zautomatizovat příjem dokumentu (automatické vyplnění metadat)
	Hromadný příjem dokumentů.
Systém umožňuje externí přístupy do DMS	Možnost sdílení dokumentů s třetí stranou, možnost přístupu třetích stran přímo k dokumentům uloženým v systému
	Možnost centrální správy šablon pro tvorbu dokumentů v systému. Možnost centrální správy formulářů pro ukládání metadat k dokumentů
Systém realizuje notifikace	Konfigurovatelná notifikace publikace/změny dokumentu. Notifikace workflow položky přiřazené uživateli, skupině uživatelů (např. přes e-mail).
Systém zajišťuje hierarchii dokumentů	Podpora víceúrovňové hierarchické struktury dokumentů např. třída dokumentů smlouvy je rozdělena na třídu dokumentů smlouvy s dodavateli a smlouvy se zákazníky. Prezentace dokumentu ve více formátech.
Typy dokumentace
Smlouvy a jejich přílohy	Strojově generované (doc/docx, xls, ppt/pptx, mpp, pdf, odt, rtf, html), obrázkové (scan, jpg, png, tiff) a jejich převod do OCR.
Došlé faktury	Pdf, scan, xml
Řídící dokumentace	Word, Excel, Visio, odt, rtf, html, pdf, scan
Došlá pošta (papírová)	Scan
Dokumentace veřejné zakázky (ZD, nabídky, hodnocení)	Word, Excel, Visio, odt, rtf, html, pdf, scan
Marketingové materiály (též v některých případech součást smluvní dokumentace)	Word, pdf, ppt, scan, zvukové formáty, video formáty
Vědomostní knihovna (how to …)	Word, Excel, Visio, odt, rtf, html, pdf, scan, zvukové formáty, video formáty
Emaily, zakryptované/podepsané emaily	Outlook pst, msg, eml, uveďte další
Zápisy ze schůzek a jednání	Outlook pst, msg, eml, (doc/docx, xls, ppt/pptx, mpp, pdf, odt, rtf, html), obrázkové (scan, jpg, png, tiff) a jejich převod do OCR
Zprávy z datové schránky	pdf, XML
Ostatní dokumenty uživatelů	Všechny výše uvedené formáty
	*) označením scan se rozumí obrázkový soubor formátu jpg, png nebo tiff, nebo pdf soubor s celostránkovým obrázkem.
Elektronická podatelna
Systém zajišťuje kompletní evidenci a distribuci elektronických a listinných podání.	Uložení obsahu do systému včetně metadat, předávání na oddělení a jednotlivé zpracovatele (na vědomí, pro zpracování reakce), přesun v případě nesprávného určení zpracovatele, následné odeslání odpovědi. Dále evidence stavu podání a jeho přidělení.
Systém přijímá korespondenci z datové schránky.	Příjem je proveden včetně metadata zprávy a jejích příloh.
Systém odesílá korespondenci datovou schránkou.
Systém umožní konfigurovat příjem/odesílání z datové schránky.
Systém zajistí příjem elektronicky podepsaných zpráv z centrální emailové adresy zadavatele.
Systém pro každé podání generuje unikátní spisovou značku.
Systém zajišťuje příjem dokumentů je v elektronické i analogové podobě.	Analogový dokument je převeden do elektronické podoby, případně je veden v listinné podobě mimo systém a v systému veden pouze evidenčně.
V případě, kdy je část dokumentace v analogové podobě systém na úrovni metadat zajistí propojení spisu s umístěním jeho analogové části.
Systém validuje obsah a struktur přijatých metadatových prvků.	V případě nekompletních metadat je dokument přijat, ale jeho příjem není dokončen do doby doplnění požadovaných metadat.
Systém umožní přijmout dokument i v případě že tento dokument nebo část je vytvořený a čitelný v aplikaci, která není zadavatelem v tuto chvíli využívána.
Systém zaznamenává datum a čas přijetí dokumentu.
Předvyplněná metadata je pracovník podatelny oprávněn změnit nebo doplnit.
Systém umožní provádět hromadný import dokumentů, spisů, agend a metadat.
Systém podporuje příjem emailových zpráv vč. jejich příloh jako dokumentů integrovaných způsobem tak, aby příjem mohl provést uživatel v rámci poštovního klienta, tedy bez toho, že by se uživatel musel přepnout do systému.	Metadata dokumentu jsou systémem vytvořena z hlavičky emailové zprávy.
Systém generuje podací deník z metadat přijatých podání.
Spisová služba
Systém zajistí realizaci jednotlivých agend.	Vedení dokumentace právního útvaru, likvidace došlých faktur, řízené dokumentace (podrobně v samostatných částech požadavků).
Spisová služba je systémem realizována v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů a v souladu s platnými směrnicemi MZV a ÚČC.
Systém reflektuje plně Skartační a spisový řád zadavatele.
V rámci spisové služby jsou veškeré dokumenty jsou systémem vedeny ve spisech. Jednotlivý spis může obsahovat libovolné množství dokumentů.
Document Management System
Systém podporuje tvorbu, distribuci a správu dokumentů nepodléhajícím spisovému řádu.
Systém umožní oprávněným uživatelům založit, sdílet – včetně nastavení práv, řízeně měnit a mazat dokumenty.
Systém realizuje službu Důvěryhodného úložiště podle §69a zákona č. 499/2004 Sb.	Zajištění věrohodnosti, neporušitelnosti a čitelnosti dokumentu po celou dobu běhu skartační lhůty.
	Zajištění prokazatelnosti vložení dokumentu do důvěryhodného úložiště (metadata) a jeho neměnnosti (elektronický podpis, časové razítko).
	Kompletní auditní stopa všech uložených dokumentů a operací nad nimi.
	Vyhledávání uložených dokumentů.
	Poskytování uložených dokumentů (SOAP).
	Pravidelná kontrola dokumentů a metadat ve stanovených časových úsecích včetně záznamech o výsledku kontroly.
Systém umožní definování vlastních metadat a skupin metadat a jejich použití i v kombinaci při vytváření dokumentu.
Systém vede číselníky na vyplňování (zadávání) metadat a jejich definice, plnění, údržba (správa).
Systém podporuje vytváření složek a podsložek a pomocí workflow a pravidel řízení zařazování dokumentů do složek.
Systém podporuje vytváření dokumentů jako nových, spuštěním editoru, ze šablony s využitím metadat, importem, hromadným importem.
Systém řídí konzistence obsahu dokumentů při editaci uzamykáním (systém chcek-out/check-in), pro schopnost práce na stejném dokumentu
Systém zajišťuje verzování dokumentů v hierarchickém systému a udržuje historii a přístup ke starším verzím.
Systém linkuje dokumenty do více umístění, kdy jeden dokument může být zařazen primárně v jedné složce a přístupný ve více jiných složkách.
Systém definuje libovolná workflow v grafickém editoru s možností vykonání aktivit uživateli s různou logikou výběru (první, všichni, ze skupiny apod.).
Systém odesílá notifikace o nových dokumentech, změnách dokumentů a časové expiraci jednotlivých kroků v rámci workflow na definované uživatele a role.
Systém definuje přístupová práva k dokumentům kombinací kdo (uživatel, skupina, role) a jaká práva má k danému objektu (složka, dokument) a jak jsou vytvořena z možností (a) zděděna, (b) explicitně definována/změněna.
Systém umožní převod dokumentů do PDF/A a elektronické podepisování dokumentů.
Evidence smluv, dokumentů a jejich vyřizování, elektronická spisovna, vyřazování dokumentů
Systém realizuje jednotnou evidenci uzavřených (hotových) smluv a jejich elektronických obrazů, které je možno vyhledávat a sdílet a zajistit jejich vazbu (odkaz na obraz) na příslušný spis a případně externí, kterého se smlouva týká.	Součástí smlouvy jsou všechny přílohy a také všechny dodatky nebo změny.
Systém zajistí vedení souvisejících příloh evidovaných smluv.	Návody, licence, certifikace, technické požadavky aj.
Systém zajistí workflow dokumentace v přípravné fázi. Na dokumentaci se podílí více uživatelů z více oddělení .	Xxxxxxx, dodatky smluv, dokumentace veřejných zakázek.
Systém vede o dokumentu v rámci evidence dokumentů následující údaje.	Pořadové číslo dokumentu, datum doručení dokumentu, údaje o odesílateli, identifikace dokumentu z evidence odesílatele, počet listů, počet svazků, jejich podobu (el/listinná), stručný obsah, označení organizační součásti určené k vyřízení dokumentu, způsob vyřízení, spisový znak a skartační režim, jednoznačný identifikátor dokumentu, informace o tom, zda je dokument elektronický či listinný, údaje o provedení výběru archiválií, identifikátor dokumentu v případě uložení v digitálním archivu.
Pokud jsou priorovány spisy, v evidenci dokumentů jsou vytvořeny vzájemné křížové odkazy na identifikaci spisu.
Systém podporuje využívání šablon pro tvorbu dokumentů a přenos dat z vytvářeného dokumentu do systému, a naopak vybraná data uložit do předdefinovaných polí šablony (vkládání čísla jednacího, adresy, pořizovací doložky apod.) vč. integrace s MS Office.
Systém umožňuje vytváření komentářů k dokumentům.
Systém podporuje práci s analogovými dokumenty – jedná se o všechny dokumenty vznikající mimo informační systém, příchozí strukturované i nestrukturované dokumenty (pošta, faktury atd.)
Systém umožňuje generování čísel jednacích ve více řadách, řady se mohou lišit svojí strukturou
Systém umožňuje třídění dokumentů a hierarchické uspořádání dokumentů (fyzické a virtuální pořadače, zařazování dokumentů dle různých hledisek třídění – organizační, věcné, stupně zpracování aj.)
Systém umožňuje vyhledávání na základě všech metadat, dle klíčových slov (fulltext), pomocí řetězce v uživatelem definovaných polích (např. věc, anotace).
Systém umožňuje zobrazení výsledku vyhledání, jejich třídění, nastavení filtrů, počtu zobrazení na obrazovce, tisk výstupů.
Systém rozpoznává uživatele i pracovní skupiny jako účastníky pracovních postupů.
Systém umožňuje správcovským rolím předem definovat vybrané modely pracovních postupů.
Systém omezuje pozměňování předem definovaných modelů pracovních postupů na správcovské role nebo na oprávněné uživatele.
Systém neomezuje počet modelů pracovních postupů, které mohou být definovány a uloženy.
Systém zahrnuje grafické rozhraní, které umožní správcovským a uživatelským rolím definovat, udržovat a upravovat modely pracovních postupů.
Systém umožňuje uživatelským rolím vyvolat a využívat modelové pracovní postupy definované správcovskou rolí.
Systém umožňuje uživatelům monitorovat průběh pracovních postupů, které zahájili a kterých se účastní.
Systém neomezuje počet kroků v rámci každého pracovního postupu.
Systém umožňuje správcovské roli, která definuje model pracovního postupu, aby jednotlivým krokům pracovního postupu přidělila lhůty pro zpracování a aby systém oznamoval překročení těchto lhůt určenému uživateli nebo správcovské roli.
Systém upozorní uživatele, že mu byl elektronicky postoupen spis nebo dokument (dokumenty) v digitální podobě.
Systém podporuje sledování lhůt vyřízení spisů a dokumentů, které umožní uživateli nastavit připomenutí lhůty vyřízení spisu nebo dokumentu ke zvolenému budoucímu datu.
Systém umožňuje spustit automaticky předepsaný modelový pracovní postup, pokud je přijat stanovený typ dokumentu. Například pracovní postup stanovený pro zpracování účetních záznamů může být spuštěn automaticky příjmem dokumentu, který odpovídá typu „faktura“.
Systém umožňuje příjem elektronických záznamů do speciálních složek, které určují příslušné modelové pracovní postupy. Příjmem záznamů do speciální složky je pracovní postup spuštěn (pracovní postup je určen typem záznamu nebo jinou hodnotou metadat).
Systém zajišťuje oběh dokumentů a spisů způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty a spisy, identifikovat fyzické osoby, které úkon provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny.
Systém zajišťuje hlášení, které umožní oprávněným uživatelům a správcovským rolím sledování činností a výkonu v procesu provádění pracovních postupů.
Systém zajišťuje, aby byla vždy dodržena všechna přístupová práva. Systém neumožňuje konfigurovat pracovní postup tak, aby udělil přístup uživateli, který pro určité operace přístupová práva nemá.
Systém bude umožňovat uživateli nastavení upozornění na vznik povinnosti v pracovním postupu, či upozornění na blížící se konec stanovené lhůty pro zpracování, či upozornění na překročení stanovené lhůty, např. optickým upozorněním v systému nebo doručením automatické emailové zprávy.
Systém zajistí předdefinované modely pracovního postupu.	Zpracování – uživatel zpracuje přidělený dokument nebo spis, Připomínkování – uživatel připomínkuje, Schvalování, Na vědomí, Zařazení, Odeslání, Vypravení, Stornování.
Úkoly v modelu pracovního postupu lze v systému nastavit jak sekvenčně, tak paralelně.
Účastníci v modelu pracovního postupu v systému mohou být definováni jako.	Povinní – neopomenutelní, Volitelní - (před zahájením postupu je uživatel zahrne nebo nezahrne) a Povinně volitelní (alespoň jeden účastník z definované skupiny).
Konfigurace systému umožňuje automatické zasílání emailových zpráv při překročení lhůty pro splnění přiděleného úkolu na několika úrovních (např. při překročení lhůty o 1 den bude informován uživatel A, při překročení lhůty o 5 dní bude informován uživatel B).
Součástí pracovního postupu v systému budou odkazy na dokumenty či spisy uložené v systému, nebo dokument či spis samotný.
Systém umožní uživatelům zobrazení metadat pracovního postupu (např. historii provedených úkolů spolu s časy, zpracovatele jednotlivých úkolů, indikaci, zda byl úkol delegován či zpracován v zastoupení).
Systém umožňuje export XML pro skartační řízení. Součástí skartačního návrhu zasílaného příslušnému archivu je seznam dokumentů a spisů v podobě balíčků SIP podle přílohy 2 a 3 NSESSS sestavený z evidence (metadat) vedené v elektronickém systému spisové služby. Není rozhodující, zda jsou samotné dokumenty v analogové nebo digitální podobě.
Systém umožňuje import metadat obsahujících informace o rozhodnutí ve skartačním řízení a zničení dokumentů dle skartačního protokolu. Přílohou skartačního protokolu je datový soubor ve formátu XML podle přílohy 4 NSESSS obsahující seznam dokumentů určených ke zničení a dokumentů určených k trvalému uložení do archivu. Tento soubor systém importuje a vyznačí podle něho dokumenty a spisy. U dokumentů určených ke zničení tyto zničí a ponechá pouze hlavičku metadat.
Systém umožňuje export nebo přenos dokumentů a jejich metadat do archivu. U dokumentů a spisů v digitální podobě předá určený původce jejich repliky a k nim náležející metadata prostřednictvím příslušného archivu k uložení do digitálního archivu. Podoba předávaných dokumentů a metadat je definována přílohou 2 a 3 NSESSS.
Systém umožňuje import metadat obsahujících informace o uložení archiválií v archivu a zničení jejich replik v ERMS na základě potvrzení přenosu do archivu. Systém importuje potvrzení úspěšného přenosu dokumentů a spisů do digitálního archivu v podobě datového souboru ve formátu XML podle přílohy 4 NSESSS. Tento datový soubor obsahuje identifikátor digitálního archivu, který Systém uloží do metadat exportovaných nebo přenášených dokumentů a následně metadat.
Systém uchovává i po zničení nebo přenesení věcné skupiny, spisu, součásti, dílu nebo uložené přímo ve věcné skupině, které byly zničeny nebo přeneseny. Hlavička metadat obsahuje nejméně následující informace.	Metadata potřebná k identifikaci spisu, dokumentu aj., datum zničení neo exportu, datum přenosu do digitálního archivu k trvalému uložení, spisový znak, popis, identifikace uživatele odpovědného za přenos nebo export, identifikátor digitálního archivu.
Kontrola a bezpečnost
Systém neumožňuje žádné osobě provést v něm jakoukoli operaci, není-li tato osoba oprávněným uživatelem, kterého systém úspěšně identifikoval a ověřil.
Systém neomezuje počet uživatelských rolí nebo skupin uživatelů, které mohou být konfigurovány.
Systém umožňuje správcovským rolím správu oprávnění pro všechny uživatelské role a skupiny uživatelů. Tato oprávnění určují funkce systému, prvky metadat, dokumenty, typové spisy nebo spisy, ke kterým mají uživatelské role a skupiny uživatelů přístup, a kategorie povoleného přístupu.
Systém umožňuje správcovským rolím využít konfiguraci oprávnění následovně.	Omezení přístupu ke konkrétním spisům, dokumentům, věcným skupinám, typovým spisům, vlastnostem a funkcím systému, bezpečnostním oprávněním uživatele.
Systém umožňuje správcovským rolím kdykoli přidělovat nebo odebírat uživatelům role a u skupin uživatelů přidávat nebo odebírat uživatele.
Systém umožňuje správcovským rolím označit konkrétního uživatele jako neaktivního, aniž by tohoto uživatele vyřadil ze systému.
Systém umožňuje správcovským rolím zřizovat a udržovat skupiny uživatelů.
Systém umožňuje rolím schvalovatelů stanovit, kteří další uživatelé nebo skupiny uživatelů mají k příslušným dokumentům přístup.
Systém umožní pro jednoho uživatele práci ve více uživatelských rolích, zároveň zpřístupní práci se všemi dokumenty, ke kterým má uživatel v přiřazených rolích přístup
Systém udržuje transakční protokol a který je schopný automaticky uložit následující údaje.	O operacích provedených s dokumenty, spisy, skartačními plány aj., o uživateli, který operaci provádí, o datu a čase operace.
Systém zaznamenává do transakčního protokolu všechny změny v hodnotách metadat, jakékoli změny a komentáře vztahující se k dokumentu, všechny změny učiněné správcovskými rolemi (například přístupová oprávnění uživatelů, změny konfigurace transakčního protokolu).
Systém zaznamenává do transakčního protokolu všechny operace prováděné s dokumenty, díly, součástmi, spisy, typovými spisy, věcnými skupinami a skartačními režimy bez ohledu na to, zda předmětná operace ovlivňuje jednu nebo více z těchto položek.
Operace zaznamenané do transakčního protokolu zahrnují zejména následující operace.	Příjem dokumentů v digitální podobě, přetřídění spisu nebo typového spisu, změny skartačních režimů, úkony spojené s přenosem a zničením, změny provedení v metadatech dokumentů, spisů, pozměnění nebo smazání metadata uživatelem, změny provedené v přístupových oprávněních, vytvoření, změny nebo odebrání uživatele nebo skupin uživatelů, export a přenos, zničení dokumentů.
Systém obsahuje uživatelsky jednoduché funkce umožňující oprávněným uživatelům vyhledávat informace v transakčním protokolu.
Systém umožňuje uživatelům vyhledávat v transakčních protokolech specifické operace, entity, uživatele, skupiny uživatelů, role, časové údaje nebo časové intervaly.
Systém denní obsah transakčního protokolu automaticky na konci kalendářního dne uloží jako ztvárnění dokumentu v datovém formátu XML, který se opatří uznávaným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou a následně kvalifikovaným časovým razítkem, s možností exportu XML do PDF/A včetně elektronického podpisu nebo elektronické značky a kvalifikovaného časového razítka. Tento dokument se zatřídí do spisového plánu a je mu přidělen skartační režim se skartačním znakem „A“ a skartační lhůtou 1 rok.
Správa systému
Systém umožňuje správcovským rolím vyhledávání, zobrazení a změnu parametrů a nastavení provedených v době konfigurace.
Systém umožňuje správcovským rolím, aby přidělovaly oprávnění uživatelům a rolím a přiřadily jednoho nebo více uživatelů k jakékoli roli.
Systém umožňuje správcovským rolím snadným způsobem měnit postavení uživatele v rámci skupin uživatelů a rolí. Systém umožňuje přesunout roli nebo změnit stav uživatele bez nutnosti smazání role nebo stavu ze systému a opakovaného zavedení údajů o uživateli.
Systém umožňuje správcovským rolím sestavování periodických zpráv (denních, týdenních, měsíčních, čtvrtletních) a specifikaci jednorázových zpráv o aktivitách v systému.
Systém obsahuje funkce hlášení o stavu systému v grafické podobě.
Systém umožňuje o operacích se spisy a dokumenty poskytovat zprávy podle uživatele nebo pracovní stanice a tam, kde je to technicky možné, podle síťové adresy.
Systém umožňuje sestavovat zprávy s přehledem spisů, součástí a dílů strukturované podle celého nebo části spisového a skartačního plánu.
Správcovská role stanovuje frekvenci podávání zpráv o nutnosti uplatnění skartačního režimu.
Systém poskytuje zprávu popisující každou chybu v průběhu procesu přenosu, importu, exportu, zničení nebo smazání. Zpráva identifikuje dokumenty, seskupení a s nimi spojená metadata, při jejichž přenosu se vyskytly chyby, a entity, které nebyly úspěšně přeneseny, exportovány, zničeny nebo smazány.
Systém umožní správcovské roli sestavení, tisk a uložení zprávy se seznamem uživatelských rolí v systému a jim přiřazených přístupových práv, dále uživatelům a jejich přirazení k jednotlivým uživatelským rolím.
Systém nabízí konfigurační možnost, která zabraňuje fyzickému vymazání jednou přijatého dokumentu.
Správcovským rolím je umožněno měnit jakýkoliv prvek uživatelem zapsaných nebo automaticky uložených metadat.
Logování
Systém pro potřebu naplnění zákona č. 181/2014 Sb. loguje též následující činnosti.	Přihlášení a odhlášení uživatelů a administrátorů, činnosti provedené administrátory, činnosti vedoucí ke změně přístupových oprávnění, neprovedení činností v důsledku nedostatku přístupových oprávnění a další neúspěšné činnosti uživatelů, použití mechanismů identifikace a autentizace včetně změny údajů, které slouží k přihlášení.
Skartace logů činí 5 let
Rozhraní
Systém zajistí obecnou funkcionalitu rozhraní.	Obousměrné funkční a plně dokumentované API s technickým řešením umožňujícím i asynchronní přenos velkých objemů dat.
	Systém musí být schopen vystavovat funkčnost na úrovni aplikační vrstvy tak, aby ji mohly využít ostatní aplikace.
	Schopnost napojení na externí integrační rozhraní.
	Integrace do MS Office.
	Podpora externího schvalovacího workflow – který může běžet v jiném systému.
	Komunikační gateway pro datovou komunikaci se serverovou částí.
	Systémy musí poskytovat komfortní podporu pro multijazyčnost aplikací (přepnutí jazyka v rámci GUI) včetně chybových hlášení.
Jazyky	Systém nativně podporuje češtinu a je k dispozici pro hlavní světové jazyky (minimálně angličtina, němčina, francouština, ruština,).
	Ve výše uvedených jazycích je možné nejen plnohodnotně provozovat rozhraní systému, ale přeložit a využívat je možné i číselníky a ostatní popisy a názvy metadat.
Systém zajistí rozhraní do ISDS	Systém umožní odesílat datové zprávy pomocí ISDS
	Systém zajišťuje přihlášení k ISDS při každé iniciaci webové služby ISDS včetně zachování přístupových oprávnění k datovým schránkám ve smyslu § 8 zákona č. 300/2008 Sb.
	Při odesílání datové schránky systém zajistí vytvoření datové správy podle schématu XML, které je přílohou Národního standardu a pravidel stanovených pro tyto účely správcem ISDS; datová zpráva obsahuje dokumenty, ke kterým systém doplní stanovená metadata pravidel stanovených pro tyto účely správcem ISDS, datová zpráva obsahuje dokumenty a zadání identifikátoru datové schránky adresáta, pokud není identifikátor datové schránky adresáta znám jeho vyhledání v systému ISDS.
	Systém uloží identifikátor odeslané datové zprávy vytvořený v ISDS do metadat dokumentu v systému.
	Systém zajišťuje stahování údajů z obálek datových zpráv, a to zejména pro určení konkrétního pracoviště provozovatele systému, kterému je datová zpráva adresována.
	Systém zajišťuje stahování doručených datových zpráv, uložení stažených datových zpráv, označení stažených datových zpráv v ISDS příznakem, že byly staženy, ověření, zda obálka datové zprávy obsahuje údaje, že obsah datové zprávy je určen do vlastních rukou adresáta.
	Systém umožňuje uživatelské roli zadat ISDS požadavek na vyhledání přehledu doručených a odeslaných datových zpráv (dokumentů) za určené časové období, v rámci organizační jednotky nebo v zadaném rozmezí pořadových čísel položek v ISDS.
	Systém automaticky zajistí stažení a uložení informace o dodání datové zprávy (dokumentu) do datové schránky a o doručení datové zprávy (dokumentu).
	Odesílaný dokument v digitální podobě musí být ve výstupním datovém formátu, kterým je zpravidla PDF/A
	Systém musí umět připojit k dokumentu, resp. komponentě uznávaný elektronický podpis nebo uznávanou elektronickou značku a kvalifikované časové razítko.
Systém je plně integrován s MS Windows.	Mezi systémem a MS Windows je možno přetáhnutím myši přenést soubor nebo složku.
	Systém podporuje integraci s MS Windows využitím přenosu souborů prostřednictvím klávesových zkratek Ctrl+C a Ctrl+V.
Systém je integrován s MS Outlook	Pro zasílání notifikačních zpráv ze systému a pro zasílání dokumentů a zpráv do systému.
	E-maily je možné archivovat v systému plně automaticky, poloautomaticky i zcela manuálně.
Vyhledávání
SPI zajišťuje vyhledávání	Fulltext, podle dalších stanovených parametrů
Systém zajišťuje, že uživateli bez práv na příslušný dokument nebo složku nebudou tyto při vyhledávání zobrazeny.
Spisový a skartační plán
Systém umožňuje správcům označit každý spisový a skartační plán identifikátorem, názvem a jeho popisem.
Systém podporuje spisový a skartační plán, ve kterém jsou věcné skupiny členěny hierarchicky, použití hierarchického spisového a skartačního plánu umožňuje dědičnost skartačních režimů a dalších metadat a usnadňuje přehlednost.
Systém umožňuje správu spisového a skartačního plánu výlučně správcovské roli.
Systém umožňuje v době své konfigurace správcovské roli definovat mechanismus (mechanismy) přidělování názvů (například věcných skupin).
Systém eviduje informace o spisu	identifikace spisu, název spisu, označení organizačního útvaru organizace, který spis vyřizuje, identifikace vlastníka, odkazy na čísla jednací dokumentů do něho vložených, v případě typového spisu odkazy na čísla jednací dokumentů vložených do jednotlivých.
Spis musí obsahovat soupis všech dokumentů, popř. křížovými odkazy připojených spisů.
Systém umí se spisem pracovat jako s celkem, zejména ho jako celek znázornit a exportovat/přenést (všechny jeho dokumenty a křížovým odkazem připojené spisy).
Systém umožňuje exportovat seznam všech spisů nebo typových spisů včetně zatřídění do věcné skupiny ve formátu XML a ve formátu uživatelsky srozumitelném.
Systém neomezuje možnost přidávat do spisu, typového spisu a věcné skupiny metadata nad rámec metadat stanovených ve schématech XML, která jsou přílohou Národního standardu.
Systém poskytuje v rámci spisového a skartačního plánu funkci pro automatické přidělování plně určeného spisového znaku každé věcné skupině, spisu, typovému spisu, součásti, dílu.
Systém umožňuje výlučně správcovským rolím vytvářet a udržovat skartační režim.	Počet skartačních režimů není omezen. Skartační režim je jednoznačně identifikován a je umožněno jej pojmenovat.
Úprava skartačního režimu dopadá ihned na všechny zařazené entity.
Systém zajišťuje, aby každá věcná skupina, spis, součást nebo díl byly zařazeny nejméně do jednoho skartačního režimu.	Současně mohou mít několik skartačních režimů.
Ukládání a vyřazování každého dokumentu se řídí skartačním režimem (režimy), přiřazeným (přiřazenými) k věcné skupině, spisu, součásti, dílu nebo typu dokumentu, do kterých dokument patří, popřípadě platným pozastavením skartační operace.
Skartační režim obsahuje nejméně	Skartační lhůtu a spouštěcí událost nebo rok vyřazení dokumentu, dále typ skartační operace (A, S, V), odůvodnění této operace.
Uplynutím skartační doby je automaticky vyvolán výběr dokumentů ke skartaci.	Výběr dokumentů přísluší speciální roli
Systém udržuje nezměnitelný přehled úprav nebo smazání, provedených ve skartačním režimu (transakční protokol), obsahující zejména záznam o datu úpravy nebo smazání a o uživateli, který úpravu nebo smazání provedl.
Systém podporuje znázornění věcných skupin, spisů, součástí a dílů, které jsou určeny k provedení skartační operace, a to včetně jejich metadat a informací o skartačním režimu	Systém umožňuje udržovat odkazy mezi různými ztvárněními stejných dokumentů a umožňuje provádět u nich skartační operace současně.
Posuzovatel skartační operace provede označení spisu/dokumenty nebo skupiny dokumentů vybranou operací.	určené ke zničení/exportovány k trvalému uložení/určené k dalšímu posouzení.
Systém umožňuje posuzovateli skartační operace zapisovat důvody rozhodnutí přijatých v procesu výběru archiválií do metadat věcné skupiny, součásti, dílu nebo spisu.
Vždy, když systém přenáší nebo exportuje dokumenty, přenáší nebo exportuje současně všechny jejich komponenty a zachovává vazby mezi těmito entitami.
Systém exportuje dokumenty a jejich metadata stanovená metadatovým modelem, který je přílohou Národního standardu.

Příloha 2 ke smlouvě – Technické požadavky na systém

Požadavek	Stanovená hodnota požadavku
Infrastruktura
Systém bude provozován na SW infrastruktuře zadavatele	Kompatibilita s Microsoft prostředím (Windows server, SQL server, Exchange/Outlook), Office.
Systém bude provozován na HW infrastruktuře zadavatele.
Systém umožňuje vnější komunikaci se sítí bez potřeby přístupu do vnitřní sítě zadavatele pomocí VPN.
Systém bude provozována na síťovém prostředí zadavatele.
Zálohování aplikace včetně datového obsahu je realizováno prostředky zadavatele.
Systém pro kontrolu přijatých zpráv a vložených dokumentů využije antivirus zadavatele.
Systém přejímá identifikaci oprávněných uživatelů z Active directory včetně podpory SSO.
Systém podporuje odhlášení uživatele a jeho přihlášení v jiné roli/identitě.
Uchazeč ve své nabídce uvede minimální požadavky na výkon serverové infrastruktury systému a diskových polí.
Provoz a SLA
Administrace a provoz systému může být prováděn pracovníky zadavatele.
Školení
Součástí realizace systému je školení pro uživatele SPI
Součástí realizace systému je školení pro administrátory SPI
Dokumentace
Uživatelská příručka
Administrátorská příručka
Instalační příručka
Dokumentace skutečného provedení	Včetně konfigurace a finálního nastavení SPI.
Technická dokumentace jednotlivých SW komponent řešení	Konfigurační management (verze, knihovny, sestavení atd.).
Disaster / Recovery plány a postupy.
Popis všech integračních rozhraní.
Migrace dat
Součástí implementace je též migrace dat včetně jejich opatření metadaty
Způsob implementace
Systém bude implementován v produkčním prostředí.
Licence SPI
Licence pro všechny generické součásti SPI	Nevýhradní, časově omezená; Licence může být územně omezená, kdy licence jsou umístěny na serverech ČR (případně ve střední a východní Evropě – CEE region), ale musí umožňovat územně neomezený přístup ze stanic Českých center na server, kde je licence umístěna.
Licence pro všechny negenerické součásti SPI (vyvíjené na zakázku pro zadavatele)	Nevýhradní, časově omezená, místně omezená na ČR
Systém je otevřený	Jsou k dispozici popsaná prostředí, rozhraní a knihovny pro možný rozvoj systému.
Testy
UAT na straně dodavatele
Bezpečnostní testy
Zátěžové testy
Podpora mobilních zařízení
Systém je přístupný na tabletech	iOS, Windows Mobile phone, Android
Systém je přístupný na mobilních telefonech	iOS, Windows Mobile phone, Android
Systém pro mobilní zařízení umožní vybranou část dat přenést na mobilní zařízení a pracovat s nimi též v offline režimu.
Bezpečnost, šifrování
Komunikace mezi klientem a aplikací je šifrovaná

Příloha 3 ke smlouvě – Cenová nabídka uchazeče

Následující tabulka popisuje tvorbu celkové ceny této nabídky.

Licence	Cena bez DPH [Kč]
100 x pojmenovaná uživatelská licence.	520 000
30 x konkurenční uživatelská licence	379 000
= 130 licencí	899 000
moduly (OCR, digitální podpis)	421 000
Celková cena za software	1 320 000
Implementace
Přepokládaná časová potřeba [MD]	95
Cena [MD/Kč]	6 000
Celková cena za implementaci [Kč]	570 000
Celková předpokládaná nejvýše přípustná cena	1 890 000

Celková nejvýše přípustná cena je rovna hodnotě 1 890 000 Kč bez DPH.

Příloha 4 ke smlouvě – Seznam podporovaných jazyků

Software aktuálně podporuje následující jazyky:

• čeština

• angličtina

• němčina

• francouzština

• ruština

• čínština (zjednodušená / PRC)

• čínština (tradiční / Tchaj-wan)

• japonština

• korejština

• arabština

• bulharština

• finština

• hebrejština

• italština

• maďarština

• rumunština

• španělština

• švédština

• albánština

• chorvatština

• dánština

• holandština

• estonština

• řečtina

• norština

• polština

• portugalština (Brazílie)

• srbština

• slovenština

• slovinština

• turečtina

• vietnamština

Příloha 5 ke smlouvě – Stanovený harmonogram plnění

Předběžný harmonogram

2017

Datum realizace (od-do)	Definice činnosti
5.1.	Zahájení prací
9.1.-13. 1	Příprava provozního prostředí u zadavatele
9.1.- 24.2	Personalizace DMS, Spisové, archivační a skartační služby.
27.2. – 3.3.	Instalace SW v produkčním prostředí zákazníka
9.1. – 3.3.	Analýza požadavků, potřeb, procesu oběhu dokumentů, seznamy uživatelů, struktury organizace (uživatelé pojmenovaný/konkurenční)
6.3. – 10.3.	Implementace práv postupů a nastavení Systému (workflow, struktura dokumentů, práva)
6.3. – 13.3.	Instalace SW na uživatelských stanicích
14.3. – 17.3.	Školení uživatelů SPI a administrátorů SPI.
20.3. – 31.3.	Testovací provoz Systému a optimalizace Systému a procesů.
3.4. – 5.4.	Předání Systému do ostrého provozu.

(termíny nejsou fixní a mohou se měnit v závislosti na reálném stavu situace, postupu implementace a reálném termínu zahájení prací)