O ochraně oznamovatele
Vnitřní předpis
společnosti Oční studio Xxxx Xxxxx s.r.o., Xxxxxxxxxx 000, 000 00 Xxxxxxx, IČO: 26918773, zapsán v OR vedeném KS Brno pod Rg. C 45042 (dále jen Společnost)
O ochraně oznamovatele
I.
1. Účelem tohoto vnitřního předpisu o ochraně oznamovatele (dále jen „Směrnice“) je stanovení podmínek pro podávání oznámení o protiprávní činnosti výhradně pro osoby, které pro Společnost vykonávají práci nebo obdobnou činnost, dále pro přijetí a posouzení těchto oznámení, jakož i pro zajištění nápravy a evidenci řešení oznámení, vše v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatele, v platném znění. Směrnice je závazná pro všechny zaměstnance Společnosti
2. Zaměstnanci Společnosti, včetně zaměstnanců dočasně přidělených k výkonu práce pro Společnost, členové orgánů Společnosti, další osoby vykonávající činnost pro Společnost a jakékoli další fyzické a právnické osoby spolupracující se Společností na základě smluvního vztahu, jsou oprávněni oznámit důvodné podezření z porušení vnitřních pravidel Společnosti, naplnění znaků skutkové stránky trestného činu, přestupku, ze strany Společnosti či zaměstnanců, statutárních orgánů či spolupracujících osob které zjistili při výkonu práce pro Společnost (dále jen Oznámení). Pokud se ve Směrnici hovoří o oznamovateli, považují se za něj i osoby spřízněné s oznamovatelem.
3. Oznamovatel nesmí být vystaven, v návaznosti na učiněné Oznámení a v souvislosti s výkonem pracovní činnosti, jakýmkoli odvetným opatřením (tímto však nejsou dotčeny možnosti oprávněného postupu Společnosti vůči oznamovateli v případě, kdy oznámení učinil vědomě nepravdivě). Za odvetné opatření se považuje jakékoli jednání vyvolané Oznámením a učiněné Společností či jinou osobou na její pokyn, ke kterému dochází v souvislosti s výkonem pracovní činnosti oznamovatele a které může oznamovatel důvodně považovat za zásah do svých práv či oprávněných zájmů, a to zejména rozvázání pracovního poměru, odvolání vedoucího zaměstnance z pracovního místa, změna pracovní doby nebo pracoviště, snížení platu nebo odměny z dohody, nerovné zacházení nebo jiné znevýhodnění.
II.
1. Oznámení lze učinit prostřednictvím:
a. Emailu: xxxxx@xxxxxxxxxx.xx;
b. Poštou na adresu: Oční studio Xxxx Xxxxx, s.r.o., Xxxxxxxxxx 000, 000 00 Xxxxxxx, s textem: k rukám Xxx. Xxxx Xxxxx – neotevírat”;
c. Prostřednictvím telefonní linky 724 219 181;
d. Osobně po předchozí písemné nebo telefonické domluvě s pověřenou osobou
2. Oznámení přijímá výhradně pověřená osoba, kterou je stanoven Xxx. Xxxx Xxxxx (dále jen Pověřená osoba), když v případě nepřítomnosti či podezření ze střetu zájmu pak zástupce, kterým je Xx. Xxxxxx Xxxxxxx, (zástupce je považován v tomto případě za Pověřenou osobu).
3. Společnost a Pověřená osoba nepřijímají anonymní oznámení, když tyto anonymní informace nejsou pro účely této směrnice považovány za Oznámení. To však nebrání Společnosti, aby si ověřila důvodnost a pravdivost informací a přijala případná nápravná opatření.
4. Oznámení by, kromě identifikace oznamovatele mělo obsahovat:
a. popis podezřelé skutečnosti;
b. informace o porušení pravidel, zahrnující popis porušení pravidel, čas porušení pravidel a uvedení zapojených osob;
c. údaje oznamovatele a zapojených osob (jméno, příjmení, datum narození a bydliště, pozice ve Společnosti či vztah ke Společnosti, telefon, e-mail, vztah zapojených osob k porušení pravidel);
d. důkazy a další dostupné informace a dokumenty o porušení pravidel;
e. případný souhlas Oznamovatele s informováním příslušného správního, policejního nebo jiného orgánu veřejné moci, pokud jej Oznamovatel udělil.
III.
1. Pověřenou osobu může vykonávat pouze osoba, jež je bezúhonnou, ve smyslu právních předpisů.
2. Pověřená osoba zajišťuje, že nedojde k prozrazení totožnosti oznamovatele bez jeho souhlasu, nestanoví-li právní předpis jinak.
3. Pověřená osoba zachovává mlčenlivost o skutečnostech, které se dozvěděla při výkonu své činnosti dle této Směrnice, zejména o informacích uvedených v Oznámení, a to i po ukončení výkonu této činnosti a tyto je oprávněna použít pouze pro účely výkonu činnosti Pověřené osoby.
4. Pověřená osoba oznámení posuzuje Oznámení osobně a není při něm vázána pokyny jiných osob ve Společnosti, pokud by tyto pokyny směřovaly k maření účelu funkce Pověřené osoby.
5. Pověřená osoba Oznámení postupuje při výkonu práv a povinností podle Směrnice nestranně.
6. Pověřená osoba nesmí být za řádný výkon své činnosti dle Xxxxxxxx jakkoli postihována a nesmí být vůči ní z tohoto titulu uplatňována odvetná opatření.
IV.
1. Pokud je to možné, Pověřená osoba poučí oznamovatele při přijetí Oznámení o ochraně jeho totožnosti, mlčenlivosti o informacích v Oznámení a dalším postupu při řešení tvrzení uvedených v Oznámení.
2. Pověřená osoba posoudí důvodnost Oznámení do 30 dnů od jeho přijetí. Ve skutkově či právně složitých případech lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. V takovém případě však musí o prodloužení lhůty a jeho důvodech vždy informovat Oznamovatele před uplynutím předchozí lhůty.
3. Společnost zajistí, aby byla Pověřené osobě poskytnuta veškerá součinnost potřebná pro posuzování Oznámení.
4. Na základě posouzení Oznámení učiní Pověřená osoba závěr o tom, zda došlo k porušení pravidel či nikoli, zda bylo Oznámení učiněno v dobré víře Oznamovatelem domnívajícím se v dobré víře o pravdivosti informací uvedených v Oznámení, jaké byly okolnosti porušení pravidel a tyto závěry podloží dostupnými důkazy.
5. Pokud Pověřená osoba dojde k závěru, že došlo k porušení pravidel, oznámí tuto skutečnost členům statutárního orgánu Společnosti s výjimkou takových členů, kterých se porušení pravidel přímo týká, popř. pokud se porušení pravidel týká všech členů statutárního orgánu Společnosti, oznámí tuto skutečnost členům nejvyššího orgánu Společnosti spolu s případným návrhem opatření k nápravě.
6. Pověřená osoba dále informuje oznamovatele tom, zda bylo Oznámení posouzeno jako důvodné či nikoli, pokud oznamovatel nevyjádřil vůli, že si nepřeje informaci získat.
7. Pokud bylo Oznámení vyhodnoceno jako nedůvodné, poučí Pověřená osoba oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v Oznámení a dalších jemu známých skutečností neshledal podezření ze spáchání porušení pravidel, nebo shledal, že Oznámení se zakládá na nepravdivých informacích.
8. Pověřená osoba vede o Oznámeních evidenci v souladu s právními předpisy.
Tato směrnice je účinná od 1.1.2024
V Brně dne 28.12.2023
Oční studio Xxxx Xxxxx s.r.o.