Smlouva o zajištění administrace veřejných zakázek

Smlouva o zajištění administrace veřejných zakázek

dle ustanovení § 2430 a násl. zákona číslo 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Občanský zákoník") a dle ustanovení § 27 a násl. zákona číslo 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách,

ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZVZ“)

Smluvní strany:

Příkazce: Město Lovosice

Se sídlem: Školní 407/02, 410 30, Lovosice

IČ: 002 63 991

DIČ: CZ00263991

Bankovní spojení: Komerční banka a.s.

Č. účtu: 724471/0100

Zastoupené: Ing. Xxxxxxx Xxxxxx, Ph.D., starostou města

(dále jen „Příkazce, nebo Zadavatel“)

a

Příkazník: „doplní uchazeč“

Se sídlem: „doplní uchazeč“

IČ: „doplní uchazeč“

DIČ: „doplní uchazeč“

Bankovní spojení: „doplní uchazeč“

Č. účtu: „doplní uchazeč“

Zastoupená: „doplní uchazeč“

e-mail: „doplní uchazeč“

(dále jen „Příkazník případně Dodavatel“)

Čl. I. Předmět smlouvy

1. Touto Xxxxxxxx se Příkazník zavazuje, že pro Příkazce na jeho účet bude zařizovat za úplatu níže uvedené úkony a činnosti a Příkazce se zavazuje zaplatit mu za to dohodnutou úplatu.

2. Příkazník, v rámci své obchodní činnosti, provede a zajistí přípravu a průběh zadávacích řízení:

1) Zakázka malého rozsahu

Zpracování digitálního povodňového plánu

2) Zjednodušené podlimitní řízení

Vybudování varovného a výstražného systému ochrany před povodněmi pro město Lovosice

zadávané v otevřeném řízení Příkazcem jako jejím zadavatelem dle zákona číslo 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZVZ“) v následujícím rozsahu:

• zkompletování zadávací dokumentace, případně též zajištění zpracování případných změn a doplnění oznámení na základě požadavků a podkladů od příkazce a jejich uveřejnění;

• zajištění příjmu dotazů dodavatelů, zpracování odpovědí na organizační a procesní dotazy dodavatelů, zpracování odpovědí na dotazy dodavatelů ohledně předmětu plnění ve spolupráci s Příkazcem nebo autorem technické části zadávací dokumentace a jejich distribuce všem dodavatelům, kteří si vyzvedli zadávací dokumentaci;

• vypracování rozhodnutí Příkazce o jmenování členů komise určené k otevírání obálek a členů a náhradníků členů hodnotící komise, rozesílání nebo osobní předání jmenovacího dekretu členům (náhradníkům členů) hodnotící komise, a to nejpozději 7 dní před jejím vlastním jednáním;

• vypracování návrhu čestného prohlášení člena (náhradníka člena) komise, otevírání obálek s nabídkami a hodnotící komise;

• provedení analýzy splnění kvalifikace jednotlivými zájemci a předložení analýzy této věci Příkazci;

• zajištění organizace otevírání obálek, vypracování protokolu o otevírání obálek s nabídkami, vypracování prezenční listiny účastníků otevírání obálek, vypracování návrhu (návrhů) rozhodnutí Příkazce o vyloučení uchazeče pro nesplnění kvalifikace a oznámení této skutečnosti příslušným uchazečům; žádost zadavatele o upřesnění kvalifikace, rozhodnutí Příkazce o vyloučení uchazeče pro neúplnost nabídky po otevírání obálek, zasílání rozhodnutí Příkazce o vyloučení uchazečům, provedení kontroly vrácených doručenek, případně reklamační řízení u pošty;

• vypracování návrhu posouzení nabídek z hlediska obsahového splnění zadávacích podmínek (mimo posouzení technické části, jako je oceněný výkaz výměr a kontrola souladu s projektovou dokumentací), případně návrh vyžádání zdůvodnění mimořádně nízké nabídkové ceny nebo návrh na požádání uchazeče o písemné vysvětlení nejasnosti v nabídce, vypracování návrhu posouzení zdůvodnění mimořádně nízké nabídkové ceny, vypracování podrobného rozboru nabídek pro hodnocení nabídek pomocí hodnotících kritérií stanovených v oznámení;

• vypracování výsledkové hodnotící tabulky na místě závěrečného jednání komise, vypracování návrhu rozhodnutí Příkazce o vyloučení uchazečů pro obsahové nesplnění zadávacích podmínek (po posouzení nabídek) nebo pro nezdůvodnění mimořádně nízké nabídkové ceny, zaslání rozhodnutí o vyloučení uchazečům, provedení kontroly vrácených doručenek, případně reklamační řízení u pošty;

• vypracování návrhu zprávy o posouzení a hodnocení nabídek;

• vypracování návrhu rozhodnutí Příkazce o výběru nejvhodnější nabídky (případně zrušení zadávacího řízení) v souladu se závěry jednání hodnotící komise, rozeslání oznámení rozhodnutí Příkazce o výběru nejvhodnější nabídky uchazečům, kteří nebyli z řízení vyloučeni, zajištění uvolnění jistot uchazečům umístěným ve 2. a následujícím pořadí, pokud Příkazce jistotu požadoval;

• zajištění uveřejnění výsledku zadávacího řízení (případně zrušení zadávacího řízení) v termínech, způsobem a v rozsahu stanovených zákonem (Profil zadavatele, Věstník veřejných zakázek);

• poskytovat Příkazci veškerou potřebnou asistenci při vyřízení námitek proti úkonům činěným v zadávacím řízení;

• provedení kompletace dokumentace o zadání veřejných zakázek a originálních vyhotovení veškerých nabídek a předání neprodleně Příkazci;

• Vypracování odpovědí na dotazy poskytovatele dotace – Státní fond životního prostředí České republiky v rámci ex post kontroly veřejné zakázky.

Čl. II. Práva a povinnosti smluvních stran

1. Příkazník je povinen při provádění činností, které jsou předmětem této Smlouvy, postupovat s odbornou péčí a v zájmu Příkazce.

2. Příkazník je povinen bez zbytečného odkladu oznámit Příkazci všechny okolnosti, které zjistil při zařizování záležitostí, a které mohou mít vliv na změnu pokynů nebo zájmů Příkazce.

3. Příkazník je povinen zachovávat mlčenlivost o všech záležitostech, o nichž se dozvěděl v souvislosti s prováděním předmětných činností. Příkazník použije všechny materiály, které obdrží od Příkazce v souvislosti s plněním ze smlouvy výhradně za plněním účelu smlouvy. Po skončení plnění, popř. dílčího plnění ze smlouvy, předá Příkazník Příkazci všechny materiály, které od Příkazce v souvislosti s plněním převzal.

4. Příkazník je povinen po celou dobu provádění plnění podle této smlouvy disponovat potřebnou kvalifikací. Příkazník je na žádost příkazce povinen existenci skutečností prokazujících potřebnou kvalifikaci příkazci prokázat ve lhůtě stanovené příkazcem a způsobem dle požadavku příkazce.

5. Zjistí-li některá ze smluvních stran překážky při plnění ze smlouvy, které znemožňují řádné uskutečnění činností spojených s plněním dohodnutým způsobem, oznámí to neprodleně druhé straně, se kterou se dohodne na odstranění daných překážek. Nedohodnou-li se smluvní strany na odstranění překážek, popř. změně smlouvy ve lhůtě 7 dnů od dne doručení oznámení, mohou smluvní strany od smlouvy odstoupit s tím, že si vzájemně vyrovnají náklady dosud účelně a prokazatelně vynaložené na plnění předmětu smlouvy.

6. Příkazce je povinen vytvořit řádné podmínky pro činnost Příkazníka a poskytnout mu během plnění předmětu této smlouvy nezbytnou součinnost, zejména předat Příkazníkovi včas všechny dokumenty nezbytně nutné k provedení předmětu plnění této smlouvy, pokud z jejich povahy nebo z této smlouvy nevyplývá, že je má obstarat Příkazník nebo by měly být Příkazníkovi známy známé. Smluvní strany podpisem této smlouvy stvrzují, že ke dni podpisu této smlouvy byly Příkazníkovi předány následující dokumenty a informace:

• údaje o veřejných zakázkách, podklady k zadávacím dokumentacím a obchodní podmínky,

• podkladové informace ke zpracování návrhu kvalifikačních a hodnotících kritérií.

7. Příkazník se zavazuje neprodleně informovat příkazce o všech skutečnostech, které by mu mohly způsobit finanční, nebo jinou újmu, o překážkách, které by mohly ohrozit termíny stanovené touto smlouvou.

8. Zjistí-li Příkazník, že pokyny Příkazce jsou nevhodné nebo v rozporu s touto smlouvou nebo se zákonem, je povinen na to upozornit a pokud bude příkazce na těchto pokynech trvat, má příkazník právo požádat o písemné potvrzení pokynu.

9. Příkazník je povinen vždy před vlastním provedením jednotlivých písemných úkonů tyto elektronickou poštou na emailovou adresu odeslat Příkazci k posouzení a schválení, případně k podpisu osobou oprávněnou za Příkazce jednat. Příkazce je povinen posoudit a schválit úkony bez průtahů, případně zajistit případný podpis osoby oprávněné za Příkazce jednat a písemně (opět elektronickou poštou) je potvrdit Příkazníkovi.

10. Příkazník se zavazuje podat příkazci zprávu o postupu plnění této smlouvy, kdykoli o to příkazce požádá, a to způsobem, v rozsahu a ve lhůtě dle požadavku příkazce.

11. V případě, kdy pří zařizování záležitostí podle této smlouvy dojde k nutnosti zařídit určitou část prostřednictvím třetích osob, odpovídá příkazník zadavateli stejně, jako by danou záležitost zařizoval sám.

12. Příkazník se zavazuje, že po celou dobu plnění svého závazku z této smlouvy bude mít
    na vlastní náklady sjednáno pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou třetím osobám vyplývající z  předmětu smlouvy s limitem min. 2  mil. Kč.

13. Vyhrazená práva Příkazce jako zadavatele zadávacího řízení:

• zadavatel bude spolupracovat na tvorbě zadávací dokumentace, její konečná verze podléhá schválení zadavatele,

• zadavatel bude rozhodovat o složení hodnotící komise, případně komise pro otevírání obálek nebo komise pro posouzení kvalifikace a posouzení a hodnocení nabídek;

• zadavateli přísluší ze zákona tato rozhodnutí: rozhodnutí o vyloučení uchazeče, rozhodnutí o

námitkách stěžovatelů, rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky,

• zadavatel rozhodne o základním hodnotícím kritériu pro zadání zadávacího řízení, případně o dílčích hodnotících kritériích, včetně uvedení jednotlivých vah

Čl. III. Odměna, platební podmínky

1. Cena za organizační zajištění průběhu zadávacího řízení je dle této smlouvy:

1) Za zakázku malého rozsahu (Zpracování digitálního povodňového plánu): „doplní uchazeč“,- Kč včetně DPH (slovy: „doplní uchazeč“).

2) Za zjednodušené podlimitní řízení (Vybudování varovného a výstražného systému ochrany před povodněmi pro město Lovosice): „doplní uchazeč“,- Kč včetně DPH (slovy: „doplní uchazeč“).

Cena je stanovena jako nejvýše přípustná a nepřekročitelná a obsahuje veškeré náklady spojené s realizací předmětu této smlouvy. Pro účely fakturace je odměna rozdělena následovně:

Etapa 1 – 40% z ceny bez DPH za organizační zajištění konkrétního zadávacího řízení; Příkazník je oprávněn účtovat (fakturovat) odměnu do 5 kalendářních dnů ode dne zahájení konkrétního zadávacího řízení.

Etapa 2 – 40% z ceny bez DPH za organizační zajištění konkrétního zadávacího řízení; Příkazník je oprávněn účtovat (fakturovat) odměnu do 5 kalendářních dnů ode dne odeslání oznámení o výběru nejvhodnější nabídky uchazečům, případně odeslání oznámení o zrušení zadávacího řízení.

Etapa 3 – 20% z ceny bez DPH za organizační zajištění konkrétního zadávacího řízení; Příkazník je oprávněn účtovat (fakturovat) odměnu do 5 kalendářních dnů ode dne předání spisového materiálu konkrétního zadávacího řízení Příkazci.

2. Cena bude zaplacena Příkazcem na základě vystaveného daňového dokladu – faktury. Daňový doklad - faktura obsahuje kromě čísla smlouvy a lhůty splatnosti, která činí 15 dnů od doručení faktury Příkazci, také náležitosti daňového dokladu dle § 28 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění a údaje dle § 435 občanského zákoníku.

3. V případě, že faktura nebude mít odpovídající náležitosti, je Příkazce oprávněn zaslat ji ve lhůtě splatnosti zpět Příkazníkovi k doplnění, aniž se tak dostane do prodlení se splatností. Lhůta splatnosti počíná běžet znovu od opětovného zaslání náležitě doplněného či opraveného dokladu.

4. Úhrada ceny je provedena bezhotovostní formou převodem na bankovní účet Příkazníka. Obě smluvní strany se dohodly na tom, že peněžitý závazek je splněn dnem, kdy je částka odepsána z účtu Příkazce.

5. V případě zrušení zadání veřejné zakázky na základě rozhodnutí Příkazce náleží Příkazníkovi odměna za každou započatou etapu předmětu smlouvy.

Čl. IV. Smluvní pokuta, záruka

1. Příkazník ručí za bezchybné provedení plnění předmětu této smlouvy a to v následujícím rozsahu.

2. Záruční lhůta za předmět plnění od okamžiku zadání veřejné zakázky činí 60 měsíců, tedy po dobu povinné archivace.

3. Příkazník neodpovídá za vady, které byly způsobeny použitím podkladů převzatých od Příkazce, u kterých Příkazník ani při vynaložení veškeré odborné péče nemohl zjistit jejich nevhodnost, případně na ni upozornil Příkazce, ale ten na jejich použití trval.

4. Příkazník zároveň odpovídá za vady předmětu plnění po dobu platnosti a účinnosti právní úpravy platné v době, kdy byly jednotlivé činnosti ukončeny.

5. Příkazník odpovídá za škody prokazatelně vzniklé v důsledku neplnění smluvních podmínek.

6. V případě, že dojde Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže ke zrušení zadávacího řízení na základě prokazatelného pochybení Příkazníka dle této smlouvy, zavazuje se tímto Příkazník nové zadávací řízení místo zrušeného zadávacího řízení provést na své náklady a bez nároku na odměnu za takové zadávací řízení.

7. V případě, že Úřad pro ochranu hospodářské soutěže uzná důvodným návrh stěžovatele na základě prokazatelného pochybení Příkazníka a nařídí nový úkon v rámci zadávacího řízení nebo provedení nápravných opatření, zavazuje se je příkazník provést na vlastní náklady.

8. Majetková sankce uložená Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže z prokazatelného pochybení Příkazníka dle této smlouvy jde v plné výši k tíží Příkazníka. Toto ustanovení platí i v případě udělení sankce jiným orgánem, včetně případného krácení dotace ze strany dotačního orgánu – Ministerstva dopravy České republiky.

9. V případě, že Příkazník nebude řádně plnit činnosti, ke kterým se zavázal v článku I. této smlouvy, zavazuje se Příkazník uhradit Příkazci smluvní pokutu ve výši 2000,-Kč z celkové odměny včetně DPH za každý případ.

10. V případě, že Příkazník nedodrží jakékoli termíny vyplývající z této smlouvy nebo stanovené Příkazcem na základě této smlouvy, zavazuje se Příkazník uhradit Příkazci smluvní pokutu ve výši 0,5%z celkové odměny včetně DPH za každý den prodlení.

11. V případě, že Příkazník nesplní písemný pokyn udělený Příkazcem na základě této smlouvy, zavazuje se Příkazník uhradit Příkazci smluvní pokutu ve výši 2000,-Kč z celkové odměny včetně DPH za každé nesplnění pokynu.

12. Smluvní pokuta je splatná do 30 dnů ode dne doručení písemného vyúčtování její výše Příkazníkovi.

13. Příkazce se zavazuje při prodlení se zaplacením faktury zaplatit Příkazníkovi úrok z prodlení ve výši 0,05% z fakturované částky za každý den prodlení.

14. V případě krácení dotace u realizovaných zakázek ze strany Ministerstva dopravy České republiky vypracování námitek proti krácení dotace, a to bez nároku na jakoukoliv další či dodatečnou odměnu.

15. V případě, že příkazce nezíská dotaci nebo bude povinen přijatou dotaci vrátit a to z důvodů špatně zpracované zadávací dokumentace nebo nesprávného průběhu zadávacího řízení, které vznikly na straně příkazníka, ztrácí příkazník nárok na odměnu dle čl. III odst. 1 v celém rozsahu. Případně pokud mu byla již část této odměny uhrazena je povinen ji vrátit zpět příkazci a dále se spolupodílet na vzniklých nákladech a škodě příkazce.

Čl. V. Doba a místo plnění

1. Tato smlouva nabývá účinnosti dnem podpisu obou smluvních stran a je uzavřena na dobu určitou. Její splatnost končí splněním tj. předáním kompletace dokumentace o zadání veřejné zakázky Příkazci a následným zaplacením odměny.

2. Příkazník je povinen zahájit administraci výše uvedeného zadávacího řízení bezodkladně po uzavření této smlouvy.

3. Předpokládaný termín předání kompletní dokumentace veřejné zakázky je po ukončení zadávacího řízení.

4. Místem plnění je sídlo Příkazníka nebo sídlo či pobočka Příkazce. Finální verzi zadávací dokumentace je povinen

Příkazník předat Příkazci v sídle Příkazce.

VI. Odstoupení od smlouvy

1. Každá ze smluvních stran je oprávněna tuto smlouvu písemně vypovědět, a to z jakéhokoliv důvodu či bez uvedení důvodu. Výpovědní lhůta činí 30 dnů a počíná běžet od prvního dne měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé smluvní straně.

2. Každá ze smluvních stran je oprávněna od této smlouvy odstoupit v případě podstatného porušení smluvních povinností vyplývajících z této smlouvy druhou smluvní stranou. Účinky odstoupení nastávají okamžikem doručení písemného projevu vůle o odstoupení druhé smluvní straně.

VII. Závěrečná ustanovení

1. Účastníci této smlouvy prohlašují, že neplatnost některého ujednání této smlouvy nezakládá neplatnost ostatních ujednání či této smlouvy jako celku. Pro tento případ se obě smluvní strany bez výhrad zavazují, že neplatné ustanovení bude upraveno do rozsahu nezbytného k odstranění neplatnosti či bude vymazáno a nahrazeno ustanovením novým, aby účel a cíl této smlouvy mohl být řádně prováděn a aby platnost a účinnost této smlouvy nebyla tím nijak dotčena.

2. Příkazník není oprávněn postoupit třetí straně bez souhlasu Příkazce žádnou pohledávku, kterou vůči němu má a která vyplývá z této smlouvy.

3. Není-li v této smlouvě ujednáno jinak, vztahuje se na vztahy z ní vyplývající občanský zákoník.

4. Tuto smlouvu je možno měnit a doplňovat pouze písemně na základě vzestupně číslovaných dodatků a to po dohodě obou smluvních stran.

5. Tato smlouva je vyhotovena ve čtyřech vyhotoveních s platností originálu, přičemž Příkazník obdrží jedno vyhotovení a Příkazce tři vyhotovení.

6. Účastníci této smlouvy prohlašují, že si smlouvu přečetli, s jejím obsahem souhlasí, tato je důkazem jejich pravé a svobodné vůle a na důkaz toho připojují své vlastnoruční podpisy.

7. Tato smlouva je uzavřena v souladu s usnesením Rady města Lovosice č. ___/2016 ze dne __.__.2016

V Lovosicích, dne V „doplní uchazeč“, dne

………………………………………..……. ……………………………………………….

Xxx. Xxxxx Xxxx, Ph.D. „doplní uchazeč“

starosta jednatel