VŠEOBECNÉ SMLUVNÍ PODMÍNKY PROJEKTU TENDER ALIANCE
VŠEOBECNÉ SMLUVNÍ PODMÍNKY PROJEKTU TENDER ALIANCE
ke Smlouvě o zajištění výběru dodavatele komodity formou aliančního nákupu (dále také jen „Všeobecné smluvní podmínky“)
1. Úvodní ustanovení a vymezení pojmů
1.1. Společnosti Tender systems s.r.o., IČ: 29145121, se sídlem xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxx 0 – Střešovice (dále jen jako „Zprostředkovatel“) poskytuje mimo jiné poradenskou a zprostředkovatelskou činnost pro odběratele zboží a služeb za účelem zlepšení podmínek dodávek zboží či služeb od jejich dodavatelů.
1.2. Uveřejněním těchto Všeobecných smluvních podmínek na webových stránkách xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx předkládá Zprostředkovatel časově neohraničenou veřejnou nabídku předem neurčenému a neuzavřenému okruhu osob s výjimkou spotřebitelů ve smyslu ustanovení § 419 zákona č. 89/2012 Sb. na uzavření smlouvy o zajištění výběru dodavatele této komodity formou aliančního nákupu:
- kancelářský papír (kategorie CPV 30197600-2 Zpracovaný papír a lepenka, dále také jen jako „KOMODITA“).
1.3. O zveřejnění nabídky, tj. o uveřejnění těchto Všeobecných obchodních podmínek na webových stránkách může Zprostředkovatel informovat potenciální zájemce dalšími prostředky, a to například doručením informace elektronickou poštou nebo v listinné podobě, distribucí letáku apod. Počet zájemců, s nimiž může být smlouva uzavřena, není předem omezen.
1.4. Zájemce o uzavření smlouvy o zajištění výběru dodavatele KOMODITY formou aliančního nákupu (dále jen jako „Zákazník“) vyjadřuje souhlas s těmito Všeobecnými smluvními podmínkami a jejich přílohami doplněním identifikačních údajů a podpisem uveřejněných Všeobecných smluvních podmínek v listinné podobě a vyplněním, podpisem a přiložením všech jejich příloh. K přijetí nabídky Zprostředkovatele a k uzavření smlouvy o zajištění výběru dodavatele KOMODITY formou aliančního nákupu se Zprostředkovatelem pak dochází v okamžiku, kdy Zákazník doručí podepsané Všeobecné smluvní podmínky včetně všech řádně vyplněných a podepsaných příloh Zprostředkovateli.
1.5. Zprostředkovatel se zavazuje potvrdit Zákazníkovi skutečnost, že došlo k uzavření Smlouvy včetně uvedení data uzavření, a to bez zbytečného odkladu elektronickou zprávou zaslanou na emailovou adresu Zákazníka uvedenou Zákazníkem na těchto Všeobecných smluvních podmínkách v souvislosti s jejich podpisem ze strany Zákazníka.
1.6. Vymezení pojmů:
- „KOMODITA“ - Zákazníkem poptávané zboží, služby nebo jiné předměty
- „Alianční nákup“ – forma výběrového řízení na dodavatele KOMODITY, která je založena na sdružení poptávky ze strany více Zákazníků s cílem dosažení finančně výhodných podmínek pro Zákazníky
- „E-aukce“ - elektronický způsob výběrového řízení účastníků v elektronické aukční síni v daném čase s porovnáním aktuálních nabídek dodavatelů, který probíhá vzdáleně pomoci komunikační sítě
- „Vybraný dodavatel“ - dodavatel KOMODITY, který podle vyhodnocení Zprostředkovatelem v rámci výběrového řízení nabídne finančně nejvýhodnější smluvní podmínky dodávek KOMODITY pro Zákazníky
2. Účel a předmět Xxxxxxx
2.1. Účelem smlouvy o zajištění výběru dodavatele KOMODITY formou aliančního nákupu
je zajištění výběru dodavatele KOMODITY pro Zákazníka při vyjednání cenově výhodnějších podmínek dodávek KOMODITY, včetně zprostředkování smlouvy s vybraným dodavatelem KOMODITY. Cílem smlouvy je pak snížení nákladů Zákazníka na dodávku KOMODITY, a to na základě transparentní soutěže dodavatelů KOMODITY, a stejně tak vymezení práv a povinností jednotlivých účastníků Smlouvy.
2.2. Smlouva o zajištění výběru dodavatele KOMODITY formou aliančního nákupu (dále jen jako „Smlouva“) je smlouvou nepojmenovanou ve smyslu ustanovení § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. Závazkový vztah Zprostředkovatele a Zákazníka vzniklý na základě Smlouvy se řídí těmito Všeobecnými smluvními podmínkami, které jsou nedílnou součástí Smlouvy, a dále pak obecně závaznými právními předpisy, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.
2.3. Smlouvou se Zprostředkovatel zavazuje poskytnout Zákazníkovi poradenské služby a součinnost při vyhledávání výhodnějšího dodavatele KOMODITY pro Zákazníka oproti jeho stávajícímu dodavateli. Zprostředkovatel zejména provede výběr dodavatele KOMODITY formou aliančního nákupu a zprostředkuje příležitost uzavřít smlouvu o dodávce KOMODITY (dále jen „Smlouva o dodávce / dodávkách KOMODITY“) mezi Zákazníkem a Vybraným dodavatelem KOMODITY.
2.4. Zákazník se Smlouvou zavazuje, že na základě výběru dodavatele KOMODITY Zprostředkovatelem uzavře s Vybraným dodavatelem Smlouvu o dodávce / dodávkách KOMODITY, a to za předpokladu, že dojde v celkovém vyhodnocení ke zlepšení cenových podmínek (tj. k úspoře) na straně Zákazníka o více než 5% oproti jeho dosavadním cenovým podmínkám nákupu KOMODITY vyplývajícím z jím doložených podkladů. Základním hodnotícím kritériem je nabídková cena.
3. Práva a povinnosti smluvních stran
3.1. Zprostředkovatel se zavazuje v rámci Smlouvy k následujícím činnostem:
a) Poskytovat Zákazníkovi poradenský servis a spolupráci při vyhledávání nejvhodnějšího dodavatele KOMODITY a zprostředkování uzavření Smlouvy o dodávce KOMODITY, to vše ve prospěch Zákazníka;
b) shromažďovat podklady od Zákazníků nezbytné k provedení výběru dodavatele KOMODITY formou Aliančního nákupu a následné změně dodavatele KOMODITY, a to při splnění povinností stanovených zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Podklady dle tohoto ustanovení se rozumí zejména kopie stávající smlouvy na dodávku KOMODITY vč. všech dodatků a obchodních podmínek a kopie vyúčtování dodávek KOMODITY, tj. fakturace, vyúčtování atp.;
c) na základě analýzy podkladů obdržených od Zákazníků sdružit poptávku Zákazníků za účelem snížení nákladů na dodávanou KOMODITU pro Zákazníka, s tím, že je povinen na vyžádání Zákazníka informovat Zákazníka o ostatních členech sdruženého nákupu;
d) poskytnout Zákazníkovi podmínky sdružené poptávky, včetně závazných minimálních obchodních a platebních podmínek budoucí Smlouvy o dodávce / dodávkách KOMODITY (popř. celý závazný text Smlouvy o dodávce / dodávkách KOMODITY, bude-li vyhotoven Zprostředkovatelem) k odsouhlasení, a to minimálně 5 pracovních dní před oslovením dodavatelů KOMODITY; v případě, kdy by došlo v průběhu této lhůty k modifikaci podmínek sdružené poptávky, oznámí Zprostředkovatel tyto změny Zákazníkovi a pětidenní lhůta pro odsouhlasení počne běžet od začátku;
e) oslovit dle svého uvážení dodavatele KOMODITY působící na trhu České republiky, popř. Evropské unie, za účelem jejich účasti ve výběru dodavatele KOMODITY pro Zákazníka. Je povinností Zprostředkovatele seznámit dopředu Zákazníka s dodavateli, kteří budou osloveni v rámci výběrového řízení. Zákazník má právo požadovat doplnění oslovených dodavatelů, stejně tak má právo zpochybnit
oslovení některých dodavatelů. Jakýkoliv požadavek musí být ze strany Zákazníka podložen doplňujícími informacemi;
f) v případě, že Zprostředkovatel shledá za vhodné ve vztahu k charakteru KOMODITY a vzhledem k rozsahu sdružené poptávky provést výběrové řízení formou e-aukce, pak jej provést za podmínek uvedených v příloze č. 4 těchto Všeobecných smluvních podmínek;
g) vybrat dodavatele KOMODITY, který nabídne finančně nejvýhodnější smluvní podmínky dodávek KOMODITY pro Zákazníky (Vybraný dodavatel). Své rozhodnutí předložit Zákazníkovi;
h) v případě, že v rámci výběrového řízení nabídne Vybraný dodavatel Zákazníkovi podmínky, které jsou výhodnější než dosavadní Zákazníkovy podmínky na dodávku KOMODITY (tj. dojde v celkovém vyhodnocení k úspoře na straně Zákazníka o více než 5% oproti jeho dosavadním cenovým podmínkám nákupu KOMODITY), zprostředkovat uzavření Smlouvy o dodávce / dodávkách KOMODITY mezi Zákazníkem a Vybraným dodavatelem KOMODITY. Zprostředkováním uzavření Smlouvy o dodávce KOMODITY mezi Zákazníkem a Vybraným dodavatelem se pro účely Smlouvy rozumí předání podkladů k uzavření Smlouvy o dodávce komodity oběma smluvním stranám Smlouvy včetně předání souvisejících kontaktů. Postup porovnání dosavadních Zákazníkových podmínek a podmínek nabídnutých vybraným dodavatelem je blíže stanoven v příloze č. 4 těchto Všeobecných smluvních podmínek („Pravidla Aliančních výběrových řízení“); k podpisu Smlouvy o dodávce KOMODITY s Vybraným dodavatelem je oprávněn pouze Zákazník. Podpisem Smlouvy na sebe nebere Zákazník jakákoliv práva a povinnosti vůči ostatním účastníkům aliančního nákupu;
i) zpracovat před zahájením výběrového řízení harmonogram výběrového řízení;
j) zachovávat mlčenlivost o údajích poskytnutých Zprostředkovateli Zákazníkem;
k) jednat při realizaci předmětu Smlouvy odborně, transparentně, nezávisle a v souladu s dobrými mravy;
l) jednat tak, aby nedošlo k poškození dobrého jména Zákazníka;
m) na vyžádání Zákazníka zpřístupnit k nahlédnutí veškeré výstupy a dokumentaci plynoucí z plnění předmětu Smlouvy do 5 pracovních dnů.
3.2. Zákazník se zavazuje v rámci Smlouvy k následujícím činnostem:
a) poskytnout Zprostředkovateli pravdivé informace a dokumenty nezbytné k provedení výběru dodavatele KOMODITY a následnému zprostředkování změny dodavatele KOMODITY. Podklady dle tohoto ustanovení se rozumí, zejména:
1. kopie stávající smlouvy na dodávku KOMODITY vč. všech dodatků a obchodních podmínek obsahující seznam nakupovaných položek včetně pořizovacích cen.
2. kopie vyúčtování dodávek KOMODITY, tj. fakturace, vyúčtování atp.,
3. očekávané, nezávazné odběrné množství pro jednotlivé položky v rámci soutěžené komodity,
4. interní směrnice Zákazníka vztahující se k jeho dodavatelům, v kterých bude zejména patrný způsob a systém hodnocení dodavatelů, odpovědnost dodavatelů za kvalitu dodávaného zboží a služeb, požadavky na vzájemnou komunikaci,
5. Informace a požadavky na spolupráci, které jsou ze strany Zákazníka na dodavatele kladeny a nejsou obsaženy ve smlouvě na dodávku KOMODITY, popř. pokud není smlouva uzavřena;
b) poskytnout Zprostředkovateli veškeré informace o skutečnostech, které nastaly a o úkonech, které provedl po uzavření Smlouvy, které mohou mít vliv na výběr dodavatele KOMODITY dle Smlouvy; zejména se jedná o změny, které mohou způsobit vznik, změnu či zánik smluvních vztahů se stávajícím dodavatelem KOMODITY;
c) poskytnout Zprostředkovateli veškerou nutnou součinnost v rámci celého procesu výběru dodavatele KOMODITY dle Smlouvy; odsouhlasit či vznést konkrétní a
odůvodněné připomínky k podmínkám sdružené poptávky ve lhůtě dle článku III., odstavce 3.1, písm. d) těchto Všeobecných smluvních podmínek;
d) aktivně se účastnit jednání svolaných Zprostředkovatelem popř. pověřenou třetí stranou, které jsou v přímé souvislosti s výběrovým řízením a jsou pořádány k předání informací, dohodě dalšího postupu nebo k vyhodnocení a uzavření výběrového řízení. Pro případ neúčasti je Zákazník povinen jmenovat svého zástupce pro takové jednání a pověřit ho plnou mocí k uskutečnění rozhodnutí v rámci těchto jednání;
e) nekomunikovat a nekontaktovat samostatně oslovené dodavatele ve věci předmětu výběrového řízení. Na základě žádosti Zákazníka se Zákazník případně může účastnit jednání vedených Zprostředkovatelem s dodavateli. V těchto případech si Zprostředkovatel uchovává právo s ohledem na zvolenou strategii a postup podmínit účast Zákazníka svým souhlasem. Zprostředkovatel je však povinen z takovýchto jednání udělat zápis a bez zbytečného odkladu po jejich skončení a zhotovení zápisu s ním seznámit Zákazníka,
f) v případě, že Vybraný dodavatel nabídne Zákazníkovi podmínky, které jsou výhodnější než dosavadní Zákazníkovy podmínky na dodávku KOMODITY (tj. dojde v celkovém vyhodnocení k úspoře na straně Zákazníka o více než 5% oproti jeho dosavadním cenovým podmínkám nákupu KOMODITY), uzavřít Smlouvu o dodávkách KOMODITY s Vybraným dodavatelem KOMODITY; postup porovnání dosavadních Zákazníkových podmínek a podmínek nabídnutých Vybraným dodavatelem je blíže stanoven v příloze č. 4 těchto Všeobecných smluvních podmínek („Pravidla Aliančních výběrových řízení“);
g) poskytnout Zprostředkovateli plnou moc, jejíž vzor je uveden v příloze č. 3 těchto Všeobecných smluvních podmínek, opravňující Zprostředkovatele k jednání s dodavateli KOMODITY.
3.3. Každá ze smluvních stran je povinna se zdržet jakékoliv činnosti, jež by mohla znemožnit nebo ztížit dosažení účelu Smlouvy. Dále je každá ze smluvních stran povinna se zdržet jakéhokoliv jednání, které by mohlo být v rozporu se zájmy druhé smluvní strany.
3.4. Zákazník má právo si kdykoliv v průběhu výběrového řízení vyžádat aktuální informace o stavu rozpracovanosti, náhledu do zpracované dokumentace a informace k dalšímu postupu. Je oprávněn nahlížet do všech dokumentů pořízených v průběhu výběrového řízení, není však oprávněn si z nich pořizovat kopie popř. vyžadovat jejich předání, zaslání. Po ukončení výběrového řízení má nárok na dokumenty obsahující kopie veškerých podaných nabídek, závěrečné vyhodnocovací zprávy, zápisů z jednání pracovního týmu; v případě realizace e-aukce kopie průběhu e-aukce,
3.5. Smluvní strany jsou povinny vzájemně se informovat o skutečnostech rozhodných pro plnění Smlouvy.
3.6. Zprostředkovatel je oprávněn přenést povinnosti ze Xxxxxxx vyplývající na třetí stranu. O této skutečnosti musí Zákazníka informovat a přenesením povinnosti se nezbavuje jakékoliv své odpovědnosti a povinnosti vůči Zákazníkovi.
3.7. Zprostředkovatel nenese jakoukoliv odpovědnost za plnění sjednané mezi Zákazníkem a Vybraným dodavatelem ve Smlouvě o dodávkách / dodávce KOMODITY s Vybraným dodavatelem.
4. Závěrečná ustanovení
4.1. Uzavřením Smlouvy nevzniká Zákazníkovi povinnost k úhradě jakékoli odměny Zprostředkovateli. Veškeré náklady na vyhledání nového dodavatele KOMODITY nese Zprostředkovatel.
4.2. Pro případ, že Zákazník neuzavře s Vybraným dodavatelem příslušnou Smlouvu o dodávce / dodávkách KOMODITY, a to ani do 30. dne ode dne, kdy mu Zprostředkovatel oznámí identitu Vybraného dodavatele, zavazuje se Zákazník uhradit Zprostředkovateli smluvní pokutu ve výši =5.000,- Kč (slovy: pěttisíc korun českých).
Smluvní pokuta je splatná na základě písemné výzvy k její úhradě doručené Zákazníkovi.
4.3. Zprostředkovatel je oprávněn jednostranně odvolat veřejnou nabídku na uzavření smlouvy, avšak jen předtím, než dojde k uzavření Smlouvy. Toto odvolání musí být uveřejněno alespoň na webových stránkách xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx. Po odvolání nabídky nemůže dojít k uzavření Smlouvy postupem dle těchto Všeobecných smluvních podmínek.
4.4. Ve lhůtě do 15 dní od uzavření Smlouvy je Zprostředkovatel oprávněn od Smlouvy odstoupit, a to bez uvedení důvodu. Odstoupení od Xxxxxxx musí být provedeno písemně a zasláno Zprostředkovatelem na adresu Zákazníka uvedenou Zákazníkem na těchto Všeobecných smluvních podmínkách v souvislosti s jejich podpisem.
4.5. Zprostředkovatel i Zákazník jsou dále oprávněni od Smlouvy odstoupit v případě, že:
a) nedojde k výběru Vybraného dodavatele Zprostředkovatelem ani ve lhůtě 180 dní od uzavření Smlouvy;
b) druhá smluvní strana poruší své povinnosti ze Xxxxxxx vyplývající podstatným způsobem, a nesjedná-li nápravu ani v dodatečně poskytnuté alespoň 10 (deseti) denní lhůtě.
4.6. Odstoupení od Smlouvy nemá vliv ani na již splatné smluvní pokuty ani na nárok na náhradu škody vzniklé porušením smluvní či mimosmluvní povinnosti.
4.7. Smluvní vztahy Zprostředkovatele a zákazníka dle Smlouvy se dále řídí „Pravidly Aliančních výběrových řízení TENDER ALIANCE“, které tvoří přílohu č. 4 těchto Všeobecných smluvních podmínek (dále také jen jako „Pravidla Aliančních výběrových řízení“). Podpisem těchto Všeobecných smluvních podmínek Zákazník prohlašuje, že se s Pravidly aliančních výběrových řízení řádně seznámil, souhlasí s nimi, nemá proti nim žádných námitek a považuje je za závazné pro právní vztah Zprostředkovatele a Zákazníka založený Smlouvou.
4.8. Přílohou těchto Všeobecných obchodních podmínek jsou:
Příloha č. 1 – forrmulář „Informace a dokumenty poskytované Zákazníkem v souladu s ustanovením článku III. odstavce 3.2. písm. a) Všeobecných smluvních podmínek“, který bude po doplnění a podpisu ze strany Zákazníka tvořit přílohu č. 1 Smlouvy
Příloha č. 2 – formulář „Souhlas Zákazníka se zpracováním osobních údajů dle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů“, který bude po doplnění a podpisu ze strany Zákazníka tvořit přílohu č. 2 Smlouvy
Příloha č. 3 – formulář „Plná moc k jednání s dodavateli KOMODITY“, který bude po doplnění a podpisu ze strany Zákazníka tvořit přílohu č. 3 Smlouvy
Příloha č. 4 – Pravidla Aliančních výběrových řízení v rámci aliančních nákupů, která budou po doplnění a podpisu ze strany Zákazníka tvořit přílohu č. 4 Smlouvy
4.9. Tyto všeobecné smluvní podmínky jsou platné a účinné od 25. 8. 2014.
Doplněním identifikačních údajů a připojením podpisu Zákazník vyjadřuje souhlas s Všeobecnými smluvními podmínkami a s uzavřením Smlouvy:
Zákazník: …………………….……………………………………………………………….……
IČ: ……………….. DIČ: ………………..… Datum narození: ……………………………………
se sídlem / bytem ………………………………………………..…………………………………...
za něhož jedná: …………………………...……………………….………………………………….
e-mail: …………….…………….
Místo a datum podpisu: Podpis:
………………………………………… ……………………………………
Příloha č. 1 - informace a dokumenty poskytnuté Zákazníkem v souladu s článkem III. odstavcem 3.2. písm. a) Všeobecných smluvních podmínek
Zákazník: …………………….……………………………………………………………….……
IČ: ……………….. DIČ: ………………..… Datum narození: ……………………………………
se sídlem / bytem ………………………………………………..…………………………………...
za něhož jedná: …………………………...……………………….………………………………….
e-mail: …………….…………….
(zákazník zaškrtne dokumenty, které s touto smlouvou předal)
🞏 Aktuální smlouva o dodávce KOMODITY mezi Zákazníkem a stávajícím dodavatelem KOMODITY vč. všech dodatků a obchodních podmínek ze dne: ………
🞏 Vyúčtování / souhrn spotřeby za rok (popř. za období) ………
🞏 Další doklady ………
Místo a datum podpisu: Podpis zákazníka:
………………………………………… ……………………………………
Příloha č. 2 - souhlas Zákazníka se zpracováním osobních údajů dle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
Zákazník: …………………….……………………………………………………………….……
IČ: ……………….. DIČ: ………………..… Datum narození: ……………………………………
se sídlem / bytem ………………………………………………..…………………………………...
za něhož jedná: …………………………...……………………….………………………………….
e-mail: …………….…………….
Uděluji tímto souhlas se shromažďováním, evidencí a zpracováním mnou poskytnutých osobních údajů v této smlouvě či v budoucnu poskytnutých osobních údajů správcem Tender systems s.r.o., se sídlem xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxx 0 - Xxxxxxxxxx, IČ: 29145121. Zároveň jsem si vědom/a svých práv podle § 12 a § 21 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Se všemi vyplněnými částmi tohoto formuláře jsem byl/a seznámen/a, všechny údaje byly uvedeny pravdivě a dobrovolně.
V souladu s § 5 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů jsou všechny údaje uvedené v tomto formuláři shromažďovány a zpracovávány výhradně pro účely zajištění snížení výdajů, popř. sjednání výhodnějších obchodních podmínek, za poskytovanou KOMODITU, spočívající ve sběru dat o spotřebě KOMODITY a zprostředkování nových smluvních vztahů s dodavateli KOMODITY. Beru na vědomí, že osobní údaje budou uchovávány a využívány pouze pro potřeby náborových a výběrových aktivit v rámci činnosti Tender systems s.r.o., a to až do odvolání písemnou formou. Jsem si vědom toho, že poskytnutí údajů je dobrovolné a že souhlas s jejich zpracováním mohu kdykoliv odvolat.
Místo a datum podpisu: Podpis zákazníka:
………………………………………… ……………………………………
Příloha č. 3 – Plná moc k jednání s dodavateli KOMODITY
Zákazník: …………………….……………………………………………………………….……
IČ: ……………….. DIČ: ………………..… Datum narození: ……………………………………
se sídlem / bytem ………………………………………………..…………………………………...
za něhož jedná: …………………………...……………………….………………………………….
e-mail: …………….…………….
Uděluji tímto plnou moc společnosti Tender systems s.r.o., se sídlem náměstí Před bateriemi 18, 162 00 Praha 6 - Střešovice, IČ: 29145121, k zastupování mé osoby při vyjednávání podmínek pro uzavření Smlouvy o dodávkách KOMODITY s potenciálními dodavateli KOMODITY a pro předání údajů o smluvních podmínkách se stávajícími dodavateli potenciálním dodavatelům KOMODITY a k zastupování a veškerým právním úkonům souvisejícím s procesem změny dodavatele KOMODITY. Tuto plnou moc je zmocněnec oprávněn postoupit třetí osobě
Místo a datum podpisu: Podpis zákazníka:
………………………………………… ……………………………………
Příloha č. 4 – Pravidla Aliančních výběrových řízení TENDER ALIANCE
Pravidla Aliančních výběrových řízení TENDER ALIANCE
(dále jen „pravidla“)
I. Účel pravidel
Účelem těchto pravidel je podrobně stanovit průběh realizace výběrových řízení pro subjekty, které projeví zájem o aliančním nákup vybrané komodity (dále jen „Zákazníci“). Tato pravidla a příslušné smlouvy dále vymezují pojmy, určují práva a povinnosti jednotlivých účastníků, jednotlivé kroky realizace, vč. jejich ukončení a vyhodnocení.
Skutečnost, že četl tato pravidla, potvrzuje a souhlas s těmito pravidly dává:
− Zákazník podpisem těchto pravidel a uzavřením Smlouvy o zajištění výběru dodavatele komodity formou aliančního nákupu, která na tato pravidla odkazuje.
− Dodavatel podáním nabídky na základě zaslané výzvy, jejíž součástí jsou tato pravidla.
− Zprostředkovatel uzavřením smlouvy o spolupráci za účelem zajištění výběru dodavatele komodity formou aliančního nákupu.
Zákazník i Dodavatel svou účastí ve výběrovém řízení prohlašují svůj skutečný zájem uzavřít mezi sebou smlouvu s vyjednanými podmínkami na prodej/nákup předmětu aliančního nákupu.
II. Vymezení pojmů
Pro tato pravidla budou definovány pojmy:
▪ Zúčastněné osoby:
- Aliance: je skupina Zákazníků, kteří se společně účastní výběrového řízení v pozici zájemců o koupi Komodity. Za zákazníky sdružené za účelem koupě Komodity jedná Tender systems (Zprostředkovatel) na základě smlouvy o zajištění výběru dodavatele komodity formou aliančního nákupu. Tender systems je oprávněn pověřit výkonem činností spojených s organizací aliančního nákupu třetí stranu. Aliance definuje podmínky účasti Dodavatelů v konkrétním aliančním nákupu.
- Zákazník: subjekt, který se účastní výběrového řízení v pozici zájemce o koupi Komodity (skupina Zákazníků - viz aliance).
− Dodavatel: osoba, která reaguje na Výzvu k účasti aliance a podá svou nabídku, kterou může v případě využití elektronické aukce dle stanovených podmínek a pravidel dále měnit.
▪ Obecné pojmy:
− e-aukce: je elektronický způsob výběrového řízení účastníků v Elektronické aukční síni v daném čase s porovnáním aktuálních nabídek Dodavatelů, který probíhá vzdáleně pomocí komunikační sítě.
− Komodita: je aliancí poptávána a má formu zboží, služby nebo jiného předmětu.
− Závazné podmínky: jsou podmínky, které stanovuje aliance pro každý jednotlivý alianční nákup individuálně a které jsou součástí výzvy dodavatelům. Splnění závazných podmínek je předpokladem pro to, aby se Dodavatel mohl platně účastnit aliančního nákupu, zároveň jsou tyto podmínky podkladem pro budoucí smlouvu.
− Výzva k účasti: elektronický dokument, který obsahuje veškeré informace k předmětu a průběhu aliančního nákupu. Výzva k účasti je rozesílána Zprostředkovatelem na e-mailové adresy potencionálních účastníků v pozici Dodavatelů, resp. je zpřístupněna v síti Internet. V případě využití elektronické aukce je označována také jako pozvánka do e-aukce.
III. Práva a povinnosti účastníků aliančního nákupu
▪ Zprostředkovatel:
Povinností Zprostředkovatele je zajistit:
− Uzavření Smlouvy o zajištění výběru dodavatele komodity formou aliančního nákupu se všemi Zákazníky.
− Sběr požadavků – Zprostředkovatel rozešle jednotlivým Zákazníkům výzvu k zadání požadavků na sdružený nákup dané Komodity (odkaz na on-line formulář). Jednotliví Zákazníci mají povinnost do 5 pracovních dnů předmětný formulář vyplnit.
− Vyhodnocení požadavků – Zprostředkovatel ve lhůtě, kterou oznámil na webových stránkách xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx, zpracuje požadavky jednotlivých Zákazníků, popř. rozhodne, zda v rámci aliančního nákupu bude použita elektronická aukce.
− Schválení výzvy – akceptace Výzvy k účasti ze strany Zákazníka.
− Odeslání výzvy – po schválení výzvy Zprostředkovatel odešle Výzvu k účasti vybraným dodavatelům dané komodity.
− Příjem nabídek – po odeslání Výzvy k účasti Zprostředkovatel po stanovenou dobu, zpravidla 10 pracovních dnů, přijímá nabídky Dodavatelů, kteří projeví zájem se daného výběrového řízení zúčastnit.
− Vyhodnocení nabídek – po skončení lhůty pro doručení nabídek provede Zprostředkovatel vyhodnocení doručených nabídek a výběr nejvýhodnější nabídky
dle kritérií stanovených ve Výzvě k účasti. V případě, že Zprostředkovatel rozhodl o zařazení el. aukce, bude před výběrem nejvýhodnější nabídky postupováno v souladu s čl. IV Elektronická aukce. Způsob hodnocení nabídek je popsán v bodě
„akceptace výsledků aliančního nákupu“ níže.
− Akceptace výsledků aliančního nákupu – schválení výsledků aliančního nákupu proběhne na jednání týmu, který je složený ze zástupců Zprostředkovatele a Zákazníků. Zákazník je oprávněn výsledky neakceptovat pouze v případě, že by výsledné podmínky nebyly v celkovém hodnocení o více než 5% výhodnější než Zákazníkovy stávající podmínky, za kterých realizuje nákup dané Komodity a které uvedl v rámci sběru požadavků. Porovnání výhodnosti nabídky proběhne dle níže uvedeného postupu / výpočtu, který bude zároveň použit i při vlastním vyhodnocením nabídek (viz výše):
a) Nejnižší nabídková cena jako základní hodnotící kritérium
V případě, že základním hodnotícím kritériem je nejnižší nabídková cena, bude pořadí nabídek (porovnání jejich výhodnosti) sestaveno podle výše nabídkové ceny tak, že na prvním místě (nejvýhodnější) bude nabídka s nejnižší nabídkovou cenou a na dalších místech nabídky s vyšší cenou, na posledním místě pak nabídka s nejvyšší nabídkovou cenou.
b) Ekonomická výhodnost nabídky jako základní hodnotící kritérium
V případě, že základním hodnotícím kritériem je ekonomická výhodnost nabídky, tzn. vedle ceny budou nabídky hodnoceny (porovnávány) i dle jiných necenových kritérií, bude výsledné pořadí nabídek stanoveno následujícím způsobem:
Pro hodnocení nabídek bude použita bodovací stupnice v rozsahu 1 až 100 bodů (100 = nejvýhodnější nabídka, popř. dílčí nabídková hodnota). Každé jednotlivé nabídce se podle stanovených dílčích kritérií přidělí v rámci daného dílčího kritéria bodová hodnota, která odráží úspěšnost předmětné nabídky v rámci dílčího kritéria.
Výsledné (tj. celkové) bodové skóre nabídky se počítá následujícím způsobem:
Výsledné bodové skóre nabídky = k1*v1 + … + kn*vn
kde „k“ je bodová hodnota (počet bodů) dosažené u příslušného dílčího kritéria, „v“ je váha příslušného kritéria a 1 … n je označení dílčích hodnotících kritérií
Vzorec pro výpočet bodové hodnoty u maximalizačního číselně vyjádřitelného kritéria (např. doba záruky) je následující:
Bodová hodnota = 100 * Hodnota nabídky / Hodnota nejvhodnější nabídky
Vzorec pro výpočet bodové hodnoty u minimalizačního číselně vyjádřitelného kritéria (např. doba dodání) je následující:
Bodová hodnota = 100 * Hodnota nejvhodnější nabídky / Hodnota nabídky
Výsledné pořadí nabídek bude stanoveno tak, že na prvním místě se umístí nabídka s nejvyšším dosaženým bodovým skóre, na posledním místě nabídka s nejnižším dosaženým bodovým skórem.
− Podpis smluv s vítězným Dodavatelem – v případě splnění všech předpokladů uvedených ve Všeobecných obchodních podmínkách projektu Tender aliance jsou jednotliví Zákazníci povinni do 30 kalendářních dnů podepsat smlouvu na dodávku soutěžené Komodity / Komodit, a to minimálně pro ty Komodity, které uvedl v rámci sběru požadavků.
▪ Dodavatel:
− Dodavatel vyjádří svůj zájem zúčastnit se výběrového řízení aliančního nákupu vyplněním a odesláním nabídky Zprostředkovateli, která je součástí Výzvy k účasti.
− Dodavatel se zavazuje souhlasem s těmito pravidly k tomu, že uzavře se Zákazníky smlouvu v případě, že mu bude oprávněnou osobou (zástupcem aliance – Zprostředkovatelem) určenou v pozvánce sděleno, že byla vybrána jeho nabídka a že byla jednotlivými Zákazníky akceptována (a kterými). Smlouvu mají Zákazník a Dodavatel povinnost uzavřít ve sjednané lhůtě na předmět Komodity dle Závazných podmínek Zprostředkovatele uvedených ve Výzvě k účasti.
IV. Elektronická aukce
V případě, že Zprostředkovatel ve Výzvě k podání nabídek stanovil, že k hodnocení bude využita el. aukce, tak do procesu výběru nejvhodnější nabídky bude zařazena aukce v elektronickém nástroji.
Proces hodnocení elektronickou aukcí se skládá ze dvou kol:
− Zadávací kolo: je časový úsek kdy Dodavatelé mohou v Elektronické aukční síni vkládat své výchozí nabídky, přičemž neznají nabídky ostatních Dodavatelů a neprobíhá tak soutěž mezi jednotlivými nabídkami Dodavatelů.
− Aukční kolo: je časový úsek, kdy se v aktuálním čase on-line srovnávají nabídky Dodavatelů ze Zadávacího kola a které může Dodavatel měnit výhodnějším směrem, než je nejlepší nabídka v daném čase a dochází zde k nepřetržitému vyhodnocování změn nabídek. V konkrétní e-aukci může proběhnout několik na sebe navazujících Aukčních kol. Okamžikem zahájení Aukčního kola se Dodavatelům zobrazí informace, podle kterých mohou přizpůsobovat své nabídky. O tom, jaké informace se Dodavatelům zobrazí a jak budou nabídky hodnoceny, jsou informováni ve Výzvě k účasti, případně v jiných dokumentech dotýkajících se e-aukce.
• Přesné detaily nastavení aukce (délka aukce, prodlužování, min. a max. krok licitace a další parametry) budou vždy stanoveny až v konkrétní Výzvě k účasti.
• K účasti v e-aukci se Dodavatel přihlašuje pomocí unikátních přístupových dat, které získá vyplněním a odesláním přihlášky k účasti, resp. nabídky. Dodavatel je povinen zachovat důvěrnost těchto údajů a neumožnit jejich zneužití.
• Dodavatel má povinnost zadat výchozí ceny pro všechny položky Aukce, stejně jako veškeré další požadované informace a nabídky nejpozději do konce zadávacího kola.
• V průběhu Aukčního kola má Dodavatel právo provádět úpravu své nabídky v souladu s nastavením aukce, jehož detaily budou uvedeny ve Výzvě k účasti.
• V průběhu Aukčního kola má Dodavatel právo znát nejvýhodnější nabídnutou cenu u všech jednotlivých položek Aukce i celkovou aktuálně nejvýhodnější nabídku.
• Po skončení aukce jsou všem účastníkům k dispozici protokoly: po ukončení e-aukce generuje e-aukční software automaticky protokoly obsahující a dokládající veškeré úkony uskutečněné v e-aukci od počátku přípravy po ukončení e-aukce.
• Dodavatel je vázán svojí nabídkou platnou v okamžiku ukončení aukce.
• Zprostředkovatel si vyhrazuje právo vyloučit Dodavatele z aliančního nákupu při elektronické aukci, shledá-li, že postup Dodavatele je v rozporu s dobrými mravy, či shledá-li, že Dodavatel nabízí zcela zjevně nereálné obchodní podmínky.
Technické požadavky k přístupu do e-aukce:
Pro účast v elektronické aukci je třeba osobní počítač s minimálně následujícím výkonem:
frekvence CPU 1 GHz, operační paměť 1024 MB, pevný disk 5 GB. Počítač uchazeče musí být připojen k síti Internet, a to s minimální rychlostí připojení 1 Mbps (DOWNLOAD) / 256 Kbps (UPLOAD). Pro účast v e-aukci je nutné mít v počítači nainstalovaný internetový prohlížeč Microsoft Internet Explorer verze 6.0 nebo vyšší, u kterého je zapotřebí mít povolen Java Script a mít nainstalovaný SW Java verze 6 a vyšší.
V. Platnost a účinnost pravidel
Tato pravidla jsou platná a účinná ode dne 1. 1. 2014. Tato pravidla jsou závazná vůči všem účastníkům a jiným osobám zde uvedeným.