ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
(INFORMACE POSKYTOVÁNÉ DLE ČL. 13 A 14 GDPR)
Společnosti Broker Pool a.s., a Broker Pool In- vest a.s. (dále jen „Společní správci“) nabízí (resp. zprostředkovávají) finanční a jiné produkty a služby, zejména v oblasti pojištění, spotřebitelského úvěru, doplňkového penzijního spoření, investičních služeb, drahých kovů a energií. Při této obchodní činnosti Společných správců jsou využívány Vaše osobní údaje a pro Společné správce je prioritou, aby Vaše osobní údaje byly řádně chráněny, a k jejich využití docházelo korektně a transparentně v souladu s platnými právní- mi předpisy, zejména Nařízením Evropského Parlamen- tu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)(dále jen „GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů (dále jen „ZOU“).
Společní správci patří do jedné skupiny (jsou
ovládané stejným vlastníkem) a mohou sdílet některé osobní údaje mezi sebou a to prostřednictvím jednotné informační databáze, ve které jsou osobní údaje ulo- ženy. Společní správci sdílí osobní údaje zejména pro účely nabízení svých služeb a produktů, zprostředková- ní finančních a jiných produktů a služeb, plnění svých právních povinností, jakož i za účelem lepší vnitřní správy (administrace) a zabezpečení osobních údajů.
Aby dostáli svým povinnostem při zpracování osobních údajů v roli správců osobních údajů, vyho- tovili Společní správci tyto zásady zpracování osobní údajů (dále jen „Zásady“), ve kterých se dozvíte, kdo, proč a jak shromažďuje, používá či jinak zpracová- vá Vaše osobní údaje, o jaké osobní údaje se jedná, a jak je můžete aktualizovat, spravovat, exportovat či vymazat.
Společní správci v rámci své obchodní činnos- ti často vystupují nejen jako správci, ale také jako zpracovatelé osobních údajů. V roli zpracovatelů používají osobní údaje na základě a v souladu s po- kyny příslušného správce (typicky finanční instituce poskytující příslušný produkt či službu). Tyto Zásady však zpracovatelskou roli Společných správců neřeší, jelikož rozsah, účel a důvody zpracování osobní údajů v takovém případě stanoví příslušný správce, který je povinen plnit příslušné informační povinnosti dle GDPR a ZOU.
1.
KDO OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁ?
a. Správcem, resp. společnými správci Vašich osobních údajů jsou následující společnosti:
Broker Pool a. s.
se sídlem Na strži 2102/61a, Krč, 140 00 Praha 4 IČ: 277 47 433
společnost zapsaná v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, sp. zn. B 25647 (dále jen „Broker Pool“)
Broker Pool Invest a. s.
se sídlem Na strži 2102/61a, Krč, 140 00 Praha 4 IČ: 052 99 993
společnost zapsaná v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, sp. zn. B 21775
(dále jen „BP Invest“)
Typicky Vaše osobní údaje spravuje a zpra- covává ten Společný správce, jehož jste kli- entem (který pro vás zprostředkoval produkt či službu), nebo jehož zástupce s Vámi jednal. Pokud jste klientem obou Společných správců, spravuje každý z nich primárně údaje, které se týkají jím zprostředkovaného či nabízeného produktu.
Svá práva spojená se zpracováním osobních údajů můžete vždy uplatnit vůči jakémukoliv Společnému správci.
x. Xxxxxx o společných správcích
Společní správci si společně stanovili účel a prostředky zpracování osobní údajů a vystu-
pují jako společní správci dle čl. 26 GDPR. Ohledně společného správcovství uzavřeli do- hodu o společných správcích, jejíž hlavní body lze shrnout následovně:
⏹ Společní správci jsou součástí jedné sku- piny (Rec. 48 GDPR)
⏹ Společní správci stanovili společně účel a prostředky zpracování osobních údajů (viz čl. 3 těchto Zásad)
⏹ Společní správci jmenovali společného pověřence pro ochranu osobních údajů (viz. čl. 2 těchto Zásad)
⏹ každý Společný správce nese plnou od- povědnost za plnění povinností dle GDPR i ZOU vůči svým klientům (tedy vůči oso- bám, kterým zprostředkoval nebo poskytl produkt či službu, nebo s nimž o zprostřed- kování či poskytnutí jednal), a je povinen plnit vůči nim povinnosti dle čl. 13 a 14 GDPR
⏹ Společní správci vytvořili společné kon- taktní místo, kde můžete uplatňovat práva spojená se zpracováním osobních údajů
2.
POVĚŘENEC PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Společní správci jmenovali společného pověřence pro ochranu osobních údajů, na kterého se můžete ob- racet s dotazy, podněty, či stížnostmi ohledně Vašich práv v oblasti osobních údajů, jakož i ve všech záleži- tostech (včetně výkonu a uplatnění všech práv) spoje- ných se zpracováním Vašich osobních údajů.
Pověřence pro ochranu osobních údajů můžete kontaktovat na xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx nebo na ad- rese sídla Společných správců.
3.
CO JE ÚČELEM ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A JAKÝ JE PRÁVNÍ DŮVOD PRO ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
Společní správci zpracovávají Vaše osobní údaje pro různé účely, přičemž vždy na základě konkrétní- ho právního důvodu (oprávnění) a pouze v nezbytně nutném rozsahu. Tytéž osobní údaje mohou být Spo- lečnými správci zpracovávány pro různé účely a účel zpracování se může měnit v čase.
a. Zprostředkování a poskytování finančních a jiných produktů či služeb
Společní správci zpracovávají Vaše osobní údaje primárně za účelem provozování své ob- chodní činnosti, tj. zejména pro zprostředková- ní finančních a jiných produktů či služeb, které poskytují partneři1 Společných správců nebo Společní správci přímo. Při svém podnikání vy- užívají Společní správci osobní údaje pro účely
⏹ zpracování nabídky vhodného finančního či jiného produktu či služby
⏹ uzavření a plnění smlouvy mezi Vámi a Společným správcem
⏹ uzavření a plnění smlouvy mezi Vámi a partnerem Společného správce
⏹ spravování uzavřeného produktu či služ- by, což mj. znamená, že Vás Společný správce může v souvislosti s produktem či službou občas kontaktovat
Při obchodní činnosti Společných správců jsou Vaše osobní údaje následně předávány vy- braným partnerům Společných správců, kteří poskytují příslušný finanční či jiný produkt či službu. Tito partneři Vás mohou kontaktovat za účelem nabídky a zpracování poptávaných produktů a služeb a mohou rovněž zpracová- vat Vaše osobní údaje jako správci.
1 Mezi partnery Společných správců patří zejména: a) banky,
Osobní údaje nejste Společným správcům povinni poskytnout. Sdělení osobních údajů je zcela dobrovolné. Pokud však neposkytne- te osobní údaje nutné pro zprostředkování či poskytnutí finančního či jiného produktu či služby, případně vyjádříte výslovný nesouhlas s jakýmikoliv zpracováním svých osobních údajů (např. s předáním partnerům Společ- ných správců), nebude možné finanční či jiný produkt či službu zprostředkovat a poskytnout. Společný správce je v takovém případě opráv- něn odmítnout navázání smluvního vztahu.
b. Plnění právních povinností Společných správců Společní správci mohou Vaše osobní údaje zpracovávat v rozsahu nezbytném a za účelem plnění právních povinností, které se na ně vzta- hují dle platných právních předpisů. Jedná se zejména o povinnosti v souvislosti s identifika- cí a kontrolou klienta dle předpisů proti praní špinavých peněz (zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu) a dále v souvislosti s účetními, evidenčními a archivačními povinnosti, které se na Společné správce vztahují.
c. Oprávněný zájem Společných správců
Vaše osobní údaje mohou Společní správci zpracovávat rovněž pokud je to nezbytné pro účely tzv. oprávněných zájmů Společných správců. Společní správci tak mají právo:
⏹ zpracovávat Vaše osobní údaje pro ochra- nu svých práv a právem chráněných zá- jmů, například pro účely (i) ochrany před podvody či jinou trestnou nebo protipráv- ní činností a jejího odhalování, (ii) vymá- hání práv Společných správců, či (iii) ve- dení soudních a jiných řízení
⏹ sdílet Vaše osobní údaje mezi sebou, je- likož se jedná o společnosti patřící do stejné skupiny, zejména pro účely nabí- zení svých produktů a služeb, pro plnění svých právních povinností a za účelem lepší vnitřní správy (administrace) a za- bezpečení osobních údajů
⏹ zasílat Vám nabídky Společných správ- ců (tzv. přímý marketing), proti čemuž můžete vznést jednoduchým způsobem námitku a další nabídky Vám již zasílány nebudou.
Pro úplnost je nutné dodat, že ke zpracování Vašich osobních údajů dle odst. a., b. a c. není vyžadován Váš výslovný (samostatně uděle- ný) souhlas. Výslovný (samostatně udělený) souhlas se zpracováním osobních údajů by Společní správci žádali pouze pro osobní úda- je poskytnuté nad rámec údajů potřebných pro zprostředkování či poskytnutí finančního či jiného produktu nebo služby či plnění jejich právních povinností, nebo pokud by Společní správci chtěli poskytnuté osobní údaje využít i k jinému účelu (viz. odst. d.). Takový souhlas nemusíte dát, a Vaše odmítnutí nijak neovliv- ní poskytnutí či zprostředkování finančního či jiného produktu nebo služby. Souhlas lze kdy- koliv odvolat.
d. Souhlas
Společní správci mohou Vaše osobní údaje zpracovávat na základě Vašeho výslovného souhlasu, jehož poskytnutí je zcela dobrovolné a nijak nepodmiňuje zprostředkování či po- skytnutí finančních a jiných produktů či služeb Společnými správci.
Účelem zpracování Vašich osobních údajů na základě vašeho souhlasu je tzv. nepřímý marketing, tedy zasílání obchodních sdělení a nabídek služeb, které buď souvisí s podniká- ním Společných správců, ale netýkají se Vámi poptávaného produktu či služby, nebo jde o
produkty či služby třetích osob, především partnerů Společných správců.
Pokud jste Společným správcům souhlas dali, jste oprávněni jej kdykoliv odvolat, a to ze- jména stejným způsobem, jako byl poskytnut nebo zasláním e-mailu s odvoláním souhlasu xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx nebo zasláním odvolání na adresu sídla Společného správce. Znění souhlasu naleznete ZDE.
4.
JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
K naplnění jednotlivých účelů uvedených v čl. 3 těchto Zásad zpracovávají Společní správci různé kate- gorie osobních údajů, zejména v závislosti na tom, jaký produkt či službu nabízí, poskytují, nebo zprostředko- vávají.
Konkrétní osobní údaje, které o Vás Společní správ- ci zpracovávají, pak jsou ty, které jim sdělíte během sjednávání příslušného produktu či služby, získané ze vzájemné komunikace či zjištěné při obchodní činnos- ti Společných správců, včetně provozování webových stránek xxxxxx.xxxxxxxxxx.xx.
Osobní údaje tak mohou Společní správci získat na osobní schůzce, při místním šetření, prostřednictvím formuláře, e-mailem, telefonicky, případně při využívá- ní webových stránek xxxxxx.xxxxxxxxxx.xx.
Může se jednat o následující kategorie osobních údajů:
a. identifikační osobní údaje – jméno, příjmení, titul, pohlaví, datum narození, rodné číslo, ad- resa trvalého bydliště, státní občanství, druh a číslo průkazu totožnosti (občanský průkaz, cestovní pas apod.), stát a popř. orgán, který průkaz vydal, dobu platnosti průkazu, podpis, u fyzické osoby podnikatele – obchodní firmu, XXX a DIČ),
b. kontaktní údaje – korespondenční adresa, ad- resa trvalého pobytu, telefonní číslo, email, datová schránka,
c. údaje o rodinném stavu a rodině (děti či závislé osoby)
d. doplňující údaje - jakékoliv další osobní údaje například údaje o vzdělání, bankovním spojení, údaje o zdravotní pojišťovně,
e. údaje o produktech a službách – jakékoli úda- je o sjednaných a využívaných produktech a službách, zejména záznamy komunikace, ob- sah smluvní a jiné dokumentace, číslo smlou- vy, výše úvěru, výše pojistného, výše investo- vané částky, údaje o určených osobách,
f. osobní údaje vypovídající o tom, zda došlo ke zprostředkování či poskytnutí, případně nedo- šlo ke zprostředkování či poskytnutí produktu či služby Společným správcem,
g. údaje nezbytné nebo potřebné ke sjednání či správě produktu či služby – jakékoliv údaje, které jsou v závislosti na povaze nabízeného či sjednaného produktu či služby nezbytné nebo potřebné ke sjednání či správě produktu či služby, s ohledem na zákonné a smluvní povin- nosti Společných správců, zejména:
i. údaje vypovídající o finanční situaci – jak např. údaje o bonitě, dluzích a jejich plnění, zajištění dluhů, schopnosti splácet a důvě- ryhodnosti, výši a zdroji příjmů,
ii. údaje pro ocenění rizika při vstupu do pojiš- tění,
iii. údaje pro vyhodnocení potřeb a posouzení vhodnosti pojištění či investice,
h. další osobní údaje získané Společným správ- cem v souvislosti s a před uzavřením smlouvy ohledně produktu či služby, plněním, případně neplněním této smlouvy,
i. citlivé údaje – údaje o zdravotním stavu, infor- mace o bonitě a důvěryhodnosti,
j. IP adresa, soubory cookies, případně jiné onli- ne identifikátory.
5.
KDO MÁ K OSOBNÍM ÚDAJŮM PŘÍSTUP?
Komu mohou být osobní údaje předávány?
a. Přístup k osobním údajům u Společných správců a jejich zpracovatelů
Společní správci poskytují přístup k osobním
údajů co nejmenšímu okruhu osob, které je po- třebují k plnění svých pracovních a smluvních úkolů. Vaše osobní údaje mohou zpracovávat zaměstnanci Společných správců a další oso- by, které pro Společné správce pracují. Tyto osoby jsou vázány mlčenlivostí a dodržují stan- dardy zabezpečení osobních údajů.
Společní správci mohou do zpracování zapojit i další zpracovatele, které si pečlivě vybírají, tak aby mj. poskytovali záruky pro ochranu osobních údajů. Vaše osobní údaje tak mohou být předány následujícím:
⏹ spolupracovníkům Společných správců v oblasti poskytování Vámi poptávaných produktů a služeb, jako jsou vázání zá- stupci Společných správců a jejich pra- covníci (seznam naleznete na stranách České národní banky (xxx.xxx.xx)),
⏹ externímu call centru, včetně všech jeho pracovníků,
⏹ poskytovatelům IT služeb (např. technické podpoře či zabezpečení)
⏹ právním nebo daňovým zástupcům,
⏹ auditorům, či
⏹ účetním poradcům.
Všechny výše uvedené osoby jsou vázány ml- čenlivostí a dodržují standardy zabezpečení osobních údajů.
b. Předání osobních údajů partnerovi Společné- ho správce
Společný správce může Xxxx osobní úda- je, včetně údajů citlivých, předat partnerovi Společného správce, s nímž plánujete uzavřít smlouvu, a jehož produkt či službu Vám Spo- lečný správce zprostředkovává nebo zamýšlí zprostředkovat. K předání dochází za účelem uzavření smlouvy mezi Vámi a partnerem Spo- lečného správce a za účelem jejího plnění.
Partneři Společných správců se zpravidla stanou správci Vašich osobních údajů a jsou povinni vůči Vám samostatně plnit povinnosti dle GDPR a ZOU.
c. Předání orgánům státní správy
Společný správce může Vaše osobní údaje předávat orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení, orgánům dohledu (České národní bance), exekutorům, soudním komisařům apod. v rozsahu a za úče- lem stanoveným právními předpisy.
d. Předání s Vaším souhlasem
S Vaším výslovným souhlasem nebo na Váš pří- kaz mohou být osobní údaje předány i dalším subjektům.
Úplný seznam kategorií příjemců Vašich osob- ních údajů Vám zašleme na vyžádání emailem. Vyžádat se jej můžete na emailu office@bro- xxxxxxx.xx.
6.
JAKÝM ZPŮSOBEM ZPRACOVÁVAJÍ SPOLEČNÍ
SPRÁVCI OSOBNÍ ÚDAJE?
Dochází k automatizovanému zpracování osob- ních údajů?
Vaše osobní údaje jsou zabezpečeně uchovány v elektronické nebo listinné podobě. Společní správci je zpracovávají osobní údaje manuálně či automatizova- ným způsobem, v listinné nebo elektronické podobě. Vaše osobní údaje nejsou Společnými správci použí- vány k automatizovanému rozhodování ani profilování.
7.
JAK DLOUHO JSOU OSOBNÍ ÚDAJE
ZPRACOVÁVÁNY?
Společní správci zpracovávají osobní údaje po dobu, po kterou mají pro takové zpracování důvod (dů- vody zpracování byly popsány v čl. 3 těchto Zásad).
Vaše osobní údaje, které jsou nezbytné pro pod- nikatelskou činnost Společných správců, budou zpra- covávány po celou dobu trvání smluvního vztahu. Po skončení smluvního vztahu budeme dále zpracovávány pouze ty Vaše osobní údaje, které jsou nezbytné pro ochranu práv a oprávněných zájmů Společných správ- ců (např. reklamací či uplatňování nároků Společných správců).
Osobní údaje, které Společní správci zpracovávají pro splnění svých právních povinností, budou zpraco-
vávat po dobu stanovenou příslušnými právními před- pisy.
Osobní údaje, které Společní správci zpracovávají z důvodu ochrany svého oprávněného zájmu, budou zpracovávat po dobu nezbytnou k této ochraně.
Osobní údaje, které Společní správci zpracovávají na základě Xxxxxx souhlasu, budou zpracovávány do doby, než bude Xxx souhlas odvolán, poté budou Vaše osobní údaje vymazány, pokud nebudou Společní správci prokazatelně disponovat jiným důvodem pro zpracování osobních údajů, tj. např. plnění archivační povinnosti. Maximální doba, na kterou byl Xxx souhlas poskytnut, je 10 let.
8.
JAKÁ MÁTE DALŠÍ PRÁVA V SOUVISLOSTI S OCHRANOU VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
Ve vztahu k Xxxxx osobním údajům máte vůči Spo- lečným správcům zejména následující práva:
⏹ právo požadovat informace o tom, zda osobní údaje, které se Vás dotýkají, jsou Společnými správci zpracovávány, či ni- koli,
⏹ právo získat přístup k Vašim osobním úda- jům,
⏹ právo požadovat přenesení Vašich osob- ních údajů (ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu),
⏹ právo na informace o zdrojích Vašich osobních údajů, popřípadě, zda byly Vaše osobní údaje získány z veřejně do- stupných zdrojů,
⏹ právo vznést námitku proti zpracování Va- šich osobních údajů,
⏹ právo podat stížnost dozorovému orgá- nu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů (se sídlem Pplk. Sochora 27, Praha 7, PSČ 170 00, www. xxxx.xx.),
⏹ právo, aby Vaše osobní údaje nebyly předmětem žádného rozhodnutí založené- ho výhradně na automatizovaném zpra- cování, či profilování, pokud pro to budou naplněny konkrétní podmínky;
⏹ právo požadovat kopii Vašich osobních údajů, které o Vás Společní správci zpra- covávají (Tuto kopii Vám Společní správ- ci poskytnou bezplatně. Pokud budete žádat o opětovnou kopii, může Vám být účtován přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů.)
⏹ právo požadovat opravu, či doplnění Va- šich (nesprávných či neúplných) osob- ních údajů,
⏹ právo požadovat výmaz Vašich osobních údajů, popřípadě požadovat omezení roz- sahu zpracování Vašich osobních údajů, pokud byly splněny zákonné podmínky, např. pokud osobní údaje již nejsou potře- ba k účelům, pro něž byly získány nebo se jinak zpracovávaly, nebo pokud jste od- volali svůj souhlas se zpracováním a pro zpracování není jiný důvod,
⏹ v případě, že jste udělili nebo udělíte souhlas se zpracováním Vašich osob- ních údajů, jste oprávněni takto udělený souhlas kdykoliv odvolat, a to zejména stejným způsobem, jakým byl daný sou- hlas poskytnut, nebo zasláním e-mailu s odvoláním souhlasu xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx nebo zasláním odvolání na adresu sídla Společného správce. Znění souhlasu na- leznete ZDE.
9.
JAK MŮŽETE ZÍSKAT DALŠÍ INFORMACE?
Veškeré informace ke zpracování osobních údajů může získat osobně, na informační lince Společných správců, na internetových stránkách Společných správců nebo prostřednictvím emailu office@broker- xxxx.xx.
Tyto Zásady zpracování osobních údajů jsou plat- né a účinné od 15. září 2020.