OZNÁMENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO KLIENTY a OBCHODNÍ PARTNERY
OZNÁMENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO KLIENTY a OBCHODNÍ PARTNERY
(A) ÚVODNÍ USTANOVENÍ
1. Oznámení o zpracování osobních údajů
1.1 Společnost KOTELNA 55 s. r. o., se sídlem Pernerova 652/55, 186 00 Praha 8, IČO: 036 48 851, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 234423 (dále jen „Společnost“ dále jen „my“) tímto vydává pro klienty a obchodní partnery Společnosti toto oznámení o zpracování osobních údajů (dále jen „Oznámení o zpracování osobních údajů“ či „Oznámení“).
1.2 Toto Oznámení o zpracování osobních údajů může být Společností měněno a doplňováno. Aktuální znění tohoto Oznámení o zpracování osobních údajů naleznete na adrese xxx.xxxxxxx00.xx.
1.3 Přestože Vás budeme o změnách a doplněních tohoto Oznámení vhodným způsobem informovat, doporučujeme, abyste s aktuálním zněním Oznámení pravidelně seznamovali.
2. Účel Oznámení o zpracování osobních údajů
2.1 Účelem tohoto Oznámení o zpracování osobních údajů je informovat Xxx, tedy zákazníky a obchodní partnery Společnosti (včetně Vašich zástupců) (dále jen „Vy“), o zpracování Vašich osobních údajů prováděném ze strany Společnosti a o Vašich právech souvisejících s tímto zpracováním.
2.2 Toto Oznámení o zpracování osobních údajů se vztahuje pouze na zpracování osobních údajů fyzických osob, neboť pouze fyzické osoby jsou považovány pro účely ochrany osobních údajů za subjekty osobních údajů.
2.3 V případě, že navštěvujete též webové stránky Společnosti xxx.xxxxxxx00.xx, seznamte se, prosím, též s oznámením Společnosti o zpracování osobních údajů o návštěvnících webových stránek Společnosti, které naleznete na adrese xxx.xxxxxxx00.xx.
3. Odborné pojmy
3.1 Nevyplývá-li z kontextu tohoto Oznámení jinak, mají odborné pojmy použité v tomto Oznámení dále uvedený význam:
„automatické rozhodování“ | znamená rozhodování, resp. rozhodnutí založené výhradně na automatizovaném zpracování osobních údajů, včetně profilování, které má pro subjekt údajů právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká; |
„citlivé osobní údaje“ | znamená osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, genetické údaje, biometrické údaje, údaje o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby, a údaje o trestné činnosti; |
„osobní údaj“ | znamená informace o Vaší osobě, které jsou blíže vymezeny v části D, článku 8.2 tohoto Oznámení; |
„profilování“ | znamená jakoukoliv formu automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k subjektu údajů, zejména k rozboru nebo odhadu aspektů týkajících se jeho pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmů, spolehlivosti, chování, místa, kde se nachází, nebo pohybu; |
„příjemce“ | znamená fyzickou nebo právnickou osobu, orgán veřejné moci, agenturu nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty; |
„správce“ či „správce osobních údajů“ | znamená osobu, která určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. V případě zpracování Xxxxxx osobních údajů v rozsahu uvedeném v tomto Oznámení je správcem Vašich osobních údajů Společnost; |
„subjekt údajů“ | znamená Vás, jakožto osobu, jíž se zpracovávané osobní údaje týkají; |
„třetí stát/země“ | znamená jiný stát než členský stát Evropské unie, Island, Norsko, Lichtenštejnsko a Švýcarsko; |
„zpracování“ či „zpracování osobních údajů“ | znamená jakoukoliv operaci nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení; a |
„zpracovatel“ či „zpracovatel osobních údajů“ | znamená fyzickou nebo právnickou osobu, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro Společnost. |
(B) SOULAD S PRÁVNÍMI PŘEDPISY A ZÁKLADNÍ ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ
4. Xxxxxx s právními předpisy
4.1 Ochrana Xxxxxx osobních údajů je naší prioritou a při zpracování Xxxxxx osobních údajů tak dodržujeme veškeré povinnosti a plníme veškeré požadavky stanovené příslušnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.
5. Základní zásady zpracování osobních údajů
5.1 Při zpracování osobních údajů se řídíme následujícími základními zásadami zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady zpracování“).
Zásada zákonnosti, korektnosti a transparentnosti
5.2 Vaše osobní údaje zpracováváme korektně a zákonným a transparentním způsobem.
Zásada účelového omezení
5.3 Shromažďujeme (a zpracováváme) Vaše osobní údaje pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a současně je dále nezpracováváme způsobem, který je s těmito účely neslučitelný.
Zásada minimalizace údajů
5.4 Zpracováváme Vaše osobní údaje pouze v rozsahu, který je pro účely zpracování Vašich osobních údajů přiměřený, relevantní a nezbytný.
Zásada přesnosti
5.5 Zpracováváme pouze přesné osobní údaje a v případě potřeby Vaše osobní údaje aktualizujeme.
Zásada omezení uložení
5.6 Zpracováváme (ukládáme) Vaše osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná s ohledem na účely zpracování Vašich osobních údajů, příp. po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.
Zásada integrity a důvěrnosti
5.7 Zpracováváme Vaše osobní údaje pouze způsobem zajišťujícím náležité zabezpečení Vašich osobních údajů před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.
Zásada odpovědnosti
5.8 Neseme odpovědnost za dodržování výše uvedených Zásad zpracování.
(C) SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
6. Společnost jako správce osobních údajů
6.1 Toto Oznámení se vztahuje pouze na to zpracování Xxxxxx osobních údajů, které je prováděno námi samotnými (samotnou Společností), jako správcem osobních údajů, nebo pro nás (pro Společnost), jako správce osobních údajů, jinou osobou (tzv. zpracovatelem osobních údajů).
6.2 Pouze ve vztahu k takovému zpracování Xxxxxx osobních údajů vystupujeme jako správce osobních údajů, tedy jako osoba, která určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.
7. Kontaktní údaje Společnosti
7.1 Budete-li mít jakékoliv dotazy týkající se problematiky zpracování Vašich osobních údajů a jejich ochrany, kontaktujte nás, prosím, prostřednictvím kteréhokoliv z následujících komunikačních kanálů:
• telefonicky na telefonním čísle x000000000000;
• e-mailovou poštou na e-mailové adrese xxxx@xxxxxxx00.xx;
(D) ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
8. Osobní údaje (kategorie osobních údajů)
8.1 Zpracováváme pouze takové Vaše osobní údaje, jejichž zpracování je nezbytné pro účely uvedené
v článku 9 tohoto Oznámení.
Zpracovávané osobní údaje
8.2 O Vaší osobě tak zpracováváme následující osobní údaje (kategorie osobních údajů):
Identifikační údaje
(a) údaje sloužící k identifikaci Vaší osoby, zejména akademický titul, jméno, příjmení, datum narození, identifikační číslo (IČO), daňové identifikační číslo (DIČ), adresa trvalého bydliště, příp. přechodného bydliště, adresa sídla či místo podnikání;
Elektronické identifikační údaje
(b) údaje sloužící k identifikaci Vaší osoby v elektronických komunikacích, zejména e-mailová adresa, identifikátor v sociálních sítích (např. Facebook) a komunikačních platformách (např. Skype);
Ověřovací (autentifikační) údaje
(c) údaje sloužící k bezpečnému ověření (verifikaci) identity Vaší osoby, zejména jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého příp. přechodného bydliště přihlašovací jména, hesla a další elektronické autentifikační prvky;
Kontaktní údaje
(d) údaje sloužící pro kontaktování a komunikaci s Vaší osobou, zejména telefonní číslo, mobilní telefonní číslo, faxové číslo, e-mailová adresa, identifikátor v sociálních sítích (např. Facebook) a komunikačních platformách (např. Skype), adresa trvalého bydliště, příp. přechodného bydliště, jiná kontaktní adresa;
Platební údaje
(e) údaje sloužící k provádění plateb, zejména číslo bankovní účtu;
Údaje o smluvní bonitě
(f) údaje o Vaší důvěryhodnosti a morálce z hlediska plnění či neplnění Vašich smluvních závazků;
Údaje o dodaných produktech a službách
(g) údaje o produktech a/nebo službách dodaných zákazníkovi ze strany Společnosti, o souvisejících požadavcích, stížnostech, reklamacích, servisních požadavcích a o související komunikaci;
Údaje o komunikaci
(h) údaje o Vaší komunikaci se zaměstnanci Společnosti a ostatními partnery Společnosti, orgány veřejné moci a jinými osobami ve vztahu ke Společnosti, ať již v podobě písemné či elektronické;
Audiovizuální údaje
(i) údaje zachycené formou audiovizuálních záznamů, zejména fotografie, video záznamy, audio (hlasové) záznamy;
Údaje o výsledcích šetření
(j) údaje týkající interních šetření a disciplinárních řízení v souvislosti s vyšetřováním protiprávního či neetického jednání Společnosti nebo Vašeho protiprávního či neetického jednání;
Údaje o účasti na akcích
(k) údaje týkající se Vaší účasti na akcích, které Společnost pořádá sama anebo pro třetí osoby.
Zdroje zpracovávaných osobních údajů
8.3 Vaše osobní údaje získáváme z několika zdrojů. Primárním zdrojem Vašich osobních údaje jste Vy osobně (např. když s Vámi uzavíráme smlouvu o dodávkách zboží a/nebo služeb a Vy nám pro tyto účely předáte Vaše identifikační údaje či platební údaje). Dalším zdrojem Vašich osobních údajů jsou veřejně dostupné zdroje jako je internet, včetně sociálních sítí. Vaše osobní údaje dále získáváme z veřejně dostupných veřejných seznamů, rejstříků a registrů (např. obchodní rejstřík či živnostenský rejstřík). Vaše osobní údaje konečně získáváme též od třetích osob, např. od dodavatelů Společnosti poskytujících Společnosti služby právního poradenství či služby v oblasti účetní a daňové agendy.
9. Účely zpracování osobních údajů
Účely zpracování Xxxxxx osobních údajů
9.1 Vaše osobní údaje zpracováváme pouze pro účely zpracování osobních údajů uvedené v tomto článku
9.
Efektivní řízení a správa Společnosti
9.2 V tomto případě se jedná o zpracování osobních údajů pro účely zajištění efektivního řízení a správy Společnosti, tedy zejména pro účely organizace a řízení Společnosti, stanovení a realizace cílů Společnosti, zajištění administrativních procesů v rámci Společnosti a plnění povinností v oblasti compliance (tedy v oblasti zajištění právního souladu činností a procesů Společností s požadavky právních předpisů).
Marketing, propagace a reklama
9.3 Jedná se o zpracování osobních údajů pro účely propagace poskytování služeb marketingové komunikace (reklama, marketing, mediální zastoupení, PR apod.), organizování sportovních akcí a činnosti, provozování tělovýchovných a sportovních zařízení, poradenské a konzultační činnosti, zprostředkování obchodu a služeb, velkoobchodu a maloobchodu a pronájmu a půjčování věcí movitých.
Smluvní agenda
9.4 Jedná se o zpracování osobních údajů pro účely smluvních vztahů mezi Společností a partnery Společnosti (např. zákazníky a dodavateli), tedy pro účely uzavírání takových smluvních vztahů, jejich změn a ukončování (včetně předsmluvního vyjednávání), plnění práv a povinností z těchto smluvních vztahů, vedení evidence smluvních vztahů, a pro účely související komunikace.
Vývoj produktů a služeb
9.5 V tomto případě se jedná o zpracování osobních údajů pro účely vývoje a vylepšení produktů a služeb Společnosti, tedy pro účely propagace poskytování služeb marketingové komunikace (reklama, marketing, mediální zastoupení, PR apod.), organizování sportovních akcí a činnosti, provozování tělovýchovných a sportovních zařízení, poradenské a konzultační činnosti, zprostředkování obchodu a služeb, velkoobchodu a maloobchodu a pronájmu a půjčování věcí movitých.
Reklamační agenda
9.6 Zde se jedná o zpracování osobních údajů pro účely vyřizování reklamací produktů a služeb Společnosti a/nebo produktů a služeb dodaných Společnosti třetími osobami, související komunikace a pro účely vedení evidence reklamací.
Xxxxxx veřejných zakázek a soutěží
9.7 V rámci této agendy se jedná o zpracování osobních údajů pro účely účasti Společnosti ve veřejných zakázkách a veřejných soutěžích, tedy zejména přípravy a podávání nabídek v rámci veřejných zakázek a veřejných soutěží (kdy je v některých případech např. vyžadováno, abychom uvedli informace o vlastnické struktuře Společnosti, a tedy i o identitě společníků Společnosti), přípravy a využití referencí, a související komunikace s vyhlašovateli veřejných zakázek a veřejných soutěží.
Komunikace a vztahy se zákazníky Společnosti
9.8 Zde se jedná o zpracování osobních údajů pro účely komunikace se zákazníky Společnosti v souvislosti se vztahy mezi Společností a těmito zákazníky týkajícími se zejména dodávek produktů a služeb, včetně komunikace v souvislosti s vyjednáváním těchto vztahů, jejich změn a ukončování a komunikace v souvislosti s plněním těchto vztahů.
Daňová agenda
9.9 V tomto případě se jedná o zpracování osobních údajů pro účely daňové agendy, tedy pro účely přípravy, zpracování a podávání daňových přiznání, daňových hlášení a jiných daňových výkazů, komunikace s příslušnými orgány veřejné moci a plnění dalších povinností stanovených daňovými předpisy.
Účetní agenda
9.10 Zde se jedná zpracování osobních údajů pro účely vedení účetnictví a provádění účetních auditů, plnění registračních a evidenčních povinností, plnění povinností v souvislosti s výkaznictvím, komunikace s příslušnými orgány veřejné moci a plnění dalších povinností stanovených účetními předpisy.
Škodní agenda
9.11 V případě škodní agendy se jedná o zpracování osobních údajů pro účely a v souvislosti s prevencí škodních událostí, evidencí škodních událostí a řešením škodních událostí.
Pojistná agenda
9.12 Tímto se rozumí zpracování osobních údajů pro účely zajištění pojistné ochrany proti pojistným rizikům
v rámci provozu Společnosti, včetně pojištění odpovědnosti za provoz dopravních prostředků apod.
Interní šetření a disciplinární řízení
9.13 V tomto případě jsou zpracovávány osobní údaje pro účely provádění interních šetření a disciplinárních řízení v souvislosti s vyšetřováním protiprávního či neetického jednání Společnosti či naopak Vašeho protiprávního či neetického jednání.
Archivnictví
9.14 Zde se jedná o zpracování osobních údajů pro účely plnění archivačních povinností stanovených příslušnými právními předpisy, zejména zákonem o archivnictví a spisové službě, daňovými předpisy či účetními předpisy.
IT a síťová bezpečnost
9.15 Zde se jedná o zpracování osobních údajů pro účely zajištění IT a síťové bezpečnosti, tedy zajištění důvěrnosti údajů a komunikace a funkčnosti hardware, software a elektronických sítí, užívaných Společností.
Ochrana právních zájmů
9.16 V rámci této agendy se jedná o zpracování osobních údajů v souvislosti ochranou právních nároků a právem chráněných zájmů Společnosti, ať již jde o případy, kdy Společnost uplatňuje nároky vůči třetím osobám, nebo případy, kdy se Společnost naopak brání proti nárokům uplatněným třetími osobami, a to mimosoudní, soudní či exekuční cestou.
Zamezování trestné činnosti
9.17 V případě této agendy jde o zpracování osobních údajů pro účely prevence a zamezování podvodům, zneužití pravomocí, praní špinavých peněz či jiné trestné činnosti.
Interní archivace
9.18 V tomto případě se jedná o zpracování osobních údajů pro účely interní archivace dokumentů a dat (včetně elektronických dat) v rámci Společnosti.
Zpracování osobních údajů pro jiné účely
9.19 Vaše osobní údaje dále nezpracováváme způsobem, který je s výše uvedenými účely neslučitelný.
10. Právní důvody zpracování osobních údajů
10.1 Vaše osobní údaje zpracováváme na základě následujících právních důvodů: (i) z důvodu plnění smlouvy mezi Společností a Vaší osobou, (ii) z důvodu plnění právní povinnosti stanovené Společnosti příslušnými právními předpisy, (iii) z důvodu oprávněných zájmů a (iv) na základě Vašeho souhlasu se zpracováním Vašich osobních údajů.
10.2 Ve výjimečných situacích můžeme zpracovávat osobní údaje též z důvodu ochrany Vašich životně důležitých zájmů nebo životně důležitých zájmů jiné fyzické osoby.
Zpracování osobních údajů z důvodu plnění smlouvy mezi Společností a Vaší osobou
10.3 Uzavření a plnění smlouvy mezi Vámi a Společnosti nezbytně vyžaduje zpracování Vašich osobních údajů, zejména identifikační údaje, kontaktní údaje, platební údaje a údaje o komunikaci.
10.4 Takové zpracování Xxxxxx osobních údajů je tak založeno na dotčené smlouvě mezi Společností a Vaší osobou, neboť bez zpracování těchto Vašich osobních údajů by vůbec nebylo možno zmíněnou smlouvu uzavřít a/nebo ji následně plnit.
Zpracování osobních údajů z důvodu plnění právní povinnosti
10.5 Vaše osobní údaje zpracováváme též proto, že to po nás vyžadují příslušné právní předpisy, například
v případě daňové a účetní agendy, vybrané pojistné agendy či archivnictví.
10.6 Bez zpracování těchto Vašich osobních údajů bychom totiž nemohli plnit právní povinnosti, které nám stanoví příslušné právní předpisy.
Zpracování osobních údajů na základě oprávněných zájmů
10.7 Vaše osobní údaje dále zpracováváme též na základě tzv. oprávněných zájmů Společnosti (případně, je-li tak v tomto Oznámení výslovně uvedeno, oprávněných zájmů třetí osoby či společnosti jako celku), to však vždy pouze za podmínky, že před těmito oprávněnými zájmy nemají přednost Vaše zájmy nebo základní práva a svobody vyžadující ochranu osobních údajů.
10.8 Oprávněnými zájmy Společnosti jsou: (i) efektivní řízení a správa Společnosti, (ii) marketing, propagace a reklama, (iii) smluvní agenda, (iv) vývoj produktů a služeb, (v) agenda veřejných zakázek a soutěží,
(vi) komunikace a vztahy s partnery Společnosti, (viii) škodní agenda a pojistná agenda, (ix) interní šetření a disciplinární řízení, (xi) IT a síťová bezpečnost, (xii) ochrana právních zájmů, (xiii) zamezování trestné činnosti, (xiv) interní archivace a zálohování.
Efektivní řízení a správa Společnosti
(a) Tímto oprávněným zájmem Společnosti je zájem na tom, aby Společnost byla dobře organizována a řízena, aby řádně probíhaly její administrativní procesy a aby vyhověla compliance (tedy zajištění právního souladu činností a procesů Společností s požadavky právních předpisů). Zpracováváme zejména Vaše identifikační, ověřovací a kontaktní údaje, údaje o naší vzájemné komunikaci, Vaše platební údaje. Bez zpracovávání těchto osobních údajů bychom Vám nemohli poskytovat naše služby.
Marketing, propagace a reklama
(b) Tímto oprávněným zájmem Společnosti je její propagace a propagace služeb marketingových komunikací, které poskytuje. Takto můžeme zpracovávat zejména Vaše kontaktní údaje, fotografie z akcí, které pořádá Společnost sama nebo pro třetí osoby, a údaje o Vaší účasti na těchto akcích.
Smluvní agenda
(c) Tímto oprávněným zájmem se rozumí zájem Společnosti na uzavírání smluvních vztahů Společnosti s třetími osobami a na jejich řádném a efektivním plnění, což v určitých případech vyžaduje též zpracování osobních údajů fyzických osob, které samy nejsou stranou dotčených smluvních vztahů. Jedná se především o smluvní vztahy mezi Společností a jinými právnickými osobami, kdy uzavření a plnění těchto smluvních vztahů vyžaduje zpracování osobních údajů o zástupcích či zaměstnancích těchto právnických osob (např. zákonných zástupců nebo zmocněnců těchto právnických osob či jejich zaměstnanců, s nimiž je vedena komunikace v souvislosti se smluvními vztahy). Takto zpracováváme zejména Vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje o naší vzájemné komunikaci, Vaše platební údaje.
Vývoj produktů a služeb
(d) Tímto oprávněným zájmem Společnosti je zájem na vylepšování stávajících a vývoji nových služeb a produktů marketingové komunikace. Takto zpracováváme zejména údaje o Vaší účasti na akcích a údaje o naší vzájemné komunikaci.
Xxxxxx veřejných zakázek a soutěží
(e) Tímto oprávněným zájmem Společnosti je zájem na provádění dodávek produktů a služeb Společnosti v rámci veřejných zakázek a veřejných soutěží, tedy zájem řádné přípravě a podávání nabídek v rámci veřejných zakázek a veřejných soutěží, včetně efektivního využívání referencí, a efektivního vedení komunikace s vyhlašovateli veřejných zakázek a veřejných soutěží. Takto zpracováváme zejména Vaše identifikační údaje.
Komunikace a vztahy s partnery Společnosti
(f) Tímto oprávněným zájmem Společnosti je zájem Společnosti na navazování, udržování, rozvoji, změnách a ukončování vztahů s dodavateli, klienty a dalšími partnery Společnosti. Takto zpracováváme zejména Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o naší komunikaci.
Škodní agenda a pojistná agenda
(g) Tímto oprávněným zájmem Společnosti je zájem na vypořádání eventuálně vzniklých škod a na tom, aby Společnost i její klienti a obchodní partneři byli proti újmám pojištěni. Takto zpracováváme zejména Vaše identifikační a kontaktní a údaje o Vaší účasti na akcích.
Interní šetření a disciplinární řízení
(h) Tímto oprávněným zájmem Společnosti je zájem, aby Společnost řádně poskytovala služby a výrobky a případné nedostatky v nich byly zjištěny, napraveny a aby se předcházelo jejich opakování. Takto zpracováváme zejména Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o naší vzájemné komunikaci.
IT a síťová bezpečnost
(i) Tímto oprávněným zájmem Společnosti je zajištění důvěrnosti údajů a komunikace a na funkčnosti hardware, software a elektronických sítí, užívaných Společností. Takto zpracováváme zejména Vaše identifikační údaje (včetně elektronických) a kontaktní údaje.
Ochrana právních zájmů
(j) Tímto oprávněným zájmem se rozumí zájem Společnosti na ochraně práv a zájmů Společnosti, tedy na efektivním vymáhání nároků Společnosti vůči třetím osobám a na zajištění efektivní obrany Společnosti proti nárokům uplatněným třetími osobami, ať již mimosoudní, soudní či exekuční cestou. Takto zpracováváme zejména Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o naší komunikaci.
Zamezování trestné činnosti
(k) Tímto oprávněným zájmem se rozumí zájem Společnosti na předcházení (prevenci) a zamezení nezákonného a neetického chování třetích osob, se kterými Společnost spolupracuje, neboť spolupráce Společnosti s třetími osobami, které se dopouštějí nezákonného a neetického chování, vystavuje Společnost značnému riziku, a to minimálně reputačnímu. Takto zpracováváme zejména Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o naší komunikaci.
Interní archivace a zálohování
(l) Tímto oprávněným zájmem se rozumí zájem Společnosti na efektivní správě dat Společnosti (archivace) a zájem Společnosti na ochraně dat Společnosti proti jejich poškození či fyzické ztrátě a rychlé obnově dat (zálohování). Takto zpracováváme zejména Vaše identifikační údaje (včetně elektronických), kontaktní údaje a platební údaje.
Zpracování osobních údajů na základě Xxxxxx souhlasu
10.9 Vaše osobní údaje zpracováváme též na základě Xxxxxx souhlasu s jejich zpracováním, a to v případě, že nám Xxx souhlas se zpracováním osobních údajů poskytnete. V takovém případě pak zpracováváme dotčené osobní údaje pouze pro účely zpracování osobních údajů, pro které nám Xxx souhlas poskytnete.
10.10 Poskytnutí Xxxxxx souhlasu se zpracováním osobních údajů je zcela dobrovolné a máte tak právo Váš souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů kdykoliv odvolat.
11. Příjemci (kategorie příjemců) osobních údajů
11.1 V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů dochází (či může docházet) k poskytnutí (předání) Xxxxxx osobních údajů třetím osobám, které jsou označovány jako příjemci osobních údajů.
11.2 Tyto příjemce osobních údajů lze dělit na:
Příjemci, kteří jsou zpracovateli osobních údajů
(a) Xxxx zpracovatelé osobních údajů jsou skupinou příjemců osobních údajů, kteří se podílejí na zpracování Xxxxxx osobních údajů a kteří zpracovávají Vaše osobní údaje pro Společnost (jménem Společnosti). Xxxx příjemci tak nezpracovávají Vaše osobní údaje pro své vlastní účely.
Mezi zpracovatele patří například dodavatelé Společnosti, kteří poskytují Společnosti poradenské služby (například právní poradci či poradci v oblasti účetní a daňové agendy), dále dodavatelé poskytující Společnosti služby v oblasti ochrany majetku a osob (zejména bezpečnostní agentury) či dodavatelé Společnosti poskytující Společnosti služby v oblasti v oblasti IT (např. služby připojení k internetu či služby pronájmu serverů a datových uložišť).
Se zpracovateli je vždy uzavírána písemná smlouva o zpracování osobních údajů, jejímž předmětem je úprava podmínek zapojení zpracovatele do zpracování Vašich osobních údajů, úprava souvisejících povinností zpracovatelů, to vše za účelem zajištění náležité ochrany Vašich osobních údajů.
Vybíráme samozřejmě pouze ty zpracovatele, kteří poskytují dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření potřebných pro účely zajištění ochrany Vašich osobních údajů.
Příjemci, kteří jsou (samostatnými) správci osobních údajů
(b) Xxxx příjemci mají postavení (samostatných) správců (nejsou tedy zpracovateli osobních údajů) a zpracovávají tak poskytnuté (předané) osobní údaje pro své vlastní účely.
Patří mezi ně především orgány veřejné moci (zejména pak orgány činné v trestním řízení, orgány finanční správy, soudy apod.), a dále například též dodavatelé Společnosti zajišťující určité služby (např. ubytování).
11.3 Přehled příjemců (kategorií příjemců), kterým jsou Vaše osobní údaje Společností poskytovány (předávány) lze nalézt v příloze č. 1 tohoto Oznámení.
12. Předávání osobních údajů do třetích zemí
12.1 Vaše osobní údaje nepředáváme do třetích zemí.
13. Doba uložení (zpracování) osobních údajů
13.1 Vaše osobní údaje zpracováváme (ukládáme) pouze po dobu, která je nezbytná s ohledem na účely zpracování Vašich osobních údajů, příp. po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.
13.2 Bližší informace o době uložení zpracovávaných osobních údajů lze nalézt v příloze č. 2 tohoto
Oznámení.
14. Automatizované rozhodování, včetně profilování
Při zpracování Vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.
(E) VAŠE PRÁVA
15. Obecné informace
15.1 Tato část Oznámení obsahuje informace o Vašich právech souvisejících se zpracováním osobních údajů prováděným Společností nebo pro Společnost.
16. Xxxxx odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů
16.1 V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Xxxxxx souhlasu, máte právo svůj souhlas se zpracováním Xxxxxx osobních údajů kdykoli odvolat, a to kterýmkoliv způsobem uvedeným v článku 27 níže.
16.2 Váš souhlas můžete odvolat v celém rozsahu nebo jen částečně ve vztahu k jen některým Vašim osobním údajům nebo jen některým účelům zpracování.
16.3 Odvoláním Xxxxxx souhlasu však není dotčena zákonnost předchozího zpracování vašich osobních údajů.
17. Právo na přístup k osobním údajům
17.1 Máte právo získat od Společnosti potvrzení o tom, zda Vaše osobní údaje zpracováváme či nikoliv.
17.2 V případě, že Vaše osobní údaje skutečně zpracováváme, máte právo získat přístup k Vašim osobním údajům a právo na poskytnutí následujících informací: (a) účelech zpracování, (b) kategoriích dotčených osobních údajů, (c) příjemcích (či kategoriích příjemců), kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny (zejména pak o příjemcích ve třetích zemích), (d) plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy (zpracovávány), nebo není-li možné tuto určit, tak o kritériích použitých ke stanovení této doby, (e) existenci práva požadovat od Společnosti opravu nebo výmaz Vašich osobních údajů nebo omezení jejich zpracování a o právu vznést námitku proti tomuto zpracování, (f) právu podat stížnost u dozorového úřadu, (g) zdroji osobních údajů, pokud nebyly získány od Vaší osoby, a o (h) skutečnosti, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, a o souvisejících použitých postupech, jakož i o významu a předpokládaných důsledcích takového zpracování pro Vaši osobu. V případě předávání Vašich osobních údajů do třetích zemí mátě dále právo být informován o případných vhodných zárukách, které se vztahují na takové předávání.
17.3 Přístup ke zpracovávaným osobním údajům Vám poskytneme tím způsobem, že Vám poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů. Poskytnutí první kopie je bezplatné. Za poskytnutí dalších kopií na Vaši žádost můžeme účtovat přiměřený poplatek (s přihlédnutím k vynaloženým administrativním nákladům).
17.4 Výše uvedená potvrzení, informace a kopie Vám budou Společností poskytnuty písemně či v elektronické formě. Jestliže však podáte žádost v elektronické formě, budou Vám potvrzení, informace a kopie poskytnuty v elektronické formě, ledaže požádáte o jiný způsob.
18. Xxxxx na opravu a doplnění osobních údajů
18.1 Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje týkající se Vaší
osoby.
18.2 S přihlédnutím k účelům zpracování máte též právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
19. Právo na výmaz („právo být zapomenut“)
19.1 Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu vymazali Vaše osobní údaje, a to v případě, že:
(a) Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly Společností shromážděny nebo jinak zpracovány;
(b) odvoláte Xxx souhlas se zpracováním, pokud Xxxx osobní zpracováváme na základě Xxxxxx souhlasu, a současně pokud neexistuje žádný jiný právní důvod zpracování vašich osobních údajů;
(c) vznesete námitky proti zpracování Xxxxxx osobních údajů (k tomu viz blíže článek 22 níže) a současně nebudou existovat žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování;
(d) vznesete námitky proti zpracování pro účely přímého marketingu;
(e) osobní údaje byly z naší strany zpracovány protiprávně; nebo
(f) Vaše osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené příslušnými právními předpisy, jimž jsme vázáni; nebo
(g) osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti dítěti.
19.2 V případě uplatnění práva na výmaz a splnění podmínek pro tento výmaz Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, ledaže bychom Vaše osobní údaje potřebovali pro plnění právní povinnosti, pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků či pro účely archivace.
19.3 Pokud byly Vaše osobní údaje zveřejněny, přijmeme s ohledem na dostupnou technologii a náklady na provedení přiměřené kroky, včetně technických opatření, abychom informovali další správce, kteří osobní údaje zpracovávají, že jste požádali, aby vaše osobní údaje byly vymazány.
20. Právo na omezení zpracování
20.1 Máte právo na to, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů, a to v následujících případech:
(a) budete popírat přesnost Vašich osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit;
(b) zpracování Xxxxxx osobních údajů je protiprávní a budete odmítat výmaz osobních údajů a místo toho žádat o omezení jejich použití;
(c) Vaše osobní údaje již nebudeme potřebovat pro účely zpracování, ale Vy je budete, požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; nebo
(d) vznesete námitku proti zpracování (k tomu viz blíže článek 22 níže), a to na dobu, dokud
nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.
20.2 V případě, že bude zpracování Vašich osobních údajů k Vaší žádosti omezeno, mohou být Vaše osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, Společností zpracovávány pouze s Vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu.
20.3 V případě, že bude zpracování Xxxxxx osobních údajů k Vaší žádosti omezeno, budeme Vás informovat o případném zrušení omezení zpracování.
21. Právo na přenositelnost údajů
21.1 Máte právo získat vaše osobní údaje, jež jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, to však pouze v následujících případech:
(a) zpracování Vašich osobních údajů je založeno na Vašem souhlasu nebo na plnění smlouvy mezi Společností a Vaší osobou; a (současně)
(b) zpracování je Společností prováděno automatizovaně.
21.2 V případě splnění výše uvedených podmínek pak máte právo na to, abychom Vaše osobní údaje předali přímo druhému, Vámi určenému, správci (ledaže by to nebylo technicky proveditelné).
22. Právo vznést námitku
22.1 Z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování Xxxxxx osobních údajů založenému na Vašem souhlasu nebo na oprávněném zájmu.
22.2 V případě uplatnění této námitky nebudeme Vaše osobní údaje dále zpracovávat, ledaže (a) bychom prokázali závažné oprávněné důvody pro takové zpracování, které by převažovali nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo (b) by to bylo nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
22.3 Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů (včetně profilování) pro účely přímého marketingu – v případě uplatnění této námitky nebudeme Vaše osobní údaje nadále zpracovávat.
23. Xxxxx nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování
23.1 Má právo nebýt předmětem žádného automatizovaného rozhodování, tedy rozhodování založeného výhradně na automatizovaném zpracování Vašich osobních údajů, včetně profilování, které má pro Vaši osobu právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká, ledaže je toto zpracování:
(a) nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy mezi Vámi a Společností;
(b) povoleno právem Evropské unie nebo České republiky; nebo
(c) založeno na Vašem výslovném souhlasu.
24. Právo na náhradu újmy
24.1 Máte vůči Společnosti právo na náhradu veškeré (hmotné či nehmotné) újmy, která Vám vznikne porušením povinností Společnosti v oblasti zpracování a ochrany osobních údajů, a Společnost je tak povinna Vám utrpěnou újmu nahradit. Společnost je odpovědna též újmu způsobenou Vám ze strany zpracovatele Společnosti.
25. Právo podat stížnost u dozorového orgánu
25.1 V případě pochybnosti o zákonném zpracování Vašich osobních údajů či nevyhoví-li Společnost vaší žádosti týkající se Vašich osobních údajů máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů jako dozorový úřad v oblasti ochrany osobních údajů.
25.2 Se svým podnětem se můžete obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů i bez předchozí žádosti adresované Společnosti.
25.3 Nevyhoví-li Úřad na ochranu osobních údajů Vaší stížnosti, případně se jí vůbec nebude zabývat nebo nebude-li Vás informovat do tří měsíců o pokroku v řešení Vaší stížnosti, máte proti takovému postupu Úřadu na ochranu osobních údajů právo na soudní ochranu.
26. Právo na soudní ochranu
26.1 V případě pochybnosti o zákonném zpracování Vašich osobních údajů či v případě zjištění porušení Vašich práv v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů máte právo na účinnou soudní ochranu.
(F) ZPŮSOB UPLATŇOVÁNÍ PRÁV SUBJEKTŮ ÚDAJŮ A VYŘIZOVÁNÍ ŽÁDOSTÍ SUBJEKTŮ ÚDAJŮ
27. Způsob uplatňování práv subjektů údajů
27.1 Vaše žádosti ve věci jakýchkoliv Vašich práv v souvislosti se zpracováním osobních údajů ze strany Společností (dále jen „Žádost(i)“) můžete uplatnit u Společnosti prostřednictvím následujících komunikačních kanálů:
• telefonicky na telefonním čísle x000000000000;
• e-mailovou poštou na e-mailové adrese gdpr@kotelna55.
28. Vyřizování žádostí subjektů údajů
Bezúplatnost vyřizování Žádosti
28.1 Není-li v tomto Oznámení o zásadách zpracování osobních údajů výslovně uvedeno jinak, je vyřizování Vašich Žádostí a přijímání jakýchkoliv následných opatření prováděno bezúplatně.
Náležitosti Žádosti
28.2 Z Vaší Žádosti musí být zřejmé, že tuto Žádost činíte Vy, a o co Společnost žádáte. Společnost od Vás může požadovat bližší konkretizaci Žádosti či jejích důvodů.
Přijetí Žádosti subjektu údajů
28.3 Bude-li Vaše Žádost podána prostřednictvím e-mailové pošty či webového formuláře, bude Vám její přijetí bez zbytečného odkladu potvrzeno Společností (příp. pověřencem pro ochranu osobních údajů), a to v závislosti na způsobu podání Žádosti e-mailovou poštou či jiným vhodným způsobem.
Ověření Vaší totožnosti
28.4 Nebude-li možné ověřit Vaši totožnost nebo budou-li existovat důvodné pochybnosti o Vaší, můžeme Vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k ověření Vaší totožnosti.
28.5 V případě, že odmítnete dodatečné informace nezbytné k ověření Vaší totožnosti poskytnout, bude Vaše Žádost odmítnuta.
Zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené Žádosti
28.6 Zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené Žádosti (zejména opakující se Žádosti) mohou být zpoplatněny přiměřeným poplatkem (s ohledem na administrativní náklady) či odmítnuty.
Vyřízení Žádosti subjektu údajů
28.7 Žádosti jsou vyřizovány bezodkladně a v každém případě do jednoho (1) měsíce ode dne přijetí Žádosti.
28.8 Ve výjimečných případech (zejména s ohledem na složitost či počet všech vyřizovaných Žádostí) může být tato lhůta prodloužena, a to maximálně o další dva (2) měsíce. O takovém výjimečném prodloužení lhůty k vyřízení Žádosti Vás budeme informovat, a to nejpozději ve lhůtě jednoho (1) měsíce ode dne přijetí Vaší Žádosti, a to společně s důvody pro takový odklad.
Právo podat stížnost u dozorového orgánu a právo na soudní ochranu
28.9 Jak již uvedeno dříve, pokud Společnost nepřijme opatření, o které jste Společnost požádali, bude Vás Společnost bezodkladně a nejpozději do jednoho (1) měsíce ode dne přijetí Žádosti informovat o důvodech nepřijetí požadovaného opatření a o možnosti podat stížnost u dozorového úřadu a žádat o soudní ochranu (k tomu viz též článek 25 tohoto Oznámení výše).
PŘÍLOHA Č. 1
PŘEHLED PŘÍJEMCŮ (KATEGORIÍ PŘÍJEMCŮ)
ÚČEL ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ | PŘÍJEMCI (KATEGORIE PŘÍJEMCŮ) |
Efektivní řízení a správa Společnosti | Daňoví poradci, účetní, právní poradci, poskytovatelé IT služeb a datových úložišť (cloudů), dodavatelé a jiní obchodní partneři Společnosti, orgány veřejné moci; |
Propagace společnosti | dodavatelé a jiní obchodní partneři Společnosti, poskytovatelé IT služeb a datových úložišť (cloudů); |
Smluvní agenda | daňoví poradci, účetní, právní poradci, poskytovatelé IT služeb a datových úložišť (cloudů); |
Vývoj produktů a služeb | daňoví poradci, účetní, právní poradci, poskytovatelé IT služeb a datových úložišť (cloudů), dodavatelé a jiní obchodní partneři Společnosti; |
Reklamační agenda | daňoví poradci, účetní, právní poradci, poskytovatelé IT služeb a datových úložišť (cloudů), dodavatelé a jiní obchodní partneři Společnosti; |
Agenda veřejných zakázek a soutěží | daňoví poradci, účetní, právní poradci, poskytovatelé IT služeb a datových úložišť (cloudů), dodavatelé a jiní obchodní partneři Společnosti, orgány státní správy; |
Komunikace a vztahy s partnery Společnosti | daňoví poradci, účetní, právní poradci, poskytovatelé IT služeb a datových úložišť (cloudů), dodavatelé a jiní obchodní partneři Společnosti; |
Daňová agenda | daňoví poradci, účetní, právní poradci, orgány veřejné moci; |
Účetní agenda | daňoví poradci, účetní, právní poradci, orgány veřejné moci; |
Škodní agenda | daňoví poradci, účetní, právní poradci, orgány veřejné moci. |
Pojistná agenda | daňoví poradci, účetní, právní poradci, pojišťovací společnosti a makléři, orgány veřejné moci; |
Interní šetření a disciplinární řízení | daňoví poradci, účetní, právní poradci, řízením dotčení partneři Společnosti, orgány veřejné moci; |
Archivnictví | dodavatelé archivních služeb, orgány veřejné moci; |
IT a síťová bezpečnost | právní poradci, poskytovatelé IT služeb a datových úložišť (cloudů), orgány veřejné moci; |
Ochrana právních zájmů | daňoví poradci, účetní, právní poradci, orgány veřejné moci; |
Zamezování trestné činnosti | dodavatelé bezpečnostních služeb, daňoví poradci, účetní, právní poradci, orgány veřejné moci; |
Interní archivace | Dodavatelé administrativních služeb, daňoví poradci, účetní, právní poradci. |
PŘÍLOHA Č. 2
DOBA ULOŽENÍ (ZPRACOVÁNÍ) OSOBNÍCH ÚDAJŮ
ÚČEL ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ | DOBA ULOŽENÍ (ZPRACOVÁNÍ) OSOBNÍCH ÚDAJŮ |
Efektivní řízení a správa Společnosti | Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků (zpravidla 3 – 10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn). |
Propagace společnosti | Po dobu spolupráce s Xxxx a dále 5 let ode dne jejího ukončení |
Smluvní agenda | Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků (zpravidla 3 -10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn). |
Vývoj produktů a služeb | Po dobu spolupráce s Xxxx a dále 3 roky ode dne jejího ukončení. |
Reklamační agenda | Po dobu spolupráce s Vámi a dále a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků (zpravidla 3 -10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn). |
Xxxxxx veřejných zakázek a soutěží | Po dobu spolupráce s Xxxx a dále 3 roky ode dne jejího ukončení. |
Komunikace a vztahy s partnery Společnosti | Po dobu spolupráce s Xxxx a dále 3 roky ode dne jejího ukončení. |
Daňová agenda | Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků (zpravidla 6 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn, ve výjimečných případech až 20 let). |
Účetní agenda | Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků (zpravidla 3 - 10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn). |
Škodní agenda | Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků (zpravidla 3 - 10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn). |
Pojistná agenda | Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků (zpravidla 3 - 10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn). |
Interní šetření a disciplinární řízení | Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků (zpravidla 3 - 10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn). |
Archivnictví | Po dobu požadovanou právními předpisy. |
IT a síťová bezpečnost | Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků (zpravidla 3 - 10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn). |
Ochrana právních zájmů | Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků (zpravidla 3- 10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn). |
Zamezování trestné činnosti | Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení trestných činů (až 20 let ode dne spáchání činu). |
Interní archivace | Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků (zpravidla 3- 10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn. |