Smlouva o dílo
Číslo smlouvy Objednatele: Číslo smlouvy Zhotovitele:
I . S M L U V N Í S T R A N Y
Obchodní firma: eLevel system s.r.o.
sídlo: Xxxxxxxx 0000/00, Xxxxxxxx Xxxxxxx, 000 00 Xxxxxxx
zastoupená: Ing. Xxxxxx Xxxxxxxx, jednatelem společnosti
IČ: 01525077
DIČ: CZ01525077
bankovní spojení: Fio banka a.s.
číslo účtu: 2500402101/2010 ID datové schránky: rtysumr
kontaktní osoba: Xxx. Xxxx Xxxxxxx, e-mail: xxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xx
dále jen „Zhotovitel”
a
Vysoká škola báňská – Technická univerzita Ostrava, Centrum informačních služeb (dále také CIS)
sídlo: 17. listopadu 2172/15, 708 00 Ostrava-Poruba
zastoupená: Ing. Xxxxxxxx Xxxxxx, ředitelem CIS
IČ: 619 89 100
DIČ: CZ61989100
bankovní spojení: ČSOB, a.s.
číslo účtu: 100954151/0300 ID datové schránky: d3kj88v
kontaktní osoba: Xxx. Xxxxxx Xxxxxx, e-mail: xxxxxx.xxxxxx@xxx.xx
dále jen „Objednatel”.
II. ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ
1. Smluvní strany se dohodly, že rozsah a obsah vzájemných práv a povinností z této smlouvy vyplývajících se bude řídit v souladu s ust. § 2586 a násl., zák. č. 89/2012 Sb. občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů.
2. Smluvní strany prohlašují, že údaje uvedené v čl. I. smlouvy jsou v souladu s právní skutečností v době uzavření smlouvy. Smluvní strany se zavazují, že změny dotčených údajů oznámí neprodleně druhé smluvní straně. Strany prohlašují, že osoby podepisující tuto smlouvu jsou k tomuto úkonu oprávněny.
3. Zhotovitel touto Smlouvou garantuje objednateli splnění zadání veřejné zakázky a všech z toho vyplývajících podmínek a povinností převzatých zhotovitelem v rámci zadávacího řízení veřejné zakázky podle zadávacích podmínek a nabídky zhotovitele. Tato garance je nadřazena ostatním podmínkám a garancím uvedeným v této smlouvě. Pro vyloučení jakýchkoliv pochybností to znamená, že:
- v případě jakékoliv nejistoty ohledně výkladu ustanovení této smlouvy budou tato ustanovení vykládána tak, aby v co nejširší míře zohledňovala účel veřejné zakázky vyjádřený zadávacími podmínkami veřejné zakázky,
- v případě chybějících ustanovení této smlouvy budou použita dostatečně konkrétní ustanovení zadávacích podmínek veřejné zakázky.
4. Nedílnou součást a další obsah této smlouvy tvoří přílohy: Příloha č. 1 Specifikace díla
Příloha č. 2 Harmonogram plnění díla Příloha č. 3 Cena díla
Příloha č. 4 Oprávněné osoby
III. PŘEDMĚT SMLOUVY
1. Předmětem této Smlouvy je závazek Zhotovitele provést pro Objednatele dílo: elektronizace HR procesů v IS SAP – II. etapa.
2. Předmět plnění dle čl. III odst. 1 této smlouvy je detailně specifikován v příloze č. 1 této smlouvy.
3. Předmětem této Smlouvy je dále závazek Objednatele poskytnout Zhotoviteli součinnost potřebnou pro řádné zhotovení díla, dílo převzít a zaplatit Xxxxxxxxxxx cenu díla v souladu s touto Smlouvou.
IV. TERMÍN PLNĚNÍ
1. Xxxxxxxxxx se zavazuje realizovat předmět smlouvy v termínech stanovených v příloze č. 2 této Smlouvy.
2. V případě prodlení Objednatele s poskytnutím potřebné součinnosti dle této Smlouvy se termíny plnění prodlužují o dobu, po kterou byl Objednatel v prodlení s poskytnutím takové součinnosti, pakliže byl Objednatel k poskytnutí součinnosti řádně vyzván.
V. MÍSTO PLNĚNÍ
1. Místem plnění předmětu této smlouvy jsou Vysoká škola báňská – Technická univerzita Ostrava, 17. listopadu 2172/15, 708 33 Ostrava-Poruba a provozovna Zhotovitele.
VI. CENA A PLATEBNÍ PODMÍNKY
1. Cena za plnění předmětu této Smlouvy je stanovena dohodou smluvních stran ve výši uvedené v příloze č. 3 této Smlouvy.
2. Fakturace bude provedena na základě předávacího protokolu, vždy po ukončení jednotlivých fází díla.
3. Objednatel se zavazuje cenu každé fáze díla zaplatit v souladu s podmínkami uvedenými v příloze č. 3 této Smlouvy, a to na základě doručené faktury Xxxxxxxxxxx, na jeho bankovní účet uvedený v záhlaví této Smlouvy. Lhůta splatnosti je dohodou smluvních stran stanovena na slovy třicet dnů ode dne doručení. Faktura bude mít náležitosti daňového dokladu dle § 28 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.
4. Přílohou faktury musí být oboustranně schválený akceptační protokol fakturovaného plnění v souladu s podmínkami uvedenými v článku VIII. této smlouvy.
5. Jestliže nebude faktura obsahovat veškeré údaje vyžadované platnými právními předpisy, nebo pokud v ní nebudou správně uvedené údaje, je Objednatel oprávněn vrátit ji Zhotoviteli s uvedením chybějících náležitostí nebo nesprávných údajů. V takovém případě se přeruší doba splatnosti a nová lhůta splatnosti počne běžet doručením opravené faktury Objednateli.
6. Pokud správce daně zveřejní způsobem umožňující dálkový přístup skutečnost, že plátce (zhotovitel) v den uskutečnění zdanitelného plnění je nespolehlivý plátce, příjemce zdanitelného plnění (objednatel) uhradí za poskytovatele zdanitelného plnění daň (DPH) na účet Finančního úřadu místně příslušného pro poskytovatele (zhotovitele). Pokud příjemce (objednatel) uhradí za poskytovatele zdanitelného plnění daň Finančnímu úřadu, příjemce (objednatel) si o tuto úhradu poníží platbu faktury vůči poskytovateli (zhotoviteli).
VII. SANKČNÍ UJEDNÁNÍ
1. Pro případ prodlení s termínem plnění jednotlivých fází může Objednatel vůči Zhotoviteli uplatnit smluvní pokutu ve výši 0,5 % z ceny díla za každý započatý den prodlení s plněním díla.
2. Pro případ prodlení se zaplacením dohodnuté ceny může Zhotovitel uplatnit vůči Objednateli úrok z prodlení dle platného předpisu.
3. Splatnost uvedených sankcí je deset pracovních dnů od doručení písemné výzvy k úhradě sankce, a to na číslo účtu, které Objednatel či Zhotovitel sdělí v této výzvě.
VIII. ZPŮSOB PŘEDÁNÍ A PŘEVZETÍ PŘEDMĚTU SMLOUVY
1. Předání a převzetí dílčích plnění předmětu této Smlouvy proběhne na základě akceptace plnění, která zahrnují porovnání skutečných vlastností díla se specifikací díla uvedenou v Příloze č. 1. Akceptace bude probíhat po jednotlivých fázích, (dílčích plněních) v souladu s nastavenými fakturačními milníky dle přílohy č. 3 této Smlouvy.
2. Zhotovitel bude písemně informovat Objednatele nejméně tři pracovní dny předem o termínu zahájení akceptace.
3. Během Akceptační procedury prověří Objednatel kvalitu a rozsah plnění. Výsledek Zhotovitel zaznamená do Akceptačního protokolu. Mohou nastat následující možnosti:
Akceptováno – plnění je předáno Xxxxxxxxxxxx a převzato Objednatelem.
Akceptováno s výhradou – dílo obsahuje vady a nedostatky, které zásadním způsobem nebrání jeho produktivnímu užití. Je proveden soupis připomínek s termíny jejich odstranění a termín pro opakování Akceptační procedury.
Neakceptováno – plnění není Objednatelem převzato a je svoláno mimořádné jednání Zhotovitele a Objednatele k urychlenému řešení situace. Neakceptováno může být Dílo pouze v případě, že vykazuje vady bránící jeho produktivnímu užívání.
4. Lhůta pro zaznamenání výsledku Akceptační procedury je 5 pracovních dnů od data převzetí Akceptačního protokolu Objednatelem. Pokud se Objednatel během této lhůty nevyjádří, nebo nepožádá o odklad, vychází se pro účely této Smlouvy z předpokladu, že příslušnou část díla, nebo dílo akceptoval posledním dnem této lhůty
5. Předmět plnění je předán řádně, pokud je Akceptační procedura ukončena s jednoznačným výsledkem „akceptováno“, přičemž tento výsledek a akceptace Objednatelem nezbavuje Zhotovitele odpovědnosti za jakékoli později zjištěné vady Díla.
6. Závazek Zhotovitele provést dílo je splněn ukončením Díla a akceptací posledního dílčího plnění Objednatelem. Akceptace díla bude potvrzena podpisem závěrečného akceptačního protokolu.
IX. ZMĚNY DÍLA V PRŮBĚHU PLNĚNÍ
1. Xxxxxxxxxx ze smluvních stran je oprávněna písemně navrhnout změnu předmětu plnění této Smlouvy před jeho dokončením. Žádná ze smluvních stran však není povinná navrhovanou změnu díla akceptovat.
2. Xxxxxxxxx změny díla musí být sjednány písemně dodatkem této Smlouvy. V závislosti na tom budou upraveny termíny plnění, platební podmínky, součinnost Objednatele. Zhotovitel není povinen provést jakékoliv změny díla, dokud tyto nebudou písemně potvrzeny a dokud nebudou písemně dohodnuty příslušné změny týkající se harmonogramu plnění, dat dodávek, nebo příslušné dokumentace díla.
X. VLASTNICKÉ PRÁVO, UŽÍVÁNÍ DÍLA
1. Objednatel získává dnem úplného zaplacení ceny každého dílčího plnění podle této smlouvy výhradní právo užít již uhrazenou jednotlivou část díla; po úplném zaplacení díla užít dílo jako xxxxx.
2. V případě, že součástí plnění je dodávka počítačových programů nebo jiných autorských děl třetích stran, zavazuje se Objednatel dodržovat licenční podmínky užití takových počítačových programů nebo jiných autorských děl stanovené jejich dodavateli. O tomto Zhotovitel Objednatele písemně vyrozumí a sdělí mu konkrétní licenční podmínky třetích stran, včetně předání licenčních podmínek v elektronické podobě.
3. V případě, že je výsledkem činnosti Zhotovitele dle této Xxxxxxx dílo, které podléhá ochraně podle autorského zákona, má Objednatel k takto vytvořenému dílu jako celku i k jeho jednotlivým částem Nevýhradní nepřenosné a časově neomezené právo užití. Veškerá osobní nepřevoditelná práva k duševnímu vlastnictví související s takto vytvořeným dílem
budou vždy vlastnictvím Zhotovitele. Objednatel je oprávněn užívat takto vytvořené dílo pouze v souladu s jeho určením a za podmínek touto Smlouvou stanovených.
XI. OPRÁVNĚNÉ OSOBY
1. Každá ze smluvních stran jmenuje oprávněnou osobu. Oprávněné osoby budou zastupovat smluvní stranu ve smluvních a obchodních záležitostech souvisejících s plněním této Smlouvy.
2. Jména oprávněných osob jsou uvedena v příloze č. 4 této Smlouvy. Smluvní strany jsou oprávněny změnit oprávněné osoby, jsou však povinny na takovou změnu druhou smluvní stranu písemně upozornit.
XII. OCHRANA DAT A INFORMACÍ
1. Smluvní strany jsou povinny zajistit utajení získaných důvěrných informací obvyklým způsobem, není-li výslovně sjednáno jinak. Tato povinnost platí bez ohledu na ukončení účinnosti této Smlouvy. Strany mají právo požadovat navzájem doložení dostatečnosti utajení důvěrných informací. Strany jsou povinny zajistit utajení důvěrných informací i u svých zaměstnanců, zástupců, a i jiných spolupracujících třetích stran, pokud jim takové informace byly poskytnuty.
2. Právo užívat, poskytovat a zpřístupnit důvěrné informace mají obě strany pouze v rozsahu a za podmínek nezbytných pro řádné plnění povinností vyplývajících z této Smlouvy.
3. Za důvěrné informace se bez ohledu na formu jejich zachycení považují veškeré informace, které nebyly některou ze stran označeny jako veřejné a které se týkají této Smlouvy a jejího plnění (zejména informace o právech a povinnostech stran jakož i informace o cenách), které se týkají některé ze stran (zejména obchodní tajemství, informace o jejich činnosti, struktuře, hospodářských výsledcích, know-how), anebo informace, pro nakládání s nimiž je stanoven právními předpisy zvláštní režim utajení (zejména hospodářské tajemství, státní tajemství, bankovní tajemství, služební tajemství, ochrana osobních údajů). Dále se považují za důvěrné takové informace, které jsou jako důvěrné výslovně některou ze stran označeny.
4. Za důvěrné se v žádném případě nepovažují informace, které se staly veřejně přístupnými, pokud se tak nestalo porušením povinnosti jejich ochrany, dále informace získané na základě postupu nezávislého na této Smlouvě nebo druhé straně, pokud je strana, která informace získala, schopna tuto skutečnost doložit, a informace poskytnuté třetí osobou, která takové informace nezískala porušením povinnosti jejich ochrany.
5. Žádné ustanovení této Smlouvy nebrání nebo neomezuje Zhotovitele zveřejnit nebo obchodně využít jakékoliv technické znalosti, dovednosti nebo zkušenosti obecné povahy, kterou získal při plnění této Smlouvy.
6. V případě, že jedna ze smluvních stran prokazatelně nedodrží ustanovení předchozích odstavců, má druhá smluvní strana práva na náhradu škody způsobenou únikem informací v prokázané výši, maximálně však do výše ceny předmětu plnění této Smlouvy.
XIII. ODPOVĚDNOST ZA ŠKODU
1. Smluvní strany nesou odpovědnost za způsobenou škodu v rámci platných právních předpisů a této Smlouvy. Smluvní strany se zavazují k vyvinutí maximálního úsilí k předcházení škodám a k minimalizaci vzniklých škod.
2. Žádná ze smluvních stran neodpovídá za škodu, která vznikla v důsledku věcně nesprávného nebo jinak chybného zadání, které obdržela od druhé smluvní strany. Žádná ze smluvních stran není odpovědná za prodlení způsobené prodlením s plněním závazků druhé smluvní strany.
3. Smluvní strany se zavazují upozornit druhou smluvní stranu bez zbytečného odkladu na vzniklé okolnosti vylučující odpovědnost za řádné plnění této Smlouvy. Smluvní strany se zavazují k vyvinutí maximálního úsilí k odvrácení a překonání okolností vylučujících odpovědnost.
4. Obě smluvní strany s ohledem na všechny okolnosti související s uzavřením této Smlouvy se dohodly, že úhrnná předvídatelná škoda, která by mohla vzniknout jako možný důsledek porušení povinností jedné smluvní strany, může činit maximálně 30 % částky, která byla na základě Smlouvy zaplacena Zhotoviteli do okamžiku vzniku škody jako cena plnění.
XIV. ZÁRUKA ZA JAKOST, ODPOVĚDNOST ZA VADY
Obě smluvní strany se výslovně dohodly na následujícím rozsahu odpovědnosti:
1. Zhotovitel poskytuje na předmět plnění záruku za kvalitu v délce 12 měsíců.
2. Xxxxxxxxxx se své odpovědnosti zprostí, pokud:
2.1. Objednatel neuplatní nárok na odstranění vad do 3 měsíců od chvíle, kdy vadu zjistil.
2.2. Prokáže, že vada byla způsobena poskytnutím nesprávných informací Objednatelem.
2.3. Bude zjištěno, že vada byla způsobena neodbornou obsluhou Objednatele nebo zásahem do softwaru, hardwaru či systémového prostředí ze strany Objednatele. Za takovýto zásah se však v žádném případě nepovažují změny software či systémového prostředí, které jsou výsledkem pravidelných činností údržby a rozvoje (aktualizace) systému SAP prováděných v souladu s metodikou SAP pro vykonávání těchto činností.
3. V případě, že vada bude způsobena okolnostmi uvedenými v článku XIV, odst. 1, Zhotovitel vadu odstraní na své náklady, v ostatních případech na náklady Objednatele, přičemž se pro tyto účely bude vycházet ze sazeb dle přílohy č. 3.
4. Záruční doba počíná běžet dnem předání a převzetí řádně ukončeného Díla, tedy dnem oboustranného podpisu závěrečného akceptačního protokolu Objednatelem podle této smlouvy.
5. Vadou se pro účely této smlouvy rozumí nastavení Systému Zhotovitelem odchylně od zadání.
6. V případě programových rozhraní, zákaznických reportů a modifikací počítačového programu realizovaných Zhotovitelem se vadou Díla pro účely této smlouvy rozumí odchylná funkce od zadání definovaném v příloze č. 1 této Smlouvy.
7. Nezprostí-li se Zhotovitel odpovědnosti, odstraní zjištěnou vadu na své náklady.
8. Xxxxxxxxxx se zavazuje zahájit práce na odstranění vad a vady bezplatně odstranit ve lhůtách dle následující klasifikace vad:
8.1. Vada kategorie A – Dílo není použitelné ve svých základních funkcích nebo se vyskytuje funkční závada znemožňující činnost Díla. Tento stav může ohrozit běžný provoz Objednatele, případně může způsobit větší finanční nebo jiné škody – Zhotovitel je povinen zahájit práce na odstranění vady nejpozději během 8 pracovních hodin po nahlášení. Vada bude odstraněna v nejkratší možné lhůtě s ohledem na její povahu a dopad na obchodní činnost Objednatele.
8.2. Vada kategorie B – Funkčnost Díla je ve svých funkcích degradována tak, že tento stav omezuje běžný provoz Objednatele – Zhotovitel je povinen zahájit práce na odstranění vady nejpozději během prvního pracovního dne následujícího po dni nahlášení. Vada bude odstraněna v nejkratší možné lhůtě s ohledem na její povahu a dopad na obchodní činnost Objednatele.
8.3. Vada kategorie C – Ostatní – drobné vady, které nespadají do kategorií A a B – Zhotovitel je povinen zahájit práce na odstranění vady nejpozději do 5 pracovních dnů od nahlášení nebo (po dohodě se Objednatelem) odstranit vadu v další plánované verzi počítačového programu.
9. Zhotovitel a Objednatel rozhodnou ve věci klasifikace vady (kategorie A, B, C) společně na základě dohody, přičemž je nutno přihlédnout k faktickému vlivu vady na provoz Objednatele a případné hrozící škodě. V případě, že k takové dohodě nedojde, domluvily se smluvní strany výslovně tak, že se bude postupovat podle ustanovení o vadě kategorie A.
10. O dobu odstranění vad kategorie A a dále o dobu, po kterou nemohl Objednatel dílo užívat, se automaticky prodlužuje záruční doba.
11. Objednatel je povinen uplatnit nárok na odstranění vad bez zbytečného odkladu. Vady musí být již při uplatnění srozumitelně a přesně popsány. Objednatel je oprávněn, v případě, že Zhotovitel vady ve smlouvou stanovené či sjednané lhůtě neodstraní, zajistit odstranění vad sám na náklady Zhotovitele. Při stanovování výše nákladů se bude vycházet z hodinových sazeb odborných profesí dle přílohy č. 3.
12. Zhotovitel zaručuje, že předané Xxxx nemá právní vady, zejména není zatíženo právy třetích osob z průmyslového nebo jiného duševního vlastnictví a není předmětem autorského práva. Zhotovitel se zavazuje odškodnit Objednatele za všechny nároky třetích osob z titulu porušení jejich chráněných práv souvisejících s plněním Zhotovitele podle této smlouvy
XV. DALŠÍ PRÁVA A POVINNOSTI
1. Smluvní strany se zavazují vzájemně spolupracovat a poskytovat si veškeré informace potřebné pro řádné plnění svých závazků. Smluvní strany jsou povinny informovat druhou smluvní stranu o veškerých skutečnostech, které jsou nebo mohou být důležité pro řádné plnění této Smlouvy.
2. Smluvní strany jsou povinny plnit své závazky vyplývající z této Smlouvy tak, aby nedocházelo k prodlení s plněním jednotlivých termínů a s prodlením splatnosti jednotlivých peněžních závazků.
3. Zhotovitel bude při plnění předmětu této Smlouvy brát zřetel na provozní potřeby a požadavky Objednatele a jednotlivá plnění bude provádět s náležitou odbornou péčí a v úzké součinnosti s Objednatelem. Zhotovitel je povinen vynaložit maximální úsilí, aby docílil nejlepšího možného výsledku při plnění předmětu této Smlouvy prostřednictvím využití svých zkušeností a znalostí.
4. Zhotovitel se zavazuje dodržovat interní předpisy Objednatele, se kterými byl Objednatelem v dostatečném předstihu písemně seznámen.
5. Objednatel se zavazuje poskytnout, případně zajistit, plnění veškerých svých povinností vyplývajících v této Smlouvě, zejména poskytnout potřebnou součinnost tak, aby mohl Xxxxxxxxxx řádně plnit své povinnosti stanovené v této Smlouvě a aby nebyl narušen postup plnění předmětu této Smlouvy. Přesná specifikace součinnosti Objednatele je uvedena v Příloze č. 5 této smlouvy a Objednatel se zavazuje tuto součinnost Zhotoviteli poskytnout.
6. Objednatel je povinen předat Zhotoviteli potřebné podklady a informace související s řešením předmětu plnění nejpozději do pěti pracovních dnů po jejich vyžádání Zhotovitelem, pokud nebude dohodnuto jinak.
7. Objednatel vybaví pracovníky Zhotovitele příslušnými oprávněními nutnými k plnění předmětu této Smlouvy. V případě potřeby zajistí doprovod Pracovníkům Zhotovitele do prostor, kam podle příslušných předpisů tito nemají sami přístup.
XVI. VZÁJEMNÁ KOMUNIKACE
1. Veškerá komunikace mezi smluvními stranami bude probíhat prostřednictvím oprávněných osob, pověřených pracovníků nebo statutárních zástupců smluvních stran.
2. Pověření pracovníci za Zhotovitele a Objednatele budou jmenováni nejpozději do deseti pracovních dní od podpisu této Smlouvy.
3. Smluvní strany spolu budou komunikovat buď písemně na adresy stanovené v úvodu této smlouvy, nebo telefonem, elektronickou poštou, nebo osobně
4. Oznámení se považují za doručená třetí den po jejich prokazatelném odeslání.
5. Případné rozpory v komunikaci (zejména výzvy k poskytnutí součinnosti) budou řešeny prostřednictvím odpovědných osob dle čl. XI této smlouvy
XVII. PLATNOST SMLOUVY
1. Tato Xxxxxxx nabývá platnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami a účinnosti registrací dle následujícího článku smlouvy.
2. Není-li v této smlouvě uvedeno jinak, bude v případě ukončení platnosti této smlouvy provedeno vyúčtování provedených prací, měl-li z nich Objednatel prospěch.
XVIII. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
1. Pokud bude jakékoliv ustanovení této Smlouvy shledáno neplatným nebo jinak nevymahatelným, nebude tato skutečnost mít vliv na platnost a vymahatelnost ostatních ustanovení této Smlouvy.
2. Smluvní strany jsou si vědomy, že tato Xxxxxxx podléhá povinnosti uveřejnění v registru smluv podle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů, přičemž smluvní strany souhlasí s jeho uveřejněním v plném rozsahu. Uveřejnění této Smlouvy v registru smluv zajistí Objednatel.
3. Tato Smlouva představuje úplnou dohodu smluvních stran o předmětu této Smlouvy. Tuto Smlouvu je možné měnit pouze písemnou dohodou smluvních stran ve formě číslovaných dodatků této Smlouvy, podepsaných oprávněnými zástupci obou smluvních stran.
Tato Smlouva je vyhotovena elektronicky.
Zhotovitel Objednatel
V Ostravě, V Ostravě,
Digitálně podepsal
Ing.
Digitálně podepsal Xxx.
Xxx. Xxxx
Xxxxxxx
Xxx. Xxxx Xxxxxxx Datum: 2020.09.15
11:25:31 +02'00'
Xxxxxx
Xxxxx
Xxxxxx Xxxxx Datum: 2020.09.17
11:25:51 +02'00'
................................................................... ........................................................................
Xxx. Xxxx Xxxxxxx, jednatel společnosti Xxx. Xxxxxx Xxxxx, ředitel CIS
Xx. Xxxxx Xxxxxxxx
Digitálně podepsal Xx. Xxxxx Xxxxxxxx
DN: c=CZ, 2.5.4.97=NTRCZ-61989100, o=Vysoká
škola báňská - Technická univerzita Ostrava, ou=kub732, cn=Xx. Xxxxx Xxxxxxxx, sn=Kubešová, givenName=Xxxxx, serialNumber=P226489
Datum: 2020.09.17 10:13:33 +02'00'
Tatranská
Strana - 8 - (celkem 27)
Digitálně podepsal JUDr. Xxxxxxx Xxxxxxxxx DN: c=CZ, 2.5.4.97=NTRCZ-61989100, o=Vysoká
JUDr. Xxxxxxx
škola báňská - Technická univerzita Ostrava, ou=tat0014, cn=JUDr. Xxxxxxx Xxxxxxxxx, sn=Tatranská, givenName=Xxxxxxx, serialNumber=P312416
Datum: 2020.09.17 10:48:30 +02'00'
Příloha č. 1 Specifikace díla
Elektronizace HR procesů – Etapa II.
Preambule
V roce 2019 proběhla realizace dodávky programového vybavení SAP - elektronizace HR procesů v IS SAP, v rámci které se vytvořily a implementovaly nové funkcionality do ekonomického informačního systému SAP. V rámci této dodávky byly vytvořeny zákaznické objekty specifické pro agendu elektronizace HR procesů pro VŠB TUO. V rámci etapy II budou tyto objekty a know how dodavatele, získané jejich implementací, využity pro rozšíření o další typ HR procesu. Zakázka tak přímo funkčně souvisí s již vytvořeným a realizovaným plněním z roku 2019.
Předmět:
Předmětem plnění je rozšíření stávajícího zákaznického řešení Elektronizace HR procesů – Etapa I. o podporu procesů, které vznikají v souvislosti:
- S uzavíráním dohod o provedení práce (DPP) a dohod o pracovní činnosti (DPČ).
- Se změnou DPP a DPČ
- S výplatou odměn z dohod
Tímto způsobem bude pokryt základní rozsah personálních procesů, tedy procesy při vzniku a změně pracovního úvazku a vzniku, změně a výplatě odměn DPP a DPČ.
Implementace proběhne do definovaného ICT prostředí zadavatele.
Specifikace ICT prostředí
Struktura ICT prostředí
SAP Back-End
ERP systém SAP – hlavní ekonomický systém VŠB-TUO.
VŠB-TUO provozuje 3-systémový landscape dle doporučení SAP. Systémy:
Vývojový systém SAP-DEV
Testovací a školící systém SAP-TST
Produktivní systém SAP-PRD
- počet aplik.serverů: 2
- verze SAP: 740,
- verze komponent: SAP ECC6.0, EHP 7
- verze kernelu: 742
- úroveň patche 445
- kompilace: Linux GNU SLES-11 x86_64 cc4.3.4 use-pr170228
- operační systém: Linux 2.6, Linux 3
- verze OS: 3.10.0-327.el7.x86_64
- databázový systém: DB6, ver. 10.05.0008 (64 bit)
- verze DBSL: 742.06
- úroveň patche DBSL: 439
- jazyk pro vývoj: ABAP
Probíhají pravidelné aktualizace komponent SAP-HR, HR-CEE, EA-HR a občasné (cca 2x ročně) aktualizace komponent PI_BASIS, SAP_ABA, SAP_BASIS, SAP_BW, SAP_AP.
Rozsah implementovaných a provozovaných modulů SAP BC Báze
AM/IM Majetek
FI Finanční účetnictví
CO/PS Controling, systém řízení projektů HR Mzdy, personalistika
MM Materiálové hospodářství
SD Odbyt
RE-FX Správa nemovitostí
PM Opravy a údržba
SAP Solution manager Verze produktu | 7.1 | ||
Verze komponent | |||
SAP_BASIS | 702 | 0016 | SAPKB70216 Systém báze SAP |
SAP_ABA | 702 | 0016 | SAPKA70216 Komp. Přesah. rámec aplikace |
PI_BASIS | 702 | 0016 | SAPK-70216INPIBASIS Basis Plug-In |
ST | 710 | 0013 | SAPKITL713 SAP Solution Manager Tool |
ST-BCO | 710 | 0012 | SAPK-71012INSTBCO BI Content pro SAP SLM |
SOCO | 101 | 0003 | SAPK-10103INSOCO SAP Solution Composer Server |
ST-ICO 150_700 0044 SAPK-15088INSTPL SAP SL Manager Impl. Content
ST-SER 701_2010_1 0025 SAPKITLOSP Servisní nástroje SAP SLM
SAP Front-End
3-úrovňový landscape SAP NW Gateway: Vývoj – Test – Produkce.
Komponenta | Verze | Poznámka, patche |
Operační systém | Red Hat Enterprise Linux Server release 7.4 |
(Maipo) | ||
Databáze | DB2 for LUW 11.1 | MP2 FP2SAP |
SAP kernel | Release 749 | PL 401 |
SAP Gateway | SAP Netweaver AS ABAP 7.51 INNOVATION PKG | SPS04 |
SAP Web Dispatcher
2-úrovňový SAP Web Dispatcher jako sap reverzní proxy server pro přihlašování z externího prostředí.
Komponenta | Verze | Poznámka, patche |
SAP Web Dispatcher | SAP Web Dispatcher 7.49 | Kernel patch 411 |
Na vývojovém WD je nastaveno směrování vývojový a testovací GW podle 2 IP adres namapovaných na 2 hostnamy.
Je nastaveno trusted spojení mezi ERP GW systémy.
Jsou definovány bázové role pro trusted RFC pro ERP a GW systémy. Je zprovozněn SAP Fiori Launchpad.
Přihlašování – uživatelé Fiori:
Autentizace vůči LDAP jednotným heslem.
Je aktivováno SSO s využitím SAML2 na GW systémy.
Přihlašování – uživatelé SAP:
Přístup uživatelů k aplikaci bude realizován prostřednictvím SAP GUI z lokálních desktopů, nebo MS klientských stanic.
SAP klient SAP GUI for WIN, release 7.40, 7.50 a 7.60
Klientské stanice OS WIN XP, WIN Vista, WIN7, WIN8, WIN10 s kancelářským
balíkem MS Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
Pro webové uživatelské prostředí SAP Fiori je požadována podpora mobilních zařízení v rozsahu, který je podporován ze strany SAP.
Je požadováno, aby řešení bylo integrováno na Obecný koncept zakládání účtů a přidělování oprávnění na VŠB-TUO v prostředí s CUA.
CUA
Ve vývojovém a produkčním prostředí je aktivováno CUA – Central User Administration. Konfigurace
Vývoj: ERP DEV jako CUA Master, vývojový SAP Gateway GWD jako child systém. Produkce: ERP PRD jako CUA Master, produkční SAP Gateway GWP jako child systém.
Výše uvedenou specifikací ICT prostředí zadavatel stanovuje závazné parametry technického prostředí pro implementaci předmětu VZ.
Zadavatel si vyhrazuje právo provádět v průběhu implementace předmětu VZ průběžnou aktualizaci vy-braných komponent SAP v rozsahu nezbytném pro zabezpečení řádného provozu.
Předmět plnění zahrnuje rovněž případné vyrovnání modifikovaných objektů SAP s nejaktuálnější verzí patche. Tato povinnost se vztahuje na fáze vývoje (systém DEV) a ověřování (systém TST).
Obecné požadavky na vývoj a způsob technického řešení.
Zákaznický vývoj bude realizován v souladu se standardy SAP s využitím standardních vývojových nástrojů, metod a postupů.
Je požadováno řešení, které plně odpovídá budoucím nárokům na rozvoj systému či upgrade na platformě SAP.
Funkční specifikace
V rámci Etapy II je požadováno rozšíření funkcionality v tomto základním rozsahu
SAP Back-End
1) Nová zákaznická transakce pro zpracování návrhů personálních opatření pro DPP a DPČ v rozsahu analogickém ke stávající transakci ZEHR_NAVRH pro zpracování návrhů
personálních opatření pro pracovní úvazky.
2) Nová zákaznická transakce pro zpracování měsíčních příkazů k výplatě odměn z dohod.
3) Zákaznický reporting nad daty návrhů personálních opatření pro DPP a DPČ.
4) Zákaznický reporting nad daty měsíčních příkazů k výplatě odměn.
5) Zákaznický reporting nad daty DPP a DPČ.
6) Worflow pro verifikaci návrhu a workflow pro schvalování návrhů personálních opatření pro DPP a DPČ.
7) Workflow pro verifikaci a workflow pro schvalování měsíčních příkazů k výplatě odměn z dohod.
8) Systém e-mailových notifikací.
9) Prostředí SBWP pro zpracování workflow úloh účastníkem typu personalista.
10) Elektronická personální opatření pro uzavření dohody, opětovný nástup a změnu dohody s vytěžováním dat ze schváleného návrhu personálního opatření.
11) Elektronický hromadný zápis schválených odměn do SAP-HR, infotyp IT0015.
12) Kontrolní systém
13) Nástroje vedoucího personalisty.
14) Uživatelský koncept a koncept oprávnění.
15) Nová zákaznická transakce pro administraci projektů
16) Zákaznický customizing.
SAP Front-End + SAP Fiori lauchpad
17) Webové uživatelské rozhraní pro verifikaci, schvalování a parafování návrhů personálních opatření pro dohody.
18) Webové uživatelské rozhraní pro přístup k historickým datům návrhů personálních opatření pro dohody.
19) Webové uživatelské rozhraní pro verifikaci, schvalování a parafování návrhů měsíčních příkazů k výplatě odměn.
20) Webové uživatelské rozhraní pro přístup k historickým datům návrhů měsíčních příkazů k výplatě odměn.
měsíčních příkazů k výplatě odměn měsíčních příkazů k výplatě odměn
Transakce pro zpracování návrhů personálních opatření pro DPP a DPČ
Prostředí zákaznické transakce bude vycházet ze stávající transakci ZEHR_NAVRH pro zpracování návrhů personálních opatření pro pracovní úvazky.
Přehled
Po spuštění transakce se nabídne prostředí přehledu s nástrojovou lištou a seznamem návrhů personálních opatření, ke kterým má přihlášený uživatel oprávnění.
V tomto prostředí budou k dispozici funkce
- Založení návrhu na uzavření DPP+DPČ
- Založení návrhu na změnu DPP+DPČ
- Kopírování … založení návrhu s předlohou
- Výmaz rozpracovaného návrhu Zpracovatelem.
- Zrušení návrhu, který je ve schvalovacím procesu Zpracovatelem.
- PDF náhled návrhu
- Aktualizace seznamu
- Funkce pro ALV reporting (filtrace , třídění, funkce layoutu, export do office formátů…)
- Funkce – uživatelsky specifické nastavení období sledování.
Bude implementována podpora pro založení těchto typů personálních opatření:
- Uzavření DPP: organizační scénář
- Uzavření DPP: projektový scénář
- Uzavření DPČ: organizační scénář
- Uzavření DPČ: projektový scénář
- Změna DPP: předmět, hodiny, částka, nákladové přiřazení
- Změna DPČ: předmět, hodiny, částka, nákladové přiřazení
- Předčasné ukončení DPP
- Předčasné ukončení DPČ
- Prodloužení DPP
- Prodloužení DPČ
- Změna DPP s prodloužením
- Změna DPČ s prodloužením
Uzavření DPP: organizační scénář
Základní scénář založení návrhu na uzavření dohody s jedním Zpracovatelem, který má oprávnění odvozeno od útvaru, na kterém bude dohoda vedena.
Uzavření DPP: projektový scénář
Speciální případ založení návrhu Projektovým zpracovatelem z CPP – uzavírání dohod
k centralizovaným celoškolským projektům. Oprávnění Projektového zpracovatele se odvíjí od
projektu. Po založení si rozpracovaný návrh přebírá Hlavní zpracovatel z útvaru, na kterém má být dohoda vedena, který má oprávnění pro spuštění verifikačního a schvalovacího procesu a dále ke zrušení návrhu, který je ve schvalovacím procesu.
Detail návrhu
Detailní dialogové prostředí pro zpracování návrhu personálního opatření, které se skládá z hlavičky, nástrojové lišty a jednotlivých datově orientovaných formulářů umístěných do záložek.
Rozsah dat u dohod bude větší, než u návrhů pro pracovní úvazky. Budou zde například i formuláře pro Adresní údaje a bankovní údaje.
Funkce
- Start verifikace
- Start schvalování
- PDF náhled návrhu – pracovní
- PDF tiskový výstup dohody
- Protokol o průběhu zpracování
- Kontrola návrhu
Transakce pro zpracování měsíčních příkazů k výplatě odměn z dohod
Pro účely založení a zpracování Návrhu na výplatu odměn (Návrh VO) bude k dispozici nová zákaznická transakce SAP.
Návrhy VO budou zpracovávány pro tzv. Aktuální období pro výplatu odměn (Období VO). Mimo toto období nebude možno Návrh VO zpracovat.
Nové Období VO bude otevřeno automaticky, jakmile Status zúčtování bude nastaven na hodnotu Konec zúčtování, což bývá po výplatě mezd za aktuální zúčtovací období.
Příklad: Období VO 05/2020 bude automaticky otevřeno po výplatě mezd za 4/2020, tedy cca 11.5.2020.
Informace o Období VO a jeho statusu bude Zpracovateli Návrhu VO k dispozici v prostředí nové transakce.
Prostředí po spuštění transakce
Po spuštění transakce se zobrazí výchozí přehledová obrazovka, která bude obsahovat funkční
tlačítka a zejména ALV seznam všech osobních čísel DPP a DPČ, pro která má přihlášený uživatel oprávnění, a která splňují podmínky pro výplatu odměny v Období VO.
Dohoda bude zařazena do seznamu za těchto podmínek:
- Je v Období VO platná (alespoň jeden den). a současně
- Není zcela vyčerpaná (hodiny i částka).
Pro každou dohodu budou v seznamu tyto informace:
Pro dosud nezpracovanou dohodu (dohoda dosud nebyla přiřazena žádnému Návrhu VO):
- Pole pro výběr položky
- Status zpracování
- Osobní číslo
- Kmenové NS … pro výběr os.čísel dle katedry
- Typ dohody (DPP,DPČ)
- Formátované jméno (Příjmení+Jméno+Xxxxxx)
- Nákladové přiřazení z dohody, IT0027: Zdroj, SPP, NS
- Aktuální zůstatek nevyčerpaných hodin
- Aktuální zůstatek nevyčerpaných Kč
- Počáteční datum (1. den měsíce, nebo datum počátku platnosti dohody)
- Datum výplaty (poslední den měsíce, nebo datum ukončení platnosti)
Pro dohodu, která již byla zpracována a zařazena do Návrhu VO budou v seznamu tyto další informace:
- Xxxxx Xxxxxx VO … bude s aktivním odkazem na detail Návrhu VO
- Status zpracování Návrhu
- Zpracovatel návrhu
- Příznak nulové výplaty
- Příznak nedočerpání
- Poznámka k Návrhu (prvních 40 znaků)
Seznam bude setříděn podle ID Návrhu VO a dále podle Kmenového NS a dále podle příjmení. Založení Návrhu VO
Nad vybranými záznamy bude možno založit nový Návrh VO.
Provede se kontrola, zda vybraná osobní čísla splňují podmínky pro zařazení do jednoho společného Návrhu VO z hlediska jednoznačného nalezení přiřazeného personalisty a dále z hlediska budoucího schvalovacího procesu.
Otevře se nové prostředí pro zpracování konkrétního Návrhu VO.
Po prvním uložení se vytvoří doklad Návrhu VO a přiřadí se k němu Zpracovatel Návrhu (= přihlášený uživatel).
Funkce pro Návrh VO
Uživatel vybere ze seznamu libovolnou dohodu, která je přiřazena konkrétnímu Návrhu VO, pro který má být funkce provedena. Nad takto vybraným Návrhem VO bude možno provést:
- Výmaz Návrhu … pouze pokud je Návrh rozpracován a současně přihlášený uživatel je Zpracovatelem Návrhu. Všechny dohody přiřazené Návrhu se uvolní a navedená data se vymažou – všechny dohody budou ve výchozím stavu.
- Zrušení Návrhu … Zpracovatel bude moci Zrušit návrh, který je ve statusu Schvalování.
- PDF náhled příkazu k výplatě odměn z dohod (ve verzi pro Zpracovatele, tedy bez časových razítek schvalování a bez políček pro podpis personalistky).
Funkce pro Návrh VO s ukončeným statusem
- Kopie ukončeného Návrhu VO
Nad návrhy pro aktuální období s konečným statusem zpracování:
o K_Zrušeno Zpracovatelem
o K_Zrušenou PÚ
o K_Zamítnuto
Bude možno aktivovat funkci Kopírování. Založí se zcela totožný Návrh VO.
Funkce pro dohodu nezařazenou do Návrhu VO
- Vložení do rozpracovaného Návrhu VO
Funkce pro libovolnou dohodu ze seznamu (zařazenou i nezařazenou do Návrhu VO):
- Zobrazení doplňkových údajů k dohodě
o Celkové hodiny + dosud vyčerpané hodiny
o Celková částka + dosud vyplacená částka
o Datum počátku platnosti dohody
o Datum konce platnosti dohody
o % úvazku z infotypu 0007
Prostředí pro zpracování Návrhu VO
Toto prostředí se vyvolá z přehledové obrazovky kliknutím na číslo Návrhu VO (pole s aktivním odkazem).
Prostředí se bude skládat z hlavičky, nástrojové lišty a záložek. Hlavička
Bude obsahovat informace v rozsahu:
- Xxxxx Xxxxxx VO
- Status Návrhu VO
- Zpracovatel návrhu + kontaktní údaje
- Přiřazený personalista + kontaktní údaje
- Poznámka k Návrhu VO (128 znaků)
Poznámka k Návrhu VO:
Poznámka by se zobrazovala v přehledovém seznamu (pouze prvních cca 40 znaků).
Plný text poznámky (128 znaků) bude součástí PDF náhledu měsíčního příkazu k výplatě a bude k dispozici i schvalovatelům v prostředí SAP Fiori.
Nástrojová lišta
Bude obsahovat funkční tlačítka pro Návrh VO:
- Odeslat k verifikaci
- Start schvalování
- Protokol o průběhu zpracování
- Kontrola návrhu
- PDF náhled příkazu k výplatě odměn z dohod (ve verzi pro Zpracovatele, tedy bez časových razítek schvalování a bez políček pro podpis personalistky).
Záložka: Položky k výplatě …
Bude obsahovat nástrojovou lištu a pracovní seznam výplatních položek.
Nástrojová lišta
Bude obsahovat funkční tlačítka – funkce pro vybranou výplatní položku:
- Zpracování položky – pro vybranou položku se otevře dialog pro vložení hodnot (hodiny, částka, …)
Do režimu zpracování bude možno přejít také 2-klikem na položce.
- Uvolnění/odebrání položky z Návrhu VO, pokud to status Návrhu VO a oprávnění
přihlášeného uživatele dovolují. Odebrání bude moci provést pouze Zpracovatel Návrhu VO. Dohoda se uvolní a všechna data, která byla navedena (hodiny, částka, …), se rovněž odeberou – dohoda bude ve výchozím stavu, tedy nezpracována.
- Přesun položky z jednoho Návrhu do jiného Návrhu, pokud to status Návrhů a oprávnění přihlášeného uživatele umožní.
Přesun bude možný, pokud Zpracovatelem zdrojového i cílového Návrhu VO je právě přihlášený uživatel.
Všechna data pořízena k dohodě (hodiny, částka, …) zůstanou zachována, změní se pouze přiřazení dohody k Návrhu.
- Kontrola výplatních položek … bude k dispozici přehled o všech chybách a nedokončeném zpracování. Kromě kontroly se provede také aktualizace dat, včetně přepočtu celk. % úvazku, přepočtu max. povoleného % úvazku, vyhledání SPP prvků bez stanoveného max. % úvazku,
…)
- Detail položky
Zobrazí se doplňkové informace v rozsahu Doplňkových údajů k dohodě
o Celkové hodiny + dosud vyčerpané hodiny
o Celková částka + dosud vyplacená částka
o Datum počátku platnosti dohody
o Datum konce platnosti dohody
o % úvazku z infotypu 0007
Položky seznamu – fixní a odvozené hodnoty bez možnosti změny – první část:
- Pole pro výběr položky
- Status zpracování – Ikona (nezpracováno, výstraha, chyba, zpracováno, zapsáno do SAP)
- Osobní číslo
- Typ dohody (DPP,DPČ)
- Formátované jméno (Příjmení+Jméno+Xxxxxx)
- % podíl kombinace nákladového přiřazení (hodnota z IT0027)
---------------- vložená pole pro zpracování výplatní položky s možností vložení hodnoty v prostředí seznamu ------------
- Hodiny … vždy s manuálním vložením hodnoty
- Částka … pokud nebude zadána, spočte se, po potvrzení hodin, dle hodinové sazby – s možnosti následné změny. Spočtená částka bude zaokrouhlena na celé koruny – matematicky
-------------------- vložená pole pro zpracování výplatní položky – pouze v režimu zobrazení -----------------
---
- Zdroj + SPP + NS … přednastaví se hodnoty ze SAP-HR
- Mzdový druh pro IT0015 … přednastaví se MD 1010 DPP – ostatní, nebo MD 1510 DPČ - ostatní,
- Příznak Nulová výplata (Ch-Box).
- Příznak Nedočerpána dohoda (Ch-Box).
- Měsíční % úvazku pro osobní číslo (u dohod s vícenásobným nákladovým přiřazením to bude přepočtená hodnota úvazku podle % podílu kombinace nákladového přiřazení dle IT0027 )
Položky seznamu – fixní a odvozené hodnoty bez možnosti změny – druhá část:
- Aktuální zůstatek nevyčerpaných hodin (přepočteno podle % podíl kombinace nákladového přiřazení dle IT0027)
- Aktuální zůstatek nevyčerpaných Kč (přepočteno podle % podíl kombinace nákladového přiřazení dle IT0027)
- Hodinová sazba (stanoví se z celkových hodnot dohody, IT2010 – nebude se měnit, formát na 2 desetinná místa)
- Počáteční datum (1. den měsíce, nebo datum počátku platnosti dohody)
- Datum výplaty (poslední den měsíce, nebo datum ukončení platnosti)
- Celkové % úvazku pro RČ (na 2 desetinná místa)
- Max. povolené % úvazku pro RČ (bez desetinných míst) … s upozorněním, že existuje SPP bez stanoveného max. % úvazku (max.%=100)
Záznam pro dohodu, která v Období VO končí, bude graficky zvýrazněn. Zpracování výplatní položky.
Výplatní položka (= kombinace Osobní číslo: nákladové přiřazení odměny) může být v rámci aktuálního období zpracovávána pouze v jednom Návrhu VO.
Zpracování výplatní položky v rámci seznamu by umožňovalo vložení hodin a částky. Pokud částka nebude vložena, spočte se částka dle hodinové sazby s možností následné změny.
Kompletní zpracování výplatní položky by probíhala v dialogu na popředí, které by mělo potvrzovací tlačítko.
Dialog se vyvolá výběrem položky a aktivací tlačítka Zpracovat na nástrojové liště, nebo 2-klikem na položce.
Po potvrzení se vložené hodnoty zpracují a výsledek se zaznamená do seznamu položek.
Dialog zpracování výplatní položky – povinná vstupní pole:
- Odpracované hodiny … povinnost vložit hodnotu manuálně
- Částka k výplatě … pokud nebude zadána, spočte se, po potvrzení hodin, dle hodinové sazby
– s možnosti následné změny. Spočtená částka bude zaokrouhlena na celé koruny – matematicky.
Dialog zpracování výplatní položky – nepovinná vstupní pole s přednastavenou hodnotou
- Zdroj + SPP + NS … přednastaví se hodnoty ze SAP-HR s možností změny
- Mzdový druh pro IT0015 … přednastaví se MD 1010 DPP – ostatní, nebo MD 1510 DPČ - ostatní, s možností změny na jiný povolený MD pro výplatu odměny – výběrem z nápovědy vyhledávání.
Dialog zpracování výplatní položky – parametry
- Nulová výplata (Ch-Box) … nebude v tiskovém výstupu, nebude se schvalovat.
- Nedočerpána dohoda (Ch-Box) … nebude v tiskovém výstupu, nebude se schvalovat.
Informace o tom, že dohoda nebude dočerpána, poslouží k tomu, aby si to PÚ následně ošetřil v SAP-HR změnou celkových hodin a částky v IT2010.
Tato informace by se pak zobrazovala personalistce po převzetí úlohy ze zásoby práce v SBWP.
Záložka: Schvalovací proces Účastníci procesu – seznam:
- Zpracovatel návrhu
Povinní účastníci - schvalovatelé:
- Správce rozpočtu
- Příkazce operace Nepovinní účastníci
- Navrhovatel
- Osoby parafující
Zpracovatel návrhu
Automaticky ten, kdo Návrh VO založil.
Pouze Zpracovatel bude moci spustit verifikační anebo schvalovací proces.
Změnu Zpracovatele návrhu bude moci aktivovat pouze přihlášený uživatel, který má oprávnění ke všem osobním číslům, které Návrh obsahuje. Po aktivaci změny se Zpracovatelem Návrhu stává
přihlášený uživatel.
Tlačítko pro aktivaci změny Zpracovatele bude aktivní, pokud přihlášený uživatel splňuje výše uvedenou podmínku.
Schvalování bude 1-krokové.
Samotnému schvalovacímu procesu může předcházet verifikační proces. Start schvalování bude moci provést pouze Zpracovatel Návrhu VO.
Pokud jeden z povinných účastníků neschválí, wf úloha končí a bude nutno vytvořit nový Návrh VO. Pravidla pro e-mailové notifikace by byla stejná jako u prac. Úvazků.
Statusy Návrhu VO
- Rozpracováno
- Založeno
- K verifikaci
- Schvalování
- K_Neschváleno
- Schváleno-předáno PÚ
- K_Zpracováno PÚ
- K_Zrušeno Zpracovatelem
- K_Zrušeno PÚ
Zákaznický reporting
Zákaznický reporting nad daty návrhů personálních opatření pro DPP a DPČ.
Analogie k zákaznickému reportu nad daty návrhů pro pracovní úvazky, transakce ZREHR_NAVRH. Na úrovni CK bude upřesněno, zda se bude jednat o rozšíření stávajícího reportu, nebo vytvoření nového reportu.
Zákaznický reporting nad daty měsíčních příkazů k výplatě odměn.
Nový zákaznický report, který přihlášenému uživateli zpřístupní seznam všech Návrhů na výplatu odměn, ve kterých vystupuje v roli Zpracovatele – bez omezení a dále Návrhy VO, ve kterých se vyskytují osobní čísla, ke kterým má oprávnění.
Vstupní výběrovka bude obsahovat kritéria pro selekci výstupních dat podle období návrhu, statusu, apod.
Výstup layoutu bude obsahovat seznam Návrhů VO s aktivním odkazem na detail návrhu.
Zákaznický reporting nad daty DPP a DPČ.
Nový zákaznický reporting, který uživateli zpřístupní klíčová data dohod, ke kterým má oprávnění, zejména:
- Osobní číslo
- Formátované jméno
- Počátek platnosti dohody
- Konec platnosti dohody
- Celkové hodiny
- Celková částka
- Vyčerpané hodiny
- Vyčerpaná částka
- Zůstatek hodin
- Zbývající částka
- …
Sestava bude za období kalendářního roku, případně za období kalendářního měsíce. Požadavky na vstupní výběrovou obrazovku a výstup layoutu bude upřesněn na úrovni CK.
Worflow, účastníci procesu
Worflow pro verifikaci návrhu a workflow pro schvalování návrhů personálních opatření pro DPP a DPČ.
Účastníci procesu – seznam:
- Zpracovatel návrhu hlavní
- Zpracovatel návrhu projektový Povinní účastníci – schvalovatelé:
- Správce rozpočtu pro celkové čerpání rozpočtu
- Příkazce operace pro celkové čerpání rozpočtu
Povinní účastníci pro dohodu s nákladovým přerozdělením odměny - schvalovatelé:
- Správce rozpočtu pro dílčí čerpání rozpočtu
- Příkazce operace pro dílčí čerpání rozpočtu Nepovinní účastníci
- Navrhovatel
- Osoby parafující
Verifikační wf bude analogické jako u pracovních úvazků – Etapa I.
Schvalovací wf bude jednokrokové, nebo dvoukrokové (dohodu s nákladovým přerozdělením odměny).
U předčasného ukončení dohody a prodloužení platnosti dohody bude vždy jednokrokové. Role Finální schvalovatel u dohod nebude realizována.
Workflow pro verifikaci a workflow pro schvalování měsíčních příkazů k výplatě odměn z dohod.
Účastníci procesu – seznam:
- Zpracovatel návrhu
Povinní účastníci - schvalovatelé:
- Správce rozpočtu
- Příkazce operace Nepovinní účastníci
- Navrhovatel
- Osoby parafující
Verifikační wf bude analogické jako u pracovních úvazků – Etapa I. Schvalovací wf bude vždy jednokrokové.
Role Finální schvalovatel u dohod nebude realizována.
Zastupování
V rámci schvalovacího procesu bude aktivována funkce pro zastupování.
Pro administraci Obecného zástupu bude využita stávající funkcionalita (dlaždice) v prostředí SAP Fiori.
Nově bude možno zástup nastavit pro období a proces/skupinu pocesů. Případná jiná forma administrace zástupů bude diskutována na úrovni CK.
Systém e-mailových notifikací.
V rámci Etapy II dochází ke změně konceptu e-mailových notifikací, které informují konkrétního
účastníka schvalovacího procesu o přidělení úlohy. Důvodem je skutečnost, že dojde k podstatnému navýšení počtu e-mailových notifikací, což by mohlo způsobit negativní reakci u klíčových schvalovatelů. Požadavky směřující k jedné osobě se budou kumulovat a předávat na účastníka procesu se v koncentrované podobě jednou, nebo několikrát denně ve stanovenou dobu. Ostatní druhy e-mailové notifikace (požadavky na verifikaci, informace o zrušení, nebo zamítnutí návrhu,
informace o aktivaci zástupu,…) by zůstaly beze změn.
Nový koncept e-mailových notifikací pro pracovní úvazky bude součástí Etapy II.
Prostředí SBWP pro zpracování workflow úloh účastníkem typu personalista
Uživatelům z personálního oddělení bude předávána do zásoby práce v prostředí SBWP (SAP
Business Workplace) úloha pro zpracování Návrhů na uzavření a změnu dohody a dále Návrhů na výplatu odměn z dohod se statusem
„Schváleno – předáno PÚ“.
Do stávajícího seznamu úloh, které se předávají do složky Došlá pošta – Workflow se doplní záznamy pro dohody as příkazy k výplatě odměn. Obsah Titulku bude upřesněn v rámci CK.
Požadavky na prostředí po převzetí úlohy pro dohodu ke zpracování bude analogické jako u pracovního úvazku.
U příkazu k výplatě odměn bude prostředí obsahovat seznam výplatních položek.
V obou dvou případech bude k dispozici funkce pro PDF náhled návrhu a otevření detailu návrhu.
Elektronická personální opatření
Nová elektronická personální opatření s vytěžováním dat ze schváleného návrhu se uplatní pro tato personální opatření:
- Uzavření DPP+DPČ
- Opětovný nástup na DPP+DPČ
- Změna DPP+DPČ (hodiny, částka, nákladové přiřazení odměny, předmět)
Pro předčasné ukončení a prodloužení dohody se elektronické personální opatření nasazovat nebude, bude i nadále realizováno manuálně.
Elektronický hromadný zápis schválených odměn do SAP-HR, infotyp IT0015.
Zpracování Příkazu k výplatě
Po aktivaci tlačítka „Zpracování Příkazu k výplatě „ se provede na pozadí hromadný zápis výplat do
IT0015. ID Příkazu k výplatě odměn bude plněno v IT0015 do pole Číslo přiřazení. Zápis bude probíhat
s kontrolou na duplicitu (pro stejné období již k danému osobnímu číslu existuje zápis v IT0015 s mzdovým druhem pro příslušný typ dohody).
Bude vyvinut protokol o zpracování zápisu dat do IT0015, který se personalistce zobrazí v prostředí SBWP s možností tisku. Protokol se bude automaticky ukládat, bude možno jej zpětně vyvolat a vytisknout.
Zápisem odměny do IT0015 dojde ke změně statusu výplatní položky na „Zapsáno do SAP“. Podmínkou změny statusu Návrhu VO na K_Zpracováno PÚ bude zápis alespoň jedné odměny do IT0015.
Kontrolní systém
Kromě standardního rozsahu kontrol při pořizování dat návrhu personálního opatření pro dohody a příkaz k výplatě odměn, kontroly na duplicitní zpracování, kontroly splnění podmínek pro spuštění verifikace a schvalování, budou pro Etapu II. Implementovány nové kontroly specifické pro dohody.
1) Kontrola na překročení celkového % úvazku.
Uplatní se jak při zpracování návrhu na uzavření a změnu dohody, ale také v rámci personální administrace – transakce PA30, Pa40.
Tato kontrola bude působit rovněž při zpracování návrhu na výplatu odměn.
2) Kontrola na překročení max. limitu 300 hodin a rok pro DPP.
3) Kontrola na překročení částky 10 000 Kč pro měsíční výplatu odměn z DPP.
Časové kontroly a výjimky
V průběhu zpracování Návrhu budou realizovány časové kontroly na
-datum uzavření uvedený v Návrhu na uzavření dohody,
-datum počátku platnosti změny v návrhu na změnu dohody
s ohledem na přípustnost předání Návrhu personálnímu útvaru ke zpracování.
Aby bylo v SAP-HR založeno příslušné personální opatření, musejí být současně splněny tyto podmínky:
a) Včasné předání schváleného Návrhu PO do zásoby práce PÚ.
b) Předání podepsané dohody, nebo dodatku v papírové formě na PÚ.
Mezní datum
Nejzazší datum, do kterého musí být Návrh schválen a předán ke zpracování na PÚ. Mezní datum se pro daný případ určí dle:
- data uzavření/ počátku platnosti změny v Návrhu,
- dle typu personálního opatření, a dále z pravidel časové kontroly.
Po uplynutí Mezního data již nelze Návrh PO schválit a předat ke zpracování na personální útvar.
Časové kontroly se budou provádět
-v okamžiku spuštění schvalovací WF úlohy a dále
-v posledním schvalovacím kroku, kdy aktivními účastníky procesu jsou SR a PO pro celkové čerpání rozpočtu.
Obecná výjimka.
Popis funkce:
Ve výjimečných případech bude moci uživatel s oprávněním Vedoucí Personalista udělit Návrhu, který neprošel níže uvedenými časovými kontrolami, výjimku. Po udělení výjimky bude možno
schvalovací WF úlohu spustit, nebo bude možno dokončit schvalování a posunout status zpracování na Schváleno – předáno PÚ.
Časová kontrola na datum uzavření dohody.
Mezní datum = poslední kalendářní den měsíce, ve kterém leží datum počátku platnosti dohody. Po uplynutí tohoto data již nebude možno návrh schválit a předat na PÚ.
Poznámka:
U návrhů, které budou předány na PÚ na konci měsíce, se může stát, že v době uzávěrky mezd nebude dohoda v
SAP-HR a tudíž se toto osobní číslo ani nenabídne k měsíční výplatě odměn.
Časová kontrola na změnu dohody (dodatky).
Pro dohody se prostřednictvím návrhu PO budou moci realizovat tyto změny:
- hodiny,
- částka,
- datum ukončení (prodloužení i zkrácení),
- nákladové přiřazení,
- předmět: spíše pouze rozšíření předmětu, ne nahrazení jiným.
1 – pro změny s výjimkou prodloužení/ předčasného ukončení dohody:
Mezní datum = poslední kalendářní den měsíce, ve kterém leží datum počátku platnosti změny. Po uplynutí tohoto data již nebude možno návrh schválit a předat na PÚ.
2 – pro předčasné ukončení dohody:
Bude možno ukončit i zpětně do již uplynulého měsíce za těchto podmínek:
a) Pokud v uplynulém měsíci nebyla vyplacena odměna (kontrola na IT0015), může být dohoda ukončena k libovolnému dni uplynulého měsíce.
b) Pokud v uplynulém měsíci byla vyplacena odměna (kontrola na IT0015), může být dohoda ukončena pouze k poslednímu dni uplynulého měsíce.
Odůvodnění: V případě dřívějšího ukončení by se změnilo % úvazku na dohodě za uplynulý měsíc.
Poznámka: Případné dřívější ukončení dohody s výplatou v uplynulém měsíci by se řešilo individuálně s vedoucím personalistou – mimo Elektronizaci HR procesů.
Zpracovatel návrhu PO bude informován o případném nevyčerpání předčasně ukončované dohody.
3 – pro prodloužení dohody:
Podmíněné Mezní datum = poslední kalendářní den měsíce, který následuje po datu konce platnosti dohody.
Tato kontrola na mezní datum se použije pouze v případě, že k danému osobnímu číslu nebyl v SAP- HR proveden opětovný nástup. Pokud tato podmínka nebude splněna, prodloužení dohody nebude možné.
Příklad: Dohodu s koncem platnosti k 31.3.2020 bude možno prodloužit, pokud příslušný změnový návrh bude kompletně schválen a předán na PÚ do 30.4.2020 a současně na daném osobním čísle nebude v SAP-HR naveden opětovný nástup s počátkem platnosti po datu platnosti dohody, která má být prodloužena.
Po uplynutí mezního data již nebude možno dohodu prodloužit. Důvody:
a) Po uplynutí mezního data již není reálné, aby k dané dohodě proběhla výplata odměny v aktuálním zúčtovacím období.
b) Hrozí nebezpečí, že toto osobní číslo bude nabídnuto pro opětovný nástup.
Časová kontrola pro měsíční příkaz k výplatě odměn
Měsíční příkazy k platbě se budou realizovat k aktuálně otevřenému období v SAP-HR.
Předpoklad: Měsíční příkazy k platbě se budou vyhotovovat a schvalovat na konci měsíce.
Mezní datum = 2. pracovní den následujícího kalendářního měsíce do 15:00 hod. Tato hodno bude udržována v zákaznickém customizingu.
Po uplynutí mezního data Vedoucí personalista provede uzávěrku měsíčních příkazů k výplatě odměn z dohod.
Nad uzavřeným měsíčním příkazem bude možno pouze dokončit schvalovací proces.
Po uzávěrce měsíčních výkazů již nebude povoleno nad rozpracovanými, nebo nově založenými měsíčními výkazy pro
aktuálně otevřené období v SAP-HR, spustit schvalovací proces s následným předáním do zásoby práce PÚ.
Tuto situaci bude možno, ve výjimečných případech, řešit dohodou s Vedoucím personalistou, který bude mít v SAPu nástroj na individuální dočasné udělení výjimky pro konkrétní Návrh na výplatu odměn. Po udělení výjimky bude možno i tento Návrh schválit a předat do zásoby práce PÚ.
Nástroje vedoucího personalisty
Role a spektrum nadstavbových funkcí pro Vedoucí personalistu zůstává zachována a rozšíří se o nástroje pro:
- Uzavření aktuálního období pro zpracování návrhů na výplatu odměn.
- Udělení výjimky pro návrh na výplatu odměn.
Uživatelský koncept a koncept oprávnění
Proces: Měsíční příkaz k výplatě odměn
Oprávnění k funkcím
Oprávnění k funkcím bude realizováno přidělením role SAP pro proces Měsíční příkaz k výplatě odměn z dohod. Konkrétně se bude jednat o oprávnění ke dvěma transakcím:
- Transakce pro zpracování Měsíčních příkazů k výplatě odměn z dohod.
- Transakce pro reporting nad daty Měsíčních příkazů k výplatě odměn z dohod. Pro přidělování rolí se použije obecný koncept oprávnění.
Manuální přidělování rolí bude s využitím tabulky speciálních uživatelských rolí pro agendu eHR. Přidělování rolí Vedoucím z organizační struktury bude probíhat automaticky.
Oprávnění k personálním datům
Oprávnění přihlášeného uživatele k personálním datům po spuštění některé z transakcí pro měsíční příkazy k výplatě odměn z dohod se bude ověřovat dvojím způsobem.
Ověření oprávnění k personálním datům vůči povoleným organizačním jednotkám. Toto je základní metoda ověřování oprávnění k personálním datům.
U vedoucích z organizační struktury se automaticky přidělí oprávnění pro všechny přímo podřízené zaměstnance a dále pro všechny přímo podřízené vedoucí. Těmto osobám bude moci Vedoucí
zpracovávat Návrhy VO.
Oprávnění Vedoucího mohou být dále rozšířena manuálně pracovníkem CITu na základě písemné žádosti.
U ostatních uživatelů se oprávnění k datům přiděluje manuálně pořízením záznamů do tabulky speciálních uživatelských rolí – na základě písemné žádosti navede pracovník CITu. V tabulce se k
příslušné Business roli pro měsíční příkaz k výplatě odměn přiřadí jedna, nebo několik povolených organizačních jednotek. Od těchto organizačních jednotek se bude odvozovat oprávnění k
personálním datům tak, že se v organizační struktuře SAP vyhledá nákladové středisko, které je přiřazeno povolené organizační jednotce. Uživatel má oprávnění pro všechny dohody, které jsou vedeny k totožnému kmenovému NS (podle infotypu IT0001).
Ověření oprávnění k personálním datům vůči povoleným projektům. Toto je doplňková metoda ověřování oprávnění k personálním datům.
Důvodem jejího nasazení je umožnit v rámci centralizovaných projektů pověřeným uživatelům z CPP zakládat příkazy k výplatě odměn z příslušného centralizovaného projektu pro osobní čísla DPP a DPČ, která jsou vedena k jiným útvarům.
Toto doplňkové oprávnění k personálním datům nebude navádět a udržovat pracovník CITu, ale
uživatel, který má oprávnění k administraci příslušného centralizovaného projektu pomocí transakce ZEHR_PROJEKTY.
Přiřazení uživatelů k projektu bude vedeno jako časově platné záznamy, u každého záznamu bude rovněž informace o uživateli, který záznam naposledy změnil.
Uživatel, který bude tímto způsobem naveden k centralizovanému projektu, získává oprávnění zpracovávat měsíční příkazy k výplatě odměn pro všechna osobní čísla DPP a DPČ, která jsou s nákladovým přiřazením k libovolnému SPP prvku, který je přiřazen příslušnému centralizovanému
projektu. Pokud je dohoda navedena s vícenásobným přiřazením nákladů, získává oprávnění pouze pro tu část, která je s nákladovým přiřazením k příslušnému SPP prvku.
Uživatel, který získá k osobnímu číslu oprávnění tímto doplňkovým způsobem, nebude mít při
zpracování výplatní položky oprávnění ke změně nákladového přiřazení příslušné dohody (nebude moci změnit SPP).
Typy uživatelů pro agendu Měsíční příkaz k výplatě odměn
Transakce pro zpracování návrhu měsíčního příkazu k výplatě odměn z dohod a transakce pro reporting nad daty měsíčních příkazů k výplatě odměn z dohod budou mít tyto typy uživatelů:
Každý vedoucí z organizační struktury … rozšíření oprávnění pro existující typ uživatele Alternativní vedoucí pro eHR … rozšíření oprávnění pro existující typ uživatele
Referent pro Příkazy k výplatě … nová role
Stávající uživatelský typ Referent eHR by automaticky oprávnění pro příkazy k výplatě nezískal.
SAP Front-End + SAP Fiori lauchpad
Do existující skupiny Elektromizace HR se doplní nové dlaždice:
- Pro schvalování návrhů PO pro dohody.
- Pro přístup k historickým datům návrhů PO pro dohody
- Pro schvalování příkazů k výplatě odměn.
- Pro přístup k historickým datům příkazů k výplatě odměn.
Dialogové prostředí a funkcionalita budou vycházet z dlaždic pro pracovní úvazky. Dále bude upřesněno na úrovni CK.
Příloha č. 2 Harmonogram plnění díla
Závazné termíny plnění:
Termín ukončení 7. 12. 2020
Fáze | Předběžný termín plnění |
Fáze 1 – Implementace do ICT prostředí objednatele | 9.10.2020 |
Fáze 2 – Funkční a integrační testování, akceptace implementace, školení, dokumentace, příprava produktivního provozu, start produktivního provozu | 6.11.2020 |
Fáze 3 – Ukončení podpory produktivního provozu | 7.12.2020 |
Celkem |
Příloha č. 3 Cena díla
Cena celkem bez DPH: 1.690.000 Kč DPH 21%: 354.900 Kč
Cena celkem včetně DPH: 2.044.900 Kč
Rozpad ceny na fakturační milníky – fáze plnění
Položka | Cena bez DPH v Kč | DPH v Kč | Cena celkem v Kč |
Fáze 1 – Implementace do ICT prostředí objednatele | 507000 | 106470 | 613470 |
Fáze 2 – Funkční a integrační testování, akceptace implementace, školení, dokumentace, příprava produktivního provozu, start produktivního provozu | 845000 | 177450 | 1022450 |
Fáze 3 – Ukončení podpory produktivního provozu | 338000 | 70980 | 408980 |
Celkem | 1690000 | 354900 | 2044900 |
Poznámka:
Fakturační milníky jsou stanoveny dohodou smluvních stran a vycházejí z nabídky.
Příloha č. 4 | Oprávněné osoby | |
Za stranu Zhotovitele: Xxxxx, příjmení | role | |
Xxx. Xxxx Xxxxxxx | jednatel společnosti | |
Za stranu Objednatele: Xxxxx, příjmení | role | |
Xxx. Xxxxxx Xxxxx | ředitel Centra informačních služeb |