Poučení o zpracování osobních údajů

Poučení o zpracování osobních údajů

1) Účel tohoto poučení

Tímto dokumentem Vám chceme poskytnout informace o podmínkách, za nichž v Teplárnách Brno, a.s. provádíme zpracování Vámi poskytnutých osobních údajů. Pokud budeme dále psát o „naší společnosti“, jsou tím míněny Teplárny Brno, a.s.

2) Proč zpracováváme Vaše osobní údaje

Uzavřením smlouvy s naší společností se stáváte naším zákazníkem. Abychom zajistili, že Vám budou poskytovány profesionální služby a obsluha, abychom splnili veškeré zákonné povinnosti a abychom chránili své oprávněné zájmy, potřebujeme Vaše osobní údaje. Informace dále shromažďujeme o našich potenciálních klientech, kteří se o naše nabídky zajímají nebo které jsme s naší nabídkou oslovili.

Mnohé údaje musíme zpracovávat pro účely archivace. Některé údaje zpracováváme, neboť je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů naší společnosti, tak i třetích osob. Zpracování z tohoto důvodu je však omezeno, existenci oprávněného zájmu pečlivě posuzujeme.

V ostatních případech Vaše osobní údaje zpracováváme pouze s Vaším dobrovolným souhlasem.

3) Kdo Vaše osobní údaje zpracovává

Správcem osobních údajů, odpovědným za jejich řádné zpracování, je společnost Teplárny Brno, a.s., IČ: 463 47 534, se sídlem Okružní 828/25, 638 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl B, vložka 786. Na naši společnost se můžete obrátit na tel.: 000 000 000 nebo e-mailu: xxxx@xxxxxxxx.xx. Informace o naší společnosti naleznete i na webových stránkách xxx.xxxxxxxx.xx.

4) Jaké osobní údaje zpracováváme a proč je potřebujeme

Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je smlouva uzavřená mezi Vámi a naší společností. Vaše údaje rovněž zpracováváme, pokud vystupujete jako kontaktní osoba nebo osoba pověřená k zastupování právnické osoby. Za účelem plnění našich smluvních povinností zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje, které jste nám poskytli při uzavření smlouvy, a to včetně bankovního spojení. Za tímto účelem zpracováváme Vaše jméno, příjmení, datum narození (nebo u některých zákazníků rodné číslo), IČ, DIČ, adresu (trvalého bydliště, případně i kontaktní), adresu, identifikaci a technické parametry odběrného místa, zákaznické číslo, podpis, bankovní spojení a funkci nebo pracovní pozici osoby pověřené k zastupování právnické osoby. Dále průběžně za účelem provedení vyúčtování zjišťujeme Vaši spotřebu tepelné energie, elektřiny a plynu.

Pro uzavření a plnění smlouvy není nezbytné, abyste nám sdělovali svůj telefonní kontakt a e- mailovou adresu, tyto údaje nám můžete poskytnout pro rychlejší a jednodušší komunikaci.

Vaše kontaktní údaje dále využíváme k zasílání obchodních a informačních sdělení upozorňujících na činnost naší společnosti, a dále na rozšiřující se nabídku služeb naší společnosti. Právním základem pro toto zpracování je oprávněný zájem na dalším ekonomickém rozvoji naší společnosti. Máme za to, že zasílání těchto informací může být pro Vás zajímavé a mnohdy se ukazuje, že tyto informace naši zákazníci vítají jako prospěšné. Pokud se zpracováním Vašich osobních údajů pro uvedený účel nesouhlasíte, máte právo vznést proti tomuto zpracování námitku (viz body 9 a 10).

5) Kde uchováváme Vaše osobní údaje

Vaše osobní údaje uchováváme jak v elektronické, tak i v listinné podobě. Elektronické dokumenty jsou ukládány na centrálních discích na serveru naší společnosti a na lokálních discích pracovních zařízení našich zaměstnanců. Přístup k osobním údajům na centrálních

discích je řízený, autorizovaný a je povolen pouze určenému okruhu zaměstnanců. Listinné dokumenty uchováváme ve skřínkách v uzamčených kancelářích a v zabezpečeném archivu naší společnosti, do kterých mají přístup jen oprávněné osoby.

6) Kdo má přístup k Vašim osobním údajům

Přístup k Vašim osobním údajům mají pouze zaměstnanci naší společnosti pověření agendou spojenou se zpracováním osobních údajů.

Údaje předáváme mimo naši společnost pouze, pokud nám to dovolíte nebo to zakotvuje právní předpis, případně pokud je to nezbytné pro zajištění služby a jen tehdy, je-li to nezbytné k dosažení některého z účelů zmiňovaných výše. Dbáme, aby externí subjekt v dané oblasti disponoval nezbytnou profesionalitou a odbornou úrovní a Vaše údaje byly zpracovány spolupracujícími distributory a dodavateli, kteří zajistí potřebnou ochranu a důvěrnost Vašich osobních údajů.

7) Budou Vaše osobní údaje předávány mimo území České republiky?

Ne, zpracování Vašich osobních údajů probíhá výhradně na území České republiky.

8) Jak dlouho bude naše společnost uchovávat Vaše osobní údaje

V případě, že jste již našim zákazníkem, Vaše osobní údaje uchováváme po celou dobu trvání smlouvy, a následně po dobu nezbytně nutnou pro zajištění právních nároků ze smlouvy plynoucích, tedy po dobu, dokud se naše vzájemná práva a povinnosti mohou stát předmětem soudního sporu. S ohledem na promlčecí lhůty, stanovené občanským zákoníkem, budeme Vaše osobní údaje uchovávat po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu. Osobní údaje uvedené na dokumentech, pro které právní předpis stanovuje delší archivační lhůtu, budeme uchovávat po dobu stanovenou právním předpisem.

9) Jaká jsou Vaše práva v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů

Máte právo kdykoliv požadovat přístup k Vašim osobním údajům. Na základě Vaší žádosti Vám poskytneme informaci o tom, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme, za jakým účelem, z jakého zdroje jsme tyto osobní údaje získali, komu byly Vaše údaje poskytnuty a jaká je plánovaná doba, po niž budeme Vaše osobní údaje uchovávat

Máte právo kdykoliv požadovat opravu nepřesných osobních údajů, případně jejich doplnění, jsou-li tyto neúplné. Máte rovněž právo požadovat vymazání osobních údajů, které již nejsou potřebné pro účel, pro nějž byly původně shromážděny, nebo které již není správce oprávněn využívat z jiných důvodů (např. byly zpracovány neoprávněně, jejich výmaz ukládá zákon atd.).

Máte právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů. Můžete nás požádat, abychom nevymazávali Vaše údaje, u kterých bychom tak byli povinni jinak učinit, dále nás můžete požádat, abychom s Vašimi osobními údaji dále nepracovali, dokud se nevyjasní, zda jsou zpracovávané údaje přesné, příp. zda byla Vaše námitka proti zpracování osobních údajů vznesena důvodně (viz právo vznést námitku níže).

Máte právo požadovat, abychom Vám poskytli námi zpracovávané osobní údaje v elektronické podobě tak, aby byly snadno přenositelné k jinému správci (poskytovateli služeb). Toto právo se vztahuje pouze na osobní údaje, které jsme získali v elektronické podobě, a to na základě Xxxxxx souhlasu nebo na základě uzavřené smlouvy.

Máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu (zasílání obchodních nabídek). Pokud tak učiníte, nebudou Vaše osobní údaje k tomuto účelu dále používány. Máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které se opírá o náš oprávněný zájem (viz bod 4) – v takovém případě budeme Vaše osobní údaje nadále zpracovávat pouze tehdy, bude-li prokázáno, že pro takový postup existují závažné oprávněné důvody.

10) Jakým způsobem můžete uplatnit Vaše práva

Vaše práva (včetně práva podat námitku) můžete uplatnit u pověřence pro ochranu osobních údajů, jímž je společnost ATTIS software s.r.o., IČ: 258 94 978, se sídlem Xxxxxxxx 100/10, Lazce, 779 00 Olomouc, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl C, vložka 24596.

Kontaktní osobou pověřence pro ochranu osobních údajů, na kterou se můžete obracet, je Xxx. Xxxxxxxxx Xxxxxxx, tel: 000 000 000, e-mail: x.xxxxxxx@xxxxx.xx.

Pro rychlejší a kvalitnější zpracování Vašeho podnětu a pro Vaši jednodušší identifikaci si Vás dovolujeme požádat, abyste se na pověřence pro ochranu osobních údajů obraceli písemnou formou nebo prostřednictvím e-mailu.

11) Jak postupovat, pokud se domníváte, že při zpracování Vašich osobních údajů došlo k porušení zákona, resp. evropského nařízení o ochraně osobních údajů

Pokud se domníváte, že při zpracování Vašich osobních údajů naší společnosti nebo externím subjektem, jemuž jsme předali Vaše osobní údaje, došlo k porušení právních předpisů upravujících ochranu osobních údajů, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel. x000 000 000 000, e-mail: xxxxx@xxxx.xx, webové stránky: xxx.xxxx.xx.

12) Dochází při zpracování Xxxxxx osobních údajů k automatizovanému rozhodování včetně profilování?

Automatizovaným rozhodováním se rozumí rozhodování, které provádí stroj (počítač) bez zásahu člověka, a které má pro Vás právní či jiné obdobně závažné důsledky (např. vypovězení smlouvy). K takovému zpracování osobních údajů v naší společnosti nedochází, o příslušných krocích vždy rozhoduje konkrétní pracovník společnosti.