SMĚRNICE O OCHRANĚ OZNAMOVATELŮ
SMĚRNICE O OCHRANĚ OZNAMOVATELŮ
Vnitřní oznamovací systém
1. Cíl a účel této směrnice
1.1. Účelem této směrnice je zavedení vnitřního oznamovacího systému ve smyslu zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „Zákon“), a souvisejících právních předpisů. Zaměstnanci a některé další osoby mohou jeho prostřednictvím podávat oznámení týkající se protiprávní činnosti nebo její hrozby. Tato interní směrnice upravuje závazný postup pro podání oznámení, včetně specifikace vnitřního oznamovacího systému, jeho kanálů a způsobu zveřejnění informací souvisejících s vnitřním oznamovacím systémem (dále jen ,,VOS“).
1.2. Směrnice je v celém rozsahu závazná pro všechny zaměstnance právnické osoby Zemědělská společnost Sloveč, a.s , IČO: 61673366, se sídlem Pražská 744, 289 03 Městec Králové, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze , oddíl B, vložka 3977 (dále jen „Zaměstnavatel“), včetně zaměstnanců vykonávajících práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, jakož i pro všechny další osoby, které jsou smluvně zavázány tuto interní směrnici respektovat.
2. Oznámení
2.1. Oznámením se rozumí oznámení fyzické osoby obsahující informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u Zaměstnavatele, a které:
a) má znaky trestného činu,
b) má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100.000,- Kč,
c) porušuje Zákon, nebo
d) porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:
i. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
ii. daně z příjmů právnických osob,
iii. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
iv. ochrany spotřebitele,
v. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
vi. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
vii. ochrany životního prostředí,
viii. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
ix. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
x. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
xi. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
xii. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
xiii. ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
xiv. fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie
(dále jen „Oznámení“).
3. Oznamovatel
3.1. Oznámení může Zaměstnavateli podat fyzická osoba, která pro Zaměstnavatele, byť zprostředkovaně, vykonává či vykonávala, nebo se ucházela o některou z následujících činností:
a) závislá práce vykonávaná v základním pracovněprávním vztahu (pracovní poměr, činnost na základě dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti),
b) dobrovolnická činnost,
c) odborná praxe, stáž.
Zaměstnavatel ve smyslu ust. § 9 odst. 2 písm. a) Zákona vyloučil přijímání Oznámení od osoby, která pro Zaměstnavatele nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, a tedy Zaměstnavatel nebude přijímat Oznámení od osob odlišných od osob uvedených v předchozí větě.
3.2. Fyzická osoba, která podala Oznámení a splňuje podmínky uvedené v odst. 3.1. této směrnice, která jedná v dobré víře a má současně dostatečné důvody se domnívat, že jí oznámené informace byly v době podání Oznámení pravdivé a že Oznámení bylo nezbytné pro odhalení protiprávního jednání (dále jen „Oznamovatel“), má právo na ochranu podle Zákona a této interní směrnice.
3.3. Zákonem ani touto interní směrnicí není dotčena zákonná povinnost oznámit přímo orgánům činným v trestním řízení spáchané trestné činy, které jsou taxativně uvedeny v ustanovení § 368 zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.
4. Ochrana totožnosti Oznamovatele
4.1. S obsahem podaných Oznámení se může seznamovat pouze Příslušná osoba. Totožnost Oznamovatele ani jiné osoby chráněné před odvetnými opatřeními nelze bez jejich písemného souhlasu prozradit nikomu dalšímu. Výjimku představuje situace, kdy je Příslušná osoba dle právních předpisů povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci (např. ve vztahu k orgánům činným v trestním řízení či přestupkovým orgánům), v takovém případě o tom bude Oznamovatel vyrozuměn.
5. Organizace vnitřního oznamovacího systému
5.1. Osoba příslušná k příjmu Oznámení
Osoba či osoby pověřené Zaměstnavatelem k příjímání a posouzení Oznámení podaných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému (dále jen „Příslušná osoba“) se mohou měnit a jsou zveřejněny způsobem umožňujícím dálkový přístup na adrese (dále jen “Adresa VOS”):
Příslušná osoba: Xxx. Xxxx Xxxxxxxx
Xxxxxxxxx 795,
251 01 Říčany
Telefon: x000 000 000 000
5.2. Způsob podání Oznámení
5.2.1. Vnitřní oznamovací systém umožňuje podávat Oznámení k rukám Příslušné osoby následujícími způsoby:
a) písemně elektronicky: xxxxxxxx@xxxxx.xx
b) písemně v listinné podobě: Xxx. Xxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxxxx 000, 000 00 Xxxxxx
c) telefonicky: x000 000 000 000
d) na základě žádosti a smluvení termínu osobně.
5.2.2. Všechny kontakty na Příslušnou osobu pro účely podání Oznámení výše uvedenými způsoby jsou zveřejněny způsobem umožňujícím dálkový přístup na Adrese VOS.
5.2.3. Písemné podání Oznámení elektronicky: Oznámení lze podat písemně prostřednictvím e-mailové zprávy uvedené na Adrese VOS.
5.2.4. Písemné podání Oznámení v listinné podobě: Oznámení lze podat písemně v listinné podobě na poštovní adresu uvedenou na Adrese VOS. V případě podání Oznámení v listinné podobě na poštovní adresu doporučujeme na obálku uvést text: „Neotevírat – pouze k rukám Příslušné osoby“.
5.2.5. Ústní podání Oznámení telefonicky: Oznámení lze podat telefonicky na telefonním čísle uvedeném na Adrese VOS.
O telefonickém Oznámení se pořídí jeho zvuková nahrávka. Zvukovou nahrávku telefonického Oznámení lze pořídit pouze se souhlasem Oznamovatele. Příslušná osoba umožní Oznamovateli, aby se k záznamu nebo
přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil; vyjádření Oznamovatele se
k záznamu nebo přepisu přiloží.
5.2.6. Ústní podání Oznámení osobně: Požádá-li o to Oznamovatel předem, je Příslušná osoba povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to Oznamovatel požádal. Oznamovatel si domluví termín osobního setkání za účelem podání Oznámení s Příslušnou osobou.
O ústním Oznámení se pořídí jeho zvuková nahrávka nebo písemný záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního Oznámení. Zvukovou nahrávku ústního Oznámení lze pořídit pouze se souhlasem Oznamovatele. Příslušná osoba umožní Oznamovateli, aby se k písemnému záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil; vyjádření Oznamovatele se k písemnému záznamu nebo k přepisu zvukové nahrávky přiloží.
5.2.7. O přijetí Oznámení je Příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět Oznamovatele, ledaže
a) Oznamovatel výslovně požádal Příslušnou osobu, aby ho o přijetí Oznámení nevyrozumívala, nebo
b) je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí Oznámení by došlo k prozrazení totožnosti Oznamovatele jiné osobě.
5.2.8. Oznamovatel může podat své Oznámení také prostřednictvím externího oznamovacího systému zřízeného Ministerstvem spravedlnosti, přičemž bližší informace o tomto způsobu podání Oznámení jsou dostupné na webových stránkách: xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/.
5.3. Náležitosti Oznámení
5.3.1. Oznámení musí obsahovat údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost Oznamovatele; má se za to, že údaje o totožnosti Oznamovatele jsou pravdivé.
5.3.2. Oznamovatel do Oznámení uvede rovněž emailovou adresu, případně jiný kontakt, pro účely komunikace související s přijetím, posouzením a vyřízením Oznámení.
5.3.3. Anonymní Oznámení nebudou Zaměstnavatelem přijímána ani prošetřována.
5.3.4. Aby Příslušná osoba mohla Oznámení řádně a včas prošetřit, potřebuje znát co nejvíce relevantních informací. Oznámení by tak mělo obsahovat:
a) identifikaci osob podezřelých ze závadového či korupčního (protiprávního) jednání,
b) podrobný a souvislý popis tohoto jednání,
c) konkrétní důkazy o tomto jednání, pokud je má Oznamovatel k dispozici,
nebo jiné poznatky podporující údaje uvedené v Oznámení.
5.4. Posouzení a způsob vyřízení Oznámení
5.4.1. Po přijetí Oznámení bude vždy posuzována důvodnost podaného Oznámení.
5.4.2. V průběhu prošetřování může Příslušná osoba požádat Oznamovatele
o objasnění sdělených informací nebo o poskytnutí dodatečných informací. Doplnění Oznámení o věrohodné či ověřitelné informace nebo doklady
o ohlašovaném protiprávním jednání mohou pozitivně ovlivnit způsob
a výsledek prošetření Oznámení.
5.4.3. Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost Oznámení a písemně vyrozumět na emailovou adresu Oznamovatele uvedenou v Oznámení
o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí Oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení Příslušná osoba Oznamovatele písemně vyrozumí před jejím uplynutím.
5.4.4. Zjistí-li Příslušná osoba při posuzování důvodnosti Oznámení, že nejde
o oznámení podle Xxxxxx a/nebo této interní směrnice, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí Oznamovatele.
5.4.5. Bude-li Oznámení vyhodnoceno jako důvodné, Příslušná osoba Zaměstnavateli navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Nepřijme-li Zaměstnavatel opatření navržené Příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření. O přijatém opatření Zaměstnavatel neprodleně vyrozumí Příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí Oznamovatele.
5.4.6. Není-li Oznámení vyhodnoceno jako důvodné, Příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí Oznamovatele o tom, že na základě skutečností
uvedených v Oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že Oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí Oznamovatele o právu podat Oznámení u orgánu veřejné moci.
6. Zákaz odvetných opatření
6.1. Oznamovatel nebo jiná chráněná osoba nebudou vystaveni odvetnému opatření.
6.2. Odvetným opatřením se pro účely Zákona a této směrnice rozumí jednání nebo jeho opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností Oznamovatele, které bylo vyvoláno učiněním Oznámení a které Oznamovateli nebo jiné chráněné osobě může způsobit újmu. Zejména, nikoli však výlučně, se může jednat o následující opatření:
a) rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,
b) zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,
c) odvolání z místa vedoucího zaměstnance,
d) snížení mzdy nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku,
e) přeložení nebo převedení na jinou práci,
f) pracovní posudek,
g) neumožnění odborného rozvoje,
h) změna pracovní doby,
i) vyžadování lékařského posudku nebo pracovnělékařské prohlídky,
j) výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo
k) zásah do práva na ochranu osobnosti.
6.3. Odvetnému opatření nesmí být vystaven Oznamovatel ani
a) osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem Oznámení, podání Oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti,
b) osoba, která je ve vztahu k Oznamovateli osobou blízkou,
c) osoba, která je kolegou Oznamovatele,
d) osoba Oznamovatelem ovládaná,
e) právnická osoba, v níž má Oznamovatel účast, osoba ji ovládající, jí ovládaná osoba nebo osoba, která je s touto právnickou osobou ovládaná stejnou ovládající osobou,
f) právnická osoba, jejíhož voleného orgánu je Oznamovatel členem, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,
g) osoba, pro kterou Oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost,
nebo
h) svěřenský fond, jehož je Oznamovatel nebo právnická osoba podle písmene e) nebo f) zakladatelem nebo obmyšleným nebo ve vztahu k němuž jsou Oznamovatel nebo právnická osoba podle písmene e) nebo f) osobou, která podstatným způsobem zvýší majetek svěřenského fondu smlouvou nebo pořízením pro případ smrti.
7. Zneužití vnitřního oznamovacího systému
7.1. Xxxxx, která podala vědomě nepravdivé Oznámení se nemůže domáhat ochrany před odvetným opatřením podle Zákona a této interní směrnice.
7.2. Vědomé podání nepravdivého Oznámení je přestupkem, za nějž může být ze strany příslušného orgánu veřejné moci uložena pokuta do výše 50.000,- Kč.
8. Ostatní ustanovení
8.1. V případě dotazů souvisejících s ochranou oznamovatelů podle Zákona a této interní směrnice je možné obracet se na Pověřenou osobu.
8.2. Za správu vnitřního oznamovacího systému a za koordinaci ochrany Oznamovatelů u Zaměstnavatele je odpovědná Pověřená osoba.
9. Ochrana osobních údajů uvedených v Oznámení
9.1. Osobní údaje, které Oznamovatel uvede v Oznámení, bude Zaměstnavatel v souladu
se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a s Nařízením
Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, o ochraně osobních údajů (dále jen „Nařízení GDPR“), zpracovávat jako správce údajů, neboť je to nezbytné k prošetření Oznámení (pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje podle Xxxxxx).
9.2. Za osobní údaje se podle Nařízení GDPR považují veškeré informace
o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen „Subjekt údajů“). Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. Subjektem údajů jsou v tomto případě Oznamovatel a další osoby, jejichž osobní údaje jsou v Oznámení uvedeny.
9.3. V souvislostí s podáváním Oznámení podle této interní směrnice Zaměstnavatel zpracovává o Oznamovateli především následující typy údajů: jméno a příjmení; datum narození; email; a další údaje k zajištění řádného prošetření Oznámení a plnění zákonných povinností Zaměstnavatele.
9.4. Doba zpracování činí 5 let ode dne přijetí Oznámení.
9.5. Příjemcem osobních údajů uvedených v Oznámení je pouze Zaměstnavatel a Příslušná osoba. Osobní údaje uvedené v Oznámení nebudou předávány jiné osobě.
9.6. Zaměstnavatel Osobní údaje předá dalším subjektům jen tehdy, pokud jim bude svědčit zákonný důvod pro přístup k těmto údajům (orgány činné v trestním řízení, jiné kontrolní orgány se zákonným zmocněním pro přístup k informacím), nebo pokud to bude nezbytné pro ochranu jejich práv (soudní řízení) a pouze v nezbytně nutném rozsahu.
9.7. Osobní údaje nebudou předávány do třetích zemí.
9.8. Práva Subjektu údajů:
9.8.1. Subjekt údajů má zejména právo u správce:
a) požadovat přístup k osobním údajům, které správce zpracovává, čímž se rozumí právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se ho
týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím uvedeným v čl. 15 Nařízení GDPR;
b) požadovat opravu osobních údajů, které jsou o něm zpracovávány, pokud jsou nepřesné. S přihlédnutím k účelům zpracování má v některých případech právo požadovat také doplnění neúplných osobních údajů;
c) požadovat výmaz osobních údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 17 Nařízení GDPR;
d) požadovat omezení zpracování osobních údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 18 Nařízení GDPR;
e) získat osobní údaje, které se ho týkají a
1. které zpracovává správce s jeho souhlasem, nebo
2. které zpracovává správce pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou taková fyzická osoba je nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na její žádost ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, přičemž má právo předat tyto Osobní údaje jinému správci, a to za podmínek a s omezeními uvedenými v čl. 20 Nařízení,
f) má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů ve smyslu čl. 21 Nařízení GDPR z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace.
9.8.2. Pokud správce obdrží takovou žádost, bude informovat žadatele o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Správce není v určitých případech stanovených Nařízením GDPR povinen zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech správce může
(i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.
9.8.3. Pokud správce obdrží výše uvedenou žádost, ale bude mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, může jej požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti.
9.8.4. Informace o tom, že Subjekt údajů u správce uplatnil svoje práva a jak správce jeho žádost vyřídil, si po přiměřenou dobu (4 let) uloží za účelem dokladování této skutečnosti a ochrany práv.
9.8.5. V každém případě, kdy se Subjekt údajů domnívá, že dochází k neoprávněnému zpracování jeho osobních údajů (zejména tehdy, pokud správce na jeho žádost o informace či o nápravu stavu nereaguje nebo Subjekt údajů s vyjádřením správce nesouhlasí), se lze se stížností obrátit na dozorový orgán, Úřad pro ochranu osobních údajů.
9.9. Kontakty na správce osobních údajů jsou uvedeny na adrese: Zemědělská společnost Sloveč, a.s., Xxxxxxx 000, 000 00 Xxxxxx Xxxxxxx.
V Městci Králové dne 8.12.2023
Xxx. Xxxx Xxxxxx
místopředseda představenstva