SMLOUVA O ZAJIŠTĚNÍ A POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB 2024 č. 330-X/24
SMLOUVA O ZAJIŠTĚNÍ A POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB 2024 č. 330-X/24
(dále jako „Provozní dohoda“)
na akci
Veletrh vědy Akademie věd ČR 2024
(dále jen „Akce“)
uzavřená dle ust. §1746 odst. 2 zákona č. 89/2014 S., občanský zákoník, v platném znění mezi:
ABF, a.s.
IČ: 63080575, DIČ: CZ63080575
se sídlem Xxxxxxxxxx 000, 000 00 Xxxxx 0
korespondenční adresa Xxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxx 0 zapsaná v OR vedeném MS v Praze v oddíle B, vložka 3309 bank. spojení: Česká spořitelna, a.s., č.ú.: 10665612/0800
zastoupena: , místopředsedou představenstva, a , členem představenstva
(dále jen „ABF“)
a
Středisko společných činností AV ČR, v. v. i.
IČ: 60457856, DIČ: CZ60457856
se sídlem Xxxxxxx 0000/0, 000 00 Xxxxx 0
zapsaná v rejstříku veřejných výzkumných institucí vedeném Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy České republiky
bank. spojení: Komerční banka, a.s., č.ú.: 115-9551640267/0100 zastoupena: Ing. Xxxxxxx Xxxxxxx, MBA, ředitelem
(dále jen „Objednatel“)
PREAMBULE
Tato Provozní dohoda se uzavírá na základě smlouvy o podnájmu prostor, pozemků a poskytnutí prací a služeb, kterou smluvní strany uzavřely v rámci Akce (dále jen „Nájemní smlouva“) a je její nedílnou součástí. Provozní dohoda mimo jiné specifikuje zejména bližší okolnosti průběhu Akce, pro kterou byla Nájemní smlouva uzavřena, a služby, které ABF na základě Nájemní smlouvy poskytuje a zabezpečuje Objednateli.
I. PRONAJATÉ PROSTORY DLE NÁJEMNÍ SMLOUVY
ZÁKLADNÍ INFORMACE veletrh
O AKCI veřejnost
konference
jen pro zvané
sportovní akce
jiné
počet návštěvníků/účastníků 30 000 osob
PŘÍLOHA č. 1 – základní schéma fungování Akce (plochy, vstupy, vjezdy, parkování)
Pronajaté prostory dle Nájemní smlouvy:
vnitřní prostory v hale č. 1 4 000 m2
vnitřní prostory v hale č. 6 4 000 m2
Vstupní hala I přízemí: ANO
Vstupní hala II: ANO – dle skutečného záboru pro komerční využití
Vstupní hala III přízemí: NE
Venkovní plochy: ANO – před halou 1 a 6
Kanceláře VHI přízemí: registrace, VIP salonek ANO
nadstandardní vybavení místností NE
Šatna ve VHI: NE
Kanceláře VHII: registrace 31, místnosti 10 – sklad, 12 – rozhlas, 13 - business, 15 – zdravotník, 30 – kancelář, 32 – kancelář, 33 – kancelář, 12B – infopult
Nadstandardní vybavení místností? NE
Šatna ve VHII: NE
Kanceláře VHIII přízemí: Multifunkční místnost (sál č. 4) NE
Nadstandardní vybavení místnosti? NE
Šatna ve VHIII: NE
Konferenční sály: | Kongresový sál č. 2 ve VHI | ANO |
Kongresový sál č. 1 ve VHIII | NE VIP salónek nad KS NE | |
Sál velký (č. 1) ve VHII | NE | |
Sál malý (č. 2) ve VHII | NE | |
Sál malý (č. 3) ve VHII | NE | |
Sál malý (č. 5) ve VHI | ANO | |
Sál malý (č. 6) ve VHI | ANO | |
Sál velký (č. 7) ve VHI | ANO |
Přesouvat vybavení mimo kanceláře a konferenční sály do vstupních a výstavních hal je zakázáno!
Podrobný rozpis sálů, časový harmonogram a požadavky na AV techniku. Rozpis bude dodán nejpozději do
20. 5. 2024.
Předání všech klíčů od místností a sálů proběhne při předávání plochy. Ztráta klíče bude pokutována částkou
45 eur/ks.
II. ZÁKLADNÍ ČASOVÝ HARMONOGRAM AKCE
DATUM | DEN | POPIS | POŘADATEL | VYSTAVOVATEL | NÁVŠTĚVNÍK |
27. 5. 2024 | po | předčasná montáž | 7 – 22 h | ||
28. 5. 2024 | út | montáž | 7 – 22 h | 7 - 22 | |
29. 5. 2024 | st | Montáž | 7 – 24 h | 7 - 23 | |
30. 5. 2024 | čt | Akce | 7 – 24 h | 7 - 24 | 10 – 18 |
31. 5. 2024 | pá | Akce | 8 – 19 h | 8 - 19 | 10 – 18 |
1. 6. 2024 | So | Akce, demontáž | 8 – 24 h | 8 - 24 | 10 - 18 |
2. 6. 2024 | Ne | demontáž | 00 – 8 h |
NOČNÍ REŽIM 22:00 – 7:00 hod., pokud není v Nájemní smlouvě řešeno jinak, noční režim je zpoplatněn!
Krček č. 2 zavřen do 10 hod. a krček č. 3 zavřen od 8 hod.
Termín předání prostor do užívání: 28. 5. 2024 v 7:00 hod.
Termín zpětného převzetí prostor: 2. 6. 2024 cca v 8:00 hod.
Prostory budou předávány na základě písemného protokolu, který na místě předává pověřený pracovník ABF.
Systém otevírání a zavírání hal
Haly budou otevírány a zavírány pro vystavovatele dle časového harmonogramu, případně dle upřesnění
Objednatele.
Uzavírání hal při veletržních akcích:
Veškeré boční dveře výstavních hal budou postupně uzavírány do 18:30 hod. každý den konání Akce, kromě závěrečného dne Akce. Hlavní čelní vchody do hal a vstupy v 19:00 hod. každý den konání Akce, resp. po opuštění prostor návštěvníky, vystavovateli, kromě závěrečného dne Akce.
Souběh akcí
Při konání Akce se v areálu zároveň konají následující akce:
Stany – H2 a H5AB LIVE NATION – H4 a H7 ADI – ve VH III
Omezení vyplývající ze souběhu akcí: ANO – 28. 5. 2024 koncert – omezení nájezdu
Poměr společných nákladů na služby při souběhu: NE
III. TECHNICKÉ SLUŽBY
Smluvní strany se dohodly, že v čl. III. až V. této Provozní dohody níže je sjednán možný rozsah plnění a služeb poskytovaných Objednateli ze strany ABF (ať už přímo, nebo prostřednictvím dodavatelů ABF). Smluvní strany se dále dohodly, že ABF bude Objednateli účtovat cenu těchto služeb dle jejich skutečného čerpání, a to dle ceníku služeb, který je přílohou Nájemní smlouvy.
Rastr plochy dodat nejpozději do 20. 5. 2024 do 15:00 hod. (min. týden před začátkem montáže) - závazné plány rozmístění expozic včetně objednaných technických přípojek (elektro, voda/odpad, internet, stlačený vzduch) + zavěšování, koberce
Vyměření plochy ANO dle předaných podkladů zajistí ABF, předání vyměřené plochy 26. 5. 2024 do 8:00 hod.
Elektro přípojky dle předaných podkladů zajistí ABF, doobjednávky od začátku montáže s přirážkou 30 % dle ceníku
Internetové přípojky, Wi-Fi
ANO
dle předaných podkladů zajistí ABF (pevné přípojky – kabel – 10/10 Mb, Wi-Fi přípojky 3/3 Mb, přípojky pro vystavovatele a pro pořadatele).
hala č. 1 + 6 + kongresový sál – Wi-Fi pro max. 350 připojení (název Wi-Fi: VYSTAVOVATEL2024, heslo:
jenaveletrhurad), pásmo 5 a 2,4 GHz
kongresový sál – zajistit internetové připojení o minimální kapacitě 5/5 pro internetový streaming.
Vlastní Wi-Fi sítě jednotlivých vystavovatelů podléhají schválení správou areálu ABF, jinak jsou považovány za nepovolené a bude k nim jako k takovým přistupováno.
Bližší specifikace přípojek: dohoda s (IT technik viz níže čl. VI této smlouvy)
ANO - ABF zajistí kompletní realizaci stavby Akce na základě předaných podkladů. Vyúčtování bude provedeno v rámci vyúčtování služeb dle reality dle odsouhlaseného ceníku, který je uveden v Nájemní smlouvě.
Termín předání podkladů: 20. 5. 2024
Termín předání stánků: 28. 5. 2024 ve 12 hod.
Další požadavky na stavbu: stánky, stěny apod.
Přípojky voda/odpad ANO dle předaných podkladů zajistí ABF, doobjednávky od začátku montáže s přirážkou 50 % dle ceníku
Umístění venkovních stánků s požadavkem na vodu/odpad konzultovat se správou areálu!
Zavěšování Zavěšování do stropních konstrukcí hal zajistí ABF dle předaných podkladů, doobjednávky od začátku montáže s přirážkou 50 % (pokud je to technicky možné).
VEŠKERÉ ÚVAZOVÉ BODY MUSÍ BÝT PÍSEMNĚ ODSOUHLASENY SPRÁVOU AREÁLU!
Zavěšení bannerů ANO
Infosystém (změny) NE
Zastínění světlíků ANO – zastínění Kongresový sál světlíky
Molton (látka) NE
PVC příčka na předělení NE
Vytápění/ventilace
Haly 1 a 6 jsou vytápěné plynovými agregáty. Spouštění a vypnutí topných/ventilačních agregátů bude realizováno dle vývoje počasí, aby byla zajištěna požadovaná teplota v hale.
Požadavky Objednatele na teplotu:
Montáž – bez vytápění
Akce – 20 °C v případě nepřízně počasí Demontáž – bez vytápění
(Pozn.: Obsluhu topení/ventilace můžete kontaktovat přes halmistra.)
IV. PERSONÁLNÍ SLUŽBY
Řídící pracovník při montáži, akci a demontáži, případně dle potřeby Akce
Halmistři | předčasná montáž | 1 pracovník |
montáž | 2 pracovníci | |
akce | 2 pracovníci | |
demontáž | 2 pracovníci |
Halmistr Hala 1 m: x000 000 000 000
Halmistr Hala 6 m: x000 000 000 000
Posílení ostrahy areálu
Dispoziční pracovník ANO
Noční ostraha areálu NE
Vjezd u kotelny NE
Výjezdová vrátnice ANO
Noční ostraha ANO
Večerní posila NE
Individuální ostraha expozic: NE
Kauce poslední den montáže, 3 hodiny – 1 000 Kč ANO
při akci NE
Kontrola vstupů
Otevírání vstupů A, B, VSTUP F
Obsazené pozice A a F – kontrola vlastní
Turnikety, čtečky NE
Další personál
Informace NE
Šatna NE
Hostesky NE
Pracovníci pro pomocné práce NE
Požární ochrana Zajistí ABF v počtu 2 pracovníků v době otevření Akce pro návštěvníky (jeden pracovník na
halu).
Akce vyžadující vypnutí protipožárního systému z důvodu kouřových efektů, vibrací způsobených hudební produkcí nebo jiných vnějších vlivů – ANO – pouze kongresová sál (Pozn.: Za opětovné zprovoznění systému a kalibrace čidel bude účtována nájemci částka 90 eur bez DPH).
Všechny únikové východy musí být otevřeny a volně zpřístupněny veřejnosti a musí být dodržena průchodnost požárně bezpečnostních uliček za stánky vystavovatelů.
Rizikové faktory z hlediska PO – ANO – H6: Fyzikální ústav AV ČR (izopropylalkohol –
hořlavina), Ústav fyziky atmosféry AV ČR (oheň), Česká asociace science center (kapalný dusík, propanbutanové plniče, slabé kyseliny a zásady, vzácné plyny, hořlavé kovy), Univerzita Karlova (tekutý dusík), Univerzita Palackého v Olomouci (chemikálie a rozpouštědla v lahvích, roztok alginátu sodného a chloridu vápenatého), Vysoká škola chemicko-technologická (kapalný dusík a suchý led), RhAgchem (zanedbatelné množství toxických, žíravých i hořlavých látek, 50ml ethanolu či izopropanolu, 50ml 10% dusičnanu stříbrného, 40ml běžných rozpouštědel); H1: Ústav dějin umění AV ČR
(4 ks ohřívač na pečetní vosk = čajové svíčky), Ústav fyzikální chemie J. Heyrovského AV ČR (lihový kahan a chemikálie), Ústav fyziky materiálů AV ČR (plynový hořák), Ústav geoniky AV ČR (vařič), Ústav chemických procesů AV ČR (tlaková lahev s dusíkem), Ústav jaderné fyziky AV ČR (vařič, radionuklidový generátor)
Kongresový sál – v rámci science show použití otevřeného ohně (kahany)
Lékařská služba ANO – 1 osoba
zajistí ABF v době otevření Akce pro návštěvníky + poslední den montáže
Parkování návštěvníci
P1 před VHI
P2 před VHII zdarma ze smlouvy (počet ks/den)
P3 štěrk před VHIII návštěvníci hradí sami
Parkovací služba ABF ANO – od 8:30 hod. + řízení autobusů u vjezdové brány do cca 10:30 hod.
Vjezdové karty
Karty VYSTAVOVATEL vícedenní nepřenosné – 35 ks (+ 20 ks čistých) Karty POŘADATEL – 30 ks
Karty MONTÁŽNÍ – 30 ks
Parkovací karta pro vystavovatele je určena pouze pro denní parkování s dobou otevření Akce pro vystavovatele. Noční parkování vystavovatelů je v areálu zpoplatněno. Auta vystavovatelů, která zůstanou zaparkovaná v areálu přes noc, budou vyúčtována Objednateli dle aktuálního ceníku.
Kyvadlová doprava ANO + hlášení v metru
Provoz autobusu: cca 55 eur/hod., výroba hlášení cca 125 eur, hlášení cca 5,5 eur/hod.
Zastávka – záliv vstup A/vstup D
Pokladny a pokladní služba
Využití pokladen NE
Pokladní ABF NE
Prodej vstupenek parkovné ANO Platnost VIP karet ABF ANO
V. ÚKLID A OSTATNÍ SLUŽBY
Úklidové práce:
Montáž
Hrubý úklid uliček – zametání, přesun odpadu, manipulace s popelnicemi – úterý (platí PVA) a středa
Strojní mytí podlahy
Úklid objednaných stánků dle předaných podkladů (u stánků, kde bude krycí folie koberce a bude objednán úklid, bude tato odstraněna)
Generální úklid Vstupní haly I, II
Úklid Kongresového sálu, strojní mytí foyer, úklid schodiště po montáži Úklid konferenčních sálů po montáži
Generální úklid venkovních prostor kolem výstavních hal, před Vstupní halou II,
v autobusových zálivech apod.
Akce
Pochozí úklid výstavních hal, dále VH I, VH II a nástupního prostoru před všemi vstupními halami a mezi výstavními halami v rozsahu celkem 4 pracovníky v časech otevírací doby pro vystavovatele (cca 1 pracovník na 3000 m2 s přihlédnutím na druh akce)
Večerní úklid stánků – na základě předaných podkladů, všechny objednané stánky
Po demontáži Generální úklid výstavních hal po Akci
Generální úklid Vstupní haly I, II po Akci
Generální úklid konferenčních sálů, Kongresového sálu, foyer Generální úklid využitých pokladen
Generální úklid venkovních prostor kolem výstavních hal, před Vstupní halou II a před areálem
Provoz toalet dle rozsahu Akce – ve VH I po celou dobu nájmu a ve VH II u H1 po dobu vlastní akce
(Pozn.: Provozem toalet se míní průběžný úklid toalet a doplňování hygienických prostředků.).
Kontejnery a popelnice
ABF zajistí dostatečný počet nádob (240 l, 1100 l, VOK 9 m3) pro potřeby Akce a její přípravy a demontáže a připravuje je pro vývoz. Vývoz nádob probíhá každou noc/po ukončení celé Akce najednou. Fakturován je skutečný počet naplněných nádob.
Požadavek na přistavení odpadových nádob při Akci:
Odpadkové koše v halách ANO – na tříděný odpad ke každým dveřím
Kontejner 1100 l (směsný odpad) ANO – po dobu montáže a demontáže do každé haly 2 + 2 +
2 označení papír a plast a směs. A k foodtruckům a stánkům Popelnice 240 l (tříděný odpad – plast/papír) NE
VOK 9 m3 NE (Pozn.: Odpadkové koše jsou standardně součástí pouze vstupních hal a konferenčních sálů).
Uličkové a stánkové koberce
Stánkové koberce ANO – v rámci stavby Uličkové koberce NE
Montáž: stánek u H1 (dle počtu osob v areálu) – od středy zajišťuje firma zajišťuje firma Kopecký
Akce: VHI – 1x kavárna
VHII – 1x restaurační provoz
Přední gastrozóna – venkovní stánky u H1 U H6 – food trucky popř. stánky
Demontáž: Jeden venkovní stánek do cca 21:00 hod.
Catering v rámci Akce – zajišťuje Stones catering (CLARA CAFE a fa. Xxxxxxx) v samoobslužné restauraci a kavárně
Občerstvení v rámci montáže – zajišťuje fa. Kopecký
Vysílačky
1 ks pro Objednatele (k vyzvednutí u ABF - 1 ks zdarma)
Reklamní Využití jiných reklamních ploch v areálu je zakázáno, případně podmíněno souhlasem ABF (polepy skel, zavěšování bannerů na haly, umisťování vlastních poutačů apod.). Ceny reklamních ploch jsou uvedeny v Grafickém ceníku a Nabídkovém katalogu reklamních ploch na webu xxx.xxxxxxx.xx.
Dodání grafických podkladů do 17. 5. 2024.
Mobilní billboardy ANO – zajištění výlepu
Pevný billboard ANO – pozice 14 od 18. 5. do 11. 6. 2024 -
zajištění výlepu
Triboard Ano
CLV, rámečky na WC, klap rámy ve VH II NE Reklamní banner (870 x 120 cm) – VH II ANO Reklamní banner (925 x 177 cm) – VH III NE Light box 445 x 445 cm – VHIII NE
Polepy dveří - výlep ANO
Státní/firemní vlajky NE
Velkoplošná obrazovka VHIII NE
VHI – monitory orientační systém ANO
VHII – monitory orientační systém ANO
VHIII – monitory orientační systém NE
Vlastní reklamní bannery ANO
Rozhlas ANO
(komerční vysílání zpoplatněno 45 eur/den, poplatky autorským organizacím hradí a vyřizuje
Objednatel)
Mobilář a vybavení
Lavičky ANO – 6 ks do VH II
Židle ANO – kongresový sál – 300 ks + 3 stoly, 80 ks konferenční sál č. 7
Mobilní zábrany ANO – 2 ks u vstupu do H1 od VH II
Mobilní ploty NE
Vymezovací stojánky ANO – 10 ks ve VH I od 29. 5. 2024
Zapůjčení mob. xxxxxxx s dezinfekcí NE
Infostojan oboustranný formát A1 ANO – 6 ks
Kabelové přejezdy ANO – dle potřeby organizátorů Replasty (podlahové plastové desky) NE
Podium NE
Nafukovací brána NE
Ostatní (gauče, taburety apod.) NE
(Pozn.: Manipulační poplatek za dopravu, instalaci a deinstalaci vybavení bude účtován dle skutečného rozsahu objednávky na základě individuální cenové kalkulace).
VI. KONTAKTY
Garant Akce za ABF
Pověření pracovníci ABF
Služby pracovníků ABF po pracovní době:
29.5.2024 | 16:00 – 20:00 |
30.5.2024 | 16:00 – 24:00 |
31.5.2024 | 16:00 – 18:00 |
1.6.2024 | 8:00 – 18:00 |
Pověření pracovníci Objednatele:
DALŠÍ SLUŽBY V AREÁLU PVA EXPO PRAHA
CENTRUMSPED spediční služby, manipulační technika, uskladnění materiálu – výhradní dodavatel
v areálu
STONES CATERING samoobslužná restaurace, kavárna – dodavatel cateringu
CREATIV EXPO grafické služby, tisk, copycentrum
TOTAL BROKERS pojištění
hostesky, modelky, casting -
LS Production
IT technik IT služby
REVITAL SERVIS parkovací služba štěrkového parkoviště P3
VII. OBECNÁ USTANOVENÍ
Veškeré služby objednává Objednatel výhradně u pověřeného pracovníka ABF, a to formou této Provozní dohody nebo písemné objednávky. ABF služby realizuje prostřednictvím svých zaměstnanců nebo poddodavatelů. Pověřený pracovník ABF předává objednávky poddodavatelům, pokud není stranami výslovně písemně dohodnuto jinak.
Objednávané služby se řídí Ceníkem služeb, který je nedílnou součástí smlouvy. Tato Provozní dohoda obsahuje souhrn požadavků z uskutečněných přípravných schůzek a jednání. Požadavky neuvedené v Provozní dohodě budou brány jako doobjednávky. Veškeré ceny uvedené v tomto dokumenty jsou uváděny bez DPH.
Veškeré výše rozepsané služby, není-li uvedeno jinak, hradí Objednatel na základě faktury ABF. Všechna předběžná ujednání, která nejsou níže uvedena, jsou po podpisu Provozní dohody neplatná.
Objednatel předloží v termínech dle této Provozní dohody všechny potřebné podklady a dokumenty. Pokud bude Objednatel požadovat poskytnutí služeb v jiných časových termínech, než jsou v této Provozní dohodě uvedeny, bude tato změna projednána předem s pověřeným pracovníkem ABF, nejpozději však do 15:00 hod. předchozího dne.
V případě stánků (ev. strojů, exponátů apod.), které musí být z technických důvodů v nočních hodinách pod napětím, zajistí Objednatel, že budou v dobrém technické stavu, a odpovídá za rizika spojená s jejich provozem, zejména rizika vzniku požáru. To se týká i vystavených automobilů, kdy navíc Objednatel zajistí, aby byly zabezpečeny proti úniku provozních kapalin, odpojeny od elektřiny a deaktivovány.
Shora uvedení pracovníci Objednatele, určení k jednání, jsou oprávněni schvalovat a podepisovat příslušné objednávky a doobjednávky ve vztahu k Akci. Pověřený pracovník ABF může přijmout, a tedy i následně realizovat, výhradně objednávky pověřených pracovníků Objednatele.
Ustanovení Provozní dohody nesmí být v rozporu s Nájemní smlouvou na uvedenou Akci. Provozní dohoda je uzavírána spolu s Nájemní smlouvou.
Smluvní strany berou na vědomí, že tato smlouva podléhá zveřejnění dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů. Zveřejnění v registru smluv zajistí objednatel. Provozní dohoda je platná dnem podpisu oběma smluvními stranami a účinnosti nabude dnem jejího zveřejnění v registru smluv. Provozní dohoda se uzavírá na dobu trvání Nájemní smlouvy, včetně případného prodloužení Nájemní smlouvy.
Tato smlouva bude uzavřena elektronicky, bude tedy existovat pouze v jednom originálu, který oprávnění zástupci smluvních stran podepíšou svým platným a uznávaným el. podpisem v souladu se zákonem č. 297/2016 Sb., o
službách vytvářejících důvěru v elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů. Změny a doplňky lze provést pouze písemnou formou, podepsanou oběma stranami.
VIII. PŘÍLOHY
Příloha č. 1 – Schéma pronajatých prostor a pozemků (schéma areálu, vstupy, vjezdy, parkování, uzavírky, pokladny,
ploty, billboardy)
V Praze 23.05.2 V Praze 21.05.2024
............................................ ..............................................................
ABF, a.s. Středisko společných činností AV ČR, v. v. i.
Xxx. Xxxxx Xxxxxx, MBA
místopředseda představenstva ředitel
............................................ ABF, a.s.
člen představenstva