část 4 – Návrh Servisní smlouvy Servisní smlouva
objednatel |
systém spisové služby Povodí Odry, státní podnik |
zhotovitel
|
Ev. č.: |
Ev. č.: |
část 4 – Návrh Servisní smlouvy
Servisní smlouva
Smlouva uzavřená podle § 2586 a následujících zák. č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, v platném znění:
Ev. č. Zhotovitele:
Ev. č. Objednatele:
I. Smluvní strany
Objednatel: Povodí Odry, státní podnik
se sídlem Xxxxxxxx 0000/00
Xxxxxxx, PSČ 701 26
Za společnost jedná: Xxx. Xxxx Xxxx, generální ředitel
K jednání ve věcech technických pověřen: Xxx. Xxxxx Xxxxxxxx, vedoucí odboru informatiky
Bankovní spojení: KB Ostrava, č. účtu 97104761/0100
IČO: 70890021
DIČ: CZ70890021
Objednatel je zapsán v OR vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl AXIV, vložka 584.
(dále též jen „POd“)
Zhotovitel: [DOPLNÍ DODAVATEL]
Se sídlem: [DOPLNÍ DODAVATEL]
Za společnost jedná: [DOPLNÍ DODAVATEL]
K jednání ve věcech technických pověřen: [DOPLNÍ DODAVATEL]
Bankovní spojení: [DOPLNÍ DODAVATEL]
IČO: [DOPLNÍ DODAVATEL]
DIČ: [DOPLNÍ DODAVATEL]
Zhotovitel je zapsán v OR [DOPLNÍ DODAVATEL]
Smluvní strany uzavírají tuto smlouvu na základě vlastní svobodné vůle s cílem upravit jejím prostřednictvím svá vzájemná práva a povinnosti v souvislosti s používáním systému spisové služby.
II. Předmět smlouvy
1. Předmětem smlouvy je závazek zhotovitele poskytovat objednateli výkony spočívající v provádění prací a služeb při správě softwaru (dále SW) v majetku objednatele (pozáruční servis a maintenance), dodaného na základě smlouvy ev. č. objednatele [DOPLNÍ OBJEDNATEL] / ev. č. zhotovitele [DOPLNÍ DODAVATEL] objednateli v dále uvedeném rozsahu na základě paušálních plateb a dle jednotlivých dílčích objednávek zadaných pověřenými pracovníky objednatele, jak je dále specifikováno, a závazek objednatele řádně provedené práce převzít a zaplatit za ně cenu ve smyslu čl. III. této smlouvy. Předmět dílčích plnění je rámcově specifikován v odst. 2 tohoto článku.
2. Rámcová specifikace hlavních oblastí činnosti zhotovitele, jež bude pro objednatele vykonávat na základě dílčích objednávek:
Poskytování SW prací specialistů a dílčích služeb a prací:
a) na SW dodaném zhotovitelem pro objednatele na základě smluv o dílo a to dřívějších i budoucích, nad rámec oprav a služeb, na které se vztahuje záruka z těchto smluv plynoucích,
b) na zařízeních Objednatele takových, o kterých se objednatel důvodně domnívá, že zhotovitel má technické prostředky a odbornou způsobilost k jejich provedení,
úpravy aplikačního SW spisové služby při zavádění nových funkcí, nebo vazeb na jiné informační systémy Objednatele,
úpravy aplikačního SW spisové služby při změně legislativy nebo při zásadní změně požadavků odběratelů,
technická pomoc při provádění aktualizací a upgrade operačních systémů na zařízeních objednatele,
technická pomoc při provádění upgrade databázového systému,
technická pomoc při provádění přechodu aplikačního SW na jiný HW.
Činnost bude prováděna na zařízení v POd v profesích:
specialista operačních systémů,
programátor aplikačního SW.
3. Předmětem plnění zhotovitele budou i práce na zařízení při odstranění poruch na přímé vyžádání objednatele na telefonní číslo zhotovitele [DOPLNÍ DODAVATEL] případně jinými dohodnutými prostředky elektronické komunikace (helpdesk, e-mail).
4. Předmětem plnění zhotovitele bude rovněž poskytování pohotovostní služby. Pohotovostní službu zajišťuje pracovník zhotovitele v místě svého pracoviště nebo bydliště v pracovní době (pro účely této smlouvy se pracovní dobou rozumí doba v pracovní dny od 7 do 17 hod.) připraven na telefonickou výzvu objednatele k nástupu na opravu poruchy. Vlastní servisní činnosti zahájí pracovník zhotovitele bez zbytečného odkladu nejdéle do 5 prac. hod. od výzvy objednatele v případě závažných vad, u méně závažných vad (vzhledové apod.) bude termín do 3 dnů od nahlášení, pokud se obě strany nedohodnout jinak.
a) Závažnou vadou se rozumí zejména Závady ve funkčnosti systému znemožňující základní funkce systému a ostatní závady bezprostředně ohrožující práci se systémem (např. přijímání a odesílání datových zpráv), rozpor díla vůči legislativě ČR nebo právní vada díla. Rozhodnutí o tom, zda se jedná o vadu závažnou, přísluší objednateli.
5. Vzdálený přístup bude možno používat pouze pro drobné změny a úpravy, nebo pro případ havarijního nebo neodkladného stavu. Vzdálený přístup se bude realizovat prostřednictvím VPN připojení přes počítač pověřeného pracovníka ze strany objednatele. Připojení VPN si nelze žádným způsobem vymáhat nebo vynucovat, je vždy umožněno pouze po souhlasu ze strany objednatele.
6. Zhotovitel je povinen zajistit, aby systém spisové služby používal doporučená nastavení v souvislosti s kybernetickou bezpečností, která jsou doporučená anebo požadována ze strany NÚKIB (Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost) nebo firmou Microsoft, nebo firmou Oracle. Systém spisové služby musí používat doporučené zabezpečené protokoly a respektovat bezpečnostní nastavení objednatele v této oblasti.
7. Udržování souladu systému spisové služby s platnou legislativou ČR:
Legislativou České republiky se pro účely této smlouvy rozumějí právní předpisy vyhlašované ve Sbírce zákonů, které software v době nabytí účinnosti této smlouvy pokrýval svými funkčnostmi a které se bezprostředně vztahují k činnosti objednatele a to včetně jejich novelizací. V případech, kdy vznikne rozpor či nesoulad díla s touto legislativou ČR, je zhotovitel povinen zabezpečit bez zbytečného odkladu odstranění takového rozporu či nesouladu a to těmito možnými způsoby:
celkovým upgrade systému,
metodickým pokynem (v písemné formě) ve kterém přesně stanoví objednateli jakým způsobem je nutno systém upravit,
částečnou úpravou systému, kterou provedou pověření pracovníci zhotovitele.
8. V rámci údržby zhotovitel poskytne objednateli update systému spisové služby v případě změn nebo doplnění funkčnosti. Poskytnutí update zahrnuje:
instalaci u objednatele,
zprovoznění a proškolení nové funkčnosti na pracovišti objednatele,
poskytnutí uživatelské, případně provozní dokumentace a
poskytnutí příslušných užívacích práv.
9. V rámci údržby Zhotovitel v případě upgrade operačních systémů a upgrade databázového systému zajistí otestování funkčnosti systému spisové služby a případně provede nezbytné úpravy software tak, aby byla zajištěna spolehlivá funkčnost systému.
10. Součástí plnění dle této smlouvy je i běžná maintenance licencí a to jak licencí samotného řešení elektronického systému spisové služby, tak všech licencí nezbytných pro její provoz, pokud byly součástí dodávky elektronického systému spisové služby.
11. Místem plnění je sídlo objednatele.
III. Cena díla
1. Cena díla je stanovena paušální částkou, a jako násobek hodinové sazby a počtu skutečně odpracovaných hodin, odsouhlasených objednatelem v dílčí objednávce nebo v předávacím protokolu.
2. Paušální částka obsahuje veškeré náklady na činnost zhotovitele tj. zejména režijní náklady, poplatky, obchodní a jiné přirážky, pojištění, pro udržování pohotovostní služby včetně cestovních nákladů spojených s případným výjezdem servisního pracovníka na místo zásahu v sídle objednatele. Součástí paušální částky je i veškerý update aplikačního SW na základě updatů operačních systémů a databázového systému a na základě změn legislativy ČR.
Paušální částka za maintenance a podporu systému elektronické spisové služby činí: [DOPLNÍ DODAVATEL],- Kč bez DPH/měs.
3. Hodinová sazba obsahuje veškeré náklady na činnost zhotovitele tj. zejména režijní náklady, poplatky, obchodní a jiné přirážky, pojištění a dopravu.
Hodinová sazba pro realizaci požadavků nad rámec běžné maintenance definované v čl. II. této smlouvy a podpory systému elektronické spisové služby činí: [DOPLNÍ DODAVATEL],- Kč bez DPH/hod.
Maximální limit pro realizaci objednávek na základě hodinové sazby činí 80 hodin ročně přičemž objednatel není povinen tento hodinový limit vyčerpat.
4. Cena rozsáhlejšího díla může být po vzájemné dohodě stanovena na základě podrobně zpracovaného položkového rozpočtu, který bude vycházet z hodinových sazeb uvedených v odstavci 3 tohoto článku.
5. Objednatel může se zhotovitelem každoročně, počínaje třetím rokem běhu této smlouvy, k 1.březnu projednat možné navýšení cen do úrovně roční inflace minulého roku takto:
Úprava cen prací (hodinových sazeb) se bude provádět v závislosti na ročním indexu (In) míry inflace vyjádřené přírůstkem průměrného ročního indexu spotřebitelských cen, kterou uveřejní Český statistický úřad.
Vzorec pro nárůst ceny práce: Cn = Cst * ( In + 100 ) / 100
Cn – nová cena
Cst – cena původní
In - index míry inflace
Takováto úprava musí být sjednaná písemnou formou, dodatkem k této smlouvě.
6. Uvedené ceny nezahrnují DPH, tato bude účtována sazbou dle platných předpisů.
IV. Termíny plnění
1. Termín plnění prací dle čl. II. odstavec 2 bude písemně dohodnut mezi zhotovitelem a objednatelem před zahájením prací v dílčí objednávce. Po odsouhlasení termínu oběma stranami se termín zahájení prací stává závazným není-li dále uvedeno jinak. Nedojde-li k dohodě, bude zhotovitel povinen provést práce v přiměřené lhůtě po jejich objednání. Vždy bude přihlédnuto k provozním možnostem zařízení objednatele.
2. V případě provozní poruchy dle čl. V. odst. 2. a požadované pohotovostní služby dle čl. II. odst. 4. smlouvy budou práce prováděny na základě telefonické výzvy objednatele nebo výzvy jinými dohodnutými elektronickými prostředky, se zahájením do 5 hodin od vyzvání, pokud nebude dohodnuto jinak.
V. Způsob zadání prací – objednávky dílčích plnění
1. Není-li uvedeno jinak, pověřený pracovník objednatele bude zasílat zhotoviteli dílčí objednávky pro veškeré práce a služby obsahující veškeré potřebné údaje o požadovaném plnění, zejména popis požadované práce, dohodnutý rozsah pracovních hodin a termíny zahájení a dokončení činnosti. Dílčí objednávka bude řádně podepsaná objednatelem a zhotovitelem před zahájením činnosti. Podpisem dílčí objednávky/pracovního listu dojde k objednání dílčího plnění, nebude-li v ní uvedeno jinak. Při předání a převzetí prací potvrdí smluvní strany splnění díla podpisem dílčího předávacího protokolu.
2. V případě závažné provozní poruchy způsobené objednatelem nebo třetí stranou (např. update systému třetí strany) budou práce prováděny neodkladně na základě ústní objednávky - telefonické výzvy objednatele případně objednávky jinými dohodnutými prostředky elektronické komunikace. Do zahájení opravy bude zhotoviteli předána objednatelem písemná dílčí objednávka, kterou zhotovitel bezprostředně po jejím převzetí potvrdí.
3. Pracovníci oprávnění objednávat dílčí plnění dle této smlouvy jsou stanoveni takto:
a) Objednatel pověřuje k jednání (vystavování dílčích objednávek) se zhotovitelem tyto své pracovníky:
[DOPLNÍ OBJEDNATEL]
b) Xxxxxxxxxx pověřuje k jednání s objednatelem tyto své pracovníky:
[DOPLNÍ DODAVATEL]
Každá smluvní strana je oprávněna jednostranně změnit osoby, které pověřila jednáním svým jménem.
VI. PLATEBNÍ PODMÍNKY
1. Právo na zaplacení ceny díla vzniká zhotoviteli řádným splněním jeho závazku způsobem v souladu s touto smlouvou na základě předání a převzetí poskytnuté služby (opravy) v rámci jednotlivého dílčího plnění.
2. Podkladem pro fakturaci ceny prací a služeb dle čl. V odst. 1 budou potvrzené dílčí předávací protokoly. Podkladem pro úhradu paušální ceny za plnění předmětu smlouvy dle čl. II za jednotlivý kalendářní měsíc je výkaz paušálních služeb podpory a maintenance pravidelně zpracovávaný zhotovitelem.
3. Fakturace bude probíhat formou hromadných měsíčních faktur, tj. souhrnných daňových dokladů, vždy k poslednímu dni měsíce.
4. Faktura bude vystavena a doručena na příslušnou podatelnu objednatele nejpozději do 15 dnů ode dne uvedeného v bodě 3.
5. Splatnost faktury bude 30 dnů od jejího doručení. Faktura bude obsahovat náležitosti souhrnného daňového dokladu, evidenční číslo dílčí objednávky a kopii potvrzeného předávacího protokolu prací provedených ve fakturačním období.
6. Pokud nebude mít faktura všechny sjednané náležitosti, je objednatel oprávněn ji vrátit a nedostává se tím do prodlení s platbou. Účinky tohoto odstavce nenastávají, neodešle-li takovou fakturu objednatel zhotoviteli nejpozději do 14 dnů po jejím doručení.
7. Zhotovitel souhlasí s platbou DPH na účet místně příslušného správce daně v případě, že bude v registru plátců DPH označen jako nespolehlivý, nebo bude požadovat úhradu na jiný než zveřejněný bankovní účet podle § 109 odst. 2 písm. c) zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění.
VII. Odpovědnost za vady a záruky
1. Vadné provedení díla a jeho důsledky se řídí ust. § 2615 a násl. zák. č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku ve znění pozdějších předpisů, a podmínkami uvedenými v této smlouvě.
2. Zhotovitel odpovídá za jakost prováděných prací obecně 24 měsíců ode dne předání jednotlivého dílčího plnění, pokud nebude dohodnuto jinak.
VIII. Smluvní pokuty a náhrada škody
1. V případě prodlení s peněžitým plněním, ke kterému bude smluvní strana zavázána dle této smlouvy nebo v souvislosti s ní, bude dlužník povinen zaplatit věřiteli smluvní úrok z prodlení ve výši 0,05% z dlužné částky za každý den prodlení.
2. V případě nedodržení dohodnutého termínu plnění bude zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 0,5 % z celkové ceny dílčí objednávky bez DPH za každý i započatý den prodlení zhotovitele.
3. Za prodlení zhotovitele se splněním povinnosti odstranit vady a nedodělky v dohodnutých lhůtách má objednatel právo účtovat zhotoviteli smluvní pokutu ve výši 0,5 % z celkové ceny dílčí objednávky bez DPH za každý případ a kalendářní den prodlení.
4. Za prodlení zhotovitele se zahájením servisní činnosti v rámci pohotovostní služby dle Článku II., odstavec 4 výše, má objednatel právo účtovat zhotoviteli smluvní pokutu ve výši dva (2) tisíce Kč za každou započatou hodinu prodlení zhotovitele s nástupem na odstranění vady, pokud nebude dohodnuto jinak, a to za každý jednotlivý případ prodlení se zahájením servisní činnosti v rámci poskytování pohotovostní služby.
5. V případě porušení ustanovení čl. XI. odst. 3. je Zhotovitel povinen uhradit smluvní pokutu vypočítanou z ceny díla bez DPH dle smlouvy o dílo č. [DOPLNÍ OBJEDNATEL], podle níž byl dodán elektronický systém spisové služby, následovně:
-
Rok
Pokuta daná procentem z ceny díla
1
100%
2
90%
3
80%
4
70%
5
60%
6
50%
7
40%
8
30%
9
20%
10
10%
6. Smluvní pokuty, sjednané touto smlouvou, hradí povinná strana nezávisle na zavinění a na tom, zda vznikne druhé straně v této souvislosti škoda. Smluvní pokuty se nezapočítávají na náhradu vzniklé škody.
7. Zhotovitel bude odpovědný za škody, které by objednateli vznikly v důsledku jeho činnosti v POd nebo vadného provedení díla.
IX. Součinnost objednatele
Objednatel zajistí / umožní
1. vstup pracovníků zhotovitele do areálu objednatele
2. určení pracovníka objednatele pro koordinaci provádění díla
X. Pojištění zhotovitele
1. Po celou dobu trvání závazků dle této smlouvy (včetně závazků plynoucích z vadného plnění alespoň po dobu záruční lhůty) bude zhotovitel povinen se na své vlastní náklady pojistit – tj. mít uzavřené pojištění obecné odpovědnosti za škody (z provozní činnosti) na majetku a zdraví třetích osob. Pojištění bude sjednáno s limitem plnění alespoň 10.000.000,- Kč. Zhotovitel je povinen udržovat deklarované pojištění odpovědnosti za škody způsobené objednateli po celou dobu trvání jeho odpovědnosti za vady díla. Na vyžádání musí kdykoli během trvání této smlouvy zhotovitel objednateli předložit pojistný certifikát prokazující požadované parametry a platnost pojištění.
2. Pro případ, že se v České republice změní podmínky nebo právní předpisy týkající se odpovědnosti, bude objednatel udržovat takové pojistné částky, případně rozšíří rozsah krytí takovým způsobem, jaký může objednatel v dané době odůvodněně požadovat.
XI. Závěrečná ustanovení
1. Tato smlouva se uzavírá se na dobu neurčitou, a stává se platnou dnem podpisu oprávněnými zástupci obou smluvních stran a dnem zveřejnění v registru smluv a účinnosti nabývá konečným převzetím díla dle smlouvy o dílo č. [DOPLNÍ OBJEDNATEL] podle níž byl dodán elektronický systém spisové služby, ke kterému jsou poskytovány služby dle této smlouvy.
2. Objednatel může smlouvu písemně vypovědět bez uvedení důvodu. Výpovědní lhůta je tříměsíční a začíná plynout prvním dnem měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé smluvní straně. .
3. Zhotovitel není oprávněn bez zajištění nástupnictví služeb definovaných v čl. XX tuto smlouvu vypovědět před uplynutím 10. roku od zahájení její účinnosti z jiných než zákonných důvodů. Od uplynutí 10. roku účinnosti smlouvy činí výpovědní lhůta ze strany Zhotovitele 12 měsíců.
4. Změny smlouvy mohou smluvní strany provádět pouze písemnou formou (dodatky) a po vzájemné dohodě postupem v souladu se zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, v platném znění.
5. Smluvní strany berou na vědomí, že v souvislosti s uzavřením smlouvy dochází za účelem kontraktace, plnění smluvních povinností a komunikace smluvních stran k předání a zpracování osobních údajů zástupců či kontaktních osob smluvních stran v rozsahu zejm. jméno, příjmení, akademické tituly, pozice/funkce, telefonní číslo a e-mailová adresa. Každá ze smluvních stran prohlašuje, že je oprávněna tyto osobní údaje fyzických osobo uvést ve smlouvě/předat druhé smluvní straně, a že bude dotčené fyzické osoby, které ji zastupují/jsou jejími kontaktními osobami, informovat o takovém předání jejich osobních údajů a současně o jejich právech při zpracování osobních údajů.
6. Smluvní strany se zavazují zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech týkajících se této smlouvy. Povinnost mlčenlivosti se vztahuje zejména na skutečnosti, které tvoří obchodní tajemství, na informace obsahující osobní údaje, jakož i na všechny další skutečnosti či informace, které druhá smluvní strana prohlásí za důvěrné. Smluvní strany se též zavazují nevyužít jakékoliv informace zpřístupněné v souvislosti s touto smlouvou ve svůj prospěch nebo ve prospěch třetích osobo v rozporu s účelem jejich zpřístupnění. Povinnost mlčenlivosti se nevztahuje na údaje, které je smluvní strana povinna poskytnout dle zákona na vyžádání soudů, správních úřadů, orgánů činných v trestním řízení, auditory pro zákonem stanovené účely či jiných subjektů. Povinnost mlčenlivosti trvá i po ukončení smluvního vztahu.
7. Smluvní strany výslovně souhlasí, že tato smlouva bude zveřejněna podle zák. č. 340/2015 sb., zákon o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů, a to včetně příloh, dodatků, odvozených dokumentů a metadat, vyjma informací označených jako obchodní tajemství. Za tím účelem se smluvní strany zavazují v rámci kontraktačního procesu připravit smlouvu v otevřeném a strojově čitelném formátu.
8. Smluvní strany se dohodly, že tuto smlouvu zveřejní v registru smluv objednatel do patnácti (15) DNŮ od jejího uzavření. V případě nesplnění této smluvní povinnosti uveřejní smlouvu druhá smluvní strana do 30 dnů od uzavření této smlouvy.
9. Xxxxxxx je vystavena ve 4 vyhotoveních, z nichž 2 obdrží objednatel a 2 zhotovitel.
10. Zhotovitel není oprávněn postoupit, převést ani zastavit tuto smlouvu ani jakákoli práva, povinnosti, dluhy, pohledávky nebo nároky vyplývající z této smlouvy bez předchozího písemného souhlasu objednatele.
V Ostravě dne ……………… za objednatele: |
za zhotovitele: |
............................................................ |
............................................................ [DOPLNÍ DODAVATEL] |
Strana 9 / 9