Návrh zásad pro uzavírání a evidenci smluv Příprava smluv

Návrh zásad pro uzavírání a evidenci smluv

1. Příprava smluv

1. Za přípravu smluv je zodpovědný generální sekretář, který k tomu využívá placené zaměstnance svazu a hospodáře. V případě, že se jedná o náročnější smlouvu, požádá o konzultace další členy VV či osloví externí spolupracovníky. Smlouva se připravuje v dostatečném předstihu před realizací záměru, pro který má smlouva být použita. Např. v případě standardních smluv o pořádání turnaje se smlouva připraví do tří týdnů od vyhodnocení konkurzu na pořadatele akce. O uzavření konkurzu uvědomí sekretariát příslušný předseda komise.

2. Podkladem pro návrh smlouvy jsou (zpravidla) konkurzní podmínky a přihláška vítězného pořadatele do konkurzu na pořádání akce, stanoviska komisí či reprezentačních trenérů apod.

3. Návrh smlouvy zasílá GS příslušnému předsedovi komise (STK, KM) a hospodáři k odsouhlasení. Po zapracování jejich připomínek a odsouhlasení návrhu smlouvy jej posílá smluvnímu partnerovi k připomínkování. Po jejich odsouhlasení smlouvy buď předkládá k podpisu statutárním zástupcům svazu nebo, pokud to vyžaduje závažnost smlouvy dle vnitřních předpisů ŠSČR, především ES, nechává ji schválit VV ŠSČR.

4. Po schválení smlouvy v orgánech ŠSČR zajistí její odbavení smlouvy. Její součástí jsou veškeré přílohy, např. u smluv s pořadateli konkurzní podmínky, přihláška pořadatele do konkurzu či propozice akce, pokud je jejich závazný text již k dispozici v době podpisu. Poté zajistí podepsání smlouvy smluvním partnerem, podpis statutárního zástupce ŠSČR a odeslání platného paré smlouvy partnerovi.

B) Evidence smluv

1. Sekretariát vede písemnou evidenci všech uzavřených smluv ŠSČR.

2. Každé smlouvě je přiděleno GS při zpracování jejího návrhu číslo ve tvaru AA/RRRR/MM/ZZZ, kde:

AA = číslo smlouvy v číselné řadě přidělené GS ve chvíli zahájení zpracování návrhu smlouvy
RRRR = rok, ve kterém je zahájeno zpracování návrhu smlouvy
MM = měsíc, ve kterém je zahájeno zpracování návrhu smlouvy 
ZZZ = označení komise či složky svazu, které je odborným garantem předmětu smlouvy: STK  - smlouvy sportovně technické komise
                          KM - smlouvy komise mládeže
                          TMK - smlouvy trenérskometodické komise
                          GS - všechny ostatní smlouvy

Toto číslo je přiděleno i smlouvám, které nepřipravuje svaz, ale náš smluvní partner, např. smlouvy s bankami a založení účtu apod.

3. Originály uzavřených smluv jsou uloženy na sekretariátu svazu na Strahově. V případě potřeby (pracovní smlouvy, dohody o provedení práce apod. jsou jejich kopie uloženy na pracovišti v Ostravě).

4. Všechny platné a nově uzavřené smlouvy jsou uloženy rovněž v elektronické podobě ve formátu pdf případně doc apod. Smlouvy jsou uloženy na vhodném internetovém rozhraní, kde je k dispozici všem oprávněným. Oprávnění mají ke smlouvám přístup na základě hesla. Heslo má každý oprávněný (zaměstnanec svazu, člen VV, reprezentační trenér atd.) své vlastní.

3. Harmonogram realizace návrhu

1. V roce 2014 se záměr připraví a ověří se ve zkušebním provozu. Podle odladěného systému se budou smlouvy připravovat a evidovat od 1. 1. 2015.

2. V srpnu a září 2014 se provede revize všech platných svazových smluv a jejich evidence a případně převod do elektronické podoby.

3. V září až říjnu se vytvoří vhodné úložiště na internetu a jeho testování.

4. V listopadu se provede uložení všech smluv na web, přidělení hesel a ověření systému.

5. V roce 2015 se na konferenci svazu schválí v Ekonomické směrnici zásady podepisování smluv (kdy je nutno smlouvu podepisovat dvěma statutáry apod.)

Pozn: velká část v návrhu uváděných postupů se samozřejmě děje už nyní. Smlouvy jsou uloženy na svazu, většina je již číslována podle navrženého číslování.

Zpracoval 10. 7. 2014 X. Xxxxxxx

Upravil VV 15. 7. 2014