Obchodní podmínky společnosti REISSWOLF likvidace dokumentů a dat, s.r.o., účinné ke dni 1.1.2020

Obchodní podmínky společnosti REISSWOLF likvidace dokumentů a dat, s.r.o., účinné ke dni 1.1.2020

(dále jen „OP“)

I.

Úvodní ustanovení

1) Tyto OP obchodní společnosti REISSWOLF likvidace dokumentů a dat, s.r.o., se sídlem Kralupy nad Vltavou, U Dýhárny 1162, okres Mělník, PSČ 278 01, identifikační číslo: 25097008, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C 49414 (dále jen

„Poskytovatel“) upravují v souladu s ustanovením § 1751 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník v platném znění (dále jen „OZ“) vzájemná práva a povinnosti smluvních stran vzniklé v souvislosti s podnikatelskou činností Poskytovatele v oblasti služeb archivace, skartace a digitalizace dokumentů a dat. Tyto OP se nevztahují na smlouvy uzavírané se spotřebiteli.

2) Ustanovení OP jsou nedílnou součástí každé smlouvy definované v čl. II (dále jen „Smlouva“), která je uzavřena mezi Poskytovatelem a fyzickou / právnickou osobou jako zákazníkem (dále jen „Zákazník“). Smlouva a OP jsou vyhotoveny v českém jazyce.

3) Tyto OP upravují rovněž vztah mezi Poskytovatelem jakožto zpracovatelem osobních údajů (dále jen

„Zpracovatel“) a Zákazníkem jakožto správcem osobních údajů (dále jen „Správce“) zpracovávaných v souladu s čl. 28 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“) na základě Smlouvy.

4) Ustanovení odchylná od OP je možné sjednat ve Smlouvě. Odchylná ujednání ve Smlouvě mají přednost před ustanoveními OP.

II.

Definice základních pojmů

Pro účely těchto OP a Smlouvy platí definice následujících základních pojmů:

1) Poskytovatel - obchodní společnost REISSWOLF likvidace dokumentů a dat, s.r.o., se sídlem Kralupy nad Vltavou, U Dýhárny 1162, okres Mělník, PSČ 278 01, identifikační číslo: 25097008, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C 49414, s provozovnou na adrese Xxxxxxxx 000, 000 00 Xxxxxxx;

2) Zákazník – právnická nebo fyzická osoba uzavírající s Poskytovatelem smlouvu, jejímž předmětem je poskytování níže uvedených služeb Poskytovatele za úplatu; osoba, která má potenciální zájem o poskytované služby;

3) Xxxxxxx – jakákoliv smlouva, jejímž předmětem je poskytování služeb Poskytovatele Zákazníkovi za úplatu, zejména smlouva o archivaci dokumentů a / nebo smlouva o skartaci dokumentů a / nebo smlouva o digitalizaci dokumentů a dat. Za smlouvu je považována také závazná objednávka, kdy Zákazník ani Poskytovatel nepožadují Smlouvu v písemné formě.

4) Smlouva o archivaci – smlouva mezi Poskytovatelem a Zákazníkem, jejímž předmětem je:

i. nakládka dokumentů, písemností a dalších hmotných nosičů informací u Zákazníka a

jejich odvoz do spisovny Poskytovatele,

ii. vypracování skartačního plánu Zákazníka,

iii. roztřídění a evidence dokumentů ve spisovně Poskytovatele dle druhu, původu a doby

vzniku, zařazení podle skartačních znaků,

iv. uložení a zabezpečení dokumentů ve spisovně Skladovatele a jejich skladování,

v. výběr dokumentů s uplynulými skartačními lhůtami,

vi. jednání s příslušným archivem, umožnění výběru archiválií mimo skartační řízení, předání archiválií k trvalému uložení v archivu,

vii. likvidace (skartace) dokumentů, kterým uplynula skartační lhůta,

viii. vyhledání dokumentů ve spisovně Poskytovatele, využití badatelny Poskytovatele,

ix. poskytování poradenství, školení a jiných odborné činností souvisejících s archivací, pokud to bylo sjednáno ve Smlouvě.

5) Smlouva o skartaci – smlouva mezi Poskytovatelem a Zákazníkem, jejímž předmětem je:

i. zabezpečení převzetí nosičů dat určených Zákazníkem k likvidaci,

ii. likvidace nosičů dat určených Zákazníkem k likvidaci podle normy DIN 66399 včetně ekologického zneškodnění zbytkového materiálu ze zlikvidovaných nosičů dat a převzatých odpadů.

6) Smlouva o digitalizaci – smlouva mezi Poskytovatelem a Zákazníkem, jejímž předmětem je:

i. nakládka písemností (fyzických dokumentů) u Zákazníka,

ii. projektové a programátorské práce potřebné k zahájení zpracování dokumentů

iii. zpracování obsahu, vytěžování dat, jejich třídění a indexování,

iv. digitalizace fyzických záznamů s pomocí OCR (optické rozpoznání písmen),

v. vykládka písemností u Zákazníka a předání digitalizovaných dokumentů

vi. Případná skartace digitalizovaných dokumentů

7) Dokumenty – veškeré písemnosti a další hmotné nosiče informací zejména z papíru (např. veškeré písemnosti včetně pořadačů, výkresy, mapy, průkazy, vkladní knížky, losy, kupóny, poukázky, knížky, fotografie).

8) Nosiče dat - hmotné nosiče informací zejména z papíru (např. veškeré písemnosti včetně pořadačů, výkresy, mapy, průkazy, vkladní knížky, losy, kupóny, poukázky, knížky, fotografie), nosiče dat převážně z umělé hmoty se zakódovanými informacemi – např. CD/DVD nosiče, diskety, platební a identifikační karty, magnetické pásky, pásky do tiskáren a psacích strojů, nosiče dat z umělé hmoty se zobrazením informací ve zmenšené podobě – např. mikrofiše a mikrofilmy, pevné disky používané zejména ve výpočetní technice nebo pevné disky (HDD, SDD, apod.)

9) Ceník Poskytovatele – tvoří vždy nedílnou součást Smlouvy a stanovuje ceny za služby poskytnuté Poskytovatelem na základě Smlouvy uzavřené mezi Poskytovatelem a Zákazníkem. Cena pomocných služeb je také upravena v rámci těchto OP.

10) Osobními údaji se dle čl. 4 odst. 1 Nařízení rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě podléhající ochraně dle Nařízení, které jsou zpracovávány na základě Smlouvy a jejichž rozsah je specifikován ve Smlouvě.

11) Zvláštní kategorií osobních údajů se dle čl. 9 odst. 1 Nařízení rozumí osobní údaje, které vypovídají

o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, jakož i genetické údaje, biometrické údaje za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údaje o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.

12) Osobními údaji týkajícími se rozsudků v trestních věcech a trestných činů (dále jen „údaje o rozsudcích v trestních věcech“) se dle čl. 10 Nařízení rozumí osobní údaje, které lze zpracovávat pouze pod dozorem orgánu veřejné moci nebo na základě oprávnění podle práva Unie nebo členského státu poskytujícího vhodné záruky, pokud jde o práva a svobody subjektů údajů.

13) Zpracováním se dle čl. 4 odst. 2 Nařízení rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů (jako např. shromáždění, uložení, pozměnění, omezení, výmaz nebo zničení).

14) Subjektem údajů se dle čl. 4 odst. 1 Nařízení rozumí kterákoliv identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba.

15) Eshop – Poskytovatel provozuje eshop svých služeb a produktů na internetové adrese: xxxxx://xxxxx.xxxxxxxxx.xx/ . Objednávky vytvořené v tomto obchodě jsou považovány za závazné a zakládající smluvní vztah mezi Zákazníkem a Poskytovatelem. Všechny takto vytvořené zakázky se následně řídí těmito Obchodními podmínkami.

III.

Předmět Smlouvy

1) Předmětem Smlouvy je závazek Poskytovatele poskytovat resp. poskytnout Zákazníkovi služby sjednané dle typu Smlouvy a závazek Zákazníka za tyto služby zaplatit sjednanou odměnu. Pokud nejsou povinnosti Zhotovitele ve Smlouvě podrobně popsány, platí, že předmětem Smlouvy jsou povinnosti uvedené u jednotlivých definicí konkrétních typů smlouvy dle čl. II. OP, tedy služby vztahující se ke Smlouvě o archivaci (čl. II. písm. 4 OP), ke Smlouvě o skartaci (čl. II. písm. 5 OP) a ke Smlouvě o digitalizaci (čl. II. písm. 6 OP).

2) Součástí Smlouvy jsou veškeré přílohy uvedené ve Smlouvě a veškeré písemné dodatky ke Smlouvě uzavřené v období po podpisu Smlouvy za účelem doplnění nebo změny smluvních podmínek a technických parametrů.

IV.

Cena a platební podmínky

1) Zákazník je povinen zaplatit za služby poskytované Poskytovatelem dle Smlouvy sjednanou cenu. Cena je standardně stanovena dle Ceníku Poskytovatele, který je nedílnou součástí Smlouvy.

2) Inflační doložka

a. Poskytovatel je oprávněn zvýšit s účinností od 1. března v kalendářním roce následujícím po roce, v němž byla uzavřena Smlouva, ceny uvedené v Ceníku o míru inflace vyjadřovanou přírůstkem ročního indexu spotřebitelských cen vyhlašovanou každoročně Českým statistickým úřadem za kalendářní rok předcházející roku, v němž je vyhlašována, a to v případě, že od sjednání cen resp. od jejich posledního zvýšení došlo ke změně míry inflace v součtu o minimálně 5 %. Pro vyloučení jakýchkoliv pochybností se výslovně sjednává, že v případě záporné míry inflace se výše cen dle Ceníku nesnižuje.

b. Poskytovatel je povinen Zákazníkovi zvýšení ceny dle předchozího odstavce oznámit písemně s uvedením nové výše cen dle Ceníku a s doložením písemného potvrzení Českého statistického úřadu o výši inflace vyjádřené přírůstkem ročního indexu spotřebitelských cen za předcházející kalendářní rok, a to nejpozději do 15.2. daného kalendářního roku, jinak toto právo Poskytovatele zaniká.

3) Odměna za služby poskytované Poskytovatelem dle Xxxxxxx se hradí na základě vystavených faktur. Splatnost faktur je 14 dní ode dne vystavení.

4) Adresa pro doručení daňového dokladu je adresa sídla Zákazníka nebo jím uvedená emailová adresa.

5) Faktury musí obsahovat náležitosti řádného daňového dokladu dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění. V případě, že faktura tyto náležitosti neobsahuje, je Poskytovatel povinen fakturu opravit s tím, že 14 denní splatnost této opravené faktury běží znovu.

6) Poskytovatel se zavazuje uvést na daňovém dokladu účet zveřejněný správcem daně ve smyslu ustanovení § 96 odst. 2 zákona o DPH způsobem umožňujícím dálkový přístup. Je-li na daňovém dokladu vystaveném Poskytovatelem uveden účet jiný, než účet uvedený v předchozí větě, je Zákazník oprávněn zaslat daňový doklad zpět Poskytovateli k opravě. V takovém případě běží lhůta splatnosti ode dne doručení opraveného daňového dokladu Zákazníkovi.

7) V případě, že Poskytovatel získá v době trvání smluvního vztahu rozhodnutím správce daně status nespolehlivého plátce v souladu s ustanovením § 106a zákona o DPH a tento status bude správcem daně zveřejněn způsobem umožňujícím dálkový přístup, uhradí Zákazník DPH z poskytnutého plnění dle § 109a zákona o DPH, přímo příslušnému správci daně a Poskytovateli uhradí sjednanou cenu poníženou o takto uhrazenou daň.

8) Smluvní strany sjednávají, že využije-li Zákazník postupu dle § 109a zákona o DPH (zvláštní způsob zajištění daně), považuje se v daném rozsahu takový postup Zákazníka za splnění jeho povinnosti úhrady DPH dle Smlouvy.

9) Ceník pomocných služeb

Služba	Cena
Certifikát o likvidaci nosičů dat - GDPR	200,00 [Kč/faktura]
Třídění materiálu	300,00 [Kč/osobu a hodinu]
Odeslání tištěného daňového dokladu (faktury) poštou	30,00 [Kč/doklad]
Administrativní práce – dotazníků, auditů, ukládání faktur na portál objednatele, atd.	500,00 [Kč/osobu a hodinu]
Nenaplnění objednané kapacity vozu (využití/naplnění menšího počtu kontejnerů nebo jiných obalů)	500 Kč/nevyužitý kontejner nebo obal, případně sjednaná paušální cena klienta za kontejner/obal

Ceny služeb jsou uvedeny bez DPH.

V.

Náhrada škody / sankce / smluvní pokuty

1) Poskytovatel ani Zákazník neodpovídají za škodu vzniklou v důsledku vyšší moci.

2) Poskytovatel odpovídá Zákazníkovi za škodu, které prokazatelně vznikla porušením právních předpisů a/nebo zneužitím Nosičů dat po zaprotokolovaném předání a převzetí Nosičů dat Poskytovatelem. Poskytovatel kryje toto riziko pojištěním odpovědnosti za škodu, které je uzavřeno u České pojišťovny číslo 52285726-17.

3) Zákazník odpovídá za škodu vzniklou ztrátou nebo poškozením bezpečnostních kontejnerů, klíčů a zámků, které mu byly dány Poskytovatelem k dispozici v souvislosti se sběrem Nosičů dat k likvidaci.

4) Zákazník odpovídá za škodu vzniklou na zařízeních Poskytovatele, která vznikla vložením a/nebo přimísením jiných než dohodnutých materiálů, tj. zejména ocelových hřebíků, nářadí, domácích a elektrických přístrojů, autodílů nebo objemného odpadu do bezpečnostních kontejnerů dodaných Nosičů dat Zákazníkem. V případě takto vzniklé škody se neuplatní limitace výše škody dle čl. V. odst. 6 OP.

5) Škoda bude nahrazena v penězích, pokud se smluvní strany nedohodnou jinak.

6) Smluvní strany se dohodly, že výše náhrady škody hrazená kteroukoliv ze smluvních stran druhé smluvní straně je limitována výší odměny, kterou je dle Xxxxxxx Zákazník povinen zaplatit Poskytovateli za posledních dvanáct předcházejících kalendářních měsíců před vznikem škody. Pokud Zákazník a Poskytovatel uzavřeli více Smluv, pak limitace výše náhrady škody představuje částku odpovídající součtu všech plnění ze všech takto uzavřených Smluv za posledních dvanáct předcházejících kalendářních měsíců před vznikem škody. Pokud ke dni vzniku škody Smlouva, popř. kterákoliv ze Smluv trvala kratší dobu než jeden rok, pak je výše náhrady škody hrazená kteroukoliv ze smluvních stran druhé smluvní straně limitována dvanáctinásobkem odměny za kalendářní měsíc, ve kterém vznikla škoda, popř. součtu dvanáctinásobku odměn za kalendářní měsíc, ve kterém vznikla škoda, ze všech uzavřených Smluv. Tato limitace se netýká škody způsobené úmyslně nebo z hrubé nedbalosti.

7) Pokud nebudou Nosiče dat, které má Poskytovatel archivovat, zlikvidovat nebo digitalizovat připraveny v místě a čase dohodnutém podle Smlouvy, je Zákazník povinen nahradit Poskytovateli veškeré náklady, které mu takto vzniknou.

8) V případě prodlení Zákazníka s úhradou odměny za provedené služby dle čl. IV. odst. 3 OP vzniká Poskytovateli právo požadovat mimo dlužné částky smluvní pokutu ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý započatý den prodlení až do úplného zaplacení. Povinnost uhradit smluvní pokutu nevylučuje nárok Poskytovatele na uplatnění náhrady škody, úroků z prodlení a úroků z úroků dle § 1806 OZ.

9) V případě prodlení Poskytovatele s odvozem Dokumentů / Nosičů dat v dohodnutém termínu vzniká Zákazníkovi právo požadovat snížení odměny za provedenou službu ve výši 0,05% z ceny služby za každý den prodlení až do doby realizace odvozu Poskytovatelem. Ustanovení se nepoužije, pokud za prodlení může nedostatek součinnosti na straně Zákazníka.

VI.

Platnost a účinnost Smlouvy / Ukončení Smlouvy

1) Smlouva vstupuje v platnost a účinnost dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami. Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou, není-li ve Smlouvě stanoveno jinak.

2) Odstoupení od Xxxxxxx

a. V případě, že dojde k podstatnému porušení povinností stanovených Smlouvou nebo právními předpisy, je kterákoli ze smluvních stran oprávněna od Xxxxxxx odstoupit s okamžitou účinností, a to pouze písemně. Odstoupení od Xxxxxxx nabývá účinnosti okamžikem doručení písemného oznámení o odstoupení od Smlouvy druhé smluvní straně.

b. Poskytovatel je oprávněn odstoupit od Smlouvy zejména v případě, že Zákazník bude v prodlení se zaplacením alespoň 3 měsíčních faktur nebo v prodlení delším než 30 dnů se zaplacením faktur vystavených na základě Smlouvy.

3) Výpověď

Smluvní strany jsou oprávněny vypovědět Smlouvu pouze písemně, a to i bez udání důvodu. Další podmínky výpovědi jsou sjednány ve Smlouvě.

4) Zákazník může požadovat vydání Dokumentů nebo jiných Nosičů dat až po nabytí účinnosti odstoupení nebo výpovědi, nebo jiném zániku Smlouvy.

VII.

Komunikace a změny OP

1) Poskytovatel oznamuje Zákazníkovi veškeré informace související s poskytovanou službou, s přerušením poskytování služby apod. V případě změny cen služby postupuje Poskytovatel dle čl. IV. odst. 2 OP.

2) Poskytovatel je oprávněn kdykoliv OP v přiměřeném rozsahu změnit v souladu s ustanovením § 1752 OZ. V případě změny OP je Poskytovatel povinen Zákazníka informovat o změně OP na emailovou adresu statutárního orgánu nebo jiné oprávněné osoby uvedené ve Smlouvě. V případě změny OP je Zákazník oprávněn odmítnout změnu OP ve lhůtě 1 měsíce a vypovědět z tohoto důvodu Smlouvu.

Výpovědní lhůta činí v takovém případě 2 měsíce. Pokud Zákazník v dané lhůtě Smlouvu nevypoví, má se za to, že se změnou OP Zákazník souhlasí.

3) Obchodní podmínky jsou ke stažení a k nahlédnutí na webové adrese xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/x- spolecnosti/obchodni-podminky. Veškeré změny těchto OP může Zákazník kdykoli zjistit na uvedené adrese nebo dotazem u Poskytovatele.

VIII. 1. Zapojení dalšího zpracovatele

VIII.

Zpracování osobních údajů

1) Správce uděluje svým podpisem Xxxxxxx souhlas s tím, aby Zpracovatel zapojil do zpracování další zpracovatele. Konkrétně se jedná o zpracovatele uvedené na webových stránkách xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx_xxxx.

2) Správce tímto současně uděluje Zpracovateli obecné povolení zapojit do zpracování dalšího zpracovatele. Zpracovatel však musí předem informovat Správce o všech zamýšlených změnách týkajících se přijetí dalších zpracovatelů nebo jejich nahrazení. Proti zapojení konkrétního dalšího zpracovatele může Správce vyslovit odůvodněné námitky dle postupu uvedeného na webových stránkách: xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx_xxxx. /

3) Pokud Zpracovatel zapojí do zpracování dalšího zpracovatele, musí být tomuto dalšímu zpracovateli uloženy stejné povinnosti na ochranu osobních údajů, jaké jsou uvedeny ve Smlouvě, a to zejména s ohledem na poskytnutí dostatečných záruk, pokud jde o zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby zpracování splňovalo veškeré požadavky Nařízení.

VIII. 2. Práva a povinnosti smluvních stran

1) Zpracovatel se zavazuje zpracovávat Osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Správce, včetně v otázkách předání Osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci, pokud mu toto zpracování již neukládají platné právní předpisy práva Evropské unie nebo České republiky. V takovém případě Zpracovatel pouze Správce informuje o tomto právním požadavku, ledaže by mu to platné právní předpisy zakazovaly z důležitých důvodů veřejného zájmu.

2) Správce i Zpracovatel se dohodli, že základními pokyny Správce při poskytování služeb dle Smlouvy jsou za podmínek stanovených Smlouvou:

a) zlikvidovat veškerý předaný materiál určený k likvidaci

b) archivovat dokumenty určené k archivaci

c) digitalizovat písemnosti předané k digitalizaci

3) Další pokyny Správce dle odstavce č. 1) budou Zpracovateli sděleny písemně (včetně e-mailem) na adresu uvedenou v záhlaví Smlouvy. V případě, že se Zpracovatel domnívá, že některý pokyn Správce je v rozporu s Nařízením nebo platnými právními předpisy Evropské unie nebo České republiky, bezodkladně o tom Správce písemně (včetně e-mailem) informuje.

4) Zpracovatel při zpracování Osobních údajů zohlední povahu tohoto zpracování a, je-li to možné, bude Správci za pomoci vhodných technických a organizačních opatření nápomocen při plnění jeho povinností reagovat na žádosti výkonu práv subjektů údajů v souladu s Nařízením.

5) Pokud Správce obdrží od subjektu údajů žádost o uplatnění některého z jeho práv dle Nařízení a reakce na takovou žádost vyžaduje asistenci Zpracovatele, požádá Správce písemně (včetně e-mailem) Zpracovatele o součinnost. Zpracovatel Správci poskytne svou pomoc a součinnost v nezbytném rozsahu (vč. vhodných informací či dokumentů). Nemůže-li Zpracovatel vyřídit požadavek Správce do 15 dnů, informuje Správce písemně (včetně e-mailem) o předpokládané době vyřízení jeho žádosti o součinnost. Zpracovatel je konkrétně povinen na žádost Správce:

a) [pro Smlouvu o archivaci, Smlouvu o skartaci a Smlouvu o digitalizaci] zpřístupnit Správci zpracovávané Osobní údaje v elektronické formě vhodnými technickými prostředky či v listinné podobě v sídle Zpracovatele;

b) [pro Smlouvu o archivaci a Smlouvu o digitalizaci] opravit, doplnit či vymazat (dle požadavku Správce) Osobní údaje, o kterých mu Správce sdělí, že jsou nepřesné, neúplné nebo mají být zlikvidovány, a současně informovat o nutnosti Osobní údaje opravit, doplnit či vymazat i všechny další zpracovatele, které zapojil do zpracování. Zjistí-li Zpracovatel v rámci vlastní činnosti, že Osobní údaje jsou nepřesné, neúplné nebo mají být vymazány, bez zbytečného odkladu o tom informuje Správce (vč. případného přesného a úplného znění Osobních údajů, je-li mu známo);

c) [pro Smlouvu o archivaci, Smlouvu o skartaci a Smlouvu o digitalizaci] omezit zpracování Osobních údajů a nakládání s nimi a současně informovat o nutnosti omezení zpracování Osobních údajů i všechny další zpracovatele, kterým Osobní údaje zpřístupnil.

6) Zpracovatel je povinen informovat Správce o všech příjemcích Osobních údajů, jímž Osobní údaje při své činnosti zpřístupní.

7) Pokud Zpracovatel obdrží od subjektu údajů žádost k uplatnění některého z jeho práv dle Nařízení a tato žádost se vztahuje na Osobní údaje Správce, je Zpracovatel povinen bezodkladně postoupit tuto žádost Správci a současně se zdržet přímé odpovědi/reakci vůči subjektu údajů.

8) Zpracovatel je rovněž povinen být Správci nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi Správce stanovenými v článcích 32 až 36 Nařízení, a to při zohlednění povahy zpracování osobních údajů a informací, které má Zpracovatel k dispozici.

9) Při pomoci Správci s plněním povinnosti zajištění dostatečného zabezpečení Osobních údajů (dle článku 32 Nařízení) se Zpracovatel v rámci poskytnutí pomoci a součinnosti zavazuje zejména k přijetí vhodných technických a organizačních opatření k zabezpečení Osobních údajů a rovněž, že bude informovat Správce o jakýchkoliv nedostatcích v technických a organizačních opatřeních nebo procesech zpracování Osobních údajů Správcem, o kterých se dozví v rámci poskytování služeb a zpracování Osobních údajů na základě Smlouvy.

10) V rámci poskytnutí pomoci a součinnosti s plnění povinnosti ohlašování/oznamování případů porušení zabezpečení Osobních údajů dozorovému úřadu/subjektům údajů Správcem (dle článku 33 a 34 Nařízení) se Zpracovatel zavazuje:

a) bezodkladně písemně (včetně e-mailem) informovat Správce o jakékoliv skutečnosti, k níž u Zpracovatele dojde a která by mohla představovat porušení zabezpečení Osobních údajů, včetně popisu povahy dané skutečnosti, která by mohla představovat bezpečnostní incident. Požádá-li o to Správce, sdělí mu Zpracovatel rovněž informaci o: (i) kategorií a přibližném počtu dotčených subjektů údajů a přibližném množství dotčených záznamů Osobních údajů, je-li to možné, a (ii) popisu nápravných opatření, která Zpracovatel sám přijal s cílem daný incident vyřešit či alespoň zmírnit jeho dopady, a/nebo popisu nápravných opatření, která navrhuje k přijetí Správci;

b) písemně (včetně e-mailem) informovat Správce o jakémkoliv porušení zabezpečení Osobních údajů na straně Správce, o kterém se Zpracovatel dozví při své činnosti;

c) spolupracovat se Správcem při návrhu a realizaci nápravných opatření s cílem vyřešit porušení zabezpečení Osobních údajů.

11) Při plnění povinnosti vypracování posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a/nebo provádění předchozích konzultací (dle článku 35 a 36 Nařízení) se Zpracovatel v rámci poskytnutí pomoci a součinnosti zavazuje:

a) na žádost Správce poskytnout bez zbytečného odkladu v písemné formě (včetně e-mailu): (i) systematický popis operací zpracování u Zpracovatele, (ii) posouzení rizik daného zpracování a (iii) plánovaná opatření k řešení těchto rizik, včetně záruk, bezpečnostních opatření a mechanismů k zajištění potřebné ochrany Osobních údajů v souladu s Nařízením;

b) na žádost poskytnout Správci případné další informace, podklady či konzultaci nezbytné pro vypracování posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a/nebo jeho přezkum.

12) Zpracovatel poskytne Správci veškeré potřebné informace k doložení toho, že byly splněny povinnosti Zpracovatele dle Smlouvy a Nařízení, a zároveň umožní Správci nebo osobě jím pověřené provádět audity, včetně inspekcí, a k těmto auditům sám přispěje a poskytne k nim potřebnou součinnost.

13) Zpracovatel je oprávněn požadovat po Správci úhradu odměny za poskytnutí součinnosti při zpracování Osobních údajů dle tohoto článku OP, a to:

a) v případě auditů na žádost Správce, je Zpracovatel oprávněn vyúčtovat částku 500,-Kč za každou započatou hodinu trvání auditu + DPH v zákonné výši. Tato částka představuje paušalizovanou náhradu nákladů Zpracovatele v souvislosti s nezbytnou součinností pro provedení auditu (náhrada zmeškaného času zaměstnanců Zpracovatele, administrativní náklady);

b) v případě poskytnutí jiné součinnosti (zejm. při výkonu práv subjektů údajů), kdy poskytnutí součinnosti vyžaduje činnost Zpracovatele v rozsahu alespoň 1 hod., je Zpracovatel oprávněn vyúčtovat částku 500,- Kč za každou započatou hodinu takové činnosti + DPH v zákonné výši. Nad rámec této hodinové odměny je Zpracovatel oprávněn vyúčtovat Správci rovněž náhradu nákladů vynaložených Zpracovatelem na poskytnutí součinnosti dle těchto OP (kopie, poštovné atd.). Odměny a náhrada nákladů Zpracovatele dle písm. a) a b) je splatná po vystavení daňového dokladu (faktury) Zpracovatelem ve lhůtě splatnosti v něm uvedené.

VIII. 3. Zabezpečení osobních údajů

1) Zpracovatel je povinen přijmout taková technická a organizační opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k Osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití. Tato povinnost platí po celou dobu zpracování Osobních údajů Zpracovatelem.

2) Zpracovatel se zavazuje přijmout taková technická a organizační opatření, aby zajistil zabezpečení odpovídající danému riziku zpracování, včetně:

a) pseudonymizace a šifrování Osobních údajů,

b) schopnosti zajistit neustálou důvěrnost, integritu, dostupnost a odolnost systémů a služeb zpracování,

c) schopnosti obnovit dostupnost Osobních údajů a přístup k nim včas v případě fyzických a technických incidentů a

d) procesu pravidelného testování, posuzování a hodnocení účinnosti zavedených technických a organizačních opatření pro zajištění bezpečnosti zpracování.

3) Zpracovatel prohlašuje, že má zavedena zejména následující technická a organizační opatření,

k zabezpečení Osobních údajů v souladu s Nařízením:

- k Osobním údajům mají přístup pouze oprávněné osoby Zpracovatele,

- oprávněné osoby mající přístup k Osobním údajům (např. zaměstnanci, obchodní partneři či jiné spolupracující subjekty) jsou povinny zachovávat mlčenlivost o Osobních údajích a bezpečnostních opatřeních Zpracovatele a zpracovávat Osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu dle Smlouvy a pokynů Správce,

- prostory Zpracovatele jsou dostatečně zabezpečeny proti vstupu neoprávněných osob,

- výpočetní technika Zpracovatele je dostatečně zabezpečena proti narušení bezpečnosti Osobních údajů,

- Zpracovatel má nastaveny systémy pravidelné kontroly a hodnocení přijatých opatření a kontroly dodržování povinností oprávněných osob majících přístup k Osobním údajům Zpracovatele.

4) Zpracovatel prohlašuje, že poskytuje dostatečné záruky pro zabezpečení Osobních údajů rovněž zavedením a dodržováním technických a organizačních opatření dle následujících norem a standardů:

- ISO 27001

- ISO 9001

- bezpečnostního standardu ve smyslu zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, v platném znění, stanovující postupy, technická řešení, bezpečnostní parametry a organizační opatření pro zajištění nejmenší možné míry ochrany utajovaných informací (pro stupeň utajení „Tajné“)

5) Zpracovatel se zavazuje průběžně prověřovat a kontrolovat úroveň zabezpečení Osobních údajů (vč. přijatých technických a organizačních opatření) ve vztahu k aktuálnímu riziku, které zpracování pro práva svobody fyzických osob představuje. V případě změny rizika se Zpracovatel zavazuje přijatá technická a organizační opatření uzpůsobit (např. přijmout další vhodná opatření) tak, aby byla neustále zajištěna dostatečná ochrana Osobních údajů odpovídající danému riziku.

IX.

Závěrečná ustanovení

4) V souladu s § 89a zák. č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, je pro veškeré soudní spory místně příslušný obecný soud Poskytovatele, popř. krajský soud, v jehož obvodu je obecný soud Poskytovatele.

5) Poskytovatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost o veškerých informacích, které se v souvislosti se Smlouvou dozví, zejména mlčenlivost o informacích získaných z Dokumentů a Nosičů dat, ke kterým bude mít přístup. Tyto informace nesmí zveřejnit, sdělit či jinak zpřístupnit jakýmkoli třetím osobám ani tyto informace použít v rozporu s jejich účelem pro své vlastní potřeby. Povinnost mlčenlivosti se vztahuje i na zaměstnance Poskytovatele, jakož i jeho spolupracující osoby.

6) Pro případ, že Smlouva musí být povinně zveřejněna dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), se smluvní strany dohodly následujícím způsobem:

a. Poskytovatel prohlašuje a potvrzuje, že určité informace obsažené ve Smlouvě jsou obchodním tajemstvím Poskytovatele ve smyslu § 504 OZ a že tedy požaduje, aby byly tyto informace utajeny. Jedná se o veškeré informace související s cenou a Ceníkem Poskytovatele.

b. Smluvní strany dále berou na vědomí, že výpočet ceny za poskytnuté služby dle Smlouvy

nepodléhá zveřejnění na základě výjimky dle § 3 odst. 2 písm. b) zákona o registru smluv.

c. Zákazník v souladu s ustanovením § 5 zákona o registru smluv zašle správci registru smluv elektronický obraz textového obsahu Smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu se znečitelněnými důvěrnými informacemi a metadata vyžadovaná zákonem o registru smluv.

7) Tímto se výslovně vylučuje aplikace § 558 odst. 2, věta druhá OZ, podle kterého mají obchodní zvyklosti přednost před ustanovením zákona, jež nemá donucující účinky.

8) Změny a doplnění Smlouvy lze provést výhradně písemnými a řádně očíslovanými dodatky ke Smlouvě po dohodě obou smluvních stran.

9) Pokud vztah založený Smlouvou obsahuje mezinárodní (zahraniční) prvek, pak strany sjednávají, že se

Smlouva řídí českým právem.

10) Pokud by se kterékoliv ustanovení Smlouvy ukázalo být neplatným z důvodů rozporu s kogentním ustanovením obecně závazných právních předpisů, pak tato skutečnost nepůsobí neplatnost než onoho konkrétního ustanovení, pokud je toto oddělitelné od ostatního obsahu Smlouvy. Neplatností nebo neúčinností jednoho ustanovení není dotknutá platnost ostatních ustanovení Smlouvy.

Tyto smluvní podmínky nabývají účinnosti dne 1.1.2020.