Česká lékařská společnost JEP, z.s. se sídlem: 120 00 Praha 2, Sokolská 31 zastoupená: Monikou Šenderovou, ředitelkou sekretariátu ČLS JEP IČ: 00444359 číslo účtu: 500617613/0300 na straně jedné, dále jen „ČLS JEP“ a se sídlem: zastoupená: IČ: DIČ:...
Česká lékařská společnost JEP, z.s.
se sídlem: 120 00 Praha 2, Xxxxxxxx 00
zastoupená: Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, ředitelkou sekretariátu ČLS JEP
IČ: 00444359
číslo účtu: 500617613/0300
na straně jedné, dále jen „ČLS JEP“
a
………………………
se sídlem:
zastoupená:
IČ:
DIČ:
číslo účtu:
na straně druhé, dále jen „pořadatel“
uzavřeli podle zák. č. 89/2012 Sb., občanský zákoník tuto
SMLOUVU O SPOLUPRÁCI:
I.
ÚČASTNÍCI
1. ČLS JEP je právnická osoba zapsaná v rejstříku spolků u Městského soudu v Praze, oddíl L, vložka 1190, jejímž posláním je mimo jiné pořádání odborných lékařských kongresů. Práva a povinnosti vyplývající z této smlouvy se týkají v rámci ČLS JEP její organizační složky ……. ČLS JEP (dále jen OS ČLS JEP), zástupce OS ČLS JEP svým podpisem potvrzuje, že s obsahem této smlouvy souhlasí.
2. Pořadatel je společnost zabývající se …...... (organizováním konferencí, kurzů, seminářů ………..), která je zapsaná v obchodním rejstříku vedeném ….........., oddíl …...... vložka …........
II.
SPOLUPRÁCE
1. Účastníci se dohodli, že budou vzájemně spolupracovat při pořádání a zajištění …......................................... (dále jen akce) za níže uvedených podmínek (dále jen spolupráce).
III.
ZÁKLADNÍ ÚDAJE
1. Název akce:
2. Datum konání:
3. Místo konání:
4. Předpokládaný počet účastníků:
5. Pořadatel organizační a technické části akce:
6. Odbornou část akce zajišťuje:
7. Charakteristika akce:
IV.
DĚLBA POVINNOSTÍ PŘI SPOLUPRÁCI
1. Pořadatel zajišťuje komplexně akci, včetně její přípravy, tj. zajišťuje veškeré činnosti a povinnosti související s realizací akce, pokud tyto činnosti nezajišťuje ČLS JEP, příp. pokud není v této smlouvě uvedeno jinak.
Pořadatel zejména zajišťuje:
pronájem sálů,
kompletní zajištění projekční a zvukové techniky,
reklamu a propagaci akce,
registraci účastníků akce a vybírání účastnických poplatků,
výběr sponzorských darů či poplatků za reklamu vystavujících firem,
fakturaci všech služeb firmám, které se zúčastňují akce,
ubytování účastníků akce vč. hostů, členů výboru odborné společnosti a organizačního výboru akce v předem dohodnutém počtu na náklady akce,
občerstvení účastníků v rámci jednání akce v dohodnutém rozsahu,
welcome party,
společenský večer s doprovodným kulturně-společenským programem,
tisk a rozeslání oznámení akce,
tisk programu akce,
přípravu, realizaci a likvidaci doprovodné výstavy firem v rámci akce,
podepisování objednávek, smluv a účtování všech plateb akce,
vyúčtování akce ČLS JEP dle skutečnosti.
Pořadatel bere na vědomí, že mu nebude zpřístupněna databáze členů ČLS JEP, zejména s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady EU č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016.
2. ČLS JEP se zavazuje zajistit prostřednictvím OS ČLS JEP:
obsahovou náplň akce – vědeckou a vzdělávací část,
výběr čestných hostů,
ustanovení organizačního výboru akce,
přípravu textových podkladů k akci,
rozesílání pozvánek, dokumentů pro účastníky akce z řad členů OS ČLS JEP.
3. Pověřenými pracovníky, kteří odpovídají za průběh akce, jsou:
Za pořadatele: …......................... (jméno, funkce, tel., e-mail)
Za OS ČLS JEP: ………………. (jméno, funkce, tel., e-mail)
Pověření pracovníci však nejsou oprávněni měnit nebo doplňovat tuto smlouvu o spolupráci.
4. Pořadatel a OS ČLS JEP si jsou vědomi, že v průběhu akce dojde k prezentaci přednášek a jiných děl autorů či jejich částí, budou proto dbát na to, aby nedošlo k neoprávněnému zásahu do práv autorů a třetích osob.
V.
FINANCOVÁNÍ
1. Finanční zajištění akce je uvedeno v rámcovém rozpočtu, který tvoří přílohu č. 1 této smlouvy. Veškeré náklady akce hradí a zajišťuje na svůj náklad pořadatel. V případě nedostatečného zajištění příjmové stránky nebo překročení výdajové stránky, se účastníci zavazují upravit rozpočet tak, aby akce nebyla ztrátová.
2. Dojde-li v průběhu spolupráce ke skutečnostem, které mají velmi závažný dopad na ekonomické zajištění akce, je pořadatel oprávněn okamžitě spolupráci přerušit a je povinen bezodkladně informovat e-mailem odpovědnou osobu za odbornou společnost o této skutečnosti. Účastníci se následně sejdou, záležitost projednají a učiní o projednání záznam. Podle vzájemné dohody pak rozhodnou o tom, jakým způsobem bude ve spolupráci dále pokračováno. Nastanou-li podmínky tzv. vyšší moci, budou toto účastnici řešit podle platných právních předpisů.
3. Veškerou účetní agendu akce povede pořadatel. Pořadatel se zavazuje poskytnout ČLS JEP na její žádost jakékoliv informace a kopie účetních dokladů a výpisů z účetních knih souvisejících s akcí.
4. Pořadatel se zavazuje nejpozději do 2 měsíců po skončení akce poskytnout ČLS JEP závěrečný přehled příjmů a výdajů souvisejících s pořádáním akce a tento předložit ČLS JEP k odsouhlasení. Odsouhlasením se považuje akce za ukončenou.
5. Pořadatel odpovídá za plnění rozpočtu a nese případný schodek rozpočtu v plné výši. ČLS JEP je povinna akceptovat návrhy na změnu rozpočtu, je-li jimi řešen vznikající schodek rozpočtu.
6. Za spolupráci při pořádání akce přísluší OS ČLS JEP odměna ve výši ……………… Kč (slovy……………) bez DPH, tato odměna je součástí rozpočtu akce. V případě zisku bude zisk rozdělen v poměru 30 % pro pořadatele a 70 % pro OS ČLS JEP.
7. Vyúčtování akce provede pořadatel do 40 dnů od skončení akce a předá je ČLS JEP ke kontrole. Na základě odsouhlaseného vyúčtování akce vystaví ČLS JEP fakturu, kterou pořadatel uhradí v požadovaném termínu splatnosti 10-ti dnů. Nezaplatí-li pořadatel fakturu ČLS JEP včas a řádně, je ČLS JEP oprávněna žádat úhradu smluvní pokuty ve výši 0,1 % z dlužné částky za každý jeden den prodlení.
8. Účastníci této smlouvy jsou oprávněni kdykoliv žádat druhou smluvní stranu o předložení potřebných dokladů za účelem provedení kontroly.
VI.
DALŠÍ UJEDNÁNÍ
1. Účastníci předpokládají, že část nákladů akce bude hrazena formou finanční podpory od farmaceutické společnosti. Pro tento případ pak uzavřou trojstrannou smlouvu s podporující společností. Finanční prostředky podpory budou poskytnuty buďto na účet pořadatele nebo na účet ČLS JEP uvedené v trojstranné smlouvě. Obdrží-li finanční prostředky ČLS JEP, následně je převede dle podmínek uvedených ve smlouvě na účet pořadatele. Účastníci jsou si vědomi, že výše podpory bude zveřejněna podle podmínek uvedených ve smlouvě a podle podmínek AIFP.
2. Pořadatel odpovídá za to, že poskytnutá finanční podpora bude použita v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména tak nedojde k porušení povinností vyplývajících ze zákona č. 40/1995 Sb., o regulaci reklamy.
VII.
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
1. Tato smlouva je vyhotovena ve 4 exemplářích, každý z účastníků obdrží 2 exempláře. Měnit a doplňovat tuto smlouvu je možno jenom písemně, jinak jsou změny a doplňky neplatné a neúčinné.
V Praze dne
………………………………………… ………………………………………
za ČLS JEP za pořadatele
…………………………………………..
za OS ČLS JEP
Příloha č. 1 – rámcový rozpočet akce