PŘÍPADOVÁ STUDIE
PŘÍPADOVÁ STUDIE
Od snů a touhy až k překonání hranic
Na začátku to byl opravdu mladický sen. Touha vytvořit společnost, která by se stala pevnou součástí života zemědělců v oblasti středních Xxxx.
Společnost, která by na sebe převzala starost o strojní vybavení a jeho správné využívání a spolehlivý provoz.
Když v roce 1991 vznikla společnost s ručením omezeným, která získala smlouvu o prodeji traktorů Zetor,
možná ani majitelé neočekávali, kam se společnost za více než 25 let dostane. Společnost PEKASS, která má od počátku ryze český kapitál, má aktuálně přes 140 zaměstnanců, 9 středisek
a patří do TOP 10 společností v daném segmentu v ČR. Po překonání krizového roku 2010 její obrat trvale roste a např. v roce 2013 překonal hranici 800 mil.
Kč. Zvyšující se prodeje jsou nejen důkazem rostoucího zájmu zákazníků o dodávané stroje a služby, ale také dokládají správnost záměrů a orientace na kvalitní techniku od výrobců, nabízejících i spolehlivé zázemí
a jistoty, které jsou transformovány
k uživatelům. Je mimo pochybnost, že značky jako Horsch, JCB, Xxxx Xxxxx, Överum, Xxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxx,
Berti, Xxxxx a další jsou již všeobecně považovány za špičkovou techniku nejen v zemědělství, ale i v komunální a silniční oblasti.
Od založení společnosti byl kladen velký důraz nejen
na proces samotného prodeje techniky, ale také na zajištění
provozu této techniky kvalitním servisem a dodávkami náhradních dílů. Rozsah služeb v této oblasti se neustále rozšiřuje a před několika lety byl zahájen program daleko těsnější spolupráce s bankovními domy a leasingovými společnostmi.
Společnost PEKASS je tak schopna spolupracovat při vytváření speciálních nabídek financování, doslova ušitých na míru jednotlivých zákazníků
a zohledňujících specifika peněžních toků v zemědělství. Služby pro zákazníky jsou dnes sdruženy pod značky PEKASS FINANCE, PEKASS ASSISTANCE, PEKASS SERVIS, PEKASS PŮJČOVNA a PEKASS PREMIUM
PARTS, což je řada výrobků dodávaná zákazníkům pod vlastní značkou PPP (oleje, maziva, náhradní díly a další). Poprodejní péči o zákazníky se věnují pracovníci z oddělení technické podpory PEKASS AFTERSALE. Důkazem této péče je i vlastní tištěný magazín, který je určen pro stávající i nové zákazníky. Protože však je všem ve vedení společnosti jasné, že bez kvalitních a spokojených zaměstnanců nedosáhnou zamýšlených cílů, vytvářejí i vlastní tištěný magazín
pro interní zaměstnance, který je informuje o dění ve společnosti, plnění zamýšlených cílů i plánů na další období.
Hranice regionu středních Xxxx byla již dávno překročena a současná podoba společnosti tak významně překonává počáteční mladický sen.
DŮVODY PRO VÝBĚR NOVÉHO ERP
Před rozhodnutím o nutnosti výběru nového podnikového informačního
„Kritickým faktorem pro spuštění nového řešení je důkladná příprava všech složek společnosti, od kterých se očekává jeho využívání“.
Xxx. Xxxxxx Xxxxxx technický ředitel společnosti
systému byl ve společnosti využíván systém, který dokázal zajistit pouze základní procesy v oblasti ekonomiky a skladu, ale chybělo mu větší vzájemné propojení jednotlivých částí i podpora pro procesy, které se
postupem doby stávaly ve společnosti klíčovými. Jednalo se zejména o proces Servisu a CRM. Zejména Servis byl oblastí, která vedení společnosti
velmi trápila, protože se zvyšujícími se prodeji nové techniky a dobou, po kterou společnost na trhu existovala, se jednalo o službu, která logicky nabývala na stále větší popularitě
i poptávce od zákazníků.
Od zavedení softwarového řešení si vedení slibovalo zejména kvalitnější vyhodnocování obchodních případů, sledování marží, zavedení vykazování práce a tím vším podporu pro získání informací, které povedou ke zkvalitnění služeb v oblasti poprodejní podpory zákazníkům. Vše navíc s cílem snížení nákladů, zvýšení příjmů společnosti
a zajištění kontinuálního rozvoje společnosti. Dalším kritériem byla potom schopnost získávat maximum informací v aktuálním čase a získat tak schopnost reakce na neočekávané situace.
Začátek úvah o výběru nového řešení se datuje již do roku 2011, ale tehdejší úvahy nakonec ukázaly spíše potřebu vytvoření vlastního logistického auditu, tedy něčeho, co společnosti pomohlo kvalitně se zorientovat na „vlastním písečku“ a teprve následně hledat
nové softwarové řešení. Skutečné zahájení výběru nového podnikového informačního systému se tak datuje
až do druhé poloviny roku 2014. A po zkušenosti s již proběhlým logistickým auditem i v tomto případě společnost oslovila externího poradce, který dohlížel na výběr nového řešení.
ROZHODNUTÍ PRO IS KARAT
Informační systém KARAT byl přizván do výběru až poté, kdy neuspěli dodavatelé oslovení v prvním kole.
Jednalo se o renomované české i zahraniční společnosti, bohužel však jejich řešení spojoval jeden
zásadní nedostatek, a to absence praxí odzkoušeného řešení servisu. U některých se tento fakt podařilo odhalit již po prezentaci, u dalších potom na referenční návštěvě. Tato
skutečnost přinutila vedení společnosti k dalšímu průzkumu trhu a přizvání řešení IS KARAT do výběrového
řízení. A zde poprvé viděli zástupci společnosti již při prezentaci řešení, které odpovídalo jejich představám. Když se toto dále potvrdilo na referenční návštěvě, bylo rozhodnuto.
Z výše uvedených důvodů byl na jaře 2015 vybrán IS KARAT jako budoucí ERP řešení společnosti PEKASS. Implementace byla naplánována na druhou polovinu roku 2015 s tím, že od
1. 1. 2016 bude spuštěn ostrý provoz.
PRŮBĚH IMPLEMENTACE
A KRITICKÉ FAKTORY ÚSPĚCHU
Díky tomu, že do procesu výběru
a implementace nového systému byl od počátku přizván externí poradce, byla společnost připravena na možná rizika spojená s implementací. Díky tomu došlo například k zafixování ceny za řešení již před zahájením
předimplementační analýzy a zároveň byl výběr řešení ponechán na vedení společnosti, které bylo přesvědčeno, že i zaměstnanci ověří správnost výběru
a sami se přesvědčí, že IS KARAT jim nejen usnadňuje práci, ale že ji zároveň posouvá na novou úroveň.
Ze strany vedení probíhal průběžný proces kontroly implementačního procesu a řešení sporných situací
a postupně se zapojovali klíčoví pracovníci Pekassu.
Přestože se objevili uživatelé, kteří změnu systému nevítali s nadšením, většina rychle pochopila, že se jedná o změnu k lepšímu a pro řadu z nich se stal IS KARAT a zjišťování jeho možností „hračkou“. Tedy stejně jako si uživatelé instalují nové aplikace na
chytrá zařízení a zjišťují, co umí a co jim mohou přinést. Díky tomuto přístupu nebyla potřeba žádné speciální motivace pro období implementace.
Druhým kolem výběru se implementace posunula o dva měsíce, ale termín rozjezdu ostrého provozu od 1. 1. 2016 byl i přes toto zdržení dodržen. S odstupem času hodnotí vedení společnosti tento posun jako pozitivní krok, protože jinak mohlo dojít k ohrožení implementace
z kapacitních důvodů na straně zákazníka.
ZKUŠENOSTI Z VYUŽÍVÁNÍ IS KARAT A SPOLUPRÁCE S KARAT SOFTWARE
Za největší výhody IS KARAT považují pracovníci společnosti PEKASS:
• provázanost jednotlivých agend a to všemi směry,
Doporučení a zkušenosti z implementace
• výrazná flexibilita, která ve finále umožňuje i řadovým uživatelům rozšiřovat funkční vlastnosti systému, bez zásahu dodavatele
i bez obavy z budoucích aktualizací,
• velké množství výstupů různých typů, kde zejména oceňují Sestavy a Datové kostky,
• prodejní akce na konkrétní komodity a značky a jejich následné vyhodnocování.
Jen díky IS KARAT a v něm nastaveným pravidlům, bylo již v prvním roce fakturováno o ¼ servisních km ročně navíc a o 15 % servisních hodin ročně navíc. Za problematický by se dal označit rozjezd Kontrolního hlášení, které přinesla nová legislativa od roku 2016. Naopak rozjezd EET, které je
pro společnost povinné od 1. 3. 2017 proběhnul bez problémů. Díky tomu, že implementační tým přešel průběžně do týmu poimplementační podpory,
je zaručena kontinuita procesu implementace a zachování know-how.
„Z pohledu servisu, prodeje náhradních dílů a logistiky se v podstatě potvrdilo naše rozhodnutí, že IS KARAT je vhodným nástrojem k profesionalizaci našich činností. Nicméně neopomenutelná je po implementaci další precizace a zároveň rozvoj implementovaných řešení“, říká Xxx. Xxxxxx Xxxxxx, technický ředitel společnosti.
PLÁNY DO BUDOUCNA A DALŠÍ ROZVOJ SPOLUPRÁCE
Největší rezervy spatřuje vedení společnosti PEKASS v procesu servisu. Rádi by jej rozšířili o plánování servisních zakázek a agendy pro
výdej provozních kapalin. Tady by rádi načítali informace z mobilních
telematických jednotek servisovaných zařízeních v pravidelných intervalech a tím dokázali lépe plánovat vlastní kapacity. Výsledkem tedy bude zefektivnění práce celého servisního týmu a jeho nepřetěžování. Toto vše by mělo být doplněno o využívání moderních nástrojů v podobě dotykových terminálů nebo tabletů. Díky provázanosti centrály a středisek se mohly rozjet kumulace interních objednávek a hromadné objednávání u dodavatelů. S tím souvisí i získaný přehled nad skladovou dostupností jednotlivých položek ve všech střediscích. Do budoucna by rádi rozjeli i centrální regulaci skladových zásob ze strany centrálního skladu vůči jednotlivým pobočkám. Rádi by využili větší množství z nabízeného řešení KARAT CRM, protože již dnes mohou říct, že díky němu jsou schopni kvalitně kontrolovat větší obchodní
tým. Aktuálně probíhají vnitřní jednání o vhodnosti a přínosu rozjezdu
e-Shopu a v letošním roce by chtěli zavést EDI komunikaci s dodavateli. Nově rozjetou službu PEKASS Půjčovna by chtěli do 2 let dostat do ziskové pozice a zároveň zkvalitnit službu PEKASS Bazar.
„Nesnažit se za každou cenu získat od dodavatele co nejnižší cenu a nejkratší termín implementace, ale spíše dojít
k oboustranně výhodné dohodě, která bude základem dlouhodobé spolupráce. Nelze očekávat, že od prvního dne ostrého provozu bude vše
100% funkční a všichni uživatelé budou přesně vědět, co mají dělat. Stejně tak není vhodné snažit se podrobně řešit
a hodnotit všechny procesy ve firmě najednou. Xxxx vše chce svůj čas.
Na druhou stranu však je dobré se připravit na to, že proces implementace podnikového informačního systému
je nikdy nekončící proces a takto k němu také přistupovat. Tedy
nepřestávat v tlaku na inovace a mít trvale pod dohledem všechny skupiny zaměstnanců a snažit se s nimi neustále procházet procesem inovace, kontroly a optimalizace. Je vhodné, pokud osoby na straně dodavatele, které prezentují nabízené řešení
v prodejní fázi, jsou následně osobami, které vybrané řešení implementují do společnosti.“
Xxx. Xxxxx Xxxxx
generální ředitel společnosti
„Školení není tak důležité, jako osobní přístup a podpora dodavatele při rozjezdu. Největší problémy vznikají migrací dat ze starého IS. Data musí být předem důkladně připravená, protože oprava chyb, které z nekonzistence pramení, je komplikovaná.“
Xxx. Xxxxxxxx Xxxxx
ekonomický ředitel společnosti