Financování projektů vědy a výzkumu VŠ
Financování projektů vědy a výzkumu VŠ
z programu H2020
A. Informační zdroje k finančním pravidlům H2020 v fázích:
• Vyhledávání výzev a zpracování návrhu rozpočtu, přípravy grantové dohody a konsorciální smlouvy (koordinátor)
• Implementace projektu
B. Tvorba návrhu rozpočtu projektu
C. Pojmy a aspekty financování projektů H2020/v prostředí ČZU
• Uznatelnost/neuznatelnost nákladů v H2020
obecná kritéria uznatelnosti kategorie nákladů
• Příjmy a neziskovost projektů
• Rozdíly v pravidlech financování 7. RP a H2020
D. Implementace projektů H2020 v prostředí ČZU
Ve fázi vyhledávání výzev a zpracování návrhu rozpočtu,
zpracování grantové dohody a konsorciální smlouvy
• Participant portál: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xx/xxxxxxxxxxxx s/h2020/calls
-
alokace zdrojů EK na konkrétní výzvu Call
míra financování Work Programm
schéma financování – platby od EK
kategorie uznatelných nákladů Annotated Model Grant
kritéria způsobilosti nákladů Agreement
Participant portal/Call/Call documents
Odkaz na Work Programm
Participant portal/Call/Topic/Topic Conditions
Odkaz na MG Agreement
H2020 online manual
xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/x0000-xxxxxxx-xxxxx/xxxxx_xx.xxxx
H2020 online manual
Odkaz na finanční pravidla
Informační zdroje ve fázi implementace projektu
Všechny dostupné dokumenty na: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xx/xxxxxxx/xxxx rence_docs.html#h2020
+ Podepsaná grantová dohoda
+ Konsorciální smlouva
+ Průvodce finančními pravidly H2020
– zatím nezveřejněn – 12/2014
Proposal Submission Forms (MSCA)
Proposal Submission Forms (RIA, SCA)
Příjemce/člen konsorcia = koordinátor nebo partner x třetí strana (x subdodavatel)
Vyplňuje koordinátor, na základě údajů od jednotlivých členů konsorcia/partnerů Rozpočty propojených třetích stran se uvádí do rozpočtu příjemce
Rozpočet členů konsorcia v samostatném řádku
Pokud je výzva 2. kolová, v 1. kole se uvádí jen celkový objem rozpočtu
Tvorba návrhu rozpočtu
Odůvodnění nákladů vynaložených v průběhu projektu je odpovědností každého člena konsorcia, který tak musí činit v souladu se svou běžnou praxí a principy managementu. Ani koordinátor ani ostatní členové konsorcia nejsou v žádném případě odpovědní za zdůvodňování nákladů ostatních členů konsorcia vůči financujícímu orgánu. Každý tedy v tomto ohledu odpovídá sám za sebe.
• jedná se o odhad uznatelných nákladů projektu, od kterého se odvíjí maximální výše grantu
• detailně rozmyslet všechny projektové aktivity a s nimi spojené náklady
• vzít v potaz schéma financování (tj. průběžné platby během realizace, po skončení projektu doplaceno 15 % z celkového rozpočtu).
Schéma financování se může lišit projekt od projektu.
ČZU:
Rozpočet sestavit v Kč; následný přepočet na EUR
• směnný kurz – nespecifikován
Postup sestavení rozpočtu - I
• zahrnovat do rozpočtu pouze způsobilé náklady dle podmínek H2020
• náklady strukturovat dle jednotlivých aktivit projektu
ČZU:
identifikovat a vyčíslit neuznatelné náklady zajistit zdroj financování
• dodržovat členění dle jednotlivých kategorií nákladů
• správně identifikovat: subdodávky
náklady/příjmy třetích stran
popř. třetích propojených stran (povinná součást GA)
• kalkulovat i osobní náklady na zajištění administrativní podpory
(finanční manažer, administrátor, popř. účetní) u projektů nad 100 000
EUR, úvazek v závislosti na velikosti projektu
Požadavek koordinátora:
Stanovení tzv. člověkoměsíců (průměrných měsíčních osobních nákladů) podle jednotlivých pracovních pozic v projektu v rozmezí cca 1 500 – 4 000 EUR.
• nezapomenout zahrnout náklady na audit u projektů resp. části
připadající na člena konsorcia pokud jeho příspěvek EU ≥ 325. tis. EUR
Postup sestavení rozpočtu - II
• reflektovat obvyklé postupy na ČZU
(např. pro stanovení osobních nákladů, výše cestovného, schvalování projektových
žádostí, apod.)
ČZU:
Proces schvalování projektové žádosti:
• registrace projektu v DMS xxxx://xxx.xxx.xx/xxx/
• vyplnění celkového rozpočtu projektu v Kč projektu
• vyplnění rozpočtu projektu
připadající na ČZU v Kč
• pro přepočet použít směnný kurz, kterým byl rozpočet zpracován)
• elektronické schválení odpovědnými pracovníky
Pokud v době schvalování žádosti řešitel ČZU, který není koordinátorem, nezná celkový rozpočet projektu, uvede do položky jen
známou část za ČZU.
Způsoby financování podle nejčastějších typů projektů v
H2020:
1. Výzkumné a inovační akce (RIA), Inovační akce (IA), Koordinační a podpůrné akce (CSA), Evropská výzkumná rada (ERC)
100 % uznatelných nákladů,
(70% u inovačně orientovaných projektů), forma skutečných přímých nákladů,
pevná sazba nepřímých nákladů
2. MSCA
100% uznatelných nákladů, forma jednotkových nákladů,
náklady na zaměstnané/vyslané výzkumníky,
náklady hostitelské organizace
1. Obecná kritéria způsobilosti nákladů
ČZU:
Řešitel/fakulta x
Účetní/ekonomický odbor/rektorát
• skutečně vynaložené
• vynaložené v době trvání projektu
(výjimka pro náklady spojené s vypracováním závěrečné zprávy a náklady na vydání tzv. Osvědčení o finančních výkazech (audit) jsou nákladem uznatelným a mohou byt proplaceny s datem do 60 dnů od skončení projektu)
ČZU:
DMS systém Magion
„Vláček“
Interní směrnice
• zahrnuty v odhadu rozpočtu GD
• nezbytné pro realizaci projektu v
souladu s GD
• vynaložené v souladu s národní legislativou
ČZU:
Příkazce operace/správce rozpočtu
• identifikovatelné, ověřitelné, v souladu s běžnou praxí příjemce
• opodstatněné, oprávněné,
vynaložené s principy účinnosti, úspornosti a efektivnosti
ČZU:
identifikace řešitelem samostatný „vláček“ zdroj financování
1.Neuznatelné náklady
• náklady spojené s kapitálovým výnosem
• jakékoliv dluhy a s nimi spojené náklady
• rezervy na možné budoucí ztráty nebo výdaje
• placené úroky
• pochybné pohledávky
• kurzové ztráty
• bankovní poplatky spojené s přijetím plateb od EK
• nadměrné a lehkomyslné výdaje
• odpočitatelná DPH
• náklady vynaložené po případném
pozastavení projektu
• náklady vykázané v jiném projektu financovaném z EU
1. Příjmy /“neuznatelné“ příjmy v projektech H 2020
• příjem přímo vygenerovaný projektem (např. konferenční poplatky, příjem z prodeje majetku pořízeného pro projekt, prodaného v době trvání projektu)
• finanční příspěvek od třetí strany specificky určený pro projekt (např.
sponzorský dar)
• nepeněžitý (in-kind) příspěvek od třetí strany poskytnutý zdarma určený pro projekt (pokud byl vykázán zároveň jako náklad projektu)
Neziskovost projektu: příjmy projektu + příspěvek EU ≤ uznatelné náklady projektu
Příjmem projekt není:
• příjem spojený s využíváním výstupů projektu
• finanční příspěvek od třetí strany určený na krytí neuznatelných nákladů
• finanční příspěvek od třetí strany bez určení využití
1. Základní kategorie nákladů Přímé náklady
• Osobní náklady
• Subdodávky
• Ostatní přímé náklady
cestovné
odpisy vybavení, infrastruktury nebo jiných aktiv ostatní zboží a služby
Nepřímé náklady (flat rate)
• 25 % přímých nákladů (bez subdodávek a nepeněžitých příspěvků poskytnutých třetími stranami, které nebyly používány v prostorách účastníka)
1. Osobní náklady I
ČZU:
zdravotní a sociální pojištění
pojištění odpovědnosti
Pojmy:
základní mzdu/plat (basic remuneration)
Tj. odměna za plnění jeho běžných pracovních povinností zahrnuje pouze nárokové složky:
+ povinné odvody zaměstnavatele
tarifní mzda, zákonné příplatky, osobní ohodnocení, atd
bonusy (additional remuneration)
ČZU:
Tvorba sociálního fondu
Tj. odměna za plnění nadstandardních pracovních úkolů
Obecná kritéria způsobilosti osobních nákladů:
existence pracovněprávního vztahu jen za práci pro projekt (vazba na WP)
Specifická kritéria způsobilosti bonusů
příjemce je nezisková organizace dle čl. 2 Pravidel účasti
v souladu s běžnou praxí příjemce
kritéria pro výpočet bonusů jsou obecně aplikovatelná
(bez ohledu na zdroj financování)
1. Osobní náklady II
Míra uznatelnosti osobních nákladů
ČZU:
Zaměstnanec, který má jeden pracovní poměr nebo DPP nebo DPČ
základní mzda/plat
• zaměstnanci pracující výhradně na projektu
uznatelným nákladem je 100 % jejich mzdy
institut standardní mzdy
• zaměstnanci ostatní
uznatelné jsou náklady do výše osobních nákladů
spočítaných jako násobek hodinové sazby a produktivních hodin
bonusy
• max. 8000€/zaměstnance/rok
limit 8000 €/výzkumníka/rok je ekvivalentem plného úvazku při částečném úvazku je možné nárokovat pouze poměrná výše
1. Osobní náklady – způsob vykazování v H2020
zaměstnanci pracující výhradně na projektu
nemají povinnost vést výkazy
práce(evidence skutečně odpracovaných hodin)
skutečnost, že se pracovník věnuje výhradně projektu stvrzuje příjemce čestným prohlášením (vzor poskytne EK)
zaměstnanci ostatní
mají povinnost vést výkazy práce
periodicita vyplňování: alespoň na měsíční bázi
náležitosti: název a číslo projektu, název příjemce, jméno, datum a podpis pracovníka, počet hodin strávených na projektu, jméno a podpis nadřízené osoby, odkaz na projektové úkoly, pracovní balíčky, apod. (vzor poskytne EK)
• pravidla pro vykazování/reportování EK nejsou doposud zveřejněna
(prosinec 2014)
• výše uznatelných osobních nákladů se musí odvíjet od hodinové sazby/institut standardní mzdy
1. Osobní náklady - výpočet hodinové sazby a uznatelných
osobních nákladů (pro reportování EK)
Příklad: Projekt má 1 vykazované období (od 1/10/2015 do 31/3/2017). Účetní rok příjemce každoročně končí 31/12. Referenční období pro výpočet hodinové sazby:
Od 01/10/2015 do 31/12/2015 ...2015
Od 01/01/2016 do 31/12/2016 ...2016
Od 01/01/2017 do 31/03/2017 ...2016
• referenční období pro výpočet hodinové sazby
= poslední uzavřený účetní rok
Výjimka: u nově zaměstnaných pracovníků (bez finanční historie) je referenčním obdobím pro
výpočet hodinové sazby vykazované období.
• vlastní výpočet hodinové sazby = skutečné roční osobní N pracovníka (bez bonusů)
roční produktivní hodiny pracovníka
Roční produktivní hodiny tj. fixně stanovené číslo 1720 (při plném úvazku) nebo individuální roční
ČZU:
Metoda výpočtu a způsob vykazování bude zvolena po
zveřejnění pravidel EK
produktivní hodiny nebo standardní roční produktivní hodiny (limit)
• výpočet uznatelných osobních nákladů
Standardní mzda = hodinová sazba pracovníka*počet hodin na projektu
+
Bonus u neziskových organizací = (8000 €/roční produktivní hodiny pracovníka)*počet hodin na projektu
1.Subdodávky
= projektové úkoly tj. jasně a přesně identifikovatelná část např. výzkumného úkolu, kterou neřeší člen konsorcia „vlastními silami“ ale subdodavatelsky, prostřednictvím třetí strany
Subdodavatel:
• řeší projektové úkoly
• nepodepisuje GA
• nesmí vykonávat činnosti koordinátora spojené s řízením konsorcia definované v čl. 41.2b) MGA
• subdodávky musí být předem naplánovány v Annexu I a II GA
(ve výjimečných případech může (nemusí!) PO subdodávku dodatečně schválit bez nutnosti změny GA)
• charakteristické znaky subdodávky:
⮚ smlouva mezi příjemcem a subdodavatelem je založena na obchodních podmínkách
⮚ subdodavatel nepracuje pod přímým dozorem příjemce a není mu hierarchicky podřízen
subdodávky mezi partnery nejsou povoleny
⮚ subdodavatel se zodpovídá příjemci (nikoliv EU)
⮚ rozsah subdodávek je zpravidla limitovaný
• náklady na subdodávky nespadají do základu pro výpočet nepřímých nákladů
ČZU:
Dodržování směrnice kvestora č. 17/2012 Zadávání veřejných zakázek a tvorba a evidence smluv
• výběr subdodavatele se musí řídit národní legislativou upravující zadávání veřejných zakázek
(Zákon č. 137/2006 Sb.)
Pozor zvláštní režim/EU směrnice:
VZ v předobchodní fázi na služby ve výzkumu a vývoji
1. Třetí strany v projektech H 2020
Nákladová báze
strany musí být identifikovány v GA
• Třetí strany poskytující nepeněžité příspěvky nepeněžité příspěvky = např. lidské zdroje, vybavení, infrastruktura, …
příspěvky mohou být poskytnuty zdarma či za úplatu příjemce může vykázat ve finančním výkazu pouze skutečně vynaložené náklady třetí strany
výjimečně možné také dodatečné schválení v
průběhu realizace bez změny GA
• Propojené třetí strany
přidružené subjekty a subjekty s právní vazbou na příjemce
nepodepisují GA, ale přímo se podílejí na projektových úkolech
za odvedenou práci se zodpovídají příjemci (nikoliv EU)
nefakturují cenu, ale vyplňují svůj vlastní finanční výkaz
Komerční báze
strany musí projít výběrovým řízením, realizace za tržní ceny
přidělené úkoly vykonávají zpravidla ve svých prostorách pod vlastním dozorem a vedením Dodatečné schválení v průběhu realizace vyžaduje vždy změnu GA
• Subdodavatel
podílí se na projektových úkolech
• Dodavatel
nepodílí se na projektových úkolech, poskytuje zboží a služby podpůrného charakteru (auditoři, dodavatelé spotřebního materiálu…)
ČZU:
Směrnice kvestora č. 7/2012
Cestovní náhrady
1. Ostatní přímé náklady
• cestovné
vyplácení cestovného se řídí běžnou praxí příjemce
cesta musí být nezbytná pro projekt (náklady na cestovné na konferenci jsou uznatelné za předpokladu, že byl prezentován projekt
náklady na cestovné externích expertů mohou být uznatelným N (za předpokladu, že je jejich účast v projektu naplánována v Annexu I GA)
EK nerozlišuje mezi cestami uvnitř nebo mimo EU
nákladnější cesty je vhodné předem konzultovat s EK
• poměrná část podle využití majetku v projektu
• do pořizovací ceny vstupují také náklady na uvedení majetku do provozu (např. instalaci, dopravu, apod.)
• uznatelná je i poměrná část odpisů majetku nakoupeného před zahájením projektu
• odpisy vybavení, infrastruktury a jiných aktiv
ČZU:
Směrnice kvestora č. 13/2011 Odepisování majetku
účetní odpis musí být stanoven v souladu s běžnou praxí příjemce a mezinárodními účetními standardy (IAS, IFRS)
• pořizovací cena (pouze pokud umožní pracovní program)
• pronájem a leasing
poměrná část leasingu u finančního pronájmu s následnou koupí (ne finanční služby!)
náklady na pronájem a operativní leasing
1. Ostatní přímé náklady
• Ostatní zboží a služby = náklady vzniklé v souvislosti s plněním projektových úkolů: např. spotřební materiál
náklady na šíření a ochranu výsledků
náklady na vydání Osvědčení o finančních výkazech náklady na překlady a publikace
nejlepší poměr kvalita/cena za určitých podmínek možné využít stávající dodavatele
ČZU:
Dodržování směrnice kvestora č. 17/2012 Zadávání veřejných zakázek a tvorba a evidence smluv
• výběr dodavatele se musí řídit národní legislativou upravující zadávání veřejných zakázek (Zákon č. 137/2006 Sb.)
• spadají do základu pro výpočet nepřímých nákladů
• nemusí být předem identifikovány v Annexu I GA
2. MCSA
• V závislosti na schématu projektu MSC je grant tvořen několika typy příspěvků (allowances). Výše jednotlivých příspěvků se odvíjí od zkušeností daného výzkumníka, jeho rodinného stavu, doby pobytu na hostující instituci a zemi, kde hostující instituce sídlí. Příspěvky označené kategorií A náleží danému výzkumníkovi a příspěvky označené kategorií B spravuje hostující instituce.
• A.1 Living allowance
• A.2 Mobility allowance
• A.3 Family allowance
• B.1 Research, training and networking costs
• B.2 Management and indirect costs
• Součet jednotlivých příspěvků tvoří celkové uznatelné náklady projektu, které jsou financovány ze 100 %
• Tabulka příspěvků
2. MCSA finanční příspěvek EU
Zdroj: Prezentace TC AV ČR
Rozdíly v pravidlech financování h2020 a 7 RP
• Struktura uznatelných nákladů
• Pojetí uznatelných osobních nákladů
• Směnný kurs pro finanční vykazování
• Možná uznatelnost DPH
• Nepřímé náklady (upouští se od full cost)
• Není potřeba dělit náklady na jednotlivé aktivity
Vykazování nákladů FORM C – I
• součást průběžné zprávy
• individuální finanční výkaz za každého člena konsorcia /propojenou třetí
stranu (šablona v Annexu IV MGA – modifikace dle typu projektu)
• musí obsahovat vysvětlení použitých zdrojů
• elektronicky přes Participant Portal (podpis FSIGN)
• automatické vygenerování souhrnného finančního výkazu za celé konsorcium
• včasné nedodání finančního výkazu partnerem – odeslání další
vykazované období
• za období stanovené grantovou smlouvou (zpravidla 18 nebo 12 kalendářních měsíců)
• po posledním období navíc závěrečná zpráva (v části „final financial report“ – automaticky vygenerovaný souhrnný finanční výkaz za celý projekt + případný certifikát o finančních výkazech)
Vykazování nákladů FORM C – II
• vykazování nákladů ve finančním výkazu: průměrný denní směnný kurz ECB
xxxx://xxx.xxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxxxxx- graph-czk.en.html
Průměrný denní kurz za vykazované období
Vykazování nákladů FORM C – III
ČZU:
Rozhodující pro přiřazení nákladu/příjmu do období je datum vzniku nákladu/příjmu.
Za datum vzniku nákladu/příjmu (kromě osobních nákladů) je považováno datum uváděné ve Výsledovce projektu (sestava IS MAGION), u osobních nákladů je datem vzniku poslední den kalendářního měsíce, za který jsou mzdy propláceny (ne datum skutečné výplaty).
• vykazují se skutečné náklady/příjmy projektu vzniklé během daného období a odpovídající vykonané práci
ČZU:
Řešitel vykazuje ve FORM C jen náklady evidované na přiděleném
„vláčku“ v IS MAGION
ČZU:
Řešitel zajišťuje průběžné vedení finanční evidence v projektu ve vazbě na jednotlivé WP
• Nepřímé náklady jsou po vyplnění veškerých způsobilých přímých nákladů
automaticky formulářem dopočítány.
ČZU:
Řešitel zajistí správné zaúčtování nepřímých nákladů v IS MAGION
Vykazování nákladů FORM C – IV
• postup zpracování není doposud stanoven
• bude zveřejněn v Participant Portalu v OnlineManualu: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/x0000-xxxxxxx- guide/grants/grant-management/reports/periodic-reports_en.htm
Manažerování ve finanční oblasti I
• Smluvní rámec - tvorba grantové a konsorciální smlouvy Xxxxxxxx smlouva – zpracovává EK
Konsorciální smlouva – zpracovává koordinátor (vzory smluv: DESCA)
způsob řešení změn v rozpočtu, principy financování, nakládání s příjmy projektu, rozdělení finančního příspěvku EK, rozesílání plateb členům konsorcia
Rozpočet partnera
C
Rozpočet partnera B
Rozpočet partnera
A
Rozpočet konsorcia
• Sledování plnění rozpočtu a cash flow projektu Rozpočet a jeho změny
možné přerozdělení v průběhu realizace projektu
(mezi kategoriemi nákladů, mezi partnery)
pokud nejsou ovlivněny technické práce na projektu
není nutný dodatek ke GA
následné zmínění v průběžné zprávě
změny
Plán konsorcia + jeho průběžná aktualizace
Manažerování ve finanční oblasti II
Principy financování a naklání s příjmy, rozdělení a platby finančního příspěvku EK členům
konsorcia:
Utraceno méně než uvedeno v rozpočtu proplaceny skutečné náklady Utraceno více než uvedeno v rozpočtu proplaceny skutečné náklady
do limitu rozpočtu
pravidlo plateb
před ukončením projektu žádný člen konsorcia
neobdrží více než činní jeho alokovaný příspěvek EK
varianty plateb
- příspěvek EK rozposílán členům konsorcia bez zbytečného odkladu ve výších odpovídajících GD
-rozdělení zálohové platby na splátky, které členům konsorcia rozesílat např. po splnění úkolů, zaslání výstupů atp.
Konsorciální smlouva – způsob řešení s členy konsorcia nastavuje koordinátor
Porušení neziskovosti projektu krácení příspěvku
Xxxxxxxx xxxxxx
platby od EK koordinátorovi platby od koordinátora členům konsorcia
zálohová platba
do 30 dnů od vstoupení GA v platnost / zahájení projektu
průběžné platby
max. do výše 85 % schváleného příspěvku
do 90 dnů od obdržení kompletní průběžné zprávy EK
platba zůstatku
do 90 dnů od obdržení kompletní závěrečné zprávy EK
Manažerování ve finanční oblasti III
• Evidování, archivace finanční dokumentace projektu
Kontrola velikosti celkového úvazku na ČZU každého zaměstnance na projektu (TC AV ČR doporučuje dodržovat velikost úvazku 1,0)
Bankovní účet projektů – koordinátor má povinnost vest zvláštní účet
Audit I. stupně - Osvědčení o finančních výkazech (CFS)
Příjemce předkládá na konci projektu pokud jeho příspěvek EU ≥ 325. tis. EUR (limit zahrnuje skutečné náklady a případné průměrné osobní náklady)
náklady na audit jsou uznatelné (ostatní zboží a služby = není subdodávka)
Xxxxxx XX, přezkoumání projektu – do dvou let po vyplacení zůstatku (EK, pověřená osoba)
Kontroly řádné implementace projektu, souladu s GA (EK /pověřená osoba)
Kontroly a audity EÚD, vyšetřování OLAF - v průběhu realizace projektu Archivace povinnost uchovávat relevantní projektové dokumenty do pěti let od vyplacení zůstatku
ČZU:
rozdělení kompetencí
Směrnice rektora č. 13/2012 Spisový a skartační řád ČZU