Smlouva o zajištění účasti Ministerstva zemědělství na výstavní akci (dále jen „smlouva“)

Číslo smlouvy: Č.j.:

Smlouva o zajištění účasti Ministerstva zemědělství na výstavní akci

(dále jen „smlouva“)

uzavřená níže uvedeného dne, měsíce a roku v souladu s § 1726 a § 1746 odst. 2 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen „občanský zákoník“) a § 12 odstavec 2 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů

Smluvní strany:

Česká republika – Ministerstvo zemědělství

se sídlem: Těšnov 65/17, 117 05 Praha 1 – Nové Město

IČ: 00020478

zastoupená: Mgr. Xxxxx Xxxxxxxxxx, ředitelem Odboru kanceláře ministra

bankovní spojení: ČNB Praha 1, Na Příkopě 28

číslo účtu: 1226-001/0710

(dále jen „objednatel“)

a

název firmy

se sídlem:

adresa pro doručování:

zapsaná v  obchodním rejstříku vedeném u:

IČ:

DIČ:

zastoupená:

bankovní spojení:

číslo účtu:

(dále jen „poskytovatel“)

Čl. I

Předmět a účel smlouvy

1. Předmětem smlouvy je závazek poskytovatele na základě výsledku zadávacího řízení dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů a v souladu s jím učiněnou nabídkou zhotovit pro objednatele ve sjednané době architektonický návrh, zajistit a provést výrobu, montáž a demontáž výstavní expozice a další služby, související s provozem expozice včetně pronájmu příslušného výstavářského zařízení a nábytku a ubytování konzultantů a zajistit doprovodný program a další smluvené služby, uvedené v Příloze č. 1 na mezinárodním potravinářském veletrhu World Food Kazachstan 2015,

který se koná ve dnech  4. – 6. listopadu 2015 na Výstavišti "Atakent" IEC, 42, Timiryazev street, Alma Ata, Kazachstán,

(dále jen „akce“ nebo „expozice“).

Bližší   specifikace akce je uvedena v Příloze č. 1 „Specifikace akce“, která tvoří nedílnou součást smlouvy (dále jen „Příloha č. 1“).

2. Účelem smlouvy je prezentace Ministerstva zemědělství na výstavě World Food Kazachstan 2015 s cílem zajistit   propagaci České republiky, Ministerstva zemědělství a českých zemědělských a potravinářských firem na akci a poskytovat informace odborné i laické veřejnosti.

3. Tato smlouva se uzavírá k realizaci veřejné zakázky malého rozsahu podle § 12 odst. 3 zákona  č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách.

Čl. II

Práva a povinnosti poskytovatele

1. Poskytovatel dle požadavků objednatele v souladu s Přílohou č. 1 provede pro objednatele detailní architektonický návrh v souladu se zadávací dokumentací, výrobu, montáž a demontáž výstavní expozice, doprovodný program, včetně zajištění veškerého provozu a vybavení a další služby související s provozem expozice, včetně pronájmu potřebného výstavářského zařízení,  nábytku a ubytování konzultantů na akci, jejíž jednotlivé položky včetně ocenění jsou specifikovány v  Příloze č. 1 smlouvy. K výše uvedenému účelu vypracuje poskytovatel projektovou dokumentaci (technickou a výtvarnou), která bude objednateli předložena ke schválení v termínu nejpozději do 20 dnů po předání informací a podkladů podle  čl. III odst. 1.

2.  Poskytovatel poskytne plnění na svůj náklad a nebezpečí a expozici předá objednateli ve sjednaném termínu dle čl. IV písm. d). Poskytovatel je dále povinen činit veškeré činnosti a plnění podle této smlouvy tak, aby nenastalo zbytečné či neodůvodněné prodlení. O předání expozice sepíše poskytovatel předávací protokol, který podepíší oprávnění zástupci obou smluvních stran.

3.  Poskytovatel odpovídá za vady vzniklé od termínu dle čl. IV písm. d) do ukončení akce. I tyto vady je poskytovatel povinen na vlastní náklady odstranit bez zbytečného odkladu.

4.  Pokud poskytovatel některou z činností uvedených v příloze smlouvy neprovede nebo nezajistí, považují to obě strany za závažné porušení smlouvy s důsledky uvedenými v čl. VI odst. 4 smlouvy.

5.  Poskytovatel se řídí pokyny objednatele a sděluje mu veškeré informace související s plněním akce a další informace, které mohou mít vliv na rozhodování objednatele. Na výzvu objednatele je povinen bez odkladu podat zprávu o stavu zařizování akce.

6. Poskytovatel postupuje při zajišťování akce s odbornou péčí, od pokynů objednatele se může odchýlit jen tehdy, je-li to naléhavě nezbytné v zájmu objednatele a poskytovatel nemůže včas obdržet jeho souhlas, jinak odpovídá za vzniklou škodu.

7. Poskytovatel předloží objednateli předávací protokol při převzetí expozice v den před zahájením akce. Po dobu realizace akce je zhotovitel povinen zajistit si na vlastní náklady povolení k odběru elektrické energie, vody apod.

8.  Poskytovatel může při realizaci zakázky využít služeb subdodavatelů. V případě, že poskytovatel tyto dílčí služby subdodavatelů pro zhotovení díla využije, plně odpovídá objednateli za řádnost a včasnost provedení, popřípadě kvalitu, jako kdyby je plnil sám.

Čl. III

Práva a povinnosti objednatele

1. Objednatel předá poskytovateli informace a podklady nezbytné k řádnému provedení sjednaného plnění (umístění a půdorys expozice, seznam participujících útvarů/firem v expozici, požadavek na jejich rozmístění, na rozmístění exponátů, podklady pro výtvarné pojetí expozice, podklady pro ubytování konzultantů, návrh doprovodného programu a další nezbytné informace podle potřeby), a to nejpozději do 10 dnů od podpisu smlouvy.

2.   Objednatel je oprávněn kontrolovat provádění sjednaného plnění a požadovat odstranění zjištěných nedostatků bez zbytečných odkladů ve lhůtě přiměřené charakteru zjištěné závady.

3. V případě nezbytnosti v důsledku nepředvídatelných okolností nebo s ohledem na výši disponibilních prostředků pro financování může objednatel změnit rozsah prací nebo může akci zrušit. Platby provedené před takovouto změnou nebo zrušením akce musí být vráceny na účet objednatele do 30 dnů ode dne, kdy se dozvěděl o změně nebo zrušení akce s tím, že poskytovatel má nárok na úhradu prokazatelně vynaložených nákladů, které do té doby vynaložil, pokud se strany o pokračování v plnění předmětu této smlouvy nedohodnou písemně jinak.

4. Objednatel si vyhrazuje právo na odsouhlasení akvizičního dopisu na vystavovatelské firmy.

Čl. IV

Termíny a místo plnění

1.    Smluvní strany se zavazují dodržovat následující termíny:

1. poskytovatel předloží objednateli podklady a provede činnost podle článku II odst. 1;

2. objednatel předloží poskytovateli podklady podle článku III odst. 1 a 4;

3. poskytovatel předloží objednateli projektovou dokumentaci v termínu do 20 dnů po podpisu smlouvy a objednatel ji s poskytovatelem upraví a schválí do konečné podoby v termínu nejpozději do 7 dní;

4. poskytovatel předá po ukončení montáže výstavní expozici zástupci objednatele uvedenému v čl. IX odst. 1 k užívání dne 3.11.2015 nejpozději do 12 hodin místního času, a to na základě předávacího protokolu schváleného a podepsaného oběma stranami k tomuto termínu;

e)   objednatel uvolní a vrátí výstavní expozici včetně pronajatého vybavení poskytovateli k demontáži, a to dne 6.11.2015 bezprostředně po ukončení akce;

f)   demontáž expozice a úklid plochy budou zahájeny nejdříve dne 6.11.2015 po ukončení akce.

2.     Místem plnění je místo uvedené v čl. I odst. 1.

Čl. V

Cena a platební podmínky

1. Smluvní cena za řádně a včasně provedené dílo, včetně organizačního poplatku poskytovatele, je stanovena na základě nabídky poskytovatele

   • ve výši Kč bez DPH

(slovy : )

• cena včetně DPH je Kč

(slovy: )

2.   Dohodnutá cena zahrnuje veškeré náklady poskytovatele související s provedením akce a je nejvýše přípustná a nepřekročitelná s výjimkou zákonné změny výše sazby DPH.

3.   Bližší specifikace ceny expozice je uvedena v Příloze č. 1 „Specifikace akce“.

4. Smluvní strany se dohodly, že platba za cenu akce bude uhrazena ve třech platbách, a to tak, že první platba (náklady za úhradu části výstavní plochy) bude  realizována do začátku akce, nejpozději však do 3.11.2015. V případě nutnosti dodržení časových podmínek určených  veletržní správou pro objednání plochy může být tato platba uhrazena objednatelem. V takovémto  případě bude tato částka odečtena od smluvní ceny akce.

Druhá platba ve výši Kč (příprava realizace stánku a služby související)

bude  uhrazena do začátku akce,  nejpozději však do 3.11.2015.

Třetí platba bude uhrazena po řádném splnění díla. Faktura týkající se třetí platby bude předložena do dvou měsíců po ukončení akce, nejpozději však do 15. 12.2015 a lhůta její splatnosti bude činit 14 dní od jejího doručení na adresu sídla objednatele.

Fakturace bude provedena vždy po předchozím odsouhlasení platby oprávněným zástupcem objednatele. Faktura se považuje za uhrazenou dnem odepsání částky sjednaného plnění z účtu objednatele.

5. Úhradu nákladů provede objednatel po předložení příslušné faktury poskytovatelem. Fakturovaná cena, vyjadřující skutečné náklady poskytovatele písemně odsouhlasené objednatelem, bude doložena příslušnými doklady včetně případných dodavatelských subjektů, a to za skutečně dodané služby. Faktury budou obsahovat kromě náležitostí uvedených v § 29 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů i registrační číslo této smlouvy. Objednatel je oprávněn před uplynutím lhůty splatnosti vrátit fakturu, která neobsahuje některou náležitost, nebo má jiné závady v obsahu, přičemž musí vyznačit důvod vrácení. Oprávněným vrácením přestává běžet původní lhůta splatnosti. Celá lhůta poběží znovu ode dne doručení opraveného nebo nově vyhotoveného daňového dokladu, přičemž splatnost faktury se stanovuje na 14 dní od doručení objednateli.

6. Čerpání a využití finančních prostředků je oprávněn objednatel kontrolovat nejen v průběhu provádění, ale i po skončení akce.

Čl. VI

Trvání smluvního vztahu a jeho ukončení

1. Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti od data podpisu smlouvy poslední ze smluvních stran.

2. Tato smlouva včetně záruky na akci zaniká dnem, kdy bude objednatelem provedena úhrada za provedené služby, které poskytovatel řádně vyúčtoval v souladu s čl. V odst. 4.

3. Smlouva může být ukončena :

a) písemnou dohodou smluvních stran,

b) odstoupením od smlouvy ze strany objednatele

3. písemnou výpovědí ze strany objednatele, výpovědní lhůta činí 10 dnů a začíná běžet následující den po doručení výpovědi poskytovateli.

4. V případě závažného porušení smluvních povinností poskytovatelem, kterým je nedodržení ustanovení čl. II odst. 1 a termínů uvedených v čl. IV smlouvy nebo pokud poskytovatel nezajistí v dostatečném předstihu účast (akvizici) vhodných firem na akci v zahraničí, je objednatel oprávněn odstoupit od smlouvy, jestliže to oznámí bez zbytečného odkladu poskytovateli poté, kdy se o porušení smluvních povinností dozvěděl.

5. Odstoupením od smlouvy není dotčen nárok oprávněné strany na náhradu škody, která jí vznikla jednáním povinné strany.

6. V případě odstoupení od smlouvy ze strany objednatele si obě smluvní strany vrátí vzájemně poskytnutá plnění.

Čl. VII

Smluvní pokuta, náhrada škody

1. V případě, že poskytovatel nesplní své závazky uvedené v článku II odst. 1 a čl. IV odst. 1 smlouvy řádně a včas a záznam o tom je proveden v předávacím protokolu nebo jsou-li objednatelem zjištěny nedostatky při kontrole předložené dokumentace, zavazuje se poskytovatel zaplatit smluvní pokutu ve výši 30 % z ceny každé nesplněné položky (služby, povinnosti). Cena každé jednotlivé položky je uvedena v Příloze č. 1 této smlouvy. Zaplacením smluvní pokuty není dotčeno právo objednatele na náhradu škody; smluvní pokuta se na případnou náhradu škody nezapočítává.

2. Za porušení povinnosti mlčenlivosti specifikované v čl. X odst. 2 zaplatí poskytovatel smluvní pokutu ve výši 20 % z celkové ceny akce sjednané v této smlouvě bez DPH.

3.   Poskytovatel je povinen zaplatit smluvní pokutu do 14 dnů ode dne, kdy bude k jejímu

zaplacení objednatelem vyzván.

4. Při nedodržení termínu splatnosti dle čl. V odst. 4 může být poskytovatelem účtován úrok z  prodlení ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení.

Čl. VIII

Odpovědnost za vady

1.  Poskytovatel odpovídá objednateli za vady a časová prodlení při zajištění a poskytování služeb a provádění expozice podle této smlouvy. Poskytovatel se zavazuje odstranit nedostatky při zajištění a poskytování služeb a provádění akce podle této smlouvy, a to bezodkladně na svůj náklad, pokud se nedohodnou s objednatelem jinak, o čemž je nutno zhotovit písemný záznam.

2. Poskytovatel odpovídá za vady poskytnutého plnění v době předání hotové expozice a dále za vady, které se projeví v průběhu akce. Prokazatelné vady je povinen na vlastní náklady odstranit bez zbytečného odkladu ve lhůtě přiměřené charakteru zjištěné vady.  Nebude-li možné odstranit vadu do zahájení akce nebo naruší-li vada, která se projevila po zahájení akce účel pro který se tato smlouvy podle čl. I odst. 2 uzavírá, poskytne poskytovatel objednateli slevu z celkové ceny díla ve výši 30 %.

3. Objednatel musí mít uzavřenou pojistnou smlouvu na poškození expozice způsobené vyšší mocí, na škody způsobené dodavatelem třetí straně a proti zcizení či krádeži. Výše pojistného plnění musí být sjednána na minimální částku 2 mil Kč pro každý druh pojištění.

Čl. IX

Ostatní ujednání

1. Smluvní strany se dohodly, že ze strany objednatele je pověřen zajištěním akce Odbor kanceláře ministra Ministerstva zemědělství a jím pověření zaměstnanci, kteří se budou ve spolupráci se poskytovatelem organizačně podílet na  zajištění výše uvedené akce. Kontaktními osobami pro účely této smlouvy jsou:

     a) na straně poskytovatele: , tel.: , e-mail:

b) na straně objednatele: Xx.Xxx. Xxxxxxx Xxxxx, tel.: 000 000 000, e-mail: xxxxxxx.xxxxx@xxx.xx

2. Poskytovatel v návaznosti na předloženou nabídku prohlašuje, že má uzavřenou pojistnou smlouvu,     jejímž předmětem je pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou poskytovatelem třetí osobě a současně i pojistnou smlouvu pro případ způsobení škody z podnikatelské činnosti a zavazuje se udržovat obě pojistné smlouvy v platnosti po celou dobu plnění akce.

3. Poskytovatel tímto prohlašuje, že je držitelem veškerých povolení a oprávnění, umožňujících mu uskutečnit akci dle smlouvy.

4. Poskytovatel tímto prohlašuje, že v době uzavření smlouvy není v likvidaci a není vůči němu vedeno řízení dle zákona č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční zákon), ve znění pozd. předpisů a zavazuje se objednatele bezodkladně informovat o všech skutečnostech o hrozícím úpadku, popř. o prohlášení úpadku jeho společnosti.

5. Smluvní strany prohlašují, že se s obsahem smlouvy seznámily, rozumějí mu a souhlasí s ním, a dále potvrzují, že smlouva je uzavřena bez jakýchkoli podmínek znevýhodňujících jednu ze stran.

6. Poskytovatel má povinnost řídit se veškerými (písemnými nebo ústními) pokyny objednatele, pokud nejsou v přímém rozporu se zněním smlouvy a s příslušnými platnými právními předpisy.

7. Poskytovatel se zavazuje postupovat při plnění smlouvy v souladu se smlouvou a se všemi aktuálně platnými právními předpisy.

8. Poskytovatel si zajistí podklady potřebné pro zpracování díla vlastními prostředky, vyjma podkladů v článku III. odst. 1.

9. Objednatel nebo jím písemně pověřená právnická osoba může provést u zhotovitele kontrolu plnění smlouvy zaměřenou zejména na věcné plnění smlouvy, výsledky plnění smlouvy dosažené ke dni kontroly a způsob jejich realizace, účelné čerpání poskytnutých finančních prostředků a odhad dalšího čerpání na následující období, kontrolu plnění smluvních povinností smluvními stranami. O této kontrole se vyhotovuje protokol podepsanými všemi zúčastněnými.

10. Objednatel si vyhrazuje právo mít připomínky k rozsahu expozice.

11. Poskytovatel může pověřit zhotovením části expozice třetí osobu. Při provádění touto třetí osobou  má zhotovitel odpovědnost, jako by akci prováděl sám.

12. Poskytovatel je podle ust. § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve  veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, osobou  povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly úhrady plnění prováděné z veřejných  výdajů.

13. Výstavářské prvky a předměty, tvořící vybavení výstavní expozice zůstávají majetkem  poskytovatele a po skončení výstavní akce musí být poskytovateli objednatelem řádně vráceny.

14. V případě, že se některé ustanovení této smlouvy stane neplatným nebo neúčinným, ostatní  ustanovení zůstanou v platnosti a účinnosti; namísto takového neplatného nebo neúčinného  ustanovení se pak použijí ustanovení obecně závazných předpisů, nejvíce odpovídající povaze  nahrazovaného neplatného nebo neúčinného ustanovení.

Čl. X

Závěrečná ustanovení

1. Smluvní strany se v souladu s § 9 odst. 2 občanského zákoníku dohodly, že jejich závazkový vztah upravený touto smlouvou a vztahy ze smlouvy vyplývající a v ní přímo neupravené se řídí úpravou obsaženou v občanském zákoníku.

2. Poskytovatel se zavazuje během plnění smlouvy i po ukončení smlouvy zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozví v souvislosti s plněním smlouvy.

3. Změny nebo doplňky této smlouvy lze provádět jen se souhlasem obou smluvních stran, přičemž tak musí být učiněno písemně formou číslovaných dodatků.

4. Smlouva je vyhotovena ve čtyřech stejnopisech, každý s platností originálu, z nichž dva výtisky obdrží poskytovatel a dva objednatel.

5. Tato smlouva je závazná i pro případné právní nástupce smluvních stran.

6. Smluvní strany prohlašují, že si smlouvu přečetly, souhlasí s jejím obsahem, který vyjadřuje jejich pravou a svobodnou vůli. Souhlas byl učiněn svobodně, vážně, určitě a srozumitelně a na důkaz souhlasu s obsahem této smlouvy připojují své vlastnoruční podpisy.

V Praze dne V  dne

……………………………… ………………………………

Xxx. Xxx Xxxxxxxxx

ředitel Odboru kanceláře ministra

Česká republika - Ministerstvo zemědělství

Příloha č 1. Specifikace akce