Sbližování
Sbližování
světa
transakcí a obsahu
Xxxxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxx Xxxxx
Podnikové aplikace jako ERP, CRM nebo SCM standardizují podnikové procesy a vynikají v řízení vysoce strukturovaných transakčních informací nebo číselných dat. Zároveň ale ignorují skutečnost, že mnohé procesy obsahují a vytváří nestrukturovaný obsah, jako jsou e-maily, smlouvy, fotky a podobně. V důsledku toho mnoho organizací nasadilo enterprise content management (ECM) systémy pro koordinaci a správu tohoto obsahu. Aplikace ECM nabízejí řadu služeb, které pomáhají uživatelům obsah vytvářet, spolupracovat nad ním, ukládat ho, archivovat a nakonec jej i řízeně zničit. Jaká jsou specifika těchto dvou světů, které tak zásadně mohou ovlivňovat výkonost a efektivitu podnikání? Kde se potkávají, a kde naopak rozcházejí? A mohou najít společnou cestu?
a vyhodnocují data a poskytují uživatelům zpětnou vazbu o průběhu procesu a jeho výsledku. Největší přidanou hodnotou ERP systému jsou pak analytické nástroje pro ří- zení firemních procesů, jak dovnitř, tak ven (směrem k zákazníkům).
IT Strategie
Co v ERP řešeno není, je ale zdroj dat, která jsou sbírána. Obvykle máme snahu dostat do ERP systému alespoň referenci na zdroj, jako třeba číslo faktury, číslo smlouvy apod., nicméně vlastní dokument, který se k datům váže, bývá nakonec uložen jinde, obvykle v nějakém nestrukturovaném úložišti. Tím dochází k oddělení dat a jejich zdroje. Často vzniká potřeba zdroj (tedy dokument) a vlastní data opět sloučit, na-
příklad kvůli kontrolám úřadů, při reklamaci od zákazníka apod. Vlastní zpětný proces sloučení pak bývá časově náročný, a tudíž
i drahý.
Zlatý důl
Dokumenty firemní agendy jsou jako zlatý důl ukrývající cenné informace. Je ale otáz- kou, zda mají firmy růst firemního obsahu pod kontrolou, zda a jak řídí firemní infor- mace z e-mailů, zápisů, poznámek, zpráv, blogů, fotodokumentací a chatů, ale i tradič- ních kancelářských dokumentů. Jak se vy- pořádat s tím, že firemní obsah stále nabývá na objemu? Nestrukturované informace mají pro firmu čím dál větší důležitost. Práce
s nestrukturovaným firemním obsahem je neefektivní a zdlouhavá a jeho odtržení od transakčních dat vede k tomu, že se k němu uživatelé obtížně vrací a nesystémově řeší jeho sdílení a dostupnost, oprávnění ke čtení pro další osoby atd.
Aktivní řízení obsahu pomocí softwarových nástrojů ECM přináší firmě zvýšení efektivity
v procesech zaměřených na vnitřní a vnější ří- zení informačních toků, jako například sdílení informací v projektových týmech, třídění do- kumentů včetně možnosti opatřit je časovými razítky, poznámkami, verzováním apod. Im- plementací ECM systému lze získat procesní workflow pro schvalovací nebo rozhodovací kroky, možnost sledování stavu rozpracovanos- ti projektu či zakázky, a to včetně dokumentů vzniklých po jejím dokončení, nebo možnost rychle získat přehled o získané nebo předané dokumentaci k výrobku. V rámci ECM nástro- jů je také vždy automaticky řešeno bezpečné
a optimálně nastavené úložiště – zaměřené jak
Data uložená v ERP softwaru lze považovat za firemní zlato. ERP systém v tomto po- hledu představuje koherentní data sbíraná
v jednotlivých modulech i jimi napříč posky- tující přehled o vývoji důležitých ukazatelů
firemní výkonnosti umožňující nákladovou analýzu a nalezení zdrojů a rezerv pro další firemní rozvoj. ERP systémy jsou většinou postaveny tak, že přímo navazují a podporují firemní procesy a v jejich průběhu sbírají
hardwarově (jak velký „skladovací“ prostor můj firemní obsah potřebuje), tak softwarově (jak bezpečné je toto úložiště proti vnějšímu nebo vnitřnímu nedovolenému vstupu, jak často zde probíhá záloha dat apod.).
2 IT Systems 4/2014
Strategie IT
Proč se nepotkávají
Až dosud však světy strukturovaných ob- chodních procesů a nestrukturovaného ob- sahu existovaly odděleně. Organizace často zjišťují, že tato oddělenost může způsobovat závažné problémy. V téměř každém zákaznic- ky nebo partnersky orientovaném procesu jsou vyměňovány rozsáhlé nestrukturované informace. V době, kdy je nestrukturovaný obsah přijat nebo vytvořen, jeho autor nebo příjemce zcela chápe jeho úplný kontext
a tím i jeho význam. Ale postupem času tato znalost slábne a obsah, který je uložen na- hodile na stolním počítači, sdíleném disku nebo v samostatné aplikaci, je pro firmu
de facto ztracen. I když si člověk vzpomene na jeho existenci a umístění, neexistuje spojení mezi obsahem a kontextem procesu, ve kterém byl obsah použit. Zaměstnanci tráví nepřiměřené množství času hledáním nesprávně uloženého obsahu, nebo jej raději vytváří znovu. Chybějící informace o vztahu mezi obchodním procesem a obsahem jsou navíc jedním z největších právních rizik, kterým dnes velké firmy čelí.
Analytici odhadují, že přibližně devade- sát procent všech informací existuje v ne- strukturované podobě a toto množství stále roste. Nestrukturovaný obsah společnostem nadále uniká. Absence integrace obsahu do klíčových obchodních procesů, jako jsou na- příklad údržba továren, řízení závazků nebo řízní nákupního procesu, se promítá do zvýšené pracnosti, vyšších nákladů a omeze- nějších služeb zákazníkům.
Informační sila
Dalším příkladem, který dokládá tuto situaci, jsou obchodní dokumenty geogra- ficky rozložené na různých místech nebo technicky distribuované do různých úložišť či aplikací. Staré dokumenty potřebují být skartovány. Způsob a termín skartace těchto dokumentů po ukončení jejich aktivního životního cyklu určuje zákon. To vše má za následek rozpojení strukturovaných dat a ne- strukturovaného obsahu a jeho rozdělení do rozdílných informačních sil a míst. Je téměř nemožné získat jasný přehled o veškerém důležitém obsahu, který existuje pro jednot- livou strukturovanou informaci, jakou je na- příklad zákazník, dodavatel nebo smlouva.
Procesy obohacené o obsah
Existuje jedno základní pravidlo platné pro všechny organizace po celém světě nezávisle na jejich umístění, odvětví nebo velikosti: všechny aktivity v rámci podniku jsou řízeny
obchodními procesy. Obchodní procesy hrají důležitou roli při měření, plánování a dokumentaci široké škály aktivit v celé
organizaci. Jsou zodpovědné za tvorbu a rea- lizaci klíčových strategií, například rozpočto- vání, cash flow, zadávání veřejných zakázek a dalších. Obchodní procesy rovněž ovlivňují rozhodování, jako například rozhodnutí vy- zkoušet nové směry nebo rozhodnutí o vývo- ji nových produktů. Aktivity, jako příprava fi- nančních zpráv nebo ochrana hodnoty firmy pro akcionáře, jsou přímo ovlivněny kvalitou a způsobem provádění obchodních procesů. Toto vše dělá z obchodních procesů klíč k za- jištění efektivity podnikání, řízení nákladů
a dodržování právních předpisů v rámci celé organizace. Ve většině organizací jsou však spravovány klíčové obchodní procesy nezá- visle na většině nestrukturovaného obsahu. Správa nestrukturovaného obsahu bývá řešena nezávisle na správě procesů. Oboha- cování procesů o obsah má za cíl překonat toto staré paradigma.
Nová řešení, která umožňují spojit oddě- lenost strukturovaných procesů a nestruk- turovaného obsahu, přináší do ERP, CRM, SCM, PLM, HCM a GRC systémů správu veškerého firemního obsahu. Tím tato řešení umožňují správu nestrukturovaného obsahu v rámci procesů, transakcí a business objek- tů. Obchodní procesy obohacené o obsah nabízejí širokou škálu výhod v porovnání
s tradičními ECM řešeními:
● Obsah je snadno dostupný v rámci celého podniku. I když stále platí nastavená přístu- pová práva, nová řešení poskytují uživatelům ERP 360stupňový pohled na veškerý obsah spojený s vybranou transakcí. Uživatelé
ERP systému mohou k transakcím připojit nestrukturované dokumenty, případně celé složky dokumentů a již se nemusí hlásit
do ECM systém pro nalezení souvisejících dokumentů.
● Uživatelé, kteří přímo nepoužívají ERP systém, ale jiné aplikace (například Micro- soft Office, Microsoft Outlook, web nebo podnikový portál), mohou přistupovat
k informacím z ERP systému bez nutnosti přihlašovat se do tohoto systému.
● Informace z ERP systému mohou být při- pojeny k jakémukoliv obsahu, což znamená, že uživatelé mohou kdykoliv vidět, k jaké položce je který obsah připojen. Například obsah jako fotografie z průmyslové havárie, faktura, cenová nabídka nebo smlouva, je jednoznačně spojen s určeným obchodním procesem a business objektem, díky čemuž se může uživatel rozhodnout, zda je ten kte- rý obsah důležitý, nebo ne.
● Nová řešení rovněž poskytují centrální úložiště obsahu, do kterého jsou napojeny jak ERP systémy, tak i další aplikace. To eliminuje potřebu více oddělených úložišť a zjednodušuje IT infrastrukturu.
Nová řešení
Nová ECM řešení jsou navržena tak, aby pomáhala organizacím snížit množství času a úsilí stráveného řízením, organizováním a sdílením informací v rámci podnikových procesů. Hlavní součástí bývá centrální
úložiště, které umožňuje ukládání, kontrolu a vyhledávání jakéhokoliv typu elektronické- ho a fyzického obsahu. Díky tomu je vždy za- jištěno dodání správných informací správné osobě ve správný čas.
Nová ECM řešení se zaměřují na základní stavební kameny strategie ECM: správa dokumentů (verzování, řízení přístupu, schvalování), různé typy vstupů dokumentů a obsahu, správa záznamů (správa komplet- ního životního cyklu, jak elektronických,
tak fyzických dokumentů), workflow se za- měřením na dokumenty, archivace (přístup k archivovaným informacím uloženým na libovolném médiu), spolupráce a přístup
k obsahu. Nová řešení jsou na jedné straně hluboce integrována do ERP systémů, na druhé straně do většiny nejpoužívanějších aplikací. Tato integrace umožňuje organizaci realizovat řešení pro správu obsahu, která pomáhají zaměstnancům, zvyšují flexibilitu podniku a snižují náklady a rizika spojená se zpracováním obsahu. ■
Xxxxxxxx Xxxxxxx působí jako HR consultant ve společnosti Sabris.
Xxxxxx Xxxxx pracuje tamtéž jako ECM solutions manager.
IT Systems 4/2014 3