s m ě r n i c e

s m ě r n i c e

ředitelky krajského úřadu

č. SE 08/2016

UVEŘEJŇOVÁNÍ smluv V REGISTRU SMLUV

Zpracovatel:	PhDr. Xxx. Xxxxxxxxx Xxxxxxx, vedoucí odboru legislativního a právního
Rozsah působnosti:	krajský úřad
Nabývá účinnosti:	Počet stran:	Počet příloh:	Počet metodických dohlídek ročně:
1. 7. 2016	9	2	-

Tímto předpisem se ruší předpis číslo:

Originál předpisu je uložen:	Odbor správních agend a krajský živnostenský úřad
Elektronická podoba předpisu je uložena na	portál úředníka krajského úřadu
Předpis je zveřejněn na internetových stránkách Karlovarského kraje

Za odbor správních agend a krajský živnostenský úřad schválil:
	Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxx, odbor správních agend a krajský živnostenský úřad
Manažer kvality:	Xxxxx Xxxxxxx, oddělení interního auditu
Vydal:
	Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx, ředitelka krajského úřadu

Obdrží: všichni vedoucí odborů krajského úřadu

OBSAH

		Strana
Část první	Úvodní ustanovení	3
Čl. I	Předmět úpravy	3
Čl. II	Základní pojmy	3
Část druhá	Předmět úpravy	4
Čl. III	Obecná ustanovení	4
Čl. IV	Vymezení odpovědnosti	4
Čl. V	Výjimky z povinnosti uveřejnění v registru smluv	5
Čl. VI	Evidenční proces	6
Čl. VII	Uveřejnění smlouvy v registru smluv	6
Čl. VIII	Uveřejnění objednávky v registru smluv	7
Čl. IX	Oprava chyby	8
Část třetí Čl. X Čl. XI Přílohy:	Závěr Přechodná ustanovení Závěrečná ustanovení Anonymizace Průvodní list smlouvy	8 8 8

V souladu s ustanovením § 69 odst. 2 písm. f) zákona č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), ve znění pozdějších předpisů vydávám tuto

s m ě r n i c i:

ČÁST PRVNÍ

Úvodní ustanovení

Čl. I.

Předmět úpravy

1. Tato směrnice stanoví v souladu s příslušnými právními předpisy pravidla pro evidenci smluv a objednávek, které uzavírá Karlovarský kraj, a jejich uveřejnění v registru smluv¹.

2. Tato směrnice je závazná pro zaměstnance Karlovarského kraje zařazené do Krajského úřadu Karlovarského kraje.

Čl. II.

Základní pojmy

Pro účely této směrnice se rozumí pojmem:

1. Zpracovatel smlouvy – věcné příslušný odbor Krajského úřadu Karlovarského kraje, který odpovídá za administraci uveřejňovaných dokumentů v registru smluv. Zpracovatelem smlouvy je odbor, v jehož kompetenci s ohledem na předmět smlouvy či objednávky je smlouva uzavírána či objednávka realizována nebo mu obsahem věcně přísluší.

2. Anonymizace – nezveřejnění informace v uveřejňovaných dokumentech².

3. Hodnota předmětu plnění – cena uvedená ve smlouvě či objednávce, resp. zjištěná cena dle obecných principů zjišťování cen.

4. Metadata – povinné údaje zveřejňované společně s uveřejňovanými dokumenty.

5. Objednávka – adresované právní jednání (zpravidla nabídka na uzavření smlouvy) s hodnotou předmětu plnění nad 50.000,-- Kč bez DPH s akceptací nabídky druhou stranou.

6. Otevřený a strojově čitelný formát – elektronický obraz textového obsahu smlouvy či objednávky, který umožňuje programovým vybavením snadno nalézt a získat z datového souboru konkrétní informace. Povolenými formáty jsou .pdf, .doc, .docx, .rtf, .odt, .txt.

7. Povinný subjekt – smluvní strana smlouvy či objednávky, které mají být v otevřeném a strojově čitelném formátu zveřejněny v registru smluv.

8. Registr smluv – technický prostředek vytvořený za účelem ukládání uveřejňovaných dokumentů.

9. Registrující odbor – odbor Krajského úřadu Karlovarského kraje, který zajišťuje uveřejnění smlouvy či objednávky v registru smluv.

10. Smlouva – dvou či vícestranné právní jednání, na jehož základě vzniká mezi smluvními stranami závazek. Za smlouvu je považován také dodatek k této smlouvě. Hodnota předmětu plnění je nejméně 50.000,-- Kč bez DPH.

11. Uveřejňované dokumenty – dokumenty, které jsou povinně zveřejňovány v registru smluv.

ČÁST DRUHÁ

Předmět úpravy

Čl. III.

Obecné ustanovení

1. Smlouva či objednávka, na které se vztahuje povinnost uveřejnění v registru smluv, musejí být uzavřeny písemně. Zveřejňuje se také příloha ke smlouvě.

2. Součástí smlouvy bude informace, který povinný subjekt je odpovědný za uveřejnění v registru smluv.

3. Objednávku včetně metadat uveřejňuje v registru smluv Karlovarský kraj.

4. Uveřejňuje se smlouva (včetně dodatků), která byla uzavřena před 01.07.2016, od 01.07.2016 má být uveřejněna v registru smluv a byl k ní přijat dodatek, který ji doplňuje, mění nebo nahrazuje.

5. Uveřejňuje se smlouva včetně dodatků, pokud byl ke smlouvě přijat dodatek, který způsobil povinnost uveřejnění.

6. Metadata se vztahují ke smlouvě v platném znění, tj. při existenci dodatků včetně dodatků.

7. V registru smluv se uveřejňuje elektronický obraz textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu (požadavek nesplňuje naskenovaný obrázek smlouvy).

8. Na uveřejnění objednávky v registru smluv se přiměřené použijí body 4 – 7.

Článek IV.

Vymezení odpovědnosti

1. Tento článek upravuje základní rámec vymezení odpovědnosti dotčených odborů Karlovarského kraje či zaměstnanců do nich zařazených. Pokud jsou jim v tomto předpisu dále stanoveny povinnosti, odpovídají za ně v plném rozsahu, i když nejsou v tomto článku výslovně uvedeny.

2. Zpracovatel smlouvy odpovídá za proces uzavření smlouvy³ a za proces nabídky a akceptace objednávky, za evidenci smlouvy a objednávky do evidence v modulu GINIS – smlouvy. V případě, že uveřejňuje dokumenty v registru smluv Karlovarský kraj, odpovídá za vytvoření otevřeného a strojově čitelného formátu smlouvy či objednávky, jejich anonymizaci, za obsahovou totožnost dokumentu v otevřeném a strojově čitelném formátu s podepsanou smlouvou či realizovanou objednávkou a za předání smlouvy či objednávky registrujícímu odboru k uveřejnění v registru smluv. Zpracovatel smlouvy zajišťuje podpis smlouvy u druhé smluvní strany. Zpracovatel smlouvy informuje registrující odbor o povinnosti provést opravu smlouvy, objednávky či metadat. Zpracovatel smlouvy odpovídá za informování druhé smluvní strany o povinnosti uveřejnit smlouvu či objednávku v registru smluv a o realizovaném uveřejnění, pokud nemá povinnost uveřejnit v registru smluv druhá smluvní strana.

3. Registrující odbor odpovídá za vyplnění data uzavření smlouvy nebo akceptace objednávky v modulu GINIS – smlouvy, jejich uveřejnění včetně metadat v registru smluv, provedení oprav a informování zpracovatele smlouvy o uveřejnění v registru smluv, není-li informování o uveřejnění v registru smluv smluvními stranami dohodnuto jinak.

4. Uveřejňování dokumentů v registru smluv provádí Karlovarský kraj, není-li mezi smluvními stranami dohodnuto jinak. Registrujícím odborem je odbor vnitřních záležitostí Krajského úřadu Karlovarského kraje.

Článek V.

Výjimky z povinnosti uveřejnění v registru smluv

1. V registru smluv se nezveřejňují informace, které nelze poskytnout při postupu podle předpisu, který upravuje svobodný přístup k informacím:

   1. utajované informace

   2. osobní údaje

   3. informace chráněné právem k nehmotným statkům

   4. informace o majetkových poměrech

   5. obchodní tajemství

   6. informace, které se neposkytují podle zákona o svobodném přístupu k informacím⁴.

2. Anonymizaci provede zpracovatel smlouvy po dohodě s druhou smluvní stranou (viz příloha č. 1).

3. Nezveřejňuje se⁵:

   1. smlouva s fyzickou osobou mimo její podnikatelskou činnost (neplatí pro převod vlastnického práva k hmotné nemovité věci)

   2. technická předloha, návod, výkres, projektová dokumentace, model, způsob výpočtu jednotkových cen apod.

   3. smlouva týkající se činnosti zpravodajských služeb, činnosti orgánů činných v trestním řízení při předcházení trestné činnosti apod.

   4. smlouva, jejíž plnění je prováděno převážně mimo území České republiky

   5. smlouva uzavřená adhezním způsobem, jejíž smluvní stranou je právnická osoba uvedená v zákonu o registru smluv⁶, s výjimkou smluv uzavřených na základě zadávacího řízení podle zákona o veřejných zakázkách

   6. smlouvy, objednávky a faktury, které se týkají činnosti orgánů, jejich členů a organizačních složek státu uvedených v zákonu o rozpočtových pravidlech⁷

   7. smlouva uzavřená na komoditní burze, dražbě nebo aukci apod.

   8. smlouva, jejíž alespoň jednou smluvní stranou je akciová společnost, jejíž cenné papíry byly přijaty k obchodování na regulovaném trhu apod.

   9. smlouva, jestliže výše hodnoty jejího předmětu je 50.000,-- Kč bez DPH a níže.

   10. smlouva, která je uzavřena s autorem nebo výkonným umělcem v souvislosti s autorským dílem nebo uměleckým výtvorem

   11. smlouva o poskytování a úhradě zdravotních služeb z veřejného zdravotního pojištění apod.

   12. smlouva, jejíž alespoň jednou smluvní stranou je obec, která nevykonává rozšířenou působnost, její příspěvková organizace nebo právnická osoba, v níž má s jinými takovými obcemi většinovou majetkovou účast.

Článek VI.

Evidenční proces

1. Po schválení smlouvy v příslušném orgánu Karlovarského kraje⁸, v případě uzavírání smlouvy samotným zpracovatelem smlouvy nebo po akceptaci objednávky, eviduje zpracovatel smlouvy smlouvu či objednávku v modulu GINIS – smlouvy.

2. Postup evidence v modulu GINIS – smlouvy stanoví registrující odbor vnitřním sdělením.

3. Zpracovatel vyznačí evidenční číslo smlouvy či objednávky na průvodní list smlouvy, vyznačí povinnost uveřejnění/neuveřejnění v registru smluv a shodu elektronického obrazu textového obsahu uveřejňovaných dokumentů s příslušnou smlouvou či objednávkou (viz příloha č. 2), vyhotoví nebo zajistí vyhotovení smlouvy v potřebném počtu stejnopisů⁹ a označí je evidenčním číslem.

Článek VII.

Uveřejnění smlouvy v registru smluv

1. Smlouva Karlovarského kraje podepisovaná funkcionářem Karlovarského kraje:

   1. Funkcionář podepisuje jako poslední ze smluvních stran (uveřejnění v registru smluv zajišťuje Karlovarský kraj)

aa) Zpracovatel smlouvy předá fyzicky vyhotovené smlouvy v potřebném počtu a podepsané poslední smluvní protistranou včetně průvodního listu do 5 pracovních dnů od doručení od poslední podepisující smluvní strany na registrující odbor.

ab) Registrující odbor zajistí do 5 pracovních dní podpis funkcionáře Karlovarského kraje.

ac) Registrující odbor zajistí do 10 pracovních dní od podpisu uveřejnění v registru smluv.

ad) Registrující odbor informuje zpracovatele smlouvy do 5 pracovních dnů od uveřejnění smlouvy v registru smluv o uveřejnění a předá zpracovateli smlouvy potřebný počet smluv k další dispozici.

ae) Zpracovatel smlouvy informuje zbývající smluvní strany o uveřejnění smlouvy v registru smluv, není-li dohodnuto jinak.

2. Funkcionář nepodepisuje jako poslední ze smluvních stran (uveřejnění v registru smluv zajišťuje Karlovarský kraj)

ba) Zpracovatel smlouvy předá fyzicky vyhotovené smlouvy v potřebném počtu včetně průvodního listu na registrující odbor.

bb) Registrující odbor zajistí do 5 pracovních dní podpis funkcionáře Karlovarského kraje a do 5 pracovních dnů předá podepsané smlouvy zpracovateli smlouvy.

bc) zpracovatel smlouvy zajistí do 5 pracovních dnů od předání od registrujícího odboru odeslání smluv k podpisu druhé, resp. dalším smluvním stranám.

bd) Zpracovatel smlouvy předá po podpisu poslední smluvní strany smlouvy do 5 pracovních dní od doručení smluv od poslední podepisující smluvní strany na registrující odbor. Zpracovatel smlouvy smluvně zajistí, aby smlouva k uveřejnění v registru smluv byla poslední podepisující stranou doručena Karlovarskému kraji do 5 pracovních dnů od posledního podpisu.

be) Registrující odbor zajistí do 10 pracovních dní od podpisu uveřejnění v registru smluv.

bf) Registrující odbor informuje zpracovatele smlouvy do 5 pracovních dnů od uveřejnění smlouvy v registru smluv o uveřejnění a předá zpracovateli smlouvy potřebný počet smluv k další dispozici.

bg) Zpracovatel smlouvy informuje zbývající smluvní strany o uveřejnění smlouvy v registru smluv, není-li dohodnuto jinak.

3. Funkcionář podepisuje v libovolném pořadí podpisu smlouvy (uveřejnění v registru smluv nezajišťuje Karlovarský kraj)

ca) Zpracovatel smlouvy předá fyzicky vyhotovené smlouvy v potřebném počtu včetně průvodního listu na registrující odbor.

cb) Registrující odbor zajistí do 5 pracovních dní podpis zástupce Karlovarského kraje a do 5 pracovních dnů od podpisu předá smlouvy zpět zpracovateli smlouvy.

cc) Zpracovatel smlouvy zajistí do 5 pracovních dnů od předání smluv od registrujícího odboru odeslání smluv druhé, resp. dalším smluvním stranám k podpisu, resp. uveřejnění v registru smluv.

cd) Zpracovatel smlouvy sleduje splnění povinnosti uveřejnit smlouvu v registru smluv druhou smluvní stranou.

ce) Zpracovatel smlouvy informuje registrující odbor o uveřejnění smlouvy v registru smluv a po obdržení smlouvy od registrující smluvní strany předá podepsanou a uveřejněnou smlouvu na registrující odbor do centrálního úložiště¹⁰.

2. Smlouva Karlovarského kraje uzavíraná zpracovatelem smlouvy:

   1. Zpracovatel smlouvy předá fyzicky vyhotovené smlouvy v potřebném počtu a podepsané poslední smluvní stranou včetně průvodního listu do 5 pracovních dnů od doručení od poslední podepsané smluvní strany na registrující odbor.

   2. Registrující odbor zajistí do 10 pracovních dní od předání smluv uveřejnění v registru smluv.

   3. Registrující odbor informuje zpracovatele smlouvy do 5 pracovních dnů od uveřejnění smlouvy v registru smluv o uveřejnění a předá zpracovateli smlouvy potřebný počet smluv k další dispozici.

   4. Zpracovatel smlouvy informuje zbývající smluvní strany o uveřejnění smlouvy v registru smluv, není-li dohodnuto jinak.

3. Smlouva Karlovarského kraje uzavíraná v zastoupení:

   1. Zpracovatel smlouvy předá fyzicky vyhotovené smlouvy v potřebném počtu včetně průvodního listu na registrující odbor. Zpracovatel smlouvy smluvně zajistí, aby smlouva k uveřejnění v registru smluv byla doručena na registrující odbor do 10 dnů od podpisu poslední smluvní strany.

   2. Registrující odbor zajistí do 10 pracovních dní od předání smluv uveřejnění v registru smluv.

   3. Registrující odbor informuje zpracovatele smlouvy do 5 pracovních dnů od uveřejnění smlouvy v registru smluv o uveřejnění.

   4. Zpracovatel smlouvy informuje zbývající smluvní strany o uveřejnění smlouvy v registru smluv, není-li dohodnuto jinak.

Článek VIII.

Uveřejnění objednávky v registru smluv

Objednávku uveřejňuje Karlovarský kraj

1. Zpracovatel smlouvy předá fyzicky vyhotovenou objednávku včetně průvodního listu do 5 pracovních dnů od akceptace druhou smluvní stranou na registrující odbor.

2. Registrující odbor zajistí do 10 pracovních dní od předání uveřejnění objednávky v registru smluv.

3. Registrující odbor informuje zpracovatele smlouvy do 5 pracovních dnů od uveřejnění objednávky v registru smluv o uveřejnění.

4. Zpracovatel smlouvy informuje druhou smluvní stranu o uveřejnění objednávky v registru smluv, není-li dohodnuto jinak.

Článek IX.

Oprava chyby

1. Opravu chyby uveřejněných dokumentů v registru smluv z podnětu Karlovarského kraje provádí registrující odbor na podnět zpracovatele smlouvy¹¹:

   1. Zpracovatel smlouvy informuje registrující odbor vnitřních sdělením a na jeho pokyn provede opravu v modulu GINIS - smlouvy.

   2. Registrující odbor zajistí do 10 pracovních dní od sdělení opravu v registru smluv, pokud to zákon umožňuje.

   3. Registrující odbor informuje zpracovatele smlouvy do 5 pracovních dnů od provedení opravy v registru smluv o provedení opravy nebo o skutečnosti, že opravu nebylo možné provést.

   4. Zpracovatel smlouvy informuje zbývající smluvní strany o provedení opravy.

2. Oprava chyb uveřejněných dokumentů v registru smluv z podnětu druhé smluvní strany:

Zpracovatel smlouvy informuje registrující odbor vnitřních sdělením a na jeho pokyn provede opravu v  modulu GINIS – smlouvy nebo registrující odbor informuje o skutečnosti, že opravu nebylo možné provést.

3. Zjištěné chyby v uveřejňovaných dokumentech před vlastním zveřejněním odstraní zpracovatel smlouvy či registrující odbor sám nebo na výzvu druhé strany.

ČÁST TŘETÍ

Závěr

Čl. X.

Přechodná ustanovení

1. Uveřejnění smlouvy v registru smluv nezbavuje povinnosti uveřejnit smlouvu dle jiných právních předpisů.

2. Evidováním v modulu GINIS – smlouvy je splněna povinnost zaevidování smlouvy¹².

Čl. XI.

Závěrečná ustanovení

1. Směrnice nabývá účinnosti dne 01.07.2016

2. Směrnice byla schválena 30.06.2016.

Přílohy:

1. Anonymizace

2. Průvodní list smlouvy

V Karlových Varech dne 30. června 2016

Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxx, v.r.

ředitelka krajského úřadu

1 § 4 zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv).

2 § 9 – 11 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím.

3 Článek IV. a V. předpisu rady č. PR 02/2012, Pravidla pro přípravu a uzavírání smluv Karlovarským krajem a jejich evidenci.

4 § 11 zákona č. 106/1999 Sb.

5 § 3 zákona o registru smluv.

6 § 2 odst. 1 písm. e), k), l) nebo m) zákona o registru smluv.

7 § 8 odst. 3 zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

8 Článek V. předpisu rady č. PR 02/2012.

9 Odst 3 – 5 článku VI. předpisu rady č. PR 02/2012.

10 Odst. 1 článku VIII. předpisu rady č. PR 02/2012.

11 § 7 zákona o registru smluv.

12 Odst. 1, 2 článku VI. předpisu rady č. PR 02/2012.

9/ 9