Dodatečné informace k zadávací dokumentaci
Dodatečné informace k zadávací dokumentaci
k veřejné zakázce malého rozsahu
„Zajištění konferenčních služeb a ubytování pro závěrečnou konferenci programu Dejme (že)nám šanci“
ČÁST 2 – 19. 4. 2017
Zadavatel níže uvedené veřejné zakázky malého rozsahu, Nadace Open Society Fund Praha, se xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 000 00 Xxxxx 3, IČ: 476 11 804, upřesňuje informace k zadávací dokumentaci (dále jen „ZD“) na základě dotazů doručených emailem dne 19. 4. 2017. Odpovědi jsou ke zveřejnění na webu a profilu zadavatele dne 19. 4. 2017.
DOTAZ č. 4:
V zadání je specifikováno, jaké požadujete zajistit služby. Chtěli bychom požádat ještě o informaci, v jaké podobě si představujete jejich předání. Obvykle klienti požadují zajištění celého organizátorského týmu z naší strany (např. i zajištění recepce), v levnějších variantách pak chtějí jen jednu kontaktní osobu, která zodpovídá za námi zprostředkované služby a ostatní si již zajistí váš tým, v extrémní situaci klienti požadují jen objednání služeb a předání objednávek a vše ostatní si chtějí řešit sami. Jakou variantu preferujete vy? Máte představu o rozsahu personálního zajištění během konference? Je vaše představa totožná pro první i druhý den?
ODPOVĚĎ zadavatele na dotaz č. 4:
Povinnosti organizátora jsou uvedeny ve smlouvě o zajištění organizace konference v článku II., viz příloha č. 3 zadávací dokumentace. Zde se mj. v bodu 2.8 uvádí: „Organizátor se zavazuje po dobu konání akce zajistit v místě konání akce přítomnost kontaktní osoby, která bude pořadateli k dispozici pro řešení případných problémů, vad a požadavků pořadatele, a to nejméně jednu hodinu před zahájením konání akce, po celou dobu jejího trvání a nejméně jednu hodinu po oficiálním ukončení akce.“ Z poptávky dále vyplývá, že očekáváme od uchazeče-organizátora zajištění těchto osob (služeb): tlumočníci, technik/zvukař k obsluze prezentační techniky (projektor, ozvučení, online stream), obsluha cateringu, a to pro první i druhý den (na oba dva dny jsou poptávané stejné či obdobné služby).
Zajištění osob/y k recepci (prezentaci účastníků) není požadováno.
DOTAZ č. 5:
Standardně pro klienty zajištujeme i recepci s registrací, hostesky pro navigaci apod. Požadujete i tyto služby? Jaká je vaše představa pro první a druhý den konference?
ODPOVĚĎ zadavatele na dotaz č. 5:
Viz výše, zajištění osob/y k recepci (prezentaci účastníků) není požadováno. Navigaci účastníků obvykle řešíme směrovými cedulemi.
DOTAZ č. 6:
V poptávce specifikujete strukturu kalkulace, která však neobsahuje položku agenturní fee. Máme je rozpočítat do jednotlivých položek, nebo je máme uvést jako zvláštní položku?
ODPOVĚĎ zadavatele na dotaz č. 6:
V zadávací dokumentaci v bodu 2.2 je uvedeno „Výše uvedené kalkulace na jednotlivé části jsou pouze orientační a nijak nelimitují kalkulaci uchazečů o veřejnou zakázku. Odlišnosti od těchto kalkulací nebudou brány v úvahu při hodnocení nabídek uchazečů.“ ZD dále v bodu 6.5 stanoví, že uchazeč musí předložit celkovou nabídkovou cenu, která „musí zahrnovat veškeré náklady uchazeče nutné pro kvalitní splnění předmětu veřejné zakázky.“
Xxxxxxx pro agenturní fee není specifikována, není explicitně vyloučena. Může být tedy součástí nabídkové ceny, přičemž posuzována je celková nabídková cena, nikoliv sazby za dílčí položky.
DOTAZ č. 7:
Jaké očekáváte standardní vybavení pro přednášející? (řečnický stolek, mikrofony – jaký typ a počet?, hostesky pro podávání mikrofonu při diskusi?) Jaká je vaše představa pro první a druhý den konference?
ODPOVĚĎ zadavatele na dotaz č. 7:
Očekáváme standardní vybavení odpovídající nabídnutému prostoru a množství účastníků konference – řečnický stolek/pult s mikrofonem, stůl pro 4-5 panelistů s mikrofony, zařízení pro dálkovou obsluhu powerpointové prezentace (pro oba dny), pro druhý den zajištění tlumočení alespoň ve 2 místnostech, viz ZD. Hostesky pro podávání mikrofonu nejsou podmínkou, záleží na technickém řešení tlumočení a možnostech prostoru.
DOTAZ č. 8:
Požadujete v rámci organizace oběda VIP typ jídla a případně sezení pro členy eurokomise? Např. zvláštní salonek apod.?
ODPOVĚĎ zadavatele na dotaz č. 8:
Ne. Specifikace jídla je uvedena v ZD v bodu 2.1.
DOTAZ č. 9:
Čo sa týka ubytovania, uvádzate 80 nocí pre 40 účastníkov, ubytovanie má začať 7.11.2017 a od tohto dátumu má trvať spomínaných 80 dní alebo ubytovanie bude na základe čiastkových výziev podľa potreby objednávateľa?
ODPOVĚĎ zadavatele na dotaz č. 9:
V ZD je uvedeno 80 nocí pro cca 40 osob, přičemž předpokládáme, že většina hostů (zejména zahraničních) bude ubytována den před konáním akce, někteří hosté využijí pouze jednu noc, někteří využijí dvě noci. Bližší specifikaci ohledně počtu ubytovaných a rozsahu dní poskytneme přibližně do konce června 2017, nejpozději však měsíc před akcí.
DOTAZ č. 10:
Žiadate pri výbere z uvedených termínov konferencie ubytovanie deň pred samotnou konferenciou?
ODPOVĚĎ zadavatele na dotaz č. 10:
Ano, viz odpověď výše.
DOTAZ č. 11:
Môžeme cenovú kalkuláciu a návrh poslať v slovenskom jazyku alebo sa vyslovene vyžaduje jazyk český?
ODPOVĚĎ zadavatele na dotaz č. 11:
V ZD v bodu 7.2 je uvedeno: „Nabídka bude zpracována v českém jazyce v jednom vyhotovení v podobě originálu.“.
V Praze dne 19. 4. 2017
ČÁST 1 – 18. 4. 2017
Zadavatel níže uvedené veřejné zakázky malého rozsahu, Nadace Open Society Fund Praha, se xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 000 00 Xxxxx 3, IČ: 476 11 804, upřesňuje informace k zadávací dokumentaci na základě dotazů doručených emailem dne 17. 4. 2017. Odpovědi jsou ke zveřejnění na webu a profilu zadavatele dne 18. 4. 2017.
DOTAZ č. 1:
Kvalifikační předpoklady: reference: je potřeba mít i osobní podpis/potvrzení od subjektů, pro které jsem akce historicky pořádala nebo stačí čestné prohlášení a seznam takových akcí? Je jich nutné minimálně 5 za poslední 3 roky pro více než 100 účastníků? Mohou to být i periodicky se opakující akce?
ODPOVĚĎ zadavatele na dotaz č. 1:
Viz bod 5.2 Zadávací dokumentace: „Kvalifikační předpoklady podle bodu 5.1 této zadávací dokumentace uchazeč prokáže v nabídce předložením písemného čestného prohlášení na formuláři, který tvoří přílohu č. 2 této zadávací dokumentace.“
Z bodu vyplývá, že pro doložení kvalifikačních předpokladů je dostačující, pokud uchazeč předloží čestné prohlášení se seznamem relevantních akcí (jako podklad pro toto prohlášení musí použít přílohu č. 2 zadávací dokumentace), není tedy nutné dokládat osobní podpis ani osobní potvrzení od subjektů, kterým byla služba poskytnuta. Obsah seznamu je specifikován v bodu 5.1. zadávací dokumentace, tj. má obsahovat minimálně 5 akcí (služeb) pořádaných pro aspoň 100 účastníků v posledních třech letech. Periodicita akcí není specifikována, není explicitně vyloučena.
DOTAZ č. 2:
Náklady spojené s organizací koordinované a organizované spolu s dodavateli/třetími stranami musí nutně nést organizátor na sobě až do konání akce? Není možné je například zálohově nebo vyúčtováním po akci nafakturovat přímo OSF? (nájmy, technika, tlumočení, služby…)
ODPOVĚĎ zadavatele na dotaz č. 2:
Dodatkem ke smlouvě o zajištění organizace Konference programu Dejme (že)nám šanci může být mezi zadavatelem (pořadatelem) a uchazečem (organizátorem) sjednáno, že část celkové odměny (dle bodu 5.1. smlouvy) může být vyplacena organizátorovi na základě zálohové faktury.
Veškeré náklady na služby, které budou s organizátorem sjednány na základě výběru jeho nabídky (poplatky, výdaje a další náklady spojené s realizací předmětu smlouvy o zajištění organizace konference), musí být uhrazeny organizátorem; služby dodavatelů organizátora smluvené ve smlouvě nelze fakturovat přímo zadavateli, tj. Nadaci OSF.
DOTAZ č. 3:
Je možné, aby se po podání nabídky změnil obsah zakázky? Například místo, dodavatel některé ze služeb apod.? Je možné, že se během prvních organizačních týdnů objeví na základě hloubkového průzkumu vhodnější či zajímavější alternativy. Samozřejmě pouze za podmínek, že změna by proběhla za předpokladu dodržení rozpočtu stanoveného v předložené nabídce.
ODPOVĚĎ zadavatele na dotaz č. 3:
V průběhu hodnocení nabídek ani po uzavření smlouvy o zajištění organizace konference nelze nabídku měnit v částech, které se vztahují k hodnocení nabídek.
V případě nabídky prostor (místa konání akce) není v zadávací dokumentaci uveden limit pro počet nabídnutých míst. Pokud však uchazeč v nabídce uvede více míst k realizaci (pro konečný výběr místa zadavatelem), musí být schopen zajistit dostupnost všech nabízených míst. Počet nabídnutých míst nemá vliv na hodnocení, všechna nabízená místa budou hodnocena souhrnně, zda splňují kritéria uvedená v bodě
6.3 zadávací dokumentace. (Tzn. pokud uchazeč získá lepší hodnocení za nabízená místa, musí být schopen uvedená místa zajistit. V průběhu realizace zakázky nemůže uchazeč-organizátor nabídnout alternativy, které nebyly hodnoceny/součástí nabídky.)
V případě subdodavatelů vyjma místa konání je změna možná, pokud budou služby zajištěny tak, jak bylo uvedeno v nabídce. Předložením nabídky se uchazeč-organizátora nezavazuje k dodavatelům uvedeným v nabídce, zavazuje se však k zajištění služeb v nabídkové kvalitě.
V Praze dne 18. 4. 2017
ZADÁVACÍ DOKUMENTACE
pro veřejnou zakázku malého rozsahu
„Zajištění konferenčních služeb a ubytování pro závěrečnou konferenci programu Dejme (že)nám šanci“
zadávanou v otevřené výzvě mimo režim zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZVZ“)
v souladu s § 1772 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku
Veřejná zakázka „Zajištění konferenčních služeb a ubytování pro závěrečnou konferenci programu Dejme (že)nám šanci“ je veřejnou zakázkou malého rozsahu ve smyslu § 27 ZZVZ, která není zadávána postupy podle ZZVZ, a to ani v případě, pokud se na některá ustanovení ZZVZ zadávací dokumentace odkazuje. Zadavatel prohlašuje, že v rámci zadání této veřejné zakázky dodrží zásady uvedené v § 6 ZZVZ.
Přílohy zadávací dokumentace:
- Příloha č. 1: Základní údaje o uchazeči
- Příloha č. 2: Čestné prohlášení o splnění kvalifikačních předpokladů
- Příloha č. 3: Návrh smlouvy
1. Identifikace zadavatele
Název zadavatele: Nadace Open Society Fund Praha Sídlo zadavatele: Xxxxxxxxx 0, 000 00 Xxxxx 0
Kontaktní adresa: Xxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxx 0
IČ: 476 11 804
DIČ: CZ47611804
Bankovní spojení: Raiffeisenbank a.s. Číslo účtu: 5200012527/ 5500
Statutární orgán: Xxxxx Xxxxx, předseda správní rady
Kontaktní osoba: Xxxxxxx Xxxxxxxx, manažerka programu Dejme (že)nám šanci tel.: x000 000 000 000, e-mail: xxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx
Web zadavatele: xxxx://xxx.xx/xx/xxx-xxxx/xxxxxxx-xxxxxxx/
Profil zadavatele: xxxxx://xxx.xxxxxx-xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxx-xxxx-xxxxxxx-xxxx-xxxxx
Uchazeč může po zadavateli požadovat dodatečné informace k zadávací dokumentaci. Žádost je třeba podat písemně na kontaktní adresu zadavatele nebo elektronicky na uvedenou e-mailovou adresu kontaktní osoby. Žádost musí být zadavateli doručena nejpozději 3 pracovní dny před uplynutím lhůty pro předložení nabídek uvedené v bodě 8.1. Zadavatel vyřízení žádosti zveřejní bezodkladně na svých internetových stránkách xxx.xxx.xx. Komunikace s uchazeči probíhá výhradně písemnou formou.
2. Přesné vymezení předmětu plnění a požadavků zadavatele
V rámci realizace dvoudenní závěrečné konference vč. návazných seminářů programu Dejme (že)nám šanci poptáváme zajištění níže specifikovaných služeb, které společně tvoří svým finančním rozsahem veřejnou zakázku malého rozsahu, tj. zajištění konferenčních prostor vč. techniky a cateringu pro účastníky a dále ubytování pro zahraniční účastníky konference.
Program Dejme (že)nám šanci je financován z Norských fondů a v letech 2014-2016 finančně podpořil projekty zaměřené na rozvoj rovných příležitostí žen a mužů a prevenci domácího a genderově podmíněného násilí. Součástí programu byla spolupráce s Velvyslanectvím Norského království v Praze, zástupci norského Ministerstva zahraničí, norskými partnery, ale i zahraničními partnery z ostatních přijímajících zemí Norských fondů, či zástupci Ministerstva financí ČR. Závěrečná konference programu má být důstojným a reprezentativním završením tohoto programu.
Termín konání závěrečné konference programu je pevně daný, byl stanoven s ohledem na obdobné tematické akce, cyklus parlamentních voleb i podzimních prázdnin jak v České republice, tak v Norsku. Závěrečná konference má dvoudenní formát – 1. den proběhne společná konference, 2. den se konají navazující pracovní semináře pro účastníky konference. Akce se zúčastní jak odborná veřejnost z ČR, tak zahraniční mluvčí a účastníci z různých zemí Evropy.
2.1 Specifikace
Název veřejné zakázky:Zajištění konferenčních služeb a ubytování pro závěrečnou konferenci programu Dejme (že)nám šanci
Druh veřejné zakázky: veřejná zakázka malého rozsahu Typ veřejné zakázky: veřejná zakázka na služby
Předmět zakázky: a) konferenční služby (pronájem prostor včetně technického zajištění akce)
b) tlumočnické služby
c) catering
d) ubytování Předpokládaná hodnota: 1 200 000 Kč bez DPH
Termín akce (fixní): 7. 11. 2017 – 9. 11. 2017
(konference se uskuteční ve dvou po sobě následujících dnech,
tj. uchazeč musí nabídnout služby buď v termínu od 7. – 8. 11. 2017 nebo v termínu od 8. 11. – 9. 11. 2017)
Rozsah: 2 dny (vždy hlavní program konference cca 9:00 -17:30 hodin, registrace účastníků cca od 8:00 hodin)
Lokalita: centrum nebo širší centrum Prahy Předpokládaný počet účastníků: 200 osob včetně vystupujících
a) konferenční služby (pronájem prostor včetně technického zajištění akce)
Účastníky a hosty konference budou zástupci mezinárodních organizací (Evropská komise, Rada Evropy, apod.) a odborníci s mezinárodním renomé, požadujeme proto, aby byly prostory pro první den konference dostatečně reprezentativní pro konání této mezinárodní konference. Prostory musí být situovány v centru či v širším centru Prahy, dobře dostupné běžnou MHD, prostory musí být vhodné pro všechny znevýhodněné skupiny (invalidé, ženy s dětskými kočárky).
Za širší centrum považujeme tu část Prahy, kam je dobrá dostupnost MHD z hlavních vlakových či autobusových nádraží (zajištujících spojení z regionů ČR), cca do 20 minut.
Pro realizaci druhého dne (pracovní semináře) uvítáme netradiční, neformální, jedinečné či atypické prostory. (Pokud prostory umožní zorganizovat zde mimo hlavní program konference kulturní akci či kulturní aktivitu pro účastníky seminářů, je to výhodou.)
Uchazeč má možnost nabídnout pro oba dny stejné prostory, nebo odlišné pro každý den (při nabídce dvou odlišných prostor je nutné dodržet požadavek reprezentativnosti pro 1. den).
Kvalita prostor: min 4 hvězdičky u hotelů, adekvátní úroveň u jiných prostor (podmínka nezbytná pro první den konference, druhý den konference lze event. požadovanou reprezentativnost „vyvážit“ jedinečností prostoru)
Kapacita: 200 osob včetně vystupujících Technické zajištění:
- zajištění prostor v (širším) centru Prahy o kapacitě odpovídající předpokládanému počtu účastníků a potřebného zázemí pro konání konference (šatny, technická místnost, toalety apod.)
- prezentační technika (projektor s promítacím plátnem, software, vysokorychlostní bezdrátové připojení k internet pro účastníky, mikrofony a ozvučení apod.)
- technika pro online stream akce
Požadavky na prostory – 1. den
Počet místností: 1 konferenční prostor
Uspořádání sezení: školní uspořádání (výrazně preferujeme)
Požadavky na prostory – 2. den
Počet místností: 3 - 4 seminární/konferenční místnosti (každá s kapacitou pro 40- 60 osob) Uspořádání sezení: není určeno (flexibilní pro formát typu diskuse/ workshop)
b) tlumočnické služby
c) catering
d) ubytování
- služby simultánního tlumočení z anglického jazyka do českého jazyka a naopak včetně tlumočnické techniky pro účastníky (1. den pro všechny účastníky, 2. den zajištění tlumočení alespoň ve 2 místnostech)
- oběd formou bufetu pro 200 osob (salátový bar, pečivo, výběr min. z
2 - 3 teplých jídel, bezmasá varianta, bezlepková varianta, dezert) + dvakrát přestávka na kávu (voda, káva, čaj, džusy, drobné občerstvení sladké/slané); po celou dobu konání konference budou mít účastníci konference možnost neomezené konzumace stolní vody
- uchazeč je povinen zajistit, aby občerstvení (především v době přestávek na kávu) a jeho množství odpovídalo časovému rozsahu konference a počtu jejích účastníků
- ubytování pro cca 30 – 40 zahraničních účastníků ve čtyřhvězdičkovém hotelu v centru Prahy do vzdálenosti 15 minut (MHD) od místa konání konference, jednolůžkové pokoje s vlastním sociálním zařízením
- zajištění snídaně
2.2 Předpokládaná hodnota
Kalkulace předpokládané hodnoty VZMR: Nájemné a technické zajištění – 2 dny 200 000 Kč
Tlumočnická technika a služby (tlumočení, stream online, atd.) – 2 dny 160 000 Kč Cateringové služby – 2 dny 360 000 Kč
Ubytování – cca 40 osob ve čtyřhvězdičkovém hotelu (80 nocí) 480 000 Kč
CELKEM bez DPH 1 200 000 Kč
Všechny služby mohou být zajištěny subdodavatelsky.
Jednotková cena za ubytování musí být uvedena jako průměrná cena za ubytování ve čtyřhvězdičkovém hotelu za osobu/noc. Součástí nabídkové ceny musí být ubytování na 80 nocí.
Výše uvedené kalkulace na jednotlivé části jsou pouze orientační a nijak nelimitují kalkulaci uchazečů o veřejnou zakázku. Odlišnosti od těchto kalkulací nebudou brány v úvahu při hodnocení nabídek uchazečů.
Uchazeč musí předložit nabídkovou cenu bez DPH, součástí nabídkové ceny jsou:
- cena za zajištění konferenční místnosti, za služby tlumočníka, pronájem či poskytnutí techniky (2 dny)
- cena za catering vč. obsluhy (2 dny)
- cena za ubytování za 80 nocí
3. Doba a místo plnění veřejné zakázky
3.1 Veřejná zakázka se plní po dobu od podepsání smlouvy až po den ukončení konference, resp. pracovních seminářů.
3.2 Místem plnění veřejné zakázky je Praha.
4. Obchodní, platební a technické podmínky
4.1 S vybraným uchazečem bude uzavřena jednorázová smlouva s následujícím předmětem plnění:
„Zajištění konferenčních služeb a ubytování pro závěrečnou konferenci programu Dejme (že)nám šanci“ (dále jen „akce“) pořádané zadavatelem a financované z prostředků Norských fondů (xxx.xxxxxxxxx.xxx). Zajištění prostor zahrnuje zejména zajištění konferenční místnosti včetně jejího technického vybavení a cateringu pro účastníky konference, dále ubytování účastníků akce.
4.2 Obchodní, platební a technické podmínky uvedeny v této zadávací dokumentaci nebo v návrhu smlouvy, který je přílohou č. 3 k této zadávací dokumentaci, jsou pro uchazeče závazné a nemohou být bez dalšího měněny ani doplňovány.
4.3 Uchazeč, se kterým bude uzavřena smlouva, je povinen spolupůsobit při výkonu finanční kontroly dle
§ 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů.
4.4 Uchazeč, se kterým bude uzavřena smlouva, je povinen při plnění předmětu této veřejné zakázky dodržovat povinnou publicitu pro projekty financované z Norských fondů 2009 – 2014 dle pokynů zadavatele, viz návrh smlouvy, který je přílohou č. 3 k této zadávací dokumentaci.
4.5 Další obchodní, platební či technické podmínky neobsažené v této zadávací dokumentaci mohou být případně stanoveny v návrhu smlouvy, který je přílohou č. 3 k této zadávací dokumentaci.
5. Kvalifikační předpoklady
5.1 Zadavatel požaduje, aby uchazeč předložil seznam aspoň pěti významných služeb s obdobným předmětem plnění (organizace konference či semináře, apod.) v posledních třech letech s uvedením jejich rozsahu, hodnoty poskytované služby a doby poskytnutí, přičemž každá taková zakázka musela být pořádána pro alespoň 100 účastníků.
5.2 Kvalifikační předpoklady podle bodu 5.1 této zadávací dokumentace uchazeč prokáže v nabídce předložením písemného čestného prohlášení na formuláři, který tvoří přílohu č. 2 této zadávací dokumentace.
6. Hodnotící kritéria
6.1 Základním hodnotícím kritériem je ekonomická výhodnost nabídky.
6.2 Výběr uchazeče, se kterým bude uzavřena smlouva, se uskuteční při posouzení dílčího hodnotícího kritéria nabídkové ceny a dílčího hodnotícího kritéria kvality věcného návrhu (dále jen „kvalita věcného návrhu“). Předmětem hodnocení dílčího hodnotícího kritéria nabídkové ceny bude nabídková cena, kterou uchazeč uvede v českých korunách bez DPH. Předmětem hodnocení dílčího hodnotícího kritéria kvality věcného návrhu budou parametry uvedené v bodu 6.3.
6.3 Dílčí hodnoticí kritérium kvalita věcného návrhu:
Hodnotící kritérium kvality věcného návrhu má váhu 40 % (z 100%). Předmětem hodnocení dílčího hodnotícího kritéria kvality věcného návrhu budou tyto parametry:
- splnění požadavků na prostory, tj. reprezentativnost prostoru (minimálně pro první den konference) – 4 hvězdičky, zrekonstruované prostory apod., jedinečnost/unikátnost prostoru v případě realizace druhého dne na jiném místě (s váhou 60%)
- technické zajištění sezení dle požadavků a cateringu tak, aby všichni účastníci konference mohli bez obtíží konferenční program sledovat nebo se ho účastnit, tedy aby dobře viděli a slyšeli, a dále aby měli prostor pro konzumaci jídla (s váhou 20%)
- dobrá dostupnost - centrum, širší centrum, viz specifikace výše (s váhou 20%)
Uchazeč v nabídce stručně popíše, jak naplňuje požadavek reprezentativnosti (příp. unikátnosti) a dostupnosti, jakým způsobem technicky zajistí, aby všichni účastníci konference mohli program sledovat nebo se ho zúčastnit tak, aby dobře viděli a slyšeli, příp. toto své technické zajištění graficky znázorní. Dále uchazeč v nabídce uvede, jakým způsobem bude řešen catering pro účastníky.
6.4 Každý člen hodnotící komise ohodnotí dílčí kritéria nabídky hodnocením od 1 do 5, kde nejnižší hodnocení (1) vyjadřuje minimální naplnění požadavků dílčího hodnotícího kritéria kvality věcného návrhu a nejvyšší hodnocení (5) vyjadřuje maximální naplnění požadavků dílčího hodnotícího kritéria kvality věcného návrhu. Hodnotící komise přidělí kritériu kvality věcného návrhu počet bodů podle tohoto vzorce:
𝑝𝑜č𝑒𝑡 𝑏𝑜𝑑ů =
𝑝𝑟𝑜𝑠𝑡𝑜𝑟𝑦 𝑑𝑙𝑒 𝑝𝑜ž𝑎𝑑𝑎𝑣𝑘ů 𝑥 60
𝑛𝑒𝑗𝑣𝑦šší 𝑝𝑟𝑜𝑠𝑡𝑜𝑟𝑦 𝑑𝑙𝑒 𝑝𝑜ž𝑎𝑑𝑎𝑣𝑘ů
𝑡𝑒𝑐ℎ𝑛𝑖𝑐𝑘é 𝑧𝑎𝑗𝑖š𝑡ě𝑛í 𝑥 20
+
𝑛𝑒𝑗𝑣𝑦šší 𝑡𝑒𝑐ℎ𝑛. 𝑧𝑎𝑗𝑖š𝑡ě𝑛í
𝑑𝑜𝑠𝑡𝑢𝑝𝑛𝑜𝑠𝑡 𝑥 20
+
𝑛𝑒𝑗𝑣𝑦šší 𝑑𝑜𝑠𝑡𝑢𝑝𝑛𝑜𝑠𝑡
6.5 Dílčí hodnoticí kritérium nabídková cena: nabídková cena musí být stanovena jako nejvýše přípustná, není možné ji překročit. Nabídková cena musí zahrnovat veškeré náklady uchazeče nutné pro kvalitní splnění předmětu veřejné zakázky. Hodnotící kritérium nabídkové ceny má váhu 60
% (z 100%).
6.6 Předložené nabídky budou hodnoceny tříčlennou komisí na základě kritérií. Hodnotící komise přidělí nabídce počet bodů podle následujícího vzorce:
𝑝𝑜č𝑒𝑡 𝑏𝑜𝑑ů =
𝑛𝑒𝑗𝑛𝑖žší 𝑛𝑎𝑏í𝑑𝑘𝑜𝑣á 𝑐𝑒𝑛𝑎 × 60
+
𝑛𝑎𝑏í𝑑𝑘𝑜𝑣á 𝑐𝑒𝑛𝑎 𝑝𝑜𝑠𝑢𝑧𝑜𝑣𝑎𝑛é 𝑛𝑎𝑏í𝑑𝑘𝑦
ℎ𝑜𝑑𝑛𝑜𝑐𝑒𝑛í 𝑘𝑣𝑎𝑙𝑖𝑡𝑦 𝑣ě𝑐𝑛éℎ𝑜 𝑛á𝑣𝑟ℎ𝑢 𝑝𝑜𝑠𝑢𝑧𝑜𝑣𝑎𝑛é 𝑛𝑎𝑏í𝑑𝑘𝑦 × 40
𝑛𝑒𝑗𝑣𝑦šší ℎ𝑜𝑑𝑛𝑜𝑐𝑒𝑛í 𝑘𝑣𝑎𝑙𝑖𝑡𝑦 𝑣ě𝑐𝑛éℎ𝑜 𝑛á𝑣𝑟ℎ𝑢
6.7 Pořadí nabídek bude sestaveno podle počtu bodů tak, že na prvním místě bude nabídka s nejvyšším počtem bodů a na dalších místech nabídky s nižším počtem bodů, přičemž na posledním místě pak bude nabídka s nejnižším počtem bodů. Nabídky se stejným počtem bodů budou seřazeny podle výše nabídkové ceny, kdy se nejprve umístí nabídky s nižší nabídkovou cenou a za nimi nabídky s vyšší nabídkovou cenou.
7. Požadavky na zpracování nabídky
7.1 Podaná nabídka uchazeče bude obsahovat:
a) krycí list nabídky vč. obsahu nabídky
b) popis nabízených služeb a nabídkovou cenu
c) základní údaje o uchazeči – viz příloha č. 1 zadávací dokumentace
d) čestné prohlášení o splnění kvalifikačních předpokladů – viz příloha č. 2 zadávací dokumentace
e) podepsaný návrh smlouvy (osobou oprávněnou jednat za uchazeče uvedenou v rámci základních údajů o uchazeči) – viz příloha č. 3 zadávací dokumentace
f) další přílohy dle uvážení uchazeče
7.2 Nabídka bude zpracována v českém jazyce v jednom vyhotovení v podobě originálu.
7.3 Vyhotovení nabídky v listinné formě bude vloženo do jedné uzavřené obálky označené nápisem:
„NEOTEVÍRAT – NABÍDKA PRO VEŘEJNOU ZAKÁZKU MALÉHO ROZSAHU – závěrečná
konference programu Dejme (že)nám šanci“.
8. Lhůta a místo pro podání nabídek
8.1 Lhůta pro podání nabídek končí dne 24. 4. 2017 v 16:00 hodin.
8.2 Nabídky musí být zadavateli doručeny v listinné (tištěné) formě nejpozději do skončení lhůty pro podání nabídek.
8.3 Nabídka může být doručena doporučeně poštou na kontaktní adresu zadavatele, nebo předána osobně v kanceláři zadavatele na kontaktní adrese Nadace Open Society Fund Xxxxx: Xxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxx 0, a to před skončením lhůty pro podání nabídek uvedené v bodě 8.1 této zadávací dokumentace.
9. Xxxxxx a místo otevírání obálek s nabídkami
9.1 Obálky s nabídkami budou otevřeny dne 24. 4. 2017 v 16:15 hodin v budově kanceláří zadavatele na kontaktní adrese, a to v zasedací místnosti na pátém patře budovy (Xxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxx 0).
9.2 Obálky s nabídkami budou otevírány postupně v pořadí podle data a času doručení nabídky, přičemž jako první se otevře nabídka, která byla doručena nejdříve.
9.3 Otevírání obálek s nabídkami se může účastnit vždy jeden zástupce uchazeče.
9.4 Zástupce uchazeče je povinen na výzvu prokázat svou totožnost a oprávnění se zúčastnit otevírání obálek v zastoupení uchazeče.
V Praze dne 10. 4. 2017 Xxx. Xxxxxx Xxxxx, výkonný ředitel
Nadace Open Society Fund Praha