SMLOUVA O POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB (dále jen smlouva) Uzavřená v souladu s ustanovením zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník ve znění pozdějších předpisů, mezi smluvními stranami:

Příloha č. 1 k VZ25/2012 „Komplexní služby mzdového účetnictví, zpracování mezd a vedení mzdové agendy“

Příloha č. 1

SMLOUVA O POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB

(dále jen smlouva)

Uzavřená v souladu s ustanovením zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník ve znění pozdějších předpisů, mezi smluvními stranami:

Odběratel: Česká republika – Státní ústav pro kontrolu léčiv, organizační složka

Se sídlem: Xxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxx 00

IČ: 000 23 817

Zastoupený: PharmDr. Xxxxxx Xxxxx, ředitel

Bankovní spojení: č. ú.: Česká národní banka, 623101/0710

dále jen „odběratel“

a

Dodavatel:

Se sídlem:

IČ:

DIČ:

Zastoupený:

Bankovní spojení:

Obchodní rejstřík:

dále jen „dodavatel“

Čl. I. Předmět smlouvy

1. Touto smlouvou se dodavatel zavazuje zajišťovat pro odběratele komplexní služby mzdového účetnictví, tj. měsíční komplexní zpracování mezd (platů), vedení agendy mzdového účetnictví a agendy související, v souladu s platnými legislativními normami pro 450 zaměstnanců odběratele s možností navýšení kapacity až o 20 %.

Zaměstnancem v tomto smyslu je každý zaměstnanec odběratele, jehož záznamy jsou předmětem zpracování za příslušný měsíc:

• Zaměstnanci v evidenčním stavu

• Zaměstnanci mimo evidenční stav (agenturní zaměstnanci, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr zaměstnanců, doplatky platu po ukončení pracovního poměru)

2. Touto smlouvou se dodavatele zavazuje zajišťovat pro odběratele vedení mzdového účetnictví v celém rozsahu tj. včetně: :

• výpočet platů zaměstnanců a odměn z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr

• výpočet daňových povinností

• výpočet odvodů zákonného pojištění a zákonných odvodů (např. zdravotní pojištění, sociální pojištění, příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, oznámení o plnění povinného podílu občanů se zdravotním postižením)

• příprava tištěných a elektronických převodních příkazů k platbám zaměstnancům, popřípadě k výplatě v hotovosti, povinným odvodům, platbám na penzijní a životní připojištění atd. a předávání odběrateli smluvenou formou

• zpracování rekapitulace mezd a účetních dokladů pro zaúčtování mezd do ekonomického softwaru zadavatele a zaúčtování došlých výpisů ze mzdového účtu u ČNB

• zpracování přehledu o platbách pojistného (zdravotní pojištění, pojistné na sociální zabezpečení, příspěvek na státní politiku zaměstnanosti atd.)

• zpracování přehledu o inkasu nemocenských dávek

• zpracovávat a zadavateli předávat tzv. „skryté“ výplatní pásky zaměstnanců  dohodnutým způsobem, formátu, obsahu a termínu

• vést mzdové listy zaměstnanců

• zpracování listů důchodového zabezpečení

• zpracovávání „Potvrzení o zaměstnání“ tzv. zápočtových listů

• zpracovávání dalších potvrzení o příjmech dle žádostí zaměstnanců např. pro účely úvěrů, soudních řízení atd.

• zpracování roční vyúčtování daně z příjmu za závislé činnosti

• zpracování „Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činností a z funkčních požitků…“

• výpočet daně a daňového zvýhodnění u daně z příjmu fyzických osob ze závislé činností a funkčních požitků……“

• Provádění srážek ze mzdy dle pokynů odběratele např. za ubytování, telefony, stravování, náhradu škody způsobené zaměstnancem zaměstnavateli atd.

• Provádění srážek ze mzdy dle soudních rozhodnutí nebo dle pokynů exekutorů, komunikace s příjemce těchto plateb

• Na základě zplnomocnění zadavatelem zajišťovat styk se zdravotními pojišťovnami a příslušnou správou sociálního zabezpečení, tzn. např.

• přihlášení a odhlášení zaměstnance u příslušné zdravotní pojišťovny, předávání přehledu vyměřovacích základů a povinných odvodů zdravotního pojištění

• přihlašování a odhlašování zaměstnanců u příslušné správy sociálního zabezpečení, předávání přehledu o vyměřovacích základech a odvodech pojistného za zúčtovací období, předávání rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti, rozhodnutí o potřebě ošetřování (péče), žádost o peněžitou pomoc v mateřství atd.

• zastupovat odběratele při jednáních a kontrolách souvisejících s agendou mzdového účetnictví a to zejména vůči finančnímu úřadu, správě sociální zabezpečení a zdravotním pojišťovnám a to v rozsahu plné moci vystavené odběratelem.

• zpracování a vyhotovení podkladů pro statistické výkazy a hlášení (měsíční, čtvrtletní, pololetní, roční) v rozsahu a termínech stanovených ČSÚ a ÚZIS pro zadavatele

3. Touto smlouvou se dodavatel zavazuje zajišťovat pro odběratele plnění mimořádných požadavků. Na základě písemné objednávky bude dodavatel zpracovávat i případné mimořádné požadavky zadavatele, např. zajištění mimořádného výplatního termínu záloh na mzdy, zpracování specifických mzdových sestav a přehledů, SW úpravy nesouvisející s legislativními změnami atd. Za tyto služby bude stanovena samostatná cena-hodinová sazba. Počet hodin na plnění mimořádného požadavku musí být přiměření a obvyklý pro zpracování tohoto požadavku a musí být odběratelem předem odsouhlasený.

4. Odběratel bude předávat veškeré podklady nutné pro zpracování mezd průběžně, nejpozději 2. pracovní den následujícího měsíce do 16:00 hod.

Podklady v tištěné podobě bude dodavatelem určená osoba přebírat osobně v sídle odběratele, pokud nebude dohodnuto jinak.

Termín pro zpracování mzdové uzávěrky a předání podkladů účtárně odběratele je řízen výplatním termínem u odběratele, kterým je 12. kalendářní den následujícího měsíce. V případě, že tento den připadne na svátek nebo sobotu a neděli, pak je to poslední předcházející pracovní den. Termín pro předání měsíční mzdové uzávěrky a všech účetních podkladů účtárně zadavatele je: dva pracovní dny předcházející dnu výplatního termínu nejpozději do 9:00 hod.

Výplatní pásky musí být doručeny dodavatelem personálnímu oddělení odběratele nejpozději v pracovní den předcházející výplatnímu termínu.

Podrobný harmonogram předávání dokumentů a prací je uveden v přehledu v příloze č. ….. této smlouvy.

5. Touto smlouvou se dodavatel zavazuje zajišťovat službu v souladu s platnou legislativou

   • Dodavatel při zpracování mzdové problematiky postupuje v souladu s pokyny zadavatele a jeho interními předpisy, pokud nejsou v rozporu s platnými právními předpisy. Bude-li požadavek odběratele v rozporu s těmi právními předpisy, je dodavatel povinen na to zadavatele upozornit (písemně, e-mailem). Dodavatel má právo splnění takového požadavku odmítnout.

• Dodavatel je zodpovědný za dodržování veškerých právní norem a předpisů vztahujícím se ke zpracování mzdové problematiky, např. výpočtu mezd, výpočtu daňových povinností, sociálního a zdravotního pojištění, výpočtu odvodů plynoucích z nedodržení plnění povinného podílu zaměstnávání občanů se zdravotním postižením. Je povinen sledovat legislativní aktualizace a změny, přizpůsobovat jim výpočty a SW užívaný pro zpracován mezd a upozorňovat na ně odběratele.

• Dodavatel poskytuje odběrateli konzultace a poradenskou činnost týkající se mzdové (platové) problematiky, daňových předpisů, právních předpisů upravující sociální a zdravotní pojištění a dalších souvisejících problematik. Podává zaměstnancům vysvětlení a odpovědi na dotazy týkající se výpočtu jejich mezd, daní, odvodů…

• Dodavatel bude poskytovat konzultace, podávat vysvětlení a informace telefonicky, e-mailem. Vedle toho na vyžádání odběratele bude dodavatel poskytovat konzultace, podávat vysvětlení nebo informace osobně v sídle odběratele, a to v dohodnutém termínu v rozsahu maximálně 10 hodin za kalendářní měsíc. Čerpání měsíčních konzultačních hodin v sídle zadavatele je možné v rámci kalendářního roku kumulovat, tak, že konzultační hodiny nevyčerpané v příslušném kalendářním měsíci je možno čerpat i v jiných měsících v rámci kalendářního roku. Před ročním zúčtováním daní ze závislé činnosti je dodavatel povinen přebírat potřebné podklady přímo od zaměstnanců odběratele v sídle odběratele ve 3 dohodnutých pracovních dnech.

6. Touto smlouvou se dodavatele zavazuje zachovat systém zpracování mezd, který byl u

odběratele uplatňován před účinností této smlouvy, tak jak je popsán v následujícím textu:

• Zadavatel má implementovaný personální a mzdový systém Target 2100. Veškerá personální a mzdová data jsou na IT prostředcích zadavatele. Dodavatel služby zpracovává mzdy a veškerou související agendu pomocí vzdáleného připojení k mzdovému systému zadavatele. Vzdálené připojení zajišťuje IT oddělení zadavatele.

• Zadavatel má ve svém personálním informačním systému k dispozici veškeré mzdové údaje.

• Zadavatel provozuje docházkový systém Anet. Mzdový systém je napojen na docházkový systém pomocí systémové sběrnice SONIC ESB. Údaje z docházkového systému se přenášejí přes tuto sběrnici přímo do personálního a mzdového systému zadavatele, vždy po uzavření (schválení) docházkových listů (pracovních listů) za předcházející měsíc, tj. 2.pracovní den.

• Dodavatel se zavazuje zajistit úpravu používaného mzdového programu v souladu s aktualizací a novelizací právních norem souvisejících se mzdovou účetní agendou.

7. Touto smlouvou se dodavatel zavazuje zajišťovat pro odběratele uchovávání dokumentů

Dodavatel bude ve svých prostorách uchovávat dokumenty související se mzdovou agendou v souladu s legislativními požadavky po celou dobu platnosti této smlouvy. Po ukončení platnosti smlouvy je dodavatel povinen předat bez zbytečného odkladu odběrateli veškeré materiály a věci, které od něho či jeho jménem převzal při plnění smlouvy a to nejpozději do 14 dnů po ukončení platnosti smlouvu. Dokumenty musí být předány řádně zatříděné, přehledně zpracované a uložené v řádně popsaných šanonech nebo archivačních krabicích.

Čl. II. Zachovávání mlčenlivosti a ochrany informací

1. Informace, které odběratel poskytne dodavateli za účelem plnění předmětu zakázky, je dodavatel oprávněn použít jen k plnění svých závazků vůči odběrateli. Dodavatel je povinen nakládat s poskytnutými osobními údaji zaměstnanců odběratele v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů. Dodavatel musí splňovat veškeré povinnosti zpracovatele osobních údajů a přijmout taková opatření, která zabrání neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k informacím o odběrateli a k osobním údajům jeho zaměstnanců. Dodavatel je povinen v rámci zpracování osobních údajů zaměstnanců odběratele zejména:

   1. při zpracování osobních údajů dbát, aby osoby, k nimž se osobní údaje vztahují, neutrpěly újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti, a také dbát na ochranu před neoprávněným zasahováním do jejich soukromého a osobního života,

   2. přijmout technická a organizační opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Tato povinnost platí i po ukončení smluvního vztahu,

   3. pokud jsou při plnění smluvního vztahu používány systémy a prostředky umožňující zpracování osobních údajů, zajistit, aby je používaly pouze oprávněné osoby,

   4. zabránit neoprávněnému přístupu k datovým nosičům, jsou-li na nich uchovávány osobní údaje fyzických osob,

   5. informovat odběratele o všech porušeních zásad bezpečnosti a ochrany osobních údajů vzniklých v průběhu smluvního vztahu. Odběratel si ponechává právo kontroly plnění bezpečnostních opatření na straně dodavatele, případně vyžadovat další opatření pro ochranu osobních údajů, která je dodavatel povinen přijmout,

   6. zaměstnanci dodavatele a další osoby, které by v rámci plnění svých oprávnění a povinností mohly přijít do styku s osobními údaji, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení pracovního poměru nebo příslušných prací.

2. Dodavatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozví při plnění této smlouvy a v souvislosti s ním a zavazuje se neposkytovat informace získané od odběratele třetím osobám, či je jinak zneužívat.

3. Veškeré informace, které odběratel dodavateli poskytne za účelem plnění této smlouvy jsou předmětem obchodního tajemství. Jedná se zejména o informace personální, ekonomické obchodní, metodické, technologické, analytické, vývojové nebo organizační.

4. Dodavatel se zavazuje nezveřejňovat obsahy databází odběratele a při manipulaci s nimi zamezit zpřístupnění třetím osobám.

5. Dodavatel se zavazuje přijmout taková opatření, která zabrání neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k informacím, k jejich změně, zničení, ztrátě, neoprávněným přenosům nebo k jejich neoprávněnému zpracování či jinému zneužití.

6. V případě, že bude mít dodavatel důvodné podezření, že došlo ke zpřístupnění důvěrných materiálů neoprávněné osobě, je dodavatel povinen neprodleně o této skutečnosti informovat odběratele a učinit veškerá opatření aby bylo zabráněno dalšímu šíření nebo opakovanému úniku.

7. Závazek zachování mlčenlivosti a ochrany důvěrných informací zůstává v platnosti i po splnění všech závazků plynoucích ze smlouvy i po ukončení platnosti smlouvy.

8. Umožní-li dodavatel úmyslně či pouhou nedbalostí zpřístupnění získaných informací od odběratele (např. osobní údaje o zaměstnancích, údaje o platech, daňové údaje, výše srážek, údaje o objemu vyplacených mezd, o prostředcích OON atd.) třetím osobám, je povinen zaplatit odběrateli smluvní pokutu ve výši 200.000,- Kč za každý jednotlivý případ.

9. Omezení se netýká údajů obecně známých, které lze získat z veřejných zdrojů. Za porušení této smlouvy se nepovažuje sdělení údajů v případě zákonem uložených informačních povinností. V tomto případě je dodavatel povinen neprodleně vyrozumět o poskytnutí takových informací odběratele.

Čl. III. Záruka za poskytované služby

1. Dodavatel po dobu účinností této smlouvy poskytuje odběrateli záruku za věcnou správnost a komplexnost zpracování mzdové a související agendy dle platných právních předpisů.

2. Dodavatel se zavazuje odstranit veškeré chyby ve zpracování, které mu byly odběratelem nebo zaměstnancem odběratele oznámeny, které odhalil sám nebo na které byl upozorněn například zdravotní pojišťovnou, správou sociálního zabezpečení atd. a to neprodleně, pokud není s odběratelem dohodnut termín delší.

3. Případné škody způsobené odběrateli chybným zpracováním mezd a související agendy nebo nedodržením termínů je dodavatel povinen odběrateli uhradit nejpozději do 10 pracovních dnů, od data, kdy byla škoda vyčíslena a dodavateli oznámena.

4. Ustanovení o úhradě škody se nevztahuje na chyby vzniklé v důsledku odběratelem dodaných neúplných či nesprávných dokladů a podkladů pro zpracování. Dodavatel se zavazuje odběratele na chybné nebo neúplné doklady a podklady upozorňovat, pokud chybu odhalí.

5. Dodavatel je povinen mít uzavřenou pojistnou smlouvu, jejímž předmětem je pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem třetí osobě a to minimálně do výše 4 000 000,- Kč se spoluúčastí maximálně 10 %. Dodavatel se zavazuje udržet tuto pojistnou smlouvu platnou po celou dobu trvání smluvního vztahu a ještě 6 měsíců následujících po jeho ukončení.

6. Dodavatel se zavazuje zaplatit odběrateli smluvní pokutu, pokud nesplní včas některou z povinností vyplývajících pro něj z této smlouvy, např. měsíční zpracován platů, předání příkazů k platbám zaměstnancům a popřípadě k výplatě v hotovosti, povinným odvodům, platbám na penzijní a životní připojištění, ročního zúčtování daní ze závislé činnosti atd.

Smluvní pokuta je dohodnuta ve výši 20.000,- Kč za každý započatý den prodlení, nejvýše však v celkové výši 100 000,- Kč za jeden měsíc. Toto ustanovení se nevztahuje na případy prokazatelně zaviněné odběratelem.

Čl. IV. Součinnost odběratele

1. Odběratel se zavazuje poskytovat dodavateli potřebnou součinnost pro plnění předmětu smlouvy

2. Odběratel se zavazuje předávat v dohodnutých termínech všechny doklady a podklady potřebné k měsíčnímu, resp. ročnímu zpracování mezd, styku se správou sociálního zabezpečení, zdravotními pojišťovnami případně dalšími institucemi vyplývající z této smlouvy.

3. Data, doklady a podklady pro měsíční zpracování mezd předá odběratel dodavateli v sídle odběratele nejpozději 2. pracovní den následujícího měsíce.

4. Data, doklady a podklady potřebné pro styk se správou sociálního zabezpečení, zdravotními pojišťovnami, popřípadě dalšími institucemi vyplývající z této smlouvy odběratel předá dodavateli v sídle odběratele tak, aby byly dodavateli kompletně k dispozici nejpozději 5 kalendářních dnů před vypršením zákonné lhůty pro realizaci daného jednání či činnosti.

5. Smluvní strany budou v maximální možné míře realizovat vzájemné předávání potřebných dat, podkladů, dokladů elektronickou formou, aby bylo zamezeno duplicitnímu pořizování dat.

6. Přenášená data budou chráněna odpovídající technologií, aby nedošlo k úniku dat.

7. Data, doklady a podklady předávané v písemné (nikoliv elektronické podobě) bude odběratel zaznamenávat do soupisu předaných podkladů a dokladů a tento soupis bude při předání dodavateli potvrzen oběma smluvními stranami.

Čl. V. Cena a platební podmínky

1. Cena na poskytovanou službu v rozsahu uvedeném v čl. I. této smlouvy je stanovena jako jednotková cena za zpracování mzdy (platu, odměny) jednoho zaměstnance, za jeden pracovní poměr a jeden měsíc. Zaměstnancem v tomto smyslu je každý zaměstnanec odběratele, jehož záznamy jsou předmětem zpracování za příslušný měsíc:

• Zaměstnanci v evidenčním stavu

• Zaměstnanci mimo evidenční stav (agenturní zaměstnanci, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr zaměstnanců, doplatky platu po ukončení pracovního poměru)

• Má-li zaměstnanec s odběratelem uzavřeno více pracovních poměrů, je cena účtován za zpracování platu pro každý pracovní poměr zvlášť.

2. Jednotková cena dle odst. 1 je dohodnuta ve výši …….. Kč bez DPH, tj. …………….Kč s DPH.

3. Tato jednotková cena je fixní, zahrnuje veškeré služby související s ustanovením čl. I této smlouvy a to včetně např. ročního zpracování mezd a daní, případné cestovní náklady, tisk (popřípadě jinak dohodnutá forma výplatních pásek), SW a jeho aktualizace, použití výpočetní techniky, spotřebního materiálu atd.

4. Hodinová cena za plnění mimořádných požadavků odběratele v souladu s ustanovením čl. I, odstavec 3) je stanovena jako cena za hodinu práce (člověkohodinu) a je dohodnuta ve výši …………Kč bez DPH, tj. ………Kč s DPH.

5. Dohodnuté ceny lze změnit pouze písemnou dohodou obou smluvních stran formou dodatku k této smlouvě. Dodavatel je oprávněn vyvolat cenová jednání s odběratelem. Dodavatel se zavazuje, že zahájení cenového jednání, popřípadě ani nepřistoupení odběratele na navýšení ceny nebude mít vliv na kvalitu, rozsah a obsah poskytovaných služeb.

6. Cena s DPH se automaticky změní ve vazbě na zákonné změny sazeb DPH k datu účinnosti těchto změn.

7. Cena bude odběratelem uhrazena na základě dodavatelem vystavené faktury za měsíční služby po předání měsíčního mzdového zúčtování. Součástí faktury je uvedení počtu zpracovaných „zaměstnanců“.

8. Odběratel je oprávněn fakturu dodavateli vrátit, jestliže neobsahuje náležitosti daňového dokladu, nebo jestliže ve faktuře uvedený rozsah služeb neodpovídá skutečnosti.

9. Splatnost faktury je 30 dnů ode dne jejího doručení odběrateli. Při nedodržení lhůty splatnosti bude dodavatel účtovat odběrateli úrok z prodlení ve výši stanovené platnými právními předpisy.

10. V případě, že odběratel bude v prodlení s placením faktury, zaplatí dodavateli úrok z prodlení ve výši 0,05 % z fakturované částky za každý započatý den prodlení.

Čl. VI. Oprávněné osoby

1. Za odběratele jsou oprávněni jednat

» ve věcech smluvní: PharmDr. Xxxxxx Xxxxx, ředitel

» ve věcech odborných, realizačních, procesních: Xxx. Xxxxxxx Xxxxxxxxx, vedoucí

oddělení personálního a vzdělávacího, Xxxxxx Xxxxxxxxx, personalistka.

2. Za dodavatele je oprávněn jednat:

» ve věcech smluvních:………………………………………………………………………

» ve věcech odborných, realizačních, procesních: ……………………………………….

Čl. VII. Závěrečné ustanovení

1. Tato smlouva je uzavřena s účinností od dd.mm.rrrr na dobu určitou na 48 kalendářních měsíců. Smluvní strany se dohodly, že smlouvu je možné vypovědět bez udání důvodu se 6 měsíční výpovědní lhůtou, která začíná běžet prvního dne měsíce, následujícího po měsíci v němž byla výpověď druhé straně doručena s tím, že dodavatel dokončí plnění smlouvy za měsíc v němž bude smlouva ukončena.

2. Jakékoliv změny či dodatky této smlouvy jsou možné jen písemnou formou číslovaných a datovaných dodatků, podepsaných osobami oprávněnými za smluvní strany jednat.

3. Obě smluvní strany se zavazují, že po dobu spolupráce budou případné spory řešit smírnou cestu, ve smluvním vztahu se budou jednat korektně a budou dbát na etiku vzájemných obchodních vztahů a v zájmu nepoškození oprávněných zájmů zaměstnanců.

4. Tato smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech (výtiscích), z nichž každá smluvní strana obdrží jedno vyhotovení.

V Praze dne: …………………………….. Za odběratele: …………………………………………………..

V …………….. dne:……………………………Za dodavatele: ………………………………………………..