POKYNY ZADAVATELE

Příloha č. 5 Výzvy – Pokyny zadavatele

POKYNY ZADAVATELE

V návaznosti na Výzvu k podání nabídky zadavatel v této příloze poskytuje dodavatelům další upřesňující informace, upozornění, pokyny a podmínky, které se týkají zadávacích podmínek, výkladu ustanovení Výzvy, průběhu poptávkového řízení, elektronického nástroje E-ZAK a dalších záležitostí veřejné zakázky.

Dodavatelé jsou povinni se těmito pokyny řídit a bude z nich vycházeno i při výkladu jednotlivých ustanovení Výzvy.

1. POJMY A ZKRATKY

Veřejná zakázka – veřejná zakázka na dodávky, služby nebo na stavební práce

Zadání veřejné zakázky – uzavření úplatné smlouvy mezi zadavatelem a dodavatelem, z níž vyplývá povinnost dodavatele poskytnout dodávky, služby nebo stavební práce

Zásady zadávání veřejných zakázek – zásada transparentnosti, zásada přiměřenosti, zásada rovného zacházení, zásada zákazu diskriminace, zásada zákazu omezování účasti v zadávacím (poptávkovém) řízení dodavatelům, kteří mají sídlo v členském státě EU, EHS nebo Švýcarské konfederaci nebo jiném státě, který má s ČR nebo s EU uzavřenu mezinárodní smlouvu zaručující přístup dodavatelů z těchto států k zadávané veřejné zakázce; zadavatel musí rovněž dodržovat zásady hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti

Identifikační údaje – obchodní firma nebo název, sídlo, právní forma (u právnické osoby); obchodní firma nebo jméno nebo jména a příjmení (u fyzické osoby)

Kvalifikace – způsobilost a schopnost dodavatele pro plnění veřejné zakázky

Předpokládaná hodnota VZ – zadavatelem předpokládaná výše úplaty peněžitého závazku vyplývající z plnění veřejné zakázky, kterou zadavatel stanovil pro účely postupu v poptávkovém řízení před jeho zahájením; zadavatel ji stanoví na základě údajů a informací o zakázkách stejného či podobného předmětu plnění; nemá-li zadavatel k dispozici takové údaje nebo informace, vychází z informací získaných průzkumem trhu, předběžnými tržními konzultacemi nebo jiným vhodným způsobem

Poddodavatel – osoba, pomocí které má dodavatel plnit určitou část veřejné zakázky nebo která má poskytnout dodavateli k plnění veřejné zakázky určité věci či práva

Zadávací dokumentace (Výzva k podání nabídky) – veškeré písemné dokumenty obsahující zadávací podmínky, sdělované nebo zpřístupňované účastníkům poptávkového řízení při zahájení poptávkového řízení

Zadávací podmínky – veškeré zadavatelem stanovené podmínky průběhu poptávkového řízení, podmínky účasti v poptávkovém řízení, pravidla pro hodnocení nabídek a další podmínky; zadávací podmínky jsou uvedeny ve Výzvě k podání nabídky a jejích přílohách na profilu zadavatele, případně ve vysvětlení ZD

Dokumentace o poptávkovém řízení – všechny dokumenty v listinné nebo elektronické podobě
a výstupy z ústní komunikace, jejichž pořízení v průběhu poptávkového řízení, popřípadě po jeho ukončení, vyžaduje aktuální Směrnice RPK o zadávání veřejných zakázek, popř. zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ), včetně úplného znění originálů nabídek všech dodavatelů

Nabídka – údaje nebo doklady, které dodavatel podal písemně zadavateli na základě Výzvy k podání nabídky

Elektronický nástroj – programové vybavení, případně jeho součásti, které jsou spojeny se sítí nebo službou elektronických komunikací a umožňují prostřednictvím této sítě nebo služby příjem nabídek v elektronické podobě, včetně jejich zpracování zahrnujícího digitální kompresi a uchovávání dat
a pořízení záznamů o provedených úkonech, jež jsou nedílnou součástí jejich programového vybavení; v této VZ je elektronickým nástrojem E-ZAK

Profil zadavatele – elektronický nástroj E-ZAK, který umožňuje neomezený dálkový přístup a na kterém zadavatel uveřejňuje informace a dokumenty ke svým veřejným zakázkám

Mimořádně nízká nabídková cena – nabídková cena nebo náklady uvedené účastníkem poptávkového řízení, které se jeví jako mimořádně nízké k předmětu veřejné zakázky

Střet zájmů – situace, kdy zájmy osob, které se podílejí na průběhu poptávkového řízení nebo mají nebo by mohly mít vliv na výsledek poptávkového řízení, ohrožují jejich nestrannost či nezávislost v souvislosti s poptávkovým řízením

Dodavatel – osoba, která nabízí poskytnutí dodávek, služeb nebo stavebních prací, nebo více těchto osob společně, případně také pobočka závodu

Zahraniční dodavatel – zahraniční osoba podle zvláštního právního předpisu, která dodává zboží, poskytuje služby nebo provádí stavební práce

Dodavatel – účastník, který podal nabídku v poptávkovém řízení, popř. i kterýkoli jiný dodavatel (kterému byla zaslána Výzva k podání nabídky; potencionální dodavatel)

DPH – daň z přidané hodnoty

E-ZAK – elektronický nástroj, kde je uveřejněn profil zadavatele

VZ – veřejná zakázka

2. KVALIFIKACE

II.1. Doba prokazování splnění kvalifikace

Dodavatel prokazuje splnění kvalifikace ve lhůtě pro podání nabídek.

II.2. Pravost a stáří dokladů

Je-li požadováno čestné prohlášení, musí být v originále, datováno a podepsáno osobou oprávněnou jednat jménem či za dodavatele. Z obsahu čestného prohlášení musí být zřejmé, že dodavatel kvalifikační předpoklady požadované zadavatelem splňuje. V tomto prohlášení nestačí pouhý odkaz na ustanovení Výzvy nebo jiného dokumentu, z obsahu musí vyplývat, jakou část kvalifikace dodavatel konkrétně prokazuje. Dodavatelé k tomu mohou využít vzor čestného prohlášení, které tvoří přílohu Výzvy.

Rozhodne-li se dodavatel předložit v nabídce místo čestného prohlášení přímo doklady prokazující splnění kvalifikace, postačuje jejich prostá kopie.

Doklady prokazující základní způsobilost a výpis z obchodního rejstříku, pokud jsou v nabídce předloženy, musí prokazovat splnění požadovaného kritéria způsobilosti nejpozději v době 3 měsíců před zahájením poptávkového řízení.

Zadavatel je oprávněn požadovat po vybraném dodavateli, aby před uzavřením smlouvy předložil originály nebo úředně ověřené kopie dokladů o kvalifikaci.

II.3. Prokazování kvalifikace poddodavatelem

Dodavatel je oprávněn prokázat splnění části profesní způsobilosti, ekonomické nebo technické kvalifikace prostřednictvím jiných osob (poddodavatelů). Poddodavatel nesmí prokazovat za dodavatele základní způsobilost ani za něj předkládat výpis z obchodního rejstříku.

Dodavatel je v takovém případě povinen na výzvu zadavatele před uzavřením smlouvy předložit:

• výpis z obchodního rejstříku nebo jiné obdobné evidence od poddodavatele,

• prohlášení, popř. doklady prokazující splnění chybějící části kvalifikace prostřednictvím poddodavatele,

• prohlášení o splnění základní způsobilosti poddodavatelem a

• písemný závazek poddodavatele k poskytnutí plnění určeného k plnění veřejné zakázky nebo k poskytnutí věcí nebo práv, s nimiž bude dodavatel oprávněn disponovat v rámci plnění veřejné zakázky, a to alespoň v rozsahu, v jakém poddodavatel prokázal kvalifikaci za dodavatele. Obsahem písemného závazku musí být společná a nerozdílná odpovědnost poddodavatele za plnění veřejné zakázky společně s dodavatelem. Prokazuje-li dodavatel prostřednictvím poddodavatele kvalifikaci a předkládá seznam významných dodávek, služeb nebo stavebních prací nebo osvědčení o vzdělání a o odborné kvalifikaci vztahující se k takové osobě, musí dokument (písemný závazek) obsahovat závazek, že poddodavatel bude vykonávat stavební práce či služby, ke kterým se prokazované kritérium kvalifikace vztahuje.

Pokud poddodavatel prokazuje za dodavatele ekonomickou kvalifikaci, zadavatel požaduje, aby dodavatel a tato jiná osoba nesli společnou a nerozdílnou odpovědnost za plnění veřejné zakázky.

Není-li stanoveno v ZD (Výzvě) jinak, prokazují dodavatelé a jiné osoby kvalifikaci společně.

Dodavatel a poddodavatel nemusí uvedené doklady předkládat, jestliže je zadavatel k tomu nevyzve.

Zadavatel může požadovat nahrazení poddodavatele, který neprokáže splnění zadavatelem požadovaných kritérií způsobilosti nebo který je nezpůsobilý.

Xxxxxxxxx, který podal nabídku v tomto poptávkovém řízení, nesmí být současně osobou, jejímž prostřednictvím jiný účastník poptávkového řízení v tomtéž poptávkovém řízení prokazuje kvalifikaci. Zadavatel vyřadí nabídku účastníka poptávkového řízení, který podal více nabídek samostatně nebo společně s jinými dodavateli, nebo podal nabídku a současně je osobou, jejímž prostřednictvím jiný účastník poptávkového řízení v tomtéž poptávkovém řízení prokazuje kvalifikaci.

II.4. Společná nabídka

Několik účastníků může podat společnou nabídku, má-li být předmět VZ plněn více dodavateli společně. V případě společné účasti dodavatelů prokazuje základní způsobilost a předkládá výpis z obchodního rejstříku každý dodavatel samostatně. Společní dodavatelé v nabídce doloží, jaké bude rozdělení odpovědnosti za plnění veřejné zakázky.

II.5. Zahraniční dodavatelé

Kvalifikace získaná v zahraničí se prokazuje doklady vydanými podle právního řádu země, ve které byla získána, a to v rozsahu požadovaném zadavatelem.

II.6. Změny v kvalifikaci

Pokud po předložení dokladů nebo prohlášení o kvalifikaci dojde v průběhu poptávkového řízení ke změně kvalifikace účastníka poptávkového řízení, je dodavatel povinen tuto změnu zadavateli do 5 pracovních dnů oznámit a do 10 pracovních dnů od oznámení této změny předložit nové doklady nebo prohlášení ke kvalifikaci. Nevtahuje se to na případy, jestliže podmínky kvalifikace jsou přesto nadále splněny, nedošlo k ovlivnění kritérií pro snížení počtu dodavatelů nebo nabídek a nedošlo k ovlivnění kritérií hodnocení nabídek. Dodavatel, který nesplnil oznamovací povinnost při změně kvalifikace, bude zadavatelem bezodkladně vyloučen z poptávkového řízení.

II.7. Nesplnění kvalifikace

Jestliže zadavatel zjistí, že dodavatel nesplnil kvalifikaci v požadovaném rozsahu nebo neoznámí změny v kvalifikaci ve stanovené lhůtě, vyřadí nabídku tohoto dodavatele z dalšího posouzení. V Záznamu o poptávkovém řízení zadavatel uvede identifikační údaje dodavatelů, jejichž nabídka byla vyřazena.

II.8. Seznam kvalifikovaných dodavatelů

Seznam kvalifikovaných dodavatelů je upraven v § 226 a násl. ZZVZ.

II.9. Systém certifikovaných dodavatelů

Systém certifikovaných dodavatelů je upraven v § 233 a násl. ZZVZ.

3. OTEVÍRÁNÍ NABÍDEK

III.1. Průběh otevírání nabídek

Nabídky v elektronické a listinné podobě otevře zadavatel bez zbytečného odkladu po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Nabídky nesmí být otevřeny před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Nabídka doručená po uplynutí lhůty pro podání nabídek se nepovažuje za podanou a v průběhu poptávkového řízení se k ní nepřihlíží.

Nejprve se otevřou elektronické nabídky, následně obálky s listinnými nabídkami. Zadavatel může ve Výzvě stanovit, že mohou být podány pouze elektronické nabídky.

U elektronických nabídek zadavatel zkontroluje, zda nabídka byla doručena ve stanovené lhůtě, zda je autentická a jestli s datovou zprávou obsahující nabídku nebylo před jejím otevřením manipulováno. U listinných nabídek zadavatel kontroluje, zda nabídka byla doručena ve stanovené lhůtě a v řádně uzavřené obálce označené názvem poptávkového řízení. V případě obou druhů nabídek zadavatel sdělí přítomným osobám identifikační údaje dodavatelů a údaje z nabídek odpovídající číselně vyjádřitelným kritériím hodnocení.

III.2. Účast na otevírání nabídek

Otevírání nabídek je neveřejné, ledaže zadavatel ve Výzvě umožní veřejné otevírání. V případě veřejného otevírání nabídek se jednání mohou účastnit zástupci zadavatele, členové a náhradníci hodnotící komise (je-li jmenována), zástupci administrátora, osoby přizvané zadavatelem, zástupci Plzeňského kraje a Krajského úřadu Plzeňského kraje, zástupci poskytovatele dotace a max. 1 zástupce dodavatele, jehož nabídka byla doručena ve lhůtě pro podání nabídek. Přítomný zástupce může být zadavatelem požádán, aby svou účast potvrdil v listině přítomných dodavatelů, dále může být vyzván k prokázání svého vztahu k příslušnému dodavateli.

Pokud si zadavatel vyhradil hodnocení nabídek prostřednictvím elektronické aukce, je otevírání nabídek vždy neveřejné.

4. E-ZAK

IV.1. Elektronický nástroj E-ZAK

E-ZAK je certifikovaným elektronickým nástrojem, který slouží pro zadávání veřejných zakázek, podávání elektronických nabídek a komunikaci mezi zadavatelem a dodavateli.

Pro plnohodnotnou účast v poptávkovém řízení a pro podání nabídek v elektronické podobě by měl dodavatel provést registraci v elektronickém nástroji E-ZAK na adrese: xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxx.xxxx. Zadavatel doporučuje, aby dodavatel k úspěšnému dokončení registrace využil platný elektronický podpis založený na osobním kvalifikovaném certifikátu, i když je možné registraci dokončit i bez elektronického podpisu. Podrobnější informace dodavatelé naleznou v uživatelské příručce pro dodavatele (xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xxxx/xxxxxx/XXXX-Xxxxxx-Xxxxxxxxxx.xxx) a v manuálu elektronického podpisu (xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xxxx/xxxxxx/XXX.Xxxxxxxxxxxx_xxxxxx.xxx).

V případě, že se dodavateli nedaří zaregistrovat do systému E-ZAK, může být příčinou, že byl před vyhlášením této VZ již „předregistrován“ zadavatelem nebo administrátorem a jeho IČO je tak obsazeno. V tomto případě je nutné vstoupit k dokončení registrace pomocí hypertextového odkazu z předregistračního e-mailu, který byl zaslán na adresu dodavatele. V případě potíží, ztráty nebo neobdržení předregistračního e-mailu lze kontaktovat p. Xxxx Xxxxxxxx (xxx.xxxxxxx@xxxx.xx) pro jeho opětovné zaslání, případně nápravu jiným způsobem.

IV.2. Testy

Test nastavení prohlížeče: Na adrese xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xxxx_xxxxx.xxxx má dodavatel možnost si ověřit, zda jeho prohlížeč splňuje všechny potřebné požadavky pro účast v poptávkovém řízení.

Test prostředí: Tento test prověří nezbytné součásti internetového prohlížeče a správnost jejich nastavení pro práci s elektronickým nástrojem E-ZAK.

Test odeslání nabídky: Tento test dodavateli umožní vyzkoušet si elektronické testovací nabídky v prostředí elektronického nástroje E-ZAK. Tento test ověří, zda elektronický podpis dodavatele vyhovuje pro využití v E-ZAK. Podmínkami úspěšného průběhu jsou úspěšně absolvovaný první test prostředí a platný zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu (vydávají jej EIdentity a.s., PostSignum QCA, nebo První certifikační – I. CA).

IV.3. Podání elektronické nabídky

Nabídku v elektronické podobě podá dodavatel prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK, a to v detailu předmětné VZ. Před podáním nabídky musí být dodavatel v E-ZAK přihlášen. Je-li to v detailu VZ stanoveno, opatří dodavatel datovou zprávu s nabídku zaručeným elektronickým podpisem oprávněné osoby. Zadavatel doporučuje, aby zadavatel podával elektronickou nabídku v jednom datovém souboru (PDF, DOC apod.).

5. OSTATNÍ POKYNY A INFORMACE

V.1. Zadávací podmínky

Výzva k podání nabídky a její přílohy zahrnují veškeré zadávací podmínky a požadavky zadavatele. Výzva s přílohami představuje soubor dokumentů, údajů, požadavků a technických podmínek vymezujících předmět veřejné zakázky v podrobnostech nezbytných pro zpracování nabídky, dále podmínky účasti v poptávkovém řízení, pravidla pro hodnocení nabídek a další podmínky.

Informace a údaje uvedené v jednotlivých částech Výzvy a jejích přílohách vymezují závazné požadavky zadavatele na plnění VZ, není-li v textu uvedeno jinak. Dodavatel je povinen tyto požadavky plně a bezvýjimečně respektovat při zpracování své nabídky a ve své nabídce je akceptovat. Porušení nebo neakceptování požadavků zadavatele uvedených v této Výzvě a přílohách bude považováno za nesplnění zadávacích podmínek s následkem vyřazení nabídky dodavatele.

Podmínky uvedené ve Výzvě jsou minimálními požadavky zadavatele na plnění VZ. Dodavatel se může od těchto požadavků odchýlit pouze ve prospěch zadavatele, když nabídne kvalitnější či výhodnější řešení, ovšem za podmínky, že to ustanovení Výzvy nevylučuje.

Výzva k podání nabídky bude ode dne zahájení poptávkového řízení uveřejněna na profilu zadavatele v elektronickém nástroji E-ZAK.

V.2. Komunikace a doručování

V poptávkovém řízení této VZ je přípustná pouze komunikace v písemné formě, a to elektronicky odesíláním zpráv e-mailem nebo prostřednictvím E-ZAK. Ve výjimečných odůvodněných případech lze komunikovat zasíláním zpráv v listinné podobě nebo do datové schránky.

Při elektronické komunikaci v poptávkovém řízení poskytne zadavatel dodavatelům k dispozici všechny informace technické povahy, včetně kódování a šifrování, které jsou nezbytné pro elektronickou komunikaci, zejména pro elektronické podání nabídek.

Ústní komunikace je přípustná pouze, je-li obsah v dostatečné míře zdokumentován, zejména zápisy, zvukovými nahrávkami nebo souhrny hlavních prvků komunikace. Osobní jednání je umožněno na otevírání nabídek (je-li veřejné), prohlídce místa plnění nebo při osobním doručení nabídky.

Při komunikaci mezi zadavatelem (administrátorem) a dodavateli nesmí být narušena důvěrnost nabídek a úplnost údajů v nich obsažených. Zadavateli nesmí být umožněn přístup k obsahu nabídek před uplynutím lhůty stanovené pro jejich podání.

Nejde-li o komunikaci uskutečňovanou prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK nebo datové schránky, musí být datová zpráva opatřena platným uznávaným elektronickým podpisem, pokud jde o výzvu určenou dodavatelům nebo oznámení o výběru dodavatele. Dodavatel opatří datovou zprávu s elektronickou nabídkou uznávaným elektronickým podpisem, je-li to v E-ZAK stanoveno.

Písemnosti v této VZ lze doručovat přednostně elektronickými prostředky, dále prostřednictvím držitele poštovní licence, osobně nebo kurýrní službou, výjimečně prostřednictvím datové schránky zadavatele.

Pokud zadavatel (administrátor) zasílá dodavateli zprávu elektronickou poštou (Outlook), považuje se za dobu doručení okamžik přijetí zprávy poštovním serverem dodavatele. Zadavatel žádá dodavatele, aby neprodleně přímo potvrdil úspěšné doručení zprávy, pokud jej k tomu zadavatel (administrátor) ve zprávě vyzve.

V.3. Zastoupení zadavatele

Zadavatel se může nechat smluvně zastoupit administrátorem při provádění úkonů souvisejících s poptávkovým řízením. Administrátor zastupuje zadavatele v celém poptávkovém řízení od vyhlášení VZ po uzavření smlouvy a v nezbytných úkonech směřujících k dokončení VZ. Pouze zadavatel sám je oprávněn rozhodnout o výběru dodavatele nebo zrušit poptávkové řízení.

V.4. Rozdělení VZ na části

Pokud zadavatel rozdělí veřejnou zakázku na části, vztahují se ustanovení Výzvy a příloh na každou část VZ. Ustanovení platné jen pro určitou konkrétní část VZ musí být ve Výzvě nebo příloze vyznačeno.

V.5. Vysvětlení zadávacích podmínek

Dodavatel může zadavatele požádat o vysvětlení zadávacích podmínek (Výzvy). Žádost musí být doručena nejméně 3 pracovní dny před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Zadavatel odpoví na žádost do 2 pracovních dnů od jejího doručení, vysvětlení současně uveřejní na svém profilu v detailu VZ. Ve Výzvě mohou být stanoveny odlišné lhůty, které mají přednost. Zadavatel může poskytnout vysvětlení zadávacích podmínek sám bez předchozí žádosti. Jestliže má vysvětlení za následek změnu nebo podstatnou úpravu zadávacích podmínek, zadavatel přiměřeně prodlouží lhůtu pro podání nabídek.

V.6. Zvýhodnění

Zadavatel nezvýhodňuje dodavatele, kteří zaměstnávají na chráněných pracovních místech podle zákona o zaměstnanosti osoby se zdravotním postižením.

V.7. Charakter dokumentů v nabídce

Čestná prohlášení a krycí list nabídky jsou předkládány v originále, přičemž v listinné nabídce musí být podepsané osobou oprávněnou jednat jménem či za dodavatele. Jedná-li se o elektronickou nabídku, postačuje datovou zprávu s nabídkou podepsat zaručeným elektronickým podpisem oprávněné osoby dodavatele, když soubory uvnitř nabídky lze předložit v prostém strojově čitelném formátu bez podpisu.

Návrh smlouvy postačuje předložit ve strojově čitelném formátu, nestanoví-li Výzva jinak. Je-li u elektronické nabídky podepsána datová zpráva nebo pokud je podepsána listinná nabídka na krycím listu, nemusí být samotný návrh smlouvy podepsán. Návrh smlouvy však musí odpovídat požadavkům zadavatele a být vyplněn v určených místech. Zadavatel může ve Výzvě stanovit,
že dodavatel vypracuje vlastní návrh smlouvy na základě obchodních podmínek zadavatele, popř. že návrh smlouvy bude vytvořen až po rozhodnutí o výběru dodavatele.

Doklady prokazující kvalifikaci postačuje předložit v prosté kopii, nestanoví-li Výzva jinak.

Ostatní dokumenty nemusí být v originále ani podepsané dodavatelem.

Nabídka musí obsahovat informaci, dokument či odkaz na veřejný webový zdroj, z nichž vyplývá,
že zástupce dodavatele, který podepsal nabídku či jiné dokumenty v nabídce, je osobou oprávněnou jednat jménem či za dodavatele. Nevyplývá-li to z veřejných zdrojů (výpisu z obchodního rejstříku nebo jiné obdobné evidence), vloží dodavatel do nabídky alespoň kopii plné moci.

Povinnost předložit doklad může dodavatel splnit odkazem na odpovídající informace vedené v informačním systému veřejné správy nebo v obdobném systému vedeném v jiném členském státu, který umožňuje neomezený dálkový přístup. Takový odkaz musí obsahovat internetovou adresu
a údaje pro přihlášení a vyhledání požadované informace, je-li to nezbytné.

V.8. Jednání zadavatele a hodnotící komise

Po otevření nabídek provede zadavatel hodnocení, a to prostřednictvím elektronické aukce v E-ZAK (stanoví-li to Výzva) nebo porovnáním předložených nabídek.

V případě elektronické aukce zadavatel sestaví předběžné pořadí nabídek dodavatelů podle zvoleného hodnotícího kritéria. Následně zadavatel zkontroluje, zda nabídky splňují požadavky zadávacích podmínek. Dodavatelům, jejichž nabídky nebyly vyřazeny, bude zaslána výzva k účasti min. 2 pracovní dny před zahájením aukce.

Porovnává-li zadavatel předložené nabídky, po otevření provede jejich hodnocení a sestaví pořadí na základě zvoleného hodnotícího kritéria. Po hodnocení zadavatel posoudí alespoň nejvýhodnější nabídku z hlediska splnění požadavků zadavatele včetně kvalifikace. Jestliže kontrolovaná nabídka bude vyřazena, posoudí zadavatel nabídku další v pořadí.

Není-li během kontroly nabídky zjištěn zjevný logický, gramatický, právní, technický nebo věcný rozpor, zadavatel předpokládá, že dodavatel uvedl v nabídce pravdivé informace a údaje, kterými je vázán a zaručuje jejich splnění. Ve fázi před uzavřením smlouvy je zadavatel oprávněn provést další detailní kontrolu technické specifikace a příloh smlouvy z nabídky.

Nesplní-li nabídka požadavky zadavatele nebo nesplňuje-li dodavatel podmínky účasti v poptávkovém řízení, může zadavatel požádat dodavatele o objasnění nebo doplnění nabídky. Dodavatel může být též požádán o písemné zdůvodnění způsobu stanovení mimořádně nízké nabídkové ceny. Zadavatel může žádost činit opakovaně, současně je oprávněn stanovenou lhůtu prodloužit nebo prominout její zmeškání. Údaje v nabídce, které se týkají hodnocení, nesmí být měněny.

Zadavatel rozhodne o výběru dodavatele, jehož nabídka se v rámci hodnocení umístila nejlépe
a zároveň splnila podmínky účasti v poptávkovém řízení a vyhověla všem požadavkům zadavatele.

Nejpozději do 5 pracovních dnů od uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem zadavatel na svém profilu v E-ZAK uveřejní Záznam o poptávkovém řízení.

V.9. Jednání o nabídkách

Jestliže si zadavatel vyhradí ve Výzvě, že je oprávněn jednat s dodavateli o podaných nabídkách, jsou nabídky dodavatelů pojímány jako předběžné. Zadavatel se v tomto případě rozhodne, zda podané nabídky zkontroluje a provede hodnocení anebo o nich bude jednat. Během jednání, které může být písemné nebo osobní, vyzve každého příslušného účastníka, který podal nabídku. Předmětem jednání bude obsah konkrétní podané nabídky s ohledem na případné změny a úpravy, pokud je to v zájmu zadavatele a výsledkem bude upřesnění, sjednocení nebo vyšší kvalita nabízeného plnění. Předmětem jednání mohou být také ustanovení nabídky, která jsou obecná, nevhodná nebo na jejichž základě se objevila možnost nového efektivnějšího řešení ve prospěch zadavatele.

Po skončení jednání zašle zadavatel účastníkům další výzvu k podání konečné nabídky, ve které sdělí, které části nabídky mají dopracovat změnit či doplnit. Zadavatel současně stanoví novou lhůtu pro podání nabídek. Změna nabídkové ceny je u nově podaných nabídek přípustná. Předmět plnění VZ nesmí být podstatně změněn. Zadavatel je povinen dodržovat zásady stanovení v § 6 ZZVZ a vyhotovit o jednání zápis.

V.10. Uzavření smlouvy a součinnost

Poptávkové řízení je ukončeno uzavřením smlouvy s vybraným dodavatelem nebo zrušením poptávkového řízení. Zadavatel je oprávněn zrušit poptávkové řízení kdykoli bez udání důvodu i z jakéhokoli důvodu.

Po rozhodnutí o výběru zadavatel písemně vyzve dodavatele k uzavření smlouvy, která musí odpovídat zadávacím podmínkám a nabídce vybraného dodavatele. Dodavatel zkontroluje přiložený návrh smlouvy, zda odpovídá návrhu, který předložil v nabídce, poté jej vytiskne v požadovaném počtu stejnopisů a opatří podpisem osoby oprávněné jednat jménem či za dodavatele. Zadavatel je oprávněn požadovat v rámci součinnosti originály nebo kopie dokladů prokazujících splnění kvalifikace podle Výzvy. Podepsané stejnopisy smluv a případné doklady dodavatel doručí neprodleně zadavateli, který smlouvy také podepíše a jedno vyhotovení vrátí dodavateli. Lze vzájemně dohodnout jiný postup, případně společné jednání.

Zadavatel je oprávněn požadovat po dodavateli před uzavřením smlouvy, aby předložil vzorky, snímky či fotografie nabízeného zboží nebo doložil osvědčení.

Smlouva by měla být oboustranně uzavřena bez zbytečného odkladu, za tím účelem zadavatel stanoví přiměřenou lhůtu k uzavření a poskytnutí součinnosti.

Zadavatel je oprávněn před uzavřením smlouvy důkladně si znovu ověřit údaje v nabídce vybraného dodavatele, zda odpovídají skutečnosti a požadovat po dodavateli další upřesnění a vysvětlení. Neposkytnutím součinnosti se rozumí například požadavky na změnu smlouvy v rozporu s nabídkou
a Výzvou, nereagování nebo pozdní reakce na výzvu zadavatele, prokazatelné uvedení nepravdivých údajů v nabídce, nedoložení požadovaných dokumentů, vzorků, snímků či fotografií, případně zaslání neúplných dokladů. Pokud vybraný dodavatel odmítne smlouvu uzavřít nebo neposkytne součinnost, může zadavatel uzavřít smlouvu s dodavatelem, který se umístil druhý v pořadí. Tento postup lze využít opakovaně.

Zadavatel zajistí uveřejnění smlouvy včetně příloh do 15 dnů v Registru smluv. Případný dodatek ke smlouvě bude uveřejněn v Registru smluv ve stejné lhůtě.

V.11. Změna smlouvy

Zadavatel nesmí umožnit podstatnou změnu závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku po dobu jeho trvání, ledaže by provedl nové poptávkové řízení. Za podstatnou změnu závazku se nepovažuje uplatnění vyhrazených změn závazku, jestliže si to zadavatel předem ve Výzvě vyhradil. Podstatnou změnou závazku ze smlouvy je taková změna smluvních podmínek, která by

• umožnila účast jiných dodavatelů nebo by mohla ovlivnit výběr dodavatele v původním poptávkovém řízení, pokud by zadávací podmínky původního poptávkového řízení odpovídaly této změně,

• měnila ekonomickou rovnováhu závazku ze smlouvy ve prospěch vybraného dodavatele, nebo

• vedla k významnému rozšíření rozsahu plnění veřejné zakázky.

V.12. Ochrana informací a mlčenlivost

Za důvěrné se považují údaje nebo sdělení, které dodavatel poskytl zadavateli v poptávkovém řízení
a označil je za důvěrné. Důvěrné informace zadavatel neposkytne jiným osobám s výjimkou informací, které má povinnost uvést v Záznamu o poptávkovém řízení nebo oznámení o výběru dodavatele.

Pokud dodavatel požaduje, aby některé důvěrné údaje nebyly po uzavření smlouvy zveřejněny, uvede tyto údaje v nabídce s odůvodněním a odkazem na konkrétní ustanovení právního předpisu, který zveřejnění zakazuje.

V.13. Časté nedostatky

Zadavatel upozorňuje dodavatele, aby věnovali přípravě a zpracování nabídky zvýšenou pozornost, prostudovali dostatečně zadávací podmínky a relevantní ustanovení této Výzvy, neboť formální
a obsahové nedostatky často vedou k vyřazení nabídek i jinak kvalifikovaných dodavatelů. Dodavatelé by měli proto zohlednit zejména následující pokyny:

• řádně označit a zapečetit listinnou nabídku

• nepodepisovat nabídku neoprávněnou osobou

• nepřejímat slepě vzorové přílohy, nechat v nich jen odpovídající ustanovení

• neměnit, nevypouštět, nepřidávat ani neslučovat položky v tabulce technické specifikace (je-li požadována)

• neměnit návrh smlouvy, kromě částí k tomu určených (stanoví-li jej zadavatel)

• zkontrolovat nabídkové ceny a číselné údaje v krycím listu, návrhu smlouvy, technické specifikaci a jiných dokumentech, aby nebyly rozporné

• stanovit ceny v Kč včetně DPH v souladu s aktuální sazbou

• vyjasnit si předem všechny otázky a prostudovat znění Výzvy, v případě pochybností či nejasností včas podat žádost o vysvětlení (ne až ke konci lhůty pro podání nabídek).

6. UPOZORNĚNÍ A VÝHRADY ZADAVATELE

Zadavatel nehradí dodavatelům náklady, které vynaložili na zpracování nabídky a na svou účast
v poptávkovém řízení. Účast v poptávkovém řízení není podmiňována zaplacením žádného poplatku, podat nabídku může libovolný dodavatel.

Zadavatel si nevyhrazuje změnu závazku ani nepřipouští varianty nabídky, ledaže by Výzva stanovila jinak.

Nabídky doručené ve lhůtě pro podání nabídek nebo po této lhůtě se dodavatelům nevracejí, zadavatel je archivuje ve spisu veřejné zakázky. Výjimkou je zpětvzetí nabídky, kdy dodavatel stáhne již podanou nabídku zpět nebo podá ve lhůtě novou aktualizovanou nabídku, kterou vymění za předchozí.

Zadavatel si vyhrazuje možnost změny lhůty pro podání nabídek. Případná změna bude oznámena všem dodavatelům a uveřejněna na profilu zadavatele v E-ZAK.

Zadavatel si vyhrazuje právo ověřit informace obsažené v nabídce dodavatele u třetích osob.

Zadavatel je oprávněn před uzavřením smlouvy důkladně si znovu ověřit údaje v nabídce vybraného dodavatele, zda odpovídají skutečnosti a požadovat po dodavateli další upřesnění, vysvětlení nebo doklady. Zadavatel si vyhrazuje právo neuzavřít smlouvu s dodavatelem, který neposkytl součinnost nebo v nabídce uvedl nepravdivé údaje.

Zadavatel je oprávněn zrušit poptávkové řízení kdykoli z jakéhokoliv důvodu i bez uvedení důvodu.

Vzhledem k tomu, že se jedná o zakázku malého rozsahu, není dodavatel oprávněn podat námitky ve smyslu § 241 a násl. ZZVZ.

Zadavatel je oprávněn uzavřít smlouvu s jediným dodavatelem v případě, jestliže byla podána pouze jedna nabídka nebo když po posouzení nabídek zbyla k hodnocení pouze jedna nabídka.

Zadavatel upozorňuje dodavatele na povinnost zadavatele zajistit uveřejnění smlouvy uzavřené na tuto VZ včetně příloh, všech jejích změn a dodatků v Registru smluv a případně na profilu zadavatele v elektronickém nástroji E-ZAK. Smlouva nebo dodatek se uveřejní v Registru smluv do 15 dnů od uzavření.

Tyto pokyny se vztahují na VZ zařazenou do III. Skupiny aktuální Směrnice RPK č. 2/2016, o zadávání veřejných zakázek, v hodnotě nad 1 mil. Kč do 2 mil. Kč bez DPH pro dodávky a služby a nad 1 mil. Kč do 6 mil. Kč bez DPH pro stavební práce.

13