Výzva k podání nabídky
Úřad vlády České republiky
Odbor komunikace o evropských záležitostech
Čj. 34518/2022-UVCR-1
Výzva k podání nabídky
včetně zadávací dokumentace k veřejné zakázce malého rozsahu s názvem:
„Kulaté stoly v rámci Národního konventu o EU XIV“
Česká republika – Úřad vlády České republiky (dále jen „zadavatel“) Vás vyzývá k podání nabídky a prokázaní kvalifikace pro veřejnou zakázku „Kulaté stoly v rámci Národního konventu o EU XIV“ (dále jen „veřejná zakázka“).
Tato veřejná zakázka malého rozsahu je zadávána mimo rámec zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZZVZ"), v souladu s ustanovením § 31 ZZVZ podle zásad § 6 ZZVZ. Výběrové řízení je realizováno přiměřeně k pojmům a principům použitým v ZZVZ. Touto výzvou není zahájeno zadávací řízení ve smyslu § 3 ZZVZ. Pokud výzva v jednotlivých ustanoveních odkazuje na text ZZVZ, nejedná se o postup v některém zadávacím řízení ve smyslu § 4 odst. 4 ZZVZ, ustanovení ZZVZ se na výběrové řízení neaplikují. Vzhledem k tomu v tomto výběrovém řízení nelze proti rozhodnutí zadavatele uplatnit námitky či jiné standardní opravné prostředky ve smyslu ZZVZ.
1. Identifikační a kontaktní údaje zadavatele
Název: Česká republika – Úřad vlády České republiky
Sídlo: nábřeží Xxxxxxx Xxxxxx 000/0, 000 00 Xxxxx 0 – Xxxx Xxxxxx
IČO: 00006599
DIČ: CZ00006599
Zastoupená: JUDr. Mgr. Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, Ph.D., ředitelem Odboru
komunikace o evropských záležitostech
Kontaktní osoba: Xxx. Xxxxxxx Xxxxx, DiS., Oddělení veřejných zakázek
2. Vymezení druhu a předmětu veřejné zakázky a rozdělení veřejné zakázky na části
2.1 Části veřejné zakázky
Tato veřejná zakázka je rozdělena na 4 části. Dodavatel nebo dodavatelé jsou oprávněni podat nabídku na všechny nebo jen na některou část veřejné zakázky. Předmět jednotlivých částí veřejné zakázky je svým rozsahem tak malý, že umožňuje účast malých a středních podniků i bez dalšího dělení veřejné zakázky na části.
Část 1: Integrace Ukrajiny do EU (dále též jen „část 1“).
Část 2: Zhodnocení českého předsednictví v Radě EU (dále též jen „část 2“).
Část 3: Nové paradigma pro klimatické otázky (dále též jen „část 3“).
Část 4: Formáty regionální spolupráce z pohledu ČR (dále též jen „část 4“).
Všechny požadavky zadavatele uvedené v zadávacích podmínkách platí společně pro všechny části veřejné zakázky, pokud nejsou výslovně uvedeny odchylky pro konkrétní část veřejné zakázky.
2.2 Druh zadávacího řízení, režim veřejné zakázky, druh veřejné zakázky
Otevřené výběrové řízení v režimu veřejné zakázky malého rozsahu.
2.3 Klasifikace veřejné zakázky
CPV: 75131000-3 Služby pro vládní instituce 79551000-1 Psaní textů
79552000-8 Zpracování textů
2.4 Místo plnění veřejné zakázky
Místem plnění veřejné zakázky je celé území České republiky. Místem předání plnění je sídlo zadavatele, tj. Strakova akademie na adrese xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx 000/0, 000 00 Xxxxx 0 – Xxxx Xxxxxx.
2.5 Doba plnění veřejné zakázky
Veřejná zakázka bude realizována na základě smlouvy, která bude uzavřena mezi zadavatelem a vybraným dodavatelem samostatně pro každou jednotlivou část veřejné zakázky a která je přílohou č. 5 této výzvy k podání nabídky (dále jen „výzva“).
Předpokládaný termín plnění je stanoven na říjen 2022 – červenec 2023; konkrétní termín realizace jednotlivých dílčích plnění bude stanoven zadavatelem v předstihu min. 6 týdnů před realizací jednotlivého dílčího plnění.
2.6 Věcné vymezení předmětu veřejné zakázky
Předmětem veřejné zakázky je zajištění kulatého stolu k jednotlivým tématům dle příslušné části veřejné zakázky, zahrnující vytvoření podkladových dokumentů pro diskusi na předmětném kulatém stolu, moderaci diskuse a zpracování nezávislých expertních doporučení pro vládu, která budou výstupem z jednání.
Veřejná zakázka je rozdělena na 4 části podle témat jednotlivých kulatých stolů, přičemž dodavatel nebo dodavatelé jsou oprávněni podat nabídku na všechny nebo jen na některé části veřejné zakázky, nebo jen na jednu část veřejné zakázky.
Podrobný popis předmětů jednotlivých částí (témat kulatých stolů) veřejné zakázky je uveden v příloze č. 5 této výzvy - vzoru smlouvy (dále též „smlouva“) - vzor smlouvy je shodný pro všechny části předmětu veřejné zakázky, liší se pouze v ustanoveních příslušných vždy pro konkrétní část veřejné zakázky (ta jsou vyznačena žlutou barvou se zeleně vyznačenými instrukcemi pro dodavatele).
2.7 Předpokládaná hodnota veřejné zakázky
Předpokládaná hodnota veřejné zakázky, resp. jejích částí 1 až 4 činí 115.702,40 Kč bez DPH.
Předpokládaná hodnota jednotlivých částí veřejné zakázky zadávaných v tomto výběrovém řízení je:
Části veřejné zakázky | Předpokládaná hodnota v Kč bez DPH | Nejvyšší možná nabídková cena v Kč včetně DPH |
1. Integrace Ukrajiny do EU | 28.925,60 | 35.000,00 |
2. Zhodnocení českého předsednictví v Radě EU | 28.925,60 | 35.000,00 |
3. Nové paradigma pro klimatické otázky | 28.925,60 | 35.000,00 |
4. Formáty regionální spolupráce z pohledu ČR | 28.925,60 | 35.000,00 |
Předpokládaná hodnota jednotlivých částí veřejné zakázky ve výši včetně DPH je zároveň cenou nejvýše přípustnou (nejvyšší možná nabídková cena). Nabídková cena ve výši včetně DPH za kteroukoliv část veřejné zakázky nesmí být vyšší než 35.000 Kč, pro neplátce DPH je nejvyšší možnou nabídkovou cenou taktéž cena 35.000 Kč. Překročení této hodnoty bude posuzováno jako nesplnění zadávacích podmínek a účastník s takovou nabídkou bude vyloučen z výběrového řízení na tuto část veřejné zakázky.
3. Nabídka
3.1 Způsob zpracování nabídky
Nabídky musí být zpracovány v souladu s požadavky zadavatele uvedenými v této výzvě.
Nabídky včetně veškeré dokumentace vztahující se k předmětu zakázky budou zpracovány v českém jazyce. Doklad zhotovený v cizím jazyce se předkládá s překladem do českého jazyka. Má-li zadavatel pochybnosti o správnosti překladu, může si vyžádat předložení úředně ověřeného překladu dokladu do českého jazyka tlumočníkem zapsaným do seznamu znalců a tlumočníků. Doklad ve slovenském jazyce a doklad o vzdělání v latinském jazyce lze předložit bez překladu.
Nabídka, která nebude zadavateli doručena ve lhůtě nebo způsobem stanoveným v této výzvě, se nepovažuje za podanou a v průběhu výběrového řízení se k ní nepřihlíží.
Nabídka nebude obsahovat přepisy a opravy, které by mohly zadavatele uvést v omyl. Nabídka musí být zpracována v souladu s požadavky zadavatele uvedenými v této výzvě.
Podává-li dodavatel nabídku na více částí veřejné zakázky, musí být nabídka podána pro každou část veřejné zakázky zcela samostatně, tzn. všechny součásti nabídky (doklady na prokázání kvalifikace, podklady pro hodnocení apod.) s výjimkou krycího listu, musí být podány samostatně pro každou část veřejné zakázky, a to i v případě, že by tyto součásti nabídky byly zcela totožné.
3.2 Obsah nabídky
Dodavatel předloží ve své nabídce následující dokumenty:
1. krycí list nabídky (postačuje 1 společný pro všechny části veřejné zakázky, na něž dodavatel podává nabídku) včetně kalkulace nabídkové ceny - viz příloha č. 1 této výzvy (nabídková cena viz čl. 6 této výzvy);
2. čestné prohlášení o splnění základní a profesní způsobilosti (nebo jiný doklad), z jehož obsahu bude zřejmé, že dodavatel splňuje kritéria způsobilosti požadované zadavatelem – dle přílohy č. 2 této výzvy;
3. čestné prohlášení o splnění technické kvalifikace (nebo jiný doklad), z jehož obsahu bude zřejmé, že dodavatel splňuje kritéria technické kvalifikace požadované zadavatelem – dle přílohy č. 3 této výzvy;
4. strukturované profesní životopisy vedoucího a člena realizačního týmu, ze kterých bude jasně vyplývat úroveň a obor dosaženého vzdělání, jakož i délka praxe a místo jejího dosažení (zpracované dle požadavků uvedených v čl. 7.1.3 této výzvy);
5. vyplněná tabulka k hodnocení subkritéria publikační činnost dle čl. 7.1.3 této výzvy a přílohy
č. 4 této výzvy;
6. dokument „Podkladový dokument“, zpracovaný dle požadavků uvedených v čl. 7.1.2 této výzvy;
7. dokument „Otázky k prodiskutování na kulatém stole“, zpracovaný dle požadavků uvedených v čl. 7.1.2 této výzvy;
8. ostatní doklady a dokumenty (např. plná moc).
3.3 Podání nabídky
Nabídky se podávají v elektronické nebo listinné podobě.
Každý dodavatel může podat nabídku do všech částí veřejné zakázky nebo pouze do některé části veřejné zakázky. Vždy však lze podat nabídku pouze na celou část, tj. musí být zahrnuty všechny položky uvedené v dané části veřejné zakázky.
Dodavatel podává nabídku ve lhůtě pro podání nabídek.
Dodavatelé předkládají všechny doklady jako naskenované kopie v čitelné podobě nebo jako originály v elektronické podobě.
Dodavatel může podat ke každé části veřejné zakázky pouze jednu nabídku. Pokud dodavatel podává nabídku k více částem veřejné zakázky, naskenuje doklady ke každé části veřejné zakázky samostatně.
Elektronické nabídky pak musí být v elektronickém nástroji též nahrány v plném znění vždy jako samostatné soubory, u nichž dodavatel zřetelně označí, které části veřejné zakázky se týká (např.
„nabídka_část_2“, „kvalifikace_část_2“).
Listinnou nabídku podanou pro všechny části veřejné zakázky, o něž má dodavatel zájem, lze předložit v 1 obálce, avšak s jasným rozlišením jednotlivých částí veřejné zakázky.
Vyznačení všech částí, pro které je nabídka podávána, bude uvedeno v krycím listu (viz příloha č. 1 této výzvy). Krycí list postačí předložit pouze jedenkrát pro všechny části podávané nabídky jedním dodavatelem, pokud jsou podány v 1 obálce nebo elektronicky.
3.3.1 Podání nabídek v listinné podobě
Nabídku v listinné podobě lze podávat v pracovních dnech do podatelny zadavatele (osobně, poštou apod.) tak, aby nabídka byla doručena zadavateli do konce lhůty pro podání nabídek.
Adresa pro podávání nabídek: Úřad vlády České republiky
nábřeží Xxxxxxx Xxxxxx 000/0 000 00 Xxxxx 0
Provozní doba podatelny pro osobní doručení nabídky: Po – Pá od 07:30 h do16:30 h.
Nabídka se podává v řádně uzavřené, neprůhledné a nepoškozené obálce, označené názvem veřejné zakázky „Kulaté stoly v rámci Národního konventu o EU XIV“, a dále musí být na obálce uvedena identifikace a adresa dodavatele, který nabídku podává.
Nabídka, která nebude zadavateli doručena ve lhůtě nebo způsobem stanoveným v této výzvě, se nepovažuje za podanou a v průběhu výběrového řízení se k ní nepřihlíží.
V případě podání nabídky v listinné podobě dodavatel předloží nabídku pro libovolný počet částí veřejné zakázky v jednom vyhotovení v jedné obálce. Všechny listy nabídky budou navzájem pevně spojeny či sešity tak, aby byly dostatečně zabezpečeny před jejich vyjmutím z nabídky. Všechny dokumenty nabídky budou řádně čitelné, bez škrtů a přepisů.
3.3.2 Podání nabídek v elektronické podobě
Nabídky v elektronické podobě se podávají výhradně prostřednictvím profilu zadavatele na adrese xxxxx://xxxxxxx.xxxxx.xx/xx00000000, a to formou podání nabídky. Jiný způsob elektronického podání nabídky (např. odpověď na zprávu v elektronickém nástroji, e-mail atd.) není přípustný. Nabídky podané elektronicky jiným způsobem budou považovány za nepodané a zadavatel k nim nepřihlédne.
Zadavatel dodavatele upozorňuje, že prostřednictvím profilu zadavatele na adrese xxxxx://xxxxxxx.xxxxx.xx/xx00000000 nelze podat na každou část veřejné zakázky za jednoho dodavatele nabídky zvlášť. Bez ohledu na počet částí veřejné zakázky, o něž má dodavatel zájem, je nezbytné podat nabídky k jednotlivým částem současně (najednou), tj. jedním úkonem. Dodavatel tak podá nabídku k předmětné veřejné zakázce jako celku, přičemž je zcela irelevantní, jestli tak učiní v rámci jednoho souboru či nahraje souborů více. Vždy však musí být jasně rozlišeno, které soubory patří k jaké části veřejné zakázky.
Zadavatel dodavatelům doporučuje, aby s dostatečným předstihem před podáním nabídky přes profil zadavatele (nástroj EZAK) provedli:
1. registraci a ověření identity organizace v Centrální databázi dodavatelů FEN na adrese xxxxx://xxx.xx/#/xxxxxxxxxx, pokud tak již neučinili v předchozích veřejných zakázkách;
2. na profilu zadavatele nabízený test nastavení prohlížeče a systému (výsledkem testu jsou upozornění na nutná nastavení, aktualizace, velikost příloh atp.). Zadavatel především upozorňuje dodavatele, že jednotlivé přílohy vkládané na profil zadavatele mají omezenou velikost nastavenou
provozovatelem nástroje EZAK a dodavatelé tak musí případné větší soubory upravit tak, aby bylo umožněno jejich nahrání.
Dodavatelé předkládají všechny doklady jako naskenované kopie v čitelné podobě nebo jako originály v elektronické podobě, s výjimkou kalkulace nabídkové ceny, která je přílohou B této výzvy. Tuto přílohu lze doložit jako dokument v editovatelné podobě ve formátu Microsoft Excel.
Dodavatel může podat pouze jednu nabídku. Podaná nabídka je pro dodavatele závazná a dodavatel není oprávněn, po uplynutí lhůty pro podání nabídek, svoji nabídku měnit.
Dodavatel je ve své nabídce povinen označit informace, které považuje za důvěrné (obdobně dle
§ 218 ZZVZ) nebo které jsou předmětem obchodního tajemství (dle § 504 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen „občanský zákoník“).
3.4 Varianty nabídky
Varianty nabídky nejsou přípustné.
3.5 Lhůta pro podání nabídek, zadávací lhůta
Lhůta pro podání nabídek je uveřejněna na profilu zadavatele na adrese xxxxx://xxxxxxx.xxxxx.xx/xx00000000, kde budou uveřejněny i její případné změny (prodloužení).
Veřejné otevírání nabídek se nekoná. Zadavatel nestanovuje žádnou zadávací lhůtu.
4. Kvalifikace
Kvalifikaci splňuje dodavatel, který prokáže splnění kritérií kvalifikace specifikovaných níže:
a) základní způsobilosti obdobně dle § 74 ZZVZ;
b) profesní způsobilosti obdobně dle § 77 odst. 1 ZZVZ;
c) technické kvalifikace obdobně dle § 79 ZZVZ.
4.1 Základní způsobilost
(Základně) způsobilým není dodavatel, který:
a) byl v zemi svého sídla v posledních 5 letech před zahájením zadávacího řízení pravomocně odsouzen pro trestný čin uvedený v příloze č. 3 k ZZVZ nebo obdobný trestný čin podle právního řádu země sídla dodavatele; k zahlazeným odsouzením se nepřihlíží,
b) má v České republice nebo v zemi svého sídla v evidenci daní zachycen splatný daňový nedoplatek,
c) má v České republice nebo v zemi svého sídla splatný nedoplatek na pojistném nebo na penále na veřejné zdravotní pojištění,
d) má v České republice nebo v zemi svého sídla splatný nedoplatek na pojistném nebo na penále na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti,
e) je v likvidaci, proti němuž bylo vydáno rozhodnutí o úpadku, vůči němuž byla nařízena nucená správa podle jiného právního předpisu nebo v obdobné situaci podle právního řádu země sídla dodavatele.
Je-li dodavatelem právnická osoba, musí podmínku podle písm. a) splňovat tato právnická osoba a zároveň každý člen statutárního orgánu. Je-li členem statutárního orgánu dodavatele právnická osoba, musí podmínku podle písm. a) splňovat
i. tato právnická osoba,
ii. každý člen statutárního orgánu této právnické osoby a
iii. osoba zastupující tuto právnickou osobu v statutárním orgánu dodavatele.
Účastní-li se zadávacího řízení pobočka závodu, postupuje se obdobně dle § 74 odst. 3 ZZVZ.
4.1.1 Prokazování základní způsobilosti
Dodavatel prokazuje splnění podmínek základní způsobilosti předložením
a) výpisu z evidence Rejstříku trestů ve vztahu k čl. 4.1 písm. a),
b) potvrzení příslušného finančního úřadu ve vztahu k čl. 4.1 písm. b),
c) písemného čestného prohlášení ve vztahu ke spotřební dani ve vztahu k části čl. 4.1 písm. b),
d) písemného čestného prohlášení ve vztahu k čl. 4.1 písm. c),
e) potvrzení příslušné okresní správy sociálního zabezpečení ve vztahu k čl. 4.1 písm. d),
f) výpisu z obchodního rejstříku, nebo předložením písemného čestného prohlášení v případě, že není v obchodním rejstříku zapsán, ve vztahu k čl. 4.1 písm. e).
Doklady dle tohoto článku se předkládají v kopiích a lze je nahradit čestným prohlášením, jehož vzor je uveden v příloze č. 2 této výzvy.
Doklady prokazující základní způsobilost musí prokazovat splnění požadovaných kritérií způsobilosti nejpozději v době 3 měsíců přede dnem podání nabídky.
4.2 Profesní způsobilost
Dodavatel prokazuje splnění profesní způsobilosti předložením výpisu z obchodního rejstříku nebo jiné obdobné evidence, pokud jiný právní předpis zápis do takové evidence vyžaduje. Doklad dle přechozí věty musí prokazovat splnění požadovaných kritérií způsobilosti nejpozději v době 3 měsíců přede dnem podání nabídky.
Doklad dle tohoto článku se předkládá v kopii a lze jej nahradit čestným prohlášením, jehož vzor je uveden v příloze č. 2 této výzvy.
4.3 Technická kvalifikace
Kritéria technické kvalifikace splňuje dodavatel, který:
a) V období posledních 3 let (počítáno zpětně od konce lhůty pro podání nabídek) realizoval alespoň 3 akce pro odbornou nebo širší veřejnost na téma související s politikami Evropské unie při minimální účasti 20 osob na jedné takovéto akci.
b) Disponuje realizačním týmem min. 2 osob, složeným z vedoucího týmu a 1 člena týmu, kteří splňují všechny níže specifikované minimální požadavky:
i. Vedoucí týmu musí mít min. vysokoškolské bakalářské vzdělání a min. 3 roky praxe v relevantním oboru ve vztahu k předmětu plnění příslušné části veřejné zakázky (např. zpracovávání analytických shrnutí relevantních právních aktů na evropské a/nebo státní úrovni, působení v rámci institucí EU nebo vnitrostátních institucí ve funkci přímo související s relevantními politikami EU a/nebo ČR, akademická výzkumná činnost cílená na studium témat souvisejících se zaměřením jednotlivých kulatých stolů atp.);
ii. Člen týmu musí mít min. vysokoškolské bakalářské vzdělání.
K prokázání kritérií technické kvalifikace zadavatel požaduje, aby dodavatel v nabídce předložil seznam služeb obdobně dle § 79 odst. 2 písm. b) ZZVZ a seznam členů realizačního týmu obdobně dle § 79 odst. 2 písm. c) a d) ZZVZ formou čestného prohlášení, jehož vzor je uveden v příloze č. 3 této výzvy, z jehož obsahu bude zřejmé, že výše uvedená kritéria technické kvalifikace dodavatel splňuje.
Dodavatel, se kterým má být uzavřena smlouva, je povinen, v případě, že o to zadavatel požádá, před jejím uzavřením předložit zadavateli doklady prokazující splnění tohoto kritéria technické kvalifikace, tj. doklady o realizaci výše specifikovaných akcí (např. odkaz na webovou stránku s dostupnými informacemi o akci, odkaz na pozvánku či potvrzení o účasti apod.).
Nesplnění této povinnosti se považuje za neposkytnutí součinnosti k uzavření smlouvy obdobně dle § 104 písm. a) ZZVZ. Zadavatel je v tomto případě oprávněn vyloučit účastníka z výběrového řízení a uzavřít smlouvu s účastníkem, který se umístil druhý, případně třetí a další v pořadí.
4.4 Doklady o kvalifikaci
Doklady dle čl. 4.1 až 4.3 této výzvy se při podání nabídky předkládají v kopiích a lze je nahradit
čestným prohlášením dle přílohy č. 2 a 3 této výzvy.
4.5 Předložení dokladů prokazujících splnění kritérií kvalifikace v rámci součinnosti před podpisem smlouvy
Zadavatel je oprávněn (nikoliv povinen) vyzvat vybraného dodavatele, se kterým má být uzavřena smlouva, aby před jejím uzavřením předložil zadavateli originály nebo kopie dokladů prokazujících splnění kvalifikace ve výše uvedeném rozsahu. Nesplnění této povinnosti se považuje za neposkytnutí součinnosti k uzavření smlouvy a zadavatel je oprávněn vyloučit vybraného dodavatele z výběrového řízení.
5. Obchodní podmínky, návrh smlouvy
Obchodní a jiné smluvní podmínky jsou zpracované v podobě vzoru smlouvy, který je přílohou č. 5 této výzvy.
Dodavatel není povinen v nabídce předložit návrh smlouvy, avšak prohlášením uvedeném v krycím listu nabídky, který je připojen jako příloha č. 1 této výzvy, se zavazuje uzavřít se zadavatelem smlouvu v souladu s tímto vzorem, stane-li se vybraným dodavatelem a zároveň se zavazuje uzavřít se zadavatelem smlouvu o zpracování osobních údajů ve smyslu čl. 28 odst. 3 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „Nařízení“) v souladu se vzorem uvedeným v příloze č. 6 této výzvy.
Tyto smlouvy budou uzavřeny s vybraným dodavatelem samostatně pro každou jednotlivou část veřejné zakázky. Vzor smlouvy uvedený v příloze č. 5 (včetně jeho příloh A a B) a 6 této výzvy je shodný pro všechny části veřejné zakázky, s výjimkou ustanovení příslušných vždy pro konkrétní část veřejné zakázky (ta jsou vyznačena žlutou barvou se zeleně vyznačenými instrukcemi pro dodavatele). Jsou-li návrhy smluv součástí nabídky, dodavatel upraví smlouvy tak, aby příslušná ustanovení smluv odpovídala vždy části veřejné zakázky, na kterou podává nabídku.
Návrh realizační smlouvy na plnění veřejné zakázky je koncipován zadavatelem jako nedílná součást této výzvy, přičemž takový návrh smlouvy je pro všechny dodavatele stejný a zcela shodný. Dodavatel nemá žádnou možnost ovlivnit text a znění realizační smlouvy, kterou musí dodavatel v plném rozsahu akceptovat. V tomto konkrétním výběrovém řízení se tak jedná o kontraktační proces, kdy dodavatel k návrhu realizační smlouvy buď přistoupí (adheruje), či nikoliv (takto zvolený postup má však pro dodavatele nepříznivé až zcela tíživé dopady). Jakákoliv změna návrhu realizační smlouvy oproti zadávacím podmínkám by prakticky byla důvodem pro vyloučení dodavatele z výběrového řízení, s výjimkou doplnění údajů na místech k tomu předpokládaných (typicky doplnění ceny, která vychází z nabídky dodavatele).
6. Zpracování nabídkové ceny
Dodavatel je povinen předložit ve své nabídce celkovou nabídkovou cenu za kompletní plnění předmětu příslušné části veřejné zakázky v rozsahu stanoveném touto výzvou a smlouvou, která tvoří přílohu č. 5 této výzvy.
Nabídková cena musí obsahovat veškeré náklady nezbytné k realizaci předmětu příslušné části veřejné zakázky podle podmínek stanovených zadavatelem v této výzvě. Nabídková cena je cena konečná a nepřekročitelná.
Celková nabídková cena ve výši včetně DPH za kteroukoliv část veřejné zakázky nesmí být vyšší než 35.000 Kč, pro neplátce DPH je nejvyšší možnou nabídkovou cenou taktéž cena 35.000 Kč. Dodavatel s vyšší nabídkovou cenou bude vyloučen z výběrového řízení.
Dodavatel vyplní nabídkovou cenu (cena bez DPH a cena včetně DPH) vždy pro každou příslušnou část veřejné zakázky do krycího listu nabídky zpracovaného dle přílohy č. 1 této výzvy – krycí list nabídky. Do smlouvy pro každou samostatnou část veřejné zakázky bude cena vyplněna až před podpisem smlouvy.
6.1 Nabídková cena v případě povinnosti přiznat DPH zadavatelem
V případě, že dodavatel není povinen v České republice přiznat DPH a tuto povinnost musí splnit zadavatel (jedná se zejména o případ, kdy je dodavatel osoba povinná k dani neusazená v tuzemsku podle § 108 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, za níž je povinen daň přiznat plátce či identifikovaná osoba, tj. zadavatel), je dodavatel povinen na tuto skutečnost v nabídce výslovně upozornit.
6.2 Mimořádně nízká nabídková cena
V případě pochybností zadavatele, zda nabídková cena účastníka není mimořádně nízká, zadavatel může požádat účastníka výběrového řízení o zdůvodnění mimořádně nízké nabídkové ceny a vyloučit tohoto účastníka z výběrového řízení, pokud relevantní vysvětlení ve stanovené lhůtě nepředloží, nebo pokud vysvětlení dodavatele nebude dostatečné a odůvodněné.
7. Hodnocení nabídek
Nabídky budou hodnoceny dle jejich ekonomické výhodnosti.
Zadavatel bude hodnotit ekonomickou výhodnost nabídky na základě níže uvedených kritérií hodnocení.
Jednotlivá kritéria hodnocení a jejich váhy:
Název kritéria | Váha |
1. Nabídková cena | 40 % |
2. Kvalita ukázkového textu podkladového dokumentu a možných otázek k diskusi | 30 % |
3. Kvalita realizačního týmu | 30 % |
Dodavatel není oprávněn podmínit jím navrhované údaje, které jsou předmětem hodnocení, další podmínkou. Podmínění nebo uvedení několika rozdílných hodnot je důvodem pro vyloučení účastníka z výběrového řízení. Obdobně bude zadavatel postupovat v případě, že dojde k uvedení hodnoty, která je předmětem hodnocení, v jiné veličině či formě než zadavatel stanovil.
Upozornění zadavatele:
Zadavatel upozorňuje dodavatele, aby při zpracování své nabídky věnovali pozornost zvláště doložení všech dokladů a informací, na základě nichž bude zadavatel provádět hodnocení nabídek.
Obdobně dle § 46 odst. 2 ZZVZ nabídka nemůže být doplněna o údaje, doklady, vzorky nebo modely za předpokladu, že takto doplněné údaje, doklady, vzorky nebo modely budou předmětem hodnocení dle zadavatelem stanovených kritérií hodnocení.
I když dodavateli není ZZVZ výslovně zakázáno svoji nabídku doplnit, může být nabídka účastníka výběrového řízení obdobně dle § 46 odst. 2 ZZVZ doplněna pouze na základě žádosti zadavatele. Zadavatel nemá jakoukoliv povinnost účastníky výběrového řízení k objasnění a doplnění jejich nabídek vyzývat, přičemž vždy závisí pouze na rozhodnutí zadavatele, zda toto učiní1. Dodavatelé se tak nemohou spoléhat na méně kvalitní nebo nedbalé zpracování své nabídky s tím, že případně chybějící doklady a informace si zadavatel opatří postupem obdobně dle § 46 ZZVZ.
1 ZZVZ nepočítá s povinností zadavatele vyzývat dodavatele (účastníka výběrového řízení) k objasnění či doplnění nabídky
7.1 Způsob hodnocení nabídek účastníků podle jednotlivých kritérií hodnocení
Pro hodnocení nabídek bude použita bodovací stupnice v rozsahu 0 až 100. Každé jednotlivé nabídce je dle kritéria hodnocení přidělena bodová hodnota, která odráží úspěšnost předmětné nabídky v rámci daného kritéria. Pro číselně vyjádřitelná kritéria, pro která má nejvýhodnější nabídka maximální hodnotu kritéria, získá hodnocená nabídka bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru hodnoty nabídky k hodnotě nejvýhodnější nabídky. Pro číselně vyjádřitelná kritéria, pro která má nejvýhodnější nabídka minimální hodnotu kritéria, získá hodnocená nabídka bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru hodnoty nejvýhodnější nabídky k hodnocené nabídce.
Výsledné hodnocení podle bodovací metody bude provedeno tak, že jednotlivá bodová ohodnocení nabídek dle jednotlivých kritérií hodnocení budou vynásobena příslušnou vahou daného kritéria. Na základě součtu výsledných hodnot kritérií hodnocení u jednotlivých nabídek bude stanoveno pořadí úspěšnosti jednotlivých nabídek tak, že jako nejúspěšnější bude stanovena nabídka, která dosáhla nejvyšší hodnoty. V případě rovnosti bodů nabídek na prvním místě bude mezi těmito nabídkami vybrána jako nejvýhodnější nabídka s nižší nabídkovou cenou, v případě rovnosti i mezi nabídkovými cenami pak nabídka s vyšším bodovým ziskem za kritérium hodnocení „Kvalita ukázkového textu podkladového dokumentu a možných otázek k diskusi“, v případě rovnosti bodů za toto kritérium pak nabídka s vyšším bodovým ziskem za kritérium hodnocení „Kvalita realizačního týmu“, a v případě rovnosti i tohoto kritéria pak losem.
7.1.1. Kritérium hodnocení č. 1 – Nabídková cena
Jako nejvýhodnější bude dle tohoto kritéria hodnocena nabídka účastníka, který v nabídce uvede nejnižší nabídkovou cenu. Nabídková cena bude hodnocena podle její absolutní výše v korunách českých včetně DPH. Bodové hodnocení bude vypočteno podle vzorce:
nejnižší nabídková cena
x 100
hodnocená nabídková cena
7.1.2. Kritérium hodnocení č. 2 – Kvalita ukázkového textu podkladového dokumentu a možných otázek k diskusi
V rámci tohoto kritéria hodnocení bude hodnocena kvalita textu ukázkového podkladového dokumentu a otázek k diskusi, a dále relevance použitých informačních zdrojů, faktická přesnost textu, míra analytičnosti textu, srozumitelnost textu při zachování vysoké odborné úrovně a celková jazyková úroveň textu.
Účastník k danému kritériu předloží jako součást své nabídky vypracovaný dokument s názvem
„Podkladový dokument“ vyhotovený na aktuální téma související s evropskou integrací, politikami EU nebo tématy jednotlivých kulatých stolů. Zadavatel tedy výslovně nepožaduje, aby bylo téma podkladového dokumentu shodné s tématem kulatého stolu, na který dodavatel podává nabídku, jak je uvedeno v čl. 2.5 této výzvy. Doporučený rozsah textu je 10 normostran, tj. 18.000 znaků. Zadavatel výslovně připouští možnost, že text podkladového dokumentu již byl dodavatelem publikován nebo využit v jeho předešlé činnosti, přičemž však požaduje, aby vedoucí týmu nebo člen realizačního týmu dle čl. 4.3 této výzvy byl autorem nebo spoluautorem předloženého textu. Za kvalitu zpracování „Podkladového dokumentu“ pro kulatý stůl může účastník obdržet v rámci tohoto kritéria maximálně 60 bodů.
Účastník v rámci tohoto kritéria ve své nabídce rovněž předloží samostatný dokument s názvem „Otázky k prodiskutování na kulatém stole“, který bude obsahovat 3–4 diskusní otázky týkající se tématu kulatého stolu dle čl. 2.5 této výzvy, tj. části, na níž nabídku podává. Diskusní otázky volí účastník podle svého uvážení tak, aby se jednalo o otázky, které by podle něj měly tvořit základ diskuse na kulatém stole. Dokument obsahující diskusní otázky musí mít maximální rozsah 1 normostrany, tj. 1.800 znaků. Za kvalitu zpracování „Otázek k prodiskutování na kulatém stole“ může účastník obdržet v rámci tohoto kritéria maximálně 40 bodů.
Předložením nabídky dodavatel bere na vědomí, že obsah dokumentů „Podkladový dokument“ a „Otázky k prodiskutování na kulatém stole“ budou v případě, že jeho nabídka bude vybrána jako nejvýhodnější, považovány ze strany zadavatele za možné východisko pro konečné znění podkladového dokumentu a diskusních otázek pro jednání kulatého stolu, a ne za konečné znění těchto dokumentů.
V rámci tohoto kritéria budou nabídky hodnoceny následovně:
Hodnoceným nabídkám bude v rámci každého subkritéria přiřazeno takové bodové hodnocení, které vyjadřuje míru splnění tohoto kritéria ve vztahu k nabídce nejlépe splňující toto kritérium.
Bodové hodnoty přidělené jednotlivým nabídkám v rámci obou výše uvedených subkritérií budou sečteny a následně přepočteny dle vzorce:
bodový zisk hodnocené nabídky
x 100
nejvyšší bodový zisk v rámci kritéria
7.1.3. Kritérium hodnocení č. 3 – Kvalita realizačního týmu
V rámci tohoto kritéria hodnocení bude zadavatel hodnotit kvalitu osob zapojených do realizace veřejné zakázky (členů realizačního týmu) nad rámec povinných minimálních požadavků dle čl. 4.3 písm. b) této výzvy, a to vedoucího a jednoho člena realizačního týmu.
Pro účely hodnocení tohoto kritéria (s výjimkou subkritéria publikační činnost) účastník předloží ve své nabídce strukturované životopisy vedoucího a jednoho člena realizačního týmu, které budou obsahovat zejména jasně uvedené údaje o dosaženém stupni vzdělání, oboru vzdělání, délce relevantní praxe (společně s uvedením instituce a pozice, na které byla praxe získána). Pro účely hodnocení subkritéria publikační činnost účastník předloží v nabídce vyplněnou tabulku hodnocení subkritéria publikační činnost dle přílohy č. 4 této výzvy.
V rámci všech subkritérií bude hodnocen vedoucí týmu a právě jeden stejný člen realizačního týmu, jehož strukturovaný životopis bude přiložen k nabídce a jehož jméno bude uvedeno v čestném prohlášení o splnění kritérií technické kvalifikace a zároveň v příloze č. 4 této výzvy - Tabulka k hodnocení subkritéria publikační činnost.
V případě, že v nabídce bude uvedeno vícero členů realizačního týmu, bude hodnocen právě ten, který bude uveden v rámci čestného prohlášení o splnění kritérií technické kvalifikace s pořadovým číslem 1, k případným dalším uvedeným členům realizačního týmu nebude pro účely hodnocení v rámci žádného ze subkritérií přihlíženo, a to ani v případě, pokud by byli uvedeni v jiných částech nabídky na prvním místě.
V rámci tohoto kritéria bude zadavatel hodnotit na základě těchto níže uvedených subkritérií:
a) Dosažené vzdělání
b) Relevance studijního oboru
c) Délka praxe
d) Publikační činnost.
Ad a) V rámci tohoto subkritéria obdrží nabídka maximálně 15 bodů:
V případě vedoucího realizačního týmu může nabídka získat následující počty bodů:
- vysokoškolské vzdělání vyšší než Bc. (např. titul Mgr., Ing., PhDr., JUDr.) – 5 bodů
- vysokoškolské doktorské vzdělání (např. Ph.D.) nebo vyšší akademická hodnost – 10 bodů. V případě člena realizačního týmu může nabídka získat následující počty bodů:
- vysokoškolské vzdělání vyšší než Bc. (např. titul Mgr., Ing., PhDr., JUDr.) – 3 body
- vysokoškolské doktorské vzdělání (např. Ph.D.) nebo vyšší akademická hodnost – 5 bodů.
Ad b) V rámci tohoto subkritéria budou hodnoceny obory studia vedoucího a právě jednoho člena realizačního týmu, a to dle níže uvedené tabulky, uvádějící kódy oborů dle Mezinárodní klasifikace ISCED F-2013 (v rámci toho subkritéria obdrží nabídka maximálně 15 bodů):
Část veřejné zakázky | Obory vzdělání hodnocené počtem bodů 10 (vedoucí realizačního týmu), resp. 5 (člen realizačního týmu) |
Část 1 (Integrace Ukrajiny do EU) | 0111 (Pedagogika), 0222 (Historie a archeologie), 0311 (Ekonomie), 0312 (Politické vědy a občanská výchova), 0314 (Sociologie a kulturologie), 0413 (Management a správa), 0421 (Právo), 1031 (Vojsko a obrana) |
Část 2 (Zhodnocení českého předsednictví v Radě EU) | 0311 (Ekonomie), 0312 (Politické vědy a občanská výchova), 0314 (Sociologie a kulturologie), 0321 (Žurnalistika a zpravodajství), 0413 (Management a správa), 0421 (Právo), 0521 (Vědy o životním prostředí), 0713 (Elektrotechnika a energetika), 1031 (Vojsko a obrana) |
Část 3 (Nové paradigma pro klimatické otázky) | 0311 (Ekonomie), 0312 (Politické vědy a občanská výchova), 0413 (Management a správa), 0421 (Právo), 0511 (Biologie), 0521 (Vědy o životním prostředí), 0522 (Přírodní prostředí a ochrana přírody), 0712 (Technologie ochrany životního prostředí), 0713 (Elektrotechnika a energetika), 0714 (Elektronika a automatizace) |
Část 4 (Formáty regionální spolupráce z pohledu ČR) | 0222 (Historie a archeologie), 0311 (Ekonomie), 0312 (Politické vědy a občanská výchova), 0314 (Sociologie a kulturologie), 0413 (Management a správa), 0416 (Velkoobchod a maloobchod), 0421 (Právo), 1031 (Vojsko a obrana) |
V případě, že vedoucí nebo člen realizačního týmu budou disponovat vzděláním ve více oborech, bude nabídce přiděleno 10, resp. 5 bodů v případě, že alespoň jeden z oborů, v nichž jsou vzděláni vedoucí nebo člen realizačního týmu, odpovídá oborům v druhém sloupci výše uvedené tabulky. Pokud ani jeden z oborů vzdělání vedoucího nebo člena realizačního týmu nebude odpovídat oborům z druhého sloupce tabulky, bude nabídce přiděleno 0 bodů. Ve všech případech se bude hodnotit právě jeden obor vzdělání; vzdělání ve více oborech nebude hodnoceno vyšším počtem bodů.
Ad c) V rámci tohoto subkritéria obdrží nabídka v případě vedoucího realizačního týmu za každý 1 rok jeho praxe v relevantním oboru k plnění veřejné zakázky (např. zpracovávání analytických shrnutí relevantních právních aktů na evropské a/nebo státní úrovni, působení v rámci institucí EU nebo vnitrostátních institucí ve funkci přímo související s relevantními politikami EU a/nebo ČR, akademická výzkumná činnost cílená na studium témat souvisejících se zaměřením jednotlivých kulatých stolů atp; ve všech případech uvedených v této větě se zaměřením na problematiku související s tématem konkrétní části veřejné zakázky, na níž účastník podává nabídku) nad rámec minimální požadované délky praxe 3 body, maximálně však 30 bodů. V případě právě jednoho hodnoceného člena realizačního týmu obdrží nabídka 2 body za každý 1 rok jeho praxe, maximálně však 20 bodů. V rámci tohoto subkritéria obdrží nabídka max. 50 bodů.
Ad d) V rámci tohoto subkritéria bude každá publikace v oboru souvisejícím s předmětem veřejné zakázky hodnocena u vedoucího týmu a člena realizačního týmu počtem bodů 1. V rámci tohoto subkritéria obdrží nabídka max. 20 bodů. Za publikaci se pro účely tohoto subkritéria považuje monografie s přiděleným ISBN, článek ve sborníku s přiděleným ISBN, nebo článek v odborném periodiku s přiděleným ISSN. Publikace, které nebudou splňovat tuto podmínky, nebudou do hodnocení započteny. Minimální rozsah není stanoven. Téma publikace musí souviset s tématem konkrétní části veřejné zakázky, na níž dodavatel podává nabídku. Pokud budou
vedoucí a člen realizačního týmu spoluautory jedné publikace, bude tato hodnocena počtem bodů 1 u každého z nich.
Bodové hodnoty přidělené jednotlivým nabídkám v rámci subkritérií budou sečteny a následně přepočteny dle vzorce:
bodový zisk hodnocené nabídky
x 100
nejvyšší bodový zisk v rámci kritéria
7.2 Celkový počet bodů
Celkový počet bodů bude následně vypočítán takto:
Celkový počet bodů = 0,4 x kritérium č. 1 + 0,3 x kritérium č. 2 + 0,3 x kritérium č. 3
resp. podrobně:
nejnižší nabídková cena
bodový zisk hodnocené nabídky
Celkový počet bodů= 0,4 x (--------------------------------------- x 100) + 0,3 x ( x 100)
hodnocená nabídková cena nejvyšší bodový zisk v rámci kritéria č. 2
bodový zisk hodnocené nabídky
+ 0,3 x ( x 100)
nejvyšší bodový zisk v rámci kritéria č. 3
8. Práva zadavatele, ostatní podmínky
8.1 Vyhrazená práva zadavatele
Zadavatel si vyhrazuje právo:
a) Změnit, upřesnit či doplnit zadávací podmínky.
b) Neposkytnout účastníkům náhradu nákladů, které vynaloží v souvislosti se svou účastí ve výběrovém řízení.
c) Uveřejnit oznámení o vyloučení účastníka výběrového řízení nebo oznámení o výběru dodavatele na profilu zadavatele. V takovém případě se oznámení považují za doručená všem účastníkům výběrového řízení okamžikem jejich uveřejnění.
d) Odesílat jakékoliv zprávy a sdělení dodavatelům jen prostřednictvím profilu zadavatele.
e) Zrušit výběrové řízení bez uvedení důvodu.
f) Nabídky doručené po uplynutí stanovené lhůty jinou cestou než prostřednictvím profilu zadavatele neposuzovat a nehodnotit.
9. Vysvětlení zadávací dokumentace, změna a doplnění zadávací dokumentace, prohlídka místa plnění, komunikace v průběhu výběrového řízení, ochrana informací,
ochrana osobních údajů
9.1 Vysvětlení zadávací dokumentace
Žádost o vysvětlení zadávací dokumentace je možné doručit nejpozději 4 pracovní dny před koncem lhůty pro podání nabídek. Zadavatel doporučuje podat žádost o vysvětlení zadávací dokumentace přes profil zadavatele na adrese xxxxx://xxxxxxx.xxxxx.xx/xx00000000.
Odpověď na včas podanou žádost o vysvětlení zadávací dokumentace bude do 3 pracovních dnů od jejího obdržení odeslána tazateli (nejpozději však 2 pracovní dny před uplynutím lhůty pro podání nabídek) a všechna vysvětlení zadávací dokumentace budou uveřejněna na profilu zadavatele.
Zadavatel nebude obdobně dle § 211 odst. 3 ZZVZ odpovídat na dotazy podané jiným způsobem než v elektronické podobě, tedy na písemné dotazy podané např. osobně na podatelně zadavatele nebo zaslané jinými než elektronickými prostředky. Zadavatel dále nebude poskytovat vysvětlení na telefonické dotazy.
9.2 Změna a doplnění zadávací dokumentace
Změna nebo doplnění zadávacích podmínek bude uveřejněna nebo oznámena dodavatelům stejným způsobem jako zadávací podmínka, která byla změněna nebo doplněna.
9.3 Prohlídka místa plnění
Prohlídka místa plnění se s ohledem na charakter předmětu plnění veřejné zakázky nekoná.
9.4 Komunikace v průběhu výběrového řízení
Zadavatel bude během výběrového řízení s dodavateli komunikovat obdobně dle § 211 ZZVZ. Zadavatel doporučuje dodavatelům komunikovat prostřednictvím profilu zadavatele. Veškeré zprávy odeslané zadavatelem si může dodavatel přečíst po přihlášení na profil zadavatele ve svých příchozích zprávách. Zadavatel proto dodavatelům doporučuje průběžně sledovat stav zadávacího řízení na profilu zadavatele, a to jako přihlášení uživatelé.
Zadavatel zdůrazňuje, že při komunikaci uskutečňované prostřednictvím datové schránky je dokument doručen již dodáním do datové schránky adresáta. Prostřednictvím datové schránky nelze podat nabídku.
Zadavatel dále zdůrazňuje, že při komunikaci uskutečňované prostřednictvím elektronického nástroje (profilu zadavatele) je dokument doručen již okamžikem přijetí datové zprávy na elektronickou adresu adresáta či adresátů datové zprávy v elektronickém nástroji.
9.5 Ochrana informací
Bude-li účastník považovat některé informace uvedené ve své nabídce za informace, které nelze poskytnout při postupu podle předpisů upravujících svobodný přístup k informacím, uvede tuto skutečnost do své nabídky, příslušnou část výrazně označí a stručně zdůvodní splnění zákonných podmínek pro vyloučení poskytnutí informací při postupu podle předpisů upravujících svobodný přístup k informacím.
Účastník podáním nabídky dává souhlas s poskytnutím všech informací, které nabídka obsahuje i těch, které budou následně dodavatelem poskytnuty, podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, pokud tento souhlas výslovně neodepře s odkazem na obchodní tajemství, ochranu průmyslového vlastnictví či jiné zákonem předpokládané skutečnosti.
Zadavatel je povinným subjektem dle § 219 ZZVZ a je zatížen tzv. uveřejňovací povinností. Účastník podáním nabídky dává souhlas s uveřejněním smlouvy ve znění případných změn a dodatků, způsobem dle § 219 ZZVZ, pokud tento souhlas výslovně neodepře s odkazem na obchodní tajemství, či jiné zákonem předpokládané skutečnosti.
Zadavatel je povinným subjektem dle § 2 odst. 1 zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv. Vybraný dodavatel (účastník) podpisem smlouvy dává souhlas s uveřejněním smlouvy, ve znění případných změn a dodatků, způsobem dle § 5 shora citovaného zákona, pokud tento souhlas výslovně neodepře s odkazem na obchodní tajemství, či jiné zákonem předpokládané skutečnosti.
Zadavatel výslovně upozorňuje účastníka, že vybraný dodavatel je dle § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly, a to jako osoba (fyzická nebo právnická), podílející se na dodávkách předmětu koupě (předmětu plnění) nebo služeb hrazených z veřejných výdajů.
10. Ochrana osobních údajů
Zadavatel tímto, v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne
27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „obecné nařízení“) a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZOÚ“) informuje dodavatele, že v rámci výběrového řízení může docházet ke zpracování osobních údajů obsažených v nabídce dodavatele, a to za účelem řádného zadání veřejné zakázky v souladu s právními předpisy České republiky a EU.
Zadavatel, jakožto správce osobních údajů, zpracovává osobní údaje v rozsahu nezbytně nutném pro splnění právních povinností stanovené mu ZZVZ a souvisejícími právními předpisy jako veřejnému zadavateli. Fyzické osoby, jejichž osobní údaje jsou v rámci výběrového řízení zadavatelem zpracovávány, mohou uplatnit svá práva v souladu s obecným nařízením a ZZOÚ na adrese xxxx@xxxxx.xx.
Dodavatel se v prohlášení uvedeném v krycím listu nabídky, jehož vzor je připojen jako příloha č. 1 této výzvy, zavazuje uzavřít se zadavatelem smlouvu o zpracování osobních údajů, ve smyslu čl. 28 odst. 3 Nařízení, v souladu se vzorem uvedeným v příloze č. 6 této výzvy, stane-li se vybraným dodavatelem. Součástí plnění předmětu veřejné zakázky je mj. zpracování osobních údajů fyzických osob jako subjektů osobních údajů vybraným dodavatelem jako zpracovatelem pro zadavatele jako správce ve smyslu Nařízení, takové zpracování se řídí smlouvou, která byla za účelem zpracování uzavřena v souladu s čl. 28 odst. 3 Nařízení.
11. Další podmínky pro uzavření smlouvy
11.1 Součinnost při zpracování finálního znění smlouvy
Zadavatel požaduje po vybraném dodavateli, jako bližší podmínku součinnosti před uzavřením smlouvy obdobně dle § 104 písm. e) ZZVZ, poskytnout zadavateli součinnost při zpracování a podpisu finálních znění smluv, jejichž vzor je uveden v minimálním rozsahu v příloze č. 5 a 6 této výzvy. Smlouvy je dodavatel povinen uzavřít v souladu se závaznými vzory smluv a nabídkou vybraného dodavatele. Vybraného dodavatele, který neposkytne zadavateli součinnost při podpisu smluv nebo odmítne podepsat finální znění smluv zpracované v souladu se závaznými vzory a nabídkou vybraného dodavatele, může zadavatel z výběrového řízení vyloučit obdobně dle § 124 ZZVZ.
11.2 Zjištění údajů vybraného dodavatele, který je právnickou osobou
V případě, že vybraným dodavatelem je česká právnická osoba, zjistí zadavatel obdobně dle § 122 odst. 4 ZZVZ údaje o jeho skutečném majiteli z evidence údajů o skutečných majitelích.
Nebude-li možné údaje zjistit výše uvedeným postupem nebo jedná-li se o zahraniční právnickou osobu, vyhrazuje si zadavatel obdobně dle § 104 písm. e) ZZVZ právo vyzvat vybraného dodavatele obdobně dle § 122 odst. 3 písm. b) ZZVZ k předložení výpisu z evidence obdobné evidenci údajů o skutečných majitelích resp. výpisu ze zahraniční evidence obdobné evidenci skutečných majitelů nebo, není-li takové evidence,
a) ke sdělení identifikačních údajů všech osob, které jsou jeho skutečným majitelem, a
b) předložení dokladů, z nichž vyplývá vztah všech osob dle písm. a) k dodavateli.
Těmito doklady jsou zejména:
a) výpis ze zahraniční evidence obdobné veřejnému rejstříku;
b) seznam akcionářů;
c) rozhodnutí statutárního orgánu o vyplacení podílu na zisku;
d) společenská smlouva, zakladatelská listina nebo stanovy.
Skutečným majitelem se dle zákona č. 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů, rozumí každá fyzická osoba, která je koncovým příjemcem nebo osobou s koncovým vlivem s tím, že:
1. Koncovým příjemcem právnické osoby je každá osoba, která může přímo nebo nepřímo získávat více než 25 % z celkového majetkového prospěchu tvořeného při činnosti nebo likvidaci právnické osoby, a tento prospěch dále nepředává; má se za to, že prospěch předáván není. Koncovým příjemcem obchodní korporace je každá osoba, která má přímo nebo nepřímo právo na podíl na zisku, jiných vlastních zdrojích nebo likvidačním zůstatku obchodní korporace (dále jen "podíl na prospěchu") větší než 25 %, a tento podíl na prospěchu dále nepředává; má se za to, že podíl na prospěchu předáván není.
Pro účely výpočtu výše nepřímého podílu na prospěchu se v případě
a) řetězení podíly na prospěchu, na které mají právo navázané osoby nebo právní uspořádání, násobí a
b) větvení součiny podílů na prospěchu z jednotlivých řetězení sčítají.
2. Osobou s koncovým vlivem v obchodní korporaci je každá fyzická osoba, která je ovládající osobou podle zákona upravujícího právní poměry obchodních korporací. Má se za to, že osobou s koncovým vlivem v jiné než obchodní korporaci a v bytovém nebo sociálním družstvu je každá fyzická osoba, která je členem jejich statutárního orgánu. Na to, že fyzická osoba je osobou s koncovým vlivem v korporaci, ukazuje její přímý nebo nepřímý podíl na hlasovacích právech, který významně převyšuje podíly na hlasovacích právech ostatních osob, zejména je-li větší než 25 %.
Pro účely výpočtu výše nepřímého podílu na hlasovacích právech se v případě
a) řetězení podíly na hlasovacích právech, které mají navázané osoby nebo právní uspořádání, násobí, přičemž, s výjimkou podílu na hlasovacích právech v korporaci, která je předmětem výpočtu, se jako
1. 100 % počítají podíly na hlasovacích právech zakládající domněnku ovládání podle zákona upravujícího právní poměry obchodních korporací a
2. 0 % počítají podíly neuvedené v bodě 1,
b) větvení součiny podílů na hlasovacích právech z jednotlivých řetězení sčítají.
3. Platí, že každá osoba ve vrcholném vedení korporace je jejím skutečným majitelem,
a) nelze-li žádného skutečného majitele určit ani při vynaložení veškerého úsilí, které lze po evidující osobě rozumně požadovat, nebo
b) je-li osobou s koncovým vlivem v korporaci právnická osoba, která nemá skutečného majitele podle § 7 zákona o evidenci skutečných majitelů.
Zadavatel může vyloučit vybraného dodavatele z výběrového řízení obdobně dle § 122 odst. 7 ZZVZ, pokud nepředložil údaje, doklady o skutečném majiteli.
12. Přílohy výzvy
Nedílnou součástí této výzvy jsou následující přílohy:
Příloha č. 1 Krycí list nabídky
Příloha č. 2 Vzor čestného prohlášení o splnění základní a profesní způsobilosti Příloha č. 3 Vzor čestného prohlášení o splnění kritérií technické kvalifikace Příloha č. 4 Tabulka k hodnocení subkritéria publikační činnost
Příloha č. 5 Vzor smlouvy včetně příloh A a B
Příloha č. 6 Vzor smlouvy o zpracování osobních údajů
V Praze
Blahušiak, Ph.D.
JUDr. Mgr. Xxxx
Digitálně podepsal XXXx. Xxx. Xxxx Xxxxxxxxx, Ph.D.
Datum: 2022.07.29
10:00:36 +02'00'
XXXx. Xxx. Xxxx Xxxxxxxxx, Ph.D.
ředitel Odboru komunikace o evropských záležitostech
Krycí list nabídky
Název veřejné zakázky: | Kulaté stoly v rámci Národního konventu o EU XIV |
Identifikační údaje dodavatele právnické osoby | |
Obchodní firma nebo název: | |
Sídlo: | |
Právní forma: | |
Identifikační číslo osoby: | |
Daňové identifikační číslo – je-li přiděleno: | |
E-mail: | |
Jméno a příjmení statutárního orgánu nebo jeho členů, případně jiné fyzické osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby: | |
Název banky a číslo bankovního účtu: | |
Identifikační údaje dodavatele fyzické osoby | |
Obchodní firma nebo jméno nebo jméno a příjmení: | |
Sídlo: | |
Identifikační číslo: | |
Daňové identifikační číslo – je-li přiděleno: | |
E-mail: | |
Název banky a číslo bankovního účtu: | |
Přehled částí veřejné zakázky, na které dodavatel podává nabídku | ||||
Část veřejné zakázky | Podává nabídku (ano/ne) | Xxxxxxxxx cena bez DPH | Výše DPH | Nabídková cena včetně DPH* |
1. Integrace Ukrajiny do EU | ||||
2. Zhodnocení českého předsednictví v Radě EU | ||||
3. Nové paradigma pro klimatické otázky | ||||
4. Formáty regionální spolupráce z pohledu ČR | ||||
Dodavatel prohlašuje, že v případě, že jeho nabídka podaná ve shora uvedeném výběrovém řízení splňuje veškeré zadávací podmínky zadavatele stanovené ve výzvě k podání nabídky, a v případě, že jeho nabídka bude vybrána jako nejvýhodnější, uzavře se zadavatelem smlouvu zpracovanou v souladu s obchodními podmínkami a jinými smluvními podmínkami uvedenými v čl. 5 výzvy k podání nabídky.
Dodavatel dále prohlašuje, že předložená nabídka byla sestavena zcela samostatně, nezávisle, přičemž neexistuje žádné propojení (této) předložené nabídky s jinou samostatně podávanou nabídkou dalšího (jiného) dodavatele/účastníka tohoto výběrového řízení a neexistuje současně
žádný vztah ovládání nebo propojenosti mezi dodavatelem/účastníkem, podávajícím tuto nabídkou a dalším dodavatelem/účastníkem samostatně podávajícím jinou, další nabídku v tomto výběrovém řízení.
Dodavatel také prohlašuje, že v případě, že jeho nabídka podaná ve shora uvedeném výběrovém řízení bude vybrána jako nejvýhodnější, uzavře se zadavatelem smlouvu o zpracování osobních údajů, ve smyslu čl. 28 odst. 3 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), v souladu se vzorem uvedeným v příloze č. 6 výzvy k podání nabídky.
*V případě, že dodavatel není povinen v České republice přiznat DPH a tuto povinnost musí splnit zadavatel (jedná se zejména o případ, kdy je dodavatel osoba povinná k dani neusazená v tuzemsku podle § 108 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, za níž je povinen daň přiznat plátce či identifikovaná osoba, tj. zadavatel), je dodavatel povinen na tuto skutečnost v nabídce výslovně upozornit.
V(e) …………………….. dne ……………..
Podpis dodavatele nebo osoby oprávněné jednat jménem nebo za dodavatele | |
Obchodní firma nebo název nebo jméno a příjmení: | |
Titul, jméno, příjmení, funkce: | |
Podpis: | |
Čestné prohlášení o splnění základní a profesní způsobilosti
Název veřejné zakázky: | Kulaté stoly v rámci Národního konventu o EU XIV |
Část veřejné zakázky, na kterou je nabídka podávána | Část 1 / Část 2 / Část 3 / Část 42 |
Obchodní firma nebo název dodavatele – právnické osoby: | |
Xxxxx, příjmení a případně i obchodní firma dodavatele fyzické osoby: |
I. Základní způsobilost
Dodavatel prohlašuje, že splňuje podmínky základní způsobilosti obdobně dle § 74 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „ZZVZ“) a dle čl. 4.1 výzvy k podání nabídky.
II. Profesní způsobilost
Dodavatel prohlašuje, že splňuje podmínky profesní způsobilosti obdobně dle § 77 odst. 1 ZZVZ a dle čl. 4.2 výzvy k podání nabídky.
V(e) …………………….. dne ……………..
Podpis dodavatele nebo osoby oprávněné jednat jménem nebo za dodavatele | |
Obchodní firma nebo název nebo jméno a příjmení: | |
Titul, jméno, příjmení, funkce: | |
Podpis: | |
2 Nehodící se škrtněte (vypusťte) – dodavatel označí část veřejné zakázky, na kterou podává nabídku a ke které se vztahuje toto prohlášení. V této buňce může být vyplněna vždy jen 1 část veřejné zakázky.
Čestné prohlášení o splnění kritérií technické kvalifikace
Název veřejné zakázky: | Kulaté stoly v rámci Národního konventu o EU XIV |
Část veřejné zakázky, na kterou je nabídka podávána | Část 1 / Část 2 / Část 3 / Část 43 |
Obchodní firma nebo název dodavatele – právnické osoby: | |
Xxxxx, příjmení a případně i obchodní firma dodavatele fyzické osoby: |
Dodavatel o shora uvedenou veřejnou zakázku čestně prohlašuje, že:
I. V období posledních 3 let (počítáno zpětně od konce lhůty pro podání nabídek) realizoval alespoň 3 akce pro odbornou nebo širší veřejnost na téma související s politikami Evropské unie při minimální účasti 20 osob na jedné takovéto akci.
II. Disponuje realizačním týmem min. 2 osob, složeným z vedoucího týmu a 1 člena týmu, kteří splňují všechny níže specifikované minimální požadavky:
i. Vedoucí týmu musí mít min. bakalářské vzdělání a min. 3 roky praxe v relevantním oboru ve vztahu k předmětu plnění příslušné části veřejné zakázky (např. zpracovávání analytických shrnutí relevantních právních aktů na evropské a/nebo státní úrovni, působení v rámci institucí EU nebo vnitrostátních institucí ve funkci přímo související s relevantními politikami EU a/nebo ČR, akademická výzkumná činnost cílená na studium témat souvisejících se zaměřením jednotlivých kulatých stolů atp.).
ii. Člen týmu musí mít min. bakalářské vzdělání. K tomu dodavatel dále uvádí:
ad I. Seznam významných služeb - základní údaje o akcích pro odbornou nebo širší veřejnost na téma související s politikami Evropské unie
Název akce | Obsah - téma | Počet účastníků | Doba realizace | |
1. | ||||
2. | ||||
3. |
ad II. Seznam členů realizačního týmu
Pozice | Xxxxx, příjmení | Funkce v organizaci dodavatele | Telefon | Dosažené vzdělání | Dosažená praxe v letech | |
Vedoucí týmu | ||||||
Člen týmu |
V(e) …………………….. dne ……………..
Podpis dodavatele nebo osoby oprávněné jednat jménem nebo za dodavatele | |
Obchodní firma nebo název nebo jméno a příjmení: | |
Titul, jméno, příjmení, funkce: | |
3 Nehodící se škrtněte (vypusťte) – dodavatel označí část veřejné zakázky, na kterou podává nabídku a ke které se vztahuje toto prohlášení. V této buňce může být vyplněna vždy jen 1 část veřejné zakázky.
Podpis: |
Tabulka k hodnocení subkritéria publikační činnost
Název veřejné zakázky: | Kulaté stoly v rámci Národního konventu o EU XIV |
Část veřejné zakázky, na kterou je nabídka podávána | Část 1 / Část 2 / Část 3 / Část 44 |
Obchodní firma nebo název dodavatele – právnické osoby: | |
Xxxxx, příjmení a případně i obchodní firma dodavatele fyzické osoby: |
Vedoucí realizačního týmu (--zde dodavatel vyplní jméno a příjmení--) | |||||
Autor, spoluautor | Název | Místo a rok vydání | Počet stran | ISBN / ISSN | |
1. | |||||
2. | |||||
3. | |||||
4. | |||||
5. | |||||
6. | |||||
7. | |||||
8. | |||||
9. | |||||
10. | |||||
Člen realizačního týmu (--zde dodavatel vyplní jméno a příjmení--) | |||||
Autor, spoluautor | Název | Místo a rok vydání | Počet stran | ISBN / ISSN | |
1. | |||||
2. | |||||
3. | |||||
4. | |||||
5. | |||||
6. | |||||
7. | |||||
8. | |||||
9. | |||||
10. | |||||
V(e) …………………….. dne ……………..
Podpis dodavatele nebo osoby oprávněné jednat jménem nebo za dodavatele | |
Obchodní firma nebo název nebo jméno a příjmení: | |
Titul, jméno, příjmení, funkce: | |
Podpis: | |
4 Nehodící se škrtněte (vypusťte) - dodavatel označí část veřejné zakázky, na kterou podává nabídku a ke které se vztahuje toto prohlášení. V této buňce může být vyplněna vždy jen 1 část veřejné zakázky.
Čj. 34518/2022-UVCR- xx
Ev. číslo: 22/xxx-0
Smlouva o zajištění kulatého stolu na téma Integrace Ukrajiny do EU / Zhodnocení českého předsednictví v Radě EU / Nové paradigma pro klimatické otázky / Formáty regionální spolupráce z pohledu ČR
Dodavatel není povinen v nabídce předkládat návrh smlouvy. Smlouva bude před jejím podpisem upravena tak, aby příslušná ustanovení smlouvy odpovídala vždy části veřejné zakázky, na kterou dodavatel podává nabídku.
ve smyslu § 1746 odst. 2 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., Občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník“) a zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „autorský zákon“)
Česká republika – Úřad vlády České republiky
kterou zastupuje: XXXx. Xxx. Xxxx Xxxxxxxxx, Ph.D., ředitel Odboru komunikace o evropských záležitostech, na základě vnitřního předpisu
se sídlem: nábřeží Xxxxxxx Xxxxxx 000/0, 000 00 Xxxxx 0 – Xxxx Xxxxxx
IČO: 00006599
DIČ: CZ00006599
bankovní spojení: Česká národní banka, č.ú. 4320001/0710 kontaktní osoba: bude doplněno před podpisem smlouvy
(dále jen „Objednatel“) a
bude doplněno před podpisem smlouvy
se sídlem: bude doplněno před podpisem smlouvy
IČO: bude doplněno před podpisem smlouvy
DIČ: bude doplněno před podpisem smlouvy bankovní spojení: bude doplněno před podpisem smlouvy zastoupená: bude doplněno před podpisem smlouvy
(dále jen „Poskytovatel“)
uzavřely níže uvedeného dne, měsíce a roku v souladu s nabídkou Poskytovatele (dále jen
„nabídka“) a rozhodnutím Objednatele jako zadavatele o výběru nejvýhodnější nabídky ve výběrovém řízení veřejné zakázky sp. zn. 1421/2022-UVCR s názvem „Kulaté stoly v rámci Národního konventu o EU XIV” tuto smlouvu o zajištění kulatého stolu (dále jen „smlouva“).
Plnění této smlouvy je veřejnou zakázkou malého rozsahu dle § 27 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZVZ“).
Článek I. Předmět smlouvy
1. Smluvní strany hodlají přispět k podnícení a zviditelnění celospolečenské veřejné debaty v České republice o otázkách v rámci tématu Integrace Ukrajiny do EU / Zhodnocení českého předsednictví v Radě EU / Nové paradigma pro klimatické otázky / Formáty regionální spolupráce z pohledu ČR v kontextu Evropské unie a ČR, jako i příslušných evropských politik a za tímto účelem hodlají zorganizovat kulatý stůl o otázkách spojených s tématem Integrace Ukrajiny do EU / Zhodnocení českého předsednictví v Radě EU / Nové paradigma pro klimatické otázky / Formáty regionální spolupráce z pohledu ČR (konkrétní téma bude doplněno před
podpisem smlouvy na základě nabídky vybraného dodavatele). Konkrétní termín (den a hodina) konání kulatého stolu bude stanoven na základě požadavku Objednatele, a to minimálně 6 (šest) týdnů před plánovaným dnem konání kulatého stolu.
2. Předmětem této smlouvy je odborné zajištění kulatého stolu k tématu Integrace Ukrajiny do EU
/ Zhodnocení českého předsednictví v Radě EU / Nové paradigma pro klimatické otázky / Formáty regionální spolupráce z pohledu ČR (konkrétní téma bude doplněno před podpisem smlouvy na základě nabídky vybraného dodavatele), a to především včetně vytvoření podkladového dokumentu pro diskusi na tomto kulatém stolu, moderaci kulatého stolu a sepsání závěrů a doporučení z jednání.
3. Zajištěním kulatého stolu pro Objednatele se zejména rozumí činnosti uvedené v přílohách A a B této smlouvy, a to především:
a) Příprava konkrétních diskusních otázek pro jednání kulatého stolu ve spolupráci s Objednatelem a krátkého abstraktu popisujícího zaměření kulatého stolu;
b) Identifikace relevantních osob, které se mají zúčastnit jednání kulatého stolu, včetně uvedení kontaktů na tyto osoby ve tvaru jméno – instituce – funkce – e-mailová adresa;
c) Zpracování podkladového dokumentu pro jednání kulatého stolu;
d) Zajištění prezentace hlavních tezí podkladového dokumentu na jednání kulatého stolu;
e) Řízení jednání kulatého stolu a zejména diskuse v jeho rámci;
f) Zpracování písemných výstupů kulatého stolu ve formě shrnujícího dokumentu, včetně uvedení konkrétních doporučení.
4. Poskytovatel je povinen vykonat rovněž všechny další činnosti směřující k efektivní realizaci kulatého stolu, a to i bez nutnosti existence výzvy ze strany Objednatele, aby Poskytovatel tyto činnosti vykonal.
5. Poskytovatel prohlašuje, že je odborně způsobilý k plnění předmětu dle této smlouvy a má oprávnění na území České republiky poskytovat za úplatu všechny služby, k jejichž poskytnutí se podle této smlouvy zavazuje.
Článek II.
Práva a povinnosti Poskytovatele
1. Poskytovatel se zavazuje, že:
a) Bude poskytovat plnění v rozsahu a způsobem stanoveným touto smlouvou;
b) Všechny činnosti podle této smlouvy bude vykonávat s odbornou péčí a v souladu se všemi platnými právními předpisy;
c) Bude konzultovat přípravu jednání kulatého stolu a shrnutí diskuse na kulatém stolu s Objednatelem a případné změny oproti domluvenému rámci provádění svých činností může provádět jen s výslovným písemným souhlasem Objednatele;
d) Bude se řídit pokyny Objednatele a postupovat v úzké součinnosti s Objednatelem. Jednotlivé kroky zajištění plnění předmětu podle této smlouvy budou realizovány až po předchozí konzultaci s Objednatelem. Pokud Objednatel neposkytne v dostatečném předstihu Poskytovateli potřebné pokyny, je Poskytovatel oprávněn postupovat samostatně tak, aby byly řádně chráněny zájmy Objednatele, které Poskytovatel zná nebo znát má;
e) Plnění předmětu dle této smlouvy jako celek i jeho jednotlivé části poskytne bez věcných a formálních chyb, v řádné kvalitě, včas a v dohodnuté formě;
f) Plnění předmětu dle této smlouvy nebude obsahovat žádné utajované skutečnosti, skutečnosti tvořící předmět obchodního tajemství, včetně osobních údajů, které není oprávněn sdělit jinému, ani nebude v rozporu s dobrými mravy. Poskytovatel se zavazuje, že Objednateli uhradí veškeré náklady, výdaje, škody a majetkovou i nemajetkovou újmu, které Objednateli případně vzniknou v důsledku uplatnění práv třetích osob vůči Objednateli v souvislosti s porušením povinnosti Poskytovatele dle předchozí věty.
2. Poskytovatel je povinen v průběhu poskytování svého plnění informovat Objednatele o skutečnostech, které mohou mít vliv na zajištění plnění podle této smlouvy.
3. Zjistí-li Poskytovatel kdykoliv v průběhu plnění této smlouvy, že pokyny Objednatele jsou nevhodné či pro plnění předmětu této smlouvy neúčelné, je povinen na to Objednatele upozornit.
4. Všechna upozornění dle předchozích odstavců činí Poskytovatel vůči Objednateli bez zbytečného odkladu, nejpozději do 2 pracovních dnů, a to písemně, v opačném případě se má za to, že Objednatele neupozornil.
5. Poskytovatel je povinen bezodkladně poskytnout na žádost Objednatele v písemné podobě informace, které se týkají realizace předmětu této smlouvy. Poskytovatel se zavazuje konzultovat zpracování všech výstupů dle předmětu této smlouvy se zástupcem Objednatele.
Článek III.
Práva a povinnosti Objednatele
1. Objednatel se zavazuje poskytnout Poskytovateli potřebnou součinnost pro plnění předmětu této smlouvy a řádně a v termínech splatnosti dle této smlouvy uhradit sjednanou cenu.
2. Objednatel po konzultaci s odborným garantem kulatého stolu určí subjekty zpracující stanoviska, která budou prezentována na jednání kulatého stolu.
3. Objednatel se zavazuje informovat Poskytovatele o všech změnách a jiných okolnostech, které se dotýkají plnění závazků vyplývajících z této smlouvy.
4. Objednatel je oprávněn kdykoliv v průběhu provádění činností, které Poskytovatel vyvíjí za účelem splnění předmětu této smlouvy vykonat kontrolu a Poskytovatel je povinen Objednateli na požádání poskytnout výsledky své činnosti dle této smlouvy ke kontrole; to se vztahuje na všechny výsledky Poskytovatele, bez ohledu na stádium jejich připravenosti, tedy činnosti a jejich výsledky plánované, realizované nebo již zrealizované.
5. Objednatel nebo jím pověřená osoba zajistí prostory pro realizaci kulatého stolu, techniku a občerstvení účastníků.
Článek IV. Podkladový dokument
1. V rámci přípravy jednání kulatého stolu zpracuje Poskytovatel podkladový dokument. Podkladový dokument bude psán v českém jazyce v rozsahu minimálně 10 (deset) normostran, tj. 18.000 (osmnácttisíc) znaků. Především bude obsahovat uvedení do tématu Integrace Ukrajiny do EU / Zhodnocení českého předsednictví v Radě EU / Nové paradigma pro klimatické otázky / Formáty regionální spolupráce z pohledu ČR (konkrétní téma bude doplněno před podpisem smlouvy na základě nabídky vybraného dodavatele), v českém a evropském kontextu a popíše klíčové problematické okruhy a výzvy spojené s tímto tématem ve vztahu k diskusním otázkám dle odst. 3 tohoto článku, které si Poskytovatel s Objednatelem vzájemně odsouhlasí. Podkladový dokument bude zohledňovat relevantní pozice ostatních členských států EU, resp. relevantních stakeholderů.
2. Objednatel je oprávněn písemně blíže specifikovat v tomto článku uvedené tematické okruhy. Smluvní strany berou na vědomí a společně prohlašují, že v případě bližší specifikace tematických okruhů podle věty první tohoto odstavce nebudou požadovat změnu této smlouvy písemným dodatkem.
3. Ve lhůtě 5 (pěti) týdnů před jednáním kulatého stolu je Poskytovatel povinen zaslat Objednateli min. 3 otázky k diskusi na kulatém stole a abstrakt podkladového dokumentu, obsahující základní teze podkladového dokumentu, a to v souhrnném rozsahu min. 1 (jedna) normostrana, tj. 1.800 (osmnáctset) znaků.
4. Ve lhůtě 21 (dvacet jedna) dnů před jednáním kulatého stolu je povinen Poskytovatel elektronicky zaslat Objednateli návrh podkladového dokumentu tak, aby se s ním mohl Objednatel seznámit
a písemně sdělit Poskytovateli své připomínky, a to nejpozději do 5 (pěti) pracovních dnů. Řádně zaslané připomínky Objednatele je Poskytovatel povinen zohlednit a zapracovat do 2 (dvou) dnů. Poskytovatel je povinen plnění svých povinnosti dle tohoto článku vhodně načasovat tak, aby byly splněny všechny v tomto článku uvedené lhůty a nedocházelo k jejich prodlužování.
5. Podkladový dokument bude k dispozici účastníkům kulatého stolu minimálně 10 (deset) dnů před vlastním jednáním kulatého stolu, pokud Objednatel písemně výslovně neumožní Poskytovateli jeho pozdější poskytnutí.
6. Poskytovatel podkladový dokument předá Objednateli k zpřístupnění, aby se s ním měli možnost účastníci kulatého stolu řádně seznámit.
Článek V.
Písemné shrnutí výstupů z jednání, podklady pro tiskovou zprávu
1. Po jednání kulatého stolu zpracuje Poskytovatel písemné shrnutí výstupů z jednání a podklady pro vytvoření tiskové zprávy.
2. Písemné shrnutí výstupů z jednání bude zpracováno v českém jazyce v rozsahu minimálně 5 (pěti) normostran, tj. 9.000 (devět tisíc) znaků. Písemné shrnutí výstupů z jednání bude obsahovat zejména krátké shrnutí úvodních vystoupení v rámci diskuse, diskutovaných okruhů a doporučení z diskuse vyplývající, přičemž jednotlivá doporučení budou graficky nebo jinak vhodně oddělena od zbylého textu shrnutí.
3. Ve lhůtě 3 (tří) pracovních dnů po jednání kulatého stolu je povinen Poskytovatel elektronicky zaslat Objednateli návrh písemného shrnutí výstupů z jednání tak, aby se s ním mohl Objednatel seznámit a písemně sdělit Poskytovateli své připomínky, a to nejpozději do 5 (pěti) pracovních dnů.
4. Řádně elektronicky zaslané připomínky Objednatele je Poskytovatel povinen zohlednit a zapracovat do 2 (dvou) dnů. Písemné shrnutí výstupů se zapracovanými připomínkami Objednatele následně Poskytovatel zašle Objednateli, který ho zpřístupní na webové prezentaci Xxxxxxxxxxxxxx.xx.
5. Poskytovatel bere na vědomí a souhlasí s tím, že Objednatel může na své náklady dle svého vlastního uvážení vypracovat překlad písemného shrnutí výstupů z jednání do anglického jazyka a že Objednateli poskytne bez zbytečného odkladu konzultaci při posouzení přesnosti a jazykové úrovně vypracovaného překladu, pokud ho o to Objednatel požádá.
6. Poskytovatel elektronicky zašle následující pracovní den po jednání kulatého stolu Objednateli rovněž podklady pro zpracování tiskové zprávy obsahující zejména shrnutí jednání kulatého stolu, v rozsahu min. 1.800 (osmnáct set) znaků, tedy 1 (jedné) normostrany. Objednatel je oprávněn návrh podkladů upravit dle svého výlučného uvážení.
Článek VI.
Spolupráce při šíření povědomí o činnosti Národního konventu o EU
1. Poskytovatel bude v rámci příprav kulatého stolu vhodnými způsoby a po konzultaci s Objednatelem spolupracovat s Objednatelem na šíření povědomí o činnosti Národního konventu o EU.
2. Poskytovatel ve lhůtě 4 týdnů před konáním kulatého stolu předloží osobě určené Objednatelem podklady k vytvoření článků na webovou prezentaci Xxxxxxxxxxxxxx.xx a příspěvků na službu Twitter, příp. Facebook či Instagram.
3. Poskytovatel má dále zejména povinnost ve lhůtě 14 dnů před konáním kulatého stolu postoupit vhodnou formou podklady k stimulaci diskuze na službě Twitter a po dohodě s osobou určenou Objednatelem vhodnými způsoby informovat o tématu, které bude předmětem jednání kulatého stolu, svými dostupnými komunikačními kanály. Objednatel si vyhrazuje právo posoudit vhodnost každé jednotlivé komunikace ve smyslu předchozí věty ze strany Poskytovatele a Poskytovatel se zavazuje, bude-li o to Objednatelem požádán, všemi dostupnými prostředky, včetně
zabránění přístupu veřejnosti k dané komunikaci, usilovat o splnění pokynů, které mu v této souvislosti Objednatel udělí.
4. Obsah jakékoliv komunikace ze strany Poskytovatele nesmí uvádět ani vyvolávat domněnku jakékoliv osoby, že se jedná o stanovisko Objednatele nebo vlády ČR. Objednatel může předem ve vztahu ke konkrétní komunikaci písemně udělit Poskytovateli pokyn, že toto ustanovení se pro účely dané jednorázové komunikace nepoužije.
5. Pod pojmem komunikace se pro účely tohoto článku rozumí jakékoliv sdělení ze strany Poskytovatele v jakékoliv formě určené jakémukoliv počtu adresátů, kteří jsou osobami odlišnými od osob pověřených Poskytovatelem k plnění povinnosti z této smlouvy a/nebo od Objednatele.
6. Další pokyny k plnění povinností Poskytovatele dle odst. 1 a 2 tohoto článku jsou stanoveny v příloze B této smlouvy nebo je stanoví Objednatel.
Článek VII.
Práva duševního vlastnictví
1. Poskytovatel se zavazuje, že při plnění předmětu této smlouvy a zpracování jakýchkoliv podkladů či výstupů z něj (pro účely tohoto článku dále jen „dílo“) neporuší práva třetích osob, která těmto osobám mohou plynout z práv k duševnímu vlastnictví, zejména z autorských práv a práv průmyslového vlastnictví, že je plně oprávněn disponovat s právy, které touto smlouvou postupuje na objednatele, nebo k jejichž užití poskytuje Objednateli dle této smlouvy licenci a zavazuje se za tímto účelem zajistit řádné a nerušené užívání díla Objednatelem, včetně případného zajištění dalších souhlasů a licencí od autorů děl v souladu se zákonem č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „autorský zákon“), popř. od nositelů jiných práv duševního vlastnictví v souladu s právními předpisy. Poskytovatel se zavazuje, že Objednateli uhradí veškeré náklady, výdaje, škody a majetkovou i nemajetkovou újmu, které Objednateli vzniknou v důsledku porušení povinností dle předchozí věty.
2. Je-li výsledkem činnosti Poskytovatele dle této smlouvy anebo součástí předaného díla výtvor, který je předmětem práv autorských, práv souvisejících či předmětem práv pořizovatele k jím pořízené databázi, a nejde přitom ve smyslu odst. 3 tohoto článku o dílo anebo jeho části vytvořené jako zaměstnanecké dílo (dále pro účely tohoto článku souhrnně jen „Předměty ochrany podle autorského zákona“), náleží od okamžiku předání díla dle této smlouvy Objednateli pro území celého světa včetně České republiky nevýhradní neomezené právo k užití těchto Předmětů ochrany podle autorského zákona, a to na dobu trvání práva k Předmětům ochrany podle autorského zákona, resp. na zákonnou dobu ochrany. Poskytovatel touto smlouvou poskytuje Objednateli oprávnění k výkonu uvedeného nevýhradního práva k užití Předmětů ochrany podle autorského zákona (licence) bez časového, územního a množstevního omezení a pro všechny způsoby užití. Objednatel je oprávněn Předměty ochrany podle autorského zákona užít v původní nebo jiným zpracované či jinak změněné podobě, samostatně nebo v souboru anebo ve spojení s jiným dílem či prvky. Oprávnění k užití Předmětů ochrany podle autorského zákona získává Objednatel jako převoditelná s právem podlicence a dále postupitelná. Postoupení licence nebo její části na třetí osobu nevyžaduje souhlas Poskytovatele a Objednatel není povinen postoupení licence nebo její části na třetí osobu Poskytovateli oznamovat. Toto právo Objednatele k Předmětům ochrany podle autorského zákona se automaticky vztahuje i na všechny nové verze, úpravy a překlady Předmětů ochrany podle autorského zákona dodané Poskytovatelem. Objednatel není povinen výše uvedenou licenci využít. Poskytovatel dále poskytuje Objednateli právo upravovat a/nebo překládat Předměty ochrany podle autorského zákona, včetně práva Objednatele zadat provedení těchto úprav a/nebo překladů třetím osobám. Dohodou smluvních stran se stanoví, že cena za užití Předmětů ochrany podle autorského zákona dle tohoto odstavce je součástí ceny dle čl. IX této smlouvy.
3. Je-li výsledkem nebo součástí díla i zaměstnanecké či kolektivní dílo, které je předmětem autorských práv, práv souvisejících s právem autorským či práv pořizovatele k jím pořízené databázi, Poskytovatel jako zaměstnavatel či osoba, z jejíhož podnětu a pod jejímž vedením je dílo vytvářeno a pod jejímž jménem je dílo uváděno na veřejnost, ke dni předání díla dle této smlouvy postupuje právo výkonu majetkových práv k dílu na Objednatele, přičemž výše odměny
za postoupení je již zahrnuta v ceně dle čl. IX této smlouvy. Objednatel se tím stává ve vztahu ke všem částem díla i dílu jako celku vykonavatelem autorských práv majetkových v pozici zaměstnavatele se všemi souvislostmi včetně oprávnění vyplývajících z omezení osobnostních práv původních autorů v plném rozsahu dle § 58 autorského zákona, přičemž právo výkonu majetkových práv autorských získává Objednatel jako dále postupitelné. Objednatel je tak především oprávněn dílo i jeho části bez dalšího sám jakýmkoli způsobem užít v původní, zpracované či jinak změněné podobě a udělit třetím osobám oprávnění (licenci) k výkonu práva dílo a jeho části užít. Objednatel je dále oprávněn nehotové anebo nedostatečně podrobné části díla dokončit, a to bez ohledu na podmínky podle ustanovení § 58 odst. 5 autorského zákona. Poskytovateli ani původním autorům nenáleží nárok na přiměřenou dodatečnou odměnu podle ustanovení § 58 odst. 6 autorského zákona. Objednatel je oprávněn dílo anebo jeho části zveřejnit, upravovat, zpracovávat včetně překladu, spojit s jiným dílem, zařadit do díla souborného a uvádět je na veřejnost pod vlastním jménem, včetně oprávnění Objednatele zadat vývoj a provedení těchto úprav a modifikací třetím osobám.
Článek VIII.
Termín a poskytování jednotlivých dílčích plnění, místo a rozsah plnění
1. Poskytovatel se zavazuje, že poskytne Objednateli jednotlivá dílčí plnění v termínech dle této smlouvy a jejich přílohách nebo v termínech písemně Objednatelem stanovených.
2. V případě lhůt, které jsou určeny obecně v textu smlouvy a konkrétně specifikované v přílohách A a B této smlouvy se za rozhodná považují data uvedená v přílohách.
3. Závazek Poskytovatele poskytnout plnění dle této smlouvy je splněn řádným dokončením a předáním všech dílčích plnění Objednateli, v termínech stanovených touto smlouvou nebo písemně Objednatelem. Objednatel vystaví Poskytovateli o této skutečnosti předávací protokol, na jehož základě je Poskytovatel oprávněn vystavit fakturu v souladu s čl. IX a násl. této smlouvy.
4. Místem plnění je území České republiky. Konkrétní místo plnění sdělí Objednatel Poskytovateli nejpozději 6 týdnů/4 týdny před plánovaným dnem konání kulatého stolu. Místem předání všech požadovaných výstupů plnění je sídlo Objednatele.
5. Rozsah jednotlivých dílčích plnění (normostran) dle čl. IV a V této smlouvy je stanoven jako minimální. Pokud Poskytovatel tento rozsah překročí u jednotlivého dílčího plnění o více než 50 %, vyžaduje se písemný souhlas Objednatele s takovýmto překročením a Objednatel si vyhrazuje právo toto dílčí plnění odmítnout. Odmítnutí dle předešlé věty nebude mít žádný vliv na běh lhůt stanovených v této smlouvě nebo v jejich přílohách, zejména pak nebude důvodem k jejich prodloužení.
Článek IX.
Cena a platební podmínky
1. Smluvní strany sjednávají, že cena za plnění poskytnuté dle této smlouvy činí v případě řádného a bezvadného splnění všech dílčích plnění ze strany Poskytovatele bude doplněno před podpisem smlouvy na základě nabídky vybraného dodavatele Kč bez DPH, tj. celkem bude doplněno před podpisem smlouvy na základě nabídky vybraného dodavatele Kč s DPH, která je stanovena jako konečná, včetně všech příslušných daní a poplatků, které mohou být účtovány.
2. Cenu za plnění předmětu dle této smlouvy uhradí Objednatel na základě faktury Poskytovatele, bezhotovostním převodem, přičemž splatnost faktury je 21 (dvacet jedna) dnů ode dne jejího doručení Objednateli. Poskytovatel je oprávněn vystavit fakturu nejdříve okamžikem splnění všech jednotlivých dílčích plnění dle této smlouvy a podpisu předávacího protokolu oběma smluvními stranami. Povinnost Objednatele zaplatit fakturovanou částku dle této smlouvy je splněna odepsáním příslušné částky z účtu Objednatele.
3. Faktura Poskytovatele musí obsahovat náležitosti obchodní listiny dle § 435 občanského zákoníku a daňového dokladu dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších
předpisů, a dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDPH“), evidenční číslo této smlouvy a její přílohou bude kopie předávacího protokolu.
4. V případě, že úhrada smluvní ceny má být provedena zcela nebo zčásti bezhotovostním převodem na účet vedený Poskytovatelem platebních služeb mimo tuzemsko ve smyslu § 109 odst. 2 písm. b) ZDPH, nebo číslo bankovního účtu Poskytovatele uvedené v této smlouvě nebo na daňovém dokladu vystaveném Poskytovatelem nebude uveřejněno způsobem umožňujícím dálkový přístup ve smyslu § 109 odst. 2 písm. c) ZDPH a nebo stane-li se Poskytovatel nespolehlivým plátcem ve smyslu § 106a ZDPH, je Objednatel oprávněn uhradit Poskytovateli pouze tu část peněžitého závazku vyplývajícího z daňového dokladu, jež odpovídá výši základu daně, a zbylou část pak ve smyslu § 109a ZDPH uhradit přímo správci daně s tím, že se má za to, že úhrada daňového dokladu (faktury) bez DPH je provedena ve správné výši.
5. V případě, že faktura nebude mít stanovené náležitosti nebo bude obsahovat chybné údaje, je Objednatel oprávněn tuto fakturu ve lhůtě její splatnosti vrátit Poskytovateli, aniž by se tím Poskytovatel dostal do prodlení s úhradou faktury. Nová lhůta splatnosti počíná běžet dnem obdržení opravené nebo nově vystavené faktury. Důvod případného vrácení faktury musí být Objednatelem jednoznačně vymezen.
Článek X.
Smluvní pokuta, úrok z prodlení
1. V případě prodlení Poskytovatele s dodáním jakéhokoli dílčího plnění předmětu této smlouvy ve lhůtách stanovených podle této smlouvy nebo podle pokynů Objednatele, je Poskytovatel za každý takovýto případ zjištěný Objednatelem povinen zaplatit za první den prodlení smluvní pokutu ve výši 25 % z ceny vč. DPH dle čl. IX odst. 1 této smlouvy a současně za každý další započatý den prodlení smluvní pokutu ve výši 0,05 % z ceny vč. DPH dle čl. IX odst. 1 této smlouvy.
2. V případě porušení jakékoliv povinnosti Poskytovatele dle čl. XI nebo XII této smlouvy je Poskytovatel povinen uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši 5.000 Kč za každý takový případ.
3. Poskytovatel je povinen zaplatit Objednateli smluvní pokutu ve výši 5.000 Kč v případě jakéhokoliv porušení čl. VII této smlouvy.
4. V případě prodlení Objednatele se zaplacením řádně fakturované částky je Poskytovatel oprávněn účtovat úroky z prodlení v zákonné výši z dlužné částky za každý den prodlení.
5. Smluvní pokuta a úrok z prodlení jsou splatné ve lhůtě nejpozději do 21 kalendářních dnů ode dne doručení jejich vyúčtování druhé smluvní straně.
6. Zaplacením smluvní pokuty není dotčen nárok Objednatele na náhradu škody a řádné dokončení plnění předmětu této smlouvy.
Článek XI. Ochrana informací
1. Smluvní strany jsou si vědomy toho, že v rámci plnění závazků z této smlouvy
a) si mohou vzájemně vědomě nebo opomenutím poskytnout informace, které budou považovány za důvěrné (dále jen „důvěrné informace“),
b) mohou jejich zaměstnanci či osoby v obdobném postavení získat vědomou činností druhé smluvní strany nebo i jejím opomenutím přístup k důvěrným informacím druhé smluvní strany.
2. Smluvní strany se zavazují, že žádná z nich nezpřístupní třetí osobě důvěrné informace (bez ohledu na formu jejich zachycení), které získaly během jednání vedoucích k uzavření této smlouvy nebo během plnění závazků z této smlouvy. Tím není dotčeno oprávnění smluvních stran sdělovat tyto údaje svým advokátům, daňovým poradcům, auditorům nebo jiným osobám vázaným na základě zvláštního právního předpisu povinností mlčenlivosti. Tyto osoby musí být na důvěrnost údajů upozorněny.
3. Za třetí osoby dle odst. 2 tohoto článku se nepovažují:
a) zaměstnanci smluvních stran a osoby v obdobném postavení,
b) orgány smluvních stran a jejich členové,
c) ve vztahu k důvěrným informacím objednatele poddodavatelé poskytovatele,
d) ve vztahu k důvěrným informacím poskytovatele externí poskytovatelé objednatele, a to i budoucí, se kterými uzavře Objednatel smluvní vztah,
za předpokladu, že se podílejí na plnění této smlouvy nebo plnění spojeném s plněním dle této smlouvy, důvěrné informace jsou jim zpřístupněny výhradně za tímto účelem a zpřístupnění důvěrných informací je v rozsahu nezbytně nutném pro naplnění jeho účelu a za stejných podmínek, jaké jsou stanoveny smluvním stranám v této smlouvě.
4. Smluvní strany se zavazují v plném rozsahu zachovávat povinnost mlčenlivosti a povinnost chránit důvěrné informace vyplývající z této smlouvy a z příslušných právním předpisů, zejména povinnosti vyplývající z Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne
27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „obecné nařízení“).
5. Smluvní strany se zavazují poučit veškeré osoby, které se na jejich straně budou podílet na plnění této smlouvy, o výše uvedených povinnostech mlčenlivosti a ochrany informací a dále se zavazují vhodným způsobem zajistit dodržování těchto povinností všemi osobami podílejícími se na plnění této smlouvy.
6. Budou-li informace poskytnuté objednatelem, poskytovatelem nebo třetími stranami, které jsou nezbytné pro plnění dle této smlouvy, obsahovat data podléhající režimu zvláštní ochrany dle obecného nařízení, zavazují se smluvní strany plnit všechny povinnosti, které obecné nařízení vyžaduje, a obstarat předepsané souhlasy subjektů osobních údajů předaných ke zpracování.
7. Veškeré důvěrné informace zůstávají výhradním vlastnictvím předávající strany a příjímací strana vyvine pro zachování jejich důvěrnosti a pro jejich ochranu stejné úsilí, jako by se jednalo o její vlastní důvěrné informace. S výjimkou rozsahu, který je nezbytný pro plnění této smlouvy, se smluvní strany zavazují nepublikovat žádným způsobem důvěrné informace druhé strany, nepředávat je třetí straně ani svým vlastním zaměstnancům a zástupcům s výjimkou těch, kteří s nimi potřebují být seznámeni, aby mohli plnit tuto smlouvu. Obě smluvní strany se zároveň zavazují nepoužít důvěrné informace druhé smluvní strany jinak, než za účelem plnění této smlouvy.
8. Nedohodnou-li se smluvní strany výslovně písemnou formou jinak, považují se za důvěrné implicitně všechny informace, které jsou anebo by mohly být součástí obchodního tajemství, tj. například, ale nejenom, popisy nebo části popisů technologických procesů a vzorců, technických vzorců a technického know-how, informace o provozních metodách, procedurách a provozních postupech, obchodní nebo marketingové plány, koncepce a strategie nebo jejich části, nabídky, kontakty, smlouvy, dohody nebo jiná ujednání s třetími stranami, informace o výsledcích hospodaření, o vztazích s obchodními partnery, o pracovních otázkách a všechny další informace, jejichž zveřejnění přijímající stranou by předávající straně mohlo způsobit škodu.
9. Pokud jsou důvěrné informace poskytovány v písemné podobě anebo ve formě textových souborů na elektronických nosičích dat (médiích), je předávající strana povinna upozornit přijímající stranu na důvěrnost takového materiálu jejím vyznačením alespoň na titulní stránce
nebo přední straně média. Absence takového upozornění však nezpůsobuje zánik povinnosti ochrany takto poskytnutých informací.
10. Bez ohledu na výše uvedená ustanovení se za důvěrné nepovažují informace, které:
a) se staly veřejně známými, aniž by jejich zveřejněním došlo k porušení závazků přijímající smluvní strany či právních předpisů,
b) měla přijímající strana prokazatelně legálně k dispozici před uzavřením této smlouvy, pokud takové informace nebyly předmětem jiné, dříve mezi smluvními stranami uzavřené smlouvy o ochraně informací,
c) jsou výsledkem postupu, při kterém k nim přijímající strana dospěje nezávisle a to je schopna doložit svými záznamy nebo informacemi, včetně důvěrných, třetí strany,
d) po podpisu této smlouvy poskytne přijímající straně třetí osoba, jež není omezena v takovém nakládání s informacemi,
e) mají být zpřístupněny na základě zákona či jiného právního předpisu včetně práva EU nebo závazného rozhodnutí oprávněného orgánu veřejné moci,
f) jsou obsažené v této smlouvě a jsou zveřejněné dle § 219 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZVZ“) nebo dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o registru smluv“).
11. Každá smluvní strana se zavazuje přijmout technická a organizační vnitřní opatření nezbytná k ochraně důvěrných informací. Poskytovatel je povinen poučit své zaměstnance a členy svých orgánů o povinnosti zachovávat mlčenlivost podle této smlouvy a je povinen zachování mlčenlivosti z jejich strany řádně kontrolovat. Zaměstnanci poskytovatele nesmí důvěrné skutečnosti, které se dozvěděli v souvislosti s touto smlouvou, sdělovat ani jiným zaměstnancům dodavatele nebo členům orgánů dodavatele, není-li to nezbytné k plnění jejich pracovních úkolů nebo z hlediska funkčního zařazení.
12. Poskytovatel je povinen zavázat povinností mlčenlivosti a ochrany důvěrných informací dle tohoto článku rovněž všechny poddodavatele, kteří se budou podílet na plnění předmětu veřejné zakázky dle této smlouvy.
13. Za porušení povinnosti mlčenlivosti osobami, které se budou podílet na plnění předmětu smlouvy, odpovídá poskytovatel, jako by povinnost porušil sám.
14. Ukončení účinnosti této smlouvy z jakéhokoliv důvodu se nedotkne ustanovení tohoto článku a jeho účinnost přetrvá i po ukončení účinnosti této smlouvy.
Článek XII. Realizační tým
1. Poskytovatel prohlašuje, že poskytnutí výše uvedených plnění zajistí realizační tým složený z:
Vedoucího týmu (jméno, příjmení, funkce, e-mail, telefon) bude doplněno před podpisem smlouvy na základě nabídky vybraného dodavatele.
Člena týmu (jméno, příjmení, funkce, e-mail, telefon) bude doplněno před podpisem smlouvy na základě nabídky vybraného dodavatele.
2. Složení realizačního týmu podle odst. 1 tohoto článku, které bylo předloženo v nabídce Poskytovatele podané ve výběrovém řízení, je pro Poskytovatele závazné (členové realizačního týmu se musí aktivně podílet na plnění předmětu této smlouvy), stejně jako požadavky na jednotlivé členy realizačního týmu uvedené ve výzvě k podání nabídky.
3. Členové realizačního týmu uvedení v nabídce Poskytovatele jako dodavatele se musí aktivně podílet na plnění předmětu této smlouvy. V případě potřeby změny člena realizačního týmu uvedeného v nabídce Poskytovatele je tato možná pouze se souhlasem Objednatele. Objednatel tento souhlas neudělí v případě, že by po takové změně realizační tým nesplňoval požadavky
Objednatele na realizační tým dle výzvy k podání nabídky. Objednatel tento souhlas neudělí v případě, že by
a) po takové změně nový člen realizačního týmu nesplňoval veškeré požadavky Objednatele pro tuto pozici člena realizačního týmu uvedené jako kritéria technické kvalifikace ve výzvě k podání nabídky;
b) po takové změně nový člen realizačního týmu neměl kvalitu alespoň ve stejném rozsahu, v jakém byly za nahrazovaného člena realizačního týmu uznány a bodovány při hodnocení nabídek v zadávacím řízení. Nový člen realizačního týmu musí mít praxi, dosažené vzdělání, obor vzdělání a publikační činnost alespoň ve stejném rozsahu, v jakém byly za nahrazovaného člena realizačního týmu (na příslušné pozici člena realizačního týmu) uznány a bodovány při hodnocení nabídek (tzn., například pokud je nahrazován člen realizačního týmu dle nabídky s praxí 3 roky, musí být nahrazen novým členem realizačního týmu s praxí alespoň 3 roky). Totožná pravidla platí i pro další výměny členů realizačního týmu, tzn., noví členové nahrazující již členy dříve vyměněné, musí mít praxi alespoň ve stejném rozsahu, v jakém byly na příslušné pozici člena realizačního týmu uznány a bodovány při hodnocení nabídek. V případě, že hodnocení a bodování ve výběrovém řízení neproběhlo z důvodu, že k hodnocení zbyla pouze 1 nabídka, platí tato pravidla stejně, jakoby hodnoceno a bodováno bylo.
4. V případě potřeby změny člena realizačního týmu Poskytovatel písemně požádá o souhlas Objednatele s touto změnou alespoň 14 dní před touto změnou. Výjimkou je situace, kdy Poskytovatel jednoznačně prokáže, že lhůtu dle věty první nemohl dodržet z důvodu nespočívajících na jeho straně (např. pracovní neschopnost člena realizačního týmu); v takovém případě je povinen požádat o souhlas bezodkladně po zjištění těchto důvodů. Součástí žádosti o souhlas se změnou člena realizačního týmu musí být doklady prokazující splnění kvality a kvalifikace nahrazovaného člena realizačního týmu.
5. Změna člena realizačního týmu bez souhlasu Objednatele se považuje za podstatné porušení smlouvy, a to bez ohledu na to, zda se jedná o člena vyhovujícího požadavkům dle výzvy k podání nabídky a této smlouvy či nikoliv.
Článek XIII.
Ochrana osobních údajů fyzických osob
1. Poskytovatel je povinen obecného nařízení od všech fyzických osob jako subjektu osobních údajů zajistit souhlasy se zpracováním těchto osobních údajů Objednatelem pro účely kontroly zadávacího řízení řídícím orgánem, interními orgány zadavatele a dozorovými a kontrolními orgány.
2. Poskytovatel je povinen vyžádat si souhlas fyzických osob se zpracováním jejich osobních údajů. Takto udělený souhlas musí být dán svobodně, být informovaný, vyjádřen zjevným potvrzením a být konkrétní pro daný předmět plnění.
3. Poskytovatel je povinen při plnění této smlouvy dodržovat etické a metodické normy platné pro dané odvětví a to včetně ochrany osobní integrity fyzických osob.
4. Poskytovatel tímto dává objednateli výslovný souhlas se zpracováním a uchováváním, popř. uveřejněním (pokud takové uveřejní zvláštní právní předpisy vyžadují) osobních údajů dle obecného nařízení, a to v rozsahu, v jakém poskytovatel poskytl tyto údaje objednateli v rámci z výběrového řízení a v průběhu plnění smlouvy (zejména doklady o kvalifikaci poskytovatele, jména a kontaktní údaje osob zastupujících poskytovatele a kontaktních osob, jména skutečných vlastníků právnických osob, údajů, jejichž předložení si objednatel vyhradil jako podmínku uzavření smlouvy atd.) a v rozsahu, v jakém jsou nezbytně nutné pro plnění zákonných povinností ze strany objednatele vztahujících se k výběrovému řízení a plnění předmětu veřejné zakázky a plnění smluvních povinností ze strany poskytovatele.
Článek XIV.
Doba a zánik trvání smlouvy
1. Tato smlouva se uzavírá na dobu určitou.
2. Smluvní vztah vzniklý na základě této smlouvy lze ukončit těmito způsoby:
a) odstoupením od smlouvy,
i. za podmínek uvedených v občanském zákoníku v případě porušení smlouvy druhou smluvní stranou podstatným způsobem;
ii. v případech, které si smluvní strany ujednaly dále v tomto článku smlouvy;
b) dohodou smluvních stran,
c) písemnou výpovědí doručenou prokazatelně druhé smluvní straně. Výpovědní lhůta činí 2 měsíce a počíná běžet od prvního dne měsíce následujícího po měsíci, v němž byla výpověď doručena. Smlouvu nelze ze strany Poskytovatele vypovědět, pokud již došlo ke sdělení termínu konání kulatého stolu dle čl. I odst. 2 této smlouvy.
3. Objednatel je oprávněn od smlouvy odstoupit v případě:
a) je-li Poskytovatel s plněním jakéhokoli dílčího plnění v prodlení delším než 10 dnů,
b) je-li Poskytovatel v prodlení se zapracováním připomínek k plnění dle čl. IV odst. 4 a čl. V odst. 4 této smlouvy delším než 5 dnů,
c) uplatní-li u Poskytovatele své požadavky nebo připomínky v průběhu plnění předmětu této smlouvy a Poskytovatel je bez vážného důvodu neakceptuje nebo podle nich nepostupuje,
d) že Poskytovatel opakovaně neposkytl nezbytnou součinnost nutnou pro poskytování plnění v rozsahu dle této smlouvy,
e) porušení čl. VI odst. 4 této smlouvy,
f) stane-li se Poskytovatel nespolehlivým plátcem DPH.
4. Poskytovatel je oprávněn od smlouvy odstoupit v případě:
a) že Objednatel opakovaně prokazatelně neposkytnul nezbytnou součinnost nutnou pro poskytování plnění v rozsahu dle této smlouvy, na které byl Poskytovatelem písemně upozorněn a ani poté Objednatel do 7 dnů nesjednal nápravu,
b) prodlení Objednatele se zaplacením ceny delší než 15 dní.
5. Účinky odstoupení od smlouvy nastávají okamžikem doručení písemného projevu vůle odstoupit od této smlouvy druhé smluvní straně.
6. Odstoupením od smlouvy není dotčen případný nárok na náhradu škody a smluvní pokuty.
7. Poskytovatel výslovně prohlašuje, že se vzdává svého oprávnění podle § 2382 občanského zákoníku.
Článek XV. Vyšší moc
1. Smluvní strany jsou zproštěny odpovědnosti za částečné nebo úplné neplnění smluvních závazků, jestliže k němu došlo v důsledku vyšší moci.
2. Za vyšší moc se pro účely této smlouvy považují mimořádné události nebo okolnosti, které nemohla žádná ze smluvních stran před uzavřením této smlouvy předvídat ani jí předejít přijetím preventivního opatření, která je mimo jakoukoliv kontrolu kterékoliv smluvní strany a která podstatným způsobem ztěžuje nebo znemožňuje plnění povinností dle této smlouvy kteroukoliv ze smluvních stran.
3. Smluvní strany jsou zproštěny odpovědnosti za částečné nebo úplné neplnění smluvních závazků, jestliže k němu došlo v důsledku vyšší moci. Za vyšší moc se pro účely této smlouvy považují mimořádné události nebo okolnosti, které nemohla žádná ze smluvních stran před
uzavřením této smlouvy předvídat ani jí předejít přijetím preventivního opatření, která je mimo jakoukoliv kontrolu kterékoliv smluvní strany a která podstatným způsobem ztěžuje nebo znemožňuje plnění povinností dle této smlouvy kteroukoliv ze smluvních stran.
4. Za vyšší moc se dále považují zejména válka, nepřátelské vojenské akce, teroristické útoky, povstání, občanské nepokoje, vzpoury, vyhlášení nouzového stavu, omezení pohybu osob, přítomnost ionizujícího nebo radioaktivního záření, požár, výbuch, záplava a jiné živelné nebo přírodní katastrofy, pandemie.
5. Výslovně se stanovuje, že vyšší mocí není stávka zaměstnanců Poskytovatele nebo jeho poddodavatelů, nebo zaměstnanců Objednatele ani hospodářské poměry smluvních stran.
6. V případě, že nastane vyšší moc, neuplatní se sankce dle čl. VI této smlouvy.
7. V případě, že některá smluvní strana nebude schopna plnit své závazky z této smlouvy v důsledku vyšší moci, je povinna neprodleně a písemně o této skutečnosti vyrozumět druhou smluvní stranu. Obdobně poté, co účinky vyšší moci pominou, bude smluvní strana, jež byla vyšší mocí dotčena, povinna neprodleně a písemně vyrozumět druhou smluvní stranu o této skutečnosti.
Článek XVI. Závěrečná ustanovení
1. Vztahy mezi smluvními stranami se řídí českým právním řádem. Práva a povinnosti smluvních stran vyplývající z této smlouvy a jí výslovně neupravené se řídí obecně závaznými právními předpisy, zejména občanským zákoníkem.
2. Jednotlivá ustanovení smlouvy jsou oddělitelná v tom smyslu, že neplatnost některého z nich nepůsobí neplatnost smlouvy jako celku. Pokud jakýkoli závazek dle smlouvy nebo kterékoli ustanovení smlouvy je nebo se stane neplatným či nevymahatelným, nebude to mít vliv na platnost a vymahatelnost ostatních závazků a ustanovení dle smlouvy a smluvní strany se zavazují takovýto neplatný nebo nevymahatelný závazek či ustanovení nahradit novým, platným a vymahatelným závazkem, nebo ustanovením, jehož předmět bude nejlépe odpovídat předmětu a ekonomickému účelu původního závazku či ustanovení.
3. Pokud by se v důsledku změny právní úpravy některé ustanovení smlouvy dostalo do rozporu s českým právním řádem (dále jen „kolizní ustanovení“) a předmětný rozpor by působil neplatnosti smlouvy jako takové, bude smlouva posuzována, jako by kolizní ustanovení nikdy neobsahovala a vztah smluvních stran se bude v této záležitosti řídit obecně závaznými právními předpisy, pokud se smluvní strany nedohodnou na znění nového ustanovení, jež by nahradilo kolizní ustanovení tak, aby vystihovalo co nejpřesněji podstatu původního ujednání a aby co nejlépe odpovídalo duchu smlouvy.
4. Poskytovatel tímto dává Objednateli výslovný souhlas se zpracováním a uchováváním, popř. uveřejněním (pokud takové uveřejní zvláštní právní předpisy vyžadují) osobních údajů dle obecného nařízení, a to v rozsahu, v jakém Poskytovatel poskytl tyto údaje Objednateli v rámci výběrového řízení (zejména jména a kontaktní údaje pověřených a kontaktních osob zastupujících Poskytovatele, jména skutečných vlastníků právnických osob, údajů, jejichž předložení si Objednatel vyhradil jako podmínku uzavření smlouvy atd.) a v rozsahu, v jakém jsou nezbytně nutné pro plnění zákonných povinností ze strany Objednatele vztahujících se k výběrovému řízení, užívání licencí a plnění smluvních povinností ze strany Poskytovatele.
5. Změny a doplňky této smlouvy lze provést pouze formou vzestupně číslovaných písemných dodatků, podepsaných oprávněnými zástupci obou smluvních stran na jedné listině.
6. Tato smlouva je v případě jejího listinného vyhotovení vyhotovena ve 4 vyhotoveních s platností originálu, z nichž 3 vyhotovení obdrží Objednatel a 1 vyhotovení obdrží Poskytovatel.
7. Uzavřenou smlouvu lze měnit nebo zrušit pouze po dohodě smluvních stran, která musí mít formu písemných, číslovaných a datovaných dodatků, které musí být podepsány oběma smluvními stranami.
8. Obě smluvní strany podpisem této smlouvy vylučují, aby nad rámec jejích výslovných ustanovení
a ustanovení jejích příloh byla jakákoliv jejich práva či povinnosti dovozovány z dosavadní či budoucí praxe zavedené mezi smluvními stranami, resp. ze zvyklostí zachovávaných obecně či v odvětví týkajícím se předmětu této smlouvy.
9. Poskytovatel převzal na sebe nebezpečí změny okolností po uzavření této smlouvy, a proto mu nepřísluší domáhat se práv uvedených v § 1765 odst. 1 občanského zákoníku.
10. Objednatel je podle § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou poskytnutého plnění z veřejných výdajů.
11. Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu poslední ze smluvních stran.
12. Každá ze smluvních stran prohlašuje, že tuto smlouvu uzavírá svobodně a vážně, že považuje obsah této smlouvy za určitý a srozumitelný, a že jsou jí známy veškeré skutečnosti, jež jsou pro uzavření této smlouvy rozhodující, na důkaz čehož připojují smluvní strany k této smlouvě své podpisy.
13. Nedílnou součástí této smlouvy jsou:
− příloha A – Harmonogram přípravy kulatého stolu Národního konventu o EU
− příloha B – Harmonogram přípravy kulatého stolu Národního konventu o EU – upřesnění PR aktivit
V …………. dne DD. MM. 2022 V Praze dne DD. MM. 2022
Za Poskytovatele Za Objednatele
........................................
........................................
XXXx. Xxx. Xxxx Xxxxxxxxx, Ph.D.
ředitel Odboru komunikace o evropských záležitostech
Příloha A: Harmonogram přípravy kulatého stolu Národního konventu o EU*
Legenda
OKS = Odborný garant kulatého stolu (člen týmu Poskytovatele) KNK = Koordinátor/ka Národního konventu
KPR = Koordinátor/ka PR Národního konventu
Předchází kulatému stolu
Termín dodání před kulatým stolem | Úkol | Odpovídá | |||||
6 týdnů | Specifikace tématu, definitivní stanovení času a místa konání kulatého stolu (den, hodina) | OKS, KNK | |||||
6 týdnů | Odborný garant kulatého stolu ve spolupráci s Koordinátorem Konventu stanoví návrh okruhu potenciálních účastníků jednání kulatého stolu a příslušný seznam (ve tvaru jméno – instituce – funkce – e-mailová adresa) předloží Koordinátorovi Národního konventu | OKS, KNK | |||||
5 týdnů | Odborný garant kulatého stolu zašle Koordinátorovi Národního konventu min. 3 otázky k diskusi na kulatém stole a abstrakt podkladového dokumentu, obsahující základní teze podkladového dokumentu | OKS | |||||
5 týdnů | Objednatel po konzultaci s odborným garantem kulatého stolu určí subjekty zpracující stanoviska (max. 3) a osloví je (dodání minimálně 5 dnů před akcí) | KNK, OKS | |||||
4 týdny | Koordinátor Konventu odesílá save the date | KNK | |||||
4 týdny | Odborný | garant | kulatého | stolu | předkládá | PR | OKS |
koordinátorovi Konventu případné podklady | |||||||
k vytvoření článků na web Xxxxxxxxxxxxxx.xx | |||||||
a příspěvku na Twitter, příp. Facebook či | |||||||
Instagram (témata diskuse na kulatém stolu, | |||||||
informace o odborném garantovi a současné | |||||||
agendě v rámci tématu kulatého stolu) | |||||||
21 dní 16 – 12 dní | Odborný garant kulatého stolu odevzdává koordinátorovi Národního konventu podkladový dokument (min. 10 normostran). Koordinátor Národního konventu oznamuje Odbornému garantovi kulatého stolu případné připomínky k odevzdanému podkladovému dokumentu; odborný garant kulatého stolu je zapracuje do původního textu. | OKS OKS, KNK | |||||
14 – 12 dní | Koordinátor Konventu odesílá pozvánku na kulatý stůl | KNK | |||||
14 dní - den konání | Odborný garant kulatého stolu stimuluje diskusi | OKS, KPR | |||||
na Twitteru (v spolupráci s PR koordinátorem | |||||||
Národního konventu), po konzultaci s PR | |||||||
koordinátorem Národního konventu podle | |||||||
možností vhodně informuje | |||||||
o tématu kulatého stolu dostupnými kanály (Facebook, Instagram, Twitter, web) | ||||
Do 5 dní | Koordinátor dokument a kulatého stolu | Konventu stanoviska | odesílá podkladový účastníkům jednání | KNK |
Organizace kulatého stolu
Termín dodání | Úkol | Odpovídá |
V den konání kulatého stolu | Moderace kulatého stolu odborným garantem kulatého stolu a aktivní stimulace diskuse | OKS |
Následuje po kulatém stolu
Termín dodání | Úkol | Odpovídá |
Následující | Odborný garant kulatého stolu zasílá stručné | OKS, KNK |
pracovní den | shrnutí (1 normostrana) kulatého stolu PR | |
koordinátorovi Konventu k vytvoření tiskové zprávy | ||
a článků na web | ||
3. pracovní den po | Odborný garant kulatého stolu zpracovává | OKS |
konání kulatého | písemné shrnutí výstupů z jednání (min. 5 | |
stolu | normostran) jako výstup z proběhlého kulatého | |
stolu (včetně doporučení) a předkládá ho | ||
koordinátorovi Národního konventu |
Příloha B: Harmonogram přípravy kulatého stolu Národního konventu o EU – upřesnění PR aktivit
Termín dodání (doba před konáním kulatého stolu) | Úkol | Odpovídá | ||||
4 týdny | Odborný garant kulatého stolu předkládá PR koordinátorovi Konventu podklady k vytvoření článků na web Xxxxxxxxxxxxxx.xx a příspěvků na Twitter, příp. Facebook či Instagram (témata diskuse na kulatém stolu, informace o odborném garantovi a současné agendě v rámci tématu kulatého stolu) | OKS | ||||
14 dní – den | Odborný garant kulatého stolu stimuluje diskusi | OKS | ||||
konání | na Twitteru | (v | spolupráci | s PR | koordinátorem | |
Národního konventu), po konzultaci s PR | ||||||
koordinátorem Národního konventu podle | ||||||
možností vhodně informuje o tématu kulatého | ||||||
stolu dostupnými kanály (Facebook, Twitter, | ||||||
Instagram, web) | ||||||
Legenda
OKS = Odborný garant kulatého stolu (člen týmu Poskytovatele)
1. 4 týdny před konáním kulatého stolu předkládá odborný garant kulatého stolu PR koordinátorovi Konventu podklady k vytvoření článků na web Xxxxxxxxxxxxxx.xx a příspěvků na Twitter, příp. Facebook či Instagram.
Podklady by měly obsahovat následující:
• informace o organizaci koordinující kulatý stůl,
• témata diskuze na kulatém stolu,
• odkazy na web organizace a příp. další komunikační kanály (Facebook, Twitter, Instagram, atp.),
• informace o současné agendě v rámci tématu kulatého stolu,
• články či příspěvky k tématu kulatého stolu, disponuje-li organizace těmito materiály.
2. 14 dní – den před konáním postoupí odborný garant kulatého stolu podklady k stimulaci diskuze na Twitteru a po domluvě s PR koordinátorem Národního konventu vhodně informuje o tématu kulatého stolu dostupnými komunikačními kanály.
Podklady by měly obsahovat následující:
• stručnou anotaci kulatého stolu,
• textové příspěvky k tématu kulatého stolu,
• multimediální příspěvky k tématu jako fotografie, videa, infografiky, atp.
3. Následující pracovní den po konání kulatého stolu
• Shrnutí kulatého stolu na 1 normostranu, které bude použito jako podklad pro vytvoření tiskové zprávy.
Stejně tak po předchozí domluvě PR koordinátor Konventu postoupí organizaci podklady, po jejichž obdržení může organizace o tématu vhodně informovat prostřednictvím svých komunikačních kanálů.
Čj. 1421/2022-UVCR- xx
Ev. číslo: 22/xxx-0
Smlouva o zpracování osobních údajů
uzavřená podle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Občanský zákoník“) a čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „Nařízení“)
Česká republika – Úřad vlády České republiky
kterou zastupuje: XXXx. Xxx. Xxxx Xxxxxxxxx, Ph.D., ředitel Odboru komunikace o evropských záležitostech
se sídlem: nábř. X. Xxxxxx 000/0, Xxxxx 0- Xxxx Xxxxxx, XXX 000 01 IČO: 00006599
DIČ: CZ00006599
(dále jen „Správce”) a
bude doplněno před podpisem smlouvy
bude doplněno před podpisem smlouvy bude doplněno před podpisem smlouvy
kterou zastupuje:
se sídlem:
IČO: bude doplněno před podpisem smlouvy
zapsaná v obchodním rejstříku u bude doplněno před podpisem smlouvy, oddíl bude doplněno před podpisem smlouvy, vložka bude doplněno před podpisem smlouvy
(dále jen „Zpracovatel”)
(dále společně jen „Smluvní strany“)
Smluvní strany uzavírají níže uvedeného dne, měsíce a roku tuto smlouvu o zpracování osobních údajů
Preambule
(A) Smluvní strany uzavřely dne bude doplněno před podpisem smlouvy smlouvu o zajištění kulatého stolu na téma bude doplněno před podpisem smlouvy, ev. č. bude doplněno před podpisem smlouvy (dále jen „smlouva o poskytování Služeb“), na základě které se Zpracovatel zavázal poskytovat Správci služby spočívající v odborném zajištění kulatého stolu k výše uvedenému tématu, a to především včetně vytvoření podkladového dokumentu pro diskusi na tomto kulatém stolu, moderaci kulatého stolu a sepsání závěrů a doporučení z jednání (dále jen „Služby“).
(B) Řádné poskytování Služeb vyžaduje mimo jiné i zpracování osobních údajů zaměstnanců Správce a třetích osob (dále jen „Osobní údaje”), které bude pro Správce provádět Zpracovatel.
S ohledem na výše uvedené Smluvní strany uzavírají v režimu Nařízení a ve spojení se zákonem o zpracování osobních údajů následující smlouvu o zpracování osobních údajů (dále jen „Smlouva”).
Článek I. Předmět a účel Smlouvy
1. Předmětem této Smlouvy je úprava vzájemných práv a povinností Smluvních stran při zpracování Osobních údajů, které Zpracovatel získá v souvislosti s poskytováním svých Služeb.
2. Účelem této Smlouvy je ochrana Osobních údajů při jejich zpracování Zpracovatelem v rámci poskytování služeb odborného zajištění kulatého stolu Národního konventu o EU, zejména pak při přípravě seznamu potenciálních zainteresovaných účastníků kulatého stolu.
3. Ze strany Správce a Zpracovatele nedochází k automatickému individuálnímu rozhodování ve smyslu čl. 22 Nařízení.
Článek II. Zpracování osobních údajů
1. Osobní údaje, ke kterým bude mít Zpracovatel přístup a bude je zpracovávat, jsou zpracovávány Správcem v rozsahu:
a) Osobní údaje zaměstnanců Správce jsou zpracovány v rozsahu:
• jméno, příjmení a titul,
• údaje o pracovním zařazení,
• e-mailová adresa,
• telefonní číslo.
b) Osobní údaje třetích osob jsou zpracovány v rozsahu:
• jméno, příjmení a titul,
• údaje o pracovním zařazení,
• e-mailová adresa.
2. Předmětem zpracování Osobních údajů na základě této Smlouvy nejsou citlivé údaje ve smyslu Nařízení.
3. Zpracováním Osobních údajů ve smyslu této Smlouvy se rozumí zejména přístup k osobním údajům Správce a seznamování se s nimi, jejich shromažďování, ukládání na nosiče informací, používání, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace s využitím manuálních a automatizovaných prostředků v rozsahu nezbytném pro zajištění řádného poskytování Služeb.
4. Osobní údaje budou zpracovány po dobu poskytování Služeb s tím, že ukončením smlouvy o poskytování Služeb bez dalšího zaniká i tato Smlouva. Ukončením této Smlouvy nezanikají povinnosti Zpracovatele týkající se bezpečnosti a ochrany Osobních údajů až do okamžiku jejich protokolární úplné likvidace či protokolárnímu předání jinému zpracovateli.
5. Smluvní strany se dohodly, že zpracování Osobních údajů na základě této Smlouvy bude bezplatné, přičemž Zpracovatel nemá nárok na náhradu nákladů spojených s plněním této Smlouvy. Tím není dotčen nárok Zpracovatele na odměnu za poskytování Služeb.
Článek III. Povinnosti Smluvních stran
1. Správce je při plnění této Smlouvy povinen:
a) zajistit, že Osobní údaje budou zpracovány vždy v souladu s Nařízením a zákonem o zpracování osobních údajů, že tyto údaje budou aktuální, přesné a pravdivé, jakož i to, že tyto údaje budou odpovídat stanovenému účelu zpracování;
b) přijmout vhodná opatření, aby poskytl subjektům údajů stručným, transparentním, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků veškeré informace a učinil veškerá sdělení požadovaná Nařízením a zákonem o zpracování osobních údajů.
2. Zpracovatel je při plnění této Smlouvy povinen:
a) nezapojit do zpracování Osobních údajů žádného dalšího zpracovatele bez předchozího konkrétního nebo obecného písemného povolení Správce;
b) zpracovávat Osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Správce, včetně v otázkách předání Osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci;
c) zohledňovat povahu zpracování Osobních údajů a být Správci nápomocen pro splnění Správcovy povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů, jakož i pro splnění dalších povinností ve smyslu Nařízení;
d) zajistit, aby systémy pro automatizovaná zpracování Osobních údajů používaly pouze oprávněné osoby, které budou mít přístup pouze k osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto osob, a to na základě zvláštních uživatelských oprávnění zřízených výlučně pro tyto osoby;
e) zajistit, že zpracovávat Osobní údaje budou pouze oprávněné osoby za Zpracovatele dle smlouvy o poskytování Služeb;
f) zajistit, že jeho zaměstnanci budou zpracovávat Osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu Zpracovatelem stanoveném a odpovídajícím této Smlouvě;
g) na žádost Správce kdykoliv umožnit provedení auditu či inspekce týkající se zpracování Osobních údajů;
h) po skončení této Smlouvy protokolárně odevzdat Správci nebo nově pověřenému zpracovateli všechny Osobní údaje zpracované po dobu poskytování Služeb.
3. Smluvní strany jsou při plnění této Smlouvy povinny:
a) zavést technická, organizační, personální a jiná vhodná opatření ve smyslu Nařízení, aby zajistily a byly schopny kdykoliv doložit, že zpracování Osobních údajů je prováděno v souladu s Nařízením a zákonem o zpracování osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k Osobním údajům a k datovým nosičům, které tyto údaje obsahují, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití, a tato opatření podle potřeby průběžné revidovat a aktualizovat;
b) vést a průběžné revidovat a aktualizovat záznamy o zpracování Osobních údajů ve smyslu Nařízení;
c) řádně a včas ohlašovat případná porušení zabezpečení Osobních údajů Úřadu pro ochranu osobních údajů a spolupracovat s tímto úřadem v nezbytném rozsahu;
d) navzájem se informovat o všech okolnostech významných pro plnění předmětu této Smlouvy;
e) zachovávat mlčenlivost o Osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení Osobních údajů, a to i po skončení této Smlouvy;
f) postupovat v souladu s dalšími požadavky Nařízení a zákona o ochraně osobních údajů, zejména dodržovat obecné zásady zpracování osobních údajů, plnit své informační povinnosti, nepředávat Osobní údaje třetím osobám bez potřebného oprávnění, respektovat práva subjektů údajů a poskytovat v této souvislosti nezbytnou součinnost.
Článek IV. Odpovědnost za škodu
Zpracovatel odpovídá Správci za škodu, která vznikne Správci v důsledku porušení povinností Zpracovatele. Za škodu se považují i sankce uložené Správci správními orgány v důsledku porušení povinností při ochraně osobních údajů Zpracovatelem.
Článek V. Závěrečná ustanovení
1. Tato Xxxxxxx a právní poměry z ní vzešlé a s ní související se řídí Nařízením a právními předpisy České republiky. Práva a povinnosti smluvních stran vyplývající z této smlouvy a jí výslovně neupravené se řídí obecně závaznými právními předpisy, zejména Občanských zákoníkem.
2. Tato Smlouva nabývá platnosti a účinnosti okamžikem podpisu oběma Smluvními stranami.
3. Tato Smlouva je v případě jejího listinného vyhotovení vyhotovena v 5 vyhotoveních s platností originálu, z nichž 4 vyhotovení obdrží Správce a 1 vyhotovení obdrží Zpracovatel.
4. Tuto Smlouvu lze měnit, doplňovat nebo zrušit pouze písemně, nikoliv ovšem prostřednictvím elektronických zpráv bez kvalifikovaného elektronického podpisu ve smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. června 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES (eIDAS).
5. Odchylně od ustanovení § 573 Občanského zákoníku Smluvní strany pro účely doručování výslovně sjednávají, že dokument odeslaný doporučenou zásilkou nebo zásilkou na doručenku nebo jiným obdobným způsobem prostřednictvím držitele poštovní licence na adresu Smluvní strany uvedenou v této Smlouvě, na adresu sídla zapsanou v obchodním rejstříku nebo na jinou písemně sdělenou adresu pro doručování je doručen 3. (třetí) den
následující po předání takové zásilky k přepravě, ledaže bude prokázán dřívější den doručení. Tato fikce doručení se za splnění podmínek uvedených v tomto ustanovení uplatní též v případě, že se zásilka z jakéhokoliv důvodu vrátí zpět odesílateli jako nedoručená nebo nedoručitelná, a to včetně důvodu, že byla adresátem nepřevzata, odmítnuta nebo nevyzvednuta po uložení anebo že se adresát v místě nezdržuje. Tím není dotčena možnost doručení dokumentů jinými prostředky.
6. Každá ze Smluvních stran prohlašuje, že tuto Xxxxxxx uzavírá svobodně a vážně, že považuje obsah této Smlouvy za určitý a srozumitelný, a že jsou jí známy veškeré skutečnosti, jež jsou pro uzavření této Smlouvy rozhodující, na důkaz čehož připojují Smluvní strany k této smlouvě své podpisy.
V ………………. dne ……………. V Praze dne …………….
Za ……………. Za Českou republiku
Úřad vlády České republiky
………………………………………….. …………………………………………..
…………….
…………….
XXXx. Xxx. Xxxx Xxxxxxxxx, Ph.D.
ředitel Odboru komunikace o evropských záležitostech