Smlouva č. 2020-1604
Smlouva č. 2020-1604
Facility management VLS
Dnešního dne následující smluvní strany:
Smluvní strany
Objednatel (nebo též „Zadavatel“)
Název: Vojenské lesy a statky ČR, s.p.
Sídlo: Pod Juliskou 1621/5, Dejvice, 160 00 Praha
IČO: 00000205
DIČ: CZ00000205
Zápis v obchodním rejstříku: u Městského soudu v Praze, spis. zn. ALX 256 Bankovní spojení:
Číslo účtu:
Zastoupen: Xxx. Xxxx Xxxx, ředitel Osoba oprávněná k jednání
ve věcech technických:
ID datové schránky: bjds93z
a
Zhotovitel (nebo též „Dodavatel“)
Název: TESCO SW a.s.
Sídlo: tř. Kosmonautů 1288/1, Hodolany, 779 00 Olomouc
IČO: 25892533
DIČ: CZ699000785
Zápis v obchodním rejstříku: u Krajského soudu v Ostravě oddíl B, vložka 2530 Bankovní spojení:
Číslo účtu:
Zastoupen: RNDr. Xxxxx Xxxxxxx, předseda představenstva Osoba oprávněná k jednání
ve věcech technických:
Telefon:
E-mail:
ID datové schránky: 28xgm7e
(Objednatel a Zhotovitel dále jednotlivě též „Smluvní strana“ nebo společně jen „Smluvní strany“)
uzavírají v souladu s ustanovením § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Občanský zákoník“) s přihlédnutím k § 2079 a násl. a 2586 a násl. Občanského zákoníku tuto smlouvu o dodávce, implementaci a provozu informačního systému pro pasportizaci, řízení, správu a údržbu majetku (dále jen „Smlouva“).
I. ÚVODNÍ USTANOVENÍ
1.1 Smlouva se mezi Smluvními stranami uzavírá na základě výsledku zadávacího řízení na veřejnou zakázku s názvem „Facility management VLS“ zadávanou Objednatelem jakožto veřejným zadavatelem ve smyslu zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZVZ“), v němž byla nabídka Zhotovitele vybrána jako nejvýhodnější (dále jen „Veřejná zakázka“).
1.2 Smluvní strany prohlašují, že osoby podepisující Smlouvu jsou k tomuto právnímu jednání oprávněny.
1.3 Zhotovitel prohlašuje, že se seznámil se zadávacími podmínkami Veřejné zakázky (dále jen
„Zadávací podmínky“), že je považuje za dostatečný podklad pro plnění Veřejné zakázky, a to zejména v rozsahu nezbytném pro plnění předmětu Smlouvy, přičemž mu nejsou známy žádné nejasnosti či pochybnosti, které by znemožňovaly řádné plnění jeho závazku dle této Smlouvy. Zhotovitel prohlašuje, že Xxxxxxx bude vykládat ve smyslu Zadávacích podmínek, vč. informací vyplývajících z průběhu zadávacího řízení Xxxxxxx xxxxxxx (zejm. odpovědí na žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace a vysvětlení nabídky). Pro vyloučení jakýchkoliv pochybností se Smluvní strany dále dohodly, že v případě jakékoliv nejistoty ohledně výkladu některého ustanovení Smlouvy budou tato ustanovení vykládána tak, aby v co nejširší míře zohledňovala účel a cíle Veřejné zakázky vyjádřený v zadávací dokumentaci k zadávacímu řízení Veřejné zakázky (dále jen „Zadávací dokumentace“).
1.4 Zhotovitel dále prohlašuje, že se detailně seznámil s rozsahem a povahou předmětu plnění Smlouvy, že jsou mu známy veškeré relevantní technické, kvalitativní a jiné podmínky nezbytné pro realizaci předmětu plnění Smlouvy, a že disponuje takovými kapacitami a odbornými znalostmi, které jsou nezbytné pro realizaci předmětu plnění Smlouvy za dohodnuté maximální smluvní ceny uvedené dále ve Smlouvě, a to rovněž ve vazbě na jím prokázanou kvalifikaci pro plnění Veřejné zakázky a informace doložené za účelem hodnocení nabídky.
1.5 Dodavatel dále prohlašuje, že jím poskytované plnění odpovídá všem požadavkům vyplývajícím z účinných právních předpisů, které se na plnění dle Smlouvy vztahují.
1.6 Není-li výslovně ve Smlouvě u lhůt či dob uvedeno, že příslušné dny jsou pracovní, jedná se o dny kalendářní.
1.7 V této smlouvě jsou dále užívány termíny a zkratky s následujícím významem:
„Službami rozvoje, Rozvojovými službami anebo rozvojem“ se rozumí úpravy systému FM přesahující rámec technické podpory, jak je vymezena v příloze č. 2 této Smlouvy.
II. CÍL A ÚČEL SMLOUVY
2.1 Základním cílem a účelem, k jehož dosažení se Smlouva uzavírá, je dodávka a zprovoznění software Zhotovitelem, kterým Objednatel získá funkcionality moderního informačního systému pro pasportizaci, řízení, správu a údržbu majetku, tzv. FM (Facility Management – prostředek pro řízení, správu a údržbu majetku), PM (Property Management – prostředek pro řízení nemovitého majetku) a CAFM (Computer Aided Facility Management – počítačová podpora pro řízení, správu a údržbu majetku) (společně dále též „systém FM“ nebo pouze „systém“).
2.2 Dílčí cíle pro zavedení systému FM, při jejichž splnění by mělo dojít ke zlepšení současného stavu pasportizace a správy majetku Objednatelem, jsou uvedeny v příloze č. 1 Smlouvy.
III. PŘEDMĚT SMLOUVY
3.1 Předmětem Smlouvy je závazek Zhotovitele za podmínek Smlouvou dále stanovených Objednateli dodat a implementovat systém FM a závazek Objednatele systém od Zhotovitele převzít a zaplatit za řádně splněný závazek sjednanou cenu dle této Smlouvy (dále též
„předmět Plnění“ nebo „předmět Smlouvy“). Součástí závazku Zhotovitele je rovněž závazek k poskytování souvisejících služeb. Souvisejícími službami se dle této Smlouvy rozumí služby technické podpory a Rozvojové služby.
3.3 Realizace předmětu Plnění je rozdělena do základních fází s těmito termíny ode dne účinnosti Smlouvy:
Označení | Fáze plnění | • Událost, jíž je splněno • Termín, kdy může být zahájeno plnění (je- li stanoven) • Termín, do kdy musí být splněno (je-li stanoven) |
T0 | Den účinnosti smlouvy | • Účinnost Smlouvy • T0 • --- |
CK | Termín pro předložení cílového konceptu po provedení analýzy požadavků | • předložení cílového konceptu obsahující všechny části dle příloh této Smlouvy • T0 • T0 + 8 týdnů |
F1 | Zpracování cílového konceptu | • akceptace cílového konceptu Objednatelem • T0 • --- dle čl. V Smlouvy - Cílový koncept |
Fx - další dílčí etapy přípravy a implementace a jejich termíny, alespoň v rozčlenění dle příloh této Smlouvy, budou konkretizovány v cílovém konceptu | ||
F2 | Implementace | • Úspěšnou implementací systému do infrastruktury Objednatele (souhlas Objednatele k přechodu do pilotního provozu) • Dokončení a převzetí předchozích fází • --- (bude upřesněno v cílovém konceptu) |
TEST/PILOT | Pilotní provoz | • Úspěšné otestování systému v pilotním provozu (akceptace pilotního provozu) • --- (bude upřesněno v cílovém konceptu - podmíněno souhlasem Objednatele k přechodu do pilotního provozu) • --- (bude upřesněno v cílovém konceptu) |
A | Akceptační řízení | • Úspěšná implementace + úspěšné otestování v pilotním provozu + splnění všech závazků dodání systému FM • --- (bude upřesněno v cílovém konceptu) • --- (bude upřesněno v cílovém konceptu) |
O | Ostrý provoz (převzetím je splněn závazek dodat systém FM) | • Uvedením systému do ostrého provozu • Může být zahájen po splnění a převzetí předchozích fází • Termín pro splnění je uveden v čl. XI Smlouvy - Doba a místo plnění |
TP | Technická podpora | • --- průběžné měsíční plnění --- • Ode dne uvedení systému do ostrého provozu |
• Na dobu neurčitou po dobu trvání Smlouvy | ||
ROZ | Rozvoj | • --- průběžné měsíční plnění --- • Ode dne uvedení systému do ostrého provozu • Na dobu neurčitou po dobu trvání Smlouvy |
3.4 Zhotovitel se zavazuje realizovat předmět Plnění v souladu s účinnými právními předpisy, jakož i v souladu se všemi relevantními normami obsahujícími technické specifikace a technická řešení, technické a technologické postupy nebo jiná určující kritéria k zajištění, že materiály, výrobky, postupy a služby vyhovují předmětu Smlouvy a veškerým podmínkám uvedeným v Zadávacích podmínkách.
3.5 Zhotovitel prohlašuje, že předmět Plnění není plněním nemožným, a že Xxxxxxx uzavírá po pečlivém zvážení všech možných důsledků. Zhotovitel dále prohlašuje, že se seznámil s předmětem Plnění, a že tento může být poskytnut způsobem a v termínech stanovených ve Smlouvě.
IV. PRÁVO NA ZAPLACENÍ ODMĚNY
4.1 Zhotoviteli vzniká právo požadovat:
Část odměny | Vznik práva Zhotovitele fakturovat |
(i) 100 % odměny za uvedení systému do ostrého provozu (Příloha č. 7 – etapa O) | po úspěšném otestování systému v pilotním provozu, jeho uvedení do ostrého provozu a při splnění všech předcházejících fází |
(ii) odměnu ve výši odpovídající 3 měsícům poskytování technické podpory (Příloha č. 7 – etapa TP) | po každých 3 dokončených měsících poskytování technické podpory v rozsahu dle této Smlouvy |
(iii) úhradu odměny za poskytnutí rozvojových služeb z balíku rozvojových služeb poskytnutých na období trvání smlouvy (Příloha č. 7 – etapa ROZ) | po akceptaci rozvojového úkolu Objednatelem v rozsahu skutečně vynaložených hodin (maximálně však v rozsahu hodin, který je stanoven v rozpočtu rozvojového úkolu) |
4.2 Odměnu Zhotovitel požaduje vystavením a předložením daňového dokladu s náležitostmi a lhůtami splatnosti dle dále uvedených podmínek této Smlouvy.
5.1 Cílový koncept stanoví podrobnosti předmětu Plnění a spolupráce Smluvních stran při jeho realizaci. Minimálním obsahem cílového konceptu je popis způsobu realizace předmětu Plnění v souladu s minimálními požadavky na systém FM dle přílohy č. 1 Smlouvy, včetně případných úprav dle odst. 3.2 Smlouvy a harmonogram implementace systému.
5.2 Zpracování cílového konceptu je dle této Smlouvy a v souladu se Zadávacími podmínkami oprávněn realizovat pouze Dodavatel (zejm. komunikace se Zadavatelem, řízení kapacit realizačního týmu, projednávání cílového konceptu se zadavatelem).
5.3 Z cílového konceptu musí vyplývat, že budou splněny požadavky stanovené v Zadávací dokumentaci a v této Smlouvě tak, že konkretizuje práva a povinnosti Smluvních stran při plnění této Smlouvy. Cílovým konceptem nesmí dojít k podstatné změně závazku z této Smlouvy ve smyslu ustanovení § 222 ZVZ.
5.4 Odkazuje-li tato Smlouva na práva a povinnosti stanovené touto Smlouvou, znamená to i práva a povinnosti stanovené v cílovém konceptu (zejm. povinnost provést předmět Plnění způsobem podrobněji specifikovaným v cílovém konceptu), nevyplývá-li ze Smlouvy jinak.
5.5 Cílový koncept je Xxxxxxxxx povinen vypracovat a předložit v termínech dle této Smlouvy.
5.6 Dodavatel bude při vypracování jednotlivých částí cílového konceptu průběžně zpracované části projednávat s Objednatelem a zohlední jeho připomínky k těmto částem.
5.7 Objednatel je oprávněn požadovat, aby Dodavatel doplnil do cílového konceptu další podrobnosti v rozsahu požadavků této Smlouvy a jejích příloh.
5.8 Objednatel akceptuje cílový koncept, pokud má za to, že jeho rozsah dostatečně popisuje funkce a činnosti systému, které požaduje tato Smlouva a bude možno je v produkčním prostředí Objednatele úspěšně realizovat. Dodavatel a Objednatel jsou vázáni akceptovaným cílovým konceptem, právy a povinnostmi z něho vyplývajícími, zejména platí, že:
a) termíny stanovené v cílovém konceptu se považují za termíny stanovené touto Smlouvou a
b) podrobně stanovený obsah plnění se považuje za obsah plnění stanovený touto Smlouvou.
5.9 Objednatel není povinen akceptovat cílový koncept, pokud jeho obsah je v rozporu se Zadávacími podmínkami Xxxxxxx zakázky, této Xxxxxxx nebo jejími přílohami.
5.10 Pokud Objednatel cílový koncept z důvodů uvedených v předchozích odstavcích neakceptuje, požádá o jeho doplnění a úpravy.
5.11 Pokud není v důsledku oprav a doplnění cílový koncept schválen
a) do 15 dnů ode dne, kdy byl cílový koncept původně předložen, nebo
b) pokud nebyl cílový koncept předložen do dne, kdy měl být podle této Xxxxxxx nejpozději předložen, pak do 15 dnů ode dne, kdy měl nejpozději být předložen,
stanoví Smluvní strany po vzájemné dohodě dodatečnou lhůtu pro úpravy a případné schválení cílového konceptu. Nedojde-li k dohodě o této lhůtě, je touto lhůtou 10 pracovních dnů ode dne, kdy měl být cílový koncept podle písm. a) nebo b) tohoto odstavce Smlouvy akceptován.
5.12 Pokud Objednatel cílový koncept neakceptuje ani v dodatečné lhůtě stanovené dle předcházejícího odstavce, má Objednatel právo
a) Xxxxxxx vypovědět s výpovědní lhůtou 10 dnů ode dne doručení výpovědi druhé Smluvní straně, nebo
b) od Smlouvy odstoupit dle podmínek uvedených v čl. XX Smlouvy, nebo
c) provést vyhrazenou změnu smlouvy dle § 222 odst. 10 písm. a) ZVZ spočívající v převodu této Smlouvy na dodavatele, který byl dalším v pořadí při hodnocení nabídek v zadávacím řízení Xxxxxxx zakázky po dodavateli, se kterým byla původně tato Smlouva uzavřena. Tento postup lze využít i opakovaně (převod na 2. účastníka v pořadí a následně na 3. účastníka v pořadí).
VI. VYHRAZENÁ ZMĚNA SMLOUVY
6.1 Objednatel si, v případě neschválení cílového konceptu ani v dodatečné lhůtě podle odst. 5.11 Xxxxxxx, vyhrazuje právo provést změnu této Smlouvy na základě ustanovení § 100 odst. 2 ZVZ a ve smyslu § 222 odst. 10 písm. a) ZVZ spočívající ve změně Dodavatele (Dodavatele) a jeho nahrazení účastníkem zadávacího řízení Xxxxxxx zakázky – dalším dodavatelem, který se dle výsledku hodnocení nabídek umístil druhý v pořadí, pokud takový (nový) dodavatel souhlasí s tím, že poskytne Objednateli plnění v souladu s jeho nabídkou podanou v zadávacím řízení Xxxxxxx zakázky. Pokud dodavatel druhý v pořadí souhlasit nebude, je Zadavatel oprávněn se stejným způsobem obrátit i na další dodavatele, a to postupně dle jejich pořadí v hodnocení nabídek v zadávacím řízení. U nového dodavatele si Zadavatel před podpisem Xxxxxxx vždy ověří splnění kvalifikačních předpokladů/podmínek účasti, ve stejném rozsahu, v jakém tyto požadoval v zadávacím řízení, a taktéž předložení dokladů, které ZVZ vyžaduje po dodavateli předložit před podpisem Smlouvy. K převodu Xxxxxxx podle tohoto článku je povinen původní Dodavatel poskytnout součinnost a provést potřebná právní jednání.
VII. IMPLEMENTACE
7.1 Dodavatel před zahájením testování v pilotním provozu provede implementaci a nastavení systému v souladu s akceptovaným cílovým konceptem.
7.2 Řízení procesu implementace systému je dle této Smlouvy a v souladu se Zadávacími podmínkami povinen vést pouze Dodavatel (zejm. komunikace se Zadavatelem a řízení kapacit realizačního týmu).
7.3 Systém FM bude po akceptaci cílového konceptu Dodavatelem nainstalován do testovacího prostředí a zprovozněn v nastavení dle odsouhlaseného cílového konceptu. Ke splnění tohoto požadavku Objednatel Dodavateli poskytne infrastrukturu, u níž v Zadávací dokumentaci uvedl, že jí disponuje a potřebnou součinnost.
7.4 Zadavatel provede kontrolu nastavení systému v souladu s cílovým konceptem. Dodavatel je povinen zajistit u případně zjištěných nedostatků a chyb v nastavení systému jejich odstranění v Zadavatelem stanovené přiměřené lhůtě.
VIII. TESTOVÁNÍ V PILOTNÍM PROVOZU (TEST/PILOT)
8.1 Testování v pilotním provozu je ověřením provozuschopnosti systému v reálném provozu nebo v jeho části (např. části procesu, části organizace Zadavatele apod.)
8.2 Testování v pilotním provozu může začít nejdříve po úspěšné implementaci systému do prostředí Zadavatele a je podmíněno souhlasem Objednatele s přechodem do testování v pilotním provozu.
8.3 Objednatel je při splnění výše zmíněných podmínek povinen udělit souhlas k testování tak, aby testování bylo zahájeno nejpozději do 10 dnů ode dne, kdy byla Objednateli doručena žádost o zahájení testování v pilotním provozu.
8.4 Základní podmínky testování v pilotním provozu jsou stanoveny v této Smlouvě a mohou upřesněny v cílovém konceptu.
8.6 K úspěšnému ověření systému v pilotním provozu musí Dodavatel zajistit bezvadný chod systému FM po dobu 30 dnů, tak jako by se jednalo o ostrý provoz tohoto systému v produkčním prostředí.
8.7 Zadavatel po dobu pilotního provozu bude evidovat nedostatky a chyby systému oproti odsouhlasenému cílovému konceptu, Smlouvě a jejích příloh. V případě, že bude zjištěna chyba v systému, která bude bránit dalšímu testování, oznámí toto Objednatel Zhotoviteli, který musí nahlášenou chybu opravit. Pilotní provoz se automaticky prodlouží o dobu, po kterou bude Zhotovitel chybu opravovat, tj. o dobu po kterou nebylo možné provádět testování.
IX. PŘECHOD DO OSTRÉHO PROVOZU
9.1 Po úspěšném otestování v pilotním provozu lze systém uvést do ostrého provozu, a to ke dni určenému dle pravidel stanovených v této Smlouvě.
9.2 Uvedení do ostrého provozu bude provedeno nejpozději k 1. pracovnímu dni měsíce následujícího po úspěšném otestování v pilotním provozu, nesouhlasí-li Objednatel s uvedením do provozu k jinému dni.
9.3 Podrobnosti přechodu systému budou stanoveny v cílovém konceptu.
X. TECHNICKÁ PODPORA A ROZVOJ SYSTÉMU
10.1 Technická podpora musí být poskytována podle pravidel stanovených v této Smlouvě, jejích přílohách a konkretizovaných v cílovém konceptu.
10.2 Technická podpora je poskytována po zavedení systému do ostrého provozu v rozsahu TP odpovídající přílohám této Smlouvy a cílovému konceptu.
10.3 Dodavatel se zavazuje poskytovat Zadavateli v souladu s podmínkami Smlouvy do jejího skončení Služby rozvoje.
10.4 Při uzavření této Smlouvy Objednatel získává právo na využití 960 hodin Služeb rozvoje, a to kdykoliv ode dne zavedení systému do ostrého provozu do konce trvání Smlouvy („objem ROZ“ nebo „balík ROZ“). Využité hodiny služeb za rozvoj se z balíku ROZ odečítají vždy po řádném dokončení a předání úkolu, který je předmětem rozvoje. Cena za využití hodin Služeb rozvoje se hradí vždy po řádném dokončení a předání úkolu, který je předmětem rozvoje. Při objednávce rozvoje lze stanovit, že cena za rozvoj bude hrazena v etapách za jednotlivé části úkolu, pouze však tak, aby bylo možno jednotlivé části otestovat. Na jednotlivé etapy se v takovém případě užije obdobný postup, jako na převzetí celku.
10.5 Před učiněním závazného požadavku na úkol rozvoje musí být mezi stranami vyjasněny alespoň tyto skutečnosti:
a) účel úkolu rozvoje,
b) popis požadovaného řešení,
c) co je považováno za splnění účelu rozvoje,
d) závazný a úplný rozpočet – plán hodin, které bude potřeba na rozvoj vynaložit.
10.6 Rozpočet hodin za úkol rozvoje lze navýšit pouze v případě, že toto navýšení předem schválí Objednatel. Objednatel má v případě návrhu na navýšení rozpočtu hodin o více než 10 % právo od požadavku na úkol rozvoje upustit. Dodavatel v takovém případě nemá právo na úhradu již vynaložených nákladů a již vynaložené hodiny se z balíku rozvojových služeb neodečítají.
10.7 Při akceptaci úkolu rozvoje Objednatelem musí být uvedeno, kolik bylo využito Služeb rozvoje a v jakém období. Objednatel má právo vyžádat podrobný rozpis a zdůvodnění vynaloženého času (hodin Služeb rozvoje).
10.8 Rozvojové služby závazně požaduje Objednatel provádět postupem popsaným v této Smlouvě a cílovém konceptu.
10.9 Dodavatel je povinen průběžně oznamovat, kolik hodin bylo vynaloženo a kolik rozvojových hodin zbývá.
11.1 Dodavatel se zavazuje dodržet termíny uvedené v této Smlouvě a jejích přílohách.
11.2 Dodavatel v cílovém konceptu uvede podrobnější předpokládaný harmonogram, společně s nároky na zdroje a součinnost Objednatele v jednotlivých fázích.
11.3 Dodavatel je povinen předmět Plnění řádně dokončit (úspěšně uvést systém do ostrého provozu), a to nejpozději do dne 1. 12. 2020. Objednatel vzhledem k podmínkám poskytovatele dotace, ze které je tato Smlouva financována, požaduje, aby daňový doklad (Faktura) za řádné předání a převzetí předmětu Plnění byla Dodavatelem vystavena a doručena Zadavateli nejpozději do 15. dnů ode dne, který je uveden v předchozí větě. Tyto termíny lze prodloužit dohodou Smluvních stran pouze v případě, že nebude prodloužením termínu ohroženo čerpání dotace. Tímto ustanovením nejsou dotčeny podmínky pro vystavení daňového dokladu, které jsou stanoveny v této Smlouvě. Tyto podmínky musejí být před vystavením Faktury splněny (zdanitelné plnění musí nastat před vystavením Faktury). Obě Smluvní strany berou na vědomí,
že případné nevystavení a nedoručení Faktury za řádné předání a převzetí předmětu Plnění Dodavatelem ve výše uvedeném termínu, může být považováno za okolnost způsobující neobdržení dotace, ze které je tato Smlouva financována, anebo její části.
11.4 Místem plnění je sídlo Objednatele, není-li mezi Smluvními stranami výslovně dohodnuto jinak. Přípravné a programovací práce je Zhotovitel oprávněn realizovat na svém vlastním technickém vybavení, což však nezakládá jakýkoliv nárok Zhotovitele na navýšení ceny Plnění v souvislosti s převodem na cílovou infrastrukturu Objednatele.
11.5 Pokud to povaha předmětu Smlouvy umožňuje, je Dodavatel oprávněn poskytovat předmět Plnění také vzdáleným přístupem.
11.6 Veškeré písemné výstupy, které je podle Xxxxxxx Zhotovitel povinen vytvořit a/nebo které při plnění Smlouvy vzniknou, budou Zhotovitelem Objednateli předány v sídle Objednatele, nebude-li mezi Smluvními stranami v konkrétním případě dohodnuto jinak.
XII. CENA PLNĚNÍ A PLATEBNÍ PODMÍNKY
12.1 Cena za poskytnutí jednotlivých částí předmětu Plnění je uvedena v příloze č. 7 této Smlouvy v jednotkách české měny (CZK). Tato cena zahrnuje celý předmět Plnění popsaný v této Smlouvě a jejích přílohách, jakož i cílovém konceptu (dále též „Cena Plnění“).
12.2 Součástí cen podle tohoto článku Smlouvy jsou i služby a dodávky věcí (zejm. licencí, konzultací, informací, anebo jednání, přičemž tato Smlouva se uzavírá bez určení konkrétní výše odměny za licence) nezbytné pro řádné a úplné poskytování předmětu Plnění. Zhotovitel nese veškeré náklady nutně nebo účelně vynaložené při plnění závazků ze Smlouvy včetně správních poplatků a nákladů souvisejících (zejména daně, pojištění, veškeré dopravní náklady, včetně nákladů souvisejících s provedením všech zkoušek a testů prokazujících dodržení předepsané kvality a parametrů předmětu Plnění dle Smlouvy, jakož i nákladů souvisejících se zajištěním dalších podkladů, předpisů apod.). Objednatel nese náklady na své zdroje a licence, u nichž v Zadávací dokumentaci uvedl, že jimi disponuje, nebo je hodlá poskytovat (zejm. příloha č. 1 Smlouvy - Minimální požadavky na systém FM) Dodavateli při realizaci předmětu Plnění.
12.3 Není-li výslovně uvedeno jinak, veškeré ceny uvedené v tomto článku Smlouvy jsou ceny v korunách českých (CZK). Stane-li se v průběhu trvání Smlouvy Česká republika členem Evropské měnové unie a bude-li závazně stanoven koeficient pro přepočet měny CZK na EUR, budou ceny sjednané v CZK přepočteny do EUR na základě odpovídajícího koeficientu sjednaného v mezinárodních úmluvách, kterými bude Česká republika vázána, jakož i v souladu s případnou tomu odpovídající vnitrostátní právní úpravou České republiky.
12.4 Veškeré ceny uvedené v tomto článku Smlouvy jsou cenami maximálními, nejvýše přípustnými, nepřekročitelnými a jsou platné a konstantní po celou dobu účinnosti Smlouvy, není-li uvedeno jinak. Cenu Plnění je možné změnit pouze v případě změny výše sazby daně z přidané hodnoty (dále jen „DPH“) v důsledku změny právních předpisů. V případě změny sazby DPH je Dodavatel povinen k ceně bez DPH účtovat DPH v aktuální výši dle účinných právních předpisů. Smluvní strany se dohodly, že v případě změny ceny v důsledku změny sazby DPH není nutno ke Smlouvě uzavírat dodatek. Dodavatel odpovídá za to, že sazba DPH je stanovena v souladu s účinnými právními předpisy.
12.5 Ceny dle Smlouvy budou hrazeny na základě daňových dokladů vystavených Dodavatelem (dále jen „Faktura“ či „Faktury“).
12.6 Kopie příslušných akceptačních protokolů podepsaných pověřenými zástupci obou Smluvních stran jsou povinnou náležitostí každé Faktury vystavené Dodavatelem za poskytnutí předmětu Plnění (či jeho části) dle Smlouvy.
12.7 Faktury musí obsahovat evidenční číslo Smlouvy, název projektu „Systémová integrace VLS ČR s.p.“, reg. č. projektu CZ.06.3.05/0.0/0.0/16_028/0006610 a veškeré údaje vyžadované právními předpisy, zejména zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o DPH“), a § 435 Občanského zákoníku.
12.8 Dodavatel je oprávněn fakturovat prostřednictvím elektronické Faktury až po předchozím písemném souhlasu Objednatele, ledaže je přijetí elektronické faktury garantováno právními předpisy (zejm. ZVZ a/nebo směrnicí Evropského parlamentu a Rady 2014/55/EU ze dne 16. dubna 2014 o elektronické fakturaci při zadávání veřejných zakázek – dále jen „garantovaná elektronická fakturace“). Souhlas podle předchozí věty je oprávněna udělit osoba zastupující Objednatele ve věcech projektových/technických. V případě elektronické fakturace se ustanovení o fakturaci, která se svou povahou vztahují k fakturaci v listinné podobě, nebo ta, jež nelze pro elektronickou fakturaci splnit (zejm. ustanovení o počtu stejnopisů, fyzické zasílací adrese), použijí přiměřeně. Pro odstranění pochybností se pro elektronickou fakturaci stanoví, že:
a) jsou-li stanoveny požadavky na další dokumenty tvořící součást Faktury (zejm. akceptační protokoly) a nelze-li tyto požadavky splnit pro elektronický formát Faktury, pak Objednatel na návrh Dodavatele (dle poslední věty tohoto odstavce) upřesní způsob předání ostatních součástí Faktury pro elektronickou fakturaci; za okamžik doručení Faktury se v takovém případě považuje okamžik, kdy Objednatel obdrží veškeré předpokládané dokumenty k Faktuře,
b) neužijí se ustanovení o doručení většího počtu vyhotovení/stejnopisů Faktury.
12.9 Z důvodu předcházení technickým a organizačním komplikacím se Smluvní strany dohodly, že v případě, kdy Dodavatel hodlá využít elektronickou fakturaci, projedná a upřesní Dodavatel proces zasílání elektronických Faktur a odchylky od listinné fakturace s osobou zastupující Objednatele (ve věcech projektových/technických) uvedenou v této Smlouvě, a to alespoň 15 dnů před zasláním první elektronické Faktury.
12.10 Splatnost Faktur je stanovena do 30 (třiceti) dnů ode dne doručení Faktury Objednateli. Faktury mohou být, není-li ve Smlouvě uvedeno jinak, doručeny
a) emailem na emailovou adresu: ;
b) prostřednictvím datové schránky;
c) na adresu sídla Objednatele; nebo
d) dle dalších údajů o doručování dokumentů uvedených na xxxxx://xxx.xx/xx/x- vls/dorucovani-dokumentu.
12.11 Cena za poskytnutí předmětu Plnění či jeho části se považuje za uhrazenou okamžikem odepsání fakturované ceny z bankovního účtu Objednatele ve prospěch účtu Dodavatele. Uvedený bankovní účet musí být zveřejněn správcem daně způsobem umožňujícím dálkový přístup. V případě, že účet tímto způsobem zveřejněn nebude, je Objednatel oprávněn uhradit Dodavateli cenu na úrovni bez DPH, přičemž DPH Objednatel poukáže správci daně. Stane-li se Dodavatel nespolehlivým plátcem ve smyslu § 106a zákona o DPH je povinen neprodleně o tomto písemně informovat Objednatele.
12.12 Nebude-li jakákoliv Faktura obsahovat některou povinnou nebo dohodnutou náležitost nebo bude-li chybně vyúčtována cena nebo DPH, je Objednatel oprávněn tuto Fakturu před uplynutím lhůty splatnosti bez zaplacení vrátit Dodavateli k provedení opravy s vyznačením důvodu vrácení. Dodavatel provede opravu vystavením nové Faktury. Vrácením vadné Faktury Dodavateli přestává běžet původní lhůta splatnosti. Nová lhůta splatnosti běží ode dne vystavení nové Faktury.
12.13 Objednatel neposkytuje Dodavateli na Cenu Plnění jakékoliv zálohy.
12.14 Dodavatel není oprávněn započíst jakékoliv pohledávky proti nárokům Objednatele. Pohledávky a nároky Dodavatele vzniklé v souvislosti se Smlouvou nesmějí být postoupeny třetím osobám, zastaveny, nebo s nimi jinak disponováno bez písemného souhlasu Objednatele.
12.15 Smluvní strany sjednávají následující inflační doložku ve vztahu ke službám TP, jíž si vyhrazují právo v jejím rozsahu provádět změny Smlouvy ve smyslu ZVZ, a to následujícím způsobem:
a) Smluvní strany zpravidla před zasláním návrhu dodatku podle následujícího bodu projednají jeho obsah;
b) Smluvní strana je oprávněn zaslat podepsaný návrh dodatku k této Smlouvě, kterým se navyšuje měsíční cena za poskytování služeb TP a jednotková cena za služby ROZ (rozvoj), a to nejvýše o průměrnou roční míru inflace vyjádřenou přírůstkem
průměrného ročního indexu spotřebitelských cen, vyhlášenou Českým statistickým úřadem, za uplynulý kalendářní rok; přílohou návrhu dodatku Smlouvy musí být písemné potvrzení o inflaci vydané Českým statistickým úřadem;
c) Druhá smluvní strana je oprávněna požadovat provedení přiměřených změn v návrhu dodatku, zkontroluje podmínky dodatku a je povinna do 21 dnů ode dne, kdy jí byl doručen podepsaný návrh dodatku, který je v souladu s podmínkami dle této Smlouvy, dodatek uzavřít a uveřejnit v registru smluv;
d) navýšení ceny dle dodatku Smlouvy bude pro služby TP účinné od následujícího měsíce po měsíci, ve kterém dodatek nabyl účinnosti, pro služby ROZ se užije cena až pro úkoly rozvoje, které budou zadány v měsíci následujícím po měsíci, ve kterém dodatek Smlouvy nabyl účinnosti;
e) právo Smluvní strany na změnu ceny TP o inflaci příslušného kalendářního roku zaniká, pokud není návrh dodatku doručen k poslednímu dni měsíce února v příslušném kalendářním roce;
f) dodatek dle této inflační doložky může být uzavřen poprvé ve třetím roce, ve kterém jsou poskytovány služby TP.
XIII. PŘEDÁVÁNÍ A PŘEVZETÍ PLNĚNÍ
13.1 Jednotlivé části předmětu Xxxxxxx musejí být Dodavatelem předány a Objednatelem převzaty vždy na základě dokladovatelné akceptace. Akceptační řízení bude provedeno v souladu s cílovým konceptem a touto Smlouvou.
13.2 Akceptace převzetí jednotlivých částí předmětu Plnění bude vždy stvrzena podepsáním příslušných akceptačních protokolů ze strany osob oprávněných jednat za Smluvní strany.
13.3 Poskytnutí služeb technické podpory musí být stvrzeno Smluvními stranami, anebo osobami příslušně zmocněnými, formou akceptačního protokolu podepsaného oběma Smluvními stranami, který bude obsahovat výkaz kvality poskytování předmětných služeb za období fakturované technické podpory, tj. 3 měsíce poskytování služeb technické podpory.
XIV. DALŠÍ PRÁVA A POVINNOSTI SMLUVNÍCH STRAN
14.1 Zhotovitel je povinen:
a) poskytovat řádně a včas Plnění podle Xxxxxxx bez faktických a právních vad;
b) postupovat při realizaci Plnění s odbornou péčí, podle nejlepších znalostí a schopností, sledovat a chránit oprávněné zájmy Objednatele a postupovat v souladu s jeho pokyny a interními předpisy souvisejícími s předmětem plnění Smlouvy (či jeho dílčí části), které Objednatel Zhotoviteli poskytne, nebo s pokyny jím pověřených osob;
c) bez zbytečného odkladu oznámit Objednateli veškeré skutečnosti, které mohou mít vliv na povahu nebo na podmínky poskytování Plnění dle Smlouvy. Xxxxxxx je povinen neprodleně písemně oznámit Objednateli změny svého majetkoprávního postavení, jako je např. přeměna společnosti, vstup do likvidace, úpadek či prohlášení konkurzu;
d) informovat bezodkladně Objednatele o jakýchkoliv zjištěných překážkách plnění, byť by za ně Zhotovitel neodpovídal, o vznesených požadavcích orgánů státního dozoru a o uplatněných nárocích třetích osob, které by mohly plnění dle Smlouvy ovlivnit;
e) poskytnout Objednateli veškerou nezbytnou součinnost k naplnění účelu Smlouvy;
f) na žádost Objednatele spolupracovat či poskytnout potřebnou součinnost dalším dodavatelům Objednatele;
g) provádět svoje činnosti tak, aby nebyl omezen provoz dotčených pracovišť Objednatele nad nezbytnou míru;
h) informovat Objednatele na jeho žádost o průběhu plnění předmětu Xxxxxxx a akceptovat jeho doplňující pokyny a připomínky k plnění předmětu Smlouvy;
i) použít veškeré podklady předané mu Objednatelem pouze pro účely Smlouvy a zabezpečit jejich řádné vrácení Objednateli, bude-li to objektivně možné vzhledem k jejich povaze a způsobu použití.
14.2 Objednatel se zavazuje poskytnout Zhotoviteli součinnost potřebnou k řádné realizaci předmětu Smlouvy, kterou je po něm Zhotovitel jako osoba, která disponuje takovými
kapacitami a odbornými znalostmi, které jsou nezbytné pro realizaci předmětu plnění Smlouvy, oprávněna požadovat.
14.3 Objednatel je v souvislosti s plněním předmětu Smlouvy oprávněn zejména udělovat Zhotoviteli závazné pokyny pro výkon všech činností, ke kterým se Zhotovitel na základě Smlouvy zavázal; tyto pokyny jsou závazné, není tím však dotčena odpovědnost Zhotovitele za včasné upozornění Objednatele na jejich nevhodnou povahu. V takovém případě musí Zhotovitel o upozornění provést písemný záznam a bezodkladně jej předat kontaktní osobě Objednatele.
14.4 Objednatel má právo přesvědčit se kdykoliv v průběhu realizace Plnění o stavu této realizace a Zhotovitel mu k tomuto musí vytvořit přiměřené podmínky, přičemž případné náklady nese Zhotovitel.
XV. PODDODAVATELÉ, REALIZAČNÍ TÝM A OPRÁVNĚNÉ OSOBY
a) Zhotovitel se zavazuje plnění předmětu Xxxxxxx provést sám, nebo s využitím poddodavatelů, uvedených spolu s rozsahem jejich plnění v příloze č. 4 této Smlouvy. Zhotovitel je povinen písemně informovat Objednatele o všech svých poddodavatelích (včetně jejich identifikačních a kontaktních údajů a o tom, které služby pro něj v rámci realizace Plnění každý z poddodavatelů poskytuje) a o jejich případné změně, a to ve smyslu ust. § 105 odst. 3 ZVZ.
b) Xxxxxxxxxx je oprávněn změnit poddodavatele, pomocí něhož prokázal splnění části kvalifikace v rámci zadávacího řízení Veřejné zakázky, na základě něhož byla uzavřena Smlouva, jen z vážných objektivních důvodů a s předchozím písemným souhlasem Objednatele, přičemž nový poddodavatel musí disponovat kvalifikací ve stejném či větším rozsahu, který požadoval Zadavatel v předmětném zadávacím řízení. Objednatel nesmí souhlas se změnou poddodavatele bez objektivních důvodů odmítnout, pokud mu budou příslušné doklady ve stanovené lhůtě předloženy.
c) Zadání provedení části Plnění dle Smlouvy poddodavateli Xxxxxxxxxxxx nezbavuje Xxxxxxxxxxx jeho výlučné odpovědnosti za řádné provedení Plnění dle Smlouvy vůči Objednateli. Zhotovitel odpovídá Objednateli za plnění předmětu Smlouvy, které svěřil poddodavateli, ve stejném rozsahu, jako by jej poskytoval sám.
a) Zhotovitel se zavazuje zajistit, že se budou realizace Xxxxxxx účastnit osoby uvedené v příloze č. 5 této Smlouvy, a to v rozsahu, vyplývajícím z této Smlouvy, cílového konceptu (zejm. zapojení do realizačního týmu) a není-li rozsah těmito dokumenty určen, pak v rozsahu odpovídajícím jejich kvalifikaci. Zhotovitel se zavazuje zachovávat po celou dobu plnění Smlouvy profesionální složení realizačního týmu v souladu s požadavky stanovenými ve Smlouvě a jejích přílohách.
b) V případě změny osob uvedených v příloze č. 5 Smlouvy, resp. jejich nástupců je Xxxxxxxxxx povinen vyžádat si předchozí písemný souhlas Objednatele, tento souhlas je oprávněna vydat oprávněná osoba Objednatele ve věcech smluvních, příp. osoba Objednatelem k tomu řádně zmocněná. Objednatel nesmí souhlas se změnou osoby realizačního týmu bez objektivních důvodů odmítnout, pokud mu budou příslušné doklady ve stanovené lhůtě předloženy.
c) Objednatel si vyhrazuje právo na odmítnutí významných změn ve složení realizačního týmu v době plnění Smlouvy. Současně si Objednatel vyhrazuje právo požádat o výměnu člena realizačního týmu pro opakovanou nespokojenost s kvalitou jím odváděné práce nebo pro nedostatečnou komunikaci s Objednatelem. Veškeré případné náklady související s výměnou člena realizačního týmu nese výlučně Zhotovitel.
a) Každá ze Smluvních stran dále jmenuje oprávněné osoby, které budou vystupovat jako zástupci Smluvních stran. Oprávněné osoby zastupují Smluvní stranu ve smluvních a
technických záležitostech souvisejících s plněním předmětu Smlouvy, zejména podávají a přijímají informace o průběhu plnění Smlouvy a dále:
- osoby oprávněné ve věcech smluvních, anebo osoby přísl. zmocněné jsou oprávněny vést s druhou Smluvní stranou jednání obchodního charakteru, jednat v rámci akceptačních procedur při předávání a převzetí Plnění dle čl. XIII Smlouvy, zejména podepisovat příslušné akceptační či jiné protokoly dle Smlouvy.
- osoby oprávněné ve věcech technických jsou oprávněny vést jednání technického charakteru, poskytovat stanoviska v technických otázkách a jednat jménem Smluvních stran v rámci reklamace vad a při uplatňování záruky podle Smlouvy.
a) Oprávněnými osobami za Objednatele jsou:
i) ve věcech smluvních: statutární orgán Objednatele
ii) ve věcech technických:
b) Oprávněnými osobami za Zhotovitele jsou:
(i) ve věcech smluvních: statutární orgán Zhotovitele
c) Každá ze Smluvních stran má právo změnit jí jmenované oprávněné osoby, musí však o každé změně vyrozumět písemně druhou Smluvní stranu. Změna oprávněných osob je vůči druhé Smluvní straně účinná okamžikem, kdy o ní byla písemně vyrozuměna.
d) Smluvní strany se dohodly, že plnění předmětu Xxxxxxx bude realizováno na základě řízených řídících dokumentů dle obecně platných norem projektového řízení (podle standardů metodiky PRINCE2 nebo jiného obecně uznávaného ekvivalentu této metodiky). Dodržování uvedené metodiky při realizaci předmětu Plnění bude řízeno a kontrolováno Zadavatelem na jeho náklady, přičemž Dodavatel se zavazuje k poskytnutí k tomu potřebné součinnosti.
XVI. VLASTNICKÉ PRÁVO, NEBEZPEČÍ ŠKODY NA VĚCI A PRÁVO UŽITÍ
16.1 Zhotovitel prohlašuje, že vlastnické právo a nebezpečí škody na věci ke všem hmotným součástem plnění předmětu Smlouvy předaným Zhotovitelem Objednateli v souvislosti s plněním předmětu Smlouvy (zejména cílový koncept) přechází na Objednatele dnem jejich předání a převzetí Objednatelem.
16.2 Vzhledem k tomu, že součástí Plnění dle Smlouvy je i plnění, které může naplňovat znaky autorského díla ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „AZ“), je k těmto součástem Plnění poskytována licence za podmínek sjednaných dále v tomto článku Smlouvy a jejích přílohách.
16.3 Objednatel je oprávněn veškeré součásti Plnění Zhotovitele považované za autorské dílo ve smyslu AZ (dále jen „Autorské dílo“, nebo též „software“) užívat dle podmínek uvedených níže a v přílohách Smlouvy.
16.4 Objednatel je oprávněn Autorské dílo užívat dle zmíněných licenčních podmínek (dále jen
„Licence“), a to od okamžiku účinnosti poskytnutí Licence, přičemž Zhotovitel poskytuje Objednateli Licenci s účinností, která nastává okamžikem předání Plnění či jeho části, jehož je Autorské dílo součástí.
16.5 Nevyplývá-li z příloh Smlouvy či Zadávací dokumentace Veřejné zakázky jinak, je Licence udělena jako nevýhradní k užití Autorského díla Objednatelem k jakémukoliv účelu a v rozsahu, v jakém uzná za nezbytné, vhodné či přiměřené. Pro vyloučení všech pochybností to znamená, že:
- Licence je udělena jako neodvolatelná;
- Licence je dále udělena na dobu neurčitou;
- v případě SW, který je součástí Plnění, se Licence a její podmínky vztahují ve stejném rozsahu i na případné další verze tohoto SW upraveného na základě Smlouvy;
- Licenci není Objednatel povinen využít, a to ani zčásti;
- Licence se uděluje pro počet uživatelů a správců uvedený v příloze č. 1 Smlouvy, ledaže je uveden v příloze č. 3 Smlouvy jiný počet uživatelů, resp. správců. V případě, že je v příloze č. 3 uveden nižší, než je minimálně možný počet uvedený v příloze č. 1 Smlouvy, tak platí tento minimální počet uvedený v příloze č. 1 Smlouvy.
16.6 Je-li součástí Plnění tzv. proprietární software (dále jen „Proprietární software“), u kterého Zhotovitel nemůže poskytnout Objednateli oprávnění dle této Smlouvy, nebo to po něm nelze spravedlivě požadovat, postačí, aby Objednatel nabyl k takovému software oprávnění užít jej jakýmkoli způsobem v rozsahu, který je nezbytný pro pokrytí potřeb Objednatele ke dni uzavření Smlouvy. Smluvní strany výslovně uvádějí, že součástí takového oprávnění není právo provádět jakékoliv modifikace, úpravy či změny Proprietárního software či dle svého uvážení do něj zasahovat, zapracovávat ho do dalších autorských děl, zařazovat ho do děl souborných či do databází apod., a to i prostřednictvím třetích osob, ani se u Proprietárního software nevyžaduje poskytnutí zdrojových kódů k takovému software. Specifikace Proprietárního software, včetně počtu licencí a cen, je obsažena v příloze č. 6 této Smlouvy. Pro odstranění pochybností se konstatuje, že cena Proprietárního software je zahrnuta v Ceně Plnění.
16.7 Je-li součástí Plnění tzv. open source software, u kterého Zhotovitel nemůže poskytnout Objednateli oprávnění dle této Smlouvy, nebo to po něm nelze spravedlivě požadovat, je Dodavatel povinen zajistit, aby se jednalo o open source software, který je poskytován zdarma, včetně úplné původní uživatelské, provozní a administrátorské dokumentace. Užitím open source software nesmí dojít k omezení práv Zadavatele k systému, který je na základě této Smlouvy Dodavatelem poskytován, a současně ani k jinému software využívanému Zadavatelem.
16.8 Udělení veškerých práv uvedených v tomto článku Smlouvy nelze ze strany Dodavatele vypovědět a na jejich udělení nemá vliv ukončení účinnosti Smlouvy.
16.9 Dodavatel prohlašuje, že veškeré jím dodané plnění podle Xxxxxxx bude prosté právních vad a zavazuje se odškodnit v plné výši Objednatele v případě, že třetí osoba úspěšně uplatní autorskoprávní nebo jiný nárok plynoucí z právní vady poskytnutého plnění dle Xxxxxxx. V případě, že by nárok třetí osoby vzniklý v souvislosti s plněním Dodavatele podle Xxxxxxx, bez ohledu na jeho oprávněnost, vedl k dočasnému či trvalému soudnímu zákazu či omezení užívání systému FM či jeho části, zavazuje se Zhotovitel zajistit náhradní řešení a minimalizovat dopady takovéto situace, a to bez dopadu na Cenu Plnění sjednanou podle Smlouvy, přičemž současně nebudou dotčeny ani nároky Objednatele na náhradu škody.
16.10 S nositeli chráněných práv duševního vlastnictví vzniklých v souvislosti s realizací plnění dle Smlouvy je Dodavatel povinen vždy smluvně zajistit možnost nakládání s těmito právy Objednatelem v rozsahu definovaném tímto článkem Smlouvy.
16.11 Zhotovitel podpisem Smlouvy výslovně prohlašuje, že odměna za veškerá oprávnění poskytnutá Objednateli dle tohoto článku Smlouvy je již zahrnuta v ceně za poskytování plnění dle Smlouvy.
16.12 Zhotovitel je povinen Objednateli uhradit jakékoli majetkové a nemajetkové újmy, vzniklé v důsledku toho, že Objednatel nemohl předmět Plnění Smlouvy užívat řádně a nerušeně. Jestliže se jakékoliv prohlášení Dodavatele v tomto článku ukáže nepravdivým nebo Dodavatel poruší jinou povinnost dle tohoto článku Smlouvy, jde o podstatné porušení Xxxxxxx a Dodavatel je povinen uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši 50.000,- Kč za každé jednotlivé porušení povinnosti. Zaplacením smluvní pokuty není nijak dotčeno ani omezeno právo Objednatele na náhradu škody, kterou lze vymáhat vedle smluvní pokuty v plné výši.
XVII. ODPOVĚDNOST ZA ŠKODU, ODPOVĚDNOST ZA VADY
17.1 Smluvní strany se zavazují k vyvinutí maximálního úsilí k předcházení škodám a k minimalizaci vzniklých škod. Smluvní strany nesou odpovědnost za škodu dle účinných právních předpisů a Smlouvy. Zhotovitel odpovídá za škodu rovněž v případě, kdy část Plnění poskytuje prostřednictvím poddodavatele a škoda vznikne činností tohoto poddodavatele.
17.2 Žádná ze Smluvních stran není odpovědná za škodu vzniklou porušením povinnosti ze Smlouvy, prokáže-li, že mu ve splnění povinnosti ze Smlouvy dočasně nebo trvale zabránila mimořádná nepředvídatelná a nepřekonatelná překážka vzniklá nezávisle na jeho vůli. Překážka vzniklá ze škůdcových osobních poměrů nebo vzniklá až v době, kdy byl škůdce s plněním povinnosti ze Smlouvy v prodlení, ani překážka, kterou byl škůdce podle Xxxxxxx povinen překonat, ho však povinnosti k náhradě škody nezprostí. Smluvní strany se zavazují upozornit druhou Smluvní stranu bez zbytečného odkladu na vzniklé překážky bránící řádnému plnění Smlouvy a dále se zavazují k vyvinutí maximálního úsilí k jejich odvrácení a překonání.
17.3 Škoda se nahrazuje, je-li to možné nebo účelné, uvedením do předešlého stavu, anebo v penězích podle volby poškozené Smluvní strany v konkrétním případě.
17.4 Zhotovitel se zavazuje, že po celou dobu účinnosti Xxxxxxx bude mít sjednánu pojistnou smlouvu, jejímž předmětem je pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou Zhotovitelem třetí osobě s limitem pojistného plnění minimálně 3.000.000,- Kč (slovy: tři miliony korun českých). Dodavatel je povinen předložit kopii pojistné smlouvy na vyžádání Objednateli. V případě, že při činnosti prováděné Dodavatelem dojde ke způsobení prokazatelné škody Objednateli nebo třetím osobám, která nebude kryta pojištěním sjednaným ve smyslu tohoto odstavce Smlouvy, bude Dodavatel povinen tyto škody uhradit z vlastních prostředků.
17.5 Zhotovitel se zavazuje, že do 10 pracovních dnů od písemné výzvy Objednatele, prokáže Objednateli účinnost pojistné smlouvy dle podmínek uvedených v předcházejícím odstavci této Smlouvy.
17.6 Veškeré náklady Dodavatele, které mu vzniknou v souvislosti s plněním smluvních povinností uvedených v tomto článku Smlouvy, jsou součástí Ceny Plnění a Dodavatel není oprávněn za jejich realizaci požadovat po Objednateli žádné další odměny.
XVIII. SANKČNÍ UJEDNÁNÍ
i) v případě prodlení Xxxxxxxxxx s předložením cílového konceptu ke schválení je Dodavatel povinen uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši 8.000,- Kč, a to za každý i započatý den prodlení se splněním této povinnosti;
ii) v případě prodlení Dodavatele s řádným Plněním odpovídajícím Službám rozvoje v termínu dle příslušného požadavku na Službu rozvoje je Dodavatel povinen uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši 3.000,- Kč, a to za každý i započatý den prodlení se splněním této povinnosti;
iii) v případě jakéhokoliv nedodržení lhůt a doby pro odstranění vad a nedodělků předaného (akceptovaného) předmětu Plnění dle přílohy č. 2 Smlouvy (TP) vzniká Objednateli nárok na slevu ze smluvní ceny za služby technické podpory ve výši:
a. vada kategorie A: 5.000,- Kč za každý i započatý den prodlení a jednotlivou vadu;
b. vada kategorie B: 3.000,- Kč za každý i započatý den prodlení a jednotlivou vadu;
c. vada kategorie C: 1.000,- Kč za každý i započatý den prodlení a jednotlivou vadu. Nárok na slevu ze smluvní ceny za služby TP musí být uveden v příslušném akceptačním protokolu za období poskytování služeb, za které je Smluvními stranami stvrzován.
iv) v případě jiného porušení jakékoliv smluvní povinnosti Poskytovatele vztahující se k části plnění „technické podpora“ (TP) je Poskytovatel povinen uhradit Objednateli smluvní pokutu ve výši 5.000,- Kč za každý jednotlivý případ porušení takové povinnosti; Trvá-li porušení, právo na zaplacení smluvní pokuty se vztahuje na každý započatý den, kdy porušení trvá.
v) v případě porušení jakékoliv smluvní povinnosti Zhotovitele, pro kterou není ve Smlouvě
stanovena specifická smluvní pokuta, a její nesplnění Zhotovitelem ani v dodatečné přiměřené lhůtě poskytnuté Objednatelem (nevylučuje-li to charakter porušené povinnosti), uhradí Zhotovitel Objednateli smluvní pokutu ve výši 8.000,- Kč za každý jednotlivý případ porušení takové povinnosti. V pochybnostech se má za to, že dodatečná lhůta je přiměřená, pokud činila alespoň 5 pracovních dnů. Trvá-li porušení, právo na zaplacení smluvní pokuty se vztahuje na každý i započatý den, kdy porušení trvá. Tato smluvní pokuta se neuplatní na dílčí termíny stanovené pouze v cílovém konceptu, pokud jsou tyto termíny označeny jako „orientační“;
18.2 V případě prodlení kterékoliv Smluvní strany se zaplacením peněžité částky vzniká oprávněné Smluvní straně nárok na úrok z prodlení ve výši 0,01 % z dlužné částky bez DPH za každý i započatý den prodlení.
18.3 Zaplacením smluvní pokuty není jakkoliv dotčen nárok Objednatele na náhradu škody; nárok na náhradu škody je Objednatel oprávněn uplatnit vedle smluvní pokuty v plné výši. Zaplacením smluvní pokuty není dotčeno splnění povinnosti, která je prostřednictvím smluvní pokuty utvrzena a zajištěna.
18.4 Smluvní pokuty mohou být kombinovány, tzn., že uplatnění jedné smluvní pokuty nevylučuje souběžné uplatnění jakékoliv jiné smluvní pokuty.
18.5 Smluvní strany shodně vylučují aplikaci ustanovení § 2050 Občanského zákoníku.
18.6 Smluvní strana uplatňující smluvní pokutu po druhé Smluvní straně musí oznámit uložení smluvní pokuty nebo požadavku náhrady škody písemně (dále jen „Oznámení“). Oznámení musí vždy obsahovat popis a časové určení události, která v souladu s odkazem na příslušné ustanovení Smlouvy zakládá právo Smluvní strany účtovat smluvní pokutu nebo náhradu škody. Oznámení musí dále obsahovat informaci o způsobu úhrady smluvní pokuty nebo náhradu škody, na níž Smluvní straně vznikne nárok, a to včetně formou zápočtu proti kterékoliv splatné pohledávce (tato věta neplatí při uplatnění smluvní pokuty Zhotovitele po Objednateli). Pokud by nedošlo k tomuto započtení v plném rozsahu, zavazuje se Zhotovitel k doplacení dlužné částky, a to do ve lhůtě podle odst. 18.8 Xxxxxxx ode dne převzetí Oznámení Objednatele.
18.7 Žádné další pokuty uplatňované ze strany Dodavatele po Objednateli nad rámec výše uvedených ustanovení nejsou přípustné.
18.8 Smluvní pokuta i úrok z prodlení jsou splatné do 30 dnů po obdržení jejich vyúčtování.
XIX. OCHRANA DŮVĚRNÝCH INFORMACÍ A OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
19.1 Smluvní strany se dohodly, že veškeré informace, které si sdělily v rámci uzavírání Smlouvy, dále informace, které si sdělí nebo jinak vyplynou i z jejího plnění, jsou důvěrné (dále jen
„Důvěrné informace“). Smluvní strany sjednávají, že Důvěrnými informacemi jsou veškeré Objednatelem poskytnuté informace, podklady a dokumenty, pokud nejsou běžně dostupné ve veřejných zdrojích.
19.2 Smluvní strany se dohodly, že Důvěrné informace nikomu neprozradí a přijmou taková opatření, která znemožní jejich přístupnost třetím osobám. Ustanovení předchozí věty se nevztahuje na případy, kdy:
a) Smluvní strany mají povinnost stanovenou právním předpisem, a/nebo
b) takové informace sdělí osobám, které mají ze zákona stanovenou povinnost mlčenlivosti, a/nebo
c) se takové informace stanou veřejně známými či dostupnými jinak než porušením povinností vyplývajících z tohoto článku Smlouvy.
19.3 Vyjma výše uvedeného se Dodavatel zavazuje, že bude chránit a utajovat před třetími osobami skutečnosti tvořící obchodní tajemství, Důvěrné informace a jiné skutečnosti, které mu byly poskytnuty v rámci tohoto smluvního vztahu s Objednatelem.
19.4 Pokud je sdělení Důvěrných informací třetí osobě nezbytné pro plnění závazků Zhotovitele vyplývajících mu ze Smlouvy, může Zhotovitel tyto Důvěrné informace poskytnout pouze s předchozím písemným souhlasem Objednatele a za předpokladu, že tato třetí osoba před započetím činnosti písemně Zhotoviteli potvrdí svůj závazek zachování mlčenlivosti a ochrany
Důvěrných informací v obdobném rozsahu, jako je vázán Zhotovitel, jinak je za toto porušení odpovědný v plném rozsahu Zhotovitel.
19.5 V případě uplatnění smluvních pokut a náhrady škody není dotčena hmotná a trestní odpovědnost fyzických osob, které za Dodavatele jednaly a závazek mlčenlivosti a ochrany Důvěrných informací nedodržely.
19.6 Závazek k mlčenlivosti a ochraně Důvěrnosti informací podle této Smlouvy zůstává platný i po ukončení účinnosti Smlouvy.
19.7 Vzhledem k veřejnoprávnímu charakteru Objednatele Dodavatel výslovně prohlašuje, že je s touto skutečností obeznámen a souhlasí se zveřejněním smluvních podmínek obsažených ve Smlouvě v rozsahu a za podmínek vyplývajících z příslušných právních předpisů.
19.8 V případě, že bude při plnění Smlouvy docházet ke zpracování osobních údajů, je Xxxxxxxxx povinen zajistit, aby nedocházelo k porušení právních předpisů upravujících ochranu a zpracování osobních údajů, zejm. zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů a Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).
19.9 Dodavatel zajistí, aby jeho zaměstnanci i další osoby podílející se na jeho straně na Plnění předmětu Xxxxxxx, byli v souladu s účinnými právními předpisy poučeni o povinnosti mlčenlivosti a o možných následcích pro případ porušení této povinnosti. O splnění této povinnosti je Xxxxxxxxx povinen pořídit písemný záznam.
XX. DOBA TRVÁNÍ SMLOUVY, MOŽNOSTI UKONČENÍ SMLOUVY
20.1 Smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu oběma Smluvními stranami.
20.2 Smlouva je účinná dnem uveřejnění v registru smluv (odst. 22.19 Smlouvy).
20.3 Smlouva je uzavřena na dobu neurčitou.
20.4 Smlouva může být ukončena písemnou dohodou Smluvních stran.
20.5 Objednatel je oprávněn od Xxxxxxx písemně odstoupit z důvodu jejího podstatného porušení Zhotovitelem, přičemž za podstatné porušení Smlouvy se bude považovat:
a) prodlení Zhotovitele s poskytováním Plnění či jeho části ve sjednaných termínech delší než 20 dnů, pokud Zhotovitel nezjedná nápravu ani v dodatečné přiměřené lhůtě, kterou mu k tomu Objednatel poskytne v písemné výzvě ke splnění povinnosti, přičemž tato lhůta nesmí být kratší než 10 pracovních dnů od doručení takovéto výzvy, pokud není ve Smlouvě uvedeno jinak;
b) neakceptaci cílového konceptu Objednatelem v souladu s podmínkami Xxxxxxx;
c) další případy, o kterých tak stanoví Xxxxxxx.
20.6 Objednatel je rovněž oprávněn odstoupit od Smlouvy v případě, že:
a) v insolvenčním řízení bude zjištěn úpadek Dodavatele nebo insolvenční návrh bude zamítnut pro nedostatek majetku Dodavatele v souladu se zněním zákona č. 182/2006 Sb.,
o úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční zákon), ve znění pozdějších předpisů. Objednatel je rovněž oprávněn odstoupit od Smlouvy v případě, že Xxxxxxxxx vstoupí do likvidace; nebo
b) proti Dodavateli je zahájeno trestní stíhání pro trestný čin podle zákona č. 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob, ve znění pozdějších předpisů.
20.7 Zhotovitel je oprávněn od Xxxxxxx písemně odstoupit z důvodu jejího podstatného porušení Objednatelem, za což se považuje prodlení Objednatele s úhradou ceny za plnění předmětu dle Smlouvy o více než 30 dní, pokud Objednatel nezjedná nápravu ani do 10 pracovních dnů od doručení písemného oznámení Zhotovitele o takovém prodlení se žádostí o jeho nápravu.
20.8 Odstoupení od Smlouvy ze strany Objednatele nesmí být spojeno s uložením jakékoliv sankce k tíži Objednatele.
20.9 Smluvní strany se dále dohodly, že odstoupení od Smlouvy musí být písemné, jinak je neplatné. Odstoupení je účinné ode dne, kdy bylo doručeno druhé Smluvní straně.
20.10 Objednatel i Zhotovitel jsou oprávněni Smlouvu vypovědět, a to i bez udání důvodu, nejdříve však po uplynutí 42 měsíců poskytování služeb technické podpory (TP) dle této Smlouvy. Výpovědní doba činí 6 měsíců a začíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé Smluvní straně a končí uplynutím posledního dne příslušného kalendářního měsíce. Smluvní strany se dále dohodly, že výpověď Xxxxxxx musí být písemná, jinak je neplatná. Výpověď se považuje za účinnou ode dne, kdy byla doručena druhé Smluvní straně.
20.11 Ukončením Smlouvy nejsou dotčena ustanovení o odpovědnosti za škodu, nároky na uplatnění smluvních pokut, ustanovení o ochraně Důvěrných informací, jakož i ostatní práva a povinnosti založená Smlouvou, která mají podle zákona nebo Smlouvy trvat i po jejím zrušení.
XXI. SOUČINNOST A VZÁJEMNÁ KOMUNIKACE
21.1 Smluvní strany se zavazují vzájemně spolupracovat a poskytovat si veškeré informace potřebné pro řádné plnění svých závazků vyplývajících z této Smlouvy. Smluvní strany jsou povinny informovat druhou Smluvní stranu o veškerých skutečnostech, které jsou nebo mohou být důležité pro řádné plnění Smlouvy. Objednatel má zejména právo na konzultace a podklady ve věcech informací o činnosti systému, požadavcích systému, informací o databázovém zpracování ukládaných dat, ochraně dat, zpracování osobních údajů v systému a dalších informací, které může potřebovat pro užívání, rozvoj, analýzu a případně i náhradu systému.
21.2 Odměna za jednání, konzultace a podklady pro Objednatele je obsažena v odměně za plnění Smlouvy.
21.3 Smluvní strany jsou povinny plnit své závazky vyplývající ze Smlouvy tak, aby nedocházelo k prodlení s plněním jednotlivých termínů a s prodlením splatnosti jednotlivých peněžních závazků.
21.4 Veškerá komunikace mezi Smluvními stranami bude probíhat prostřednictvím oprávněných osob uvedených v této Smlouvě nebo mezi pověřenými pracovníky nebo statutárními zástupci Smluvních stran.
21.5 Veškerá oznámení, tj. jakákoliv komunikace na základě Smlouvy, bude probíhat v souladu s tímto článkem Xxxxxxx. Jakékoli oznámení, žádost či jiné sdělení, jež má být učiněno či dáno Smluvní straně dle Smlouvy, bude učiněno či dáno písemně. Kromě jiných způsobů komunikace dohodnutých mezi stranami se za účinné považují osobní doručování, doručování doporučenou poštou, kurýrní službou, datovou schránkou či elektronickou poštou, a to na adresy Smluvních stran uvedené v záhlaví Smlouvy, nebo na takové adresy, které si Smluvní strany vzájemně písemně oznámí.
21.6 Oznámení správně adresovaná se považují za doručená
a) dnem, o němž tak stanoví zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDS“), je- li oznámení zasíláno prostřednictvím datové zprávy do datové schránky ve smyslu ZDS; nebo
c) dnem doručení potvrzeným na doručence, je-li oznámení zasíláno doporučenou poštou; nebo
d) dnem doručení e-mailu na adresu v případě oznámení učiněným Zhotovitelem vůči Objednateli;
21.7 Informace a materiály, které obsahují osobní údaje či Důvěrné informace, budou doručovány buď osobně, nebo zasílány elektronicky a šifrovány. Šifra pro elektronickou komunikaci bude určena před zahájením realizace plnění Smlouvy.
21.8 S ohledem na to, že předmět této Smlouvy je financován z dotačních prostředků, Smluvní strany stanoví, že:
a) Xxxxxxxxx je povinen uchovávat veškerou dokumentaci související s realizací předmětu této Smlouvy (včetně účetních dokladů) minimálně do konce roku 2028, nebo déle, stanoví-li povinnost uchovávat některé dokumenty po delší dobu právní předpisy. Zadavatel je oprávněn určit další přiměřené povinnosti uchovávat dokumentaci, pokud je to nezbytné vzhledem k podmínkám stanoveným poskytovatelem dotace, ze které je tato Smlouva financována.
b) Dodavatel je povinen minimálně do konce roku 2028 poskytovat požadované informace a dokumentaci související s realizací předmětu této Smlouvy zaměstnancům nebo zmocněncům pověřených orgánů (CRR, MMR ČR, MF ČR, Evropské komise, Evropského účetního dvora, Nejvyššího kontrolního úřadu, příslušného orgánu finanční správy a dalších oprávněných orgánů státní správy) a je povinen vytvořit výše uvedeným osobám podmínky k provedení kontroly vztahující se k realizaci projektu a poskytnout jim při provádění kontroly součinnost.
c) Dodavatel je povinen ve Fakturách uvádět údaje vztahující se k projektu (srov. ustanovení o fakturaci).
XXII. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
22.1 Dodavatel je povinen dodržovat pravidla publicity, resp. poskytnout nezbytnou součinnost Objednateli k jejich provádění, v rozsahu vyplývajícím z nařízení Evropské komise, kterým se stanoví prováděcí pravidla k ustanovením týkajícím se Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu a Fondu soudržnosti.
22.2 Dodavatel prohlašuje, že souhlasí se zveřejněním nabídkových cen, jakož i dalších dokumentů a údajů, které musí být ze zákona zveřejněny.
22.3 Smlouva představuje úplnou dohodu Smluvních stran o předmětu Smlouvy a všech náležitostech, které Smluvní strany měly a chtěly ve Smlouvě ujednat, a které považují za důležité pro závaznost Smlouvy. Smlouvu je možné měnit pouze písemnou dohodou Smluvních stran ve formě číslovaných dodatků Smlouvy, podepsaných oprávněnými zástupci obou Smluvních stran.
22.4 Dodavatel bere na vědomí, že v případě, že se dopustí pochybení při plnění tohoto smluvního vztahu (např. nesplní řádně svůj závazek dodat Plnění s požadovanými technickými vlastnostmi), může to při naplnění podmínek dle právních předpisů vést k jeho vyloučení ze zadávacích řízení veřejných zakázek v ČR.
22.5 Smluvní strany se podpisem Smlouvy dohodly, že vylučují aplikaci ustanovení § 557 a § 1798 až 1800 Občanského zákoníku.
22.6 Smluvní strany si sdělily všechny skutkové a právní okolnosti, o nichž k datu podpisu Xxxxxxx věděly nebo vědět musely, a které jsou relevantní ve vztahu k uzavření Smlouvy. Kromě ujištění, které si Smluvní strany poskytly ve Smlouvě, nebude mít žádná ze Smluvních stran žádná další práva a povinnosti v souvislosti s jakýmikoliv skutečnostmi, které vyjdou najevo a o kterých neposkytla druhá Smluvní strana informace při jednání o Smlouvě. Výjimkou budou případy, kdy daná Smluvní strana úmyslně uvedla druhou Smluvní stranu ve skutkový omyl ohledně předmětu Smlouvy a případy taxativně stanovené Smlouvou.
22.7 Pro vyloučení pochybností Zhotovitel výslovně potvrzuje, že je podnikatelem, a že uzavírá Xxxxxxx při výkonu svého podnikání.
22.8 Zhotovitel na sebe v souladu s ustanovením § 1765 odst. 2 Občanského zákoníku přebírá nebezpečí změny okolností. Tímto však nejsou nikterak dotčena práva Smluvních stran upravená ve Smlouvě.
22.9 Práva vyplývající ze Smlouvy či jejího porušení se promlčují ve lhůtě 4 let ode dne, kdy právo mohlo být uplatněno poprvé.
22.10 Práva a povinnosti vyplývající z této Xxxxxxx přecházejí na právní nástupce Smluvních stran, pokud tomuto neodporuje některé z ustanovení Smlouvy.
22.11 Není-li stanoveno jinak, jednacím jazykem mezi Objednatelem a Dodavatelem bude pro veškerá plnění vyplývající ze Smlouvy výhradně jazyk český, případně slovenský, a to včetně veškeré dokumentace vztahující se k předmětu Smlouvy.
22.12 Bude-li tato Smlouva považována za neúčinnou, neplatnou či zrušenou dle příslušných právních předpisů, případně pokud je z takové Smlouvy již plněno, Smluvní strany se zavazují, že bez zbytečného odkladu po tomto zjištění uzavřou dohodu o vypořádání bezdůvodného obohacení, a to v cenách dohodnutých v této neúčinné, neplatné či zrušené Smlouvě nebo uzavřou novou Smlouvu stejného předmětu plnění a podmínek jako v neúčinné, neplatné či zrušené Smlouvě. Smluvní strany souhlasí s tím, že § 2999 odst. 1 Občanského zákoníku o cenách obvyklých se neuplatní.
22.13 Stane-li se jakékoli ustanovení Smlouvy neplatným, nezákonným nebo nevynutitelným, netýká se tato neplatnost a nevynutitelnost zbývajících ustanovení Smlouvy. Smluvní strany se tímto zavazují nahradit do 5 pracovních dnů po doručení výzvy druhé Smluvní strany jakékoli takové neplatné, nezákonné nebo nevynutitelné ustanovení ustanovením, které je platné, zákonné a vynutitelné a má stejný nebo alespoň podobný obchodní a právní význam.
22.14 Vztahy Smluvních stran Smlouvou výslovně neupravené se řídí českým právním řádem, zejména pak Občanským zákoníkem.
22.15 Smluvní strany se dohodly, že v případě sporů z této Smlouvy bude k jejich řešení v souladu s ustanovení § 89a zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, v prvním stupni místně příslušným výlučně Obvodní soud pro Prahu 6 a Městský soud v Praze.
22.16 Žádné ustanovení Smlouvy nesmí být vykládáno tak, aby omezovalo oprávnění Objednatele uvedená v Zadávací dokumentaci Veřejné zakázky.
22.17 Smlouva je uzavřena elektronicky. Smluvní strana, která Smlouvu podepíše jako poslední, je povinna zaslat druhé Smluvní straně stejnopis Smlouvy obsahující podpisy obou Smluvních stran.
22.18 Jakékoliv změny nebo doplňky k této Smlouvě jsou platné pouze v případě, že jsou učiněny formou písemných vzestupně číselně označených dodatků podepsaných zástupci Smluvních stran.
22.20 Nedílnou součástí Smlouvy jsou následující přílohy:
Příloha č. 1 – Minimální požadavky na systém FM (převezme se ze Zadávací dokumentace před uzavřením Smlouvy – Dodavatel v nabídce nepředkládá)
Příloha č. 2 – Požadavky na služby technické podpory (převezme se ze Zadávací dokumentace před uzavřením Smlouvy – Dodavatel v nabídce nepředkládá)
Příloha č. 3 – Nabízený systém (uvede Dodavatel ve své nabídce – jedná se o charakteristiku a označení nabízeného systému, uvedení potřebných úprav systému) Příloha č. 4 – Poddodavatelé (je-li relevantní dle nabídky Dodavatele – zpracuje ve své nabídce v případě, že při realizaci Smlouvy využije poddodavatele)
Příloha č. 5 – Realizační tým (zpracuje Dodavatel ve své nabídce – seznam osob, které budou využity při realizaci Smlouvy)
Příloha č. 6 – Specifikace Proprietárního software (je-li relevantní dle nabídky Dodavatele – zpracuje ve své nabídce v případě, že při realizaci Smlouvy využije proprietární SW)
Příloha č. 7 – Cena plnění (dle nabídky Dodavatele – jedná se o cenovou tabulku Smlouvy a zároveň tabulku pro výpočet nabídkové ceny do zadávacího řízení Veřejné zakázky)
22.21 Smluvní strany shodně prohlašují, že si Smlouvu před jejím podpisem srozumitelně přečetly a plně ji porozuměly, a že byla uzavřena podle jejich pravé a svobodné vůle, určitě a vážně, což stvrzují svými podpisy.
21.07.2020 za Objednatele: | 08.07.2020 za Zhotovitele: | |
Vojenské lesy a statky ČR, s. p. Ing. Petr Král ředitel s.p. | TESCO SW a.s. RNDr. Josef Tesařík předseda představenstva |
Facility management VLS – příloha č. 1 smlouvy Specifikace požadavků
Specifikace požadavků pro zakázku:
Dodávka Systému FM/PM (facility/property management) vč. zajištění servisní podpory a dalšího rozvoje.
Facility management VLS – příloha č. 1 smlouvy Specifikace požadavků
Na VLS jsou v současnosti implementované a v reálném provozu se používají systémy GTSolution a GTFacility (dále jen „Systémy“ nebo též jen „Systém“) pro potřeby řízení těchto FM/PM procesů:
• evidence nemovitostí (pozemků, budov a staveb, jednotlivých poschodí, místností, a dalších prostor v těchto objektech) ve vlastnictví či nájmu VLS a evidence nemovitostí cizích subjektů na pozemcích či objektech VLS;
• evidence technického stavu budov a staveb ve vlastnictví či nájmu VLS;
• evidence veškeré dokumentace související s nemovitostmi uvedenými v předchozích bodech, tj. listů vlastnictví, smluv či rozhodnutí o pořízení nemovitosti či jeho pronájmu, uvedení věcných břemen (včetně smluv), revizních listů, kolaudačních rozhodnutí, fotografií, atd.;
• evidence pronajatých, pronajímaných a volných prostor, interní pronájmy, podklady pro
výpočty nájemného a služeb souvisejících s nájmy;
• evidence odběrných míst (včetně podružných odběrných míst), měřidel a odečtů,
alokace nákladů na fakturační odběrná místa a rozúčtování nákladů pro potřeby nájmů;
• řízení a celkový management nájmů, možnost správy nakládání s nemovitostmi (byty, pozemky, objekty, stavby a jejich části) z pozice uzavírání nájemních vztahů (výpočet nájemného a jeho úprav, stanovování periodicity účtování, včetně nastavování záloh, definování časové omezených pronájmů pro rozpočítání nákladů na jednotlivé nájemníky, rentabilitu nájmu, platby, pohledávky);
• evidence a výpočet daní z nemovitých věcí ve vlastnictví VLS a případných dalších zákonných odvodů do státního rozpočtu (včetně automatického generování odpovídajících aktuálních formulářů) souvisejících s provozováním vlastněných či pronajatých nemovitostí;
• evidence movitého majetku s vazbou na jeho umístění na pozemku, v objektu či místnosti, včetně návaznosti na inventarizaci majetku;
• evidence veškeré stavební a výkresové dokumentace ve standardním grafickém formátu, zobrazení orientačních výkresů, včetně archivace historie stavebních úprav a možnosti zobrazování stavební situace k vybranému datu;
• možnost různých pohledů na grafickou část dle oprávnění, orientační výkresy;
• vyhledání nemovitého (pozemek, objekt, stavba či jejich část) či movitého majetku dle
kritérií s grafickým zobrazením umístění.
I. Úvodní poznámka
VLS poptává softwarové řešení pro pasportizaci, řízení, správu a údržbu majetku. Jedná se o tzv. „FM“ (Facility Management – prostředek pro řízení, správu a údržbu majetku), „PM“ (Property Management – řízení nemovitého majetku) a „CAFM“ (Computer Aided Facility Management – počítačová podpora pro řízení, správu a údržbu majetku).
Facility management VLS – příloha č. 1 smlouvy Specifikace požadavků
Podstatným rysem CAFM systémů je úzká integrace s „GIS“ (Geographical Information Systems - Geografické informační systémy) či „CAD“ (Computer Aided Design – Počítačová podpora grafiky) systémy.
II. Současný stav na VLS
VLS v současnosti disponuje elektronickými daty, jež souvisejí se správou majetku a které jsou evidována v těchto úrovních:
• Systém pro plánování podnikových zdrojů (tzv. ERP systém) – SEIWIN, resp. jeho modul pro správu majetku;
• Systém pro evidenci parcel katastru nemovitostí (KN) – PEV PDS (pozemková evidence);
• Neexistuje systém pro management energií (topologie, odečty, náklady za energie);
• Excel pasportizační data a papírové evidence, digitální a papírová výkresová dokumentace.
Majetek VLS a jeho reálné fyzické umístění je tak v podstatě evidován z pohledu „finančního“ v systému ERP (SEIWIN), a z pohledu „katastrální evidence“ (KN) v systému PEV (PDS). Vedle uvedeného zcela nezávisle existují papírové a CAD výkresy některých budov spolu s excel soubory a papírovými seznamy, které obsahují dílčí informace k nemovitostem VLS.
III. Hlavní cíle, jejichž splnění by mělo vést ke zlepšení současného stavu
• Doplnění neúplných a neaktuálních kmenových dat.
• Zabezpečení centralizovaného nebo decentralizovaného procesu průběžné kontroly
konzistence a aktuálnosti ukládaných dat (nastavení „workflow“ a kompetencí).
• Vyřešení stavu, kdy totožná data jsou udržována na více místech bez vzájemné vazby.
• Sjednocení značení jednotlivých kmenových objektů, místností, apod. tak, aby bylo
značení i mimo technicky snadno zapamatovatelné.
• Navázání dat na celostátně platné systémy a číselníky (např. číselníky Katastru nemovitostí, Českého statistického úřadu a dále číselníky případně dalších relevantních subjektů státní správy).
• Udržení aktuálnosti výkresů ve standardním grafickém formátu, tak aby nevznikaly
problémy při importu/exportu dokumentace.
• Sjednocení výkresů jak po stránce obsahové, tak i po stránce vlastního provedení. Převedení údajů vedených pouze v listinné podobě do elektronického zpracování. Doplnění grafiky o výkresy areálů, parcel, atd.
• Vytvoření vlastní katastrální evidence VLS propojené a aktualizované na KN, která se následně bude využívat pro řízení relevantních procesů VLS (zejm. procesy nájmů, daní, věcných břemen) a to s využitím veškerých dat pořízených a vlastněných VLS.
• Výpočet daně z nemovitých věcí – tvorba daňového přiznání.
• Energetický management – evidence odběrných míst, jejich topologie, odečty, přiřazování nákladů a jejich rozúčtování pro potřeby nájmů.
• Property management – integrované řízení všech nájmů, včetně nájmů bytů VLS.
• Cílem není nahradit současnou agendu pozemkové evidence – řešení PEV PDS.
IV. Požadavky na systém Facility – Property managementu pro VLS Obecné poznámky
Facility management VLS – příloha č. 1 smlouvy Specifikace požadavků
V pasportizaci VLS požaduje:
• zpracování kmenových/primárních dat o nemovitém majetku zahrnující:
o pozemky (včetně kompletních aktualizovaných informací (vazba na katastrální území, druh pozemku, výměru, atd.) s možností zobrazení katastrální mapy pozemku včetně pozemků s ním sousedících, a možností zobrazení ortofotomapy území);
o budovy a stavby (s kompletními informacemi týkajícími se stavebního řešení, technologického vybavení i způsobech využití budovy nebo stavby jako celku či jejich části), a to jak vlastněné či pronajaté VLS a umístěné na vlastních či cizích pozemcích, tak i vlastněné dalšími subjekty a umístěné na pozemcích VLS;
o místnosti (s kompletními informacemi týkajícími se stavebního řešení a technologického vybavení, včetně definování ploch i výšek, i způsobech využití).
• Evidence, pasportizace lesních cest. Využívá existující pasportizace (KN, budovy, areály) a rozšiřuje ji o pasportizaci objektů existujících lesních cest.
• Zavedení řízení údržby lesních cest (plánovaná a incidentní údržba) spolu s evidencí (pasportem) lesních cest.
• Integraci Systému na relevantní systémy:
o Paveza – systém pro řízení nákupních procesů VLS a s tím souvisejících investic (integrace se bude dotýkat zejména údržby objektů definovaných v pasportu (KN, areály, budovy, lesní cesty, technické zařízení), přičemž potřebnou součinnost s dodavatelem systému Paveza pro realizaci integrace zajistí VLS);
o Propojení na integrační vrstvu VLS (daný systém integrační vrstvy se v současné době pořizuje, přičemž v rámci integrace na integrační vrstvu zajistí potřebnou součinnost VLS);
o Propojení na systém ERP - ekonomický systém (VLS v současnosti pořizuje nový ekonomický systém – v době dodání Systému se nemusí jednat o ekonomický systém SEIWIN, přičemž potřebnou součinnost s dodavatelem systému ERP pro realizaci integrace zajistí VLS).
V rámci zpracování dat o majetku musí být zajištěna možnost odlišení majetku vlastněného
VLS a majetku vlastněného cizími subjekty na pozemcích či v objektech VLS.
Nezbytný je pro pasportizaci GIS (Grafický informační systém) s přímým propojením do databázové části, tzn., že změny grafických údajů v tabulce dat se promítnou do grafického zobrazení a současně naopak. Výkresy musí být tvořeny a uchovávány ve standardním grafickém formátu a v jednotném provedení. Standardním formátem je myšlen obecný formát CAD aplikací *.dwg apod. (zejm. formáty *.dxf, *.dgn, *.stl), případně formát s možností exportu/importu do formátu *.dwg apod. (viz výše). U stavebních objektů musí být zajištěna možnost zobrazování pouze vybraných vrstev objektu, které ale o stavebním objektu obsahují stejný rozsah informací (např. pouze stavební část objektu, pouze silnoproudé rozvody, atd.), přičemž VLS požaduje vedení výkresů po jednotlivých patrech.
K základním/kmenovým pasportizačním datům by měla být navázána a v případě potřeby vzájemně předávána data, která jsou jako primární vedena v tabulkách modulů ERP (nyní SEIWIN). Předání dat primárně vedených v tabulkách ERP dodavateli bude realizováno v rámci součinnosti s dodavatelem ERP systému, kterou se VLS zavazuje v potřebném rozsahu zajistit.
Facility management VLS – příloha č. 1 smlouvy Specifikace požadavků
VLS požaduje, aby data týkající se finančních informací o kmenových datech majetku, jakož i ostatní účetní údaje a výpočty, byla primárně uchovávána v systému ERP, nicméně vždy s ohledem na data v reálné správě majetku (např. vybavení kanceláře musí být umístěno do reálné místnosti, která je vedena primárně ve správě majetku, údaje o plochách místností v případě pronájmů by měly být získány opět primárně ze správy majetku, apod.). Obecně lze říci, že provádění všech finančních operací bude záležitost modulů ERP s předpokladem přenosu informací ze správy majetku (pasportizace) do ERP a naopak.
Musí být zajištěna vazba na všechny související dokumenty, a to jak historické tak i aktuálně platné k danému datu (viz např. vazba na nájemní smlouvy, smlouvy o věcných břemenech, atd.).
Rozsah informací získávaných ze Systému FM/PM musí být definován rozsahem oprávnění přiděleného jednotlivým uživatelům.
V. Aplikační požadavky
Implementace programového produktu pro pasportizaci musí zajistit na základě vzájemné propojenosti souvisejících dat i ve smyslu návaznosti na data v modulech ERP - SEIWIN následující:
• evidenci nemovitostí (pozemků, budov a staveb, jednotlivých poschodí, místností, a dalších prostor v těchto objektech) ve vlastnictví či nájmu VLS, evidence nemovitostí cizích subjektů na pozemcích či objektech VLS;
• evidenci technického stavu budov a staveb ve vlastnictví či nájmu VLS;
• evidence veškeré dokumentace související s nemovitostmi uvedenými v předchozích bodech, tj. listů vlastnictví, smluv či rozhodnutí o pořízení nemovitosti či jeho pronájmu, uvedení věcných břemen (včetně smluv), revizních listů, kolaudačních rozhodnutí, fotografií, atd.;
• evidenci pronajatých, pronajímaných a volných prostor, interní pronájmy, podklady pro
výpočty nájemného a služeb souvisejících s nájmy;
• evidence odběrných míst (včetně podružných odběrných míst), měřidel a odečtů, alokace nákladů na fakturační odběrná místa a rozúčtování nákladů pro potřeby nájmů;
• řízení a celkový management nájmů, možnost správy nakládání s nemovitostmi (byty, pozemky, objekty a stavby a jejich části) z pozice uzavírání nájemních vztahů (výpočet nájemného a jeho úprav, stanovování periodicity účtování, včetně nastavování záloh, definování časové omezených pronájmů pro rozpočítání nákladů na jednotlivé nájemníky, rentabilitu nájmu, platby, pohledávky);
• evidenci a výpočet daní z nemovitých věcí ve vlastnictví VLS a případných dalších zákonných odvodů do státního rozpočtu (včetně automatického generování odpovídajících aktuálních formulářů), souvisejících s provozováním vlastněných či pronajatých nemovitostí;
• evidence movitého majetku s vazbou na jeho umístění na pozemku, v objektu či
místnosti, včetně návaznosti na inventarizaci majetku;
• evidenci veškeré stavební a výkresové dokumentace ve standardním grafickém formátu, zobrazení orientačních výkresů, včetně archivace historie stavebních úprav a možnosti zobrazování stavební situace k vybranému datu;
• možnost různých pohledů na grafickou část dle oprávnění, orientační výkresy;
• vyhledání nemovitosti (pozemku, objektu či jeho části) či movitého majetku dle kritérií
s grafickým zobrazením umístění;
Facility management VLS – příloha č. 1 smlouvy Specifikace požadavků
• výpočty pro management, statistické výpočty, výpočty rentability, zisku.
VLS požaduje nasazení a realizaci projektu Systému ve třech úrovních:
1. úroveň - revize dat a výkresů, provázání dokumentů, smluv, a dalších datových objektů k jednotlivým pozemkům, objektům, a dalšímu sledovanému majetku;
- nastavení číselníků a parametrů;
- způsob řešení ve fázi cílový koncept.
2. úroveň - zpracování podkladů pro výpočet daně z nemovitých věcí, výpočet daně;
- evidence nájmů, energetický management, výpočet a fakturace nájemného;
- vyúčtování, správa pohledávek;
- způsob řešení ve fázi cílový koncept.
3. úroveň - implementace Systému do prostředí VLS dodavatelem;
- proškolení uživatelů a správců před realizací pilotního provozu Systému;
- realizace pilotního (testovacího) provozu Systému;
- přechod do automatického provozu, doplnění funkčních doplňků, jež si
vyžádal praktický testovací (pilotní) provoz, odstranění nedostatků, revize dat.
VI. Systémové požadavky
• systém musí být koncipován jako třívrstvá architektura, tzn., že bude logicky tvořen třemi vrstvami (klientskou, serverovou a databázovou). Přístup k prohlížení dat ze všech aplikací musí být zajištěn prostřednictvím tenkého softwarového klienta1 přes jednotné grafické rozhraní. Pro zadávání dat musí být současně zajištěna také mobilní aplikace nebo webový klient s responzivním designem webu.
• systém bude integrován s adresářovou službou MS Active directory:
o synchronizace dat o organizační struktuře a uživatelích,
o autentizace uživatelů.
• systému musí provádět pravidelné zálohování a archivaci dat a programů s možností rychlého obnovení provozu.
• systém musí logovat veškeré události.
• systém musí být možné provozovat minimálně na databázové technologii MS SQL 2016 a vyšší a/nebo Oracle Databasev12 a vyšší. Dodavatel není povinen zajistit v rámci svého řešení licence k uvedeným technologiím. Dané licence budou v potřebném rozsahu dodány ze strany VLS v rámci součinnosti.
• aplikační server bude provozován ve virtualizačním prostředí VLS na virtualizační platformě Hyper-V Server 2016 a vyšší.
• systém musí poskytovat záruku jedinečnosti pořízených dat.
• systém musí zajistit on-line přístup k datům dle úrovně řízení.
• systém musí umožňovat nastavení oprávnění a přístupových práv dle úrovně řízení.
• systém musí zajistit ochranu citlivých dat a jejich zabezpečení proti zneužití.
• pro systém musí být zajištěna výkonnost potřebná pro stanovený počet uživatelů.
• systém musí být provozován v produkční a testovací instanci.
• systém musí využívat standardizované API (SOAP/REST) pro integraci dat do infrastruktury zadavatele:
1 Tenkým klientem je v rámci třívrstvé systémové architektury myšlen webový prohlížeč nebo klient na bázi webového prohlížeče, který nevyžaduje instalaci na klientské stanici (chytrý klient).
Facility management VLS – příloha č. 1 smlouvy Specifikace požadavků
o např.: za účelem zobrazení dat pozemkové evidence na Intranetovém portálu
VLS.
VII. Licencování
• VLS požaduje dodání takové licence k Systému, která nebude v jednotlivých prostředích Systému (tj. produkční a testovací) nijak omezovat jeho uživatele (osoby VLS) při užívání Systému dle jejich oprávnění. Dodaná licence nesmí být ve stanovených prostředích omezena požadovaným počtem uživatelů a/nebo počtem těchto uživatelů při jejich současném připojení a užívání Systému. VLS požaduje dodání stanovené licence pro tyto uživatele:
o minimálně 15 uživatelů pro pořizování dat a editaci výkresové dokumentace;
o minimálně 3 administrátory, kteří budou zajišťovat správu Systému, řídit uživatelské účty a řešit změny v nastavení Systému;
o minimálně 30 dalších uživatelů pro náhled dat a možnost vytvoření a exportu
výstupních sestav.
VIII. Doplňující informace k jednotlivým požadavkům
Data
• Systém zajistí aktuálnost dat (evidence posledního zadání i celé související historie,
identifikace zadání i změny, sledování aktuálnosti dat).
• V rámci VLS bude zajištěna návaznost dat na další výše jmenované informační systémy VLS (zejm. MS Active direktory, ERP, Paveza, atd.).
• V rámci informačního Systému pro VLS musí být definovány pravidla pro vzájemné předávání dat a jednoznačné určení původního zdroje informace s vymezením zodpovědnosti za správnost dat.
• Užité číselníky musí respektovat, resp. přejímat aktuálně platné číselníky ČR a EU, tj. také číselník NUTS (zkratka z francouzského Nomenclature des Unites Territoriales Statistique nebo anglického Nomenclature of Units for Territorial Statistics neboli Statistické územní jednotky Evropské unie), číselníky Katastru nemovitostí, Českého statistického úřadu, atd.
• Navržené jednoznačné značení areálů a objektů v rámci celého VLS musí být před
užitím v Systému odsouhlaseno ze strany VLS.
• Systém musí umožnit výpočet statistických dat, vyhledání, filtry a hromadné změny dat.
Výkresy
• Musí být zajištěna sjednocenost a úplnost aktuálních výkresů co do obsahu a struktury (např. sjednocení značení, hladin, jednoznačné značení výkresů, sjednocení obsahu, atd.).
• Systém zajistí vedení archivu výkresových dokumentací k nemovitostem VLS, tj.
uchovávání výkresů dodaných stavebními firmami a jejich historie.
• Systém musí zajistit zobrazování vybraných vrstev výkresů, tj. zajištění zobrazování vybraných částí, inženýrských sítí či jejich částí nebo technologií.
• Možnost převodu z/do jiných vybraných grafických formátů bez ztráty vazebních dat.
Příloha č. 2 smlouvy
Technická podpora
Minimální požadavky na zajištění služeb technické podpory k SW (služba maintenance a servisní podpora – odměna za plnění níže uvedených služeb v daném rozsahu je zahrnuta v paušální smluvní ceně za poskytování služeb Technické podpory dle Smlouvy).
• Zajištění služeb maintenance (nárok Zadavatele na SW údržbu Systému) po celou dobu trvání Smlouvy ode dne zavedení Systému do ostrého provozu;
o přístup Zadavatele k opravám i aktualizacím Systému pro veškeré použité komponenty,
o poskytnutí verzí podporovaného Systému odstraňujících chyby Systému,
o upgrade a update Systému potřebný při změně relevantních právních předpisů,
o upgrade a update vyplývající z obecného vývoje využívaných operačních systémů a hardware,
o elektronická distribuce nových verzí Systému.
• Poskytování servisní podpory Systému po celou dobu trvání Smlouvy ode dne zavedení Systému do ostrého provozu;
o zajištění služby HelpDesk minimálně v následujícím rozsahu:
▪ webové rozhraní nebo e-mailová adresa pro zajištění veškeré písemné komunikace a řešení technických problémů pro administrátory Systému s možností sledovat stav řešení problému/požadavku,
▪ rozhraní pro řešení vad, vznesení metodických, uživatelských a dalších dotazů,
▪ dostupnost minimálně 8 hodin x 5 dní v týdnu (pracovní dny 8:00 – 16:00 hod. mimo svátky a dny pracovního volna oficiálně uznaných na území ČR),
▪ Hot-line v pracovní dny 8:00 – 16:00 hod. mimo svátky a dny pracovního volna oficiálně uznaných na území ČR.
o vzdálená správa – slouží k řešení vad, k úpravě konfigurace Systému, apod. Vzdálená správa není určena ke školení a metodickému vedení. Zadavatel zajistí vzdálený přístup (RDP nebo VPN) pro Dodavatele v potřebném rozsahu tak, aby mu byl umožněn přístup na server(y), kde je umístěna produkční a testovací verze aplikace a databáze.
o servisní zásahy v sídle Zadavatele – poskytované v souvislosti se záručními podmínkami k Systému, jsou prováděny jako součást služeb technické podpory v případě, že není možno vadu odstranit využitím vzdálené správy přesto, že Zadavatel vzdálený přístup pro Dodavatele zajistil v požadovaném rozsahu, kvalitě a čase.
o Servisní zásahy u vad kategorií A, B a C. Klasifikace vad, servisních zásahů a doby řešení:
Kategorie A – vážná vada s nejvyšší prioritou, která má kritický dopad na funkčnost Systému nebo jeho zásadní části a dále vada, která znemožňuje užívání Systému nebo jeho části uživatelům nebo způsobuje vážné provozní problémy. Za vadu kategorie A je považován zejména takový stav, kdy nelze spustit Systém jako celek nebo některou z jeho částí, nebo nelze provést neodkladnou činnost v Systému. Se Systémem nelze vůbec pracovat, nebo se nelze do něj přihlásit, nebo nelze vkládat data, nebo není k dispozici standardní uživatelské rozhraní Systému.
Kategorie B – vada, která svým charakterem nespadá do kategorie A. Znamená vážné zhoršení výkonnosti a funkčnosti Systému nebo jeho části. Systém nebo jeho část má zásadní omezení nebo je částečně nefunkční. Jedná se o vady odstranitelné, které způsobují problémy při užívání a provozování Systému nebo jeho části, ale umožňují provoz. Za vadu kategorie B se považuje stav Systému, kdy funguje chybně nebo zcela nefungují některé jeho funkce. Nejsou zobrazována očekávaná data, probíhá nekorektně předávání dat (ať už v rámci Systému samotného či v rámci integrace s dalšími aplikacemi/systémy), nefunguje vyhledávání, výstupy poskytují navzájem nekonzistentní výsledky, atp. Za odstranění vady se považuje i nalezení náhradního postupu, nebo řešení, které zajistí funkčnost Systému minimálně ve stejné úrovni.
Kategorie C – vada, který svým charakterem nespadá do kategorie A nebo kategorie B. Znamená snadno odstranitelné vady s minimálním dopadem na funkcionality či funkčnost Systému nebo jeho části. U vad kategorie C se jedná zejména o vizuální nesrovnalosti aplikace/systému či vizualizaci dat (např. zjištěné překlepy, chybné zobrazení diakritiky, chybné setřídění údajů), apod. Za odstranění vady se považuje i nalezení náhradního postupu, nebo řešení, které zajistí funkčnost Systému minimálně ve stejné úrovni.
Příloha č. 2 smlouvy
Kategorie | Doba odezvy od nahlášení vady/požadavku (reakční lhůta) | Lhůta k vyřešení od nahlášení vady/požadavku (lhůta pro vyřešení) |
A | 2 hodiny | 16 hodin |
B | 8 hodin | 24 hodin |
C | 8 hodin | 40 hodin |
Výše uvedené Dodavatelem garantované lhůty jsou nejvýše přípustné a vztahují se k běžné pracovní době, a to od 8:00 do 16:00 hodin v pracovní dny, tj. vyjma svátků a dnů pracovního klidu oficiálně uznaných na území ČR apod. (tzn., pokud přijde hlášení po uplynutí běžné pracovní doby, lhůta začíná běžet od začátku běžné pracovní doby následujícího pracovního dne, případně se její běh přerušuje a dokončí se během následujícího pracovního dne).
Bližší specifikace rozsahu a kvality poskytovaných služeb Technické podpory
1. Požadavky na služby servisní podpory
Požadavky na služby servisní podpory jsou skupinou požadavků vymezujících požadovanou náplň, rozsah a kvalitu služeb poskytovaných Dodavatelem za účelem zajištění servisní podpory Systému nasazeného v produkčním prostředí v případě výskytu mimořádných událostí.
1.1. Požadavky na službu správy systému
Požadavky na službu správy Systému jsou skupinou požadavků vymezující charakteristiky služby, která zajistí provádění za účelem správy provozovaného Systému či jeho dílčích částí.
Kód | Název | Popis |
SSS002 | Služba správy systémového softwarového vybavení | V rámci služby správy systémového softwarového vybavení zajistí Dodavatel za dohledu a po odsouhlasení Zadavatelem provádění činností správce za účelem chodu a systémového softwarového vybavení, které je součástí celkového jím provozovaného řešení. Služba zahrnuje: - Instalace a aktualizace systémového softwarového vybavení. - Konfigurace systémového softwarového vybavení a jeho komponent. - Tvorbu systémových záloh a záloh konfigurací. Služba bude plněna v produkční a testovací instanci Systému. |
SSS003 | Služba správy aplikačních komponent | V rámci služby správy aplikačních komponent zajistí Dodavatel provádění činností správce za účelem chodu dodaných aplikačních komponent implementujících dodávaný Systém. Služba zahrnuje: - Konfigurace aplikačních komponent a případných integračních rozhraní. - Správu detailních systémových a uživatelských práv, pokud jsou tyto konfigurovány v rámci aplikačních komponent. - Tvorbu systémových záloh a záloh konfigurací. Služba bude plněna v produkční a testovací instanci Systému. |
SSS004 | Služba správy systémových komponent | Služba správy systémových komponent bude podrobněji definována v cílovém konceptu. |
Příloha č. 2 smlouvy
Kód | Název | Popis |
SSS005 | Oznámení o činnosti správce | Služby správy, které mohou ohrozit nebo omezit běh Systému či vyžadují jeho pozastavení, budou oznamovány Zadavateli, a to pokud jejich realizace nebude vynucena odstraněním důsledků či zabráněním havárii či kybernetickému útoku. Služby správy, které budou oznámeny Zadavateli, mohou být prováděny až po jeho odsouhlasení, přičemž si Zadavatel a Dodavatel mohou domluvit implicitní odsouhlasení služeb (například správu uživatelů). |
SSS006 | Kvalita služeb správy systému | Služby správy systému musí být prováděny řádně a v odsouhlasených termínech. V případě řešení kritických situací (havárie, kybernetický útok, apod.) pak neprodleně s ohledem na povahu situace. |
SSS007 | Hodnocení služeb správy systému | Služby správy systému budou vyhodnocovány na čtvrtletní bázi tj. opakovaně ke smluvenému dni daného kvartálu. Hodnocení bude prováděno na základě existující evidence o činnosti správců. Služba bude považována za řádně plněnou, pokud je vykonávána plně v souladu s požadavky na kvalitu služby. V případě řádně plněné služby bude odměna za její poskytování uhrazena jako součást čtvrtletní odměny za poskytování služeb Technické podpory. V opačném případě může Zadavatel uplatnit odpovídající sankci dle Smlouvy. |
2. Požadavky na služby školení
Požadavky na služby školení a vzdělávání jsou skupinou požadavků vymezujících požadovanou náplň, rozsah a kvalitu služeb poskytovaných Dodavatelem za účelem zajištění průběžného vzdělávání a školení uživatelů a správců Systému.
Odborným garantem školení po dobu projektu implementace Systému (tj. do zavedení Systému do ostrého provozu) bude Dodavatel. Následně převezme úlohu garanta školení aplikační podpora (aplikační podpora v rámci ICT oddělení Zadavatele a správce systému v rámci ICT oddělení Zadavatele), která bude především dohlížet na kvalitu školení a jeho obsah.
Pokračující školení zajistí buď externí lektoři Dodavatele, nebo interní specialisté Zadavatele vyškolení během realizace projektu implementace Systému. Pokud budou školit lektoři Dodavatele, bude odměna za realizaci školení součástí smluvní ceny za poskytování služeb Technické podpory.
Příloha č. 2 smlouvy
Kód | Název | Popis |
SSK001 | Rozsah plnění služby prezenčního školení | V rámci služby prezenčního školení zajistí Dodavatel průběžné školení správců a uživatelů Systému Zadavatele minimálně jednou ročně v rozsahu 2 pracovních dnů a až 50 osob na jedno školení. Jedná se o následující dílčí služby: - Školení správců systému (administrátorů) v maximálním počtu tří správců. - Příprava a dodání relevantních školících materiálů v elektronické a tištěné formě. - Školení uživatelů dle jejich rolí – uživatel by měl být na základě školení schopen samostatně řešit svěřené agendy Systému. - Školení pro aplikační podporu, administrátory a testery – školení zaměřená na komplexní uživatelskou agendu včetně technických podrobností. Služba bude plněna pouze ve vztahu k produkční instanci Systému (s využitím testovací instalace Systému). |
SSK002 | Rozsah plnění služby prezenčního školení při implementaci Systému | V rámci služby prezenčního školení při implementaci Systému zajistí Dodavatel před zavedením Systému do ostrého provozu proškolení správců a uživatelů Systému v rozsahu 2 pracovních dnů a až 50 osob na jedno školení. Náplň školení bude odpovídat školení dle služby „Rozsah plnění služby prezenčního školení“ (SSK001). Služba bude plněna pouze ve vztahu k produkční instanci Systému (s využitím testovací instalace Systému). |
SSK003 | Školící dokumentace | - školicí materiály pro školení všech cílových skupin (v editovatelné podobě); - školicí materiály pro práci školitelů, které zůstanou Zadavateli k dispozici po realizaci školení v rámci fáze implementace Systému do prostředí Zadavatele (tj. před zavedením Systému do ostrého provozu); - školící data – cvičná sada pro demo práci se Systémem – školicí databáze. |
SSK004 | Termíny poskytování služby prezenčního školení | Služby prezenčního školení budou poskytovány: - Na vyžádání Zadavatele (v rozsahu nepřevyšujícím rozsah plnění) či v důsledku změny funkcionalit popřípadě změny implementace Systému (v takovém případě pouze v odpovídajícím rozsahu pro správce systému). - Termíny školení budou reflektovat požadavky Zadavatele. Školení však může být uskutečněno nejdříve dva týdny od vzniku požadavku na školení. |
Příloha č. 2 smlouvy
Kód | Název | Popis |
SSK005 | Místo poskytování služby prezenčního školení | Služby prezenčního školení budou poskytovány: - V prostorách sídla Zadavatele. - Prostory budou vybavené prezentační a výpočetní technikou (zajistí Zadavatel). - Výpočetní technika bude připojena k testovací instanci systému. |
SSK006 | Kvalita služby poskytování služby prezenčního školení | Služba údržby poskytování prezenčních školení provozována při zachování následujících dílčích kvalitativních požadavků: - Školení proběhlo v plánovaném rozsahu. - V rámci školení bude podepsána prezenční listina účastníků. - Školení budou realizována v dohodnutých termínech, místech a počtech uživatelů. - V rámci školení obdrží školené osoby tištěné a elektronické verze školících materiálů. |
SSK007 | Hodnocení služby poskytování služby prezenčního školení | Služba poskytování prezenčního školení bude vyhodnocována po realizace každého školení. Hodnocení bude prováděno na základě prezenčních listin a předané školící dokumentace. Bude-li na základě zmíněných evidencí prokázáno, že Dodavatel poskytoval prezenční školení v požadované kvalitě, bude odměna za realizaci školení uhrazena jako součást čtvrtletní odměny za poskytování služeb Technické podpory. V opačném případě může Zadavatel uplatnit odpovídající sankci dle Smlouvy. |
Příloha č. 3 smlouvy – Nabízený systém
1. IS FaMA+ . popis systému
Pro poptávané řešení nabízí uchazeč produkt FAMA+, který je modulárním systémem pokrývající všechny požadované oblasti. Díky této modulárnosti nabízí možnost vzájemné synergie mezi moduly, společnou datovou základu evidovaných objektů pro oblast Facility i Property manegementu a současně uživatelům nabízí jednotné sofistikované rozhraní přes všechny moduly.
Předmětem popisu IS FaMa+, tak aby plně pokryl* poptávané požadavky ZD (příloha ZD 04_p01_Technická specifikace (minimální požadavky)), jsou níže uvedené věcné oblasti:
Helpdesk
> Helpdesk Pasportizace
> Prostorový pasport (Subjekty, Správa nemovitostí)
> Grafický pasport/ e-Open (Pasport CAD) Facility management
> Objednávky/faktury (Externí vztahy)
> Periodické činnosti (Plánovaná údržba a revize) Property management
> Energetický management
> Řízení nájemních vztahů Obecné moduly systému
> Systémové nastavení
> Dokumentace
> Obecný reporting
> Integrační modul
Zhotovitel disponuje řadou zkušeností spjatých s jeho dlouhodobým působením v oblasti budování komplexních informačních systémů a je přesvědčen, že splňuje všechny základní požadavky Objednavatele a nabízí řešení v duchu systematického a racionálního budování flexibilního informačního systému.
* vybrané specifické požadavky Zadavatele na funkčnost systému budou do systému doplněny v rámci realizace zakázky – seznam těchto požadavků/funkcionalit je uveden v kapitole 1.3. „Seznam požadavků Zadavatele k doplnění“ v souladu s příslušným požadavkem ZD („Účastník je povinen ve své nabídce uvést popis a název jím nabízeného systému spolu s označením požadovaných funkcionalit, které tento systém nesplňuje, a u kterých tak budou muset být v průběhu implementace systému provedeny úpravy v tom rozsahu, aby nabízený systém splňoval minimální požadavky na systém FM stanovené v příloze č. 1 ZZD“)
1.1. Obecná funkcionalita
Nabízíme softwarové řešení sloužící jako podpora procesů property a facility managementu a komplexně pokrývá procesy provozu, správy a údržby stavebních objektů, technologií a technologických zařízení.
Řešení nabízí přehled o majetku organizace a zefektivnění správy, údržby majetku a provozních každodenních úkolů. Kromě detailní technické datové a grafické evidence objektů systém umožňuje průběžné a plánovité řízení provozu, správních a údržbových prací, sledování veškerých nákladů, operativní řízení dodavatelsko-odběratelských vztahů, kapacitní a prostorové plánování.
Nasazením systému uživatel získá komplexní přehled o struktuře majetku (objektů, technickém zařízení a dalšího vybavení) a jeho umístění, dále bude moci sledovat termíny pro pravidelnou údržbu objektů a zařízení v souladu s platnou legislativou.
Modularita a komplexnost systému umožňuje jednak přizpůsobení jeho rozsahu vůči velikosti organizace a požadavkům na jeho funkcionalitu, jednak provádět jeho nasazení přírůstkovým způsobem.
Shrnutí základních vlastností systému
> Single sign on (SSO) přihlášení s využitím autentifikačních údajů operačního systému v případně instalace systému v infrastruktuře zadavatele
> Řízení rolí a kompetenčních přístupů uživatelů k datům.
> Individuální uživatelské nastavení prezentačního rozhraní formulářů.
> Dynamicky přizpůsobitelná struktura navigačního menu aplikace.
> Export datových záznamů do XLS souboru.
> Zobrazování dat ve formě grafů s možností opakovaného využití.
> Označení všech záznamů tzv. „časovým razítkem“ obsahující údaje o času a původci vzniku/změny záznamu.
> Připojení elektronické dokumentace k jednotlivým záznamům.
> Možnost filtrace a třídění dat dle uživatelských potřeb.
> Definované workflow pro řízení procesů.
1.2.Popis jednotlivých modulů/oblastí
1.2.1. Systémové nastavení
Tato část systému sdružuje formuláře a funkce, které slouží k nastavení aplikace, přístupových práv k aplikaci a datům aplikace, k naplnění systémových číselníků, k nastavení systémových parametrů a modulů.
Modul umožňuje:
> Komplexní správu oprávnění a přístupů (přístupová práva založená na členění uživatelů dle jejich rolí v IS, přidělování práva na čtení, editaci a mazání záznamů na formulářích, práva na jednotlivé prvky formuláře, nastavení jejich editace a případné povinnosti, přidělování datových kompetencí s možností nastavení různých úrovní přístupu
> Definici způsobu číslování dokladů
> Nastavení sledování činnosti uživatelů v rámci auditních dat
> Evidenci a nastavení programových služeb, které umožňují v definovaném čase spouštět zadané události
> Zobrazení a evidence přehledu všech uživatelských filtrů, změny v nastavení formulářů a nastavení profilů pro hromadné úpravy
> Správu šablon sestav a nastavení sestav
Obrázek č. 1 Hlavní menu systémového nastavení
Každé políčko v aplikaci obsahuje bublinkovou nápovědu, která se zobrazí při najetí myši na políčko:
Obrázek č. 2 Bublinková nápověda polí v IS
Uživatelské vlastnosti
Nabízené řešení se vyznačuje jednotným a uživatelsky komfortním komunikačním rozhraním na bázi internetové aplikace. Řešení je jednoduše administrovatelné a flexibilní z hlediska splnění cílů organizace v poptávané oblasti. Nabízí široké možnosti přizpůsobení produktu specifickým požadavkům zákazníka a jeho uživatelům. V následujících částech jsou popsány vybrané uživatelské vlastnosti.
A.I. Jednotnost uživatelského prostředí
Řešení se vyznačuje striktní jednotností uživatelského prostředí tj. každý formulář aplikace má podobnou logiku ovládání a grafickou interpretaci údajů na pracovní ploše.
Základní okno aplikace je rozděleno do dvou funkčních částí (podoken), a to na navigační (na obrázku červeně zvýrazněné a pracovní podokno (zvýrazněné modře).
Obrázek č. 1 Základní okno aplikace
Navigační podokno obsahuje menu se stromovou strukturou, které umožňuje přístup k těm částem aplikace (modulům, formulářům, reportům), které odpovídají uživatelské roli přihlášeného uživatele, dále nástroj pro vyhledávání formulářů a nástroj pro správu oblíbených formulářů uživatele.
V pracovním podokně se zobrazuje kompletní formulář, který byl uživatelem otevřen z navigačního stromu.
Pracovní podokno může být strukturováno na další podokna, přičemž alespoň jedno podokno je vždy k dispozici. Jedná se o Strom (na dalším obrázku zvýrazněn zeleně), Seznam (červeně) a Detail (modře).
Obrázek č. 2 Struktura pracovního podokna
Podokno Strom (A) se využívá v případě, kdy detailní záznamy mají logickou hierarchizovanou strukturu. V seznamu podokna se zobrazují uzly této hierarchie.
Podokno Seznam (B) slouží pro zobrazení dat formuláře v seznamové formě.
Podokno Detail (C) obsahuje detailní a uspořádané zobrazení údajů záznamu, na kterém je nastaven kurzor v seznamové části. Slouží k zadávání nových a k editaci existujících záznamů. Podokno může obsahovat záložky, které slouží pro práci s dalšími záznamy.
V horní části pracovního podokna je umístěna lišta nástrojů, která obsahuje tlačítka sloužící k aktivaci funkcí a nástrojů nad celým seznamem, dále k založení nového záznamu. Funkce pracující s jednotlivým záznamem lze otevřením klikem na tři tečky vedle záznamu.
Obrázek č. 3 Lišta nástrojů pracovního podokna
A.II. Možnosti přizpůsobení pořadí sloupců
Uživatelé si mohou v průběhu provozu upravovat pořadí sloupců, jednak pomocí operace Drag and Drop přímo na formuláři, jednak pomocí nástroje Konfigurace sloupců určeného pro komplexní správu sloupců.
Přesun sloupců provedený z formuláře uživatelem operací Drag and Drop
Za použití levého tlačítka myši je možné sloupec uchopit a přesunout jej na požadované místo. Přesun sloupců provedený pomocí nástroje Konfigurace sloupců
Pomocí tohoto nástroje nastavíme požadované pořadí sloupců, jejich viditelnost, šířku a další přístupná nastavení. Nastavení pořadí změníme tahem daného atributu.
Obrázek č. 6 Formulář pro konfiguraci sloupců
A.III. Nastavení filtrování
Filtrování, tj. výběr záznamů splňujících definované podmínky lze v nabízeném řešení provádět dvěma způsoby. První způsob je vhodný pro zadání jednodušších podmínek, druhý způsob lze použít pro zadání komplexního filtrování.
Filtrování přímo na formulářích
K nastavení filtru na formulářích slouží kontextové pole. Toto menu se otvírá klikem na tři tečky vedle názvu sloupce.
Obrázek č. 7 Řádek pro vložení filtru
Do polí filtrovací lišty je možno napsat textové nebo číselné řetězce (výrazy), podle kterých má být proveden výběr. Klávesa „enter“ filtr aktivuje.
Do filtru zadat i složitější podmínky jako například operátory a zástupné znaky pomocí pole Přidat podmínku.
Komplexní filtrování
Součástí aplikace je i nástroj „Rozšířený filtr“ pro definice komplexního a složitějšího filtrování. Následující obrázek přináší ukázku editoru nástroje „Rozšířený filtr“.
Obrázek č.8 Editor nástroje Rozšířený filtr
A.IV. Nastavení pravidel třídění
Třídit záznamy na formuláři lze podle libovolného počtu sloupců. Nastavená třídění lze pojmenovat a uložit pro opakované použití.
Třídění podle jednoho sloupce
Po kliknutí na záhlaví vybraného sloupce se záznamy na formuláři ihned setřídí dle hodnot daného sloupce vzestupně. Opětovným kliknutím na stejný sloupec se změní směr třídění. Návrat na defaultní třídění se provede aktivací příslušné volby kontextového menu
Obrázek č.9 Třídění podle jednoho sloupce
Třídění podle více sloupců
Třídění podle dalšího sloupce nastavíme Shift + poklepání myší na další sloupec. Hodnoty ve sloupci vybraném pro třídění, který je umístěn nejvíce vlevo, představují nejvyšší úroveň třídění, atd.
Obrázek č. 10 Třídění podle více sloupců
A.V. Vytvoření nové šablony uživatelské sestavy a její uložení
Pro účely prezentace a zobrazení aktuálních údajů lze na libovolném formuláři vytvářet jednoduché uživatelské reporty operativní evidence, které reflektují použitá výběrová kritéria, třídění a zobrazené sloupce. Každý takto generovaný seznam lze následně vytisknout nebo exportovat do formátů např. CSV, XLS, PDF. DOC.
Obrázek 11 Vygenerovaná uživatelská sestava
A.VI. Vytvoření grafu nad vybranými daty
Nabízené řešení disponuje funkcionalitou, kdy lze nad zobrazenými daty (získanými na základě zadaných výběrových kritérií) vygenerovat grafy (sloupcový, koláčový, …) s využitím agregačních funkcí (např. počet výskytů, suma, průměr, maximum, minimum, apod.).
Obrázek č. 124 Ukázka uživatelsky vytvořeného grafu
Workflow
Nabízené řešení disponuje rozsáhlým komplexním systémovým průřezovým modulem pro podporu workflow procesů (dále také jen WF), který umožňuje dynamicky definovat ruční i automatické řízení objektů či správu životních cyklů objektů jakými je např. technické zařízení, revize, faktura (dále také jen Objekt WF), který mimo řešení stavového diagramu nabízí definici notifikací, procesních toků, kontrol, časových upozornění atd., a to vše pomocí integrovaného prostředí doplněného grafickým editorem.
Nástroj pro tvorbu a správu procesů je standardizován dle obecně uznávaných standardů WFMC (Workflow Management Coalition). Představuje nástroj s rozsáhlou mírou využití. V definici workflow lze nastavit jakýkoli stavový diagram a pro průchod tímto diagramem spouštět jednotlivé akce a funkce.
Nástroj Workflow umožňuje:
• Nastavení pravidel řízení pracovních toků a stavové logiky.
• Odesílat emailové notifikace či SMS.
• Nabízí definici notifikací, procesních toků, kontrol, časových upozornění.
• Automatizaci částí nebo celých procesů a předávat během jejich průběhu dokumenty, informace nebo úkoly od jednoho účastníka procesu k druhému podle sady procedurálních pravidel.
• Využít grafické rozhraní, kde se v menu formuláře zobrazují akce, na které má uživatel ve svých rolích práva.
• Navrhovat požadovaný průběh procesů pomocí nástroje podporujícího grafickou vizualizaci.
• Zobrazit grafický náhled životního cyklu požadavku s vyznačenými dostupnými aktivitami životního cyklu.
• Při řízení procesu aktivovat jednotlivé činnosti podle jejich definované posloupnosti a pravidel (sekvenční, větvení, paralelní provádění a opakování).
• Interakci mezi vzájemně závislými procesy.
• Vyhodnocovat skutečný průběh procesu a udržovat historii.
Celý aparát workflow obsahuje dvě hlavní části:
• Definiční část pro nastavení procesů workflow (dále také jen WF Editor)
o Část definice WF si neklade za cíl jednoduchost (je zde předpoklad přístupu pro kvalifikované uživatele - administrátory), ale co největší otevřenost a variabilitu systému. Proškolený administrátor je schopen samostatně spravovat a nastavovat nové části workflow procesu.
• Uživatelskou část (dále jen WF Engine)
o Část pro uživatele je koncipována jako co nejjednodušší, musí umožnit práci všem běžným uživatelům. Uživateli je předkládána možnost spouštět aktivity WF (jednotlivé činnosti) a prohlížet historii jejich použití.
Obrázek č. 13 Zjednodušený pohled na modul pro podporu Workflow procesů
Definiční část WorkFlow
Pro nastavení definice WF slouží WF Editor, grafický nástroj, který slouží k vytváření takzvaných Šablon workflow, které jsou graficky znázorňovány pomocí diagramu.¨
1.2.2. Prostorový pasport
Slouží k detailnímu popisu prostorového uspořádání vlastního nebo spravovaného nemovitého majetku a zobrazení prostorových dat v grafické prezentaci.
Přínosy:
> Centrální evidence areálů, budov a parcel v jednom datovém uložišti a v jednotné údajové struktuře za použití přístupových práv diferencovaných podle uživatelských rolí a kompetencí (řízený přístup k datům).
> Centrální správa široké škály stavebně-technických parametrů (např. rozměrové, plošné, provozní parametry) k prostorovým objektům s možností rozšiřování jejího rozsahu bez nutnosti programových úprav.
> Evidence externích komplexní stavebně-technické dokumentace a dalších dokumentů související s nemovitostmi.
> Dokladování provádění různých činností nad plochou v provozní knize.
> Přehled o volných / využitých prostorech.
> Přímý přechod z evidovaných prostorových jednotek na grafické zobrazení.
> Jednoznačná identifikaci objektů (zařízení, pracovníků) na plochách včetně jejich prostorových souvislostí ve formě přehledných grafických výstupů.
Modul umožňuje:
> Automatické ukládání změněných hodnot pasportních údajů do historie včetně časových razítek.
> Možnost k definici pasportního údaje specifikovat výčet přípustných hodnot. Tyto výčty lze provádět bez nutnosti provádění programových úprav.
> Uživatelské nastavení pravidel přináležitosti stavebně-technických údajů k typům prostorových objektů (např. jiná množina pasportních údajů k budově, jiná množina k místnosti).
> Unikátní kódování pro každou lokalitu, budovu, podlaží, místnost, parcelu.
> Možnost zobrazování jednotlivých podřízených záznamů v členění např. Areál, Budova, Podlaží, Místnost.
> Zobrazení a práce se záznamy pod evidencí plochy, informace o jejich propojení s grafickou prezentací dat.
1.2.3. Helpdesk
Modul Helpdesk slouží k zadávání, evidenci a schvalování uživatelských požadavků operativního charakteru (např. nahlášení závady, oznámení požadavku na servis apod.) s možností řízení jejich životního cyklu dle definovaného procesu. Dále umožňuje detailně naplánovat zakázkové činnosti, přiřadit nezbytné zdroje, evidovat veškeré skutečně použité zdroje a přiřadit náklady příslušnému nákladovému útvaru.
Základní funkční vlastnosti a přínosy modulu Helpdesk:
> Přehledná evidence a snadná správa požadavků.
> Proces zadávání požadavku je flexibilní a nastavitelný dle vnitřních procesů a platných nařízení.
> Snadná kontrola průběhu řešení požadavku, snadno nastavitelné WorkFlow.
> Hodnocení plnění termínů a kvality dodávek.
> Možnost generování pracovních příkazů a následné předání konkrétnímu řešiteli či skupině řešitelů.
> Mailová a SMS notifikace - nastavení upozorňování uživatelů emailem na postup řešení úkolu, notifikace změny stavu, varování před vypršením doby určené na řešení úkolu.
> K jednotlivým požadavkům je možno přikládat přílohy (elektronické dokumenty).
> Automatické odesílání vystavených objednávek mailem s přílohou. Přínosy řešení:
> Komplexní pokrytí procesů v oblasti facility managementu.
> Přehledné sledování nákladů vynaložených na užívání ploch, vybavení či služeb.
> Centrální plánování rozpisu provozních činností (kontroly, prohlídky, revize, údržbové práce).
> Správa a řízení požadavků na zajištění služeb (nákup materiálu, stěhování, oprava přístroje apod.).
> Splnění zákonných a jiných norem pro oblast nakládání s nemovitým majetkem v organizaci.
1.2.4. Periodické činnosti
Modul zajišťuje centrální správu periodických činností, tj. nejrůznějších revizí, kontrol, prohlídek, apod. Nutnost a periodicita realizací periodických činností může vycházet z platných legislativních nároků nebo může také vyplývat z vnitřních firemních předpisů dané organizace.
Přínosy řešení:
> Efektivní plánování a sledování periodických činností a revizí (omezení rizik z prodlení a opomenutí povinností).
> Předcházení nežádoucích příhod na pracovištích při užívání zařízení.
> Možnost dokladovat provedení periodických činností a tedy splnění legislativních či jiných povinností.
> Centrální úložiště pro revizní zprávy a výsledky kontrol.
> Minimalizace rizika ztráty informací způsobených při odchodu pracovníků a následné urychlení kontinuity procesů zajišťování realizace opakovaných činností.
Modul umožňuje:
> Nastavení definic intervalů pravidelných bezpečnostně-technických kontrol, pravidelných prohlídek a revizí (dále periodické činnosti) vyplývajících z legislativy, norem či doporučení výrobce.
> Připojení k objektu, na němž bude periodická činnost prováděna, s vazbou na relevantní evidence (prostorové objekty, technická zařízení, pracovníci, konstrukční prvky).
> Centrální i oddělená správa periodických činností podle typů objektů.
> Automatické nastavení intervalů ke konkrétním objektům v závislosti na jejich typu.
> Automatické sledování termínů pro zajištění periodických činností s možností nastavení barevné vizualizace blížících se či prošlých termínů, odesílání e-mailových avíz správcům objektů.
> Vystavit objednávku pro externího dodavatele na provedení periodických činností případně vystavit požadavek na příslušný útvar, který zajišťuje objednávání služeb.
> Hromadné nebo individuální potvrzování provedených periodických činností, s provedením automatického zápisu do provozní knihy zařízení
> Automatické nastavení následujících termínů provedení periodických činností.
> Řízení centrálního úložiště pro dokumentaci zpracovanou na základě provedených periodických činností.
1.2.5. Externí vztahy (objednávky, přijaté faktury)
Fakturace slouží k podpoře řízení procesů při zajišťování evidence a zaúčtování košilek došlých faktur a jejich položek od externích dodavatelů
Modul umožňuje:
> Možnost napojení na evidenci a účtování košilek přijatých faktur v externím účetním systému pomocí integračních vazeb.
> Elektronické zpracování faktur od finálních dodavatelů služeb včetně rozkontování na jednotlivé zakázky v případě hromadné fakturace.
> Likvidace položek přijatých faktur na investiční a provozní částky.
> Centrální elektronická evidence košilek došlých faktur za správní, provozní a údržbové služby a jejich rozúčtování umožňuje alokovat náklady na odpovídající objekty (např. nákladová střediska, zakázky, apod.).
> Proces likvidace faktury je flexibilní a je nastavitelný dle vnitřních procesů a platných nařízení, při změnách procesů je přizpůsobitelný.
> Flexibilní nastavení schvalování objednávek i košilek došlých faktur podle finančních limitů, oddělení, věcného členění nákladů, dodavatelů.
> Vazba na rozpočet umožňuje řídit a kontrolovat finanční výdaje.
> Poskytuje podklady pro rozhodování o optimalizaci struktury nákladů za správní, provozní a údržbové procesy organizace.
1.2.6. Dokumentace
Modul obsahuje nástroje pro zajištění správy, sdílení a zpracování dokumentů. Přístup do modulu je umožněn jednak na centrální úrovni správy dokumentů řízené přístupovými a kompetenčními právy, jednak z libovolného výskytu kteréhokoliv objektu aplikace s přístupy pouze k dokumentaci připojené nebo související s daným výskytem.
Modul umožňuje:
> Centrální a aktuální evidenci dokumentů (v jednom datovém úložišti, v jednotné druhové klasifikační a údajové struktuře).
> Nadefinování jednotné druhové klasifikace dokumentů.
> Vkládání dokumentů k vybraným objektům aplikace připojením odkazu na úložiště dokumentu nebo přímým uložením do databáze.
> Prohlížení dokumentu v elektronické podobě otevřením vázaného dokumentu.
> Komplexní pohled na všechny či vybrané dokumenty dle uživatelské hierarchické struktury druhů podle rolí.
> Nastavení pravidel pro zobrazení souvisejících dokumentů, tj. dokument je připojen k jednomu objektu a je dostupný z jiných objektů jako související.
> Dostupnost všech připojených a souvisejících dokumentů v okamžiku práce s konkrétním prvkem (Pozemek, Budova, HelpDeskový požadavek, Nájemník, Nájemní vztah, obchodní případ, Smlouva, apod.) řízená přístupovými a kompetenčními právy.
> Diferencované zajištění přístupu uživatelů k relevantním dokumentům.
> Využití systému WorkFlow pro řízení životního cyklu dokumentů v závislosti na jejich druhové klasifikaci.
> Zabezpečení dat uložených v dokumentech proti neoprávněným změnám a mazání.
1.2.7. Grafická prezentace dat
Slouží pro správu a prohlížení výkresové dokumentace a dalších mapových podkladů ve vazbě na plochy, zařízení, evidenci zdravotních prostředků a personální pasport.
Modul umožňuje:
> Zobrazení (vektorových, rastrových i hybridních dat), tvorba, správa a editace výkresové dokumentace.
> Jednoznačná identifikace objektů (zařízení) na plochách včetně jejich prostorových souvislostí ve formě přehledných grafických výstupů.
> Zobrazení symbolických piktogramů (ikon) v grafickém plánu vyjadřujících vybavení (zařízení) plochy resp. pracovníky s možností přechodu na detail vybavení (zařízení).
> Oboustranná interaktivní komunikace mezi grafickými objekty v prohlížeči a příslušnými popisnými údaji k těmto objektům a technologiím v připojených modulech (přechod z karty objektu na výkresový podklad a přechod z výkresu na kartu objektu).
> Barevná vizualizace pro zobrazení/vyhledávání ploch ve výkresové dokumentaci dle uživatelsky definovaných výběrových kritérií (organizační úseky, typ a účel plochy,…).
> Grafická vizualizace výsledků dotazů definovaných na základě uživatelských výběrových kritérií (druhy ploch, příslušnost k organizačnímu útvaru,…).
Obrázek č. 145 Grafická prezentace dat
1.2.8. Energetický management
Modul Energetický management podporuje predikci, sledování a plánování spotřeby a nákladů všech druhů energií (elektrická energie, voda, plyn, teplo). Tento modul je nezbytný pro vyúčtování komerčních nájemních vztahů, konkrétně jejich služeb.
Základní funkční vlastnosti a přínosy modulu Energetický management:
> Sjednocení metodiky pro rozpočítávání nákladů a spotřeby energie organizace.
> Přehled o spotřebě a nákladech za energie podle útvarů organizace.
> Možnost optimalizace spotřeby energie rozborem ukazatelů spotřeby a vzájemného srovnání údajů o spotřebách v objektech organizace.
> Řízení nákladů a spotřeby všech druhů energie v organizaci tj. především elektrická energie (velko- i maloodběr), vodné, stočné a srážky, plyn, teplo.
> Rychlé a efektivní rozdělení nákladů za spotřebované energie na příslušné nákladové objekty –
nákladové útvary či uživatele.
1.2.9. Řízení nájemních vztahů
Modul umožňuje dle platné legislativy na profesionální úrovni sledovat neomezený počet objektů a prostor při zachování přehlednosti a rychlosti.
Věcně modul pokrývá celý nájemní proces – tj. uzavření smluvního nájemního vztahu, správa předpisů úhrad nájemného a služeb, pravidelné vyúčtování nákladů na služby, evidenci a přiřazování plateb, ukončení nájemního vztahu a řízení a vymáhání pohledávek.
Přínosy řešení:
> Řešení v souladu s legislativními požadavky Občanského zákoníku týkajících se nájemních vztahů.
> Sjednocení dílčích činností řízení nájemních vztahů na jednotnou úroveň, integrace informačních potřeb jednotlivých oddělení nebo pracovníků v podniku do jedné aplikace se společnou datovou základnou.
> Unifikace jednotlivých základních procesních bloků – snížení variabilnosti jednotlivých procesů.
> Využití řízeného workflow při administraci nájemních vztahů a zpracování dokladů. Každý uživatel má přehled o tom, v jaké fázi se nájemní vztah nebo jiný objekt nachází a kdo a co má s objektem právě provést. Procesy workflow jsou uživatelsky nastavitelné, tzn., že je organizace uživatele může nastavit podle svých zvyklostí a potřeb.
> Rozšířené možnosti využití šablon dokumentů – uživatelská tvorba šablon.
> Urychlení zpracování smluvních dokumentů s využitím předdefinovaných šablon
> Jednotná evidence dokumentů. Modul umožňuje:
> Evidenci nájemců a údajů o nájemcích
> Evidenci nájemních ploch a volných prostor
> Pronájem bytových a nebytových, komerčních nebo administrativních prostor včetně vybavení a poskytovaných služeb
> Sledování historie smluvního vztahu
> Evidence a správa předpisů úhrad
o k nájemnímu vztahu může existovat libovolný počet předpisů podle potřeb dílčích fakturací, např. samostatný předpis za nájem obchodní jednotky (nebo více předpisů za více jednotek), za služby (jako zálohy a zase příp. odděleně za různé skupiny služeb), za poplatky, depozity (kauce) apod.
o každý předpis na sobě nese úplnou sadu údajů potřebných pro provedení fakturace, tedy každý předpis může být nově fakturován jiným způsobem (možnosti pro zadávání dat vystavení dokladů, DUZP, splatnosti apod.)
o předpisy mohou být jednorázové (potřeba něco mimořádně vyfakturovat, také např. dofakturace) i opakované dle zvolené periody
o ke každému předpisu může být přiřazeno několik pronajatých ploch (jednotek), formou jednotlivých položek
> Evidence a generování běžných a zálohových daňových dokladů
o vytvoření aktuálních daňových dokladů na základě připravených předpisů nájemních vztahů.
o umožňuje vytvoření dokladů v potřebné struktuře na základě předem daných pravidel, např. se na fakturu mohou spojit položky vyplývající z více předpisů.
o kontroly a změny připravených dokladů před jejich samotným zaúčtováním, také zrušení dokladů apod.
o Daňové doklady různé povahy – běžné doklady (faktury), zálohové faktury, vyúčtovací doklad k zálohám, dobropisy. Speciálním případem jsou platební kalendáře.
> Stažení bankovních úhrad – vytvoření výpisu z bankovního účtu
> Platební brána
o On-line stažení pohybů na bankovních účtech
o Off-line stažení pohybů prostřednictvím importu souboru
> Bankovní úhrady
o Generování bankovních výpisů dle potřeb klienta/uživatele
o Párování úhrad na jednotlivé vystavené doklady
o Dynamická pravidla pro párování úhrad
> Vyúčtování
o Generování podkladů pro vyúčtování
o Pořízení nákladů za služby dle odběrných míst
o Výpočet rozúčtování, kontrola správnosti
> Správa pohledávek
o Řízené provádění metodického postupu vymáhání pohledávek
o Evidence provedených opatření při vymáhání pohledávek
o Odesílání SMS nájemcům, např. upomínkových SMS
o Emailová notifikace pro definované události - upomínkování
o Stanovení poplatku nebo výpočet úroku z prodlení
o Ukončení vymáhání po zaplacení resp. po odpisu pohledávky
> Dynamické úpravy toku různých procesů nájemních vztahů
> Evidence historie ploch
> Tisk smluv, předpisů nájemného a dalších dokumentů (přehledu pronajatých ploch, vybavení a služeb, obsazenosti prostor, sumáře nájemného, rozpisu nájemného)
> Správa nájemních smluv - umožňuje kompletní evidenci nájemních smluv a jejich tvorbu
> Evidence a správa různých upozornění k jednotlivým nájemním vztahům
> Evidence připojených dokumentů v různých částech nájemních vztahů (smlouvy, evidenční listy, upomínky, evidence dokumentů u nájemců, vyúčtovací letáček, atd.)
1.2.10. Obecný reporting
Z obecného pohledu lze hovořit o čtyřech základních typech reportů, které aplikace standardně podporuje:
> Reporty Operativní evidence – slouží pro každodenní rozhodování a operativní řízení společnosti. Obsahují prezentaci a zobrazení aktuálních dat např. počet a objem ukončených zakázek, počet a objem řešených havárií, počet pronajatých ploch, počet uzavřených obchodních případů, apod. Tyto reporty jsou uživatelsky generovatelné, jedná se o tisk seznamu, tisk detailu záznamu a export dat do aplikace MS Excel.
> Ad hoc reporty, které se týkají předem nespecifikovaných ukazatelů a příp. i podle nespecifikovaných kritérií (většinou jednorázově formulované specifické dotazy. Pro zajištění schopnosti řešit požadavky na reporty tohoto typu lze průběžně pomocí datového auditu monitorovat a zapisovat všechny změny údajů na definovaných entitách. V případě potřeby sestavit specifický report, by se tato auditovaná data využila pro jeho tvorbu. Způsob uložení auditních dat není uživatelsky triviální a výroba reportů vycházejících z těchto dat je analyticky komplikovaná a musela by být řešena zhotovitelem aplikace.
> Multidimenzionální pohledy, které jsou zajištěny specializovanými nástroji založenými na multidimenzionálních strukturách, čerpajících informace z transakčních systémů, z nichž jsou vybírána a integrována relevantní data potřebná pro řízení firmy – není předmětem tohoto projektu (např. integrace IS FaMa+ s datovým skladem).
1.2.11. Integrační modul
Vlastnosti a přínosy integračního modulu:
> Představuje integrační interface pro propojení s externími systémy
> Umožňuji integraci na externí systémy (v roli klient)
> Umožňuje vystavit rozhraní pro externí systémy (v roli server)
> Umožňuje asynchronní integrační scénáře pomocí importních a exportních front
> Poskytuje uživatelsky konfigurovatelné mapování na interní struktury systému FaMa+
> Konverze mezi XML formáty je realizována pomocí XSLT transformací
> Umožňuje tudíž čištění uspořádávání, filtrování, atp. integrovaných dat
> Integrace je možné spouštět jak z apl. logiky, tak i z komponenty Timer
> Je možné notifikovat mailem o chybách
> Je možné definovat návazné akce na různé stavy integrace
IS FaMa+ podporuje tyto typy integračních vazeb:
> Web Services
> Přenos dat na databázové úrovni
> Generování souborů ve formátu TXT, CSV
Standardní funkčností systému je integrace s emailovým systémem Objednatele (podpora emailové notifikace, SMS notifikace), ActiveDirectory pro autentizaci uživateků a standardními nástroji MS Office (Excel, Word) a Acrobat Reader při generování sestav a exportování dat z aplikace IS FaMa+.
1.3.Seznam požadavků Zadavatele které budou do sw doplněny
• evidenci a výpočet daní z nemovitých věcí ve vlastnictví VLS a případných dalších zákonných odvodů do státního rozpočtu (včetně automatického generování odpovídajících aktuálních formulářů), souvisejících s provozováním vlastněných či pronajatých nemovitostí;
• (vazba na katastrální území, druh pozemku, výměru, atd.) s možností zobrazení katastrální mapy pozemku včetně pozemků s ním sousedících, a možností zobrazení ortofotomapy území);
(Vyžaduje doplnění propojení na katastrální mapy)
• možnost různých pohledů na grafickou část dle oprávnění, orientační výkresy; (není přesně definováno, co jsou orientační výkresy)
• výpočty pro management, statistické výpočty, výpočty rentability, zisku. (Splňuje částečně, možné rozšíření současných reportů a tiskových sestav)
Příloha č. 5 smlouvy
Seznam členů realizačního týmu1
Vedoucí projektu | |
Identifikace osoby | |
Jazyková dovednost (plynulá komunikace v českém či slovenském jazyce) | Český jazyk – rodilý mluvčí, Slovenský jazyk |
Stručný popis činností (role), které bude tato osoba při plnění veřejné zakázky realizovat | Vedení a organizační řízení projektu. Definice, kontrola a průběžné prosazování harmonogramu. Organizace jednání, zápisy. Eskalace a komunikační řízení napříč projektem. |
Zástupce Vedoucí projektu | |
Identifikace osoby | |
Jazyková dovednost (plynulá komunikace v českém či slovenském jazyce) | Český jazyk – rodilý mluvčí, Slovenský jazyk |
Stručný popis činností (role), které bude tato osoba při plnění veřejné zakázky realizovat | Vedení a organizační řízení projektu. Definice, kontrola a průběžné prosazování harmonogramu. Organizace jednání, zápisy. Eskalace a komunikační řízení napříč projektem. |
Architekt pro pasportu a grafiky | |
Identifikace osoby | |
Jazyková dovednost (plynulá komunikace v českém či slovenském jazyce) | Český jazyk – rodilý mluvčí, Slovenský jazyk |
Stručný popis činností (role), které bude tato osoba při plnění veřejné zakázky realizovat | Definice a implementace procesů, Nastavení číselníků, parametrů, rolí, práv, kompetencí, Dokumentace. |
1 Tabulku zkopírujte a vyplňte tolikrát, kolik budete mít při plnění veřejné zakázky členů realizačního týmu.
Příloha č. 5 smlouvy
Konzultant pro oblast nájemní vztahy | |
Identifikace osoby | |
Jazyková dovednost (plynulá komunikace v českém či slovenském jazyce) | Český jazyk – rodilý mluvčí, Slovenský jazyk |
Stručný popis činností (role), které bude tato osoba při plnění veřejné zakázky realizovat | Sběr a vyhodnocení uživatelských požadavků, specifik. Definice funkčních a nefunkčních požadavků. Procesní požadavky. Sběr informací pro výchozí implementaci. Školení. |
Konzultant pro oblast energetického managementu | |
Identifikace osoby | |
Jazyková dovednost (plynulá komunikace v českém či slovenském jazyce) | Český jazyk – rodilý mluvčí, Slovenský jazyk |
Stručný popis činností (role), které bude tato osoba při plnění veřejné zakázky realizovat | Sběr a vyhodnocení uživatelských požadavků, specifik. Definice funkčních a nefunkčních požadavků. Procesní požadavky. Sběr informací pro výchozí implementaci. Školení. |
Konzultant pro oblast majetku | |
Identifikace osoby | |
Jazyková dovednost (plynulá komunikace v českém či slovenském jazyce) | Český jazyk – rodilý mluvčí, Slovenský jazyk |
Stručný popis činností (role), které bude tato osoba při plnění veřejné zakázky realizovat | Definice a implementace procesů, Nastavení číselníků, parametrů, rolí, práv, kompetencí, Dokumentace. |
Příloha č. 6 smlouvy
Specifikace proprietárního software
Nebude při realizaci smlouvy využíván.
Nabídková cena
Zhotovitel se zavazuje poskytnout úplný předmět plnění dle Smlouvy za níže uvedené ceny:
Etapa | Položka | Cena v Kč bez DPH | DPH v Kč | Cena v Kč včetně DPH |
O | Dodání systému a jeho zavedení do ostrého provozu (cílový koncept, nutné úpravy systému, implementace, vč. součástí, příslušenství, souvisejícího SW a licencí) | 1 700 000,00 Kč | 357 000,00 Kč | 2 057 000,00 Kč |
TP | Technická podpora - standardní Níže cena za poskytování 1 měsíce služeb technické podpory (Kč bez DPH): | (níže cena za následujících 8 let provozu=cena za měsíc x 96) | ||
10 625,00 Kč | 1 020 000,00 Kč | 214 200,00 Kč | 1 234 200,00 Kč | |
ROZ | DOPLNIT NÍŽE CENU ZA 1 hod. rozvojových služeb (užito v rámci hodin pro rozvoj systému ve výši celkem 960 hodin, který lze vyčerpat v průběhu trvání smlouvy) | (níže cena za 960 hodin rozvojových služeb) | ||
700,00 Kč | 672 000,00 Kč | 141 120,00 Kč | 813 120,00 Kč | |
CELKOVÁ NABÍDKOVÁ CENA bez DPH (=O+TP za 8 let provozu+ROZ; ceny bez DPH) HODNOCENÝ ÚDAJ | 3 392 000,00 Kč | 712 320,00 Kč | 4 104 320,00 Kč | |
Dodavatel doplní žlutá pole dle jeho nabídkové ceny | ||||
Modrá pole zkontroluje dodavatel (obsahuje vzorec s výpočtem dle stanoveného vzorce - dodavatel může pouze zkontrolovat výpočet) | ||||