Smlouva o pořádání Her X. letní olympiády dětí a mládeže ČR 2021

Příloha č. 9 – Smlouva o pořádání Her X. letní olympiády dětí a mládeže ČR 2021

Smlouva

o pořádání Her X. letní olympiády dětí a mládeže ČR 2021

v souladu s § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník“)

Smluvní strany:

1. Český olympijský výbor

se sídlem: Xxxxxxxxxx 0000/0, Xxxxxxxxx, 000 00 Xxxxx 00

IČO: 48546607

zapsaný v: spolkovém rejstříku u Městského soudu v Praze, oddíl L, vložka 4600

zastoupený: Ing. Xxxxx Xxxxxxxx, předsedou

(dále jen „ČOV“)

2. Česká olympijská a.s.

se sídlem: Xxxxxxxxxx 0000/0, Xxxxxxxxx, 000 00 Xxxxx 00

IČO: 25268708

DIČ: CZ 699006076

číslo účtu: 2106982048/2700

zapsaná v: obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, oddíl B, vložka 5522

zastoupená: PaedDr. Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, předsedou představenstva

Mgr. Xxxxxx Xxxxxxxxx, členem představenstva

(dále jen „ČO“)

na straně jedné (oba společně dále jen „zadavatel“)

a

3. Olomoucký kraj

se sídlem: Jeremenkova 1191/40a, Hodolany, 779 00 Olomouc 9

IČO: 60609460

DIČ: CZ60609460

číslo účtu: 27-0000000000/0100

zastoupený: Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx, hejtmanem

na straně druhé (dále jen „pořadatel“)

(zadavatel a pořadatel společně dále také jako „smluvní strany“ a jednotlivě jako „smluvní strana“)

uzavřely níže uvedeného dne, měsíce a roku tuto

Smlouvu o pořádání Her X. letní olympiády dětí a mládeže ČR 2020

(dále jen „smlouva“).

Preambule

1. ČOV je na základě uznání Mezinárodního olympijského výboru (dále jen „MOV“) jediným zástupcem olympijského hnutí oprávněným jej řídit na území České republiky ve smyslu ustanovení § 5 zákona č. 60/2000 Sb., o ochraně olympijských symbolik, v platném znění. XXX je ustaven a vyvíjí činnost podle Olympijské charty, v souladu s právním řádem České republiky a se svými stanovami. ČOV zastupuje Českou republiku v mezinárodním olympijském hnutí a zabezpečuje reprezentaci České republiky na olympijských hrách a dalších akcích organizovaných MOV a národními olympijskými výbory. ČOV spolčuje sportovní svazy, federace, asociace, unie a další obdobné a podobné tělovýchovné a sportovní subjekty s působností na území České republiky, které jsou členy mezinárodních sportovních federací řídících sporty, jejichž disciplíny jsou začleněné do programu olympijských her a další sportovní svazy, členy mezinárodních sportovních federací uznaných MOV. ČOV dále spolčuje občany České republiky, jakož i právnické osoby se sídlem v České republice, podporující olympijské hnutí.

2. ČO je akciovou společností existující a podnikající podle práva České republiky, řádně zapsanou v obchodním rejstříku, založenou ČOV jakožto jejím jediným akcionářem. ČO jakožto výhradní marketingová a servisní organizace ČOV je na základě výslovného zmocnění ČOV mj. oprávněna realizovat jeho jménem projekty ČOV včetně rozhodování o užívání olympijských symbolik, a to i v oblasti reklamy a marketingu.

3. Olympiáda dětí a mládeže (dále také jen „ODM“) je projekt, který slouží k praktické prezentaci olympijských myšlenek a ve větší míře k vlastní sportovní aktivitě dětí a mládeže na území České republiky, který začal ČOV rozvíjet v roce 2001. Hry ODM se konají pod přímou patronací ČOV jednou za rok, samostatně letní a zimní verze. Jejich program tvoří především sportovní a také umělecké soutěže ve vymezených kategoriích mladých sportovců, lze zařadit také program pro osoby se specifickými potřebami. Sportovní část musí respektovat soutěžní pravidla a řády národních sportovních svazů.

4. Pořadatel v roce 2019 projevil zájem o spolupráci při realizaci projektu ODM v roce 2021 (viz Přihláška, kterou schválilo Zastupitelstvo Olomouckého kraje dne 16. 12. 2019 usnesením č. UZ/18/68/2019). S ohledem na výše uvedené se smluvní strany dohodly na vzájemné spolupráci na realizaci projektu ODM za podmínek dále definovaných ve smlouvě.

Čl. I.

Předmět smlouvy

1. Předmětem této smlouvy je závazek pořadatele uspořádat Hry X. letní olympiády dětí a mládeže ČR 2021 (dále jen „Hry“) ve dnech 20. 6. 2021 (neděle) – 25. 6. 2021 (pátek) na území Olomouckého kraje, a to za podmínek v této smlouvě dále uvedených a v souladu s pokyny zadavatele, vyplývajících z práv a povinností pořadatele uvedených ve smlouvě, skutečností uvedených v kandidatuře Olomouckého kraje, v doplněních kandidatury a na základě doporučení a v rozsahu povinností pořadatele definovaných Manuálem ODM, který jako Příloha č. 1 tvoří nedílnou součást této smlouvy. Zadavatel se zavazuje pořadateli za řádné plnění závazků pořadatele dle této smlouvy uhradit náklady vynaložené pořadatelem dle v čl. V. této smlouvy.

Čl. II.

Práva a povinnosti pořadatele

1. Pořadatel se zavazuje zajistit a zrealizovat plnění dle této smlouvy v kvalitě odpovídající potřebám Her, tedy na elitní úrovni, a to ve sportech a disciplínách specifikovaných v Příloze č. 3 této smlouvy, která tvoří její nedílnou součást. Příloha č. 3 dále definuje počty sportovců a doprovodů v jednotlivých soutěžích a lokality sportovišť. Případné úpravy v počtu sportovců a doprovodů a lokalitách sportovišť jsou možné pouze na základě písemného zápisu z iniciačních schůzek mezi národním sportovním svazem a pořadatelem a následného potvrzení zadavatelem. Při přípravě sportovních soutěží spolupracuje pořadatel s národním sportovním svazem a lokálními garanty sportovních soutěží. ČOV, pořadatel, národní sportovní svazy a lokální garanti sportovních soutěží se při zajišťování sportovních soutěží řídí Manuálem ODM uvedeným v Příloze č. 1 této smlouvy a dokumentem „Zajištění sportovních soutěží“ uvedeným v Příloze č. 2 této smlouvy, která tvoří její nedílnou součást. Během celé doby příprav sportovní části bude pořadatel intenzivně spolupracovat s koordinátory ODM v jednotlivých národních sportovních svazech a s ČOV.

2. Pořadatel se zavazuje předložit zadavateli finální návrhy smluv krajských svazů o zajištění sportovních soutěží ke schválení. Zadavatel zašle svůj souhlas, případně své připomínky k návrhu pořadateli nejpozději do pěti (5) pracovních dnů od jejich obdržení. Nezašle-li zadavatel svůj souhlas, případně své připomínky v uvedené lhůtě, má se za to, že s finálním návrhem souhlasí. Finální návrhy smluv musí být zadavateli předloženy nejpozději do 30. 9. 2020 a nejpozději do 15. 11. 2020 musí být podepsány.

3. Pořadatel se zavazuje postupovat při organizaci Her dle VIII. vydání Manuálu Olympiády dětí a mládeže, vydaným zadavatelem v roce 2019, který tvoří Přílohu č. 1 této Smlouvy (dále jen „Manuál“).

4. Pořadatel se zavazuje uspořádat v rámci Her zejména tyto akce: slavnostní zahájení a slavnostní zakončení Her, medailové a květinové ceremoniály pro každou ze sportovních disciplín. Záměrem vyplývajícím z kandidatury je uspořádání slavnostního zahájení a zakončení Her  v Olomouci. Program a místa konání ostatních jednotlivých akcí budou předem písemně odsouhlasena zadavatelem. Pořadatel je povinen informovat o návrhu míst konání jednotlivých akcí zadavatele nejpozději do 30. 9. 2020. Zadavatel zašle svůj souhlas, případné své připomínky k návrhu pořadateli nejpozději do pěti (5) pracovních dnů od jejich obdržení. Pořadatel se tyto připomínky pokusí maximálně zohlednit v novém návrhu a předloží jej zadavateli nejpozději do pěti (5) pracovních dnů od obdržení připomínek a zadavatel se zavazuje k novému návrhu vyjádřit, respektive jej schválit, a to nejpozději do pěti (5) pracovních dnů od jeho obdržení. Tento postup hledání optimálního řešení může být za stejných podmínek opakován maximálně dvakrát. V případě neúspěchu výše uvedeného postupu se zástupci pořadatele a zadavatele do pěti (5) pracovních dnů sejdou k osobnímu jednání o dané problematice za účelem dosažení vzájemné dohody (dále „Postup pro dosažení vzájemné shody“). Pokud se zadavatel nevyjádří k podanému návrhu pořadatele do pěti (5) pracovních dnů a byl na tuto skutečnost, že se nevyjádřil, alespoň jedenkrát dopisem či elektronicky (e‑mailem nebo datovou schránkou) upozorněn, podaný návrh se považuje za schválený zadavatelem, a to třetí den po obdržení upozornění od pořadatele. Obsah jednotlivých akcí je předmětem Manuálu.

5. Pořadatel se zavazuje zajistit pro akreditované účastníky Her doprovodný kulturní a společenský program v rozsahu odpovídajícím počtu akreditovaných účastníků. Vhodnými akcemi jsou například volné vstupy do sportovních a kulturních zařízení, vzdělávací (př. besedy s olympioniky), pohybové (př. přidružené soutěže) a zábavní aktivity v místech konání atd. Pořadatel předloží základní návrh doprovodného programu zadavateli nejpozději do 31. 12. 2020. Zadavatel zašle svůj písemný souhlas, případně své připomínky nebo vlastní návrhy k návrhu doprovodného programu pořadateli s tím, že bude respektován navržený a odsouhlasený rozpočet Her a to nejpozději do pěti (5) pracovních dnů od jeho obdržení. Pro další postup smluvních stran se použijí obdobně pravidla v ustanovení čl. II. odst. 4 smlouvy o postupu stran k dosažení vzájemné shody.

6. Pořadatel zřídí na dobu trvání Her minimálně jeden Olympijský dům kapacitně odpovídající potřebám Her a vyhovující veškerým závazným právním předpisům. Olympijský dům slouží zejména k prezentaci ODM, k informačním účelům a k umístění tiskového střediska dle Manuálu. Pořadatel a budoucí pořadatelské kraje mohou Olympijský dům přiměřeně k jeho kapacitě a po předchozím souhlasu zadavatele využít také k prezentaci svého kraje. V minimálně jednom Olympijském domě jsou vyvěšeny vlajky všech krajů ČR a vlajka ČOV. Prezentace jiných subjektů, s výjimkou krajů, je v Olympijském domě možná jen po předchozím písemném souhlasu zadavatele, který zadavatel zašle pořadateli nejpozději do pěti (5) pracovních dní od obdržení žádosti. Nezašle-li zadavatel svůj souhlas v uvedené lhůtě, má se za to, že souhlasí. Olympijský dům bude otevřen veřejnosti a účastníkům Her každý den od 8 do 21 hod po dobu trvání Her. K dispozici jim je zde především informační a výsledkový servis formou 4 PC s přístupem na web ODM.

7. Pořadatel zajistí pro jednotlivé soutěže Her sportoviště v místě konání Her ve stavu, vybavení a personálním zabezpečení odpovídajícím potřebám Her, kdy každé jednotlivé sportoviště musí splňovat podmínky vyhovující danému sportovnímu odvětví a stanovené platnou právní úpravou, zejména z oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví účastníků Her. Pořadatel sportoviště vybaví internetovým připojením pro „live streaming“ a výsledkový systém. Pořadatel je povinen konzultovat výběr nejvhodnějšího sportoviště s národním svazovým koordinátorem příslušného sportu z národního sportovního svazu.

8. Pořadatel zajistí možnost odstranění či překrytí reklam na všech sportovištích, v místech slavnostních ceremoniálů a v Olympijském domě, které budou pro potřeby Her využívány. Po dohodě se zadavatelem provede odstranění stávajících reklam, které zadavatel označí. Náklady na odstranění stávající reklamy nese pořadatel maximálně do výše 100.000 Kč (slovy: jedno sto tisíc korun českých). Odstranění či zakrytí dalších reklam na sportovištích je na uvážení zadavatele. V případě, kdy se zadavatel rozhodne zakrýt i další reklamy na sportovištích, jdou k jeho tíži náklady s tím spojené. Zadavatel je povinen uhradit pořadateli na základě předložených faktur náklady na odstranění reklam převyšující částku 100.000 Kč (slovy: jedno sto tisíc korun českých), které zadavatel vybral k zakrytí, a to do 30. 9. 2021. Na finální podobě sportovišť budou spolupracovat po celou dobu příprav všechny smluvní strany.

9. Pořadatel zajistí dostatečnou technickou vybavenost sportovišť pro účely vysílání České televize (dále jen „ČT“), a to dle společné předchozí domluvy s ČT a se zadavatelem na základě obhlídek sportovišť. Pořadatel se zavazuje uhradit náklady spojené s technickou přípravou sportovišť do výše maximálně 100.000 Kč (slovy: jedno sto tisíc korun českých). V případě, kdy ČT vyžaduje rozsáhlejší technickou vybavenost nad rámec uvedené částky, rozhodne ČT spolu se zadavatelem o rozsahu technického zajištění a prioritních úkonech.

10. Pořadatel se zavazuje na základě konzultací se zadavatelem vypracovat návrh podrobného písemného programu Her a míst konání jednotlivých akcí, který předá zadavateli nejpozději do 30. 6. 2020. Zadavatel zašle svůj písemný souhlas, popřípadě své připomínky nebo vlastní návrhy k návrhu harmonogramu Her a míst konání jednotlivých akcí pořadateli nejpozději do pěti (5) pracovních dnů od jeho obdržení. Pro další postup stran se použijí obdobně pravidla v ustanovení čl. II. odst. 4 smlouvy o postupu stran k dosažení vzájemné shody s tím, že lhůta pro pořadatele na zapracování připomínek zadavatele a jejich předložení se prodlužuje na deset (10) pracovních dnů od jejich obdržení. Pořadatel při vypracování harmonogramu Her a míst konání jednotlivých akcí dbá především na to, aby se co nejméně překrývaly divácky atraktivní soutěže a finálové části jednotlivých soutěží a daly se tak v maximální možné míře využít k co nejlepší medializaci Her, a to zejména k živému vysílání ČT (v případě účasti ČT) a online streamingu sportovních soutěží. K streamingu sportovních soutěží budou využívány posílené přenosové vozy ČT v době, kdy nevytvářejí přímý přenos, případně bude umožněno lokálním garantům pořizovat streaming nad rámec výroby ČT.

11. Pořadatel se zavazuje řídit se při přípravách Her v období od nabytí účinnosti této smlouvy do 30. 9. 2021 harmonogramem příprav pro jednotlivé organizační úseky, který tvoří Přílohu č. 4 této smlouvy jako její nedílná součást.

12. Pořadatel se zavazuje prezentovat v souladu s Manuálem a pokyny zadavatele před a v průběhu konání Her partnery Českého olympijského týmu (dále jen „ČOT“) a partnery Her, tj. ODM 2021 (dále jen „partnery akce“), kteří mají uzavřenou smlouvu s ČO Seznam partnerů ČOT a jejich loga dodá zadavatel pořadateli nejpozději do 30. 11. 2020. Seznam partnerů akce a jejich loga dodá zadavatel pořadateli nejpozději do 28. 2. 2021. O případných dalších partnerech ČOT a partnerech akce po výše uvedených datech bude zadavatel pořadatele neprodleně informovat. Pořadatel zajistí vizibilitu těchto dalších partnerů pouze na prezentačních plochách, které budou dle mediálního plánu pořadatele teprve připravovány (ve fázi přípravy grafických podkladů apod.).

13. Marketingové plnění směrem k partnerům ČOT a partnerům akce realizované pořadatelem je definováno Manuálem a shrnuto v dokumentu Marketingové plnění pro partnery ČOT a akce realizované pořadatelem, který jako Příloha č. 6 této smlouvy tvoří její nedílnou součást. Marketingová plnění nad rámec Manuálu mohou strany upravit vzájemnou písemnou dohodou. Veškeré použití log partnerů ČOT a partnerů akce podléhá předchozímu písemnému schválení zadavatelem, přičemž zadavatel udělí písemný souhlas, popřípadě své připomínky k použití log pořadateli vždy nejpozději do pěti (5) pracovních dnů od obdržení finálních tiskových návrhů na použití log. Pro další postup stran se použijí obdobně pravidla v ustanovení čl. II. odst. 4 smlouvy o postupu stran k dosažení vzájemné shody.

14. Pořadatel se zavazuje, že při svých marketingových aktivitách dle smlouvy nebudou jakýmkoliv způsobem prezentovány jiné subjekty (tj. zejména jejich obchodní firmy, výrobky, služby či jakékoliv označení způsobilé identifikovat takový subjekt) než subjekty předem písemně schválené ze strany zadavatele. Pořadatel je v této souvislosti povinen informovat zadavatele o úmyslu případné spolupráce se svými partnery, označovanými jako partnery kraje (tj. partnery pořadatele). Partnery kraje mohou být společnosti/jednotlivci, jejichž předmět činnosti není v konkurenčním vztahu s předmětem činnosti partnerů ČOT, partnerů akce a partnerů MOV. V případě nových partnerů ČOT, akce či MOV, kteří by byli v rozporu s již schválenými partnery kraje, zůstávají tito partneři kraje pro Hry (ODM 2021) nadále partnery kraje.

15. Návrh partnerů kraje musí být vždy předem předložen z důvodu možných konkurenčních vztahů k písemnému schválení zadavateli, bez kterého není pořadatel oprávněn spojovat žádné své partnery s Xxxxx. Zadavatel se zavazuje předat pořadateli své písemné vyjádření nejpozději do deseti (10) pracovních dnů od obdržení návrhu. Nezašle-li zadavatel svůj souhlas, případně své připomínky v uvedené lhůtě, má se za to, že s návrhem souhlasí.

16. Pořadatel se zavazuje zajistit komunikaci a propagaci Her a projektu ODM v rozsahu dle podmínek uvedených v Manuálu a řídit se Základním propagačním plánem, který jako Příloha č. 5 této smlouvy tvoří její nedílnou součást, a který bude postupně, dle termínů v něm uvedených, rozpracován a po schválení zadavatelem realizován. Zadavatel zašle svůj písemný souhlas, popřípadě své připomínky k návrhům rozpracovaných oblastí pořadateli vždy nejpozději do pěti (5) pracovních dnů po jeho obdržení. Pro další postup stran se použijí obdobně pravidla v ustanovení čl. II. odst. 4 smlouvy o postupu stran k dosažení vzájemné shody. Video streamingy z ceremoniálů a sportovišť budou zajištěny v kvalitě odpovídající minimálnímu standardu iVysílání ČT s přihlédnutím k zásadám účelnosti a hospodárnosti, tak aby bylo možné umístit streaming na iVysílání ČT. Úhrada výroby streamingu sportovních soutěží bude zajištěna ze strany zadavatele. Konkrétní způsob realizace a výběr sportů pro streaming konzultuje zadavatel s ČT tak, aby byly streamingy použitelné pro obohacení vysílání České televize.

17. Vedle propagace Her a projektu ODM zaměří pořadatel komunikaci a doprovodný program Her na:

    1. propagaci Olomouckého kraje jako sportovní a turistické destinace (formou promo stánku v Olympijském domě, dárků a materiálů pro účastníky, bezplatných prohlídek),

    2. propagaci sportu u široké veřejnosti (formou dopravy na sportoviště, velkoplošné obrazovky v Olomouci),

    3. propagaci sportu u žáků v Olomouckém kraji, pro které bude zajištěna doprava na sportoviště a zpět, a

    4. propagaci myšlenek olympismu ve spolupráci s XXX (formou programu pro školy, prezentace v Olympijském domě).

18. Nad rámec předloženého rozpočtu Her podpoří pořadatel z vlastních zdrojů činnost sportovních organizací a sportovní infrastrukturu v kraji.

19. Pořadatel se zavazuje zajistit v místě konání Her dopravu akreditovaných účastníků Her na sportoviště, místa stravování, slavnostní ceremoniály a k Olympijskému domu (případně Olympijským domům) zdarma, a to formou zajištění MHD a kyvadlových autobusových linek. Doprava pro účely Her bude v jisté míře určena také pro školy, diváky a účastníky, kteří by chtěli navštívit ostatní sportoviště. Pořadatel dále zajistí potřebný počet parkovacích míst pro VIP hosty na slavnostním zahájení a ukončení Her. Dle možností pořadatel zajistí menší počet parkovacích míst pro pořadatele a zadavatele u jednotlivých sportovišť.

20. Pořadatel se zavazuje zajistit v místě konání Her ubytování na úrovni odpovídající minimálně středoškolským internátům a celodenní stravování, které je pro všechny účastníky Her časově dostupné (plná penze, teplé obědy a večeře) pro všechny akreditované účastníky Her, akreditované členy doprovodu a vedoucí výprav, včetně pitného režimu (nealkoholické nápoje). Pitný režim a malé občerstvení zajistí pořadatel také na všech sportovištích. Náklady krajských výprav na ubytování a stravování nepřesáhnou 480 Kč na osobu a den včetně DPH.

21. Pořadatel bude úzce spolupracovat s pořadatelskými městy Olomouc, Přerov, Prostějov, Kojetín a Velká Bystřice, a to zejména v oblastech zajištění poskytnutí městských sportovišť zcela zdarma či za nákladové ceny, ubytování, doprovodného programu, zapojení škol, propagace, výzdoby měst, dopravy, bezpečnosti a dalších. Případný návrh na rozšíření pořadatelských měst předloží pořadatel písemně zadavateli ke schválení Výkonným výborem ČOV. Případné rozšíření pořadatelských měst by bylo zaneseno do této smlouvy formou dodatku.

22. Pořadatel se zavazuje vybrat vhodné ubytování pro 15 osob z programu „Mladí novináři“ (14 novinářů + lektor), a to na úrovni odpovídající minimálně středoškolským internátům. Ubytování hradí po předchozím odsouhlasení zadavatel. Pořadatel zajistí minimálně jedno teplé jídlo denně při práci těchto osob. Tyto osoby mohou využívat dopravu pro účely Her zdarma, resp. na základě platné akreditace.

23. Pořadatel se zavazuje sportoviště a místa ceremoniálů vyzdobit grafikou Her pro zajištění vhodné atmosféry. Vedle sportovišť a míst konání ceremoniálů pořadatel vyvine snahu k přiměřenému vyzdobení radnic měst a vybraných hlavních ulic pořadatelských měst. Přesná podoba výzdoby sportovišť bude projednána předem se zadavatelem, a to nejpozději do 28. 2. 2021. Zadavatel dodá pořadateli nejpozději 10 dní před Hrami část výzdoby, a to minimálně 1 kilometr bannerů a 40 kusů vlajek typu muší křídla. Pořadatel vrátí zadavateli zapůjčený branding a výzdobu nejpozději do 15 dní po skončení Her. Pořadatel zajistí navigaci na sportoviště pro snadnější orientaci účastníků.

24. Pořadatel se zavazuje vyvinout snahu k zajištění obsazených hledišť na sportovištích a během slavnostních ceremoniálů ve spolupráci se základními a středními školami v Olomouckém kraji a prostřednictvím propagace Her směrem k široké veřejnosti.

25. Pořadatel se zavazuje připravit a distribuovat krajům speciální nabídky ubytování pro návštěvníky Her jednotlivých sportů nejpozději do 31. 1. 2021.

26. Pořadatel se zavazuje sjednat úrazové pojištění a pojištění odpovědnosti za škodu z pořádání Her minimálně na dobu konání Her. Toto pojištění se vztahuje pouze na všechny akreditované účastníky Her, akreditované členy doprovodu a akreditované vedoucí výprav.

27. Pořadatel je oprávněn, po předchozím souhlasu zadavatele, zajistit některé činnosti vyplývající z této smlouvy formou subdodavatelů. V případě vypsání výběrového řízení konzultuje pořadatel obsahové zadání výběrového řízení se zadavatelem. Pořadatel zároveň předloží zadavateli návrh smlouvy s tímto třetím subjektem a zapracuje veškeré připomínky zadavatele, které nebudou v rozporu s vnitřními předpisy pořadatele. Smlouva s tímto třetím subjektem musí zejména obsahovat ustanovení o tom, jaké kroky pořadatel učiní, pokud by vybraný subjekt neplnil své závazky anebo nekomunikoval s pořadatelem nebo zadavatelem. Před uzavřením smlouvy se třetím subjektem dle tohoto odstavce je pořadatel povinen předložit smlouvu ke schválení zadavateli. Zadavatel je povinen své připomínky zaslat pořadateli do deseti (10) pracovních dnů po prokazatelném doručení smlouvy. Pro další postup stran se použijí obdobně pravidla v ustanovení čl. II. odst. 4 této smlouvy o postupu stran k dosažení vzájemné shody. Koordinace smluvních stran v oblasti subdodavatelů dle tohoto odstavce se přitom týká pouze zakázek, jejichž celková hodnota přesahuje 300.000 Kč (slovy: tři sta tisíc korun českých) a které výrazným způsobem ovlivní přípravy a průběh akce. Pořadatel je povinen zajistit, aby případný třetí subjekt splnil všechny závazky pořadatele vyplývající z této smlouvy v souladu s touto smlouvou, a za toto plnění odpovídá pořadatel přímo zadavateli tak, jako by tyto závazky plnil sám pořadatel.

28. Pořadatel zajistí v Olympijském domě a v ubytovacích zařízeních zajištěných dle této smlouvy internetové připojení, pokud je toto technicky možné (pokud možnost připojení existuje). Dále zajistí pořadatel internetové připojení na všech sportovištích pro potřeby Her a odděleně pro zajištění stabilního a kvalitního fungování pro centrální informační systém Her (dále jen „CIS“). Technické minimum pro fungování CIS je 1024/256 kbps.

29. Grafické návrhy, veškeré tiskoviny a materiály související s Hrami vždy podléhají předchozímu písemnému schválení zadavatele, přičemž zadavatel udělí písemný souhlas, popřípadě své připomínky pořadateli vždy nejpozději do pěti (5) pracovních dnů od obdržení finálních grafických podkladů. Pro další postup stran se použijí obdobně pravidla v ustanovení čl. II. odst. 4 smlouvy o postupu stran k dosažení vzájemné shody.

30. Pořadateli je doporučena výroba propagačních a merchandising předmětů k Hrám. Návrhy předloží zadavateli k odsouhlasení dle pravidel uvedených v ustanovení čl. II. odst. 4 smlouvy.

31. Pořadatel se zavazuje pro správu a webovou prezentaci Her využívat výhradně CIS. Správa CIS náleží výhradně pořadateli, není-li se zadavatelem písemně schváleno jinak. CIS se skládá z akreditačního, výsledkového a webového modulu a je komplexním nástrojem pro správu a pořádání Her. Kompletní náklady na přípravu a aktualizaci CIS nese zadavatel. Pro správu výsledkového servisu během Her zajistí pořadatel adekvátní počet členů obsluhy, kteří budou disponovat funkčními notebooky (možné zajistit i dobrovolníky).

32. Pořadatel odpovídá zadavateli v plné šíři za plnění povinností a závazků vyplývajících ze smlouvy. Není-li touto smlouvou stanoveno jinak, použijí se při vzájemné komunikaci stran a při hledání vzájemné shody pravidla uvedená v ustanovení čl. II. odst. 4 smlouvy o postupu stran k dosažení vzájemné shody.

33. Pořadatel předloží zadavateli nejpozději do dvaceti (20) pracovních dní po ukončení akce hodnocení akce a příprav za jednotlivé organizační úseky v souladu s Manuálem.

Čl. III.

Řídící, organizační výbor a organizační struktura

1. Pořadatel jmenuje nejpozději do 30. 3. 2020 Řídící výbor (dále jen „ŘV“) a Organizační výbor (dále jen „OV“) Her v souladu s podmínkami uvedenými v Manuálu. Předsedou ŘV se stane hejtman Olomouckého kraje, předsedou a místopředsedou OV se stanou náměstek hejtmana, v jehož gesci je činnost sportu, a vedoucí odboru sportu, kultury a památkové péče Olomouckého kraje. Součástí obou výborů budou také zástupci zadavatele, a to dva zástupci v ŘV a čtyři zástupci v OV. Členové ŘV a OV navržení pořadatelem musí být před svým jmenováním odsouhlaseni zadavatelem, a to do deseti (10) pracovních dnů po obdržení návrhu. Pořadatel je povinen svolávat schůze OV v období do patnácti (15) dnů ode dne podpisu smlouvy minimálně jednou za dva měsíce a od 1. 9. 2020 alespoň jednou za měsíc. Schůze ŘV budou svolány minimálně třikrát do začátku Her.

2. Pořadatel se zavazuje, že k organizaci Her bude vytvořena organizační struktura v následujícím minimálním rozsahu pracovníků,

   1. 1 pracovník, hlavní manažer projektu, zaměstnanec pořadatele – minimálně 15 měsíců před začátkem akce;

   2. 3 další pracovníci – minimálně 12 měsíců před začátkem akce – tito pracovníci odborně pokryjí oblasti sportovních soutěží, organizačního zajištění výprav, pořadatelů a dalších osob, propagace a PR, marketingu, produkčního zajištění, ceremoniálů a dalších oblastí nezbytných k přípravě, které vyplývají z Manuálu a příloh této smlouvy;  

   3. 4 další pracovníci – minimálně 4 měsíce před začátkem akce.

3. Tito pracovníci budou zcela či z větší části uvolněni výhradně k organizaci Her. Výše uvedení pracovníci by měli být členy OV, popřípadě se minimálně jednání účastnit. Příkladové rozložení organizačních oblastí je Přílohou č. 8 této smlouvy jako její nedílná součást.

4. Každá ze smluvních stran je oprávněna kdykoliv změnit svého zástupce v ŘV nebo OV a jmenovat na jeho místo nového člena. Pro změnu zástupce současně platí pravidla uvedená v odst. 1 tohoto článku smlouvy, vyjma změn zástupců, kteří jsou nominováni politickými stranami.

5. Zasedání ŘV a OV svolává předseda daného výboru, a to písemnou pozvánkou, v níž je uvedeno místo, datum a hodina konání a program zasedání. Termíny zasedání budou vždy předem projednány se zadavatelem. Pozvánka musí být členům výboru doručena nejméně čtrnáct (14) dní před zasedáním.

6. O zasedání každého výboru se pořizuje bodový zápis obsahující úkoly, termíny pro plnění těchto úkolů a odpovědnosti, a to nejdéle do dvou (2) pracovních dnů od jeho konání. O osobě zapisovatele rozhoduje příslušný výbor. Zápis ze zasedání výboru musí být odsouhlasen každou ze smluvních stran. Zapisovatel odešle zápis z výboru elektronickou poštou všem jeho členům na adresy sdělené při jejich jmenování. Pro účely odsouhlasení zápisu postačí, že ho za každou stranu elektronicky odsouhlasí určený zástupce. V případě, že se některá ze smluvních stran nevyjádří k obsahu zápisu nejdéle do tří (3) pracovních dnů od jeho doručení, považuje se zápis z její strany za schválený.

Čl. IV.

Práva a povinnosti zadavatele

1. Zadavatel se zavazuje poskytnout poradenskou činnost vyplývající ze zkušeností s předchozími ročníky ODM a dalšími projekty ČOV, a to včetně poskytnutí podpůrných materiálů vyplývajících z dobrých postupů při přípravě předchozích ročníků.

2. Zadavatel ve spolupráci s pořadatelem připraví dle harmonogramu spolupráce a elektronicky zašle pořadateli zejména tyto materiály: Body spolupráce s městy, vzorovou marketingovou nabídku pro partnery kraje, vzor výběrového řízení na externí subjekty, vzor obecné smlouvy o spolupráci s externími subjekty, vzor obecné smlouvy o zajištění sportovní soutěže, manuál pro zpracování podkladů pro monitoring partnerských plnění, příklady pro zapojení škol a veřejnosti a další materiály vyplývající z organizace předchozích ročníků, jako jsou scénáře slavnostních ceremoniálů, ukázky propagace a tiskových materiálů, produkční plány, plány pro Streaming a ČT, a další.

3. Zadavatel navrhuje nejpozději do pěti (5) dnů od podpisu smlouvy své členy do organizačního a řídícího výboru Her v souladu s podmínkami uvedenými v Manuálu.

4. Zadavatel se zavazuje poskytnout v souladu s Manuálem koordinační podporu při kontaktu s národními sportovními svazy.

5. Zadavatel se zavazuje poskytnout marketingovou pomoc zejména prostřednictvím partnerů XXX a partnerů akce, nezbytnou pro řádné zajištění Her.

6. Zadavatel se zavazuje poskytnout pořadateli komunikační podporu, a to zejména prostřednictvím svých mediálních partnerů, programu Mladí novináři a svých digitálních platforem. Zadavatel se bude dále podílet na propagaci Her v ostatních krajích ČR, a to dle Základního propagačního plánu Her v Příloze č. 5 této smlouvy, a to včetně spolupráce při distribuci turistických nabídek. Ubytování programu „Mladí novináři“, stejně jako vedení projektu ODM, hradí zadavatel. Přehled propagačních aktivit ČOV je součástí Přílohy č. 5. V případě vysílání ČT budou na přípravě produkčního plánu spolupracovat všechny smluvní strany.

7. Zadavatel se zavazuje poskytnout pořadateli manuály, alespoň propagační brožury projektu ODM, logo Českého olympijského výboru, logo projektu ODM, loga partnerů ČOT, loga partnerů akce, vlajky Českého olympijského výboru, olympijskou hymnu, znělku ODM a vybrané fotografie a video záběry z předchozích ročníků pro využití pro propagační materiály pořadatele. Manuál, loga, grafickou podobu vlajky, hymnu a znělku poskytne zadavatel také v elektronické podobě. Loga ČOV, logo projektu ODM a 10 ks Manuálu budou zadavateli poskytnuty při podpisu smlouvy. Ostatní poskytne zadavatel pořadateli s dostatečným časovým předstihem, nejpozději však do pěti (5) pracovních dní od zažádání pořadatele, popř. v termínech stanovených v přílohách smlouvy a Manuálu.

8. Zadavatel se zavazuje k účelům uspořádání a prezentace Her poskytnout pořadateli bezplatně nevýhradní licenci k CIS na dobu nezbytně nutnou před, po dobu a po skončení Her, nejdéle však na dobu od 1. 1. 2021 do 31. 7. 2021. CIS se skládá z akreditačního, výsledkového a webového modulu a je komplexním nástrojem pro správu a pořádání Her. Zadavatel na svoje náklady zaškolí zástupce pořadatele pro práci s administrativním rozhraním webu a pro práci s CIS a předá pořadateli Manuál pro práci s CIS, a to dle bližší dohody smluvních stran.

9. Zadavatel se zavazuje k účelům uspořádání a prezentace Her poskytnout pořadateli bezplatně nevýhradní licenci k mobilní aplikaci ODM na dobu nezbytně nutnou před, po dobu a po skončení Her, nejdéle však na dobu od 1. 5. 2021 do 31. 7. 2021. Mobilní aplikace poskytuje informace, výsledky i navigaci na sportoviště akreditovaným osobám i veřejnosti. Zadavatel na svoje náklady připraví aktualizaci aplikace. Zadavatel se zavazuje zajistit pro pořadatele oprávnění k veřejnému provozování hudebních a jiných autorských děl v rámci ODM, a to za podmínek dle příslušných smluvních vztahů zadavatele.

Čl. V.

Finanční ujednání

1. Pro splnění závazků vyplývajících z této smlouvy se zadavatel zavazuje poskytnout částku 2.000.000 Kč (slovy: dva miliony korun českých), přičemž částka 1.000.000 Kč bude určena na pokrytí nákladů pořadatele účelně vynaložených v souladu s ustanoveními čl. II této smlouvy a doložených kopiemi prvotních účetních dokladů a částka 1.000.000 Kč bude zadavatelem určena na zajištění streamingu ze sportovišť a posílení vysílání ČT z ODM 2021. Zajištění streamingu bude hrazeno zadavatelem přímo dodavateli.

2. Částka 1.000.000 Kč bude rozdělena na dvě části. I. část ve výši 500.000,- Kč (slovy: pět set tisíc korun českých) bude zaplacena zadavatelem do 31. 3. 2021 bankovním převodem na účet pořadatele uvedený v záhlaví smlouvy, II. Část ve výši 500.000,- Kč (slovy: pět set tisíc korun českých) bude vyplacena zadavatelem do třiceti (30) dní poté, kdy pořadatel vystaví zadavateli konečné vyúčtování schválené zadavatelem dle čl. V odst. 3 smlouvy a splní všechny povinnosti pořadatele vyplývající ze smlouvy a Manuálu na účet pořadatele uvedený v záhlaví smlouvy. Pořadatel je oprávněn částku 1.000.000 Kč použít pouze k úhradě nákladů za pořádání Her dle smlouvy.

3. Pořadatel se zavazuje vést řádně v účetní evidenci záznamy o využití poskytnutých částek na krytí nákladů účelně vynaložených v souladu s ustanoveními smlouvy a umožnit zadavateli nahlédnout do těchto záznamů a pořizovat si z nich výpisy či opisy. Pořadatel provede neprodleně po skončení Her vyúčtování nákladů Her uvedený v odstavci 1 tohoto článku. Následně, nejpozději do třiceti (30) dní od ukončení akce, vystaví pořadatel konečné vyúčtování poskytnutých finančních prostředků v odstavci 1 tohoto článku schválené zadavatelem.

4. Pořadatel se zavazuje předložit do 31. 8. 2020 návrh detailního rozpočtu Her včetně výše plnění partnerů ke schválení zadavateli a vyčlenit na pořádání Her ze svého rozpočtu (rozpočtu kraje) v průběhu let 2020-2021 částku až do výše 15.000.000,- Kč (slovy: patnáct milionů korun českých). Základní návrh rozpočtu, který je do schválení změny zadavatelem závazný je uveden v Příloze č. 7 této smlouvy, která tvoří její nedílnou součást.

5. Návrh detailního rozpočtu Her dle odstavce 4 tohoto článku podléhá schválení zadavatele, který jej schválí, popřípadě předá pořadateli své připomínky k návrhu, a to do pěti (5) pracovních dnů od obdržení návrhu rozpočtu.

6. Pořadatel předloží zadavateli nejpozději do 30. 9. 2021 podrobné závěrečné vyúčtování akce.

Čl. VI.

Smluvní pokuta

1. V případě, že se Hry neuskuteční či jejich průběh bude vážně narušen z důvodů na straně pořadatele, pořadatel se zavazuje vrátit zadavateli veškeré platby provedené zadavatelem dle čl. V této Smlouvy.

V případě, že se Hry neuskuteční z důvodů na straně pořadatele, pořadatel se dále zavazuje zaplatit zadavateli smluvní pokutu ve výši 1.000.000,- Kč (slovy: jeden milion korun českých), a to do šedesáti (60) dní na bankovní účet zadavatele uvedený v záhlaví této smlouvy ode dne, kdy byl zadavatelem k zaplacení smluvní pokuty prokazatelně písemně vyzván s uvedením důvodu, na základě kterých zadavatel smluvní pokutu nárokuje. To neplatí, bylo-li neuskutečnění Her zapříčiněno vyšší mocí, nepříznivými povětrnostními podmínkami, případně škodou vzniklou v prostorách sportoviště nebo ubytování nezávisle na pořadateli.

2. V případě vážného narušení průběhu Her se pořadatel dále zavazuje zaplatit zadavateli smluvní pokutu 150.000,- Kč (slovy: jedno sto padesát tisíc korun českých), a to do šedesáti (60) dní ode dne, kdy byl zadavatelem k zaplacení smluvní pokuty prokazatelně písemně vyzván s uvedením důvodu, na základě kterých zadavatel smluvní pokutu nárokuje. To neplatí, bylo-li vážné narušení průběhu Her zapříčiněno vyšší mocí, nepříznivými povětrnostními podmínkami, případně škodou vzniklou v prostorách sportoviště nebo ubytování nezávisle na pořadateli. Souhrnná celková výše smluvních pokut za vážná narušení průběhu Her z důvodu na straně pořadatele může činit nejvýše 600.000,- Kč (slovy: šest set tisíc korun českých). Vážným narušením průběhu Her se pro účely tohoto odstavce rozumí:

   1. porušení povinností pořadatele dle čl. II. nebo čl. V. odst. 3 této smlouvy,

   2. opakované porušení Manuálu tam, kde tato smlouva nestanoví odlišnou úpravu,

   3. neuskutečnění jedné z vyjmenovaných soutěží v Příloze č. 3 této smlouvy.

3. Zadavatel se zavazuje v případě porušení kterékoliv z povinností zadavatele uvedených v ustanovení čl. V. odst. 2. zaplatit pořadateli smluvní pokutu ve výši 50.000,- Kč (slovy: padesát tisíc korun českých) na účet pořadatele uvedený v záhlaví smlouvy, a to za každý, i započatý, týden, během kterého je zadavatel v prodlení s plněním svých uvedených povinností, a to do šedesáti (60) dní ode dne, kdy byl pořadatelem k zaplacení této smluvní pokuty prokazatelně písemně vyzván s uvedením důvodů, na jejichž základě pořadatel smluvní pokutu nárokuje.

4. V případě porušení povinností zadavatele dle čl. IV. této smlouvy se zadavatel zavazuje zaplatit pořadateli smluvní pokutu ve výši 150.000 Kč,- (slovy: jedno sto padesát tisíc korun českých) na účet pořadatele uvedený v záhlaví smlouvy, a to do šedesáti (60) dní ode dne, kdy byl pořadatelem k zaplacení smluvní pokuty prokazatelně písemně vyzván s uvedením důvodu, na základě kterých pořadatel smluvní pokutu nárokuje. To neplatí, bylo-li porušení povinností zadavatele zapříčiněno vyšší mocí. Souhrnná celková výše smluvních pokut za porušení povinností zadavatele uvedených v čl. IV. této smlouvy činí nejvýše 600.000,- Kč (slovy: šest set tisíc korun českých).

5. Ujednáním výše uvedených smluvních pokut není dotčeno právo na náhradu škody, která by kterékoliv straně vznikla porušením povinností druhé strany uvedených ve smlouvě.

Čl. VII.

Závěrečná ustanovení

1. Tato smlouva nabývá platnosti dnem podpisu smluvními stranami a účinnosti dnem zveřejnění v registru smluv a je uzavřena na dobu určitou do 31. 12. 2021.

2. Smluvní strany se dohodly, že pořadatel uveřejní tuto smlouvu a její případné dodatky v registru smluv do patnácti (15) dnů od jejich uzavření dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), v platném znění.

3. Doložka platnosti smlouvy dle § 23 zákona č. 129/2000Sb., o krajích (krajské zřízení), v platném znění: Tato smlouva byla schválena Zastupitelstvem Olomouckého kraje dne 17. 2. 2020 pod č. UZ/ / /2020.

4. Kontaktní osobou je:

   1. za pořadatele ve věcech plnění předmětu smlouvy: Xxx. Xxxxx Xxxxxx tel.: x000 000 000 000, e-mail: x.xxxxxx@xxxxxx.xx ,

   2. za zadavatele: Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx tel.: x000 000 000 000, e-mail: xxxxxxxx@xxxxxxx.xx.

Smluvní strany jsou oprávněny změnit kontaktní osoby ve věcech plnění předmětu smlouvy. Taková změna je vůči druhé smluvní straně účinná okamžikem oznámení.

5. Smluvní strany se dohodly, že tato smlouva smí být měněna a doplňována pouze na základě písemných očíslovaných dodatků podepsaných oběma smluvními stranami.

6. Každá ze smluvních stran je oprávněna smlouvu ukončit odstoupením, a to ze zákonem stanovených důvodů a z důvodů uvedených ve smlouvě. Účinky odstoupení (zrušení závazku) nastávají ke dni doručení písemného oznámení o odstoupení druhé smluvní straně.

7. Zadavatel je dále oprávněn od smlouvy odstoupit z důvodů, pro které mu náleží smluvní pokuta dle čl. VI. této smlouvy a k nápravě nedojde ani do 10 pracovních dnů po písemné a odůvodněné výzvě zadavatele.

8. Pořadatel je dále oprávněn od smlouvy odstoupit z důvodů, pro které mu náleží smluvní pokuta dle čl. VI. této smlouvy a k nápravě nedojde ani do 10 pracovních dnů po písemné a odůvodněné výzvě pořadatele.

9. Je-li nebo stane-li se některé ustanovení smlouvy neplatné či neúčinné, smluvní strany se v tomto případě zavazují bezodkladně dohodou nahradit ustanovení neplatné či neúčinné novým ustanovením platným nebo účinným, které nejlépe odpovídá původně zamýšlenému účelu ustanovení neplatného či neúčinného.

10. Není-li ve smlouvě uvedeno jinak, řídí se vztahy občanským zákoníkem. V případě rozporu mezi zněním smlouvy a zněním Manuálu má smlouva přednost.

11. Smluvní strany se zavazují vyřešit případné spory v souvislosti s touto smlouvou smírnou cestou. Nebude-li to možné, rozhodne spor s konečnou platností příslušný soud České republiky.

12. Smlouva je sepsána ve čtyřech vyhotoveních s platností originálu, přičemž pořadatel obdrží dvě vyhotovení, ostatní smluvní strany obdrží po jednom vyhotovení.

13. Přílohami smlouvy jsou:

    1. Příloha č. 1 – Manuál ODM – dostupný na: xxx.xxxxxxx.xx/xxx,

    2. Příloha č. 2 – dokument Zajištění sportovních soutěží – dostupný na: xxx.xxxxxxx.xx/xxx,

    3. Příloha č. 3 – Specifikace sportů a disciplín Her, počty sportovců a doprovodů v jednotlivých sportech a lokality sportovišť,

    4. Příloha č. 4 – Harmonogram příprav pro období leden 2020 až září 2021,

    5. Příloha č. 5 – Základní propagační plán Her,

    6. Příloha č. 6 – Marketingové plnění pro partnery ČOT a akce realizované pořadatelem,

    7. Příloha č. 7 – Garantovaný rozpočet Her,

    8. Příloha č. 8 – Příkladová organizační struktura na straně pořadatelského kraje.

14. Smluvní strany si tuto smlouvu přečetly a prohlašují, že nebyla uzavřena v tísni či za nápadně nevýhodných podmínek na důkaz čehož připojují své podpisy.

V _________________ dne _____________		V _________________ dne _____________
Zadavatel Český olympijský výbor Xxx. Xxxx Xxxxxx předseda		Pořadatel Olomoucký kraj Xxxxxxxx Xxxxxxxx hejtman
V _________________ dne _____________		V _________________ dne _____________
Zadavatel Česká olympijská a.s. PaedDr. Xxxxx Xxxxxxxx předseda představenstva		Zadavatel Česká olympijská a.s. Xxx. Xxxx Xxxxxxx člen představenstva

Zastupitelstvo Olomouckého kraje 17. 2. 2020 Strana 88 (celkem 88)

40. – Smlouva o pořádání Her IX. zimní olympiády dětí a mládeže ČR 2021

Příloha č. 9 – Smlouva o pořádání Her X. letní olympiády dětí a mládeže ČR 2021