SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Tato smlouva o zpracování osobních údajů (dále jen „Zpracovatelská smlouva“) byla uzavřena níže uvedeného dne, měsíce a roku těmito smluvními stranami

Mendelova univerzita v Brně

IČO: 62156489 DIČ: CZ62156489

se sídlem: Xxxxxxxxxx 0000/0, 000 00 Xxxx, Xxxxx xxxxxxxxx

zastoupená: xxxx. Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxx, Ph.X., rektorkou Ke smluvnímu jednání oprávněni: xxxx. Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx, Ph.X., rektorka

Xxx. Xxxxx Xxxxxx, DiS., kvestor

E-mail:

veřejná vysoká škola univerzitního typu podle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů,

(dále jen „Správce“ nebo „univerzita“),

a

DERS Group s.r.o. IČO: 27513149 DIČ: CZ27513149

se sídlem: Xxxxxxxx 000/00, 000 00 Xxxxx 0 Xxxxxx

zastoupená: Xxx. Xxxxx Xxxxxx, jednatelem Ke smluvnímu jednání oprávněni: XXXXX

E-mail: XXXXX

(dále jen „Zpracovatel“)

(„Správce“ a „Zpracovatel“ společně „Smluvní strany“, a každý z nich samostatně

„Smluvní strana“)

Preambule

A. Ke dni uzavření této Zpracovatelské smlouvy uzavřeli Smluvní strany smlouvu o dílo na vytvoření IT modulu agendy zahraničního oddělení (dále jen

„Smlouva hlavní“), na základě které se Zpracovatel zavázal zhotovit a dodat Mendelově univerzitě v Brně a následně podporovat a rozvíjet IT modul agendy zahraničního oddělení (dále jen „Modul“), a to na dobu neurčitou.

B. Provoz Modulu Zpracovatelem vyžaduje mimo jiné i zpracování osobních údajů, které bude pro Správce provádět Zpracovatel.

C. S ohledem na výše uvedené, Smluvní strany uzavírají dle ustanovení čl. 28 odst. 3 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne

27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „Nařízení“) a ve spojení se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů (dále jen „ZZOÚ“), v platném znění, tuto Zpracovatelskou smlouvu.

1. Účel a předmět Zpracovatelské smlouvy

1.1. Předmětem této Zpracovatelské smlouvy je stanovení práv a povinností Smluvních stran v souvislosti se zpracováním osobních údajů za podmínek této Zpracovatelské smlouvy a v souladu s Nařízením.

1.2. Zpracovatel dle této Zpracovatelské smlouvy provádí zpracování osobních údajů, které získal nebo získá od Správce výhradně z důvodů poskytnutí a zajištění fungování Modulu pro Správce v souladu s plněním Smlouvy hlavní.

1.3. Zpracovatel se zavazuje na základě této Zpracovatelské smlouvy pro Správce a na základě doložených pokynů Správce zpracovávat osobní údaje podle odstavce 2.2 této Zpracovatelské smlouvy, kategorií osob podle odstavce 2.3. této Zpracovatelské smlouvy a pro účely podle odstavce 2.4. této Zpracovatelské smlouvy.

2. Zpracování osobních údajů

2.2. Osobní údaje jsou zpracovávány Zpracovatelem v rozsahu:

2.2.1. oslovení,

2.2.2. křestní jméno,

2.2.3. příjmení,

2.2.4. pohlaví,

2.2.5. akademický titul,

2.2.6. datum narození,

2.2.7. identifikační číslo osoby v Univerzitním informačním systému Správce,

2.2.8. občanství,

2.2.9. údaje o dokladech totožnosti,

2.2.10. „pasová“ fotografie,

2.2.11. kontaktní adresa,

2.2.12. fakturační adresa,

2.2.13. sídlo podnikání,

2.2.14. IČO,

2.2.15. DIČ,

2.2.16. vlastnoruční podpis,

2.2.17. telefon,

2.2.18. e-mailová adresa,

2.2.19. ID datové schránky,

2.2.20. IP adresa,

2.2.21. cookies,

2.2.22. autentizační certifikáty,

2.2.23. elektronický podpis,

2.2.24. identifikátory v sociálních sítích a komunikačních platformách,

2.2.25. nejvyšší dosažené vzdělání,

2.2.26. název a typ studijního programu,

2.2.27. název studijního oboru, specializace,

2.2.28. záznamy o studiu a studijních aktivitách,

2.2.29. studijní výsledky,

2.2.30. fakulta studia,

2.2.31. znalost cizích jazyků,

2.2.32. znalosti a dovednosti,

2.2.33. číslo bankovního účtu,

2.2.34. výše plateb,

2.2.35. výše pohledávky,

2.2.36. zaměstnavatel,

2.2.37. pracoviště,

2.2.38. pracovní zařazení a pozice,

2.2.39. účast na konferencích,

2.2.40. zapojení do projektů,

2.2.41. údaje o pracovních či studijních cestách.

2.3. Zpracovatel zpracovává osobní údaje těchto kategorií subjektu údajů:

2.3.1. zaměstnance univerzity,

2.3.2. uchazeče o studium na univerzitě,

2.3.3. studenta univerzity,

2.3.4. účastníka kurzů zabezpečovaných univerzitou,

2.3.5. absolventa univerzity,

2.3.6. veřejnost.

2.4. Zpracovatel zpracovává osobní údaje pro tyto účely:

2.4.1. administrace výběrových řízení pro studijní pobyty,

2.4.2. evidence mobilit,

2.4.3. evidence bilaterárních a multiraterálních smluv a souvisejících dokumentů.

3. Povinnosti Zpracovatele

3.1. Zpracovatel je povinen ve smyslu čl. 32 Nařízení přijmout vhodná technická a organizační opatření s ohledem na povahu, rozsah, kontext a účely zpracování osobních údajů i s přihlédnutím k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob tak, aby zajistil úroveň zabezpečení odpovídající danému riziku. Zejména je pak nezbytné osobní údaje zabezpečit vůči náhodnému či nezákonnému zničení, ztrátě, změně, zpřístupnění neoprávněným stranám, zneužití či jinému způsobu zpracování v rozporu s Nařízením.

3.2. Zpracovatel není oprávněn, ve smyslu čl. 28 Nařízení, zapojit do zpracování osobních údajů dalšího zpracovatele (zákaz řetězení zpracovatelů), bez předchozího schválení a písemného souhlasu Správce.

3.3. Pokud Zpracovatel zapojí dalšího zpracovatele, aby jménem Xxxxxxx provedl určité činnosti zpracování, je Zpracovatel povinen uzavřít s každým dalším zpracovatelem písemnou smlouvu, kterou budou tomuto dalšímu zpracovateli uloženy stejné povinnosti týkající se ochrany osobních údajů, jaké jsou uvedeny v této Zpracovatelské smlouvě. Za plnění povinností dle této Zpracovatelské smlouvy vůči Správci plně odpovídá prvotní Zpracovatel.

3.4. Po skončení účinnosti této Zpracovatelské smlouvy, je Zpracovatel povinen všechny osobní údaje, které má v držení vymazat, a pokud je dosud nepředal Správci, předat je Správci a dále vymazat všechny existující kopie. Povinnost uvedená v tomto odstavci neplatí, stanoví-li právní předpis Evropské unie, případně vnitrostátní právní předpis Zpracovateli Osobní údaje ukládat i po skončení účinnosti této Zpracovatelské smlouvy.

3.5. Doba zpracování osobních údajů je omezena na dobu trvání Smlouvy hlavní. Zpracovatel se zavazuje osobní údaje předat Správci nebo je prokazatelně zlikvidovat nejpozději ve lhůtě 30 dnů po skončení doby zpracování.

3.6. Zpracovatel je Správci nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi dle čl. 32 až 36 Nařízení, a to při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má Zpracovatel k dispozici.

3.7. Zpracovatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost o všech osobních údajích a dalších skutečnostech, o nichž se dozvěděl v souvislosti se zpracováním osobních údajů dle této Zpracovatelské smlouvy a v souvislosti s dodávkou a provozem Modulu dle Smlouvy hlavní, nepředávat je jakýmkoliv dalším subjektům, vyjma plnění své zákonné povinnosti, nakládat s nimi v omezené míře nutné k naplnění svých smluvních povinností dle této Zpracovatelské smlouvy a svých zákonných povinností.

3.8. Smluvní strany se zavazují si vzájemně poskytnout potřebnou součinnost pro plněné této Zpracovatelské smlouvy. Zpracovatel se zavazuje poskytovat Správci veškeré informace potřebné pro doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené v čl. 28 Nařízení. Zpracovatel se zavazuje umožnit audity včetně inspekcí prováděné Správcem nebo jiným auditorem, kterého správce těmito audity pověřil. Smluvní strany jsou povinny si vzájemně předat podklady potřebné k naplnění tohoto cíle. Tato povinnost Smluvních stran bude realizována zejména v případě jednání s Úřadem pro ochranu osobních údajů, IČO 70837627, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, (dále jen „Úřad“) nebo jinými orgány veřejné správy.

3.9. Zpracovatel se zavazuje zpracovat a písemně zdokumentovat přijatá a provedená technická a organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů v souladu s právním řádem České republiky a legislativou Evropské unie.

3.10. Zpracovatel je povinen na vyžádání zpřístupnit Správci svá technická a organizační bezpečnostní opatření a umožnit mu případnou kontrolu dodržování předložených technických a organizačních bezpečnostních opatření.

3.11. Zpracovatel se zavazuje dodržovat při zpracování osobních údajů na základě této Zpracovatelské smlouvy povinnosti stanovené ZZOÚ a Nařízením.

3.12. Zpracovatel je povinen zavázat osoby povinností mlčenlivosti o osobních údajích a přijatých bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by mohlo ohrozit bezpečnost zpracovávaných osobních údajů. Zpracovatel zajistí, že tato povinnost mlčenlivosti oprávněných osob bude trvat i po skončení pracovněprávního nebo obdobného vztahu ke zpracovateli. V případě nedodržení této povinnosti se Zpracovatel zavazuje Správci nahradit veškerou způsobenou škodu.

4. Odměna

4.1. Smluvní strany uzavřely Smlouvu hlavní, jejíž součástí je celkové finanční vypořádání Smluvních stran. Správce se tak finančně podílí na zajištění technologických a organizačních opatřeních, které jsou součástí Smlouvy hlavní, nikoliv této Zpracovatelské smlouvy.

5. Smluvní pokuta

5.1. V případě porušení povinností Zpracovatele technicky a organizačně zabezpečit ochranu zpracovávaných osobních údajů dle čl. 3 této Zpracovatelské smlouvy, nebo pokud Zpracovatel nebo oprávněné osoby Zpracovatele poruší svou povinnost mlčenlivosti uvedenou v čl. 3, zavazuje se Zpracovatel zaplatit smluvní pokutu ve výši 5.000 Kč (slovy: pět tisíc korun českých) za každé jedno porušení uvedené povinnosti.

5.2. V případě porušení povinnosti Zpracovatele dle čl. 3.5, spočívající v nezlikvidování osobních údajů ve stanovené lhůtě, je Zpracovatel povinen zaplatit Správci Smluvní pokutu ve výši 10.000 Kč (slovy: deset tisíc korun českých) za každý započatý den prodlení.

5.3. Smluvní pokuta je splatná ve lhůtě sedmi dnů od doručení písemné výzvy oprávněné Smluvní strany Smluvní strany povinné.

5.3. Správce je oprávněn uplatňovat vůči Zpracovateli veškeré smluvní pokuty, na které mu vyplývá z porušení Zpracovatelské smlouvy Zpracovatelem nárok dle tohoto článku.

6. Odpovědnost za škodu

6.1. Zpracovatel odpovídá Správci za škodu či nemajetkovou újmu, která vznikne porušením povinností Zpracovatele dle této Zpracovatelské smlouvy.

7. Řešení sporů

7.1. Zpracovatelská smlouva se řídí a bude vykládaná v souladu s právním řádem České republiky.

7.2. Pokud Smluvní strany nevyřeší jakýkoli spor smírnou cestou do 30 dnů od zahájení jednání mezi Smluvními stranami, bude takový spor, včetně otázek platnosti, výkladu, vypořádání či ukončení práv vzniklých z této

Zpracovatelské smlouvy, řešen věcně a místně příslušným českým soudem dle sídla Správce, pokud zvláštní předpis nestanoví příslušnost výlučnou.

8. Trvání a zánik Zpracovatelské smlouvy

8.1. Tato Zpracovatelská smlouva nabývá platnosti dnem podpisu obou Smluvních stran a účinnosti dnem uveřejnění v Registru smluv na Portálu veřejné správy České republiky. Za uveřejnění Zpracovatelské smlouvy na Portálu veřejné správy České republiky odpovídá Správce. Smluvní strany prohlašují, že souhlasí se zveřejněním Zpracovatelské smlouvy v Registru smluv na Portálu veřejné správy České republiky.

8.2. Tato Zpracovatelská smlouva zanikne ukončením účinnosti Smlouvy hlavní. Tím nejsou dotčeny povinnosti Zpracovatele, které dle této Zpracovatelské smlouvy či ze své povahy trvají i po jejím zániku.

9. Závěrečná ustanovení

9.1. Tato Zpracovatelská smlouva obsahuje úplnou dohodu Smluvních stran ve věci předmětu této Zpracovatelské smlouvy a nahrazuje veškeré ostatní písemné, či ústní dohody učiněné ve věci předmětu této Zpracovatelské smlouvy.

9.2. Je-li nebo stane-li se jakékoli ustanovení této Zpracovatelské smlouvy neplatným, či nevymahatelným, nebude to mít vliv na platnost a vymahatelnost ostatních ustanovení této Zpracovatelské smlouvy. Smluvní strany se zavazují nahradit neplatné nebo nevymahatelné ustanovení novým ustanovením, jehož znění bude odpovídat záměru vyjádřenému původním ustanovením a touto Zpracovatelskou smlouvou jako celkem.

9.3. Tato Zpracovatelská smlouva se řídí rozhodným právem Smlouvy hlavní.

9.4. Tuto Zpracovatelskou smlouvu lze doplňovat, měnit či upravovat výhradně ve formě písemných dodatků podepsaných oběma Smluvními stranami.

9.5. Tato Zpracovatelská smlouva je vyhotovena a podepsána ve čtyřech (4) vyhotoveních v českém a/nebo anglickém jazyce. Každá Smluvní strana obdrží po dvou (2) vyhotoveních Zpracovatelské smlouvy.

9.6. Každá se smluvních stran nese své vlastní náklady vzniklé v důsledku uzavírání této Zpracovatelské smlouvy.

9.7. Smluvní strany tímto výslovně prohlašují, že si tuto Zpracovatelskou smlouvu před jejím podpisem přečetly, že byla uzavřena po vzájemném projednání a že vyjadřuje jejich pravou a svobodnou vůli, na důkaz čehož připojují níže své podpisy.

V Brně dne 16. 6. 2021 V Praze dne 9. 6. 2021

Za Správce: Za Zpracovatele:

………………………………………. …………………………………………….

Xxx. Xxx Xxxx, jednatel

xxxx. Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxx, Ph.D. rektorka Mendelovy univerzity v Brně

DERS Group s.r.o.

………………………………………. Xxx. Xxxxx Xxxxxx, DiS.

kvestor Mendelovy univerzity v Brně

Ing. Xxxxxx

Digitálně podepsal Xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxx

Ostrovský

Datum: 2021.06.17

14:59:34 +02'00'