SKUPINA PUMPA
Etický kodex Skupiny PUMPA
Vydáno: 1.1.2018
Verze: 2018.01
SKUPINA PUMPA
Skupina PUMPA (dále jen „Skupina“) zahrnuje následující společnosti (dále jen „Společnosti“):
a) PUMPA a.s. se sídlem U Svitavy 54/1, 618 00 Brno, IČ: 25518399, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl B, vložka 2555 (dále jen „Společnost PUMPA“);
b) PUMPA nemovitosti, a.s. se sídlem U Svitavy 54/1, 618 00 Brno, IČ: 29288169, zapsanou v
obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl B, vložka 6405 (dále jen
„Společnost PUMPA nemovitosti“);
c) Společnost AQUA - STYL spol. s r.o., se sídlem U Cihelny 438/6, 796 07 Držovice, IČ: 16367758, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, xxxxxx 1469 (dále jen „Společnost AQUA - STYL“);
Společnost PUMPA byla založena jako PUMPA spol. s r.o. v roce 1991. Na počátku roku 1998 došlo ke změně právní formy Společnosti na akciovou společnost. Společnost je stálým členem Asociace odborných velkoobchodů a Obchodní a hospodářské komory. Díky vysoké specializaci se v prodeji čerpadel dostala Společnost na špičku prodejců čerpací techniky. Tento sortiment je dále rozšiřován, aby se Společnost co nejvíce přiblížila požadavkům odběratelů. Společnost je významným dovozcem čerpadel a dalšího sortimentu ze zahraničí. Mezi její dodavatele patří významní výrobci čerpadel CALPEDA, ZENIT, SPERONI. V současnosti šířka nabízeného sortimentu plně pokrývá požadavky většiny zákazníků Společnosti.
Společnost PUMPA nemovitosti vznikla rozdělením odštěpením ze Společnosti PUMPA v roce 2011.
Předmětem činnosti Společnosti je zejména pronájem nemovitostí, bytů a nebytových prostor.
Společnost AQUA - STYL soustřeďuje svou činnost do oblastí energetiky, vodního hospodářství, servisu a oprav čerpadel, strojní výroby a investičních celků.
ETICKÝ PROGRAM A JEHO ZÁKLADNÍ ZÁSADY
Skupina se rozhodla zavést tzv. Etický program (dále jen „Etický program“), jehož účelem je zajistit v rámci Skupiny dodržování právních a etických norem, resp. vnitřních předpisů. Pokrývá více oblastí, jako je oblast hospodářské soutěže, pracovních vztahů, rovných příležitostí a zákazu diskriminace, finanční a daňové integrity atd. Zahrnuje soubor opatření, jejichž cílem je mimo jiné předcházet vzniku správní anebo trestní odpovědnosti společností Skupiny ve smyslu zákona č. 418/2011 Sb. o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim, v platném znění. Tento Etický kodex Skupiny PUMPA (dále jen „Kodex“) je základem Etického programu. Kodex vznikl jako závazný vnitřní předpis všech společností Skupiny rozhodnutím jejich statutárních orgánů.
Základní zásadou Kodexu je dodržování závazných právních pravidel, vnitřních předpisů a etických pravidel definovaných Kodexem.
Skupina upozorňuje všechny osoby, které podléhají Kodexu (dále jen „Adresáti Kodexu“), že nebude tolerovat jakoukoli formu trestné činnosti či neetické činnosti, která by mohla být přičítána společnostem Skupiny. Taková činnost je nepřípustná a je v přímém rozporu se zájmy Skupiny, společníků společností Skupiny i členů všech orgánů společností Skupiny.
Členové statutárních a dozorčích orgánů společností Skupiny, jakož i jejich management, důsledně dbají na to, aby Etický program nebyl jen formální, ale aby se stal nedílnou funkční a trvalou
součástí firemní kultury Skupiny. Dbají zejména, aby Kodex byl znám všem jeho Adresátům a byl jimi také dodržován. Za tímto účelem zavádí mechanismy pro uplatnění Kodexu, provádí průběžně kontroly, pořádají školení, prosazují jeho dodržování všemi právními prostředky a zajišťují prostředí pro fungování ochranných mechanismů.
Adresáti kodexu jsou si vědomi, že porušení pravidel, včetně zanedbání preventivních opatření, může vést jak k etickým následkům pro společnosti Skupiny a dotčené osoby, tak i k materiálním a finančním škodám, případně ke správnímu či trestnímu postihu společností Skupiny. Každý z Adresátů Kodexu dbá při svém jednání, aby společnosti Skupiny řádně a včas plnily závazky vyplývající z Etického programu, a spolupodílí se aktivně na budování firemní kultury, která odrazuje od nežádoucího jednání.
PŮSOBNOST KODEXU
OSOBNÍ PŮSOBNOST KODEXU
Kodex je závazný pro Adresáty Kodexu, kterými jsou společnosti Skupiny, statutární a dozorčí orgány společností Skupiny, dále jejich management, zaměstnanci, externí spolupracovníci, osoby jednající jménem a ve prospěch společností Skupiny nebo v jejich zastoupení, jakož i všechny osoby, jejichž jednání by mohlo být takto vykládáno.
Adresáti Kodexu dbají v rozumné míře na to, aby Kodex byl dodržován též ze strany obchodních partnerů Xxxxxxx, a to bez ohledu na dobu a rozsah spolupráce (dále jen „Obchodní partneři“).
ČASOVÁ PŮSOBNOST KODEXU
Tato verze Kodexu nabývá účinnosti dne 1.1.2018 a platí bez časového omezení až do případné změny Kodexu.
MÍSTNÍ PŮSOBNOST KODEXU
Kodex se vztahuje na veškerá jednání Adresátů Kodexu bez územního omezení. V případě, že Kodex dopadá na jednání, které má vztah k zahraničí, vyžaduje se plnění jak českých předpisů, tak i dotčených předpisů zahraničních. Povinnost dodržovat předpisy vždy zahrnuje i dodržování závazných pravidel Evropské unie.
CÍL ETICKÉHO PROGRAMU A JEHO PERSONÁLNÍ ZAJIŠTĚNÍ
CÍL ETICKÉHO PROGRAMU
Cílem Etického programu je:
a) zakotvení standardů a procedur pro chování Adresátů Kodexu, předcházení a odhalování jejich
protiprávní činnosti;
b) dostatečné seznámení Adresátů Kodexu s Etický programem;
c) vykonávání rozumného dohledu nad dodržováním Etického programu, zajištění rozumných kroků k hodnocení a zveřejňování Etického programu;
d) podpora a prosazování Etického programu;
e) provedení rozumných kroků v reakci na zjištěná jednání, která jsou v rozporu s Etickým programem, a zabránění jejich opakování.
PERSONÁLNÍ A TECHNICKÉ ZAJIŠTĚNÍ CÍLŮ
K plnění cílů Etického programu slouží následující etické orgány a nástroje:
a) Dozorčí rada. Dozorčí rada společnosti Skupiny, pokud je u dané Společnosti zřízena, plní v oblasti Etického programu úkoly stanovené tímto Kodexem a stanovami resp. společenskou smlouvou. Dozorčí rada zejména:
1. projednává se statutárním orgánem společnosti Skupiny následující záležitosti:
− vnitřní předpisy Xxxxxxx,
− významné personální otázky,
− návrhy změn Etického programu, včetně změn Kodexu,
2. jmenuje a odvolává Etického manažera,
3. dohlíží na dodržování Etického programu ze strany Adresátů Kodexu, včetně členů statutárního orgánu,
4. předkládá valné hromadě jednou ročně zprávu o plnění Etického programu;
b) Pracovní skupina pro Kodex. Není-li u dané Společnosti zřízena valná hromada, vykonává její působnost v oblasti Etického programu tzv. „pracovní skupina pro Etický program“ sestávající ze všech akcionářů dané Společnosti. Pracovní skupina pro Etický kodex se schází nejméně jednou za
6 (šest) měsíců. Schůze pracovní skupiny může být konána současně s valnou hromadou Společnosti. První schůzi pracovní skupiny svolá předseda statutárního orgánu dané Společnosti. Pracovní skupina si zvolí z řad účastníků svého předsedu, který zajišťuje její fungování mezi jednotlivými schůzemi, zejména komunikuje s Etickým manažerem a v případě potřeby zajistí svolání pracovní skupiny.
c) Etický manažer. Etický manažer je funkce zřízená Kodexem. Etickým manažerem může být osoba svéprávná a starší 21 let, nestranná a nezávislá na statutárním orgánu kterékoli ze společností Skupiny. Výkon funkce Etického manažera je neslučitelný s výkonem funkce člena statutárního orgánu Společnosti. Je však slučitelný s členstvím v dozorčí radě.
d) Statutární orgány. Statutární orgány Společností plní s péčí řádného hospodáře úkoly stanovené tímto Kodexem a právními předpisy. Na základě rozhodnutí dozorčí rady o obsazení funkce Etického manažera uzavřou za společnost Skupiny s Etickým manažerem smluvní vztah, zajistí jeho průběžné financování a umožní Etickému manažerovi plný, nezávislý a nerušený výkon jeho působnosti, která je mu tímto Kodexem nebo jinými složkami Etického programu svěřena.
e) Analýzy potřeb v oblasti Etického programu a revize Etického programu. Pravidelné audity v oblasti Etického programu. Analýzy zadává Etický manažer, který také dohlíží na jejich zpracování a promítnutí jejich výsledků do praxe a vnitřních předpisů.
f) Vzdělávací akce. Vzdělávací akce zajišťují personální oddělení Společností ve spolupráci s Etickým manažerem.
g) Etická telefonní linka a Etická e-mailová adresa. Tyto komunikační kanály jsou společné pro všechny Společnosti. Zřizuje je a jejich fungování zajišťuje statutární orgán Společnosti PUMPA.
h) Vnitřní předpisy. Organizační řád, Podpisový řád, Pracovní řád a další vnitřní předpisy řešící Etický
program, resp. jeho dílčí části.
VNITŘNÍ VZTAHY
ZÁSADY VNITŘNÍCH VZTAHŮ
Adresáti Kodexu jsou si vědomi svých povinností a zodpovědností vyplývajících z právních předpisů, vnitřních předpisů včetně Kodexu a ze smluvních závazků. Uvědomují si, že v případě excesu jejich
jednání z pravidel chráněných tímto Kodexem bude vyvozena jejich osobní odpovědnost a mohou být postiženi za porušení pravidel podle platných právních předpisů.
Skupina zajišťuje ve vnitřních vztazích v jejím rámci naplnění
a) zásady rovného zacházení, podle které zajišťuje Skupina srovnatelné podmínky pro zaměstnance Společností bez rozdílu věku, rasy, národnosti, náboženství, pohlaví atd., včetně spravedlivého odměňování;
b) zásady nediskriminace, podle které Skupina netoleruje násilí, výhrůžky, zastrašování, ponižování (bossing, mobbing) či jakékoliv útoky či jiné nevhodné chování na pracovišti, a zajišťuje dodržování právních předpisů na ochranu před diskriminací, zejména § 16 zákona 262/2006 Sb., zákoníku práce v platném znění, a zákona č. 198/2009 Sb., o rovném zacházení a o právních prostředcích ochrany před diskriminací a o změně některých zákonů (antidiskriminační zákon) v platném znění;
c) zásady řádných pracovních podmínek, podle které Skupina zajišťuje pro zaměstnance uspokojivé a bezpečné podmínky pro výkon práce;
d) zásady ochrany osobnostních práv, podle které Skupina respektuje lidskou důstojnost, soukromí
a osobnostní práva každého jednotlivce;
e) zásady týmové a inovativní spolupráce, podle které Skupina zajišťuje prostor pro týmovou spolupráci a inovace, ochotu sdílet zákonným způsobem informace a poznatky.
INFORMACE O PODMÍNKÁCH TRESTNÍ ODPOVĚDNOSTI SKUPINY
Adresáti Kodexu berou na vědomí, že trestným činem spáchaným právnickou osobou je podle zákona č. 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim v platném znění protiprávní čin spáchaný v jejím zájmu nebo v rámci její činnosti, jednal-li tak
a) statutární orgán nebo člen statutárního orgánu, anebo jiná osoba ve vedoucím postavení v rámci právnické osoby, která je oprávněna jménem nebo za právnickou osobu jednat;
b) osoba ve vedoucím postavení v rámci právnické osoby, která u této právnické osoby vykonává řídící nebo kontrolní činnost, i když není osobou uvedenou v písmenu a);
c) ten, kdo vykonává rozhodující vliv na řízení této právnické osoby, jestliže jeho jednání bylo alespoň jednou z podmínek vzniku následku zakládajícího trestní odpovědnost právnické osoby; nebo
d) zaměstnanec nebo osoba v obdobném postavení při plnění pracovních úkolů, i když není osobou uvedenou v písmenech a) až c),
jestliže jí ho lze přičítat. Právnické osobě lze přičítat spáchání trestného činu, jestliže byl spáchán
a) jednáním orgánů právnické osoby nebo osob uvedených v odstavci 1 písm. a) až c), nebo
b) zaměstnancem nebo osobou v obdobném postavení ve smyslu odstavce 1 písm. d) na podkladě rozhodnutí, schválení nebo pokynu orgánů právnické osoby nebo osob uvedených v odstavci 1 písm. a) až c) anebo proto, že orgány právnické osoby nebo osoby uvedené v odstavci 1 písm. a) až
c) neprovedly taková opatření, která měly provést podle jiného právního předpisu nebo která po nich lze spravedlivě požadovat, zejména neprovedly povinnou nebo potřebnou kontrolu nad činností zaměstnanců nebo jiných osob, jimž jsou nadřízeny, anebo neučinily nezbytná opatření k zamezení nebo odvrácení následků spáchaného trestného činu.
Právnická osoba se trestní odpovědnosti zprostí, pokud vynaložila veškeré úsilí, které na ní bylo možno spravedlivě požadovat, aby spáchání protiprávního činu osobami uvedenými v odstavci 1 zabránila.
PRAVIDLA PROTI STŘETU ZÁJMŮ
DEFINICE A POPIS
Střetem zájmů se rozumí rozpor mezi osobními zájmy a zájmy společností Skupiny. Střety zájmů jsou v přímém rozporu s Kodexem. Pro všechny Adresáty Kodexu je důležité, aby se vyhýbali veškerým střetům zájmů, ledaže půjde o uplatnění smluvních či zákonných oprávnění z pracovněprávních či obchodních vztahů.
Adresát Kodexu v postavení zaměstnance společnosti Skupiny je ve smyslu § 304 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce v platném znění, oprávněn vykonávat vedle svého zaměstnání jinou výdělečnou činnost, která je shodná s předmětem činnosti zaměstnavatele, jen s předchozím písemným souhlasem společnosti Skupiny.
Adresát Kodexu nesmí bez předchozí dohody či prokazatelného svolení ze strany společnosti Skupiny používat firemní prostředky nebo jiný majetek Skupiny pro soukromé účely. Adresátům Kodexu není povoleno používat firemní prostředky nebo jiný majetek Skupiny pro jakékoli nezákonné účely.
OZNÁMENÍ STŘETU ZÁJMŮ
Adresát Kodexu, který se přímo či nepřímo dostal do střetu zájmů, nebo může-li takový střet zájmů předpokládat, je povinen tuto skutečnost ihned oznámit Etickému manažerovi nebo nadřízenému. Stejná povinnost platí i v případě pochybnosti o možném střetu zájmů.
V případě, že je na Adresáta Kodexu v souvislosti s plněním jeho pracovních povinností činěn kýmkoli nepřípustný nátlak bez ohledu na druh nátlaku nebo jeho podstatu, je Adresát Kodexu povinen toto oznámit ihned Etickému manažerovi.
Neoznámení skutečností nasvědčujících o možném střetu zájmů, nebo o střetu zájmů samotném, znamená hrubé porušení zásad Kodexu a může mít za následek pracovně právní nebo i trestně právní postih a povinnost k náhradě vzniklé újmy.
PŘIJÍMÁNÍ DARŮ NEBO VÝHOD OD JINÝCH OSOB
Adresát Kodexu v souvislosti s výkonem činnosti, která je nebo i jen může být přičítána společnosti Skupiny, zásadně nepřijímá pro sebe nebo osoby blízké osobní dary či výhody od jiných osob. To však nevylučuje, aby společnost Skupiny poskytla dar či výhodu svému zaměstnanci nebo jinému Xxxxxxxxxx Kodexu, např. v souvislosti s životním jubileem, narozením dítěte apod. Za osobní dar nebo výhodu se nepovažují firemní dárky malé hodnoty (s logem firmy).
VZTAHY MEZI ZAMĚSTNANCI A VZTAHY ZAMĚSTNANCŮ A NADŘÍZENÝCH
Adresáti Kodexu dbají o řádný výkon práce v souladu s oprávněnými zájmy Skupiny, dodržují zásady týmové spolupráce, respektují práva spolupracovníků, bezpečnost, slušnost, vstřícnost, jsou ochotni sdílet informace a poznatky s kolegy a vhodným způsobem kolegům pomáhat.
Vedoucí pracovníci se snaží jít zaměstnancům příkladem vlastním etickým chováním. Vedoucí pracovník organizuje a kontroluje plnění zadaných úkolů, dbá respektování předpisů a brání
jakémukoliv jejich porušení. Při pokusu o porušení předpisů vyvodí bez výjimky pracovně právní důsledky.
V případě pochybností ohledně pokynu nebo rozhodnutí svého nadřízeného jsou Xxxxxxxx Kodexu oprávněni posoudit soulad takového rozhodnutí nebo pokynu s právními předpisy, Kodexem či jinými vnitřními předpisy. Pojmou-li podezření, že by požadovaným jednáním mohli spáchat trestný čin nebo správní delikt, jsou oprávněni vyžádat si pokyn či rozhodnutí v písemné podobě.
Společnosti Skupiny zajistí, aby v jejich vedení nepracovaly osoby, které byly podle pravomocného rozhodnutí soudu zapojeny do protiprávní činnosti neslučitelné s Etickým programem. Dojde-li k zahájení trestního stíhání vedoucího pracovníka společnosti Skupiny pro takový čin, statutární orgán Společnosti rozhodne po konzultaci s dozorčí radou o preventivních opatřeních, ovšem při respektování presumpce neviny.
PREVENCE
NÁBOR NOVÝCH PRACOVNÍKŮ
Při přijímání nových pracovníků postupuje společnost Skupiny v souladu se zákonem a transparentně. Nově přijímaní pracovníci musí být seznámeni s Kodexem a dalšími prvky Etického programu již v době uzavírání pracovněprávního či jiného vztahu.
PRAVIDLA KOMUNIKACE
Telefonická a elektronická komunikace uvnitř společností Skupiny i vůči třetím osobám probíhá pomocí firemních prostředků, které byly společností Skupiny Adresátovi Kodexu svěřeny pro výkon pracovní činnosti. To neplatí v případech, kdy je ke komunikaci soukromými prostředky rozumný a obhajitelný důvod (např. nedostupnost serveru nebo sítě, skutečnost, že pracovník nemá přidělen pracovní telefon nebo počítač apod.)
Firemní technické prostředky lze pro soukromé účely používat jen se souhlasem Společnosti.
ZÁZNAMNÍ POVINNOST
Skupina dodržuje veškeré normy, principy a postupy pro řádné vedení účetnictví. Adresáti Kodexu vedou v souladu se svým pracovním či jiným zařazením přesné a podrobné záznamy, které reálně odráží obchodní i jiné transakce a stav majetku Skupiny. Veškeré transakce a jednání za společnosti Skupiny nebo jim přičitatelné musejí být zdokumentovány písemně (v listinné podobě, elektronicky na datových úložištích Skupiny) a řádně zaúčtovány, aby byly průkazné a kontrolovatelné. Vedoucí pracovníci důrazně dbají na plnění těchto zásad. Porušení uvedených zásad je zvlášť závažným porušením pracovních povinností.
ŠKOLENÍ
Adresáti Kodexu jsou školeni o Etickém programu, správněprávních a trestněprávních rizicích správních deliktů a trestných činů. Jejich znalosti jsou následně testovány. Záznamy o školení musí být průkazné a Skupina je uchovává pro účely případné pozdější kontroly. Adresáti Kodexu jsou povinni se školení aktivně účastnit. Neomluvená absence na školení je závažným porušením pracovních povinností.
Přednášky, semináře a další akce směřují k nabytí a rozvoji znalostí, jakož i dovedností, vyžadovaných pro výkon dané pracovní pozice, a k prevenci. Vzdělávání probíhá pravidelně a také v návaznosti na průběžně zjišťované potřeby, při zapojení odborně způsobilého lektora a s možností ověření získaných znalostí a dovedností.
Každý Adresát Kodexu je s Etickým programem seznámen na počátku smluvního vztahu, v době zavedení Etického programu, v době přijetí jeho změny, a dále v pravidelných intervalech, nejméně však jednou ročně.
AUDITY, KONTROLY A ANALÝZY
Skupina provádí audity a kontroly fungování Etického programu a klade důraz na jeho neustálé zlepšování. Na jejich základě přijímá náležitá opatření k nápravě. Před zavedením nebo změnou kterékoli složky Etického programu provádí Skupina analýzy procesů a potřeb. Výsledkům analýz přizpůsobují přijímaná opatření v oblasti Etického programu. Totéž platí při změně či rozšíření předmětu činnosti Skupiny.
Adresáti Kodexu jsou povinni poskytnout v rámci auditů a kontrol kontrolující společnosti Skupiny
plnou součinnost.
OBECNÉ INDIKÁTORY NEŽÁDOUCÍHO JEDNÁNÍ
Adresáti kodexu budou v rozumné míře vnímat indikátory nežádoucího jednání, zejména pak korupčního. Skupina si je vědoma, že přítomnost indikátorů ještě není důkazem o protiprávním nebo neetickém jednání, ale vyžaduje vyšší pozornost. Musí se tak ovšem dít při plném respektování práv a svobod dotčených osob, zejména práva na soukromí.
Za obecné indikátory nežádoucího jednání lze u Adresátů Kodexu považovat např.:
a) gamblerství, závislost na alkoholu nebo psychotropních látkách;
b) opakované ztráty nebo poškození majetku Skupiny svěřeného Adresátu Kodexu;
c) nedostatečná transparentnost v jednání Adresáta Kodexu;
d) opakované obcházení nebo porušování právních nebo vnitřních předpisů či Kodexu;
e) opakovaná oznámení o nežádoucím jednání směřující na daného Adresáta Kodexu;
f) další zaměstnání mimo Skupinu v konkurenčním podniku bez souhlasu nebo oznámení, pokud je takový souhlas nebo oznámení vyžadováno smlouvu nebo zákonem č. 262/2006 Sb., zákoníkem práce;
g) předchozí odsouzení Adresáta Kodexu za trestnou činnost v souvislosti s ekonomickou činností;
h) odmítavý postoj Obchodního partnera k písemné formě smlouvy;
i) požadavky Obchodního partnera na nestandardní provize, které nemají podklad ve zvyklostech či smlouvě s Obchodním partnerem;
j) požadavky Obchodního partnera na uzavření smlouvy na nezvyklém místě nebo v nezvyklém čase
k) požadavky Obchodního partnera na platbu v hotovosti nad rámec stanovený zákonem č. 254/2004 Sb. o omezení plateb v hotovosti v platném znění;
l) požadavky na platbu nestandardními způsoby, např. na účty mimo zemi, kde má Obchodní partner sídlo podnikání, odmítnutí vydat potvrzení o platbě či daňový doklad.
OBCHODNÍ JEDNÁNÍ
Adresáti Kodexu, kteří se účastní za Společnost obchodního jednání, nesdělují Obchodním partnerům ani potencionálním Obchodním partnerům svá osobní data nepotřebná pro obchodní
kontakt. Nesdělují ani data svých blízkých příbuzných, přátel a známých (jako např. číslo osobního bankovního účtu, adresu, osobní telefonní číslo atd.).
Data získaná z obchodního jednání nebo v souvislosti s obchodním jednáním, kterého se Adresát Kodexu účastnil za Společnost, ukládá Adresát Kodexu do firemních prostředků, které mu byly přiděleny Společností (jsou-li v daném okamžiku k dispozici a není-li uložení v rozporu se smluvními nebo zákonnými závazky utajovat některé skutečnosti). Veškeré takto získané údaje, informace i data, bez ohledu na jejich povahu nebo charakter, jsou považovány za důvěrné a nesmí být použity v rámci soukromých či mimopracovních aktivit Adresáta Kodexu nebo třetích osob.
ZÁSADY UČASTI NA VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH
ÚČAST V POZICI UCHAZEČE O VEŘEJNOU ZAKÁZKU
ZÁKLADNÍ ZÁSADY
Adresáti kodexu při účasti v řízení o zadávání veřejných zakázek důsledně dbají na plnění základních zásad Kodexu, tedy na dodržování závazných právních pravidel, vnitřních předpisů a etických pravidel definovaných Kodexem. Účastí v řízení se rozumí příprava nabídek, komunikace se zadavateli, účast na předběžných tržních konzultacích, realizace veřejné zakázky, navazující jednání atd.
Adresáti Kodexu prosazují při účasti v řízení oprávněné zájmy Skupiny, vždy však v rámci dovoleném právními, vnitřními předpisy a Kodexem.
KOMUNIKACE SE ZADAVATELI
Při jednání se zadavateli Xxxxxxxx Kodexu dodržují zásady obezřetnosti tak, aby nezavdali příčinu připisovat Společnostem porušení právních předpisů nebo byť jen záměr takového porušení. Se zadavateli veřejných zakázek o parametrech veřejné zakázky jednají Adresáti Kodexu jen tehdy, jsou-li jako poradci zadavatelem osloveni. Rady při plánování a vedení zadávacího řízení před samotným zahájením zadávacího řízení, tzv. „předběžné tržní konzultace“, poskytují pouze, pokud takové poradenství nenarušuje hospodářskou soutěž a nevede k porušení zásady zákazu diskriminace a zásady transparentnosti. Přitom vždy průkazně upozorní zadavatele na povinnosti dokumentace předběžných tržních konzultací na straně zadavatele. O poskytnutých radách pořizují záznamy, které v souladu s tímto Kodexem ukládají.
Při komunikaci se zadavateli nesmějí Xxxxxxxx Kodexu zneužít svého vztahu k zadavateli pro získání informací, které nejsou veřejně přístupné a které by mohly protiprávně zvýhodnit Skupinu při účasti ve veřejných soutěžích.
Při účasti v řízení musí Xxxxxxxx Kodexu zadavateli poskytovat pouze pravdivé a nezkreslené údaje. Nesmí zamlčet podstatné skutečnosti, které by mohly vést k získání neoprávněné konkurenční výhody. Tím není dotčena povinnost mlčenlivosti.
Porušení uvedených zásad je zvlášť závažným porušením pracovních povinností.
ZÁKAZ JEDNÁNÍ OHROŽUJÍCÍHO SOUTĚŽ
Adresáti Kodexu se vyvarují toho, aby s Obchodními partnery uzavírali dohody o cenách, jejichž cílem by bylo narušit soutěž nebo jiné dohody zakázané soutěžním právem. Zdrží se zejména jednání, které by mohlo být kvalifikováno jako tzv. bid rigging. Bid rigging jsou tajné kartelové dohody uzavírané mezi účastníky výběrových řízení v úmyslu ovlivnit výsledek výběrového řízení ve prospěch dosažení předem dohodnutého cíle. Adresáti Kodexu na základě tohoto pravidla nebudou v žádném případě uzavírat dohody, jejichž obsahem by byl závazek neúčasti v řízení
o zadávání veřejné zakázky za příslib majetkového nebo jiného prospěchu. Adresáti Kodexu se zdrží toho, aby jakkoli bránili jiným v účasti ve veřejné soutěži lstí, pohrůžkou nebo příslibem neoprávněného prospěchu. Zdrží se jednání, které by mohlo být vykládáno jako sjednání přednosti či výhodnějších podmínek pro jiného dodavatele za příslib majetkového nebo jiného prospěchu.
Adresáti Kodexu se zdrží jednání, které by mohlo být vykládáno jako žádost neoprávněného prospěchu pro sebe nebo Skupinu.
Adresáti Kodexu se zdrží takového jednání vůči zadavatelům, administrátorům, zpracovatelům technických podkladů veřejné zakázky a dalších osob účastných na zadání veřejné zakázky způsobem, který by mohl být vykládán jako poskytnutí nebo přislíbení neoprávněné výhody v souvislosti s veřejnou zakázkou.
OZNÁMENÍ TRESTNÝCH JEDNÁNÍ
Adresáti Kodexu oznámí Etickému manažerovi podezření na každé trestné jednání zadavatele nebo dodavatele, které porušuje právní předpisy nebo tento Kodex.
Adresát Kodexu oznámí orgánům činným v trestním řízení jednání, které je povinen podle § 367 a § 368 zákona č. 40/2009 Sb., trestního zákoníku v platném znění, oznámit nebo ho překazit. Takovým trestným jednáním je např. neoprávněné nakládání s osobními údaji, dotační podvod, zneužití informace a postavení v obchodním styku, poškození finančních zájmů Evropské unie, porušení předpisů o kontrole vývozu zboží a technologií dvojího užití atd. Současně Adresát Kodexu učiní oznámení i Etickému manažerovi.
PLNĚNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY
Adresáti Kodexu zajišťují plnění smluv uzavřených v rámci veřejných zakázek v rámci svých možností a pracovních povinností tak, aby byly splněny řádně a včas. Zjistí-li, že zakázku nebude možno provést řádně a včas, vyrozumí bezodkladně nadřízeného.
Při plnění smluv uzavřených v rámci veřejných zakázek jednají Adresáti Kodexu poctivě. Nesmí zneužít informace, které mají při plnění smluvních závazků k dispozici nebo k nim získají přístup. Adresáti Kodexu dbají na dodržování zákonných informačních povinností vůči zadavateli.
SKUPINA V POZICI ZADAVATELE
V případě, že společnost Skupiny vystupuje jako zadavatel, dodržuje vždy veškeré předpisy
o zadávání veřejných zakázek a vede o tom patřičné záznamy pro účely pozdější kontroly.
INDIKÁTORY JEDNÁNÍ NARUŠUJÍCÍHO SOUTĚŽNÍ PRAVIDLA
Adresáti Kodexu věnují pozornost tzv. indikátorům jednání narušujícího soutěžní pravidla. Indikátorem nežádoucího jednání, které je způsobilé porušit právní předpisy a další pravidla v řízení o veřejných zakázkách je např.
a) situace, kdy většinu zakázek jednoho zadavatele získává jeden uchazeč, aniž by to bylo způsobeno
specifickou povahou zakázek, nebo kdy dochází ke zjevně účelové rotaci uchazečů;
b) provázanost osob, které se podílejí na zadání zakázky nebo osob jim blízkých s některými uchazeči
o veřejnou zakázku;
c) zakázka vyžaduje poskytnutí zjevně nepotřebných plnění;
d) výrazně podceněná příprava zakázky, např. absentuje průzkum trhu, není vyhotoven předběžný rozpočet zakázky;
e) zjištění, že zadavatel neplní nebo zcela podceňuje plnění povinností uložených zákonem
v souvislosti s předběžnými tržními konzultacemi;
f) zakázka je rozdělena na dílčí plnění bez zjevného hospodářského důvodu;
g) kvalifikační kritéria veřejné zakázky obsahují podmínky, které vylučují bez rozumného důvodu ostatní soutěžitele;
h) hodnotící kritéria umožňují hodnocení, které nelze nestranně přezkoumat;
i) ceny v nabídkách jsou velmi podobné, případně výrazně odlišné (vztaženo k předmětu plnění);
j) neúspěšní uchazeči o zakázku se účastní plnění poskytovaného vítězem jako subdodavatelé;
k) nabídky podávají osoby bez historie, případně s neprůhlednou vlastnickou strukturou;
l) nedostatečná dokumentace o výběru uchazeče a provádění zakázek.
Zjištění indikátoru Xxxxxxxx Kodexu oznámí nadřízenému a Etickému manažerovi.
PROTIKORUPČNÍ POLITIKA
DEFINICE
Za nedovolené korupční jednání Adresáta Kodexu je považováno zejména:
a) zneužití postavení či oprávnění za účelem osobního prospěchu nebo za účelem nedovoleného či nezákonného obohacení;
b) příslib nebo nabídka poskytnutí úplatku nebo jiné výhody s cílem ovlivnit jednání nebo rozhodnutí jiné osoby;
c) žádost o úplatek nebo jeho přijetí, přičemž úplatkem je nejen poskytnutí finančních prostředků,
ale i například věcí, služeb, informací atd.;
d) snaha ovlivnit v rozhodovacích procesech jiné Adresáty Kodexu s cílem získání neoprávněných výhod nebo prospěchu pro svou osobu, osoby blízké či jinak spřízněné nebo třetí stranu.
ZÁKLADNÍ PROTIKORUPČNÍ PRAVIDLA
Adresát Kodexu nesmí
a) poskytovat materiální prostředky nebo služby Skupiny politickým stranám či hnutím nebo přispívat činitelům či kandidátům na veřejnou funkci za účelem získání jejich podpory ve prospěch Skupiny;
b) poskytovat nebo nabízet třetí osobě přímo či nepřímo jménem společnosti Skupiny peníze, služby, dary ani hodnotné věci, pokud ví nebo mají důvod se domnívat, že budou nabídnuty za účelem protiprávního získání nebo udržení obchodu s určitou osobou, protiprávního směřování obchodu
na určitou osobu, získání jiné protiprávní výhody v obchodování nebo navádění k tomu, aby určitá
osoba provedla nežádoucí činnost;
c) umožnit jinému, aby prováděl jménem společnosti Skupiny činnosti uvedené pod písm. a) až b)
nebo s nimi souhlasit či je záměrně přehlížet;
d) navazovat obchodní styk se třetími stranami, aniž by byla dodržena minimální povinnost náležité opatrnosti při seznamování se s nimi.
Skupina nebude vytvářet žádné utajené nebo neevidované fondy nebo majetky pro jakékoli účely. Skupina zásadně odmítá a nebude tolerovat žádnou formu úplatkářství, protiprávního jednání či korupce a všechny tyto formy je připravena aktivně řešit v souladu s ustanovením trestního zákoníku a dalších právních předpisů s orgány činnými v trestním řízení bez ohledu na jejich povahu nebo rozsah.
Vedoucí pracovníci společností Skupiny jsou povinni předcházet a monitorovat rizika vzniku korupčního jednání. Případné podněty oznámí vedoucí pracovníci neprodleně Etickému manažerovi k vyhodnocení rizika a přijetí potřebných opatření.
Skupina prohlašuje, že bude respektování těchto pravidel požadovat i po Obchodních partnerech.
POSKYTOVÁNÍ DARŮ TŘETÍM OSOBÁM A ZAMĚSTNANCŮM
Skupina může poskytovat účelově vázané peněžní a věcné dary na financování vědy a vzdělání, výzkumných a vývojových účelů, kultury, školství, na požární ochranu, na podporu a ochranu mládeže, na ochranu zvířat a jejich zdraví, na účely sociální, zdravotnické, ekologické, humanitární, charitativní, tělovýchovné, sportovní apod. O poskytnutí daru rozhoduje předseda představenstva nebo statutární orgán Společnosti. O svém rozhodnutí vyrozumí dozorčí radu a Etického manažera.
Skupina postupuje při poskytování výše uvedených darů dle následujících pravidel:
a) neposkytuje žádné příspěvky subjektům, které by mohly poškodit pověst Skupiny;
b) musí být znám příjemce daru a konkrétní způsob jeho využití příjemcem;
c) využití daru musí být kdykoliv podloženo předložením účtů a umožněna potřebná kontrola.
Vedle toho může společnost Skupiny poskytovat příležitostné dary svým zaměstnancům, např. v souvislosti s životním jubileem, narozením dítěte apod. O poskytnutí daru rozhoduje předseda představenstva nebo statutární orgán Společnosti. Etický manažer se v tomto případě nevyrozumívá. Dozorčí rada se vyrozumí na jejím nejbližším zasedání.
Adresáti kodexu sami o sobě nesmí bez souhlasu statutárního orgánu Společnosti poskytovat jménem společnosti Skupiny dary nebo jiné výhody třetím osobám. To neplatí pro běžné obchodní dárky s logem firmy.
Porušení uvedených zásad je zvlášť závažným porušením pracovních povinností.
SMLUVNÍ DOLOŽKY
Adresáti Kodexu budou v jednání s Obchodními partnery rozumně prosazovat doložky odkazující na Etický program Skupiny. Primárním cílem doložek je seznámení Obchodních partnerů s existencí a podmínkami Etického programu, který Skupina dodržuje a prosazuje.
VZTAH K PLNĚNÍ ZVLÁŠTNÍCH ZÁKONNÝCH POVINNOSTÍ
PREVENCE VZNIKU ŠKOD Z VADNÝCH VÝROBKŮ
Adresáti Kodexu jsou si vědomi zákonné odpovědnosti za škody, které mohou zákazníkům Skupiny nebo i nezúčastněným osobám vzniknout v důsledku vadného výrobku. Všichni Adresáti kodexu proto dbají, aby výrobky a služby Skupiny byly bez vad, zejména pak bez vad, které mohou ohrozit jiné na životě či zdraví.
OCHRANA ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ
Adresáti Kodexu se chovají tak, aby jejich činností nebo činností Skupiny nevznikaly ekologické škody. Adresáti Kodexu jsou si vědomi dopadů svého chování na životní prostředí. Třídí a ukládají odpad do označených nádob, předcházejí vzniku všech druhů odpadů, zabraňují úniku nebezpečných látek a jejich šíření, dodržují zásady hygieny a bezpečnosti práce, šetří kancelářskými potřebami a v rámci rozumných možností snižují spotřebu vody a energií.
OCHRANA DUŠEVNÍHO VLASTNICTVÍ
Adresáti Kodexu se chovají vždy tak, aby neporušovali autorská práva, ochranné známky, patenty, užitné vzory, průmyslové vzory či jiná práva duševního vlastnictví.
OCHRANA PŘED LEGALIZACÍ VÝNOSŮ Z TRESTNÉ ČINNOSTI
Adresáti Kodexu jsou si vědomi a budou dodržovat pravidla prevence proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, zejména pak zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu v platném znění.
OMEZENÍ PLATEB V HOTOVOSTI
Adresáti kodexu dbají o to, aby společnosti Skupiny plně dodržovaly pravidla zákona č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti v platném znění.
Pokud Společnost poskytuje platbu, jejíž výše překračuje částku 270 000 Kč (dále jen „Limit“), provede platbu pouze bezhotovostně. Pokud by měla přijmout v hotovosti platbu přesahující Limit, platbu odmítne a důvod odmítnutí zdokumentuje zápisem či svědecky. Do Limitu se započítávají všechny platby v české i cizí měně, provedené týmž poskytovatelem platby témuž příjemci platby v průběhu jednoho kalendářního dne.
OCHRANA OBCHODNÍHO TAJEMSTVÍ A JINÝCH UTAJOVANÝCH INFORMACÍ
Adresáti Kodexu jsou si vědomi a budou dodržovat pravidla na ochranu obchodního tajemství
a jiných utajovaných informací.
Adresáti kodexu zachovávají důslednou mlčenlivost o interních záležitostech Skupiny, které nebyly dány veřejnosti ve známost. Tyto informace se považují za utajované obchodní tajemství a neveřejné. Jedná se například o informace o organizaci a majetku společností Skupiny,
o obchodních kontaktech, technických postupech a obchodních záměrech, o údaje z účetnictví
a interního výkaznictví včetně strategie tvorby cen atd.
Povinnost mlčenlivosti se nevztahuje na informace, které zakládají podezření z protiprávního nebo nežádoucího jednání ve smyslu tohoto Kodexu.
Adresáti Kodexu jsou povinni dodržovat mlčenlivost i po skončení pracovního poměru či jiného vztahu se společností Skupiny, a to dle příslušných ustanovení právních nebo vnitřních předpisů, případně na základě ujednání v pracovní či jiné smlouvě.
OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ A SOUKROMÍ
Veškeré osobní údaje budou shromažďovány, zpracovány a použity v souladu s právními předpisy o ochraně osobních údajů. Skupina dbá na ochranu soukromí a do soukromí Adresátů Kodexu zasahuje toliko v případech předvídaných zákonem.
Skupina se hlásí a usiluje o dodržování pravidel stanovených v Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR). Toto nařízení představuje právní rámec ochrany osobních údajů platný na celém území EU, který hájí práva jejích občanů proti neoprávněnému zacházení s jejich daty a osobními údaji.
KONTAKT S MÉDII A VEŘEJNOSTÍ
Předsedové statutárních orgánů Společností nebo jimi výslovně pověřené osoby jsou jediní oprávněni činit ve věcech Společností formální či neformální prohlášení pro média či veřejnost nebo poskytovat materiály ke zveřejnění.
Pokud zástupce médií kontaktuje ve věci Společnosti kteréhokoli Adresáta Kodexu, je tento povinen odkázat zástupce médií na uvedené oprávněné osoby. Adresát Kodexu, pokud to není výslovně v jeho pracovní náplni, sám nesmí bez předchozího souhlasu oprávněných osob poskytovat jakékoli informace nebo předávat jakékoli materiály týkající se společností Skupiny médiím ani veřejnosti.
ŘEŠENÍ PROTIPRÁVNÍCH JEDNÁNÍ
ZÁKLADNÍ PRINCIP ŘEŠENÍ PROTIPRÁVNÍCH JEDNÁNÍ
Společnosti vyvinou veškeré úsilí, které po nich lze spravedlivě požadovat, aby případné protiprávní jednání ve Skupině bylo odhaleno, zabránilo se jeho pokračování či opakování a byly napraveny jeho případné následky.
OZNÁMENÍ
OZNÁMENÍ
Každý Adresát Kodexu je povinen nahlásit jakékoliv podezření, že dochází k protiprávnímu jednání, které může mít negativní dopad na Skupinu, nebo že došlo k porušení pravidel obsažených v Kodexu. Oznámení učiní podle své volby u svého nadřízeného, Etického manažera, statutárnímu orgánu Společnosti, dozorčí radě nebo prostřednictvím Etické telefonní linky či Etické e-mailové adresy. Oznámení lze učinit s uvedením kontaktních informací nebo zcela anonymně. Oznámení by mělo obsahovat:
a) identifikaci osob podezřelých ze spáchání nežádoucího jednání a všech zúčastněných osob, případně osob profitujících z nežádoucího jednání;
b) podrobný a souvislý popis nežádoucího jednání včetně časového průběhu;
c) konkrétní důkazy o nežádoucím jednání nebo jiné konkrétní poznatky podporující podezření ze spáchání protiprávního nebo nepřípustného jednání.
Případná absence některé z výše uvedených informací není důvodem pro nepřezkoumání oznámení.
Je-li podnět oznámen statutárnímu orgánu Společnosti nebo nadřízenému, je tento povinen bez
zbytečného odkladu předat podnět Etickému manažerovi.
PRÁVA A OCHRANA OZNAMOVATELE
Adresát Kodexu, který učiní oznámení v dobré víře, nebude v souvislosti s tímto jednáním postižen, znevýhodněn ani vystaven nátlaku. Pokud o to oznamovatel požádá, postupuje se při prošetření tak, aby nedošlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.
Veškerá oznámení jsou považována za přísně důvěrná. Přístup k těmto oznámením je technicky umožněn pouze Etickému manažerovi, dozorčí radě, případně členům statutárního orgánu Společnosti. Pokud by oznámení směřovalo proti členům statutárního orgánu, zpřístupní se toliko členům dozorčí rady a Etickému manažerovi.
Pokud by se Adresát Kodexu domníval, že se nemůže s podnětem obrátit na výše uvedené subjekty (např. pochybuje-li o jejich nepodjatosti nebo týká-li se jich protiprávní jednání), může se obrátit přímo na dozorčí radu Společnosti.
V případě, že Xxxxxxx Kodexu neučiní oznámení výše uvedeným postupem, a podá v dobré víře orgánům činným v trestním řízení trestní oznámení pro trestný čin, který mohla spáchat Společnost nebo jiný Adresát Kodexu, nebudou vůči oznamovateli ze strany Skupiny vedena žádná opatření.
Pokud Xxxxxxx Kodexu není spokojen s prošetřením svého oznámení, může se obrátit s žádostí o přezkum na dozorčí radu. Dozorčí rada je oprávněna vrátit věc Etickému manažerovi k došetření a uložit mu za tímto účelem závazné úkoly. O svém rozhodnutí dozorčí rada vyrozumí oznamovatele, pokud oznamovatel o to požádá.
ETICKÁ E-MAILOVÁ ADRESA
Etická e-mailová adresa je xxxxxx-xxxx@xxxxx.xx. Písemná oznámení lze zasílat poštou na adresu
Etický manažer
Skupina PUMPA
U Svitavy 1, 618 00 Brno
Zásilku s tímto označením může otevřít pouze Etický manažer nebo člen dozorčí rady společnosti Skupiny. Členové statutárních orgánů společností Skupiny učiní příslušná opatření, aby tento požadavek byl beze zbytku naplněn.
PROŠETŘENÍ PROTIPRÁVNÍHO JEDNÁNÍ
Každé oznámení bude důkladně prošetřeno. Prošetření provádí Etický manažer. Etický manažer je
oprávněn provádět šetření i z vlastní iniciativy.
V rámci šetření se prověřuje, zda k protiprávnímu jednání skutečně došlo, posuzuje se jeho
závažnost, rozsah a míra účasti osob, které se na protiprávním jednání podílely.
Adresáti Kodexu jsou povinni Etickému manažerovi poskytnout veškerou potřebnou součinnost zejména poskytnout informace a podklady. Ten musí zachovat mlčenlivost o všech zjištěných informacích tak, aby nedošlo k neoprávněnému zásahu do osobnostních práv kontrolovaných osob.
Etický manažer je povinen vést evidenci o podaných podnětech, provedených šetření a opatřeních, která byla na základě těchto šetření přijata. Etický manažer vždy jedenkrát za 6 měsíců informuje dozorčí rady Společností ohledně počtu oznámení za dané období a způsobu jejich vyřízení a dále o výsledcích šetření z vlastní iniciativy.
Etický manažer se v pochybnostech může kdykoli obrátit na dozorčí radu. Dozorčí rada je povinna se sejít a poskytnout Etickému manažerovi potřebné informace nebo udělit pokyny k dalšímu postupu v souladu s Etickým programem.
Dozorčí rada společnosti Skupiny je oprávněna provádět šetření ve stejném rozsahu a za stejných podmínek, jako Etický manažer. Dozorčí rada informuje Etického manažera o zahájení šetření a Etický manažer je dozorčí radě povinen poskytnout v mezích své působnosti veškerou potřebnou asistenci. Požádá-li dozorčí rada Etického manažera o účast, je povinen zúčastnit se zasedání dozorčí rady.
ŘEŠENÍ PROTIPRÁVNÍHO JEDNÁNÍ
Po skončení šetření Etický manažer vyhotoví písemnou zprávu pro statutární orgán Společnosti, jež obsahuje protokol o provedeném šetření, seznam navržených opatření k zamezení pokračování protiprávního jednání a návrh řešení protiprávního jednání. Zprávu současně zašle dozorčí radě.
Na základě zprávy Etického manažera předseda statutárního orgánu Společnosti přijme závazná rozhodnutí o dalším postupu, včetně určení sankcí za protiprávní jednání v souladu s právními a interními předpisy Xxxxxxx.
Vyšlo-li šetřením najevo, že byl spáchán trestný čin, předseda statutárního orgánu Společnosti neprodleně rozhodne o podání trestního oznámení a poskytne potřebnou součinnost orgánům činným v trestním řízení.