Smlouva o zpracování osobních údajů
Smlouva o zpracování osobních údajů
Společnost Státní veterinární ústav Praha, se sídlem Praha 6 - Lysolaje, 165 03, Sídlištní 136/24
IČO 0001 9305
jejímž jménem jedná XXXx. Xxxxx Xxxxxx, Ph.D.
na straně jedné
- dále jen „Správce“ -
a
Společnost Školservis s.r.o., se sídlem Ondříčkova 48, 130 00 Praha 3,
IČO 60465620, Xxxxxxx v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 26713, jejímž jménem jedná pan xxx. Xxxxxxx Xxxxx
na straně druhé
- dále jen „Zpracovatel“ -
dále společně jen „Smluvní strany“
Preambule
Zpracovatel zpracovává pro Správce mzdovou agendu a související služby na základě Smlouvy o vedení mzdové agendy (dále jednotlivě i společně jen „Příkazní smlouva“). V rámci zpracovávání mezd bude Zpracovatel mimo jiné jako zpracovatel dle Nařízení evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679., o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“) zpracovávat osobní údaje třetích osob (subjektů údajů) pro Správce, který je ve smyslu příslušných ustanovení GDPR správcem osobních údajů. Smluvní strany chtějí dostát všem povinnostem, které vyplývají z GDPR.
S ohledem na výše uvedené se Smluvní strany dohodly uzavřít následující smlouvu o zpracování osobních údajů (dále jen „Smlouva“):
Předmět Smlouvy
Předmětem této smlouvy je závazek Zpracovatele pro Správce zpracovávat osobní údaje třetích osob (subjektů údajů) a dále úprava vzájemných práv a povinností Smluvních stran při zpracování osobních údajů subjektů údajů v souvislosti s realizací zpracování mezd.
Předmět, rozsah a účel zpracování
Zpracovatel bude pro Správce zpracovávat osobní údaje subjektů údajů - zaměstnanců Správce, a to osobní údaje nezbytné a nutné pro naplnění předmětu Příkazní smlouvy tj. vedení mzdové agendy Správce, zejména osobní údaje, jejichž zpracování správci ukládá zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění, zákon č. 586/1992 Sb., zákon o dani z příjmů, v platném znění, zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociálním zabezpečení, v platném znění, zákon č. 592/1992 Sb. o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, v platném znění, zákon 187/2006 Sb. o nemocenském pojištění, v platném znění, zákon 155/1995 Sb. o důchodovém pojištění, v platném znění, zákon 89/2012 Sb. Občanský zákoník, v platném znění a osobní údaje nezbytné ze strany Správce pro plnění pracovní smlouvy se subjektem údajů (např. č. bankovního účtu). (dále jen „Osobní údaje“). Předmětem zpracování dle této smlouvy nejsou zvláštní kategorie osobních údajů dle čl. 9 a 10 GDPR.
Osobní údaje budou zpracovávány v rozsahu potřebném pro naplnění účelu zpracování mzdové agendy Správce, nerozhodne-li Správce jinak, a to na základě pokynu Správce.
Osobní údaje budou Zpracovatelem zpracovány jak automatizovaně, tak v některých případech i manuálně.
Zpracovatel není oprávněn použít pro plnění této Smlouvy třetí osoby s výjimkou subzpracovatele, kterým je provozovatel cloudového uložiště. Správce tímto uděluje Zpracovateli souhlas s použitím cloudového úložiště.
Účelem zpracování Osobních údajů dle této Smlouvy je realizace zpracování mezd, tj. zpracování mzdové agendy a související služby dle Příkazní smlouvy.
Správce tímto pověřuje Zpracovatele zpracováním Osobních údajů dle této Smlouvy. Zjistí-li Zpracovatel, že Správce porušuje povinnosti stanovené GDPR, bez zbytečného odkladu na to Správce upozorní a ukončí zpracování Osobních údajů, které je v rozporu s příslušnými platnými právními předpisy.
Zpracování Osobních údajů musí být realizováno pouze za účelem, za kterým byly takové Osobní údaje Zpracovatel poskytnuty, uvedeném v ustanovení článku 2 odstavec 2.5 této Smlouvy.
Předmětem zpracování jsou výhradně Osobní údaje subjektů údajů a to v rozsahu, jak je uveden výše v článku 2.1 této Smlouvy. Zpracovatel popřípadě třetí osoba není oprávněna se od sjednaného rozsahu a účelu zpracování Osobních údajů stanoveném touto Smlouvou odchýlit.
Prohlášení Správce
Správce prohlašuje, že Osobní údaje, jež bude Zpracovatel na základě této smlouvy pro Správce zpracovávat, Správce shromáždil a zpracovává v souladu s aplikovatelnými právními předpisy nebo na základě platných souhlasů subjektů údajů a jejich získání je a nejméně po dobu zpracování osobních údajů bude schopen prokázat.
Správce písemně oznámí Zpracovateli jakékoliv omezení ohledně nakládání a zpracování Osobních údajů podle této Smlouvy, které se může objevit v době platnosti a účinnosti této Smlouvy.
Podpisem této Smlouvy uděluje Správce generální pokyn ke zpracování Osobních údajů svých zaměstnanců, které poskytl Zpracovateli před uzavřením této Smlouvy, pro účely zpracování dle této Smlouvy a v souladu s ustanoveními této Smlouvy a GDPR.
Prohlášení Zpracovatele
Zpracovatel prohlašuje, že je schopen zajistit technické a organizační opatření pro zabezpečení ochrany Osobních údajů; zejména přijmout veškerá opatření personálního, technického a organizačního charakteru, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k Osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněnému přenosu, neoprávněnému zpracování, jakož i jejich jinému zneužití zejména opatření týkající se práce s danými informačními systémy, vymezení omezeného okruhu osob, jež mohou disponovat s Osobními údaji, včetně zajištění jejich mlčenlivosti o Osobních údajích a dalších skutečnostech, které se v rámci zpracování Osobních údajů dozvěděl, jakož i o bezpečnostních opatřeních přijatých k jejich ochraně.
Povinnosti Zpracovatele
Zpracovatel se zavazuje:
zpracovávat či jinak nakládat s Osobními údaji v souladu s GDPR, pokyny Správce a v souladu s touto Smlouvou;
neužívat Osobní údaje k jinému než stanovenému účelu podle této Smlouvy;
s odbornou péčí dodržovat všechna kontrolní a ochranná opatření za účelem ochrany Osobních údajů;
uchovávat Osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování podle této Smlouvy a v souladu s příslušnými právními předpisy;
plnit neprodleně a úplně všechny pokyny Správce ohledně úpravy, vymazání nebo aktualizace Osobních údajů;
zpracovávat Osobní údaje předané ke zpracování na základě této Smlouvy jen pro potřebu Správce, s výjimkou těch Osobních údajů, které zároveň v souladu s GDPR zpracovává sám jako Správce nebo jejichž zpracováním je pověřen dle GDPR a jiným Správcem a které posledně jmenovaný nabyl v souladu s GDPR;
při zpracování Osobních údajů zpracovávat Osobní údaje, jejichž zpracováním byl pověřen Správcem, odděleně od ostatních Osobních údajů, které případně shromažďuje a zpracovává pro vlastní potřebu jako Správce nebo zpracovává na základě pověření od třetích osob;
pro potřeby předávání Osobních údajů mezi Zpracovatelem a Správcem zřídí Zpracovatel zabezpečenou elektronickou komunikaci, která bude sloužit k předávání Osobních údajů od Správce ke Zpracovateli a opačným směrem k předávání výstupů ze zpracování mezd zpět ke Správci. Zabezpečená elektronická komunikace nahradí stávající elektronickou komunikaci, která by se týkala Osobních údajů.
Vlastnictví Osobních údajů
Zpracovatel uděluje Správci souhlas s využíváním osobních dat v souladu s ustanoveními GDPR a zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským v platném znění, a to pouze pro účely plnění předmětu této Smlouvy. Správce není oprávněn bez souhlasu Zpracovatele udělit souhlas k výkonu práva vytěžování databáze třetí osobě.
7 Další povinnosti smluvních stran
Smluvní strany se zavazují dodržovat všechny ostatní povinnosti stanovené GDPR, i pokud tak není výslovně uvedeno v této smlouvě. Smluvní strany se zavazují vynaložit veškeré možné úsilí k odstranění protiprávního stavu ve vztahu k Osobním údajům zpracovávaným na základě této Smlouvy, kterým by došlo k porušení povinností stanovených GDPR jednáním příslušné smluvní strany, a to neprodleně poté, co taková skutečnost nastane.
Smluvní strany se zavazují, že bude-li to třeba, poskytnou si vzájemně součinnost při styku a jednáních s Úřadem pro ochranu osobních údajů a se subjekty údajů, či jinými subjekty, kterých se zpracování Osobních údajů dotýká.
Správce se zavazuje, že vzhledem ke zvýšené potřebě ochrany dat dle GDPR poučí všechny svoje zaměstnance, kteří vstupují do kontaktu se zaměstnanci Zpracovatele, že vzhledem k charakteru zpracování mezd a požadavkům GDPR nebudou možné osobní návštěvy na pracovišti zpracovatele. Osobní kontakt musí být nahrazen technickými prostředky.
Odpovědnost
Správce i Zpracovatel odpovídají druhé smluvní straně za škodu, která vznikne v souvislosti s porušením povinností podle této Smlouvy a povinností vyplývajících z GDPR.
Odměna
Odměna Zpracovatele za zpracování Osobních údajů dle této Smlouvy, včetně veškerých nákladů souvisejících s plněním předmětu této Smlouvy, je 10 % z měsíční částky stanovené ve Smlouvě o zpracování mezd. Částka je uvedena bez DPH a je splatná spolu s cenou za zpracování mezd v běžném fakturačním období.
Mlčenlivost
Veškeré informace včetně Osobních údajů a opatření k zabezpečení Osobních údajů, které si smluvní strany v době platnosti a účinnosti a v souvislosti s plněním této Smlouvy poskytnou, jsou důvěrné. Za důvěrná se považují rovněž ustanovení této Smlouvy. Smluvní strany se zavazují, že tyto informace neposkytnou třetí osobě ani je nepoužijí v rozporu s účelem jejich poskytnutí za účelem splnění této Smlouvy. Tento závazek obou smluvních stran trvá i po ukončení této Smlouvy.
Doba trvání Smlouvy
Tato Smlouva je uzavřena na dobu neurčitou.
Tato Smlouva může být zrušena dohodou obou smluvních stran.
Tato Smlouva může být vypovězena bez udání důvodu kteroukoli ze smluvních stran, s výpovědní lhůtou tří měsíců, jejíž běh počíná prvním dnem měsíce následujícího po měsíci, ve kterém byla výpověď doručena druhé smluvní straně.
Tato smlouva pobývá platnosti, pokud je neplatná smlouva o zpracování mezd,
uzavřenou dne 3.8.2015
Ostatní ustanovení
Veškeré změny a doplňky této Smlouvy musí mít písemnou formu.
Tato Smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami.
V případě, že některé ustanovení této Smlouvy je nebo se v budoucnu stane neúčinným nebo nevymahatelným, nebude tím dotčena platnost a účinnost ostatních ustanovení. Smluvní strany se zavazují takové ustanovení nahradit ustanovením, které by odpovídalo smyslu a hospodářskému účelu takového vadného ustanovení.
Tato Smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech, přičemž každá ze smluvních stran obdrží po jednom.
V Praze dne 26.4.2018 V Praze dne …………………
za Zpracovatele: Xxx. Xxxxxxx Xxxxx za Správce: XXXx. Xxxxx Xxxxxx, Ph.D.
.............................................. .....................................................
______________ _________________
4
![Shape1](https://smlouvy.gov.cz/smlouva/soubor/7885455/b5IM2iQypfj_html_4c054602b4503c76.gif)