OBSAH
UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA IS KP21+ POKYNY PRO PRÁCI V MODULU VZ
VERZE: | 1.1 |
DATUM VYDÁNÍ: | 11.10.2022 |
XXXXX.xx XXXX.xx
OBSAH
5
1.1. STRUČNÉ PŘEDSTAVENÍ MODULU VZ 5
1.3. POŽADAVKY NA SOFTWAROVÉ A HARDWAROVÉ VYBAVENÍ 6
9
VAZBY MODULU VZ NA DALŠÍ FORMULÁŘE IS KP21+
13
16
17
24
6.1.1. VERZE A HISTORIE ÚPRAV VZ 25
6.2.1. ZÁKLADNÍ ÚDAJE O VEŘEJNÉ ZAKÁZCE 27
6.2.2. PŘEDMĚT VEŘEJNÉ ZAKÁZKY 29
6.2.3. ČÁSTKY ZPŮSOBILÝCH VÝDAJŮ PŘEDPOKLÁDANÉ HODNOTY VZ 29
6.3.2. ZADAVATEL/ZÁSTUPCE ZADAVATELE 39
6.4. ÚDAJE O SMLOUVĚ/DODATKU 41
46
7.2. ÚDAJE NA NAVÁZANÝCH PROJEKTECH 47
7.2.2. ÚDAJE O SMLOUVĚ/DODATKU 49
7.2.4. PŘÍLOHY PROJEKTOVÉ ČÁSTI VZ 50
7.3. UKONČENÍ EDITACE NAVÁZANÉHO PROJEKTU 50
KONTROLA, FINALIZACE A PODÁNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY
53
ZPŘÍSTUPNĚNÍ A ÚPRAVA ÚDAJŮ PODANÉ VZ
55
56
KOMUNIKACE S ŘO – ZASÍLÁNÍ DEPEŠÍ Z ÚROVNĚ VZ
58
60
12.2. DYNAMICKÝ NÁKUPNÍ SYSTÉM 64
12.3. SMLOUVY NA ČÁSTI VZ DLE § 35 ZZVZ 70
PŘEHLED ZMĚN
Kapitola/strana | Název změny | Popis změny |
Kontaktní osoba na VZ | Povinnost zadávat kontaktní osobu zaškrtnutím checkboxu a doplněním kontaktních údajů | |
Zástupce správce přístupů – checkbox | ||
Nové pole – pořadové číslo VZ | Vyplňuje se automaticky | |
Zakázka napříč projekty – checkbox | Vyplňuje se automaticky na základě projektů navázaných na danou VZ | |
Evidence skutečných majitelů (ESM) | Proces během validace subjektů typu Dodavatel; nové tlačítko v záhlaví datové oblasti VZ | |
Poddodavatel – nový typ subjektu | Nová kapitola |
PORTÁL IS KP21+
Modul Xxxxxxx xxxxxxx (dále jen „modul VZ“) je v aplikaci IS KP21+ řazen v záhlaví portálu pod profilem
„Žadatel“.
Tento modul je relevantní od úrovně žádosti o podporu a následně pro proces realizace projektu. Uživatelé v něm evidují veškeré skutečnosti k veřejným zakázkám.
Modul VZ v IS KP21+ je relevantní pro kontrolu všech veřejných zakázek. Uživatel v modulu VZ v IS KP21+ vytvoří záznam veřejné zakázky, kompletní dokumentaci ke kontrole poté nahraje do příloh předmětného záznamu VZ (viz kap. 6.6). V případě ex-ante a interim kontroly uživatel rovněž zašle interní depeši1 na adresu „OPJAK_Veřejné zakázky“, a to z konkrétního projektu navázaného na danou VZ (viz kap. 11). V případě technických obtíží s předložením dokumentace prostřednictvím IS KP21+ bude uživateli umožněno její předložení jiným vhodným způsobem (např. prostřednictvím e-mailu).
Aplikace IS KP21+ je dostupná na následující internetové adrese: xxxxx://xxxx00.xxxx.xx
V případě, že je v textu uživatelské příručky použit pojem „Zadávací řízení“, je jím myšleno jak zadávací řízení dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (ZZVZ), tak „Výběrové řízení“ dle Pravidel pro zadávání a kontrolu veřejných zakázek (PpZKVZ)2.
Uživatelskou podporu na první úrovni zajišťuje dodavatel aplikace. Pokud nebude možné věc vyřešit na první úrovni podpory, bude předána na druhou úroveň, kterou zajišťuje ŘO OP JAK.
Uživatelskou podporu lze kontaktovat prostřednictvím:
- e-mailové adresy xxxxxxx_xx00@xx00.xxxx.xx
- telefonicky na čísle x000 000 000 000 (v pracovní dny 8:00 – 18:00)
- Prostřednictvím aplikace ServiceDesk21+, kterou je možné spustit na URL adrese xxxxx://xx00.xxxx.xx/
Způsob zadání požadavku na uživatelskou podporu a základní ovládání aplikace ServiceDesk21+ je popsán v Uživatelské příručce IS KP21+ Žádost o podporu (kap. 10). Dotazy věcného charakteru týkající
1 Vzor strukturované interní depeše pro účely ex-ante a interim kontroly je uveřejněn na webových stránkách xxx.xxxxx.xx
2 Pravidla pro zadávání a kontrolu veřejných zakázek (PpZKVZ) jsou uveřejněna na webových stránkách xxx.xxxxx.xx
se konkrétní výzvy, je třeba na směřovat kontakty uvedené v textu výzvy, po vydání právního aktu poté na administrátora projektu na straně ŘO.
Pro komunikaci příjemce s Řídicím orgánem ve věci kontroly zadávacích nebo výběrových řízení postupujte dle Pravidel pro zadávání a kontrolu veřejných zakázek (kap. 6). Pokud příjemce zasílá depeši týkající se kontroly zadávacího nebo výběrového řízení, je nutné vždy depeši zasílat z projektové části VZ, tj. z detailu navázaného projektu. Tím se na depeši vytvoří vazba na objekt, kterým je konkrétní projektová část dané VZ. Adresát depeše tak bude okamžitě vědět, které VZ a jakého projektu se daná depeše týká. Na záznamu VZ jako takovém možnost odeslat depeši není k dispozici. Podrobnější informace o navázání projektu na záznam VZ jsou uvedené v kap. 7. Podrobnější postup o komunikaci s ŘO je uveden v kap. 11.
Detailní postup pro práci s depešemi naleznete v Uživatelské příručce IS KP21+ Žádost o podporu (kap. 2.3).
Pro bezproblémový chod aplikace je nutné dodržovat pokyny uvedené na záložce HW a SW požadavky na úvodní stránce aplikace.
V případě mimořádných změn jsou informace publikovány také přímo na úvodní stránce aplikace.
U textových polí je uvedena vždy kapacita pole, tzn. max. počet znaků. V případě, že kapacita jakéhokoli textového pole uživateli nestačí, vloží uživatel do textového pole odkaz s názvem nepovinné přílohy. Do přílohy uživatel propíše potřebné informace/vloží část textu, která se mu do textového u veřejné zakázky nevešla, přílohu vloží do obrazovky „Přílohy“, popř. „Přílohy“ na projektové části VZ.
Typy polí, tlačítek a ovládacích prvků:
V aplikaci IS KP21+ rozlišujeme několik typů polí:
Žlutá pole jsou povinná k vyplnění. V případě jejich nevyplnění nebude možné provést finalizaci ani podání veřejné zakázky.
Šedá pole jsou nepovinná, pokud není výzvou či dokumentací k výzvě stanoveno jinak.
Bílá pole není možné ze strany uživatele vyplnit, jejich vyplnění probíhá automaticky.
Datová pole, která jsou podbarvené žlutou a šedou barvou (viz výše), vyplňuje uživatel sám jako textové pole nebo výběrem z předem vydefinovaného číselníku.
Tento symbol označuje číselník předdefinovaných hodnot. Po jeho rozkliknutí se zobrazí nabídka hodnot.
Checkboxy – lze je vyplnit fajfkou nebo ponechat prázdné. Uživatel je zaškrtne v případě, že jsou pro danou veřejnou zakázku relevantní.
Příklad různých typů polí:
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Nápověda
V aplikaci IS KP21+ jsou k dispozici dva typy nápovědy:
1) kontextová nápověda, která se uživateli objeví, pokud najede kurzorem na příslušné datové pole
2) nápověda, kterou si uživatel vyvolá stiskem tlačítka „Nápověda“ v pravém horním rohu
obrazovky.
Filtry
Některé obrazovky v aplikaci obsahují souhrnné tabulky či číselníky. Tabulky zobrazují všechny zadané údaje v dané obrazovce – např. stav veřejné zakázky apod. Číselníky slouží pro výběr údajů, např. režim veřejné zakázky apod., a jsou k dispozici v polích s nabídkou.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Každá tabulka či číselník jsou opatřeny filtrem pro snadnější vyhledávání a výběr. Filtr je umístěn v řádku v záhlaví tabulky. Do tohoto řádku uživatel zadá několik písmen či slovo a stiskne klávesu Enter. Tím se v tabulce vyhledají všechny údaje, které odpovídají zadaným písmenům. Pokud je číselník rozsáhlý, listuje se v něm pomocí tlačítek umístěných pod tabulkou.
Zrušení zadaného filtru a návrat k původnímu zobrazení všech položek provede uživatel tak, že znaky, které do filtrovacího řádku napsal, jednoduše smaže a stiskne klávesu Enter.
OBECNÁ ORIENTACE V MODULU VZ
Modul VZ se v aplikaci IS KP21+ nachází v záhlaví portálu pod profilem „Žadatel“:
Na úvodní obrazovce modulu VZ se v levém horním rohu zobrazí možnosti „NOVÁ VZ“ a „ŽADATEL“, dále se zobrazí tabulka s přehledem již vytvořených záznamů veřejných zakázek.
NOVÁ VZ
Stisknutím tlačítka „Nová VZ“ se vytvoří nový záznam veřejné zakázky a zobrazí se v přehledu záznamů veřejných zakázek na úvodní obrazovce.
ŽADATEL
Na úvodní obrazovce modulu VZ se vyskytují dvě stejnojmenná tlačítka „Žadatel“, s jejichž pomocí se lze vrátit na obrazovku IS KP21+ do profilu Žadatel, kde se nachází seznam žádostí o podporu/projektů, ke kterým má uživatel přístup v rámci svého účtu.
PŘEHLED ZÁZNAMŮ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
Tabulka zobrazuje přehled již vytvořených záznamů veřejných zakázek. V přehledu se zobrazují všechny veřejné zakázky, které daný uživatel v modulu VZ založil, a dále všechny veřejné zakázky, ke kterým mu byl přidělen přístup (v roli editora nebo čtenáře). Pokud uživatel zatím žádnou veřejnou zakázku nezaložil, a ani mu zatím nebyla žádná veřejná zakázka zpřístupněna, bude úvodní obrazovka prázdná.
V tabulce s přehledem veřejných zakázek jsou uvedeny následující informace:
Administrativní stav VZ
informuje uživatele, jakém stavu administrace se daná veřejná zakázka nachází.
Název | Definice |
Rozpracována | Jedná se o stav v MS2021+, který znamená, že uživatel se záznamem pracuje. |
Finalizována | Jedná se o stav v MS2021+, který znamená že uživatel se záznamem již nepracuje, ale dosud nedošlo k jeho podání. Žadatel/příjemce se záznamem již nemůže pracovat, může ale provést „Storno finalizace“, stejně jako tomu je v rámci formuláře Žádosti o podporu. |
Podaná | Jedná se o stav v MS2021+, který znamená, že uživatel předložil záznam na Řídicí orgán/Zprostředkující subjekt. Uživatel se záznamem v tuto chvíli nemůže pracovat, může si ale VZ kdykoliv znovu zpřístupnit k editaci a tím ji znovu převést do administrativního stavu Rozpracována. |
Výše uvedenými stavy záznam veřejné zakázky prochází několikrát, podle toho, jak postupuje zadávací řízení. S každým novým podáním vzniká nová verze strukturovaných dat veřejné zakázky, tak aby bylo možno sledovat vytvořené změny.
HASH VZ
Jedinečný identifikátor záznamu veřejné zakázky, vytvoří se automaticky při založení nového záznamu veřejné zakázky.
HASH podtypu VZ
Jedinečný identifikátor záznamu veřejné zakázky, který se automaticky vytvoří v případě založení tzv. podtypu VZ k „nadřazené“ veřejné zakázce (např. minitendry, které jsou realizovány pod danou rámcovou smlouvou, či cally realizované pod daným dynamickým nákupním systémem).
Název veřejné zakázky
Jedná se o povinné pole pro každý založený záznam veřejné zakázky.
Stav veřejné zakázky
Stavy veřejné zakázky přepíná uživatel v závislosti na fázi přípravy a realizace veřejné zakázky. Podle zvoleného stavu pak systém nabídne povinné údaje k vyplnění a další relevantní data související s daným stavem realizace veřejné zakázky.
Zeleně označené stavy jsou pozitivní stavy VZ. Jsou řazeny postupně, dle vývoje zakázky. Ve stavu Zadána či Splněna předkládá uživatel výdaje spojené se zakázkou na žádosti o platbu (nejpozději s prvním nárokovaným výdajem).
Červeně označené stavy jsou negativní stavy VZ. Negativní stav lze použít jak v případě nerealizování VZ, tak v případě chybné evidence.
Název | Definice |
Plánována | Zadávací řízení na veřejnou zakázku zatím nebylo zahájeno. |
Připravena k zahájení | V tomto stavu lze podat zakázku k ex-ante kontrole. |
Zahájena | Zadávací řízení na veřejnou zakázku bylo zahájeno, nachází se v některé ze svých procesních fází. |
Připravena k zadání | V tomto stavu lze podat zakázku k interim kontrole. |
Zadána | Byla uzavřena smlouva na realizaci veřejné zakázky. Od toho stavu lze podat zakázku k ex-post kontrole. |
Zrušena | Zadávací řízení na veřejnou zakázku bylo zrušeno zadavatelem, nebo došlo ke zrušení realizace veřejné zakázky v rámci projektu spolufinancovaného z ESI fondů, nebo bylo zadávací řízení zrušeno na základě rozhodnutí ÚOHS. Tento stav je relevantní i v případech, kdy VZ nebyla zahájena. |
Splněna | Smlouva na veřejnou zakázku byla splněna |
Nesplněna | Smlouva na veřejnou zakázku byla uzavřena, ale nebyla realizována. |
Vazba mezi administrativním stavem VZ a stavem VZ
V tabulce uvádíme příklad, který dokumentuje vztah mezi administrativním stavem VZ a stavem VZ. Uživatel vytvořil VZ ve stavu Plánována, vyplnil všechna povinná pole, navázal na VZ rozpracovanou žádost o podporu a VZ podal. Jakmile zahájil výběrové řízení, aktualizoval stav VZ na Zahájena a znovu
VZ podal. Později došlo ke zrušení zadávacího řízení, proto uživatel změnil stav VZ na stav Zrušena a znovu VZ podal, aby došlo k aktualizaci jejích údajů.
Stav VZ | Administrativní stav | Pracovní postup |
Plánována | Rozpracována | Uživatel vytvoří VZ v modulu Veřejné zakázky a vyplňuje všechna povinná datová pole |
Finalizována | Uživatel finalizuje VZ | |
Podána | Žadatel/příjemce podá VZ | |
Zahájena | Rozpracována | Uživatel mění stav VZ na „Zahájena“ a vyplňuje všechna povinná datová pole |
Finalizována | Uživatel finalizuje VZ | |
Podána | Žadatel/příjemce podá VZ | |
Zrušena | Rozpracována | Uživatel mění stav VZ na „Zrušena“ a vyplňuje všechna povinná datová pole |
Finalizována | Uživatel finalizuje VZ | |
Podána | Uživatel podá VZ |
VAZBY MODULU VZ NA DALŠÍ FORMULÁŘE IS KP21+
Veřejné zakázky se vyplňují v modulu VZ, kde jsou na ně také navazovány jedna či více žádostí o podporu/ projektů. Na veřejnou zakázku je možné navázat i žádost o podporu, která dosud nebyla podána, tj. dosud nemá přidělené registrační číslo.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Pokud je na žádost o podporu/projekt navázána alespoň jedna veřejná zakázka, v boxu Doplňkové informace na obrazovce Projekt se automaticky zaškrtne fajfkou datová položka „Realizace zadávacích
řízení na projektu“. Toto datové pole není ze strany uživatele editovatelné a je vyplňováno automaticky.
Modul VZ funguje nezávisle na žádosti o podporu, proto neukončení editace jednotlivých VZ nebrání finalizaci a podání žádosti o podporu.
Upozornění: Nejpozději po podání žádosti o podporu zkontrolujte, zda je projekt navázán na všechny související veřejné zakázky v modulu VZ a zda jsou všechny tyto zakázky podané. Tato vazba je kontrolována při kontrole formálních náležitostí a přijatelnosti. Při nedodržení postupu bohužel nejsou informace uvedené v modulu VZ zpřístupněny ŘO ani hodnotitelům.
Příjemce má v Pravidlech pro zadávání a kontrolu veřejných zakázek (PpZKVZ) stanovenou povinnost předkládat k ex-post kontrole (v podmínkách IS KP podat) dokumentaci k veškerým VZ, ze kterých hodlá čerpat výdaje v nejbližší žádosti o platbu, a to nejpozději s předložením této žádosti o platbu.
Evidence dokladů/výdajů z veřejných zakázek probíhá na žádosti o platbu – soupiska dokladů SD -1 Účetní/daňové doklady.
Pro evidenci veřejné zakázky slouží tyto datové položky:
IČ dodavatele, Název dodavatele, Číslo smlouvy/objednávky, ke které se doklad vztahuje, Název VZ a checkboxy nerelevantní.
K tomu, aby v číselníku VZ na soupisce bylo možné konkrétní VZ najít, je nutné, aby byla tato VZ navázána na daný projekt a byla alespoň jednou podaná na ŘO (tzn. prošla administrativním stavem
„Podaná“).
<.. image(Obsah obrázku text, snímek obrazovky, interiér Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Aby bylo možné předložit výdaje spojené se zakázkou v rámci ŽoP, musí být VZ ve stavu Zadána či Splněna, a to nejpozději s prvním nárokovaným výdajem.
ZALOŽENÍ NOVÉ VZ
Stisknutím tlačítka „Nová VZ“ na úvodní obrazovce modulu VZ se vytvoří nový záznam veřejné zakázky.
U každého nového záznamu VZ je nutné vyplnit následující povinné údaje:
• Název veřejné zakázky – uveďte přesné a úplné znění názvu VZ při vyhlášení
• Stav veřejné zakázky
• Typ kontraktu zadávacího/výběrového řízení
Po vyplnění všech povinných polí uživatel stiskne „Vytvořit VZ“, čímž dojde k založení nové VZ. Tato nová VZ se ihned zobrazí v přehledu záznamů veřejných zakázek na úvodní obrazovce modulu VZ.
ZÁHLAVÍ DATOVÉ OBLASTI VZ
Záhlaví každé veřejné zakázky se mírně liší podle toho, zda je uživatel správcem přístupů dané VZ, jejím editorem, nebo jejím čtenářem.
V případě uživatele, který je správcem přístupů, záhlaví obsahuje tlačítka Přístup k VZ, Smazat, Kontrola, Finalizace a Tisk, obdobně jako záhlaví Žádosti o podporu.
Uživatelům, kteří nejsou správci přístupů konkrétní VZ, ale byl jim přidělen přístup v roli editora, se v záhlaví zobrazují tlačítka Správci přístupů, Zrušení sdílení, Kontrola, Finalizace a Tisk.
Uživatelům, kteří nejsou správci přístupů konkrétní VZ, ale byl jim přidělen přístup v roli čtenáře, se v záhlaví zobrazují tlačítka Správci přístupů, Zrušení sdílení a Tisk.
Uživatel, který založí zakázku, se automaticky stává jejím správcem přístupů s rolí editora. Správce přístupů pak může přidávat role dalším uživatelům (analogicky jako u žádosti o podporu).
Stiskem tlačítka „Přístup k VZ“ se správci přístupů zobrazí tabulka s přehledem uživatelů, kteří mají k dané VZ přístup.
Nově je nutné zadat kontaktní osobu zaškrtnutím checkboxu a doplněním kontaktních údajů.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Kontaktní osoba se zadává zaškrtnutím checkboxu. Vyplňuje se jméno a příjmení, kontaktní e-mail a telefon.
Nový uživatel je na VZ přidán pomocí tlačítka „Nový záznam“. Je třeba vyplnit jeho uživatelské jméno v IS KP21+ v přesném znění a dále zaškrtnout jednu z rolí – editor nebo čtenář (nelze zvolit oboje, uživatel nemůže být současně editorem i čtenářem v rámci jedné veřejné zakázky); a Zástupce správce přístupů (uživatel zastupující správce přístupů s možností převzetí práv po původním správci).
Po uložení nového uživatele, kterému byl přidělen přístup k VZ, se na úvodní obrazovce modulu VZ pod přehledem záznamů veřejných zakázek zobrazí nová tabulka Konto nepřijatých VZ.
Zde je u každé VZ možnost „Přijmout“ nebo „Odmítnout“. Po přijetí se daná VZ přesune uživateli do tabulky s přehledem záznamů veřejných zakázek. Tabulka Konto nepřijatých VZ se zobrazuje pouze tehdy, když u uživatele existují záznamy VZ, které čekají na přijetí/odmítnutí, v ostatních případech není tabulka na úvodní obrazovce modulu VZ viditelná. Přidělení přístupů se projeví až ve chvíli, kdy uživatel VZ přijme.
Jakmile uživatel přístup k VZ přijme, správce přístupů mu může přidělenou roli (editor, čtenář, zástupce správce přístupů), kdykoliv změnit. V tabulce přístupů k VZ zvolí daného uživatele a stiskne tlačítko
„Změnit nastavení přístupu“.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Zde může upravit danému uživateli upravit přístup k VZ, nebo mu pomocí možnosti „Zrušit sdílení správci“ přístup k VZ odebrat. Uživateli s rolí editor, poté, co přijal přístup k VZ, lze rovněž předat vlastnická práva k VZ, dotyčný se poté stane novým správcem VZ. Každá VZ může mít vždy pouze jednoho správce. Pro uložení změn je nutné stisknout tlačítko „Změnit nastavení“.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Předat vlastnická práva k VZ lze rovněž v tabulce přístupů k VZ, kdy uživatel s rolí správce přístupů zvolí uživatele, kterému chce vlastnická práva k VZ převést, a stiskne tlačítko „Předat vlastnická práva tomuto správci“.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Upozornění: Z pohledu přístupu k VZ je nutné k tzv. podtypům VZ (minitendry, cally, dílčí části zakázky) přistupovat jako k samostatným záznamům VZ, tedy je nutné, aby správce VZ nastavil přístup ostatním uživatelům pro každý podtyp VZ samostatně. Uživatel, kterému byl udělen přístup k nadřízené VZ (např. zavedení rámcové dohody či dynamického nákupního systému) nezískává automaticky přístup ke všem podřízeným podtypům VZ.
Uživateli, který není správcem projektu, ale byl mu přidělen přístup v roli editora nebo čtenáře, se v záhlaví namísto tlačítka „Přístup k VZ“ zobrazuje tlačítko „Správci přístupů“. Tlačítko zobrazí tabulku s přehledem uživatelů, kteří mají k dané VZ přístup. Uživatel však není oprávněn přístupy jiných uživatelů jakkoliv upravovat, tabulka má pouze informativní charakter.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Uživateli, který není správcem projektu, ale byl mu přidělen přístup v roli editora nebo čtenáře, se v záhlaví zobrazuje tlačítko „Zrušení sdílení“. Stisknutím tohoto tlačítka si uživatel odebere přístup k dané VZ.
Upozornění: Zrušení sdílení VZ proběhne okamžitě po stisknutí tlačítka, nepředchází mu žádná další kontrolní hláška.
Uživateli, který je správcem projektu, se v záhlaví zobrazuje tlačítko „Smazat“. Stisknutím tohoto tlačítka dojde ke smazání záznamu VZ.
Upozornění: Tlačítko Smazat je k dispozici pouze u záznamů VZ, které zatím nebyly nikdy podány na ŘO. Pokud uživatel potřebuje smazat již podaný záznam VZ, je nutné využít jeden z možných navazujících stavů VZ (Zrušena, Nesplněna).
Stisknutím tlačítka „Kontrola“ systém provede kontrolu všech datových polí na VZ a vyhodnotí splnění podmínek pro finalizaci a podání VZ. Podrobnější informace o finalizaci a podání VZ jsou uvedeny v kap. 8.
Stisknutím tlačítka „Finalizace“ systém automaticky provede kontrolu povinných údajů na VZ a v případě, že bude kontrola v pořádku, záznam veřejné zakázky finalizuje. Tím zamezí další editovatelnosti záznamu. Podrobnější informace o finalizaci a podání VZ jsou uvedeny v kap. 8.
Stisknutím tlačítka „Tisk“ dojde k vygenerování dokumentu v .pdf formátu, který bude obsahovat aktuálně vyplněné údaje na VZ včetně seznamu příloh (analogicky jako u žádosti o podporu).
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Datová oblast záznamu VZ obsahuje tyto dílčí obrazovky:
• Základní údaje VZ – kap. 6.2
• Údaje o smlouvě/dodatku – kap. 6.4
• Údaje o námitkách – kap. 6.5
Obrazovka obsahuje obecné údaje o záznamu VZ, především identifikaci HASH, aktuální administrativní stav VZ, historii stavů administrace, název veřejné zakázky. Všechna datová pole na této obrazovce se vyplňují automaticky, uživatel tyto údaje needituje.
Pokud byla veřejná zakázka alespoň jednou podána na ŘO, na obrazovce se objeví i tlačítko „Verze“. S každým novým podáním vzniká nová verze strukturovaných dat veřejné zakázky tak, aby bylo možné sledovat vytvořené změny. Pod tlačítkem „Verze“ je k dispozici přehled všech dosud podaných verzí záznamu dané VZ, a to vždy v podobě, v jaké byla VZ podána na ŘO.
Na obrazovce „Základní údaje VZ“ se vyplňují základní údaje o veřejné zakázce v závislosti na jejím stavu (fázi). Výběrem z číselníku uživatel vybírá jednotlivé skutečnosti. Podle vyplněné hodnoty v poli
„Stav veřejné zakázky“ jsou jednotlivá pole VZ povinné/nepovinné k vyplnění. Detail obrazovky a jednotlivá povinné pole se mění podle volby na dílčích číselnících, proto je nezbytné postupovat při jejich vyplňování postupně.
Stav veřejné zakázky – viz. přehled stavů VZ v kap. 3.
Xxxx XX – jedinečný identifikátor záznamu VZ, pole se vyplňuje automaticky při založení nového záznamu VZ
Pořadové číslo – jedinečné pořadové číslo, vyplňuje se automaticky při založení nového záznamu VZ
Číslo smlouvy – povinné od stavu VZ Zadána
Název veřejné zakázky – uveďte přesné a úplné znění názvu VZ při vyhlášení
Typ kontraktu zadávacího/výběrového řízení – uživatel vybírá typ uzavírané smlouvy mezi zadavatelem a dodavatelem z následujícího číselníku:
• Dle polské legislativy – pro OP JAK nerelevantní
• Přímý nákup – pro OP JAK nerelevantní
• Rámcová dohoda – detailně popsáno v kap. 12.1
• Dynamický nákupní systém – detailně popsáno v kap. 12.2
• Smlouva
• Smlouvy na části VZ dle § 35 ZZVZ – detailně popsáno v kap. 12.3
Kód CPV – nepovinné pole – uživatel vybírá kód z číselníku druhu VZ dle klasifikace CPV (Common Procurement Vocabulary)
Název CPV – pole se vyplňuje automaticky v případě zvolení kódu CPV z číselníku
Režim veřejné zakázky – uživatel vybírá druh VZ dle její předpokládané hodnoty z následujícího číselníku:
• Nadlimitní
• Dle polské legislativy – nad 30 tisíc EUR – pro OP JAK nerelevantní
• Dle polské legislativy – nad 50 tisíc EUR – pro OP JAK nerelevantní
• Podlimitní
• Malého rozsahu (malé hodnoty)
• Vyšší hodnoty (zakázky mimo režim ZZVZ s předpokládanou hodnotou vyšší než 2 000 000 Kč bez DPH pro zakázky na dodávky a služby a vyšší než 6 000 000 Kč bez DPH v případě zakázek na stavební práce)
Druh zadávacího/výběrového řízení – pole povinné od stavu VZ Zahájena – uživatel vybírá druh zadávacího/výběrového řízení z následujícího číselníku:
• Dle polské legislativy – pro OP JAK nerelevantní
• Inovační partnerství
• Jednací řízení bez uveřejnění
• Jednací řízení s uveřejněním
• Koncesní řízení
• Otevřené řízení
• Řízení se soutěžním dialogem
• Užší řízení
• Zjednodušený režim
• Zjednodušené podlimitní řízení
• Veřejná zakázka v dynamickém nákupním systému
• Zadávací řízení mimo režim zákona o zadávání veřejných zakázek
• Veřejná zakázka na základě rámcové smlouvy/rámcové dohody
Specifikace druhu zadavatele – uživatel vybírá druh zadavatele VZ z následujícího číselníku:
• Veřejný
• Zadavatel sektorové VZ
• Zadavatel dotované VZ
• Jiný, který není definován v ZZVZ
Měna – pole povinné od stavu VZ Zahájena – uživatel v číselníku zvolí, v jaké měně uvádí finanční částky VZ:
• Koruna česká
• Euro
• Zlotý
Výše DPH – pole povinné od stavu VZ Zahájena – uživatel v číselníku zvolí výši DPH, která se vztahuje k VZ:
• Jiná částka – v případě této volby je nutné vyplnit koeficient DPH
• Mix sazeb DPH
• 0 %
• 10 %
• 15 %
• 21 %
Koeficient – pole je povinné pouze v případě, kdy uživatel v číselníku „Výše DPH“ zvolí hodnotu „Jiná částka“, uživatel vyplňuje celé číslo v rozmezí od 0 do 100. Hodnota zadaná v poli Koeficient se promítne do všech polí, kde se z částky bez DPH dopočítává částka s DPH (např. v rámci formuláře Základní údaje VZ v oddílu Částky způsobilých výdajů předpokládané hodnoty VZ).
Předpokládané datum zahájení zadávacího/výběrového řízení – pole povinné ve stavech VZ Plánována a Připravena k zahájení, od stavu Zahájena nahrazeno polem Datum zahájení zadávacího/výběrového řízení – uživatel uvede datum, kdy předpokládá zahájení zadávacího/výběrového řízení
Datum zahájení zadávacího/výběrového řízení – pole povinné od stavu VZ Zahájena – uživatel uvede datum, kdy zadavatel zahájil zadávací/výběrové řízení
Předpokládané datum ukončení zadávacího/výběrového řízení – uživatel uvede datum, kdy předpokládá ukončení zadávacího/výběrového řízení
Předpokládaná hodnota veřejné zakázky bez DPH – uživatel uvede předpokládanou hodnotu celé VZ, vč. mimoprojektových nákupů
Předmět veřejné zakázky – uživatel vybírá z číselníku předmět smlouvy na VZ. V případě smíšených VZ zde uvede hlavní předmět VZ a další (vedlejší) předmět vepíše do nepovinného pole „Další předmět veřejné zakázky“:
• Dodávky
• Služby
• Stavební práce
• Koncese na služby
• Koncese na stavební práce
Další předmět veřejné zakázky – v případě smíšených VZ do tohoto pole uživatel uvede další (vedlejší) předmět VZ
Stručný popis předmětu VZ – uživatel stručně popíše předmět plnění VZ
Částka způsobilých výdajů předpokládané hodnoty VZ bez DPH – pole povinné od stavu VZ Zahájena – uživatel uvede předpokládanou výši způsobilých výdajů z hodnoty VZ bez DPH, která se váže k projektovým nákupům
Částka způsobilých výdajů předpokládané hodnoty VZ s DPH – částka se vypočítává automaticky na základě údajů vyplněných v polích „Částka způsobilých výdajů předpokládané hodnoty VZ bez DPH“ a „Výše DPH“.
Národní elektronický nástroj (NEN) je komplexní elektronický nástroj pro administraci a zadávání veřejných zakázek a koncesí pro všechny kategorie veřejných zakázek a všechny kategorie zadavatelů, vč. sektorových.
Vazba VZ na IS NEN je nepovinná, slouží uživateli k usnadnění vyplňování datových polí na VZ. Pokud je spárována s IS NEN, je možné některé údaje o VZ stáhnout z IS NEN a není nutné je ručně vyplňovat v modulu VZ. Vazba na IS NEN tedy šetří uživateli čas a eliminuje riziko chybovosti při vyplňování údajů o VZ.
Nejprve je nutné veřejnou zakázku zadat do IS NEN. Portál NEN je k dispozici zde: xxxxx://xxx.xxxxx.xx/, na tomto odkaze také naleznete uživatelské příručky k portálu NEN.
Jakmile je VZ v IS NEN zadána, uživatel vstoupí na vytvořenou zakázku v modulu VZ v IS KP21+ a zjistí její „HASH VZ“. V portálu IS NEN je poté nutné zadat tento HASH VZ z modulu VZ, čímž dojde ke zpřístupní postupu pro MS2021+. Uživatel v IS NEN na detailu příslušné veřejné zakázky rozbalí záložku „Správa VZ“, zde klikne na možnost „Zpřístupnit postup pro MS2021+“ a do zobrazeného datového pole „Hash z MS2021+“ zadá zjištěný HASH VZ. Poté vpravo dole stiskne tlačítko
„Zpřístupnit“.
Poté může uživatel pokračovat v další administraci VZ v modulu VZ v IS KP21+ a spárování zakázky dokončit.
Uživatel na obrazovce „Základní údaje VZ“ stiskne tlačítko „Zpřístupnit VZ pro NEN“ ve spodní části obrazovky v sekci „Vazba na IS NEN“. Po informaci o provedení akce se opětovným kliknutím na obrazovku „Základní údaje VZ“ v levém menu vrátí zpět na předešlou obrazovku.
Uživatel následně stiskne tlačítko „Párovat s IS NEN“.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
V případě, kdy se zobrazí informace, že stažení dat z IS NEN trvá déle a nebylo ještě dokončeno, klikne Uživatel na tlačítko „Uložit a zpět“ a pokus o spárování VZ s IS NEN provede později.
Pokud spárování nebylo úspěšné, zkontrolujte správnost postupu, především to, zda byl v portálu IS NEN zadán HASH VZ a zda byla zakázka zpřístupněna pro MS2021+.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Pokud spárování proběhlo úspěšně, zobrazí se informace s doplněnými údaji „Systémové číslo NEN“ a „Název veřejné zakázky v IS NEN“. Uživatel zkontroluje, zda se jedná o VZ, jejíž údaje chce z IS NEN stáhnout, poté stiskne tlačítko „Párovat s IS NEN“.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Tímto krokem dojde k automatickému zaškrtnutí checkboxu „Je VZ spárována s IS NEN?“ v horní části obrazovky „Základní údaje“.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Uživatel poté stiskne tlačítko „Stáhnout data z NEN“ a kliknutím na „Ano“ potvrdí zobrazenou informaci.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Tímto krokem dojde ke stažení údajů o VZ z IS NEN a k automatickému vyplnění příslušných datových polí. Tlačítka Zpřístupnit VZ pro NEN a Párovat s NEN jsou již v této fázi neaktivní.
Uživatel zkontroluje, že se na formuláři VZ datová pole doplnila údaji z IS NEN. Současně se v sekci
„Vazba na IS NEN“ zobrazuje čas posledního stažení dat.
Datové položky, které nebudou přenášeny z NEN, ale které bude v rámci administrace VZ nutné v MS2021+ evidovat, uživatel vyplní v IS KP21+ běžným způsobem přímo na formuláři VZ.
Obrazovka Základní údaje VZ také obsahuje checkboxy, které uživatel zaškrtne v případě, že jsou pro danou VZ relevantní:
• Sdružení zadavatelů
• Řízení přesahující limity Unie
• Předběžné opatření
• Podnět na ÚOHS
• Centrální zadavatel
• Znovu vyhlášená VZ
Informace o předběžném opatření a podnětu na ÚOHS vloží uživatel na záznam VZ bezprostředně poté, co se o podání návrhu nebo podnětu oficiálně dozví.
Checkboxy „Předběžné opatření“ a „Podnět na ÚOHS“ může uživatel zaškrtnout kdykoliv, kdy je záznam VZ v administrativním stavu Rozpracována bez ohledu na stav VZ (fázi životního cyklu veřejné zakázky). Uživatel zaškrtne příslušný checkbox a související dokumenty vloží do obrazovky „Přílohy“, viz kap 6.6.
Dále se na obrazovce zobrazují checkboxy, které jsou zaškrtnuty automaticky na základě vyplněných údajů o dané VZ a uživatel je nemůže editovat:
• Je VZ spárována s IS NEN? – checkbox se vyplňuje automaticky na základě údajů o dané VZ
• Zakázka napříč Operačními programy – checkbox se vyplňuje automaticky na základě projektů z jiných Operačních programů navázaných na danou VZ
• Zakázka napříč projekty – checkbox se vyplňuje automaticky na základě projektů navázaných na danou VZ
Na každé VZ v rámci modulu VZ je nutné vyplnit údaje o dodavateli/dodavatelích. Ke každému záznamu VZ je možné přiřadit jednoho či více dodavatelů, bez ohledu na typ kontraktu dané VZ. Na této obrazovce se také uvádí údaje o zadavateli VZ, popř. o zástupci zadavatele.
Stejně jako u údajů na obrazovce Subjekty v rámci formuláře Žádosti o podporu se údaje o jednotlivých subjektech vkládají pomocí identifikačního údaje organizace v poli „IČ“ a následné validace.
<.. image(Obsah obrázku text, snímek obrazovky, interiér Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Typ subjektu – nejprve je třeba v číselníku u pole „Typ subjektu“ zvolit, o jaký typ subjektu se jedná. U každého nového záznamu subjektu je jako výchozí typ nastaven „Vítězný dodavatel“, v číselníku je však také možnost zvolit typ „Zadavatel“ nebo „Zástupce zadavatele“.
Kód státu – v případě, že je subjekt z jiného státu než z České republiky, uživatel vybere kód příslušného státu z číselníku.
IČ – uživatel vyplní identifikační údaj organizace
Po vyplnění identifikačního údaje organizace uživatel stiskne tlačítko . Systém je napojený na Základní registry, jejichž prostřednictvím jsou data o subjektech projektu validována. Stiskem tlačítka „Validace“ jsou údaje o subjektu ověřeny a doplněny do datových polí na obrazovce.
Během validaci subjektů typu Dodavatel (vítězný dodavatel, poddodavatel) dochází také ke kontrole dat v Evidenci skutečných majitelů (ESM), informačním systému veřejné správy, do kterého se zapisují zákonem vymezené údaje o skutečných majitelích.
Po validaci se v záhlaví datové oblasti objeví nové tlačítko „Ověřit ESM“, které lze opakovaně využívat ke kontrole dat v Evidenci skutečných majitelů (ESM).
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Na obrazovce subjekty se v dolní části formuláře objeví aktualizované údaje z Evidence skutečných majitelů.
U subjektů VZ nejsou evidována data v takovém rozsahu jako u ostatních typů subjektu (např. na formuláři žádosti o podporu). Evidovány jsou pouze identifikační údaje subjektu (název subjektu a právní forma) a adresa subjektu.
V případě, že je vítězným dodavatelem subjekt z jiného státu než z České republiky, je postup následující:
Uživatel vybere kód příslušného státu z číselníku a dále vyplní údaje o IČ a názvu subjektu. Poté zvolí z rozevíracího seznamu právní formu dodavatele a údaje uloží.
Dále uživatel vyplní oficiální adresu zahraničního dodavatele, tj. v části
„Adresy“ pomocí tlačítka „Nový záznam“ založí nový záznam adresy. Vybere kód
státu a do textového pole vyplní adresu dodavatele. Jako typ adresy uvede „Oficiální adresa“.
Ke každému subjektu je po validací možné přiřadit pomocí tlačítka „Nový záznam“ více záznamů adres různých typů (např. adresa pro doručení), nicméně vždy platí, že každý subjekt musí mít na záznamu uvedenou oficiální adresu (adresu sídla organizace). Pokud uživatel upravoval údaje o adresách subjektu, je nutné údaje uložit.
5
1
3
4
2
V případě, že chce uživatel odstranit nově vytvořený záznam, jsou na obrazovce k dispozici tlačítka
„Storno“ a „Smazat záznam“. Při pozdějších úpravách záznamu subjektu je možné použít checkbox
„Neplatný“.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Storno – odstraní daný záznam subjektu, tlačítko je funkční pouze před provedením validace.
Smazat záznam – odstraní daný záznam subjektu, dá se provést pouze v případě, že VZ dosud nebyla podána, poté už jen označení „Neplatný záznam“.
Neplatný – pokud už VZ byla alespoň jednou podána na ŘO, záznam subjektu již není možné smazat. Pokud by uživatel potřeboval záznam subjektu odstranit, je nutné zaškrtnout checkbox „Neplatný“, čímž dojde ke zneplatnění záznamu subjektu.
Po vyplnění údajů o dodavateli/dodavatelích uživatel na obrazovce vyplní i údaje o zadavateli VZ, popř. o zástupci zadavatele VZ.
Uživatel na obrazovce „Subjekty VZ“ vytvoří nový záznam a v číselníku u pole „Typ subjektu“ zvolí typ
„Zadavatel“, popř. „Zástupce zadavatele“. V případě, že je to relevantní, upraví pole „Kód státu“, a vyplní identifikační údaj organizace do pole „IČ“. Poté stiskne tlačítko „Validace“, čímž dojde k ověření dat na subjektu a jejich doplnění do datových polí na obrazovce.
Po vyplnění údajů o dodavateli/dodavatelích, případně zadavateli VZ, může žadatel na obrazovce vyplnit údaje i o případném poddodavateli.
Uživatel na obrazovce „Subjekty VZ“ vytvoří nový záznam a v číselníku u pole „Typ subjektu“ zvolí typ
Po úspěšné validaci Poddodavatele vybírá ještě žadatel vítězného Dodavatele z číselníku a záznam ukládá.
Vyplnění polí na obrazovce „Údaje o smlouvě/dodatku“ je povinné pro VZ od stavu VZ Zadána.
Na obrazovce se vyplní údaje o právním aktu, samotné dokumenty (smlouva, objednávka, dodatek) se poté vkládají na obrazovce „Přílohy“, viz kap. 6.6.
Uživatel nejprve v číselníku u pole „Typ právního aktu“ zvolí, zda se jedná o smlouvu, objednávku, nebo dodatek.
Podle zvoleného typu právního aktu jsou poté k dispozici další detaily a pole k vyplnění:
Smlouva
V případě smlouvy uživatel vyplní datum podpisu smlouvy, předpokládané datum ukončení realizace VZ a cenu VZ dle smlouvy bez DPH. Pořadí smlouvy je vyplňováno automaticky.
Jakmile uživatel údaje uloží, vybere dodavatele (jeden či více záznamů)
ze seznamu vítězných dodavatelů, kteří jsou vyplněni na obrazovce „Subjekty VZ“. Výběr je nutné potvrdit tlačítkem „Vybrat dodavatele“.
Pokud chce uživatel odstranit ze záznamu smlouvy přiřazeného dodavatele, vybere záznam, který chce smazat (záznam bude označen zelenou barvou), a stiskne tlačítko „Smazat“ ve spodní části obrazovky pod seznamem dodavatelů přiřazených k dané smlouvě.
V případě objednávky uživatel vyplní datum podpisu objednávky a cenu VZ dle objednávky bez DPH. Pořadí objednávky je vyplňováno automaticky.
Dodatek
V případě dodatku uživatel vybere z číselníku smlouvu, ke které se dodatek vztahuje, vyplní datum podpisu dodatku a cenu VZ po uzavření dodatku bez DPH. Dále do pole „Předmět dodatku“ stručně popíše, čeho se dodatek týká. Pořadí dodatku je vyplňováno automaticky.
V případě, že chce uživatel odstranit vytvořený záznam smlouvy/dodatku, jsou na obrazovce k dispozici tlačítka „Storno“ a „Smazat“.
Storno – odstraní daný záznam právního aktu, tlačítko je funkční pouze v případě, že údaje o právním aktu dosud nebyly uloženy
Smazat záznam – odstraní daný záznam právního aktu
Tato obrazovka je pro OP JAK nerelevantní. Zadavatel vkládá informace o případných námitkách do záložky Přílohy k dokumentaci k veřejné zakázce.
Na obrazovce Přílohy vkládá uživatel materiály a dokumentaci související s danou VZ. Dokumentace o zakázce nesmí být uložena v jiném formuláři v IS KP21+, např. ve zprávě o realizaci, žádosti o platbu atp. Do příloh VZ se také průběžně vkládají dokumenty k případným dodatkům.
Podrobnější informace o povinnosti vkládat dokumentaci o zakázce do IS KP21+, o jejím rozsahu a způsobu dokládání jsou uvedeny v Pravidlech pro zadávání a kontrolu veřejných zakázek.
Rovněž v případě, kdy na VZ došlo k předběžnému opatření nebo podnětu na ÚOHS, uživatel bezprostředně poté, co se o podání návrhu nebo podnětu oficiálně dozví, zaškrtne příslušný checkbox na obrazovce „Základní údaje VZ“ (viz kap. 6.2.5) a související dokumenty vloží do obrazovky „Přílohy“.
Uživatel vytvoří stiskem tlačítka nový záznam přílohy, vyplní název dokumentu a zvolí typ přílohy z číselníku. Prosíme, abyste z důvodu usnadnění kontroly VZ přílohy vkládali jednotlivě na samostatné záznamy příloh a nikoliv formou vložení jednoho souboru ve formátu .zip.
Poté stiskem tlačítka vybere příslušný soubor a vloží jej.
Pokud je vyžadován elektronický podpis, příloha VZ může být podepsaná několika způsoby:
• Podepsaný je samostatný vložený dokument;
• Podpis se provede přes ikonu pečetě;
Podáním samotného záznamu VZ uživatel stvrzuje pravdivost všech vložených dokumentů.
NAVÁZÁNÉ PROJEKTY
Každou veřejnou zakázku vytvořenou v modulu VZ je nutné navázat na jednu či více žádostí o podporu/ projektů. Na veřejnou zakázku je možné navázat i žádost o podporu, která dosud nebyla podána, tj. dosud nemá přidělené registrační číslo.
K navázání žádosti o podporu/projektu slouží obrazovka „Navázané projekty“ v levém navigačním menu.
Aby bylo možné na VZ navázat projekt/projekty, musí být VZ v administrativním stavu Rozpracovaná.
Na obrazovce „Navázané projekty“ je přehled aktuálně navázaných projektů. Pokud dosud nebyl žádný projekt na VZ navázán, bude přehledová tabulka prázdná.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Pro navázání nového projektu uživatel stiskne tlačítko
„Navázat projekt“ v levém navigačním menu.
Zobrazí se přehled žádostí o podporu/projektů, k nimž má uživatel přístup. Pokud se zde některá ze žádostí o podporu nezobrazuje, je nutné, aby byl uživateli na tuto žádost o podporu nejprve přidělen přístup, viz Uživatelská příručka IS KP21+ Žádost o podporu (kap. 3.2.1).
Uživatel pomocí vyplnění fajfky u jednotlivých záznamů projektu označí jeden či více projektů a stiskne tlačítko „Spustit“. Tím dojde k navázání projektu na danou VZ.
Navázat další žádost o podporu/projekt je možné kdykoliv, kdy je VZ v administrativním stavu Rozpracovaná, bez ohledu na stav VZ (fázi životního cyklu veřejné zakázky).
Jakmile je na veřejné zakázce navázán alespoň jeden projekt, je nutné vyplnit podrobnosti o této VZ ve vztahu k danému projektu.
Datová oblast VZ každého navázaného projektu obsahuje tyto dílčí obrazovky:
• Projektová část VZ – kap. 7.2.1
• Údaje o smlouvě/dodatku – kap. 7.2.2
• Sankční krácení – kap. 7.2.3
Na obrazovce „Projektová část VZ“ se vyplňují údaje o veřejné zakázce ve vztahu ke konkrétnímu navázanému projektu. Údaje, které je nutné vyplnit, se liší v závislosti na stavu VZ (fázi), tedy na hodnotě vyplněné v poli „Stav veřejné zakázky“ na obrazovce „Základní údaje o veřejné zakázce“.
Od stavu „Zadána“ jsou povinná pole „Předpokládaná hodnota veřejné zakázky bez DPH vážící se k projektu“ a „Částka ceny veřejné zakázky vážící se k projektu bez DPH“.
Od stavu „Splněna“ jsou povinná i pole „Skutečně uhrazená cena vážící se k projektu bez DPH – způsobilé výdaje“ a „Datum uhrazení“.
<.. image(Obsah obrázku text, snímek obrazovky, interiér Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
V případě, že při kontrole VZ byly zjištěny nedostatky, mohlo být stanoveno sankční krácení za konkrétní porušení. Procento sankčního krácení se zobrazuje v dolní polovině obrazovky. Uživatel tyto údaje needituje.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Základní údaje o smlouvě/dodatku se vyplňují automaticky, a to dle údajů vyplněných na obrazovce
„Údaje o smlouvě/dodatku“ na úrovni VZ (viz kap. 6.4). uživatel tyto údaje na stejnojmenné
obrazovce u navázaných projektů needituje.
Částka způsobilých výdajů z ceny VZ bez DPH – v případě, že je VZ ve stavu Splněna, uživatel uvede částku z ceny VZ, která se vztahuje k danému navázanému projektu a je způsobilá k proplacení
<.. image(Obsah obrázku text, snímek obrazovky, interiér Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Obrazovka zobrazuje informace o případném provedeném sankčním krácení vyplývajícím z kontroly veřejné zakázky. Informace se zobrazí automaticky v případě, kdy je při kontrole VZ ze strany ŘO zjištěno pochybení a je uplatněno sankční krácení. Uživatel tyto údaje needituje.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Do příloh na projektové části lze vkládat přílohy, které mají konkrétní vazbu k danému navázanému projektu, například fakturu, která je vázána na konkrétní projekt.
Veškeré přílohy, které se obecně týkají dané VZ, vkládá uživatel do obrazovky Přílohy přímo na veřejné zakázce, viz kap. 6.6.
Aby bylo možné VZ finalizovat a podat, uživatel musí ukončit editaci projektové části VZ, a to na každém z navázaných projektů. Bez tohoto kroku není možné VZ finalizovat.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Jakmile tedy uživatel vyplní všechny podrobnosti o VZ ve vztahu k danému navázanému projektu, je nutné ukončit editaci projektové části VZ. V záhlaví každé projektové části VZ jsou k dispozici možnosti Kontrola, Ukončit editaci a Odvázat.
Kontrola – stisknutím toho tlačítka systém provede kontrolu všech datových polí na projektové části VZ a vyhodnotí splnění podmínek pro ukončení editace této projektové části VZ.
Ukončit editaci – stisknutím tohoto tlačítka systém automaticky provede kontrolu konzistence jednotlivých datových polí na projektové části VZ a v případě, že bude kontrola v pořádku, ukončí
editaci této projektové části VZ, čímž zamezí další editovatelnosti záznamu (v zásadě se jedná o finalizaci dané projektové části VZ).
Po ukončení editace dané projektové části VZ se v záhlaví objeví nové tlačítko „Zpřístupnit k editaci“.
Zpřístupnit k editaci – lze použít pro opětovné zpřístupnění dané projektové části VZ k editaci.
Zpřístupnit k editaci projektovou část VZ lze pouze v případě, že je veřejná zakázka jako taková
v administrativním stavu „Rozpracována“. Postup pro zpřístupnění VZ k editaci je uveden v kap. 9.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Pokud chce uživatel zrušit navázání žádosti o podporu/projektu, je možné tak učinit na detailu záhlaví navázaného projektu pomocí tlačítka „Odvázat“.
Odvázat žádost o podporu/projekt je možné kdykoliv, kdy je VZ v administrativním stavu Rozpracovaná, bez ohledu na stav VZ (fázi životního cyklu veřejné zakázky).
KONTROLA, FINALIZACE A PODÁNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY
Jakmile uživatel vyplnil všechny údaje o veřejné zakázce (podrobný postup uveden v kap. 6), navázal na ni všechny relevantní žádosti o podporu/projekty (podrobný postup uveden v kap. 7), provádí v záhlaví veřejné zakázky finalizaci VZ a následně její podání. Není vyžadován elektronický podpis statutárního zástupce.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Upozornění: Uživatel je povinen před podáním každé VZ ke kontrole zkontrolovat uvedené údaje, zda odpovídají skutečnosti a přiloženým dokumentům.
Kontrola – stisknutím tohoto tlačítka systém provede kontrolu všech povinných údajů na VZ a vyhodnotí splnění podmínek pro finalizaci a podání VZ.
Kontrola rovněž ověří, zda je u všech navázaných projektů ukončena editace projektové části VZ. Bez tohoto kroku není možné VZ finalizovat. Podrobné informace o ukončení editace navázaných projektů jsou uvedeny v kap. 7.3.
Finalizace – stisknutím tlačítka „Finalizace“ systém automaticky provede kontrolu povinných údajů na VZ a v případě, že bude kontrola v pořádku, záznam veřejné zakázky finalizuje. Veřejná zakázka se stává needitovatelnou, ale dosud nedošlo k jejímu podání.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Jakmile uživatel provede finalizaci VZ, zobrazí se mu v záhlaví veřejné zakázky nová tlačítka „Storno finalizace“ a „Podání“ – obdobně jako při administraci Žádosti o podporu.
Storno finalizace – tlačítko slouží k opětovnému zpřístupnění finalizovaného záznamu VZ k editaci.
Podání – po provedení finalizace VZ je možné veřejnou zakázku podat. Stisknutím tlačítka dochází k přenesení dat na úroveň ŘO. Pro podání VZ není nutné VZ elektronicky podepisovat.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Tlačítka kontrola, finalizace, storno finalizace a podání jsou k dispozici pouze uživatelům s rolí
správce přístupů nebo editor. Uživateli s rolí čtenář se tato tlačítka nezobrazují.
Upozornění: Nejpozději po podání žádosti o podporu zkontrolujte, zda je projekt navázán na všechny související veřejné zakázky v modulu VZ a zda jsou všechny tyto zakázky podané. Tato vazba je kontrolována při kontrole formálních náležitostí a přijatelnosti. Při nedodržení postupu bohužel nejsou informace uvedené v modulu VZ zpřístupněny ŘO ani hodnotitelům.
ZPŘÍSTUPNĚNÍ A ÚPRAVA ÚDAJŮ PODANÉ VZ
Pokud je VZ v administrativním stavu „Podaná“, je možné si ji kdykoliv zpřístupnit k editaci pomocí tlačítka „Zpřístupnit k editaci“. Poté je nutné ještě opětovně načíst její údaje, aby se změna propsala.
Uživatel si může VZ zpřístupnit k editaci kdykoliv, není nutné vyčkávat na pokyny ze strany ŘO.
Zadavatel je povinen informovat zástupce ŘO prostřednictvím interní depeše v IS KP21+ o všech změnách, které provedl na záložce „Veřejné zakázky“ v IS KP21+, jestliže tyto změny nebyly vyžádány ze strany ŘO, nebo tyto změny nevedou k podání zakázky k ex-ante/interim/ex-post kontrole. Podrobnější informace o komunikaci s ŘO jsou uvedeny v kap. 11.
S každým novým podáním vzniká nová verze strukturovaných dat veřejné zakázky, tak aby bylo možno sledovat vytvořené změny. Jednotlivé verze jsou k dispozici pod tlačítkem „Verze“ na obrazovce
„Identifikace VZ“, viz kap. 6.1.1.
SMAZÁNÍ VYTVOŘENÉ VZ
Smazat vytvořený záznam VZ je možné pouze tehdy, pokud jsou splněny následujících dvě podmínky:
1) Uživatel musí být správcem projektu. Pokud má uživatel roli editor nebo čtenář, tlačítko „Smazat“ se mu v záhlaví datové oblasti VZ nezobrazí.
2) Tlačítko se zobrazuje pouze v případě, že VZ dosud nebyla podána na ŘO, tzn. neprošla dosud administrativním stavem „Podaná“.
Pokud jsou obě podmínky splněny, správce projektu může stisknutím tlačítka „Smazat“ v záhlaví datové oblasti VZ smazat daný záznam VZ.
Záznamy VZ, které již byly alespoň jednou podané na ŘO, již není možné smazat, pro jejich uzavření je nutné využít jeden z možných stavů VZ (Zrušena, Nesplněna).
KOMUNIKACE S ŘO – ZASÍLÁNÍ DEPEŠÍ Z ÚROVNĚ VZ
Pokud uživatel komunikuje o veřejné zakázce s ŘO nebo s uživatelskou podporou prostřednictvím depeší, je nutné depeši zasílat z projektové části VZ, tj. z detailu navázaného projektu. Tím se na depeši vytvoří vazba na objekt, kterým je konkrétní projektová část dané VZ. Adresát depeše tak bude okamžitě vědět, které VZ a jakého projektu se daná depeše týká.
Uživatel v modulu VZ vybere konkrétní veřejnou zakázku, vstoupí na obrazovku s navázanými projekty a vybere projekt, kterého se dotaz/komunikace týká. Aby tak mohl učinit, je nutné, aby měl přístup k dané žádosti o podporu, viz Uživatelská příručka IS KP21+ Žádost o podporu (kap. 3.2.1).
Následně se mu na detailu navázaného projektu zobrazí obrazovky „Nová depeše a koncepty“ a „Přehled depeší“.
Pokud chce uživatel vytvořit novou depeši, vstoupí na obrazovku „Nová depeše a koncepty“ a dále postupuje stejným způsobem jako v případě běžné depeše. Podrobný návod na komunikaci prostřednictvím depeší je uveden v Uživatelské příručce IS KP21+ Žádost o podporu (kap. 2.3).
Na obrazovce „Přehled depeší“ se zobrazuje přehledová tabulka s depešemi, které jsou navázány na tento konkrétní navázaný projekt na dané VZ. Pokud je na VZ navázáno více projektů, depeše se budou zobrazovat u každého navázaného projektu samostatně.
Systém automaticky zasílá administrátorovi/pracovníkovi na straně ŘO depeše při změně administrativního stavu VZ do stavu Podaná.
Zadavatel je povinen informovat zástupce ŘO prostřednictvím interní depeše v IS KP21+ o všech změnách, které provedl na záložce „Veřejné zakázky“ v IS KP21+, jestliže tyto změny nebyly vyžádány ze strany ŘO, nebo tyto změny nevedou k podání zakázky k ex-ante/interim/ex-post kontrole. Podrobnější informace o povinnosti a způsobu informování ŘO ohledně VZ jsou uvedeny v Pravidlech pro zadávání a kontrolu veřejných zakázek.
V případě, že byly v rámci kontroly VZ zjištěny nejasnosti/chybějící doklady, je uživatel ze strany ŘO vyzván prostřednictvím depeše k vysvětlení a doplnění.
SPECIFICKÉ TYPY KONTRAKTŮ VZ
V případě rámcové dohody se v modulu VZ sledují jak údaje o rámcové dohodě jako celku, tak údaje o jednotlivých minitendrech, které jsou pod danou rámcovou dohodou realizovány. Minitendrem se rozumí jednotlivá dílčí zakázka zadávaná na základě dané rámcové dohody a z pohledu MS2021+ se tyto zakázky zadávají jako samostatné záznamy VZ, tzv. „podtypy“ VZ, která je rámcovou dohodou.
Vytvořit podtyp VZ (minitendr) je možné pouze tehdy, pokud byl záznam VZ se zavedením rámcové dohody již alespoň jednou podán na ŘO (tzn. prošel administrativním stavem „Podaná“) a zároveň se záznam VZ se zavedením rámcové dohody aktuálně nachází v administrativním stavu
„Rozpracovaná“.
Evidence rámcové dohody a s ní souvisejících minitendrů probíhá následovně:
1) Uzavření rámcové dohody:
Uživatel zakládá záznam VZ se zavedením rámcové dohody, pod který bude později řadit jednotlivé minitendry související s danou rámcovou dohodou.
Stisknutím tlačítka „Nová VZ“ na úvodní obrazovce modulu VZ se vytvoří nový záznam veřejné zakázky.
Uživatel vyplní název veřejné zakázky a její stav, v poli „Typ kontraktu zadávacího/výběrového řízení“ zvolí z rozevíracího seznamu typ „Rámcová dohoda“ a vytvoří VZ.
Tato nová VZ se ihned zobrazí v přehledu záznamů veřejných zakázek na úvodní obrazovce modulu VZ.
Pokud je VZ ve stavu „Zahájena“ nebo vyšším, na obrazovce „Základní údaje VZ“ vybere uživatel v poli
„Druh zadávacího/výběrového řízení“ z rozevíracího seznamu možnost „Veřejná zakázka na základě rámcové smlouvy/rámcové dohody“.
Obdobně na obrazovce „Údaje o smlouvě/ dodatku“ uživatel založí jeden nebo více záznamů smluv, které s dodavateli v rámci rámcové dohody uzavřel. Každou uzavřenou smlouvu je třeba uvést na samostatný záznam (tzn. pokud existuje více vítězných dodavatelů, pak 1 dodavatel = 1 řádek se záznamem smlouvy).
V případě vícestranné smlouvy je možné na jednom záznamu zvolit i více dodavatelů.
Jakmile uživatel vyplnil všechny údaje o veřejné zakázce, provede navázání všech relevantních žádostí o podporu/projektů (podrobný postup uveden v kap. 7) a následně VZ finalizuje a podá (podrobný postup uveden v kap. 8).
2) Podtyp VZ – Minitendr
Poté, co byla Rámcová dohoda podána na ŘO, je možné zadat záznamy jednotlivých dílčích zakázek, tzv. minitendrů, a to formou založení podtypu VZ.
Vytvořit podtyp VZ (minitendr) je možné pouze tehdy, pokud byl záznam VZ se zavedením rámcové dohody již alespoň jednou podán na ŘO (tzn. prošel administrativním stavem „Podaná“) a zároveň se záznam VZ se zavedením rámcové dohody aktuálně nachází v administrativním stavu
„Rozpracovaná“ (xx. xxxxxxx „Finalizovaná“ ani „Podaná“).
Podtyp VZ se zakládá pomocí tlačítka „Založ podtyp“ na obrazovce „Základní údaje VZ“ v datové oblasti veřejné zakázky se zavedením rámcové dohody.
Pokud na záznamu se zavedením rámcové dohody není tlačítko „Založ podtyp“ viditelné, je nutné VZ nejprve podat (viz kap. 8) a posléze ji znovu zpřístupnit k editaci (a opětovně načíst její údaje, aby se změna propsala), viz kap. 9.
Uživatel stiskne tlačítko „Založ podtyp“, čímž dojde k vytvoření nového podtypu VZ, který bude podřazen záznamu VZ se zavedením rámcové dohody.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Nově vytvořený podtyp VZ se zobrazí v tabulce s přehledem již vytvořených záznamů veřejných zakázek na úvodní obrazovce modulu VZ, a to pod záznamem se zavedením rámcové dohody. Jeho administrativní stav bude „Rozpracovaná“, pole stav veřejné zakázky bude zatím nevyplněné. Namísto pole „HASH VZ“ bude mít vyplněné pole „HASH podtypu VZ“. Název veřejné zakázky bude po vytvoření stejný jako název VZ se zavedením rámcové dohody, na které byl podtyp založen.
Na podtypu VZ není obsažena obrazovka „Subjekty VZ“, namísto toho uživatel na obrazovce „Údaje o smlouvě/dodatku“ vybírá z dodavatelů, kteří byli vyplněni u nadřazeného záznamu se zavedením rámcové dohody.
Jakmile uživatel vyplnil všechny údaje o veřejné zakázce, provede navázání všech relevantních žádostí o podporu/projektů (podrobný postup uveden v kap. 7). Navázat na podtyp VZ je možné pouze ty žádosti o podporu/projekty, které jsou aktuálně navázány na nadřazený záznam se zavedením rámcové dohody. Platí však, že na podtyp VZ nemusí být navázány všechny žádosti o podporu/projekty navázané na nadřazený záznam VZ.
Následně uživatel podtyp VZ finalizuje a podá (viz v kap. 8).
V případě realizace více minitendrů v rámci stejné VZ se zavedením rámcové dohody uživatel postup uvedený v bodě 2) této kapitoly opakuje.
V případě dynamického nákupního systému se v modulu VZ sledují jak údaje o dynamickém nákupním systému jako celku, tak údaje o jednotlivých dílčích zakázkách, které jsou pod daným dynamickým nákupním systémem realizovány. Z pohledu MS2021+ se tyto dílčí zakázky zadávají jako samostatné záznamy VZ, tzv. „podtypy“ VZ, která je dynamickým nákupním systémem (dále jen „DNS“).
Vytvořit podtyp VZ (dílčí zakázku) je možné pouze tehdy, pokud byl záznam VZ se zavedením DNS již alespoň jednou podán na ŘO (tzn. prošel administrativním stavem „Podaná“) a zároveň se záznam VZ se zavedením DNS aktuálně nachází v administrativním stavu „Rozpracovaná“.
Evidence DNS a s ním souvisejících dílčích zakázek probíhá následovně:
1) Zavedení DNS:
Uživatel zakládá záznam VZ se zavedením DNS, pod který bude později řadit jednotlivé dílčí zakázky související s daným DNS.
Stisknutím tlačítka „Nová VZ“ na úvodní obrazovce modulu VZ se vytvoří nový záznam veřejné zakázky.
Uživatel vyplní název veřejné zakázky a její stav, v poli „Typ kontraktu zadávacího/výběrového řízení“
zvolí z rozevíracího seznamu typ „Dynamický nákupní systém“ a vytvoří VZ.
Tato nová VZ se ihned zobrazí v přehledu záznamů veřejných zakázek na úvodní obrazovce modulu VZ.
Pokud je VZ ve stavu „Zahájena“ nebo vyšším, na obrazovce „Základní údaje VZ“ vybere uživatel v poli
„Druh zadávacího/výběrového řízení“ z rozevíracího seznamu možnost „Veřejná zakázka
v dynamickém nákupním systému“.
Jakmile uživatel vyplnil všechny údaje o veřejné zakázce, provede navázání všech relevantních žádostí o podporu/projektů (podrobný postup uveden v kap. 7) a následně VZ finalizuje a podá (podrobný postup uveden v kap. 8).
2) Podtyp VZ – Dílčí zakázka (call)
Poté, co byl záznam se zavedením DNS podán na ŘO, je možné zadat záznamy jednotlivých dílčích zakázek, a to formou založení podtypu VZ.
Vytvořit podtyp VZ (dílčí zakázku) je možné pouze tehdy, pokud byl záznam VZ se zavedením DNS již alespoň jednou podán na ŘO (tzn. prošel administrativním stavem „Podaná“) a zároveň se záznam VZ se zavedením DNS aktuálně nachází v administrativním stavu „Rozpracovaná“ (tj. nikoliv
„Finalizovaná“ ani „Podaná“).
Podtyp VZ se zakládá pomocí tlačítka „Založ podtyp“ na obrazovce „Základní údaje VZ“ v datové oblasti veřejné zakázky se zavedením DNS.
Pokud na záznamu se zavedením DNS není tlačítko „Založ podtyp“ viditelné, je nutné VZ nejprve podat (viz kap. 8) a posléze ji znovu zpřístupnit k editaci (a opětovně načíst její údaje, aby se změna propsala), viz kap. 9.
Uživatel stiskne tlačítko „Založ podtyp“, čímž dojde k vytvoření nového podtypu VZ, který bude podřazen záznamu VZ se zavedením DNS.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Nově vytvořený podtyp VZ se zobrazí v tabulce s přehledem již vytvořených záznamů veřejných zakázek na úvodní obrazovce modulu VZ, a to pod záznamem se zavedením DNS. Jeho administrativní stav bude „Rozpracovaná“, pole stav veřejné zakázky bude zatím nevyplněné. Namísto pole „HASH VZ“ bude mít vyplněné pole „HASH podtypu VZ“. Název veřejné zakázky bude po vytvoření stejný jako název VZ se zavedením DNS, na které byl podtyp založen.
Uživatel si otevře záznam s vytvořeným podtypem VZ a vyplní údaje o dílčí zakázce, včetně úpravy názvu veřejné zakázky. Podrobný návod, jak vyplnit jednotlivé obrazovky, je uvedený v kap. 6.
Na podtypu VZ není obsažena obrazovka „Subjekty VZ“, namísto toho uživatel na obrazovce „Údaje o smlouvě/dodatku“ vybírá z dodavatelů, kteří byli vyplněni u nadřazeného záznamu se zavedením DNS.
Jakmile uživatel vyplnil všechny údaje o veřejné zakázce, provede navázání všech relevantních žádostí o podporu/projektů (podrobný postup uveden v kap. 7). Navázat na podtyp VZ je možné pouze ty žádosti o podporu/projekty, které jsou aktuálně navázány na nadřazený záznam se zavedením DNS. Platí však, že na podtyp VZ nemusí být navázány všechny žádosti o podporu/projekty navázané na nadřazený záznam VZ.
Následně uživatel podtyp VZ finalizuje a podá (viz v kap. 8).
V případě realizace více dílčích zakázek v rámci stejné VZ se zavedením DNS uživatel postup uvedený v bodě 2) této kapitoly opakuje.
Zadavatel může rozdělit veřejnou zakázku na více částí, pokud tím neobejde povinnosti stanovené zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen
„ZZVZ“).
V případě veřejné zakázky rozdělené na části se sledují jak údaje o veřejné zakázce jako celku, tak údaje o každé jednotlivé dílčí části (zadávacím řízení). Tyto části mohou být zadávány v jednom zadávacím řízení rozděleném na části, nebo ve více samostatných zadávacích řízeních.
Zakázky na části dle § 35 ZZVZ mohou být v modulu VZ založeny dvěma způsoby:
1. Veřejnou zakázku na části zadává uživatel na jeden záznam v modulu VZ a dílčí části zakázky vkládá formou samostatných smluv (zakázka zadávaná na části v jednom zadávacím řízení)
2. Uživatel vytvoří jeden nadřazený záznam VZ a k němu vytvoří podřízené záznamy jednotlivých částí VZ, do kterých vkládá dokumentaci (zakázka zadávaná na části ve více zadávacích řízeních)
Nezakládejte VZ na části formou založení více samostatných záznamů VZ, tento postup není věcně správný a znesnadňuje řádnou kontrolu VZ.
1. Veřejnou zakázku na části zadává uživatel na jeden záznam v modulu VZ
Stisknutím tlačítka „Nová VZ“ na úvodní obrazovce modulu VZ se vytvoří nový záznam veřejné zakázky.
Uživatel vyplní název veřejné zakázky a její stav, v poli „Typ kontraktu zadávacího/výběrového řízení“
zvolí z rozevíracího seznamu typ „Smlouvy na části VZ dle § 35 ZZVZ“ a vytvoří VZ.
Tato nová VZ se ihned zobrazí v přehledu záznamů veřejných zakázek na úvodní obrazovce modulu VZ.
Jednotlivé části zakázky uživatel zadává prostřednictvím záznamů na obrazovce Údaje o smlouvě/dodatku. Každou uzavřenou smlouvu je třeba uvést na samostatný záznam, tzn. pokud existuje více vítězných dodavatelů, pak 1 řádek = 1 záznam smlouvy.
Jakmile uživatel vyplnil všechny údaje o veřejné zakázce a jejích dílčích částech, provede navázání všech relevantních žádostí o podporu/projektů (podrobný postup uveden v kap. 7) a následně VZ finalizuje a podá (podrobný postup uveden v kap. 8).
V případě zakázek s postupným plněním by VZ měla být převedena do stavu Splněna až po dodání poslední části zakázky. Ke kontrole ŘO je jí však třeba podat nejpozději s prvním nárokovaným výdajem.
2. Příjemce vytvoří jeden nadřízený záznam3 VZ a k němu vytvoří podřízené záznamy jednotlivých částí VZ
Uživatel musí nejprve založit nadřízený záznam s veřejnou zakázkou na části a následně k němu vytvoří jednotlivé dílčí části dané VZ. Z pohledu MS2021+ se tyto dílčí části zadávají jako samostatné záznamy VZ, tzv. „podtypy“ VZ, která je veřejnou zakázkou na části.
3 Nadřízeným záznamem je v kontextu smlouvy na části myšlen „zastřešující záznam“ jednotlivých dílčích zakázek v samostatných zadávacích řízeních
Vytvořit podtyp VZ (dílčí část VZ) je možné pouze tehdy, pokud byl nadřízený záznam s veřejnou zakázkou na části již alespoň jednou podán na ŘO (tzn. prošel administrativním stavem „Podaná“) a zároveň se nadřízený záznam s veřejnou zakázkou na části aktuálně nachází v administrativním stavu „Rozpracovaná“.
Evidence veřejné zakázky na části a jejích dílčích částí probíhá následovně:
1) Založení nadřízeného záznamu s veřejnou zakázkou na části:
Uživatel zakládá záznam veřejné zakázky na části, pod který bude později řadit jednotlivé dílčí části této VZ.
Stisknutím tlačítka „Nová VZ“ na úvodní obrazovce modulu VZ se vytvoří nový záznam veřejné zakázky.
Uživatel vyplní název veřejné zakázky a její stav, v poli „Typ kontraktu zadávacího/výběrového řízení“
zvolí z rozevíracího seznamu typ „Smlouvy na části VZ dle § 35 ZZVZ“ a vytvoří VZ.
Tato nová VZ se ihned zobrazí v přehledu záznamů veřejných zakázek na úvodní obrazovce modulu VZ.
Právní akty (resp. smlouvy/dodatky) související s jednotlivými částmi zakázky uživatel vkládá na dílčí podřízené záznamy veřejné zakázky, obrazovka „Údaje o smlouvě/dodatku“ se tedy na nadřízeném záznamu s veřejnou zakázkou na části nevyplňuje.
V případě zakázek s postupným plněním by VZ měla být převedena do stavu Splněna až po dodání poslední části zakázky. Ke kontrole ŘO je jí však třeba podat nejpozději s prvním nárokovaným výdajem.
2) Podtyp VZ – dílčí části VZ
Poté, co byl nadřízený záznam s veřejnou zakázkou na části podán na ŘO, je možné zadat záznamy jednotlivých dílčích částí VZ, a to formou založení podtypu VZ.
Vytvořit podtyp VZ (dílčí část VZ) je možné pouze tehdy, pokud byl nadřízený záznam s veřejnou zakázkou na části již alespoň jednou podán na ŘO (tzn. prošel administrativním stavem „Podaná“) a zároveň se nadřízený záznam s veřejnou zakázkou na části aktuálně nachází v administrativním stavu „Rozpracovaná“, (tj. nikoliv „Finalizovaná“ ani „Podaná“).
Podtyp VZ se zakládá pomocí tlačítka „Založ podtyp“ na obrazovce „Základní údaje VZ“ v datové oblasti nadřízeného záznamu veřejné zakázky na části.
Pokud na nadřízeném záznamu s veřejnou zakázkou na části není tlačítko „Založ podtyp“ viditelné, je nutné nadřízenou VZ nejprve podat (viz kap. 8) a posléze ji znovu zpřístupnit k editaci (a opětovně načíst její údaje, aby se změna propsala), viz kap. 9.
Uživatel stiskne tlačítko „Založ podtyp“, čímž dojde k vytvoření nového podtypu VZ, který bude podřazen nadřízeném záznamu s veřejnou zakázkou na části.
<.. image(Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky) removed ..>
Nově vytvořený podtyp VZ se zobrazí v tabulce s přehledem již vytvořených záznamů veřejných zakázek na úvodní obrazovce modulu VZ, a to pod nadřízeným záznamem s veřejnou zakázkou na části. Jeho administrativní stav bude „Rozpracovaná“, pole stav veřejné zakázky bude zatím nevyplněné. Namísto pole „HASH VZ“ bude mít vyplněné pole „HASH podtypu VZ“. Název veřejné zakázky bude po
vytvoření stejný jako název nadřízeného záznam s veřejnou zakázkou na části, na které byl podtyp založen.
Uživatel si otevře záznam s vytvořeným podtypem VZ a vyplní údaje o dílčí části VZ, včetně úpravy názvu veřejné zakázky. Podrobný návod, jak vyplnit jednotlivé obrazovky, je uvedený v kap. 6.
Právní akty (resp. smlouvy/dodatky) související s jednotlivými částmi zakázky uživatel vkládá na dílčí podřízené záznamy veřejné zakázky. Každou uzavřenou smlouvu je třeba uvést na samostatný záznam, tzn. pokud existuje více vítězných dodavatelů dané části VZ, pak 1 řádek = 1 záznam smlouvy.
V případě vícestranné smlouvy je možné na jednom záznamu zvolit i více dodavatelů.
Na podtypu VZ není obsažena obrazovka „Subjekty VZ“, namísto toho uživatel na obrazovce „Údaje o smlouvě/dodatku“ vybírá z dodavatelů, kteří byli vyplněni u nadřazeného záznamu s veřejnou zakázkou na části.
Jakmile uživatel vyplnil všechny údaje o dílčí části veřejné zakázky, provede navázání všech relevantních žádostí o podporu/projektů (podrobný postup uveden v kap. 7). Navázat na podtyp VZ je možné pouze ty žádosti o podporu/projekty, které jsou aktuálně navázány na nadřazený záznam s veřejnou zakázkou na části. Platí však, že na podtyp VZ nemusí být navázány všechny žádosti o podporu/projekty navázané na nadřazený záznam VZ.
Následně uživatel podtyp VZ finalizuje a podá (viz v kap. 8).
Uživatel opakuje postup uvedený v bodě 2) této kapitoly pro každou dílčí část VZ.