SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
XXXXXXXXXXXX.XXX, S.R.O.
Právní podstata: čl. 28 Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES.
§ 1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ
Smlouva je přílohou Obchodních podmínek o poskytování služeb společností xxxxxxxxxxxx.xxx,
s.r.o. a každé smlouvy uzavřené společností xxxxxxxxxxxx.xxx, s.r.o. s libovolným správcem údajů.
§ 2. VÝKLAD POJMŮ
1. Správce údajů – fyzická osoba, právnická osoba, organizační jednotka bez právní subjektivity, která objednala u zpracovatele poskytnutí služby.
2. Osobní údaje - informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě („subjekt údajů”); identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba je osoba, kterou lze přímo nebo nepřímo identifikovat, zejména na základě identifikátoru, jako jméno a příjmení, identifikační číslo, údaje o místě, internetový identifikátor anebo jeden nebo několik zvláštních činitelů určujících fyzickou, fyziologickou, genetickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální totožnost fyzické osoby (znění dle čl. 4 bod 1 Nařízení).
3. Zpracovatel – xxxxxxxxxxxx.xxx, s.r.o., Protifašistických bojovníků 1329/19, 73701 Český Těšín, Česká republika, IČ:015 03 057, DIČ: CZ 015 03 057.
4. Obchodní podmínky poskytování služeb – „Obchodní podmínky poskytování služeb OlzaLogistic”, dostupné na stránkách xxxx://xxxxxxxxxxxx.xxx/
5. Nařízení – Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES
6. Systém – zásilkový systém Olzalogistic, dostupný na stránkách xxxx://xxxxx.xxxxxxxxxxxx.xxx
7. Služby – rozsah činností, jejichž účelem je vyřízení jedné z činností popsaných v Obchodních podmínkách poskytování služeb.
§ 3. PŘEDMĚT A ÚČEL
1. Předmětem smlouvy je zpracování osobních údajů během poskytování služeb zpracovatelem pro správce údajů.
2. Účelem smlouvy je určení podmínek zpracování osobních údajů předaných správcem údajů zpracovateli za účelem poskytnutí služeb dle odst. 1.
§ 4. PODMÍNKY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. Zpracovatel za účelem poskytování služeb zpracovává nebo je oprávněn zpracovávat následující údaje:
1) jméno a příjmení;
2) adresa bydliště nebo doručovací adresa;
3) telefonní číslo;
4) adresa email.
2. Správce údajů předává zpracovateli údaje uvedené v odst. 1 pouze v rozsahu nezbytném pro poskytnutí služeb.
3. Zpracovatel nezpracovává žádné zvláštní kategorie osobních údajů dle čl. 9 Nařízení.
4. Správce údajů předává zpracovateli osobní údaje:
1) prostřednictvím systému (uvádí údaje o kurýrních zásilkách, které jsou potvrzeny tlačítkem „Uložit”);
2) písemně;
3) elektronickou cestou (email, chat, internetové komunikátory, sociální sítě apod.);
4) telefonicky;
5) osobně.
5. Správce údajů souhlasí s předáním osobních údajů zpracovatelem podzpracovatelům, pouze za účelem a v rozsahu nezbytném k poskytování služeb. Údaje mohou být předávány:
1) General Logistics Systems Poland Sp. z o.o.
2) General Logistics Systems Czech Republic s.r.o.
3) GLS General Logistics Systems Slovakia s.r.o.
4) DPD Strefa Paczki Sp. z o.o.
5) Geis CZ s.r.o.
6) Geis Parcel CZ s.r.o.
7) Zásilkovna s.r.o.
8) Česká pošta, s. p.
9) Slovenská pošta, a. s.
10) PPL CZ s.r.o.
11) DevelArt s.r.o.
6. Podzpracovatelé uvedeni v odst. 5 zpracovávají osobní údaje:
1) v minimálním rozsahu, nezbytném k poskytnutí služeb;
2) v souladu s Nařízením, což zpracovatel ověřil a potvrdil;
7. Zpracovatel prohlašuje, že s každým podzpracovatelem uvedeným v odst. 5 uzavřel smlouvu o podmínkách zpracování osobních údajů.
8. Správce údajů souhlasí s předáváním osobních údajů podzpracovateli uvedenými v odst. 5 dalším podzpracovatelům, pokud to je nezbytné, a pouze v rozsahu nezbytném k poskytování služeb, přičemž tito podzpracovatelé zpracovávají údaje v souladu s podmínkami uvedenými v odst. 6.
9. Za shodu zpracování osobních údajů podzpracovateli dle odst. 5 a 8 s Nařízením a smlouvou nese plnou odpovědnost vůči správci údajů zpracovatel.
§ 5. PRÁVA A POVINNOSTI SMLUVNÍCH STRAN
1. Zpracovatel je povinen přijmout příslušná technická, organizační a jiná řešení za účelem znemožnění nebo snížení na minimum rizika:
1) Získání neoprávněného nebo náhodného přístupu k osobním údajům neoprávněnými
osobami;
2) Nežádoucí nebo náhodné změny, zničení nebo ztráty osobních údajů.
2. Řešení uvedena v odst. 1 slouží taktéž k zajištění příslušných ochranných prostředků vhodných k předcházení diagnozovaných rizik a zjemnění následků, pokud se materializují.
3. Řešení dle odst. 1 představují zejména:
1) Ochranu přístupu k počítačům, tabletům, smartfonům a dalším zařízením sloužícím ke zpracování údajů pomocí hesel obsahujících číslice, velká a malá písmena, a speciální znaky, přičemž tato hesla mohou znát pouze zaměstnanci zpracovatele;
2) Používání bezpečných přístupů do databáze obsahující osobní údaje, přičemž tyto přístupy nemohou být nikde uloženy, zobrazeny na monitoru nebo zpřístupněny neoprávněným osobám;
3) Ochranu osobních údajů například šifrováním nebo pseudonymizací, v každém případě dle druhu údajů;
4) Znemožnění přístupu k osobním údajům jiným subjektům nebo osobám, pokud souhlas k přístupu písemně nevyjádří správce údajů;
5) Nepředávání údajů a neposkytování informací ohledně údajů žádným subjektům a neoprávněným osobám.
4. Zpracovatel je povinen taktéž:
1) Zpracovávat osobní údaje pouze v podobě, v jaké mu je předal správce údajů;
2) Zpracovávat osobní údaje pouze za účelem určeném ve smlouvě, a taktéž v rozsahu nezbytném k vyřízení tohoto účelu;
3) Nespojovat osobní údaje předané s cílem splnění různých účelů;
4) Přechovávat osobní údaje pouze po dobu určenou ve smlouvě.
5. Správce údajů a zpracovatel potvrzují, že jejich zaměstnanci a jiné osoby oprávněné zpracovatelem ke zpracování osobních údajů se budou řídit ustanoveními smlouvy.
6. Zpracovatel je povinen neprodleně měnit, aktualizovat nebo trvale vymazat osobní údaje na
žádost správce údajů, v rozsahu uvedeném v jeho žádosti.
7. Pokud správce údajů považuje nesouhlas se zpracováním osobních údajů subjektu údajů jako opodstatněný, zpracovatel je povinen neprodleně osobní údaje této osoby vymazat.
8. Zpracovatel je povinen zpracovávat osobní údaje svědomitě.
9. Zpracovatel je povinen informovat správce údajů o každém případě zjištěného porušení správcem údajů ustanovení Nařízení.
10. Zpracovatel je povinen poskytnou správci údajů veškeré informace nezbytné k ověření splnění zpracovatelem povinností spojených se smlouvou nebo Nařízením.
11. Strany smlouvy jsou povinny si vzájemně poskytovat veškeré informace nezbytné k řádnému a efektivnímu plnění smlouvy, zejména pokud nastane nutnost kontaktovat dozorové úřady uvedené v Nařízení nebo jiné veřejné orgány.
12. Xxxxxxxxxxx je povinen neprodleně informovat správce údajů o:
1) Každém řízení, zejména správním nebo soudním, týkajícím se zpracování zpracovatelem osobních údajů uvedených ve smlouvě;
2) Každém správním rozhodnutí nebo rozhodnutí, týkajícím se zpracování osobních údajů, adresovaném zpracovateli;
3) Veškerých plánovaných, pokud jsou známy, nebo probíhajících kontrolách a inspekcích, týkajících se zpracování zpracovatelem těchto osobních údajů, zejména o inspekcích inspektory oprávněnými Úřadem pro ochranu osobních údajů.
13. Správce údajů má právo kdykoliv zrušit jakýkoliv souhlas uvedený v §4 odst. 5 a 8.
14. Odst. 3 bod 4 a 5 se netýká subjektů uvedených v §4 odst. 5.
§ 6. MLČENLIVOST
1. V souladu s čl. 28 odst. 3 písm. b Nařízení je zpracovatel povinen zachovat mlčenlivost o všech osobních údajích, které získá ke zpracování, zejména se zavazuje osobní údaje:
1) Nezveřejňovat v žádné podobě ani rozsahu;
2) Nepředávat neoprávněným osobám, kromě zaměstnanců a osoby pověřené.
2. Ustanovení odst. 1 jsou závazné i pro zaměstnance zpracovatele a osoby pověřené zpracovatelem zpracováním osobních údajů.
3. Povinnost uvedena v odst. 1 trvá po celou dobu plnění smlouvy a po jejím ukončení.
4. Povinnost zachovat mlčenlivost se týká taktéž řešení používaných zpracovatelem, dle §5 odst. 1, a trvá i po ukončení plnění smlouvy.
§ 7. ODPOVĚDNOST
1. Zpracovatel je odpovědný za veškeré škody způsobené nesplněním jeho povinností souvisejících se smlouvou nebo Nařízením.
§ 8. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
1. Xxxxxxx je platná po celou dobu platnosti smlouvy o poskytování služeb, uzavřené mezi
správcem údajů a zpracovatelem.
2. V případě ukončení platnosti smlouvy nebo ukončení zpracování osobních údajů je zpracovatel povinen vymazat veškeré osobní údaje, které mu byly předány správcem údajů na základě smlouvy.
4. Veškerá korespondence, týkající se zpracování osobních údajů mezi správcem údajů a zpracovatelem, vyžaduje písemnou podobu, jako splnění této podmínky je považována taktéž elektronická korespondence.