Projektová realizace

		Informační systém E3S
	Příloha 5

Projektová realizace

Informační systém

E3S

(Elektronický systém spisové služby)

1. Úvod

Projektová realizace jako příloha smlouvy stanovuje a upřesňuje některé podmínky spolupráce objednatele a zhotovitele, které jsou významné pro smluvní projektovou realizaci informačního systému E3S.

2. Organizace projektu

   1. Odpovědnost objednatele

Vedoucí projektu a členové projektového týmu objednatele jsou odborní pracovníci s metodickými znalostmi a znalostmi IT/IS, kteří garantují, že zadání komplexního řešení informačního systému vyhovuje všem legislativním a metodickým potřebám objednatele.

Pověřené osoby objednatele:

• odpovídají za formulaci požadavků na funkčnost a za správnost zadání informačního systému a stvrzují shodnost dodaného řešení se zadáním a funkční specifikací,

• po dobu realizace projektu jsou členové projektového týmu objednatele odpovědni za včasné a úplné zpracování všech stanovených a dohodnutých podkladů a za jejich předání zhotoviteli ve stanovených a dohodnutých termínech,

• vedoucí projektu objednatele má rozhodovací pravomoc při formulaci specifikací a zadání dílčích úloh směrem ke zhotoviteli, a to v rámci smlouvy,

• objednatel se zavazuje ve vzájemné spolupráci se zhotovitelem vyvíjet maximální úsilí ke včasnému jištění a k rychlému odstranění překážek bránících plnění předmětu smlouvy,

• objednatel zajistí zástupcům zhotovitele vytvoření nezbytných pracovních podmínek v místě objednatele a také přítomnost zástupce objednatele, pokud je to nezbytné.

Objednatel poskytne zhotoviteli veškeré podklady nezbytné pro realizaci komplexního řešení nebo jeho části včetně údajů o standardním systémovém a databázovém prostředí objednatele, dokumentů a směrnic nebo jejich částí, které jsou nezbytné pro realizaci informačního systému nebo jeho části.

Objednatel sleduje postup všech prací prováděných zhotovitelem a vyhodnocuje výsledky a postup prací ve srovnání se stanovenými a dohodnutými výsledky a termíny.

Vedoucí projektu zajišťuje koordinaci prací projekčního týmu objednatele, spolupráci se zástupci zhotovitele, akceptaci výstupů smluvní realizace informačního systému.

Administrátor projektu zajišťuje administrativní a technickou podporu realizace projektu.

Zadavatel projektu zajišťuje konzultace k uživatelskému zadání, záležitosti věcné správy stávajícího systému spisové služby, testování a akceptaci realizovaného systému, spolupráci na zadání, provedení a ověření věcné části migrace dat.

Věcný správce zajišťuje celou problematiku věcné správy realizovaného systému. V oblasti věcné je možno využít kapacity objednatele v maximálním rozsahu 120 čld při implementaci a 60 čld při testování IS E3S.

Technický správce zajišťuje celou problematiku technické správy realizovaného IS. V oblasti technické je možno využít kapacity objednatele v maximálním rozsahu 60 čld.

2. Odpovědnost zhotovitele

Vedoucí projektu zhotovitele je odpovědný za koordinaci činností související s projektem, tak aby výsledkem bylo včas realizované softwarové řešení, které bude obsahovat veškeré požadované vlastnosti.

Zhotovitel:

• odpovídá za to, že jeho členové projektového týmu jsou certifikovaní, příp. proškolení pracovníci v oblasti zajištění IT služeb, popř. věcné oblasti, kteří garantují, že dodaný aplikační SW odpovídá požadovanému rozsahu projektu,

• odpovídá za správnou implementaci uživatelských požadavků objednatele na funkčnost softwarového řešení,

• řádně povede písemnou dokumentaci, ve které bude zaznamenávat postup plnění této smlouvy, bude spolupracovat se zaměstnanci objednatele určenými vedoucím projektu objednatele. Zhotovitel se zavazuje pověřit plněním předmětu této smlouvy pouze ty své zaměstnance, kteří k tomu mají dostatečnou odbornou způsobilost,

• odpovídá za předání všech stanovených a dohodnutých výsledků prací ve stanovených a dohodnutých termínech vedoucímu projektu objednatele a to v průběhu celého projektu,

• ve vzájemné spolupráci s objednatelem vyvíjí maximální úsilí ke včasnému zjištění a rychlému odstranění jakýchkoli překážek bránících splnění předmětu této smlouvy,

• při plnění předmětu smlouvy bere na zřetel projektové a provozní potřeby objednatele a ve vzájemné součinnosti s objednatelem zajišťuje jednotlivá plnění této smlouvy,

• informuje bezodkladně objednatele o jakýchkoliv zjištěných překážkách plnění, byť by za ně zhotovitel neodpovídal a o uplatněných nárocích třetích osob, které by mohly plnění této smlouvy ovlivnit,

• poskytuje objednateli informace o postupu a výsledcích prací na plnění smlouvy,

• vedoucí projektu zajišťuje koordinaci prací projekčního týmu zhotovitele, spolupráci se zástupci objednatele, prezentaci výstupů, úplnou a včasnou smluvní realizaci IS E3S,

• věcný garant zajišťuje správnost a úplnost realizace věcné části problematiky,

• technický garant zajišťuje správnost a úplnost realizace technické problematiky.

3. Projektový tým

Pro realizaci informačního systému smluvní strany ustanovují společný Projektový tým, který má následující kompetence:

• řídit smluvní projektovou realizaci informačního systému,

• posuzovat průběh realizace plnění, zejména s ohledem na dodržování harmonogramu realizace stanoveného a dohodnutého pro jednotlivé etapy,

• projednávat připomínky každé ze smluvních stran k dodržování povinností druhé smluvní strany podle uzavřené smlouvy,

• řešit případné spory vznikající v souvislosti s uzavřenou smlouvou.

Ředitelé projektu objednatele a zhotovitele dohlížejí na zahájení, průběh, ukončení projektu a zajišťují řešení případných sporů, které nebyly vyřešeny v projektovém týmu.

Ostatní role představují výkonný projektový tým složený z vedoucích projektu a dalších členů projektového týmu obou smluvních stran.

Pravomoc a odpovědnost každé stanovené role a pověřené osoby projektového týmu vyplývá z konkrétní stanovené role a dohodnutého upřesnění v rámci projektového týmu.

Vedoucí projektu objednatele a zhotovitele zajišťují sledování, vedení, plánování prací při realizaci projektu a také řešení případných sporů v rámci projektového týmu.

Objednatel a zhotovitel se zavazují, že složení projektového týmu se po celou dobu realizace projektu nebude měnit bez závažného důvodu a vzájemného souhlasu.

Projektový tým jedná pravidelně, v termínech stanovených vedoucím projektu objednatele, případně dle potřeby, na základě výzvy vedoucího projektu objednatele nebo zhotovitele. Jednání se musí zúčastnit za každou smluvní stranu alespoň vedoucí projektu nebo dva další členové projektového týmu.

Zápis z jednání projektového týmu obsahuje zhodnocení dosavadního postupu prací, zejména posouzení dodržování harmonogramu realizace jednotlivých etap a plnění povinností obou smluvních stran. Zápis specifikuje také další práce a výstupy pro následující období a obsahuje dohodnuté datum a místo příštího jednání projektového týmu. Zápis může obsahovat připomínky, požadavky a komentáře členů projektového týmu obou smluvních stran.

Zápis z jednání projektového týmu je zpracován administrátorem projektu případně jiným členem projekčního týmu pověřeným vedoucím projektu objednatele. Zpracování zápisu zahrnuje přípravu návrhu zápisu, připomínky projektového týmu, zpracování upravené verze, odsouhlasení zápisu z jednání vedoucími projektu obou smluvních stran.

Každý vedoucí projektu může určit svého zástupce a to na omezenou dobu a k vyřízení vymezené záležitosti projektu. Zástupcem vedoucího projektu může být člen projektového týmu za příslušnou smluvní stranu. Pověření k zastupování je formulováno písemně.

3. Řízení projektu

   1. Plánování projektu

Cílem plánování projektu je vypracování detailního plánu realizace projektu a přiřazení disponibilních zdrojů k definovaným aktivitám pro možnost následného řízení a sledování postupu projektu. Na začátku projektu je v rámci tvorby realizační studie zhotovitelem vytvořen plán realizace projektu, který je následně zhotovitelem aktualizován v návaznosti na postup prací. Plán realizace projektu obsahuje strukturovaný přehled činností a výstupů společně s věcnými a časovými souvislostmi jejich provádění a předávání. Aktualizované a schválené verze plánu realizace projektu se stávají závaznými dokumenty projektu jako formulace dohody objednatele a zhotovitele.

2. Řízení projektu

Proces řízení projektu zahrnuje vlastní realizaci projektu, tedy provádění plánu projektu a příslušného sledování, kontrolování, monitorování a dokumentování činností projektu a řízení změn. Hlavními aktivitami jsou koordinace postupu prací na projektu, přijímání rozhodnutí při vzniku problémů a další související činnosti. Průběh projektu je řízen podle plánu realizace projektu. Průběh projektu je pravidelně sledován a kontrolován vedoucími projektu objednatele a zhotovitele.

3. Dokumentace projektu

Dokumentace průběhu projektu a projektových výstupů je vedena v souladu se smlouvou, přílohami a metodikou dohodnutou mezi oběma smluvními stranami v projektovém týmu.

4. Změnové řízení

Také po podpisu smlouvy a vytvoření realizační studie může dojít k potřebě změn (identifikace dalších požadavků, přehodnocení priority stávajících požadavků, změna dohodnutého rozsahu prací, změna termínu apod.). V takovém případě je nutno vypracovat žádost o změnu a zahájit změnové řízení. Zhotovitel zhodnotí důsledky těchto změn na projekt podle pravidel popsaných v následujících odstavcích. Ředitel projektu objednatele pak podle doporučení vedoucích projektu rozhodne o realizaci či zamítnutí požadované změny.

Změnové řízení se týká zejména:

• rozšíření původně schváleného rozsahu prací mezi zhotovitelem a objednatelem,

• změn termínů dodávek prací nebo distribucí verzí aplikačního SW,

• změn v řešení vyvolané změnami legislativy, které mají dopad do řešení.

Existují dva typy změn:

• zásadní změny – jsou takové změny, které mohou vyvolat změnu nákladů (cen) nebo harmonogramu projektu (podstatné změny termínu),

• ostatní změny – změny, které nemají zásadní vliv na rozsah a výsledek projektu.

Posouzení závažnosti změn provádí vedoucí projektu objednatele na základě podkladů vypracovaných projektovým týmem objednatele.

Změnové řízení může být iniciováno jak objednatelem, tak zhotovitelem a může být realizováno jedině na základě společného písemného rozhodnutí smluvních stran s okamžitou účinností pro obě strany. V případě změn, které by měly dopad do již sjednaných smluvních podmínek, je nutné dojednat mezi objednatelem a zhotovitelem příslušný dodatek smlouvy.

Pro řešení realizovaná v rámci změnového řízení platí všechna ustanovení uzavřených smluv, popř. jejích dodatků mezi objednatelem a zhotovitelem.

1. Žádost o změnu

Žádost o změnu může předložit kterýkoliv člen projektového týmu. Každá žádost o změnu bude zapsána do formuláře „Žádost o změnu“ a stává se součástí projektové dokumentace. Žádost bude předána vedoucímu projektu zhotovitele. Všechny žádosti o změnu a příslušné navazující dokumenty jsou ukládány jako součást dokumentace projektu.

2. Vyhodnocení žádosti o změnu

Xxxxxxx projektu zhotovitele ve spolupráci s vedoucím projektu objednatele přehodnotí, a je-li to nezbytné, revidují potřebu žádosti o změnu, a určí její prioritu a cílové datum řešení.

Během vyhodnocení bude zkoumán dopad změny a úkoly nezbytné k jejímu provedení. Bude určeno, jak změna ovlivní projekt z hlediska rozsahu, výstupů a nákladů, budou definovány požadované zdroje na její realizaci na straně zhotovitele a na straně objednatele, termín realizace změny nebo dílčí smlouvy včetně změn termínů souvisejících nebo návazných úloh. Rovněž bude posouzen dopad případného neprovedení změny. Závěry vyhodnocení budou zdokumentovány ve formuláři „Žádost o změnu“.

3. Vyřešení žádosti o změnu

Vedoucí projektu objednatele a zhotovitele vypracují doporučení ke každé žádosti o změnu. Pokud změna neovlivní zásadním způsobem rozsah projektu, rozhodnou o provedení požadované změny nebo o zamítnutí změny.

V případě, že se jedná o zásadní změnu, připraví podrobný odhad skutečných nákladů a dalších dopadů na plán realizace projektu a předají žádost se svým doporučením k rozhodnutí řediteli projektu objednatele.

Po realizaci změny bude objednateli předána upravená a doplněná verze aplikačního SW s aktualizovanou dokumentací v elektronické podobě na dohodnutém médiu.

4. Vady informačního systému

Oznamování a zpracování vad při akceptačním testování v etapě implementace IS E3S a při ověřovacím provozu v etapě ověřovací provoz IS E3S probíhá podle dále stanovených zásad.

1. Kategorizace vad

1. Podstatnou vadou informačního systému se rozumí taková vada, která splňuje alespoň jednu z níže uvedených charakteristik:

• nedodržení či neprokázání realizace nebo jen částečné realizace požadavku uvedené ve smlouvě a jejích přílohách,

• způsobuje tak závažné problémy, že další vývoj ani dodržení dohodnutého časového plánu nejsou možné,

• vyplývá z nedodržení závazných právních předpisů,

• znemožňuje používání systému jako celku nebo znemožňuje používání základních funkcí systému podle jeho dokumentace,

• zapříčiňuje nemožnost používání nebo ovládání systému,

• zapříčiní ztrátu dat nebo úplně znemožní užití systému,

• způsobuje, že použití dodaného řešení by nebylo bezpečné nebo by plně neodpovídalo zásadám bezpečnostní politiky objednatele,

• ohrožuje provoz nebo dostupnost ostatních aplikací i samotného systému v provozním prostředí objednatele,

• způsobuje, že dodaný systém není schopen zpracovat provozní zátěž,

• za provozních podmínek vede ke ztrátě funkce s dopadem na významný počet uživatelů,

• projevuje se stále, občas nebo náhodně a má výše popsanou charakteristiku.

2. Nepodstatnou vadou informačního systému se rozumí taková vada, která splňuje alespoň jednu z níže uvedených charakteristik:

• je možné pro její překonání nalézt odpovídající alternativu, která je akceptovatelná objednatelem,

• způsobuje, že dodaný systém má problémy se zpracováním provozní zátěže,

• je způsobená drobnými konstrukčními nedostatky,

• je způsobena nekorektním vzhledem textu nebo grafiky,

• je způsobena gramatickou chybou, nevhodným formátováním, překlepy,

• projevuje se stále, občas nebo náhodně a má výše popsanou charakteristiku.

3. Kategorizaci vad provádí objednatel. O námitkách zhotovitele proti zařazení kterékoliv vady do určité kategorie rozhoduje s konečnou platností vedoucí projektu objednatele.

1. Oznamování vad

1. Oznamování a zpracování vad informačního systému E3S probíhá podle následujících zásad:

• objednatel oznamuje zjištěnou vadu na kontakty dispečerské služby zhotovitele, kterou do doby převzetí systému objednatelem zajišťuje zhotovitel na své náklady. Oznámení učiněné telefonicky objednatel následně potvrzuje písemně elektronickou poštou nebo prostřednictvím webového portálu,

• zhotovitel potvrzuje příjem oznámení o vadě ve stanovených lhůtách elektronickou poštou na adresu, ze které byla vada oznámena s kopií potvrzení odeslanou také na adresy vedoucího projektu, administrátora projektu a zadavatele projektu,

• zhotovitel odstraňuje vadu co nejdříve, nejpozději však ve stanovené lhůtě. Vady se odstraňují v pracovní dny v době od 7:30 do 17:30 hodin a pracovníci zhotovitele jsou povinni vadu odstraňovat bez bezdůvodného přerušení.

1. Lhůty odstranění vad

1. Pro potvrzování oznámení a pro odstraňování vad jsou stanoveny následující lhůty:

Kategorizace vad	Převzetí oznámení	Akce / Dočasné řešení	Lhůta odstranění vady
podstatné	Zhotovitel potvrdí příjem oznámení o vadě do 4 hodin od nahlášení vady v pracovní dny v  době od 7:30 do 17:30. Doba mimo uvedenou dobu a ve dnech pracovního volna, pracovního klidu a svátků se nezapočítává.	n/a	Zhotovitel odstraní vadu nejpozději do konce pracovní doby následujícího pracovního dne od jejího nahlášení. Dohodou smluvních stran může být tato lhůta prodloužena v případě, kdy zhotovitel prokáže objektivní důvody, které mu brání v odstranění vady.
nepodstatné	Zhotovitel potvrdí příjem oznámení o vadě do 4 hodin od nahlášení vady v pracovní dny v  době od 7:30 do 17:30. Doba mimo uvedenou dobu a ve dnech pracovního volna, pracovního klidu a svátků se nezapočítává.	Zhotovitel zajistí vhodné opatření k odstranění vady systému nebo nalezne a implementuje dočasné řešení bez zbytečného odkladu a to nejpozději do 3 pracovních dnů od obdržení oznámení o vadě.	Zhotovitel odstraní vadu nejpozději do 10 pracovních dnů od jejího nahlášení. Dohodou smluvních stran může být tato lhůta prodloužena v případě, kdy zhotovitel prokáže objektivní důvody, které mu brání v odstranění vady.
vady technických prostředků	Zhotovitel potvrdí příjem oznámení o vadě do 4 hodin od nahlášení vady v pracovní dny v  době od 7:30 do 17:30. Doba mimo uvedenou dobu a ve dnech pracovního volna, pracovního klidu a svátků se nezapočítává.	n/a	Zhotovitel odstraní vadu nejpozději do konce pracovní doby následujícího pracovního dne od jejího nahlášení. Dohodou smluvních stran může být tato lhůta prodloužena v případě, kdy zhotovitel prokáže objektivní důvody, které mu brání v odstranění vady.

2. Zhotovitel může písemně požádat objednatele o prodloužení lhůty pro odstranění vady, a to nejpozději při potvrzení přijetí oznámení o vadě. Objednatel je povinen na tuto žádost odpovědět do konce pracovního dne, v němž obdržel žádost. Neučiní-li tak, má se za to, že žádosti zhotovitele vyhovuje. Běh lhůt pro odstranění vad nemá vliv na běh lhůt stanovených pro dokončení jednotlivých etap.

3. Odstranění vady je potvrzeno písemným dokladem dle přílohy č. 6 kap. 5 bod 5. 2., který podepíší pověřené osoby obou smluvních stran.

5. Kontaktní údaje

   1. Kontakty projektové realizace

Objednatel
	Česká národní banka
Doručovací adresa	Xx Xxxxxxx 00 000 00 Xxxxx 0
Datová schránka	8tgaiej
Webový portál	xxx.xxx.xx
Elektronická pošta	xxxxxxxxx@xxx.xx
Zhotovitel
Doručovací adresa
Datová schránka
Webový portál
Elektronická pošta
Kontakty dispečerské služby
Webový portál
Elektronická pošta
Telefonní číslo

2. Pověřené osoby projektu

Za objednatele

Ředitel projektu

telefon, e-mail

Vedoucí projektu

telefon, e-mail

Administrátor projektu

telefon, e-mail

Zadavatel projektu

telefon, e-mail

Věcný správce

telefon, e-mail

Technický správce

telefon, e-mail

Za zhotovitele

Ředitel projektu

telefon, e-mail

Vedoucí projektu

telefon, e-mail

Věcný garant

telefon, e-mail

Technický garant

telefon, e-mail

S ekce informatiky Strana 12 (celkem 12) 5. června 2013