VŠEOBECNÉ PODMÍNKY KOMERČNÍ PREZENTACE ISSS 2018

VŠEOBECNÉ PODMÍNKY KOMERČNÍ PREZENTACE ISSS 2018

ČLÁNEK I.

Pro účely tohoto dokumentu se rozumí: Konference ISSS

„akcí“ nebo „konferencí“. Organizátoři konference TRIADA, spol. s r. o., Xxxxxxx Obec & finance, Český zavináč, z. s., PONCA spol. s r. o., a to v libovolném seskupení „pořadatelem“, pokud jsou zmiňováni jednotlivě, nebo „pořadateli“, pokud jsou zmiňováni v libovolném seskupení.

ČLÁNEK II.

ROZSAH SLUŽEB

1. Stánek

a. Výstavní plocha pro umístění stánku je přidělována na základě závazné objednávky a po zaplacení zálohové faktury.

x. Xxxxxxxxx není povinen vyhovět případnému požadavku objednavatele na umístění jeho expozice.

c. Umístění stánku sdělí pořadatel objednavateli nejpozději do 30 dnů od termínu uzávěrky přihlášek k firemní prezentaci dne 31. 1. 2018.

d. Přidělenou výstavní plochu nesmí objednavatel, a to ani z části nebo na omezený časový úsek, přenechat třetí osobě bez předchozího písemného souhlasu pořadatele.

e. Objednavatel je oprávněn propagovat své výrobky pouze na vlastní expozici, exponáty, propagační předměty ani vybavení nesmí přesahovat půdorys stánku. Vylepování propagačních nebo informačních letáků je možné pouze uvnitř stánku, vnější stěny stánku nejsou součástí pronajaté expozice. Přenášení nebo převážení firemních poutačů do ostatních částí konferenčního objektu (včetně jeho bezprostředního okolí anebo přednáškových sálů), rozsev letáků, vylepování propagačních a informačních materiálů mimo vlastní expozici a další formy propagace objednavatele mimo objednaný prostor anebo v rozporu s uzavřenou smlouvou nejsou dovoleny.

x. Xxxxxxxxxxxx nesmí svojí prezentací omezovat ostatní vystavovatele a rušit probíhající přednášky a vystoupení v sálech (např. hlukem, světelnými efekty, promítáním na objekty mimo stánek apod.).

g. Ve stáncích je zakázáno nabízet ostatním účastníkům konference ve větší míře alkohol nebo návykové látky, kouřit a používat otevřený oheň. Zároveň je zcela zakázáno nabízet alkohol nebo jiné návykové látky širšímu okruhu předem neurčených návštěvníků.

x. Xxxxxx je tvořen stěnami a základním vybavením specifikovaným v jednotlivých variantách v aktuální verzi dokumentu Nabídka firemní prezentace na konferen- ci ISSS. Tyto varianty tvoří základní objednávku a v nich specifikované vybavení nelze ani na přání objednavatele snižovat nebo odebírat. Vybavení nad rámec jednotlivých variant je možno objednat za podmínek obsažených v témže dokumentu.

2. Prezentační panel

a. Prezentační panel je určen pro vylepení propagačních nebo informačních letáků objednavatele.

b. Prostor před a za panelem není součástí pronájmu.

3. Pronájem vybavení stánku – mobiliář

a. Objednavatel převezme mobiliář od pořadatele společně se stánkem a předá jej zpět po skončení akce. O předání a převzetí bude sepsán předávací a přejímací protokol.

b. Objednavatel zodpovídá za případnou ztrátu a poškození předaného mobiliáře a vybavení stánku.

4. Vystavovatelské průkazy

a. Vystavovatelský průkaz je vydáván objednavateli, který splní veškeré podmínky účasti na akci.

b. Vystavovatelský průkaz opravňuje jednu osobu ke vstupu na akci a k odebrání stravovacích poukázek v obvyklém rozsahu a množství. Vystavovatelský průkaz neopravňuje k odebrání materiálů určených pro účastníky akce.

c. Vystavovatelské průkazy se vydávají v místě akce v době instalace expozic, a to osobě uvedené v objednávce, popřípadě jejímu zástupci.

d. Hlavním partnerům se vydávají vystavovatelské průkazy předem, nejdříve však 7 dní před zahájením akce.

e. Vystavovatelé jsou povinni nosit v průběhu akce vys- tavovatelský průkaz vyplněný a na viditelném místě. Bez vystavovatelského průkazu není dovoleno setrvávat v prostorách konání akce.

f. V případě ztráty vystavovatelského průkazu je objednavatel povinen tuto skutečnost neprodleně ohlásit pořadateli, který za úhradu vystaví duplikát.

g. V případě porušení všeobecných podmínek nebo při závažném porušení důstojnosti akce si pořadatel vyhrazuje právo na odebrání průkazu bez náhrady.

5. Parkovací karty

a. Parkovací karty jsou vydávány den před akcí v počtu dle objednávky nebo smlouvy. Parkovací karty nelze doobjednat.

b. Držitel parkovací karty červené barvy má parkovací místo vyhrazeno po celou dobu konání akce.

c. Držitel parkovací karty zelené barvy má parkovací místo vyhrazeno vždy do 9.00 hod. po oba dny konání akce.

6. Tištěné materiály pro účastníky

a. Objednavatel má nárok na zveřejnění základního zápisu a loga v katalogu vystavovatelů.

b. Údaje v katalogu jsou převzaty z formuláře, který je součástí objednávky. Za nepřesnosti v katalogu vzniklé chybným vyplněním formuláře objednavatelem nenesou pořadatelé odpovědnost. V případě nedodání podkladů ve stanoveném termínu bude zveřejněna pouze adresa ob- jednavatele uvedená v objednávce nebo smlouvě.

c. Logo ke zveřejnění v katalogu předá objednavatel pořa- dateli společně s objednávkou nebo smlouvou, a to v tis- kové kvalitě, písmo převedené do křivek.

d. Objednavatel odpovídá za vhodnost dodaných podkladů pro daný účel. Použití vícebarevné fotografie není doporučeno a veškerá rizika s tím související nese objednavatel.

7. Tiskoviny

a. Objednavatel má nárok na zařazení informačního letáku do oficiálních dokumentů pro účastníky v rozsahu dle objed- návky nebo smlouvy.

b. Další distribuce materiálů mezi účastníky (rozdávání, zak- ládání na stoly) v průběhu akce není dovolena. Distribuce ostatních tiskovin objednavatele je možná pouze na místě k tomu určeném a pouze po předchozí dohodě s pořa- datelem.

8. Pronájem konferenčních prostor

a. Objednavatel je povinen striktně dodržovat vymezenou dobu přednášky a dbát pokynů moderátora dozorujícího příslušný sál nebo konferenční prostor.

b. Pokud je součástí pronájmu služba připojení k internetu, je k dispozici přípojka „Basic“ dle bodu IV. 4. a za podmínek uvedených v Článku IV.

ČLÁNEK III.

VÝSTAVBA A INSTALACE EXPOZIC

1. Instalace expozic bude probíhat v odpoledních hodinách jeden den před zahájením akce. Pokyny pro stavbu a in- stalaci expozic obdrží objednavatel nejdéle do 7 dnů před konáním akce.

ČLÁNEK IV.

PŘIPOJENÍ K INTERNETU

1. Připojení k internetu je realizováno prostřednictvím připojení k lokální počítačové síti pořadatele (LAN) nebo k bezdrátové síti (WLAN).

2. Technické parametry koncové přípojky LAN

a. Konektor RJ45, rychlost 10/100 Mbit/s, protokol TCP/IP.

x. Xxxxxxxxx neveřejná IP adresa.

c. Přístup do internetu je přes firewall/proxy s podporou standardních protokolů (http, https, ftp, pop3).

3. Konkrétní parametry koncové přípojky budou objednavateli sděleny při předání expozice. Konfiguraci koncového zařízení provádí objednavatel.

4. Varianty připojení k internetu

a. Přípojka „LAN Basic“ – umožňuje připojení jednoho PC a přidělení jedné IP adresy. Není dovoleno připojovat aktivní prvky (hub, switch, router…) nebo jakýmko jiným způsobem připojovat další zařízení nad rámec počtu zakoupených přípojek.

b. Přípojka „LAN Profi“ – umožňuje připojení více zařízení a přidělení potřebného počtu IP adres dle dohody s pořadatelem. Veškerá připojovaná zařízení musí být schválena pořadatelem. Ve stadardní konfiguraci obsa- huje jednu koncovou přípojku bez aktivního prvku.

c. Přípojka „WLAN“ – umožňuje připojení zařízení k bezdrátové síti.

5. Požadavky na nestandardní konfiguraci služby je nutné konzultovat s pořadatelem nejpozději 7 dní před konáním akce. Jejich splnění závisí na možnostech pořadatele.

6. Objednavateli je zakázáno jakýmkoliv způsobem narušovat provoz LAN a WLAN.

7. Za zabezpečení připojených zařízení proti škodlivému soft- ware je plně zodpovědný objednavatel. Pořadatel nenese žádnou zodpovědnost za případné škody způsobené nedo- statečným zabezpečením zařízení objednavatele.

8. Objednavatel je povinen umožnit na výzvu pořadatele kontrolu připojených zařízení a upravit konfiguraci dle požadavků pořadatele, případně odstranit jiné zjištěné nedostatky. Pokud objednavatel neprodleně nevyhoví požadavkům pořadatele, má pořadatel právo odpojit objednavatele od LAN nebo WLAN, a to bez náhrady.

9. Požadavky na technickou podporu LAN a WLAN uplatňuje objednavatel v kontaktním místě pořadatele. Technická podpora v době přípravy expozic bude poskytována ve vyhrazených hodinách, které budou uvedeny v pokynech pořadatele pro instalaci expozic.

10. U této služby není garantována kapacita pro koncové přípojky.

11. Dostupnost a kvalita připojení WLAN závisí na místních podmínkách a může se lišit v závislosti na lokalitě kon- cového zařízení. V případě překročení technických para- metrů bezdrátové sítě může dojít ke snížení kvality služby nebo k omezení dostupnosti.

12. Pořadatel neodpovídá za případné výpadky připojení LAN a WLAN k internetu.

ČLÁNEK V.

PLATEBNÍ PODMÍNKY

1. Objednavatel uhradí cenu dle objednávky nebo smlouvy na základě zálohové faktury se splatností 10 dnů od data vystavení, nejpozději však 21 dnů před konáním akce. Po obdržení platby v plné výši vystaví pořadatel daňový doklad.

2. Dnem splatnosti se rozumí den, ke kterému je příslušná částka připsána na účet pořadatele.

3. Pokud není platba uhrazena ve lhůtě splatnosti, vyhrazuje si pořadatel právo odmítnout poskytnutí sjednaného plnění.

4. V případě doobjednání mobiliáře stánků, popřípadě dalších služeb přímo v místě konání konference, proběhne platba v hotovosti při převzetí objednávky.

5. V případě zrušení objednávky nejpozději 21 dnů před konáním akce je objednavateli účtován storno poplatek ve výši 25 % z celkové ceny. V případě zrušení objednávky později než 21 dnů před konáním akce činí storno poplatek 100 % celkové ceny sjednaného plnění.

6. Je-li objednavatel v prodlení s úhradou svých závazků vzniklých na základě objednávky nebo smlouvy, popřípadě vzniklých následně doobjednáním dalšího plnění v souvis- losti s účastí a prezentací na konferenci, je objednavatel povinen zaplatit pořadateli smluvní pokutu ve výši 0,5 % z neuhrazené částky za každý den prodlení.

ČLÁNEK VI.

UZÁVĚRKY

1. Termíny uzávěrek jsou definovány smlouvou, případně objednávkou a nabídkou firemní prezentace.

2. Pořadatel negarantuje možnost doobjednání mobiliáře, popřípadě dalších služeb, přímo v místě konání konference.

3. Pořadatel si vyhrazuje právo zastavit při naplnění kapacity konferenčních prostor příjem objednávek i před uplynutím termínu uzávěrek pro jednotlivé služby.

ČLÁNEK VII.

ODPOVĚDNOST ZA ŠKODY

1. Objednavatel odpovídá za dodržování bezpečnostních a požárních předpisů a za další škody způsobené jeho jed- náním nebo jednáním jím pověřených osob (úmyslným i neúmyslným), včetně škod způsobených nevhodným použitím lokální počítačové sítě nebo jiného zařízení.

2. V případě poškození stánku, poškození nebo ztráty předaného mobiliáře, popřípadě vzniku jiných škod za- viněných objednavatelem, uhradí objednavatel pořadateli způsobenou škodu na základě faktury se splatností do 14 dnů po skončení akce. Nedodržení tohoto termínu bude objednavateli sankcionováno smluvní pokutou ve výši 10 % způsobené škody za každý den prodlení.

3. Případné závady na propagačních cedulích a transparetech, které jsou součástí dodávky služeb, pořadatel:

a. v případě zjištění závady při předávce odstraní do zahá- jení akce,

b. v případě poškození v průběhu akce odstraní do 60 minut od nahlášení.

4. Pořadatel neodpovídá objednavateli ani jeho spolu vystavovatelům, zaměstnancům a spolupracujícím osobám za ztrátu, zničení či jakékoliv poškození exponátů, vybavení a zařízení stánku, zboží, obalů a balicího ma- teriálu, odložené věci na stánku, bez ohledu na to, zda se zničení či jiné poškození stalo před zahájením, během či po skončení akce. Pořadatel též neodpovídá za poškození či odcizení vozidel, a to ani těch zaparkovaných na místech rezervovaných parkovací kartou, neboť předmětem plnění je pouze zajištění parkovacího místa, nikoliv následná ostraha. Objednavatel bere na vědomí, že je povinen uhra- dit případné škody způsobené pořadateli, dalším vystavo- vatelům nebo třetím osobám.

5. Pojištění exponátů ani jiných předmětů ve vlastnictví objednavatele není součástí dodávky služeb.

6. Pořadatel neručí za neplnění v důsledku zásahu vyšší moci, při výpadku energií mimo objekt konferenčního centra, v případě teroristického útoku nebo jiného trestného činu, vandalismu a v dalších případech, kdy nebylo plnění možné z důvodů neležících na straně pořadatele.

7. Objednavatel se zavazuje zdržet se v průběhu akce v místě jejího konání a okolí jakýchkoliv dalších aktivit, neuvedených v objednávce nebo smlouvě, které ve- dou nebo mohou vést k prezentaci objednavatele, jeho produktů nebo služeb účastníkům konference mimo pros- tory definované v objednávce nebo smlouvě.

8. Objednavatel se zavazuje zdržet se jakéhokoliv jednání, které by mělo za následek poškození důstojnosti a prestiže akce, třetích osob nebo narušení dobrých mravů.

9. V případě porušení pravidel dle bodu VII. 7 zaplatí objednavatel pořadateli cenu plnění dle ceníku pořa- datele, která odpovídá nesjednané aktivitě objednavatele. Objednavatel je povinen na výzvu pořadatele takovou aktivitu okamžitě ukončit a případně odstranit veškeré následky s touto aktivitou spojené. Platba bude uhrazena na základě faktury splatné 14 dnů po skončení akce.

10. V případě porušení ustanovení dle bodu VII. 7 nebo

VII. 8 zaplatí objednavatel pořadateli smluvní pokutu ve výši 10 000 Kč za každé jednotlivé porušení pravidel. Smluvní pokuta bude uhrazena na základě faktury splatné do 14 dnů po skončení akce. Tím není dotčeno právo pořadatele na úhradu způsobené škody a případně i na ukončení účas- ti objednavatele na akci.

ČLÁNEK VIII.

OSTATNÍ UJEDNÁNÍ

1. Zvláštní ujednání uvedená ve smlouvách mají přednost před pravidly uvedenými v těchto všeobecných pod- mínkách.

2. Kontaktní místo pořadatele bude uvedeno v pokynech pro instalaci expozic.

3. Objednavatel souhlasí s uvedením svého jména nebo obchodní firmy a kontaktních informací ve sborníku kon- ference, interních materiálech pořadatele, propagačních materiálech týkajících se pořádání konference a dalších ročníků, poskytnutí jména nebo obchodní firmy a případ- ných kontaktů dalším objednavatelům – vystavovatelům, sponzorům, spolupořadatelům a osobám, které mají vztah ke konferenci či k budoucím konferencím, a to dle uvážení pořadatele za předpokladu využití těchto informací způsobem důstojným a odpovídajícím běžnému obchod- nímu styku.

4. Pořadatel neposkytuje seznamy účastníků konference s ohledem na znění zákona o ochraně osobních údajů.

Aktuální znění Všeobecných podmínek komerční prezentace naleznete na xxx.xxxx.xx