Contract
1. Žádost – elektronický formulář a jeho vyplnění 2
2. Smlouva – podpis a důležitá ustanovení 11
3. Další náležitosti plynoucí ze smlouvy, termíny 11
4. Závěrečná zpráva 13
5. Finanční vypořádání 14
6. Doručení na Krajský úřad Ústeckého kraje 17
7. Nejčastější chyby při vyúčtování 17
1. Žádost – elektronický formulář a jeho vyplnění
Žádost o dotaci lze vyplnit na webových stránkách Ústeckého kraje, pod záložkou Dotace – Oblast školství, mládež a tělovýchovy – Programové dotace-Regionální podpůrný fond Ústeckého kraje – Prevence rizikového chování 2024.
Elektronický formulář žádosti je zveřejněn ve složce Prevence rizikového chování 2024. Formulář je možné vyplnit ode dne zveřejnění programu, jeho odeslání je možné až od začátku termínu přijímání žádostí (leden 2024).
Nenechávejte odeslání datové zprávy na poslední chvíli.
V závěru dotačního programu jsou zveřejněna kritéria hodnocení, řiďte se jimi při zpracování projektu.
Do názvu právnické osoby vyplní žadatel OFICIÁLNÍ
NÁZEV dle zápisu do školského rejstříku!
Při kliknutí na „ano“ se zobrazí další pole k vyplnění
Informace o identifikaci osob, v nichž má žadatel podíl a o výši tohoto podílu se týká OBCHODNÍCH KORPORACÍ (obchodními korporacemi jsou obchodní společnosti: veřejná obchodní společnost a komanditní společnost, společnost s ručením omezeným a akciová společnost, evropská společnost a evropské hospodářské zájmové sdružení; a družstva: družstvo a evropská družstevní společnost), (Zákon 90/2012 Sb., o obchodních korporacích).
Žadatelé do dotačního programu, kteří nejsou obchodní korporací (spolky) toto pole proškrtnou.
Týká se jen škol a školských zařízení, které jsou evidující osobou (mají právní formu např. spolku, zapsaného ústavu nebo společnosti s ručením omezeným). Osoby, které jsou uvedené v evidenci jako skuteční majitelé, vyplňte do žádosti a výpis vytiskněte jako povinnou přílohu k žádosti. Odkaz na evidenci je zveřejněn na webových stránkách pod žádostí o dotaci.
Žadatelé do dotačního programu, kteří nejsou evidujícími osobami, toto pole proškrtnou (např. příspěvkové organizace).
Při kliknutí na „ano“ se zobrazí další pole k vyplnění.
Liší-li se osoba odpovídající za projekt od osoby zastupující žadatele, zaškrtne žadatel políčko „ano“ a zobrazí se další pole k vyplnění.
Informace o osobě, která jedná za žadatele (podepisuje žádost, popř. smlouvu atd.) a právní důvod zastoupení - v případě, že žadatel zaškrtne pole „plná moc“, je nutné plnou moc doložit jako přílohu (pověření k zastupování).
V případě, že je žadatelem příspěvková organizace, vyplní žadatel informace o ZŘIZOVATELI, vč. čísla účtu vedeného u ČNB. Až v dalším poli vyplní bankovní údaje ŽADATELE.
Uvedené číslo účtu ŽADATELE musí souhlasit s přílohou v čl. 7 bod 4c) dotačního programu!
Na co konkrétně budou celkové finanční prostředky použity
Přesná specifikace místa konání projektu (především u výjezdních aktivit)
Popis současné situace v oblasti rizikového chování a duševního stavu žáků v dané škole, příp. lokalitě
Popište, jak budete provádět evaluaci.
Přesný popis cílové skupiny projektu: počet účastníků (předpokládaný), věková skupina a další bližší specifikace
Žadatel vybere minimálně 1 účel podpory, do kterého jeho projekt spadá – je možné vybrat i kombinaci všech 3 účelů
Stručný popis projektu v několika větách (co chce žadatel v projektu realizovat, co má být dosaženo, proč, jak, kdy a s kým)
Proč se žadatel rozhodl žádost podat (stručně).
Žadatel vybere z nabídky informaci o specializačním studiu.
Příklad:
1. etapa – příprava
2. etapa – realizace
3. etapa - vyhodnocení
musí vzniknout a být proplaceny před tímto termínem!
Nejpozdější termín je 31. 12. 2024.
termínu všechny náklady
ukončen -
uznatelné
Termín ukončení projektu bude z žádosti přenesen do smlouvy o poskytnutí dotace jako ZÁVAZNÝ UKAZATEL, nelze ho tedy svévolně měnit. Projekt musí být fyzicky i finančně do tohoto
Předpokládaná výše finančních prostředků na danou položku v Kč.
Součet bude proveden automaticky
Žadatel doplní případné vlastní zdroje. Ostatní spočítá žádost automaticky.
Minimální výše dotace je 50 000 Kč, max. požadovaná výše dotace je 200 000 Kč a zároveň je max. podíl dotace na celkových nákladech 100,00 %
Spočítá se automaticky v závislosti na výši vlastních zdrojů.
Položky v rozpočtu je potřeba vysvětlit v komentáři.
U programů a lektorů je vhodné uvést cenu za
hodinu práce.
Žadatel vyplní konkrétní využití finančních prostředků v rámci jednotlivých položek, tedy na co budou finanční prostředky konkrétně použity.
Položky rozpočtu, které je možné
v rámci dotačního programu uplatňovat
Povinné přílohy jsou označeny červeným čtverečkem, další přílohy dokládá žadatel pouze v případě, že tyto údaje nevyplývají z veřejných rejstříků (např. došlo ke změně statutární orgánu, která ještě není ve veřejném rejstříku zohledněna, atd.). Pokud žádné změny nemáte, nepřikládáte výpis ze školského rejstříku.
Žadatel předkládá prostřednictvím datové schránky všechny přílohy dle dotačního programu. Žadatel v elektronickém formuláři odškrtne, že je příloha doložena – před jejich zaškrtnutím zkontroluje, zda má všechny přílohy skutečně připravené.
Položky nákladového rozpočtu
V rámci dotačního programu Prevence rizikového chování 2024 lze uplatnit položky materiál (účtovaný na účet 501), služby (účtované na účet 518), cestovné (účtované na účet 512) a osobní náklady (účtované na účet 521).
Co a jak zařadit do jednotlivých položek
Materiál – nákup drobného hmotného neinvestičního majetku (všeho hmotného materiálu) přímo spojeného s projektem (neinvestičního = nemá trvalý charakter)
Služby – pronájem, ubytování, stravování, faktura za autobus objednaný pro skupinu, lektor na fakturu, faktura za program
Cestovné - jízdenky na MHD (autobus, vlak), cestovní příkazy
Osobní náklady – dohody o provedení práce nebo dohody o provedení činnosti
Všechny náklady musí být výhradně a přímo spojené s projektem, musí vzniknout a být proplacené v době termínu realizace projektu a musí být vedeny pod samostatným účetnictvím (nelze je zahrnout do celkového účetnictví žadatele).
V rozpočtu ve smlouvě bude:
ONIV – ostatní neinvestiční výdaje (vše kromě osobních nákladů)
OPPP – ostatní platby za provedenou práci (osobní náklady)
Nedokládá se již: SEPA, certifikace preventivních programů, doporučení poradny k programům, pobytům.
Zaškrtnutím červeného čtverečku žadatel čestně prohlašuje níže uvedené skutečnosti. Žadatel, který některé z polí odškrtnout nemůže, není oprávněným žadatelem.
Žádost musí být podepsaná uznávaným nebo kvalifikovaným elektronickým podpisem statutárního zástupce organizace
V poslední části formuláře postupuje žadatel dle pokynů uvedených přímo ve formuláři:
- do barevných polí vyplní e-mail, kam má přijít vyplněný formulář ve formátu PDF
- uloží si vyplněný formulář (můžete se k němu vracet)
- zkontroluje, zda data kompletně vyplnil
- finální formulář žádosti odešle do systému KÚ
Odesílejte do systému pouze 1 finální žádost!
Toto odeslání není ještě podáním žádosti (až odeslání datovou zprávou s přílohami).
Odeslání žádosti datovou schránkou
Po odeslání formuláře do systému KÚ přijde žadateli na e-mail, který zadal na poslední straně žádosti, formulář ve formátu PDF, který statutární zástupce podepíše uznávaným nebo kvalifikovaným elektronickým podpisem.
Následně zkontroluje a seřadí povinné přílohy dle pořadí uvedeném v dotačním programu (též v žádosti) a připojí je k datové zprávě.
Datovou schránkou žadatel zašle elektronicky podepsanou žádost (nelze skenovat žádost s ručním podpisem) i s přílohami prostřednictvím informačního systému datových schránek do datové schránky Ústeckého kraje (název datové schránky: Ústecký kraj, identifikátor datové schránky: t9zbsva, do buňky "k rukám" se uvede "SMT", do buňky "předmět" uvede:
"Žádost - Prevence rizikového chování 2024 – zkratka názvu školy".
Jestliže smlouvu podepisuje osoba na základě plné moci, musí být přílohou žádosti buď datový soubor vytvořený autorizovanou konverzí originálu nebo úředně ověřené kopie listinné plné moci nebo pověření tohoto zástupce včetně konverzní doložky, nebo plná moc v elektronické podobě podepsaná uznávaným nebo kvalifikovaným elektronickým podpisem.
Pokud odešlete žádost do datové schránky chybně, kontaktujte nás. Není možné zasílat opakovaně množství datových zpráv s opravami.
2. Smlouva – podpis a důležitá ustanovení
Rozhodnutí o přidělení/nepřidělení dotace bude zveřejněno na webových stránkách kraje. Všichni úspěšní žadatelé obdrží elektronicky návrh smlouvy o poskytnutí neinvestiční dotace, podrobný rozpočet financování projektu a pokyny k podepsání smlouvy.
Kontrola smlouvy
• příjemce smlouvu pečlivě prostuduje a zkontroluje své údaje. V případě, že nalezne špatně uvedený údaj, kontaktuje zpět garanta dotačního programu (na e-mail, ze kterého smlouva přišla).
Podpis smlouvy
• po zkontrolování údajů opatří statutární zástupce smlouvu datem a podepíše kvalifikovaným elektronickým podpisem – statutární zástupce podepíše také rozpočet, který je přílohou smlouvy.
• smlouvu podepisuje vždy statutární zástupce, případně osoba, která je pověřena jednat jménem příjemce
• v případě, že bude smlouva podepsána v zastoupení, je nutné se smlouvou zaslat také pověření k podpisu smluv pro osobu, která v zastoupení smlouvu podepsala
Úprava rozpočtu při krácení dotace
• v případě, že bylo žadateli vyhověno částečně (žadateli je schválena nižší dotace, než byla požadována), jsou celkové náklady přizpůsobeny schválené dotaci se zachováním závazného ukazatele (procentuální podíl dotace na celkových nákladech projektu)
Po podpisu smlouvy statutárním zástupcem hejtmana ÚK bude podepsaná smlouva zaslána zpět do datové schránky žadatele.
3. Další náležitosti plynoucí ze smlouvy, termíny
Některé náležitosti a povinnosti příjemce dotace plynoucí ze smlouvy, termíny:
Čl. I., odst. 1:
1.Poskytovatel v souladu s usnesením Rady/Zastupitelstva Ústeckého kraje………… č. ze dne
……. poskytuje příjemci ze svého rozpočtu neinvestiční dotaci ve výši ………….,- Kč (slovy korun
českých), která bude převedena bezhotovostně na účet příjemce uvedený v záhlaví této smlouvy, pod UZ (účelovým znakem) , za podmínky, že ji příjemce stanoveným způsobem použije
nejpozději do ...................
Čl. II., odst. 4 a 5:
4. Termínem ukončení realizace projektu je Pro příjemce je tento termín stanoven jako
závazný ukazatel.
5. Dotace je poskytnuta účelově (viz čl. II. odst. 1. smlouvy) a lze ji použít pouze na úhradu uznatelných nákladů přímo souvisejících s realizací projektu a vzniklých v době od .......... do …… (termín realizace projektu).
• termín ukončení projektu a tím uznatelnosti nákladů si určuje příjemce sám, v žádosti, ze které je přenesen do smlouvy
• všechny náklady projektu (celkové plánované náklady projektu) musí vzniknout a také být uhrazeny do tohoto termínu
Čl. II., odst. 7:
7. Jako závazný ukazatel byl stanoven podíl dotace na celkových plánovaných uznatelných nákladech projektu v maximální výši %. Závazný ukazatel musí být dodržen ve vztahu
k celkovým uznatelným nákladům projektu za dodržení druhového členění plánovaného nákladového rozpočtu.
• Maximální podíl dotace na celkových nákladech projektu (v procentech) je do smlouvy též přenesen z žádosti, tento závazný ukazatel nesmí být překročen (např. celkové náklady projektu jsou 200 000 Kč, dotace činí 140 000 Kč, maximální podíl dotace je 70% - vyúčtované celkové náklady projektu pak musí být minimálně 140 000 Kč a více). V rámci dotačního programu Prevence rizikového chování 2024 je povolen podíl dotace na celkových nákladech až 100 % (není tedy požadována žádná spoluúčast).
Čl. III., odst. 4:
4. Odpovídat za hospodárné použití přidělených prostředků v souladu se schváleným plánovaným nákladovým rozpočtem projektu, který je přílohou této smlouvy, a jejich řádné a oddělené
sledování v účetnictví, pod daným účelovým znakem (UZ), vedeném v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a to jak z hlediska nákladů projektu hrazených z dotace, tak z hlediska celkových uznatelných nákladů projektu.
• Celkové náklady projektu, které příjemce předloží v rámci vyúčtování, musí být vedeny samostatně v účetnictví. Celý projekt musí mít samostatné středisko pod ÚZ uvedeným ve smlouvě.
Čl. III., odst. 6:
6. Předat poskytovateli písemnou závěrečnou zprávu o použití poskytnuté dotace, a to do 30 dnů od ukončení realizace projektu. Spolu se závěrečnou zprávou je příjemce povinen předložit finanční vypořádání dotace. Ze závažných důvodů může být termín předložení závěrečné zprávy na žádost příjemce, postupem dle Zásad, prodloužen. Pokud byl projekt realizován před
uzavřením této smlouvy, je příjemce povinen předložit poskytovateli finanční vypořádání poskytnuté dotace do 30 dnů od uzavření této smlouvy.
• Je-li ve smlouvě uveden termín ukončení realizace projektu 30. 8. 2024, musí být závěrečná zpráva s finančním vypořádáním dotace doručena prostřednictvím datové schránky do 29. 9. 2024 (tedy třicátý den od termínu ukončení realizace projektu)
• Formulář závěrečné zprávy a finančního vypořádání je zveřejněn na webu Ústeckého kraje (Dotace – Oblast školství, mládeže a tělovýchovy – Programové dotace-Regionální podpůrný fond Ústeckého kraje – Prevence rizikového chování 2024)
Čl. IV. Porušení rozpočtové kázně
- v článku IV. jsou uvedeny sankce za porušení smluvního ujednání v případě:
• pozdního doručení závěrečné zprávy
• pozdního doručení doplnění závěrečné zprávy, ke kterému byl příjemce vyzván
• porušení povinnosti vést dotaci v samostatném účetnictví
• porušení povinnosti vést celkové náklady projektu v samostatném účetnictví a dalších porušení ujednání, stanovených smlouvou
4. Závěrečná zpráva
Formulář závěrečné zprávy, společně s finančním vypořádáním je zveřejněn na webových stránkách Ústeckého kraje, pod záložkou Dotace – Oblast školství, mládeže a tělovýchovy – Programové dotace – Regionální podpůrný fond Ústeckého kraje
– Prevence rizikového chování 2024 (stejně, jako je zveřejněna elektronická žádost o dotaci a další informace).
V Článku III., odstavci 6 Smlouvy o poskytnutí neinvestiční dotace je uvedena povinnost příjemce předat poskytovateli písemnou závěrečnou zprávu o použití poskytnuté dotace, a to do 30 dnů od ukončení realizace projektu. Jak je uvedeno výše, je třeba, aby nejpozději třicátý den od ukončení termínu realizace projektu byla závěrečná zpráva s finančním vypořádáním zaevidována podatelnou Krajského úřadu Ústeckého kraje. V případě, že je termín ukončení projektu 31. 12. 2024, musí být závěrečná zpráva doručena datovou schránkou nejpozději 30.
1. 2025!
Vyplnění závěrečné zprávy:
Základní informace – hlavičku vyplní příjemce dle údajů uvedených ve smlouvě, popř. v rozpočtu
Tyto údaje vyplní příjemce stejně, jako jsou uvedeny v rozpočtu ve smlouvě.
Název projektu – shodný se žádostí a smlouvou
Číslo smlouvy u poskytovatele – uvedeno ve smlouvě
Název spolu dle registrace
Informace z realizace projektu – každý bod stačí popsat několika větami, vystihnout hlavní podstatu, činnost, hodnocení.
5. Finanční vypořádání (dále také vyúčtování)
Finanční vypořádání obsahuje:
a) přehled všech piíjmů projektu
b) přehled všech výdajů projektu + přehled výdajů hrazených z dotace
Povinnou přílohou k finančnímu vypořádání je:
• výpis z odděleného účetnictví, ze kterého jsou identifikovatelné příjmy a výdaje projektu (výnosové účty, nákladové účty, pokladna/bankovní účet).
a) Do tabulky Celkový piehled piíjmů projektu vyplní žadatel všechny finanční prostředky, které v projektu použil: zdroj ze kterého je získal a částku.
Součet přijatých finančních prostředků nemůže být vyšší, než výdaje projektu.
b) Do tabulky Celkový piehled všech výdajů projektu je potřeba vyplnit:
Číslo dokladu – tak, jak ho žadatel vede ve svém účetnictví Datum platby – datum platby uvedený na dokladu Dodavatel – ten, kdo dodal zboží, služby apod.
Účel platby – za co žadatel zaplatil
Částka v Kč – kolik Kč celkem žadatel zaplatil
Z toho dotace - kolik Kč bylo hrazeno z dotace
Do tabulky musí být náklady vypsány jednotlivě na řádky tak, jak byly pořízeny a jsou vedeny v účetnictví příjemce dotace: např. pokud má příjemce 2 účetní doklady na: kancelářský materiál za 2 000Kč, odměny za 5 000Kč, nelze do tabulky zapsat souhrnně jeden náklad, např. materiál za 7 000Kč. Náklady a částky v tabulce se shodují s údaji ve výpisu z účetnictví.
Všechny výdaje projektu musí vzniknout a být zaplaceny (i zaúčtovány) nejpozději do termínu konce realizace projektu!
Účtování jednotlivých položek nákup materiálu
• finanční částka za všechen materiál, věcné dary, které žadatel plánuje k projektu pořídit
• účet 501-Materiál
nákup služeb
• účty za provedené služby, faktury na provedení služeb poskytnutých k projektu – např. faktura k objednání autobusu, potisk oblečení, grafické práce, ubytování, služby lektorů na fakturu
• účet 518-Služby
úhrada cestovného
• Výši cestovních náhrad stanovuje zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění
• účet 512-Cestovné
• doložena musí být také úhrada cestovních náhrad pracovníkovi projektu - např. výpis z účtu, pokladní výdajové doklady
• výdaje spojené s cestovními náhradami musejí odpovídat cenám obvyklým v místě a čase realizace projektu
osobní náklady
- při dokladování osobních nákladů příjemce dokládá jak existenci pracovněprávního vztahu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, tak objem a charakter práce, která byla v rámci projektu tímto zaměstnancem odvedena
- v účet 521-Mzdové náklady
Celkový přehled financování
Do tabulky Celkový přehled financování je potřeba uvést skutečné údaje vyúčtování. Na závěr příjemce závěrečnou zprávu opatří podpisem statutárního orgánu, doplní datum vyplnění.
6. Doručení na Krajský úřad Ústeckého kraje
Po vyplnění závěrečné zprávy a finančního vypořádání přiloží příjemce povinnou přílohu (sjetinu z účetnictví) a DATOVOU SCHRÁNKOU (ID: t9zbsva)
Závěrečnou zprávu je potřeba zaslat v dostatečném předstihu tak, aby byla na doručena na KÚ nejpozději třicátý den od termínu ukončení realizace projektu!
7. Nejčastější chyby ve vyúčtování
Nedostatečně vyplněná závěrečná zpráva – není potřeba psát dlouhé slohové práce, ale každý bod závěrečné zprávy musí být vyplněn, včetně počtu a věkové skupiny účastníků projektu.
Nedostatečně vyplněný Celkový přehled výdajů projektu – není možné vyplnit položky jednou souhrnnou částkou za několik nákladů, jednotlivé náklady je potřeba vypsat samostatně dle sjetiny z účetnictví či účetní knihy (jednotlivých účtů a faktur).
Tabulka Celkový přehled výdajů projektu nekoresponduje s povinnou přílohou – údaje a částky v tabulce celkového přehledu VÝDAJŮ projektu musí být stejné, jako v povinné příloze (sjetině z účetnictví nebo účetní knize), výdaje musí být uvedeny jednotlivě tak, jak je příjemce vede v účetnictví.
Pozdní zaslání závěrečné zprávy a finančního vypořádání – v odůvodněných a závažných případech lze písemně zažádat o prodloužení termínu předložení vyúčtování (viz smlouva čl. III., odst. 6). Žádost musí být na Krajský úřad Ústeckého kraje – odbor školství podána před ukončením lhůty pro předložení vyúčtování. V případě, že příjemce nepředloží vyúčtování ve stanoveném termínu, ani nepodá žádost o prodloužení termínu předložení vyúčtování, dopustí se dle Xxxxxxx o poskytnutí neinvestiční dotace porušení rozpočtové kázně.