SMLOUVA O ZAJIŠTĚNÍ části veřejné zakázky
SMLOUVA O ZAJIŠTĚNÍ části veřejné zakázky
“Pronájem prostor a AV techniky vč. souvisejících služeb – konference Moderní veřejná správa 2017“
k veřejné zakázce
„II. výroční konference Moderní veřejná správa 2017 – pronájem prostor, catering a AV technika vč. souvisejících služeb“
Uzavřená podle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, (dále jen „občanský zákoník“)
(dále jen „Smlouva“)
Článek I. Smluvní strany
Česká republika – Ministerstvo vnitra
Sídlo: Nad Štolou 936/3, 170 34 Praha 7
Kontaktní adresa: xxx. Hrdinů 1634/3, 140 21 Praha 4
IČO: 00007064
DIČ: CZ00007064
Bankovní spojení: xxxxxxxxxxxxxx
Číslo účtu: xxxxxxxxxxxxxx
Zastoupená: xxxxxxxxxxxxxxx, ředitelem odboru strategického rozvoje a
koordinace veřejné správy
Kontaktní osoba: xxxxxxxxxxxxxxx
Tel: xxxxxxxxxxxxx, Mobil. tel.: xxxxxxxxxxxxxxx e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxx
- a –
Masarykova univerzita
Sídlo:
Kontaktní adresa:
Žerotínovo nám. 617/9, 601 77 Brno
Xxxxxxxxxx
univerzita,
Správa
Univerzitního kampusu
Bohunice, Kamenice 753/5, 625 00 Brno
IČO: 00216224
DIČ: CZ00216224
Bankovní spojení: xxxxxxxxxx
Číslo účtu: xxxxxxxxxx
Zastoupená: xxxxxxxxxxxxxxxx, ředitelem SUKB
(dále jen „objednatel“)
Masarykova univerzita je veřejnou vysokou školou zřízenou zákonem. Nemá zákonnou povinnost zápisu do obchodního rejstříku, je zapsána do živnostenského rejstříku vedeného Živnostenským úřadem města Brna.
Kontaktní osoba: xxxxxxxxxxxxxxxx
Telefon: xxxxxxxxxxxxxxxx
E-mail: xxxxxxxxxxxxxxxx
(dále jen „poskytovatel“)
Článek II.
Předmět smlouvy
(1) Předmětem této smlouvy je úprava práv a povinností smluvních stran při plnění části veřejné zakázky s názvem ,,Pronájem prostor a AV techniky vč. souvisejících služeb – II. výroční konference Moderní veřejná správa 2017“, která je součástí veřejné zakázky „II. výroční konference Moderní Veřejná správa 2017 – pronájem prostor, catering a AV technika vč. souvisejících služeb“, jež je realizována v souvislosti s plněním projektu „Implementační jednotka Strategického rámce rozvoje veřejné správy České republiky pro období 2014 - 2020", reg. č. CZ.03.4.74/0.0/0.0/15_019/0000125.
(2) Touto smlouvou se poskytovatel zavazuje, že řádně a včas zajistí ve dnech
1. – 2. 6. 2017 prostory a AV techniku včetně souvisejících služeb na II. výroční konferenci Moderní veřejná správa 2017. Poskytovatel se zavazuje, že pro výše popsanou konferenci minimálně zajistí reprezentativní konferenční prostory v areálu UKB MU Kamenice 753/5, 625 00 Brno, jehož je poskytovatel vlastníkem, a to celkem pro 320 osob. Jedná se o prostory učebny v pavilonu A11/místnost č. 114, prostor auly v pavilonu A22/116, prostor učebny A11/236 a prostor učebny A11/228 včetně audiovizuální techniky a její obsluhy. Poskytovatel dále zajistí ve stejném areálu šatnu. Objednatel dále požaduje zajištění audiozáznamu ze všech přednášek, které na konferenci budou prezentovány, zajištění ostrahy a požárního dohledu.
(3) Poskytovatel se zavazuje, že pro pořádání II. výroční konference Moderní Veřejná správa 2017 zajistí:
a) reprezentativní prostory, které jsou moderní, udržované a čisté
b) bezplatné parkování pro min. 8 (max. 15) vozidel účastníků konference v místě konání konference, které bude k dispozici první den konference od 7:00 do 24:00 hod. a druhý den konference od 7:30 do 16:00 hod.
c) 4 konferenční místnosti – první s kapacitou alespoň 320 osob, druhou s
2
kapacitou alespoň 270 osoba, třetí s kapacitou alespoň 50 osob a čtvrtou s kapacitou 24 osoby, aby v každém z těchto sálů mohla souběžně probíhat přednáška,
d) uzamykatelné zázemí pro organizátory,
e) ve všech 4 sálech divadelní nebo školní typ uspořádání stolů a židlí
f) v prvním sále s kapacitou alespoň pro 320 osob pódium, na kterém budou umístěny stoly a židle pro panelisty (min. pro 6 osob),
g) v druhém sále s kapacitou alespoň pro 270 osobu prostor pro panelisty (min. 5 osoby)
h) informační vybavení prostor – informační panely, obrazovky a whiteboardy, na kterých budou k dispozici organizační informace týkající se konference
i) regulovatelnou teplotou konferenčního prostoru, místnosti musí být klimatizovány
j) prostor pro odkládání svrchních oděvů účastníků konference, který musí být uzamykatelný
k) prostor pro rozestavění cateringu a jeho zázemí
l) foyer s dostatečným vnitřním prostorem pro 10 stánků; v širším okruhu musí být také přívod elektrického proudu
m) dostatečné množství sociálních zařízení (min. 10) s potřebným hygienickým vybavením (papírové ubrousky, mýdlo apod.)
(4) Poskytovatel se po dobu trvání Konference Moderní Veřejná správa 2017 zavazuje, že:
a) technické vybavení bude k dispozici po dobu pronájmu konferenčních prostor – první den konference od 7:00 do 20:00 hod. a druhý den konference od 7:00 do 14:00 hod.
b) audiovizuální technika bude pro konferenci včetně odborné obsluhy, která před začátkem akce objednatele a jeho zaměstnance zaškolí a která bude na místě konference k dispozici první den konference od 7:00 o 20:00 hod. a druhý den konference od 7:30 do 14:00 hod.
c) zajistí ozvučení sálů
d) poskytne mikrofony (4 ks do místnosti pro 320 osob a 4 ks do místnosti pro 270 osobu)
e) poskytne 1 řečnický pult do sálu pro 320 osob
f) poskytne dataprojektor (min. 1 ks v každé konferenční místnosti – konkrétní počet takový, aby byla zajištěna dostatečná viditelnost pro všechny účastníky)
g) poskytne projekční plochu nebo plátno v každé konferenční místnosti, v místnosti pro 320 osob min. rozměrů 2x3 m, v ostatních sálech ve velikosti přiměřené k velikosti daného sálu, tedy v takové, aby všichni účastníci měli
3
možnost na projekční plochu dohlédnout
h) poskytne laserové ukazovátko (celkem 3 ks)
i) poskytne PC s monitorem nebo notebook (1 ks v sále pro 320 osob, 1 ks v sále pro 270 osobu a 1 ks v sále pro 50 osob)
j) zajistí elektrické osvětlení
k) zajistí možnost zatemnění největšího konferenčního sálu
(5) Poskytovatel pro potřeby realizačního týmu objednatele musí zajistit:
a) kontaktní osoby poskytovatele pro komunikaci týkající se pronajatých prostor, zajištění správy AV techniky a provozních záležitostí před zahájením konference a během jejího průběhu
b) požární dohled a ostrahu první den konference min. od 7:00 do 20:00 hod. a druhý den konference min. od 7:00 do 14:00 hod za pomoci pultu centrální ochrany
c) pořízení audiozáznamu ze všech přednášek konaných na konferenci
(6) Objednatel se touto smlouvou zavazuje poskytovateli za služby uvedené v této smlouvě zaplatit řádně a včas cenu uvedenou v této smlouvě.
Článek III.
Termín a místo poskytování služeb
(1) Služby uvedené v předmětu této smlouvy budou poskytovány ve dnech 1. – 2. 6. 2017. První den konference v čase od 7:00 do 20:00 hodin a druhý den konference v čase od 7:00 do 16:00 hodin. Uvedené časové rozmezí je minimální.
(2) Místem poskytování služeb uvedených v předmětu této smlouvy je Masarykova univerzita, Správa Univerzitního kampusu Bohunice, Kamenice 5, 625 00 Brno.
Článek IV.
Cena a platební podmínky
(1) Smluvní strany se dohodly, že za služby poskytnuté řádně ve sjednané kvalitě podle této smlouvy objednatel zaplatí poskytovateli celkovou cenu, která činí 81.440,- Kč bez DPH (slovy osmdesátjednatisícčtyřistačtyřicet korunčeských), tj. 98.542,40 Kč s DPH (slovy devadesátosmtisícpětsetčtyřicetdva,40 korunčeských), při sazbě DPH ve výši 21 %, přičemž sazba DPH bude v případě její změny stanovena v souladu s platnými právními předpisy. Celková cena se skládá z následujících položek:
4
Položka | Cena v Kč bez DPH | Výše DPH v Kč | Cena v Kč včetně DPH |
Pronájem konferenčních sálů (včetně AV techniky) | 71.180,-- | 14.947,80 | 86.127,80 |
Služby AV technika | 6.660,-- | 1.398,60 | 8.058,60 |
Zajištění audiozáznamu | 3.600,-- | 756,-- | 4.356,-- |
Celková cena | 81.440,-- | 17.102,40 | 98.542,40 |
(2) Výši celkové ceny lze změnit pouze dodatkem ke smlouvě, která bude podepsána oběma stranami uzavírajícími tuto smlouvu. Pakliže dodatek ke smlouvě sepsán nebude, pak je tato celková sjednaná cena poskytovaných služeb stanovena jako cena nejvýše přípustná a nepřekročitelná a zahrnuje zejména veškeré výlohy, výdaje a náklady vzniklé poskytovateli v souvislosti s poskytováním služeb. V nájmu je zahrnuta i spotřeba elektřiny, úklid a likvidace odpadu a možnost používání sociálních zařízení.
(3) Faktura (daňový doklad) vystavená poskytovatelem musí obsahovat náležitosti stanovené právními předpisy a dále vyčíslení zvlášť ceny služeb bez DPH, zvlášť DPH a cenu služeb včetně DPH. Na faktuře budou jednoznačně rozlišeny ceny za jednotlivé položky, které jsou uvedeny v čl. IV odst. 1.
(4) Objednatel nebude poskytovat poskytovateli jakékoliv zálohy na úhradu ceny poskytnutých služeb. Celková faktura bude vystavena poskytovatelem a předána objednateli druhý den konání konference, tedy 2. 6. 2017.
(5) Smluvní strany se dohodly na lhůtě splatnosti faktury v délce třiceti (30) kalendářních dnů ode dne předání faktury objednateli. Cena za poskytnuté služby se považuje za uhrazenou okamžikem odepsání fakturované ceny za poskytnuté služby z bankovního účtu objednatele.
(6) Objednatel je oprávněn před uplynutím lhůty splatnosti faktury vrátit bez zaplacení fakturu, která neobsahuje náležitosti stanovené touto smlouvou nebo budou-li tyto údaje uvedeny chybně. Poskytovatel je povinen podle povahy nesprávnosti fakturu opravit nebo nově vyhotovit. V takovém případě není objednatel v prodlení se zaplacením ceny poskytnutých služeb. Okamžikem doručení náležitě doplněné či opravené faktury začne běžet nová lhůta splatnosti faktury v délce třiceti (30) kalendářních dnů.
(7) Pokud bude poskytovatel v prodlení s plněním jakékoli povinnosti podle této smlouvy, zejména pokud neposkytne služby řádně a včas a/nebo ve sjednané
5
kvalitě, nebude objednatel povinen provést úhradu ceny za poskytnuté služby podle této smlouvy.
(8) Platby budou probíhat výhradně v měně CZK (Kč), rovněž všechny cenové údaje budou uváděny v této měně.
Článek V.
Práva a povinnosti smluvních stran
(1) V případě, že o to objednatel požádá a odůvodní, je mu poskytovatel povinen bezodkladně písemně poskytnout potřebné informace související s předmětem této smlouvy. Objednatel je také povinen poskytnout poskytovateli veškerou součinnost, nezbytnou pro poskytnutí služeb v souladu s touto smlouvou, kterou lze po něm spravedlivě požadovat.
(2) Poskytovatel není bez předchozího písemného souhlasu objednatele oprávněn postoupit práva a povinnosti z této smlouvy na třetí osobu.
(3) Smluvní strany jsou povinny bez zbytečného odkladu (maximálně však do 7 pracovních dnů) oznámit změnu údajů v záhlaví smlouvy. Takovéto změny jedna strana oznámí druhé straně písemně (buď datovou zprávou, či e-mailem).
(4) Poskytovatel je povinen dokumenty související s poskytováním služeb dle této smlouvy uchovávat nejméně po dobu deseti (10) let od konce účetního období, ve kterém došlo k zaplacení poslední části ceny poskytnutých služeb popř. k poslednímu zdanitelnému plnění dle této smlouvy, a to zejména pro účely kontroly oprávněnými kontrolními orgány.
(5) Poskytovatel je povinen umožnit kontrolu dokumentů souvisejících s poskytováním služeb dle této smlouvy ze strany objednatele a jiných orgánů oprávněných k provádění kontroly.
(6) Poskytovatel je podle ustanovení § 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), povinen spolupůsobit při výkonu finanční kontroly.
(7) Poskytovatel je povinen upozornit objednatele písemně na existující či hrozící střet zájmů bezodkladně poté, co střet zájmů vznikne nebo vyjde najevo, pokud poskytovatel i při vynaložení veškeré odborné péče nemohl střet zájmů zjistit před uzavřením této smlouvy.
(8) Poskytovatel bez jakýchkoliv výhrad souhlasí se zveřejněním své identifikace a všech dalších údajů uvedených v této smlouvě včetně ceny poskytovaných služeb minimálně na profilu objednatele a v Registru smluv.
6
(9) Poskytovatel se zavazuje objednateli neprodleně oznámit veškeré významné skutečnosti, které by mohly mít vliv na plnění dle této smlouvy. Takovou skutečností je zejména, změna majetkoprávního postavení poskytovatele. Poskytovatel se zavazuje objednatele neprodleně informovat o jakýchkoliv okolnostech, které mohou ohrozit řádné a včasné poskytnutí služeb v souladu s touto Smlouvou.
(10) Poskytovatel je při poskytování služeb povinen postupovat s odbornou péčí, podle svých nejlepších znalostí a schopností, přičemž je při své činnosti povinen sledovat a chránit zájmy a dobré jméno objednatele a postupovat v souladu s jeho pokyny. Objednatel je povinen poskytovat poskytovateli součinnost nezbytnou k řádnému plnění povinností poskytovatele dle této smlouvy. V případě nevhodných pokynů objednatele je poskytovatel povinen na nevhodnost těchto pokynů objednatele písemně upozornit, v opačném případě nese poskytovatel zejména odpovědnost za vady a za škodu, které v důsledku nevhodných pokynů objednatele objednateli a/nebo poskytovateli a/nebo třetím osobám vznikly.
(11) Prostory budou předány objednateli ve stavu způsobilém k řádnému užívání k účelu uvedenému v čl. II této smlouvy ve dnech a hodinách dle čl. III, zpět poskytovateli budou předány ve dnech a hodinách dle čl. III.
(12) Objednatel je povinen v užívaných prostorách dodržovat pořádek, čistotu a chránit majetek poskytovatele. Objednatel odpovídá za škody vzniklé na pronajatých prostorách a za zničení, odcizení a jakékoliv znehodnocení věcí poskytovatele nalézajících se v pronajatých prostorách, i věcí vnesených objednatelem, ke kterým došlo prokazatelným zaviněním pracovníků objednatele, jeho partnery nebo v souvislosti s činností jím v pronajatých prostorách provozovanou. Objednatel odpovídá za účastníky činnosti jím provozované dle této dohody, kteří se mohou pohybovat pouze v určeném prostoru a budou udržovat pořádek a klid v budově.
(13) Poskytovatel odpovídá za škody vzniklé na pronajatých prostorách a za zničení, odcizení a jakékoliv znehodnocení věcí poskytovatele nalézajících se v pronajatých prostorách, i věcí vnesených objednatelem nebo jeho zaměstnanci či partnery, ke kterým došlo prokazatelným zaviněním pronajímatele nebo jeho zaměstnanců či partnerů.
(14) Po ukončení nájmu je objednatel povinen vrátit prostory vyklizené a ve stavu, v jakém je převzal, s přihlédnutím k obvyklému opotřebení, a to ve dnech a hodinách uvedených v čl. III. Předání a převzetí pronajatých prostor poskytovatelem se realizuje písemným, oboustranně potvrzeným zápisem.
(15) Objednatel není oprávněn bez svolení poskytovatele přenechat pronajaté prostory třetí osobě, a to ani zdarma ani za úplatu. Objednatel se zavazuje dodržovat obecně závazné právní předpisy týkající se užívání nebytových prostor, zejména předpisy
7
BOZP a PO a hygienické předpisy včetně interních předpisů poskytovatele. Seznámení s těmito předpisy potvrzuje objednatel podpisem této smlouvy.
(16) Objednatel je povinen seznámit své dotčené zaměstnance a partnery s aktuálním zněním interních předpisů:
1.1. Stanovení organizace zabezpečení bezpečnosti práce a ochrany zdraví při práci na Masarykově univerzitě,
1.2. Organizace zabezpečení požární ochrany na Masarykově univerzitě,
1.3. Provozní řád UKB ,
1.4. Přehled norem KŘ, BOZP a PO v UKB,
1.5. Vyhodnocení rizik v UKB podle ZP,
jejichž úplné znění (popř. odkaz na znění těchto předpisů) je objednateli přístupné na webové stránce xxxx://xxx.xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxx.
Článek VI.
Smluvní sankce, odstoupení od smlouvy a výpověď smlouvy
(1) V případě, že poskytovatel nebo objednatel odstoupí od Xxxxxxx ve lhůtě méně než 21 dní před sjednaným termínem prvního dne konání konference, je povinen uhradit objednateli/poskytovateli smluvní pokutu ve výši ceny uvedené v čl. IV. odst. 1 této smlouvy, tedy ve výši 100 % sjednaného nájemného, a to ve lhůtě do 30 dnů od oznámení o odstoupení od této smlouvy.
(2) V případě, že poskytovatel nebo objednatel odstoupí od Xxxxxxx ve lhůtě více než
21 dnů před konáním konference, je povinen uhradit objednateli/poskytovateli smluvní pokutu ve výši 50 % sjednaného nájemného ve lhůtě do 30 dnů od oznámení o odstoupení od této smlouvy.
(3) V případě, že poskytovatel nebo objednatel odstoupí od Xxxxxxx ve lhůtě více než 3 měsíce před konáním konference, je povinen uhradit objednateli/poskytovateli smluvní pokutu ve výši 10 % sjednaného nájemného ve lhůtě do 30 dnů od oznámení o odstoupení od této smlouvy.
(4) Objednatel je oprávněn od smlouvy bez dalšího odstoupit kdykoli, kdy poskytovatel poruší svoje povinnosti stanovené v článcích IV. a V. této smlouvy.
(5) V případě, že poskytovatel poruší svoje povinnosti uvedené v některém z ustanovení čl. II., III., IV. a V. této smlouvy, je povinen objednateli zaplatit smluvní pokutu ve výši 1.000,- Kč za každé jednotlivé porušení, a to ve lhůtě do 15 dní ode dne doručení písemné výzvy od objednatele.
(6) Pro případ prodlení objednatele s vyklizením a řádným předáním pronajatých prostor se sjednává smluvní pokuta ve výši 5000,- Kč za každý i započatý
8
kalendářní den prodlení. Smluvní pokuta se sjednává objektivně a nezávisle na tom, zda a v jaké výši vznikne v této souvislosti poskytovateli škoda, kterou lze vymáhat samostatně.
(7) Ujednáním smluvní pokuty uvedeným shora v odst. 1, 2 a 3 tohoto článku není dotčen nárok objednatele na náhradu způsobené škody, přičemž smluvní strany tímto výslovně vylučují ust. § 2050 zák. č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, v platném znění.
(8) Smluvní strany sjednávají, že na tuto smlouvu se nevztahuje ust. § 2285 zák. č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, v platném znění, o automatickém prodlužování smlouvy. Toto ustanovení se vylučuje s tím, že smlouvu lze prodloužit pouze výslovným písemným projevem vůle obou smluvních stan.
(9) Smluvní strany sjednávají, že se pro tuto smlouvu vylučuje použití § 2315 občanského zákoníku.
(10) Objednatel má právo odstoupit od smlouvy v případě, že konference bude zrušena a tedy se nebude konat v důsledku důvodů spočívajících ve vyšší moci. Smluvní strany se dohodly, že v takovém případě nemá poskytovatel nárok na zaplacení ceny.
(11) Zrušení plánované akce musí být písemné a doručené na kontaktní adresu či osobu poskytovatele.
(12) V případě, že konference bude zrušena v důsledku shora uvedeného důvodu v jejím průběhu, má objednatel právo od této smlouvy odstoupit, přičemž poskytovateli v takovém případě náleží nárok na odměnu ve výši reálně vzniklých nákladů, jejichž výši poskytovatel objednateli doloží do 3 pracovních dnů od vzniku příčinné události.
Článek VII.
Závěrečná ustanovení
(1) Práva a povinnosti Smluvních stran neupravená touto smlouvou se řídí právními předpisy České republiky, zejména pak zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění.
(2) Smluvní strany se zavazují, že veškeré spory vzniklé v souvislosti s realizací smlouvy budou řešeny smírnou cestou – dohodou. Nedojde-li k dohodě, budou spory řešeny před příslušnými obecnými soudy ČR.
9
(3) Tato smlouva může být měněna nebo zrušena pouze písemně formou číslovaných dodatků podepsaných oběma smluvními stranami.
(4) Tato smlouva podléhá zveřejnění v Registru smluv.
(5) Tato smlouva je vyhotovena ve čtyřech stejnopisech, z nichž tři obdrží objednatel a jeden poskytovatel. Objednatel po podpisu této smlouvy vyznačí na všechny stejnopisy evidenční číslo této smlouvy.
(6) Každá ze smluvních stran prohlašuje, že tuto smlouvu uzavírá svobodně a vážně, že považuje obsah této smlouvy za určitý a srozumitelný a že jsou jí známy veškeré skutečnosti, jež jsou pro uzavření této smlouvy rozhodující, na důkaz čehož připojují smluvní strany k této smlouvě své podpisy.
(7) Tato smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami.
Za objednatele:
V Praze dne 15. 2. 2017
Česká republika – Ministerstvo vnitra
xxxxxxxxxxxxxx ředitel odboru strategického rozvoje a koordinace veřejné správy
Za poskytovatele:
V Brně dne 20. 2. 2017
Správa Univerzitního kampusu Bohunice
xxxxxxxxxxxxxxxxx
ředitel
10