Podmínky pro organizování a financování českých oficiálních účastí na mezinárodních veletrzích a výstavách v zahraničí v roce 2016
Podmínky pro organizování a financování českých oficiálních účastí na mezinárodních veletrzích a výstavách v zahraničí v roce 2016
Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR, dále jen MPO, organizuje v rámci svých proexportních programů v roce 2016 oficiální účasti českých vystavovatelů na veletrzích a výstavách v zahraničí, které se řídí těmito Podmínkami. Forma a rozsah podpory se odvíjí od kategorie české oficiální účasti, počtu přihlášených vystavovatelů, dostupné veletržní plochy a finančních limitů MPO.
OBSAH:
1. Informace pro vystavovatele - všeobecné podmínky účasti
2. Kategorie českých oficiální účastí a formy poskytované podpory
3. Informace pro realizátory
4. Závěrečná ustanovení
1. INFORMACE PRO VYSTAVOVATELE - VŠEOBECNÉ PODMÍNKY ÚČASTI
Způsobilost pro účast:
▪ Tuzemská právnická osoba se sídlem v ČR nebo fyzická osoba s bydlištěm v ČR a českým IČ.
▪ Exponátová náplň vystavovatele představuje nabídku zboží nebo služeb výhradně české provenience tuzemských výrobců a exportérů v souladu s pravidly EU o původu zboží a odpovídá nomenklatuře dané veletržní správou.
Přihlášení k účasti:
▪ Vystavovatel - žadatel o podporu v rámci české oficiální účasti (dále také jen „Akce“) je povinen zaslat na MPO originál vyplněné závazné „Přihlášky vystavovatele“ k české oficiální účasti na veletrhu nejpozději 2 měsíce před zahájením Akce. Přihláška je ke stažení na webových stránkách MPO xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx- obchod/podpora-exportu.
▪ Podporu obdrží pouze u MPO přihlášení a oficiálně zaevidovaní vystavovatelé. Na přihlášku adresovanou jinému subjektu (veletržní správa, navrhující asociace, realizátor) není brán zřetel.
▪ MPO si vyhrazuje právo odmítnout „Přihlášku vystavovatele“ z důvodu nedostatku výstavní plochy, přičemž o zařazení do oficiální účasti rozhoduje pořadí došlých přihlášek.
▪ MPO si také vyhrazuje právo odmítnout „Přihlášku vystavovatele“ k účasti na dalších veletrzích v případě, že vystavovatel v rámci některé z předchozích oficiálních účastí, na které jako vystavovatel participoval, nedodrží veškeré podmínky nebo se finančně nevyvázal vůči realizátorovi (na základě důvodné fakturace).
Povinnosti vystavovatele:
▪ Vystavovatel je povinen poskytnout nutnou součinnost vybranému realizátorovi v průběhu přípravy české oficiální účasti na veletrhu.
▪ Na veletrhu musí být fyzicky přítomen zástupce vystavovatele.
▪ Zástupce vystavovatele se zavazuje být přítomen na expozici po celou dobu konání veletrhu od jeho zahájení až do konce a dodržovat otevírací hodiny veletrhu.
▪ Vystavovatel je povinen mít připravenou vlastní část expozice před zahájením veletrhu. Předání expozice probíhá po dohodě s realizátorem den před otevřením veletrhu. V případě, že vystavovatel odhalí nedostatky oproti sjednané dohodě, realizátor zajistí nápravu.
▪ Vystavovatel souhlasí s poskytnutím zpětné vazby MPO týkající se přínosů plynoucích z veletržní účasti a dosažených komerčních efektů prostřednictvím vyplnění „Dotazníku pro vystavovatele“, a to jak bezprostředně po konání veletrhu (v závěru Akce odevzdá dotazník projektovému manažerovi MPO, event. zašle e-mailem nejpozději 1 týden po ukončení české oficiální účasti), tak i na základě vyžádání s časovým odstupem až jeden rok po skončení veletrhu.
Další ustanovení:
▪ Pokud je vystavovatel ve společném stánku se zahraničním partnerem, je na informačním pultu, stěnovém panelu nebo límci této expozice uveden pouze název českého vystavovatele.
▪ Pokud se již přihlášený vystavovatel z účasti odhlásí po datu uzávěrky přihlášek, či se Akce nezúčastní, je povinen prokazatelně vzniklé náklady realizátorovi uhradit.
2. KATEGORIE ČESKÝCH OFICIÁLNÍ ÚČASTÍ A FORMY POSKYTOVANÉ PODPORY
A ) NÁRODNÍ VÝSTAVA
Národní výstavy jsou Akce zaměřené především na prioritní teritoria, jejichž hlavním rysem je partnerství státu a podnikatelských subjektů. Tyto výstavy bývají pořádány samostatně mimo mezinárodní výstavní akce, případně se jedná o mezinárodní veletrhy, na kterých ČR může vystupovat jako tzv. partnerská země. Jejich organizace předpokládá účast minimálně 20 vystavovatelů. MPO zajistí vystavovatelům mj. výstavní plochu a stavbu expozice.
Prostor v expozici
MPO poskytne každému vystavovateli výstavní plochu o velikosti 9 m2 (z toho 1-2 m2 bude použito na společné zázemí) uhradí základní stavbu české expozice (stěnové panely, informační pult, koberec), včetně osvětlení. MPO navíc uhradí vystavovateli plochu pro prezentaci jeho exponátů v závislosti na celkové disponibilní ploše. MPO hradí centrální připojení elektřiny, přívod a odpad vody, internet (24 hodinové Wi-Fi připojení k síti po celou dobu konání Akce pro všechny vystavovatele, včetně paušálu za přenos dat a hardware) a úklid. Dále hradí pojištění celé expozice vyjma vlastního vybavení jednotlivých vystavovatelů a jejich vlastních exponátů.
Vystavovatel hradí položky, které nejsou hrazeny MPO a jsou v příloze č. 1 těchto Podmínek uvedeny jako mandatorní; a dále hradí položky, které si jako nadstandardní písemně objedná vystavovatel od realizátora.
Grafický koncept expozice
Expozice je realizována podle Prezentačního manuálu MPO pro ČOÚ. Grafika expozice vyjadřuje skutečnost, že se jedná o národní výstavu České republiky a je hrazena MPO. MPO také hradí a schvaluje loga a názvy jednotlivých vystavovatelů, které budou umístěny na informačním pultu, stěnovém panelu nebo límci stánku. Vystavovatel se zavazuje, že svou vnitřní grafikou, nenaruší celkový koncept české expozice.
Společné prostory v expozici
Společné zázemí české výstavy (kuchyňka, sklad a jednací místnost) hradí MPO a je k dispozici pro všechny vystavovatele. Jeho rozsah bude dán počtem vystavovatelů a rozsahem expozice. Společné zázemí tvoří kuchyňka (vybavená dřezem, boilerem, vařičem, několika lednicemi, min. jedním kávovarem a varnou konvicí, sadou nádobí pro 24 osob + nádobím na jedno použití dle potřeby), skladové prostory s regály, věšáky, koši a event. několika uzamykatelnými skříňkami a prostor pro jednání vybavený stoly a židlemi.
Doprovodná propagace
Doprovodnou propagaci odpovídající nabídce vítězného realizátora (např. společenská akce, seminář, workshop, tisková konference, inzerce, společná multimediální prezentace aj.) hradí MPO. Doprovodný program je možné v průběhu příprav po dohodě MPO s vystavovateli a navrhující asociací upravovat dle aktuálních podmínek. MPO zajišťuje vydání katalogu „Průvodce národní výstavou“.
B) SPOLEČNÁ EXPOZICE VYSTAVOVATELŮ
Jedná se o společné expozice minimálně 6 českých vystavovatelů a MPO se společným zázemím na veletrzích s všeobecným či odborným zaměřením. MPO zajistí vystavovatelům mj. základní výstavní plochu a stavbu expozice.
Prostor v expozici
MPO poskytne každému vystavovateli ve společné expozici základní výstavní plochu o rozměrech min. 5 m2 - max. 9 m2 (z toho 1-2 m2 bude použito na společné zázemí), a to dle finančních možností MPO a počtu přihlášených firem. Po uplynutí lhůty k přihlašování k Akci v kategorii B je vystavovatel prokazatelně informován realizátorem o počtu m2 základní výstavní plochy hrazené v rámci podpory MPO. MPO dále uhradí základní stavbu české expozice (stěnové panely, informační pulty, koberec) včetně osvětlení. MPO hradí centrální připojení elektřiny, přívod a odpad vody, internet (24 hodinové Wi-Fi připojení k síti po celou dobu konání Akce pro všechny vystavovatele, včetně paušálu za přenos dat a hardware), úklid expozice v rozsahu plochy garantované MPO pro konkrétní Akci a pojištění celé expozice vyjma vlastního vybavení jednotlivých vystavovatelů a jejich vlastních exponátů. MPO hradí podle alikvótního rozdělení pouze svůj podíl na spotřebě vody a elektřiny.
Vystavovatel hradí položky, které nejsou hrazeny MPO a jsou v příloze č. 1 těchto Podmínek uvedeny jako mandatorní; a dále hradí položky, které si jako nadstandardní písemně objedná vystavovatel od realizátora.
Grafický koncept expozice
Expozice je realizována podle Prezentačního manuálu MPO pro ČOÚ. Jednotná společná grafika expozice vyjadřuje skutečnost, že se jedná o společnou expozici České republiky a je hrazena MPO. MPO také hradí a schvaluje loga a názvy jednotlivých vystavovatelů, které budou umístěny na informačním pultu, stěnovém panelu nebo límci stánku. Vystavovatel se zavazuje, že svou vnitřní grafikou nenaruší celkový koncept české expozice.
Společné prostory v expozici
Společné zázemí (kuchyňka, sklad, popř. jednací místnosti) je k dispozici pro všechny vystavovatele. Jeho rozsah bude dán počtem vystavovatelů a rozsahem společné expozice. Společné zázemí tvoří kuchyňka (vybavená dřezem, boilerem, několika lednicemi, min. jedním kávovarem a varnou konvicí, sadou nádobí pro min. 18 osob + nádobím na jedno použití dle potřeby), skladové prostory s regály, věšáky, koši a event. několika uzamykatelnými skříňkami a případně prostor pro jednání vybavený stoly a židlemi.
Doprovodná propagace
Doprovodnou propagaci odpovídající nabídce vítězného realizátora (např. společenská akce, seminář, workshop, tisková konference, inzerce, společná multimediální prezentace aj.) hradí MPO. Doprovodný program je možné v průběhu příprav po dohodě MPO s vystavovateli a navrhující asociací upravovat dle aktuálních podmínek. Vystavovatelé, kteří budou vystavovat mimo českou expozici, nemají nárok na žádný finanční příspěvek, ale mohou se zúčastnit doprovodných programů organizovaných MPO v rámci doprovodné propagace Akce, pokud o to požádají nejpozději 1 měsíc před zahájením Akce. MPO zajišťuje vydání katalogu „Průvodce společnou expozicí ČR“.
C) SAMOSTATNÉ EXPOZICE VYSTAVOVATELŮ
Cílem kategorie C je umožnit každému vystavovateli umístit vlastní expozici do preferovaného pavilonu podle nomenklaturního členění veletrhu (nepředpokládá se společná expozice vystavovatelů). Jedná se obvykle o specializované veletrhy. Podmínkou je účast minimálně 5 vystavovatelů. MPO hradí mj. výstavní plochu, nehradí však stavbu expozice.
Poskytovaná podpora
MPO uhradí základní krytou výstavní plochu o rozměrech min. 5 m2 - max. 10 m2, dle finančních možností MPO a počtu přihlášených firem, a zajistí připojení elektřiny do 3 kW. Po uplynutí lhůty k přihlašování k Akci v kategorii C je vystavovatel prokazatelně informován realizátorem o počtu m2 základní výstavní plochy hrazené v rámci podpory MPO.
V případě expozic umístěných na venkovní ploše MPO uhradí místo základní plochy část nákladů na přepravu exponátů odpovídající nákladům na min. 5 m2 - max. 10 m2 kryté řadové výstavní plochy.
MPO dále vystavovateli uhradí základní zápis do veletržního katalogu výstavy a společnou přepravu tiskových informačně propagačních materiálů (max. 20 kg pro každého vystavovatele).
Vystavovatel na svém výstavním stánku viditelně umístí informaci o tom, že jeho veletržní účast byla podpořena MPO. Obdobným způsobem bude označen každý exponát, jehož přeprava byla částečně hrazena. Informace bude mít formu a rozměr schválený projektovým manažerem MPO a bude vystavovateli poskytnuta realizátorem.
Doprovodná propagace
Doprovodnou propagaci odpovídající nabídce vítězného realizátora (např. společenská akce, seminář, workshop, tisková konference, inzerce, společná multimediální prezentace aj.) hradí MPO. Doprovodný program je možné v průběhu příprav po dohodě MPO s vystavovateli a navrhující asociací upravovat dle aktuálních podmínek.
3. VŠEOBECNÉ PODMÍNKY PRO REALIZÁTORY
▪ Realizátor je povinen respektovat při zpracování vizuálního řešení expozice Prezentační manuál MPO, který je součástí Zadávací dokumentace a při realizaci expozice se tímto dokumentem řídit.
▪ Během příprav české oficiální účasti v kategorii B a C realizátor prokazatelně informuje přihlášené vystavovatele o finální výši podpory MPO (min 5 m2 - max. 9 m2 resp. 5 m2 - 10 m2 kategorii C) a konzultuje s nimi a MPO návrh a členění expozice. Finální rozmístění podléhá schválení projektového manažera MPO.
▪ Pokud vystavovatel projeví zájem o služby realizátora, které nejsou součástí podpory MPO, je realizátor povinen zaslat vystavovateli přehlednou cenovou nabídku těchto služeb. Přihlášený vystavovatel si následně vybrané nadstandardní služby písemně objedná.
▪ Realizátor není oprávněn vyloučit zavedené obchodní zvyklosti či postupovat způsobem, který by fakticky či právně zhoršoval postavení zúčastněných osob, zejména není oprávněn předem vyloučit přijetí nabídky s dodatkem nebo odchylkou již v nabídce ani jiným způsobem.
▪ Realizátor předkládá projektovému manažerovi MPO měsíc před konáním oficiální účasti důvodovou zprávu, která obsahuje informace o veletrhu, o zajištění české expozice včetně grafických návrhů, scénář doprovodné propagace, pozvánky, katalog „Průvodce společnou expozicí ČR“, seznam vystavovatelů s kontakty včetně IČ a exponátové náplně, podrobné náklady na technickou realizaci a doprovodnou propagaci.
▪ Realizátor písemně informuje všechny vystavovatele o podobě schválené doprovodné propagace, a to nejpozději 14 dní před konáním Akce.
▪ V případě kategorie C realizátor organizačně zajistí pro projektového manažera ubytování v místě konání Akce a dopravu v zemi konání Akce.
▪ Výdaje na pohoštění v rámci expozice MPO a dopravu na místě podléhají schválení projektovým manažerem, který je přítomen na veletrhu.
▪ Pracovníci realizátora zajišťující technickou realizaci a doprovodnou propagaci v místě konání Akce jsou povinni v průběhu konání veletrhu respektovat pokyny projektového manažera, být mu po celou dobu Akce k dispozici a také úzce spolupracovat jak s vystavovateli, tak i se zástupci orgánů a organizací, které se uvedeného veletrhu zúčastní.
▪ Realizátor je povinen nejpozději při fakturaci poskytnout každému vystavovateli úplné vyúčtování nákladů souvisejících s účtovanými položkami.
▪ Závěrečnou zprávu předloží realizátor nejpozději dva týdny po ukončení Akce. Zpráva obsahuje informace o průběhu Akce, skutečné náklady na technickou realizaci a doprovodnou propagaci, protokol o předání expozice projektovému manažerovi MPO, seznam vystavovatelů s adresami sídla, kontakty, IČ a exponátovou náplní, fotodokumentaci a další přílohy dokladující splnění objednaných služeb (průvodce expozicí, pozvánky, novinové články apod.).
▪ Závěrečná zpráva podléhá schválení ředitelem odboru řízení exportní strategie a služeb. Teprve poté může realizátor vystavit fakturu, kterou zašle na adresu Ministerstvo průmyslu a obchodu, účetní oddělení, Na Františku 32, 110 15 Praha 1. Neoddělitelnou součástí faktury jsou přílohy (vyúčtování nákladů technické realizace a doprovodné propagace, přehled vystavovatelů s kontaktními údaji a jejich exponátová náplň – vše včetně faktury ve dvojím vyhotovení). Faktura má splatnost minimálně 14 dnů a odkazuje se na číslo příslušné příkazní smlouvy.
4. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
▪ Navrhovatelem veletrhu může být pouze oborové podnikatelské sdružení (svaz, asociace, komora, atd.)
▪ Stanovená kategorie české oficiální účasti je závazná se všemi finančními důsledky vyplývajícími ze smlouvy. Změnu kategorie stanoví pouze MPO.
▪ Nedílnou součástí těchto Podmínek je i příloha č. 1 „Přehled poskytovaných služeb a subjektů příslušných k jejich úhradě“.
▪ MPO si vyhrazuje právo jednorázově pro konkrétní Akci rozšířit svou podporu (např. o úhradu registračního poplatku za exponát apod.) nad rámec stanovený těmito podmínkami.
▪ MPO si vyhrazuje právo kteroukoliv Xxxx bez dalšího zrušit zejména z důvodu nedostatku zájmu vystavovatelů.
▪ Tento druh podpory nelze kombinovat s jinými druhy podpory na podporu účasti českých vystavovatelů na veletrzích, které jsou financovány ze strukturálních fondů EU.
▪ MPO může zpětně provádět kontrolu těchto Podmínek formou kontrolních režimů nastavených v rámci zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a zvláště pak č. 563/1991 Sb., o účetnictví (všechny zákony ve znění pozdějších předpisů).
▪ V případě nejasností je třeba konzultovat příslušného projektového manažera, který je uveden na seznamu českých oficiálních účastí na příslušné období na webových stránkách MPO (xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxx000000.xxxx).