Zmluva o spracúvaní osobných údajov č. OZ 02/2024

Zmluva o spracúvaní osobných údajov č. OZ 02/2024

uzavretá podľa § 34 zákona č.18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon“) a čl. 28 nariadenia Európskeho parlamentu a rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „Nariadenie“)

(ďalej len „Zmluva“)

Prevádzkovateľ:

Obchodné meno: Obec Pribeník

Adresa: Petőfiho 276, 076 51 Pribeník

V zastúpení: Xxxxxx Xxxxxxx, starosta obce

IČO : 00 331 856

DIČ : 2020 730 525

(ďalej len „Prevádzkovateľ“)

Sprostredkovateľ:

Obchodné meno: 3W Slovakia s.r.o.

Sídlo: Melčice 589, 913 05 Melčice-Lieskové, Spoločnosť zapísaná v Obchodnom registri Okresného súde Trenčín, Oddiel: Sro , Vložka č.17582/R

IČO: 36746045

Zastúpený: Xxxxxxxx Xxxxxxxxx

(ďalej len „Sprostredkovateľ) (spolu ďalej ako „Zmluvné strany“)

I.

Predmet zmluvy a doba spracúvania

I.1. Predmetom tejto Zmluvy je poverenie Sprostredkovateľa Prevádzkovateľom, spracúvaním osobných údajov v mene Prevádzkovateľa.

I.2. Sprostredkovateľ je oprávnený spracúvať osobné údaje podľa osobitnej zmluvy zo dňa 18.01.2024, podľa tejto Zmluvy a spôsobom podľa Zákona, osobitných zákonov a nariadenia.

I.3. Sprostredkovateľ je oprávnený spracúvať osobné údaje v mene Prevádzkovateľa po dobu trvania osobitnej zmluvy podľa bodu 1.2 tejto Zmluvy .

II.

Povaha a účel spracúvania osobných údajov

2.1. Sprostredkovateľ je oprávnený spracúvať osobné údaje za účelom poskytovania a zabezpečovania technickej podpory softvéru na spracovanie digitálneho archivačného systému, v rámci zabezpečovania pravidelného zálohovania a uchovávania dát s osobnými údajmi v automatizovanej forme na technických prostriedkoch Sprostredkovateľa.

III.

Zoznam alebo rozsah osobných údajov

III.1. Sprostredkovateľ je oprávnený spracúvať osobné údaje v nasledovnom rozsahu: meno, priezvisko, titul, adresa, rodné číslo, č. občianskeho preukazu, telefonický kontakt.

IV.

Kategórie dotknutých osôb

IV.1. Sprostredkovateľ je oprávnený spracúvať osobné údaje o osobách, ktoré si prenajímajú hrobové miesto.

V.

Práva a povinnosti Prevádzkovateľa

5.1. Prevádzkovateľ je povinný poskytovať Sprostredkovateľovi na spracúvanie zákonne získané, správne a aktualizované osobné údaje. V prípade zmeny v poskytnutých údajoch oznámi Prevádzkovateľ tieto zmeny bezodkladne Sprostredkovateľovi.

5.2. Prevádzkovateľ je povinný zabezpečiť informovanie dotknutých osôb o tom, že ich údaje spracúva Sprostredkovateľ podľa §19 a §20 Zákona a článku 13 a 14 Nariadenia.

5.3. Prevádzkovateľ má právo na preverenie Sprostredkovateľa, či poskytuje dostatočné záruky na prijatie primeraných technických a organizačných opatrení.

5.4. V prípade, ak si dotknutá osoba uplatní práva podľa §21 až §28 Zákona a článku 15 až 22 Nariadenia, ktoré má vplyv na spracúvanie poskytnutých osobných údajov Sprostredkovateľom, Prevádzkovateľ bezodkladne informuje o tejto skutočnosti Sprostredkovateľa.

5.5. Prevádzkovateľ má právo vyjadriť súhlas/nesúhlas so spracúvaním osobných údajov prostredníctvom ďalšieho Sprostredkovateľa povereného Sprostredkovateľom. V prípade ak Prevádzkovateľ súhlasí so spracúvaním osobných údajov prostredníctvom ďalšieho Sprostredkovateľa, udelí Sprostredkovateľovi písomný súhlas, prostredníctvom prílohy č. 2 tejto zmluvy.

VI.

Povinnosti Sprostredkovateľa

6.1. Sprostredkovateľ vyhlasuje, že poskytuje dostatočné záruky na prijatie primeraných technických a organizačných opatrení tak, aby spracúvanie osobných údajov spĺňalo požiadavky Zákona a Nariadenia tak, aby sa zabezpečila ochrana práv dotknutej osoby. V prípade preukázania nepravdivosti vyhlásenia v zmysle tohto bodu je Sprostredkovateľ povinný nahradiť škodu, ktorá vznikla Prevádzkovateľovi z dôvodu porušenia a nesplnenia záväzkov obsiahnutých v tomto bode v plnej výške.

6.2. Sprostredkovateľ je povinný poskytnúť Prevádzkovateľovi informácie potrebné na preukázanie splnenia povinností podľa bodu 6.1 tejto Zmluvy, prostredníctvom predloženia akéhokoľvek dôveryhodného dôkazu preukazujúceho splnenie týchto povinností podľa Zákona a Xxxxxxxxxx formou Prílohy č. 1 tejto zmluvy. Sprostredkovateľ môže preukázať splnenie dostatočných záruk schváleným kódexom správania alebo certifikátom podľa Zákona a Nariadenia.

6.3. Sprostredkovateľ je povinný poskytnúť súčinnosť v rámci auditu ochrany osobných údajov a kontroly zo strany Prevádzkovateľa alebo audítora, ktorého poveril Prevádzkovateľ.

6.4. Sprostredkovateľ je povinný spracúvať osobné údaje len na základe písomných pokynov Prevádzkovateľa, a to aj vtedy, ak ide o prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii okrem prenosu na základe osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná. Sprostredkovateľ je pri takom prenose povinný oznámiť Prevádzkovateľovi túto požiadavku pred spracúvaním osobných údajov, ak osobitný predpis alebo medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, takéto oznámenie nezakazuje z dôvodov verejného záujmu.

6.5. Sprostredkovateľ je povinný spracúvať osobné údaje podľa pokynov Xxxxxxxxxxxxxxx. Pokiaľ Sprostredkovateľ určí účel a prostriedky spracúvania osobných údajov, považuje sa za Prevádzkovateľa.

6.6. Sprostredkovateľ je povinný zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch, ktoré spracúva. Sprostredkovateľ je povinný zabezpečiť mlčanlivosť, resp. zaviazať mlčanlivosťou o osobných údajoch aj fyzické osoby (jeho oprávnené osoby a iné ním osoby zmluvne zaviazané), ktoré prídu do styku s osobnými údajmi u Prevádzkovateľa, alebo Sprostredkovateľa, ak nie sú viazané mlčanlivosťou podľa osobitného zákona. Povinnosť mlčanlivosti trvá aj po ukončení spracúvania osobných údajov.

6.7. Sprostredkovateľ je povinný vykonať opatrenia podľa § 39 Zákona, a článku 32 Nariadenia, nasledovne:

a) Sprostredkovateľ je povinný prijať so zreteľom na najnovšie poznatky, na náklady na vykonanie opatrení, na povahu, rozsah, kontext a účel spracúvania osobných údajov a na riziká s rôznou pravdepodobnosťou a závažnosťou pre práva fyzických osôb primerané technické a organizačné opatrenia na zaistenie úrovne bezpečnosti primeranej tomuto riziku, pričom uvedené opatrenia môžu zahŕňať najmä pseudonymizáciu a šifrovanie osobných údajov, zabezpečenie trvalej dôvernosti, integrity, dostupnosti a odolnosti systémov spracúvania osobných údajov, proces obnovy dostupnosti osobných údajov a prístup k nim v prípade fyzického incidentu alebo technického incidentu, proces pravidelného testovania, posudzovania a hodnotenia účinnosti technických a organizačných opatrení na zaistenie bezpečnosti spracúvania osobných údajov,

b) Pri posudzovaní primeranej úrovne bezpečnosti sa prihliada na riziká, ktoré predstavuje spracúvanie osobných údajov, a to najmä náhodné zničenie alebo nezákonné zničenie, strata, zmena alebo neoprávnené poskytnutie prenášaných osobných údajov, uchovávaných osobných údajov alebo inak spracúvaných osobných údajov, alebo neoprávnený prístup k takýmto osobným údajom,

c) Súlad s uvedenými požiadavkami možno preukázať schváleným kódexom správania alebo certifikátom podľa Zákona a Nariadenia,

d) Sprostredkovateľ je povinný zabezpečiť, aby fyzická osoba konajúca za Sprostredkovateľa, ktorá má prístup k osobným údajom, spracúvala tieto údaje len na základe pokynov Prevádzkovateľa alebo podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná.

6.8. Sprostredkovateľ je povinný dodržiavať podmienky zapojenia ďalšieho Sprostredkovateľa, nasledovne:

a) Sprostredkovateľ nesmie poveriť spracúvaním osobných údajov ďalšieho Sprostredkovateľa bez predchádzajúceho osobitného písomného súhlasu Prevádzkovateľa alebo všeobecného písomného súhlasu Prevádzkovateľa. Sprostredkovateľ je povinný vopred informovať Xxxxxxxxxxxxxxx o poverení ďalšieho Sprostredkovateľa, ak sa poverenie vykonalo na základe všeobecného písomného súhlasu, pričom Prevádzkovateľ má právo vzniesť námietku voči pridaniu, alebo náhrade ďalšieho sprostredkovateľa,

b) ak Sprostredkovateľ zapojí do vykonávania osobitných spracovateľských činností v mene Prevádzkovateľa ďalšieho Sprostredkovateľa, tomuto ďalšiemu Sprostredkovateľovi v Zmluve alebo prostredníctvom iného právneho úkonu je povinný uložiť rovnaké povinnosti týkajúce sa ochrany osobných údajov ako sú ustanovené v Zmluve alebo v inom právnom úkone medzi Prevádzkovateľom a Sprostredkovateľom, a to najmä poskytnutie dostatočných záruk na prijatie primeraných technických a organizačných opatrení tak, aby spracúvanie osobných údajov spĺňalo požiadavky tohto zákona. Zodpovednosť voči Prevádzkovateľovi nesie pôvodný Sprostredkovateľ, ak ďalší Sprostredkovateľ nesplní svoje povinnosti týkajúce sa ochrany osobných údajov.

6.9. Sprostredkovateľ je povinný po zohľadnení povahy spracúvania osobných údajov v čo najväčšej miere poskytnúť súčinnosť Prevádzkovateľovi vhodnými technickými a organizačnými opatreniami pri plnení jeho povinnosti prijímať opatrenia na základe žiadosti dotknutej osoby podľa Zákona a Nariadenia.

6.10. Sprostredkovateľ je povinný poskytnúť súčinnosť Prevádzkovateľovi pri zabezpečovaní plnenia povinností podľa § 39 až 43 Zákona a článkov 32 až 36 Nariadenia s prihliadnutím na povahu spracúvania osobných údajov a informácie dostupné Sprostredkovateľovi.

6.11. Sprostredkovateľ je povinný zabezpečeným spôsobom vrátiť Prevádzkovateľovi osobné údaje po ukončení poskytovania služieb týkajúcich sa spracúvania osobných údajov a bezpečne vymazať všetky existujúce kópie, ktoré obsahujú osobné údaje, ak osobitný predpis alebo medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, nepožaduje uchovávanie týchto osobných údajov. Za bezpečný výmaz sa považuje fyzické zničenie nosičov informácií, ich demagnetizácia, alebo bezpečný prepis dát s osobnými údajmi, napríklad použitím bezpečného softvérového nástroja pre vymazanie dát.

6.12. Sprostredkovateľ je povinný bez zbytočného odkladu informovať Prevádzkovateľa, ak má za to, že sa pokynom Prevádzkovateľa porušuje Zákon, Xxxxxxxxxx, osobitný predpis alebo medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, ktoré sa týkajú ochrany osobných údajov.

VII.

Podmienky spracúvania osobných údajov

7.1. Sprostredkovateľ zabezpečuje ochranu osobných údajov dotknutých osôb, najmä ich dôvernosť, integritu a dostupnosť, v súlade so Zákonom, Nariadením a opatreniami v oblasti technickej a organizačnej bezpečnosti.

7.2. Sprostredkovateľ je poverený vykonávať nasledovné spracovateľské operácie v automatizovanej podobe, najmä získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie,

7.3. Sprostredkovateľ môže vzdialene pristupovať do databáz Prevádzkovateľa prostredníctvom zabezpečeného šifrovaného prístupu.

7.4. Sprostredkovateľ zabezpečí uchovávanie, zálohovanie a likvidáciu elektronických dát s osobnými údajmi (ďalej „dáta“), tak, aby nedošlo k porušeniu dostupnosti a integrity osobných údajov, podľa Zákona, osobitného zákona a svojich prijatých bezpečnostných opatrení.

7.5. Sprostredkovateľ zabezpečí informovanie Prevádzkovateľa o každej zmene/aktualizácii poskytovaného softvéru, ktorá má vplyv na bezpečnosť spracúvaných osobných údajov Prevádzkovateľa.

7.6. Sprostredkovateľ môže osobné údaje poskytnúť orgánom a inštitúciám, ak to vyžaduje osobitný predpis. Pred takýmto poskytnutím osobných údajov je Sprostredkovateľ povinný Prevádzkovateľa o tomto zamýšľanom poskytnutí informovať. V prípade, ak Prevádzkovateľ určí ďalšie subjekty, ktorým môže Sprostredkovateľ osobné údaje Prevádzkovateľa poskytovať, uvedú sa tieto prostredníctvom Prílohy tejto Zmluvy. V prípade ich zmeny, oznámi tieto zmeny Prevádzkovateľ bezodkladne Sprostredkovateľovi. V prípade, ak Sprostredkovateľ zamýšľa poskytnúť osobné údaje iným príjemcom ako určil Prevádzkovateľ, bezodkladne o tejto skutočnosti informuje Xxxxxxxxxxxxxxx.

7.7. Sprostredkovateľ nie je oprávnený vykonávať prenos osobných údajov do tretej krajiny, alebo medzinárodnej organizácii za Prevádzkovateľa. V prípade, ak by Sprostredkovateľ zamýšľal preniesť osobné údaje do tretej krajiny, alebo medzinárodnej organizácii, vyplývajúcej z jeho prijatých bezpečnostných opatrení, je povinný o tejto požiadavke Prevádzkovateľa bezodkladne informovať a zabezpečiť informovanie dotknutých osôb o tejto skutočnosti pred prvým prenosom osobných údajov. Prevádzkovateľ má právo vzniesť námietku proti prenosu osobných údajov do tretích krajín.

7.8. Sprostredkovateľ sa zaväzuje, že bude Prevádzkovateľovi oznamovať všetky porušenia ochrany osobných údajov, ktoré u neho vzniknú a môžu mať dopad na osobné údaje Prevádzkovateľa. Tieto skutočnosti je Sprostredkovateľ povinný bezodkladne oznámiť Prevádzkovateľovi, najneskôr však v lehote do 3 dní od ich vzniku, alebo zistenia.

7.9. Sprostredkovateľ umožní zodpovednej osobe Prevádzkovateľa nezávislý výkon dohľadu nad ochranou osobných údajov, podľa §46 Zákona a článku 39 Nariadenia v medziach spracúvaných osobných údajov dotknutých osôb prevádzkovateľa, ak takáto osoba bola prevádzkovateľom poverená.

VIII.

Záverečné ustanovenia

8.1. Zmluvné strany vyhlasujú, že počas platnosti tejto Zmluvy, si obe zmluvné strany budú plniť všetky povinnosti, ktoré im vyplývajú z platných právnych predpisov a tejto Zmluvy.

8.2. Zmluvné strany sú povinné poskytnúť si vždy v primeranej lehote potrebnú súčinnosť za účelom riadneho plnenia tejto Zmluvy, ktorá nebude v rozpore s právnymi predpismi.

8.3. Všetky práva poskytnuté medzi Zmluvnými stranami na základe tejto Zmluvy sú platné aj voči všetkým ich právnym nástupcom.

8.4. Táto Zmluva nadobúda platnosť jej podpisom oboma Zmluvnými stranami a účinnosť je zverejnením na webovom sídle prevádzkovateľa.

8.5. Táto Zmluva sa netýka spracovania osobných údajov spracovávaných Sprostredkovateľom na iné účely ako je uvedené v tejto Zmluve.

8.6. Táto Zmluva je vyhotovená v listinnej podobe, v 2 vyhotoveniach, po 1 pre každú zo Zmluvných strán.

8.7. Akékoľvek zmeny a doplnenia tejto zmluvy je možné vykonávať formou písomných dodatkov, podpísaných oboma zmluvnými stranami.

8.8. Všetky oznámenia, vyhlásenia, žiadosti, výzvy a iné úkony v súvislosti s touto Zmluvou a jej plnením, musia byť urobené v písomnej podobe.

8.9. Právne vzťahy výslovne touto Zmluvou neupravené sa spravujú predovšetkým ustanoveniami zákona č. 513/1991 Zb. Obchodného zákonníka, Zákona, Nariadenia a ostatných právnych predpisov.

8.10. Táto Zmluva zanikne automaticky ku dňu, ku ktorému bude ukončená spolupráca Prevádzkovateľa a Xxxxxxxxxxxxxxxxx.

8.11. Ukončením Zmluvy sa zmluva od počiatku zrušuje. Tým nie je dotknutá platnosť ustanovení, ktoré svojou povahou majú trvať aj po skončení tejto Zmluvy,

8.12. Zmluvné strany si túto Zmluvu prečítali, jeho obsahu porozumeli a súhlasia s ním, na znak čoho ju vlastnoručne slobodne a vážne podpísali.

V Pribeníku, dňa ............... V Melčiciach-Lieskovom, dňa 28.12.2023

Za prevádzkovateľa: Za sprostredkovateľa:

Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx

Starosta obce konateľ

Príloha č.1.

Čestné prehlásenie Sprostredkovateľa o splnení povinností podľa Zákona a Xxxxxxxxxx, resp. iný dôkaz preukazujúci splnenie povinností Sprostredkovateľa podľa Zákona a Xxxxxxxxxx

Príloha č.2.

Súhlas Prevádzkovateľa na spracúvanie osobných údajov prostredníctvom ďalšieho Sprostredkovateľa

Prevádzkovateľ súhlasí so spracúvaním osobných údajov Sprostredkovateľom prostredníctvom iných osôb - zmluvných partnerov Sprostredkovateľa (ďalej len „Ďalší Sprostredkovateľ“).

Ďalší Sprostredkovateľ spracúva osobné údaje a zabezpečuje ich ochranu na zodpovednosť Sprostredkovateľa. Ustanovenia zákona a tejto zmluvy o spracúvaní osobných údajov prostredníctvom Sprostredkovateľa sa vzťahujú aj na Ďalšieho Sprostredkovateľa.

Zodpovednosť voči Prevádzkovateľovi nesie pôvodný Sprostredkovateľ, ak Ďalší Sprostredkovateľ nesplní svoje povinnosti týkajúce sa ochrany osobných údajov.

Pre splnenie účelu podľa tejto Zmluvy poveril Sprostredkovateľ prostredníctvom zmluvy, alebo iného právneho aktu spracúvaním osobných údajov dotknutých osôb prevádzkovateľa nasledovných Ďalších Sprostredkovateľov / nasledovné kategórie Ďalších sprostredkovateľov:

Názov, právna forma, IČO, adresa / kategórie Ďalších Sprostredkovateľov